1С ERP бюджетирование и планирование

На странице лишь часть возможностей подсистемы «Бюджетирование». С полными возможностями можно ознакомиться в документации. А с примерами применения в вебинарах «Решение практических задач с использованием 1С:ERP» и докладе «Сценарии использования подсистемы бюджетирования в 1С:ERP».

Книга Академии ERP «Финансовое планирование и бюджетирование»

Также рекомендуем книгу «Академия ERP: Финансовое планирование и бюджетирование». В книге рассматриваются теория и практика финансового планирования и бюджетирования в коммерческих организациях. Вопросы автоматизации процесса бюджетирования и казначейских функций иллюстрируются на примере 1C:ERP.

Финансовое планирование и бюджетирование являются неотъемлемой частью деятельности любой компании. Они обеспечивают прогнозирование деятельности, поддержку принятия управленческих решений, мотивацию и контроль работы подразделений и сотрудников.

Книга адресована специалистам, участвующим в бюджетных процессах в качестве исполнителей, а также отвечающим за процессы бюджетирования на стороне компаний, специалистам по внедрению систем автоматизации и пользователям программных продуктов «1С:Предприятие».

Демо версию книги можно посмотреть тут.

Основные возможности и преимущества «Бюджетирования»

Бюджетирование в «1С:ERP Управление предприятием» позволяет осуществлять финансовое планирование деятельности компании, вырабатывать оптимальные решения и контролировать достижение финансовых целей компании. Методы бюджетного планирования могут использоваться на стратегическом, тактическом и операционном уровнях. Ключевые особенности подсистемы «Бюджетирование» в «1С:ERP Управление предприятием» — это гибкость и масштабируемость для любого предприятия, удобный механизм настраиваемых бюджетных форм и финансовой отчетности.

Управление финансами и бюджетирование Преимущества подсистемы «Бюджетирование»:

  • это оперативно — не нужно ждать отчетов из соответствующих подразделений;
  • информация вводится только один раз — не нужно тратить время на ввод информации, полученной из других подразделений, в финансовые планы;
  • данные надежно защищены от потери и несанкционированного доступа;
  • широкие возможности финансового моделирования — планирование с учетом различных внешних и внутренних факторов;
  • гибкие отчеты в режиме онлайн, которые не надо «формировать» — они уже готовы.

Моделирование финансовых планов

В программе предусмотрен удобный инструментарий, позволяющий моделировать перспективные финансовые состояния предприятия с учетом имеющихся ресурсов, а также возможностей по привлечению дополнительного капитала. При построении бизнес-модели для нее предусмотрены следующие критерии:

  • регулируемая глубина детализации до организаций и подразделений предприятия;
  • индивидуальная настройка каждой из моделей с использованием подчиненных бюджетов произвольного уровня сложности;
  • неограниченное количество одновременно используемых моделей.

Производство стеллажей (модели бюджетирования)

Планирование оплат по планам продаж и закупок. Интеграционные возможности бюджетирования позволяют при построении бизнес-модели учитывать данные из других источников (например, планы продаж, закупок, производства). Предусмотрено автоматическое заполнение аналитик по партнерам, контрагентам, договорам, статьям движения денежных средств из документов планирования, касающихся торгово-закупочной деятельности предприятия. Кроме того, возможно планирование оплат как по выбранной статье бюджета, так и раздельное планирование оплат на аванс и оплату после отгрузки.

Настройка автоматического заполнения аналитик

Контроль расходов денежных средств. Система позволяет обеспечить оперативный контроль над расходованием денежных средств в момент формирования заявки на выплату денежных средств.

Классификация по типам имеет следующий вид:

  • разрешающий — разрешают проведение заявок на расходование денежных средств, если сумма заявки не превысила остаток по лимитам (если превышение произошло, то проведение заявки на расходование денежных средств будет автоматически заблокировано);
  • дополнительно ограничивающий — выполняют функцию задания дополнительного лимита к основному, например, определен лимит по выбранной статье денежных средств, а требуется дополнительно установить лимит на партнера;
  • информационный — информируют о превышении лимита при проведении заявки на расходование денежных средств, но не блокируют ее проведение.

