Загрузка контрагентов из Excel в 1С

Содержание

Обработка 1С – загрузка из Excel
Загрузка из Excel в 1С 8.3
1С загрузка из Excel и выгрузка из 1С в Excel глазами рядового пользователя 1С
- Почему нет универсальной обработки по загрузке данных из Excel в 1С ?
Как происходит загрузка и выгрузка данных из Excel в 1С на примере реальной разработки
Как загрузить номенклатуру в 1C 8.3 из файла Excel
Загрузка в 1С документов поставщика в формате Excel
- Свежие материалы

У любого бухгалтера много рутинной работы, которую он бы с радостью упростил: к примеру, внесение данных в базу. Можно ли облегчить ввод справочников и документов в 1С? Да, для этого на помощь приходит загрузка данных из Excel в 1С 8.3.

Разберемся, является ли обработка загрузки из Excel в 1С 8.3 типовой или для этих целей нужен программист. Узнаем, какие данные можно загрузить и как это сделать.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

Обработка 1С – загрузка из Excel

Если захотите посмотреть универсальную обработку 1С загрузка из Excel в меню Все функции, вы ее там не найдете.

Но есть такие обработки, как Загрузка контрагентов из файла или Загрузка номенклатуры из файла. Как раз они нам и нужны, только запустим их из соответствующих справочников.

Подробнее:

Загрузка в 1С 8.3 из Excel номенклатуры;
Загрузка из Excel в 1С 8.3 контрагентов.

В 1С загрузка из Excel позволяет загрузить не только вышеуказанные справочники, но и некоторые документы для которых программисты уже задали алгоритм загрузки из файла Excel: например, документ Поступление (акт, накладная). Для других документов предназначены свои форматы загрузочных файлов, и вполне возможно они не подойдут для загрузки из файла Excel.

Поэтому для загрузки прочих справочников и документов придется воспользоваться услугами программистов или другими форматами загрузочных файлов.

Так, например, в журнале Платежные поручения по кнопке Загрузить – Из файла загружаются реквизиты платежа на основании Счета на оплату, выгруженного в формате xml и переданного в архиве с расширением *.zip.

Загрузка из Excel в 1С 8.3

Разберем подробнее, как осуществляется в 1С загрузка данных из Excel по каждому объекту.

Загрузка в 1С 8.3 из Excel номенклатуры

Перейдем в справочник Номенклатура в разделе Справочники. По кнопке Загрузить можно автоматически заполнить справочник элементами номенклатуры из разных форматов файлов загрузки.

При помощи такого способа загрузки автоматически создастся документ Установка цен номенклатуры, даже если цена по позициям не определена.

Перед загрузкой желательно отсортировать номенклатуру по следующим данным, создав для каждой группы свой документ Excel:

по отдельным папкам (группам номенклатуры);
по конкретным Видам номенклатуры;
по разным Номенклатурным группам.

Выполните загрузку номенклатуры из Excel. На экране появится таблица всех данных заполненных в файле. Отредактируйте их для корректной загрузки.

Для этого сначала Укажите реквизит из возможных для выбора полей справочника, куда загрузится информация из графы. Обратите внимание: не все поля в справочнике Номенклатура можно выбрать для загрузки.

Далее удалите лишнюю информацию, используя соответствующие кнопки. Не забудьте предварительно выделить строки или колонки перед удалением.

Кнопка Удалить все лишнее позволит быстро убрать пустые графы и строки.

Пользуйтесь ей аккуратно: она удаляет также строки с не полностью заполненными данными. Названия граф в Excel и лишнюю информацию из колонок удалите вручную. Должны остаться только данные для загрузки!

Перейдите к следующему этапу по кнопке Далее.

Первым делом заполните Тип цен, по которому зарегистрируется цена на загружаемую номенклатуру.

Заполнение данного поля обязательно! Если по какой-то номенклатуре не будет указана цена при ее загрузке, в документе Установка цен номенклатуры зарегистрируется нулевая цена по этой позиции.

