1 инвентаризация кассы

Инвентаризация денежных средств может проводиться как планово, так по необходимости, например, при уходе сотрудника в отпуск или приеме нового кассира.

Из статьи вы узнаете:

• как можно в 1С провести инвентаризацию денежных средств;
• какими документами отразить ее результаты.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

Есть ли бланк Акт инвентаризации наличных денежных средств в 1С 8.3

Результаты проведения инвентаризации наличных денежных средств фиксируются унифицированной формой ИНВ-15. Однако печатного бланка ИНВ-15 в 1С 8.3 Бухгалтерия типовая нет.

Провести инвентаризацию денежных средств в 1С 8.3 Бухгалтерия можно, только используя стандартные отчеты, например, Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50.

Отражение результатов инвентаризации денежных средств

Поскольку типового документа для инвентаризации денежных средств в 1С нет, в программу заносятся только выявленные отклонения сумм.

Если по ее результатам:

• обнаружена недостача, для ее списания введите документ Выдача наличных вид операции Прочий расход;
• выявлены излишки, то для их оприходования введите документ Поступление наличных вид операции Прочий приход.

Обнаружена недостача при инвентаризации кассы

17 января при передаче дел в связи со сменой кассира была проведена инвентаризация кассы. В кассе находятся:

• наличные — в сумме 36 936,80 руб.;
• почтовые марки — на сумму 1 100 руб.;
• талоны на бензин — на сумму 10 000 руб.

Сформируйте отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50 в разделе Отчеты — Стандартные отчеты — Оборотно-сальдовая ведомость по счету.

По данным учета в кассе находится 39 736,80 руб. и денежные документы на сумму 11 100. Следовательно, результате проведения инвентаризации обнаружена недостача в размере 2 800 руб. (39 736,80 — 36 936,80).

Отразите ее документом Выдача наличных вид операции Прочий расход в разделе Банк и касса — Касса — Кассовые документы.

Укажите:

• Сумма — сумма недостачи;
• Счет дебета — 94;
• Статья расходов — статья с Видом движения — Прочие платежи по текущим операциям;
• в разделе Реквизиты печатной формы:
  • Основание — описание хозяйственной операции, например, Отражение выявленной недостачи в результате инвентаризации;
  • Приложение — документ проведения инвентаризации.

Проводки

См. также:

• Касса в 1С
• Кассовая книга в 1С 8.3: как сформировать
• Горячие вопросы по онлайн-кассам
• Учет эквайринговых операций в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Отчет о розничных продажах в 1С 8.3: заполнение и проводки
• Оформление авансового отчета в 1С Бухгалтерии 8.3 по шагам

Если Вы являетесь подписчиком системы БухЭксперт8, тогда читайте дополнительный материал по теме:

• Инвентаризация денежных средств
• Инвентаризация в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Порядок проведения инвентаризации: законодательство
• Недостача. Виновное лицо обнаружено
• Недостача. Виновное лицо не обнаружено, подтверждено документом госоргана

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Порядок проведения инвентаризации кассы на территории России установлен Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Цель проведения инвентаризации кассы — проверка правильности и реальности текущего учета кассовых операций, выявление ошибок в расчетах, контроль над сохранностью денежных средств и денежных документов в кассе, соблюдение принципа материальной ответственности должностных лиц.

В каких случаях проводится инвентаризация кассы?

Существует два вида инвентаризаций кассы — плановая инвентаризация и внеплановая (внезапная) ревизия кассы.

Плановая инвентаризация кассы осуществляется в случаях, установленных нормативно-правовыми актами, ее сроки и регламент проведения утверждаются заранее в учетной политике и других дополнительных распорядительных документах организации.

Так, обязательно проведение инвентаризации кассы:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей;
• при форс-мажорных обстоятельствах, в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций;
• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина (основание — п. 1.5 Методических указаний № 49).