Контроль над использованием денежных средств может быть организован для произвольного периода (день, неделя, месяц, квартал, полугодие, год) по любым аналитикам доступным для документа Заявка на расходование денежных средств (например, статьи движения денежных средств, партнеры, подразделения и так далее).

Сравнение фактических и плановых данных

Сравнение прогнозных и фактических данных финансового состояния предприятия осуществляется в рамках бизнес-модели с возможностью использования различных сценариев (например, Квартальный план и Квартальный план с учетом внешних факторов) с оценкой итоговых сумм в валютах:

  • операции;
  • сценария;
  • управленческого/регламентированного учета.

Месячный план (сценарии бюджетирования) Источниками фактических данных для бюджетирования могут быть:

  • оперативный учет — источниками данных являются хозяйственные операции с возможностью определения источника суммы для выбранной операции;
  • регламентированный/международный учет — источниками данных являются остатки и обороты по счетам соответствующего плана счетов;
  • произвольные данные — позволяет настроить произвольную схему получения любых доступных в учетной системе фактических данных.

Оперативный учет

Скользящее планирование

В подсистеме «Бюджетирование» поддерживается скользящее планирование, отличительной особенностью которого является последовательный сдвиг периода планирования на величину, кратную периодичности планирования.

По прошествии одного периода в ранее введенные планы вносятся корректировки и добавляются новые периоды для сохранения итогового количества плановых периодов. Например, помесячный план на 3 месяца вперед каждый месяц уточняется на следующие 3 месяца.

Анализ бизнес-модели

Анализ может быть произведен с использованием трех различных типов бюджетных отчетов:

  • Бюджет — отображает только плановые значения;
  • Сравнение сценариев — позволяет сравнивать разные планы и контролировать отклонения по бюджетным статьям;
  • План-фактный анализ — позволяет сравнивать выбранный сценарий с фактическими данными, полученными за отчетный период.

При помощи данных типов отчетных форм доступно проведение анализа различного вида, например, план-факт и план-план с возможностью расчета отклонений в суммовом или процентом отношении.

БДР (с учетом внешних факторов) (Вид бюджета) Регламент бюджетного процесса

Ведение бюджетной компании на предприятии может быть реализовано с помощью автоматизации управленческих процессов. Регламенты бюджетирования могут быть обличены в строгие этапы бюджетного процесса с формированием задач ответственным исполнителям и контролем над исполнением.

Процесс подготовки бюджетов

Бюджетный процесс в системе предполагает описание бюджетного регламента в виде бюджетных этапов, определяющих ввод плановых данных, расчет планов, контроль над исполнением планов, факторный план-фактный анализ, предполагает персонифицированную ответственность исполнителей за выполнение задач.

Система позволяет высылать задачи исполнителям на электронную почту, контролировать исполнение.

Разработка плана производства

Оценка исполнения бюджетного процесса

Для упрощения контроля за своевременным выполнением бюджетного процесса предусмотрено отдельное рабочее место — Монитор бюджетного процесса.

Ключевым достоинством рабочего места является компактное представление больших объемов данных, облегчающее принятие управленческих решений, основанных на визуальной оценке. Визуальные средства управления позволяют увидеть отклонения от поставленных задач управления, отставание от сроков бюджетной кампании, установить причины, и принять меры по повышению эффективности.

Монитор бюджетных процессов

Кроме того, Монитор бюджетного процесса позволяет оперативно выявлять конфликты, заложенные при назначении нормативных сроков исполнения бюджетных задач. Например, процесс планирования инвестиционного бюджета на следующий месяц не будет завершен к его началу. Кроме этого возможно проведение комплексной оценки загруженности персонала, вовлеченного в бюджетный процесс, и анализ объемов поставленных пользователям задач.

Подробнее о возможностях подсистемы Бюджетирование см. доклад «Сценарии использования подсистемы бюджетирования в 1С:ERP».

Рассмотрим функционал управления процессом бюджетирования, реализованный в 1С:ERP 2.1

Для работы с подсистемой бюджетирования необходимо включить соответствующую функциональную опцию в разделе Администрирование:

И перейти в раздел бюджетирование и планирование.

Бюджетный процесс на предприятии индивидуален. Различаются статьи и состав бюджетов, этапы бюджетного процесса. В связи с этим, бюджет в 1С:ERP 2.1 не шаблон, а конструктор.

  1. Ввод Аналитических и структурных данных.

Бюджет состоит из набора статей (обороты) и показателей (остатки)

Каждая из статей бюджета может иметь до шести аналитик, выбор аналитик возможен из списка аналитик статей бюджетирования с возможностью создания новых аналитик

Остаточная составляющая структуры видов бюджетов:

Правила получения фактических данных для оперативного план/фактного анализа указываются для каждой статьи и показателя бюджета.

Бюджетный процесс осуществляется в рамках бюджетной модели. Модель бюджетирования определяет структуру и аналитику бюджетов, используемых на предприятии. В релизе 2.1. поддерживается параллельное использование нескольких действующих моделей бюджетирования.

Построение бюджетов возможно либо по организациям, и/или по ЦФО (по подразделениям). Также в модели бюджетирования указывается периодичность бюджетного процесса и план подготовки бюджета в формате

Наименование / Ответственный / Расписание / Длительность

С возможностью мониторинга бюджетных процессов:

Чтобы в отчетах и экземплярах бюджета рассчитывались остатки, необходимо настроить связи между статьями бюджетов и показателями бюджетов. Настройка выполняется в регистре сведений «Связи показателей бюджета».

В регистре необходимо сделать запись для каждой статьи, оказывающей влияние на показатель. Потом выбрать вид влияния – приход/расход. Также надо указать коэффициент влияния.

С последующей проверкой связей показателей бюджетов

Проверка связей показателей бюджетов

Параметры:

Период: 01.08.2015 — 31.08.2015

Показатель: Сумма

Показатель бюджетов

Валюта

Данные для расчет отклонения

Отклонение сальдо на конец

% отклонения

Аналитика

Сальдо на начало по правилам

Приход по оборотам статей

Расход по оборотам статей

Сальдо на конец по оборотам статей

Сальдо на конец по правилам

2. Создание вида бюджета

Вид бюджета привязан к бюджетной модели. Для того чтобы вид бюджета можно было использовать для ввода экземпляров бюджета, необходимо поставить флаг «Использовать для ввода плана». Следует отметить, что при установленном флаге по виду бюджета нельзя формировать план – фактный анализ. Для построения план-фактного отчета нужно делать новый вид бюджета.

Возможна гибкая настройка структуры бюджета посредством выбора типа таблицы:

Создается заголовок бюджета, затем структура бюджета: статьи и показатели перемещаются из левой части формы конструктора в правую. Предусмотрена проверка структуры на ошибки и просмотр вида отчета.

Отметим, что показатели могут быть как финансовыми, так нефинансовыми. Нефинансовые показатели – это вспомогательные значения, которые могут быть использованы в расчетах и справочно отображаться в бюджетах. Ввод нефинансовых показателей осуществляется в отдельный список аналогично финансовым показателям.

3. Создание сценария бюджетирования.

Сценарий бюджетирования — это аналитический разрез для одновременного хранения нескольких версий плановых данных за один и тот же период. Например, оптимистический / пессимистический.

В сценарии бюджетирования указывается валюта и прогнозные курсы валют. Есть возможность как установки курсов для сценария, так и использование прогнозных курсов валют другого сценария. Также при необходимости прогнозирования колебаний курсов валют есть возможность проверки курсов: при установке флага указание прогнозных курсов валют на каждый период планирования обязательно.

4. Создание экземпляра бюджета.

Экземпляр бюджета –это документ, созданный по виду бюджета и сценарию бюджетирования. Документ предназначен для ввода плановых значений по выбранному виду бюджета за определенный период в разрезе сценария бюджетирования, а также Организации и Подразделения, если они настроены в Модели бюджетирования.

Документ является основным инструментом для установки значений по статьям бюджетов с детализацией до аналитики. Документ используется для первичного ввода плановых данных по бюджетам и для корректировок.
Дата документа, введенные планы (или изменения планов) используются в бюджетных отчетах, позволяя получать различные версии бюджетов на дату актуальности отчета.

Созданные экземпляры бюджетов доступны в соответствующем списке для просмотра и редактирования

Просмотреть данные бюджетов можно через бюджетные отчеты. Они имеют ту же форму, что и вид бюджета.