Внеплановая инвентаризация кассы (ревизия), напротив, проводится внезапно, неожиданно для материально ответственного лица с целью проверки его добросовестности и компетентности. Например, ревизии кассы осуществляется:

• для усиления системы внутреннего контроля на предприятии;
• выявления причины возникшей ошибки в учете;
• по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.

Действующим законодательством не определены сроки проведения внезапной (внеплановой) инвентаризации кассы, поэтому организациями и предпринимателями они определяются самостоятельно. В приказе о внеплановой инвентаризации следует указать причину проведения такой инвентаризации кассы.

Кто проводит инвентаризацию кассы?

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии (основание — п. 2.2 Методических указаний N 49).

Состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель. Документами о составе комиссии могут быть приказ, постановление, распоряжение и т п. (основание — п. 2.3 Методических указаний N 49).

В состав инвентаризационной комиссии включаются:

• представители администрации организации;
• работники бухгалтерской службы;
• представители службы внутреннего аудита или сотрудники независимых аудиторских компаний;
• сотрудники службы безопасности или другие специалисты компании (экономисты, менеджеры и др.).

Следует иметь в виду, что отсутствие даже одного утвержденного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными (основание — п. 2.3 Методических указаний № 49).

Нормативные документы не обязывают ежегодно переиздавать приказ о составе инвентаризационной комиссии в том случае, если в организации отсутствовали кадровые перестановки.

Порядок проведения инвентаризации кассы

Непосредственно перед началом проведения инвентаризации все кассовые операции прекращаются, комиссии предоставляются последние приходные и расходные кассовые документы. Материально ответственные лица подтверждают, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, все выбывшие средства списаны в расход.

Далее проводится сама инвентаризация кассы, которая включает в себя полный подсчет имеющейся наличности в кассе. Пересчет денег производится под строгим наблюдением всех членов комиссии. Выявленную сумму денежных средств сравнивают с остатками по данным первичных документов и бухгалтерской программы, обязательно проверяются и показатели ККМ.

В то случае, если в организации осуществляются наличные расчеты с применением ККМ, инвентаризация кассы начинается с проверки фактического наличия в операционных кассах контрольно-кассовой техники, при этом должны быть в наличии документы, связанные с приобретением, регистрацией и вводом в эксплуатацию каждой ККМ.

На практике возможны три варианта результата инвентаризации кассы: соответствие данных учета фактическому наличию денежных средств, выявлена недостача, обнаружен излишек денежных средств в кассе.

Оформление результатов проведения инвентаризации кассы

Для оформления результатов инвентаризации денежных средств в кассе, а также разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе могут оформляться «Акт инвентаризации наличных денежных средств» по форме ИНВ-15 и «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности» по форме ИНВ-16.

Результаты проведенной инвентаризации денежных средств в кассе оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий — в бухгалтерию.

Для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе организации или предпринимателя, применяется «Акт о проверке наличных денежных средств кассы» по форме № КМ-9.

Фактический остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными журнала кассира-операциониста, оформляемого по форме № КМ-4. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с суммой наличных денежных средств устанавливается причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносят в соответствующие графы журнала кассира-операциониста, затем оформляется «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины» по форме № КМ-1. Применение акта по форме КМ-1 обязательно при использовании ККТ (основание – Письмо ФНС России от 23.06.2014 N ЕД-4-2/11941).

В том случае, если в результате проведения инвентаризации кассы была выявлена недостача, руководителем принимается решение об удержании суммы недостачи с материально ответственного лица или если в недостаче нет вины кассира или она не доказана о списании недостачи за счет средств организации. Решение руководителя отражается на оборотной стороне акта.

Недопустимо хранение личных денежных средств работников в кассе организации, потому что не только недостача, но и излишек денег в кассе является нарушением кассовой дисциплины. Выявленные в кассе излишки денежных средств должны быть изъяты комиссией, оприходованы и также отражены в акте. Помарки, подчистки и исправления в инвентаризационных описях запрещены (основание — п. 2.9 Методических указаний № 49).