5. Фиксация лимитов расходов ДС

Помимо формирования планов и сбора фактических данных, подсистема бюджетирования позволяет ограничивать расходы путем фиксации лимитов. Для того чтобы лимиты расходования ДС брались непосредственно из утвержденных планов, и не требовали ввода вручную, в модели бюджетирования необходимо заполнить правила лимитирование расходов ДС. Также надо указать сценарий и перечень статей бюджетирования, по которым данные будут забираться в подсистему установки лимитов.

1С:Предприятие 8.2 /
Управление производственным предприятием для Украины /
Бюджетирование

Назначение сценариев планирования

Реквизиты справочника «Сценарии»

Назначение сценариев планирования

Финансовое планирование в подсистеме «Бюджетирование» ведется в разрезе сценариев. Сценарий является обязательным реквизитом любой бюджетной транзакции.

Осуществляя планирование в рамках различных сценариев, можно получить и сопоставить:

  • различные версии одного и того же финансового плана (например, пессимистический и оптимистический);
  • финансовые планы на периоды разной периодичности;
  • результаты планирования в различных валютах;
  • результаты планирования с учетом различных прогнозов изменения курсов основных валют.

Другие основные справочники подсистемы (бюджеты, статьи оборотов по бюджетам) не привязаны к сценариям планирования. Это значит, что можно сформировать различные бюджетные транзакции по одним и тем же статьям оборотов в рамках различных сценариев; сформировать бюджет одного вида в рамках различных сценариев.

Материальное планирование (планы продаж, производства, закупок) также ведется в разрезе сценариев, причем для материального и финансового планирования можно использовать одни и те же сценарии. Это позволяет в автоматизированном режиме использовать данные материального планирования для построения финансовых планов, а также сравнивать результаты материального и финансового планирования в различных аналитических разрезах.

Трансляция, учет и анализ фактических данных производятся в рамках «пустого» сценария. Однако в отдельных случаях, для возможности альтернативной интерпретации фактических данных (например, использование других курсов валют, других методов распределения затрат ), можно вести учет и анализ фактических данных в рамках сценария планирования.

Реквизиты справочника «Сценарии»

Описаны только те реквизиты справочника, которые используются в подсистеме «Бюджетирования». Реквизиты, используемые для материального планирования и не используемые для бюджетирования, не описаны.

Реквизит «Детализация планирования» определяет, с какой детализацией будет вестись финансовое планирование по тем статьям оборотов, для которых предусмотрен учет по номенклатуре . Возможны детализация до номенклатуры или до номенклатурной группы. Детализация задается для сценария; необходимость учета по номенклатуре задается для отдельных статей оборотов. Такое сочетание позволяет вести финансовое планирование по одной и той же статье оборотов в рамках разных сценариев с разной периодичностью.

ПРИМЕР: В рамках сценария «Основной квартальный (НГ.С)» ведется детализация до номенклатурных групп. Это значит, что по статьям оборотов » Оптовая торговля «, » Розничная торговля » и «Себестоимость» можно получить укрупненный, с точностью до номенклатурных групп финансовый план. В рамках сценария » Основной помесячный (Ном.С+К)» ведется детализация до номенклатуры. Это значит, что по тем же статьям оборотов можно получить уточненный, с точностью до номенклатурных позиций финансовый план.

Реквизит «Периодичность» определяет минимальный период планирования в рамках сценария. Возможна периодичность день, неделя, декада, месяц, квартал, полугодие, год. Планирование (формирование бюджетных транзакций) всегда производится на срок, равный периодичности планирования. Анализ финансового плана возможен за любой период, кратный периодичности сценария. Сопоставление данных нескольких финансовых планов в рамках сценариев возможен за любой период, кратный наибольшей из периодичностей сравниваемых сценариев.

ПРИМЕР: Чтобы внести данные по сценарию «Основной помесячный» (периодичность — месяц) за период январь — февраль, нужно сформировать две группы бюджетных транзакций. В транзакциях одной из групп будет указан период январь, в другой — период февраль. Внесенные данные можно увидеть в одном отчете, в котором нужно указать период с 01.01 по 28.02. Сравнить данные в рамках сценариев «Основной помесячный» и «Основной квартальный» (периодичность — квартал) за период январь — февраль невозможно, возможно сравнить данные за 1-й квартал.