В бухгалтерском учете результаты инвентаризации кассы в зависимости от ее результата оформляются проводками:

• Дебет 50 Кредит 91-1 — Выявлена сумма излишка в кассе;
• Дебет 94 Кредит 50 — Выявлена сумма недостачи в кассе;
• Дебет 73 Кредит 94 — Выявленная недостача в кассе отнесена на виновных лиц;
• Дебет 91-2 Кредит 94 — Возмещена (погашена) недостача наличных денежных средств в операционной кассе за счет прочих расходов организации.

В заключении хочется сказать о том, что своевременно проведенная инвентаризация денежных средств в кассе — это прежде всего залог сохранности денежных средств компании, поэтому к процедуре инвентаризации кассы всегда стоит подходить со всей серьезностью и должной основательностью.

Ольга Ульянова,
эксперт по вопросам бухгалтерского, налогового и управленческого учета, финансовый директор и совладелица консалтинговой компании «ЭКВИТИ ОМ» (сервис-паровоз). Имеет два высших образования — экономическое и юридическое. Стаж работы в холдинговых структурах, крупных международных компаниях на руководящих позициях (главный бухгалтер, финансовый директор, заместитель генерального директора по бухгалтерскому учету и аудиту, аудитор).

1. Цель работы: Приобрести навыки проверки кассы, кассовых отчетов, соблюдения кассовой дисциплины

2. Оснащение работы: оборудование рабочего места, калькуляторы, инструкция проведения практической работы

3. Порядок выполнения работы:

1. Решить ситуации в тетрадях для практических работ (приложение 1).

3.2. Работу выполнить на предложенных бланках (приложение 2).

3.3. Обсудить решение всех ситуаций с учащимися.

3.4. Ответить на контрольные вопросы.

3.5. Сделать общий вывод по работе.

4. Ответить на контрольные вопросы.

1. Как часто должна проводиться инвентаризация кассы?

2. Какой документ регламентирует порядок осуществления кассовых операций?

3. Какой документ регламентирует меры ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций?

4. В какие сроки кассир представляет кассовый отчет в бухгалтерию?

5. Как регулируются в бухгалтерском учете результаты инвентаризации?

6. Что понимают под кассовыми операциями?

7. Кто подписывает приходный кассовый ордер?

8. Как часто должна проводится ревизия кассовых операций?

9. Какая информация указывается в ведомости нарушений кассовой и расчетно-платежной дисциплины?

5.1 Название и цель работы.

5.2 Решение ситуаций

5.3 Выводы по работе.

Литература:

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

Повторить тему 2.1, {1}стр.184-219;

{2}стр.293-305;

Приложение № 1 Ситуация 1

В ходе ревизии 27 апреля 20_г. была проведена инвентаризация главной кассы торгового предприятия. Старший кассир предъявил комиссии наличные деньги в сумме 200 000 рублей.

По данным кассового отчета в кассе числится остаток на начало дня в сумме 50 000 рублей, ПКО № 120 от 27.04.0_ на сумму 250 000 руб., РКО № 91 от 27.04.0_ на сумму 70 000 руб.

В объяснительной записке старший кассир показал, что из кассы были выданы деньги в счет заработной платы.

Продавцу Лавор Н.В. – 20000 руб.

Уборщице Белкиной О.Ф. – 10000 руб.

Практические задания

1. Определите результаты инвентаризации

2. Отразите результаты инвентаризации на счетах бухгалтерского учета.