Реквизит «Валюта планирования» определяет третью валюту, в которой отражаются в системе и могут быть получены в отчетах бюджетные транзакции. Независимо от выбранной валюты сценария, все бюджетные транзакции отражаются также в валюте управленческого учета и в валюте транзакции. Определять валюту сценария, отличную от валюты управленческого учета предприятия, целесообразно, например, в таких случаях:

  • для формирования бюджета в валюте, принятой инвестором или руководством холдинга и отличающейся от валюты управленческого учета предприятия;
  • для получения и сравнения финансовых планов в двух основных валютах (например, USD и EURO);
  • при принятии решения об изменении основной валюты предприятия: в таком случае нельзя изменить значение константы «Валюта управленческого учета», но можно вести планирование и анализ фактических данных в валюте сценария.

Реквизит «Использовать курсы сценария» определяет, какие курсы валют используются при планировании. Если флажок не заполнен, то будут использоваться курсы валют из регистра сведений «Курсы валют» на период планирования, т.е. те же курсы, которые используются при учете фактических данных. На самом деле это значит, что планирование будет производиться по курсам валют, установленным НБУ на день, в который производится планирование.

Если флажок заполнен, планирование будет производиться по курсам, указанным в сценарии. Задавать курс сценария целесообразно в таких случаях:

  • планирование производится по текущему курсу валют, отличному от курса НБУ (например, по коммерческому курсу);
  • планирование производится по прогнозируемым курсам валют, которые задаются на период планирования.

Курсы валют задаются для каждого сценария отдельно. Это дает возможность запланировать разные курсы одних и тех же валют для разных сценариев и сформировать в рамках этих сценариев одни и те же бюджетные транзакции. Таким образом можно определить зависимость планируемых результатов деятельности предприятия от динамики изменения основных курсов валют.

Курсы валют сценария задаются для элемента справочника «Сценарии» на закладке «Курсы валют». Рекомендуется задавать значение курса на первый день каждого периода планирования, в соответствии с периодичностью планирования по сценарию. Для периодов, на которые курс по каким-то причинам не задан, используется курс на начало предыдущего периода.

ВАЖНО!
Для сценария необходимо задавать курсы не только для валюты сценария, но и для всех валют, операции в которых могут планироваться в рамках сценария, включая базовую валюту (валюту регламентированного учета)

Поскольку курсы сценария — это предположительно курсы на будущие периоды, загружать курсы валют из внешних источников не имеет смысла. Поэтому на закладке «Курсы валют» сценария отсутствует кнопка «Загрузить курсы». Курсы можно вносить вручную либо рассчитывать по выбранной стратегии (виду изменения курсов).

Автоматический расчет курсов сценария выполняется после нажатия кнопки «Заполнить». Курс валюты на первый период планирования всегда равен заданному «Исходному курсу для заполнения». Расчет курсов периодов, начиная со второго, выполняется по одному из алгоритмов в зависимости от выбранного «Вида изменения курсов при заполнении»:

  • цепное изменение — относительное изменение: курс каждого следующего периода рассчитывается как курс предыдущего периода, измененный на коэффициент, равный указанному пользователем «Приращению за период»;
  • базовое изменение — абсолютное изменение: курс каждого следующего периода рассчитывается как курс предыдущего периода, измененный на сумму, равную указанному пользователем «Приращению за период».

ВАЖНО!
Реквизиты «Учет по суммам» и «Учет по количеству» сценария используются только для материального планирования. В подсистеме бюджетирования возможность учета по сумме и по количеству определяется раздельно для каждой статьи оборотов, без привязки к сценарию

Различные подходы к суммовому и количественному учету при материальном и финансовом планировании определяются их различным назначением. Объекты материального планирования однородны — это номенклатурные позиции или номенклатурные группы . Следовательно, планирование по количествам и (или) суммам следует осуществлять для всех объектов. Поэтому необходимость количественного и суммового планирования определяется для сценария. Объекты финансового планирования значительно различаются для разных статей оборотов. Поэтому необходимость количественного и суммового планирования определяется отдельно для каждой статьи оборотов.

Оставьте комментарий