3. Сформулируйте запись в акт ревизии

Ситуация 2

В ходе ревизии 16 марта.20_г. на основании распоряжения № 16 от 15 марта 20__г. была проведена инвентаризация денежных средств, находящихся в кассе ОСП «Юбилейное». Кассир Новикова А.С. предъявила комиссии в составе главного бухгалтера С.К. Працко, экономиста М.И. Гаврош и бухгалтера Искаревой В.А пилейноесредств, находящихся в кассе ОСП » наличные деньги в сумме 5 250 000 руб. По данным кассового отчета № 23 от15 марта 20__ г. числится остаток на начало дня – 2 200 000 руб., ПКО № 115 от 15 марта 20__г. от зав. магазином № 3 Роговцевой Т.С. на сумму выручки 65 000 000 руб., ПКО № 116 от 15 марта 20__г. от зав. магазином №4 Петровой Л.И. на сумму выручки 50 000 000 руб., РКО № 121 от 15 марта 20__г. товароведу Макаренко И.И. аванс на командировочные расходы в сумме 600 000 руб., ПКО № 117 от 15 марта 20__г. от материально-ответственного лица Иванова В.С. в погашение недостачи на сумму 200 000 руб., РКО № 122 от 15 марта 20__г. на сданную выручку в банк по квитанции № 171 в сумме 111 200 000 руб.

ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ

1. Составьте кассовый отчет, акт инвентаризации наличных денег в кассе.

2. Установите результаты инвентаризации кассы, отразите их на счетах бухгалтерского учета.

3. Произведите запись в акт ревизии.

Ситуация 3

23 сентября начальный остаток денежных средств в кассе составил 250 000 руб. В течение дня были проведены следующие операции:

• поступила выручка в кассу в сумме 5 000 000 руб.

• выдана из кассы зарплата на сумму 1 500 000 руб.

• сдана в банк выручка в сумме 3 000 000 руб.

Лимит остатка денежных средств в кассе по распоряжению банка не должен превышать 500 000 руб.

ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ

1.Составьте кассовый отчет и определите остаток средств в кассе на конец рабочего дня

2. Проверьте соблюдение лимита остатка денежных средств в кассе

3. В случае превышения установленного лимита определите возможную сумму штрафа.

4. Произведите запись в акт ревизии

Ситуация 4

При проверке кассовых отчетов за май 200_ г. ревизором Моргуновым А.Я. установлены следующие остатки денежных средств в кассе:

Дата	Сумма остатков ден. средств в кассе, руб.	Дата	Сумма остатков ден. средств в кассе, руб.

Заводу установлен учреждением банка лимит остатка денег в кассе в сумме 300000 руб.

Сроки выплаты зарплаты заводу установлены 5-7 числа, а выплата аванса – 18-20 числа каждого месяца.

Для проверки фактического остатка наличных денег в организации и его соответствия данным учетной системы проводится инвентаризация кассы. Во время этой процедуры пересчитываются денежные средства, проверяется правильность оформления документов, а также установленная норма наличных.

Проведение процедуры инвентаризации позволяет собственнику или директору компании контролировать кассиров на предмет хищений или некачественной работы. Каждая организация на случай налоговой проверки должна иметь на руках заполненные и подписанные акты инвентаризации кассы по форме ИНВ-15.

Инвентаризация денежных средств в кассе регулируется Порядком ведения кассовых операций в РФ. Процедура проводится на основании приказа, распоряжения или постановления руководителя организации. Для проведения инвентаризации создается специальная комиссия. В ее состав могут входить представители руководства организации, например, владелец или генеральный директор, и практически любые специалисты, в том числе бухгалтеры, юристы, сотрудники службы безопасности.

Порядок проведения инвентаризации кассы предполагает, что до начала процедуры комиссия получает последние (текущие) приходные и расходные документы о движении наличных денег. Кассиры, как материально ответственные лица, письменно подтверждают, что документы переданы комиссии или находятся в бухгалтерии, все денежные средства в кассе оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.

Далее порядком проведения инвентаризации предусматривается пересчет денег, находящихся в кассе. Полученную сумму комиссия сравнивает с учетными цифрами, зафиксированными в сданных до этого документах. Также обязательно проверяются данные, находящиеся в памяти контрольно-кассовых машин организации.

При проведении инвентаризации денежных средств в кассе необходимо соблюдать ряд методических указаний

• комиссия должна присутствовать в полном составе, иначе результаты проверки будут считаться недействительными;
• все описи и акты инвентаризации должны заполняться не менее чем в двух экземплярах;
• пересчет денежных средств проходит при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров);
• документы подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица; в инвентаризационных актах не допускаются помарки — ошибки нужно исправлять путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними верных. Исправления обязательно визируются всеми членами комиссии.

Таким образом, в заполненном акте инвентаризации денежных средств в кассе содержатся учетный и фактический остаток наличных, перечислены все члены комиссии, в документе стоят их подписи. Результаты доводятся до руководителя организации.

Интерпретировать итоги проведенной проверки стоит так: если все совпало, значит, учет в организации ведется правильно, а кассир работает хорошо. Если обнаружена недостача или излишек, нужно принимать меры. Проверить правильность учета и скорректировать правила, оценить профессиональную пригодность кассира и его благонадежность.

Излишек по кассе после проведения инвентаризации оформляется в приход и квалифицируется как прочий доход — с него потом будет уплачен налог. Оформленная недостача уменьшает остаток денег в учетной системе, а следовательно, его должен возместить виновный в инциденте сотрудник – кассир либо другое материально ответственное лицо.

Объяснение причин излишков и недостач необходимо фиксировать непосредственно в акте инвентаризации наличных денежных средств — на втором листе.

Как часто проводится инвентаризация кассы

Начинающих предпринимателей интересует вопрос, как часто проводится инвентаризация кассы. Она может проходить как в плановом, так и внеплановом режиме. В первом случае периодичность проверки регламентируется учетной политикой компании, которая может пересматриваться ежегодно. Помимо планового сценария есть моменты, когда проводить инвентаризацию наличных денежных средств обязательно:

• если денег в кассе больше или меньше, чем должно быть;
• когда меняется кассир (материально ответственное лицо);
• организационные преобразования, в том числе ликвидация юридического лица;
• форс-мажор — когда организации наносится ущерб, например, в результате стихийных бедствий;
• конец календарного года — это тоже повод для проведения инвентаризации кассы – проверка проводится в последний рабочий день декабря.

Облачный сервис для управления торговлей МойСклад поможет быстро наладить ведение кассы организации и складской учет, а также автоматизировать торговые точки при минимуме вложений.

До 1 сентября 2014 г. п. 63 Инструкции № 107 было предусмотрено, что в сроки, установленные руководителем организации, но не реже 1 раза в квартал, проводится внеплановая инвентаризация с полным полистным (поштучным) пересчетом наличных денег, находящихся в кассе, в соответствии с общими правилами для проведения инвентаризации. Действующая редакция Инструкции № 107 не содержит такого требования. Таким образом, инвентаризация проводится в общем порядке – не реже 1 раза в год. Руководитель организации может решить проводить инвентаризации и чаще. При этом в сроки, установленные руководителями юридического лица, подразделения, но не реже 1 раза в квартал проводится внезапная инвентаризация с полным полистным (поштучным) пересчетом наличной иностранной валюты, находящейся в кассе (п. 61 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185).
Выявленные при инвентаризации недостачи денежных средств в кассе подлежат возмещению материально ответственным лицом (кассиром), если не выявлены обстоятельства, свидетельствующие о возможной вине иных лиц (например, признаки противоправных действий и т.п.).
В бухгалтерском учете списание недостачи бюджетных денежных средств в кассе организации, отнесенной на кассира, отражаются следующим образом:
Д-т 170 – К-т 120, 121
– на сумму недостачи;
Д-т 170 – К-т 173
– на разницу между суммой вреда и суммой выявленной недостачи;
Д-т 120, 121, 180 – К-т 170
– возмещен ущерб виновным лицом.
Выявленные излишки подлежат оприходованию и в бухгалтерском учете отражаются так:
Д-т 120, 121 – К-т 140, 230
– излишки бюджетных денежных средств;
Д-т 120, 121 – К-т 237, 410
– излишки внебюджетных денежных средств.