По ссылке Реквизиты новой номенклатуры при необходимости укажите, в какую папку расположить новую номенклатуру. Если поле Входит в группу не заполнено, загруженная номенклатура сохранится в корне справочника Номенклатура.

Вид номенклатуры указывается обязательно, по умолчанию установлено Товары. Также сразу можно заполнить Номенклатурную группу по всей загружаемой номенклатуре.

Если загружаете номенклатуру с различными данными, лучше на начальном этапе отсортировать загружаемую номенклатуру по ним, создав несколько документов Excel. Если вы это не сделали, удалите лишнюю номенклатуру в табличной части клавишей Delete.

По выявленным дублям нужно подобрать номенклатуру, для которой установится загружаемая цена.

После загрузки обязательно проанализируйте найденные дубли, при необходимости объедините их с помощью обработки Поиск и удаление дублей в разделе Администрирование – Обслуживание – Корректировка данных.

После того как документ будет готов к загрузке, нажмите Загрузить.

В теме 3.9: Справочник Номенклатура курса Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я вы сможете познакомиться с разными способами создания номенклатуры и с подробным описанием каждого поля при ее заполнении.

Подробнее ознакомьтесь с методами борьбы с задублированными данными в теме 20.1: Профессиональное закрытие месяца.

Загрузка из Excel в 1С 8.3 контрагентов

Перейдем к загрузке контрагентов и ответим на вопрос «Можно ли загрузить адреса из Excel в 1С 8.3?».

Откройте справочник Контрагенты в разделе Справочники. По кнопке Загрузить можно автоматически заполнить справочник контрагентами из разных форматов файлов.

При загрузке желательно отсортировать контрагентов по отдельным папкам (Поставщики, Покупатели), создав для каждой группы свой документ Excel.

Выполните загрузку контрагентов из Excel. На экране появится таблица всех данных заполненных в файле. Отредактируйте их для корректной загрузки.

Для этого сначала Укажите реквизит из возможных для выбора полей справочника, куда загрузится информация из графы. Если загрузка сопоставила название граф в Excel и полей контрагента, то данный реквизит заполнится автоматически. Обратите внимание: не все поля в справочнике Контрагенты можно выбрать при загрузке.

Внимание! При загрузке контрагентов из Excel корректно загружаются данные только если:

это юридические лица, т. е. Вид контрагента — Юридическое лицо;
Страна регистрации контрагента — Россия.

Остальных контрагентов тоже можно загрузить, но необходимо вручную поправить данные после их загрузки.

В реквизит Банковские реквизиты заполняется информация для поля Банк из раздела Основной банковский счет.

Далее удалите лишнюю информацию используя соответствующие кнопки. Не забудьте предварительно выделить строки или колонки перед удалением.

Кнопка Удалить все лишнее позволит быстро убрать пустые графы и строки. Пользуйтесь ей аккуратно: она удаляет также строки с не полностью заполненными данными. Названия граф в Excel и лишнюю информацию из колонок удалить придется вручную. Когда останутся только данные для загрузки, перейдите к следующему этапу по кнопке Далее.

Укажите папку для загрузки новых контрагентов. Если поле Группа для новых контрагентов не заполнено, загруженные контрагенты сохранятся в корне справочника Контрагенты.

Здесь также можно удалить лишних контрагентов в табличной части клавишей Delete.

После того как документ будет готов к загрузке, нажмите Загрузить.

В теме 3.14: Справочник Контрагенты курса Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я вы сможете познакомиться с разными способами создания контрагентов и с подробным описанием каждого поля при их заполнении.

Загрузка документов в 1С 8.3 из Excel

Если со справочниками все теперь понятно, перейдем к загрузке документов Поступление (акт, накладная). Откройте их из раздела Покупки и воспользуйтесь кнопкой Загрузить – Из файла.

Этим способом можно загрузить входящий документ из разных форматов файлов загрузки, а не только из Excel.

Выполните загрузку документа из Excel. При первой загрузке появится окно Сопоставление номенклатуры, укажите в нем контрагента и загружаемую номенклатуру. Ее можно создать по данным контрагента или подобрать имеющуюся из справочника Номенклатура.

Сопоставленная номенклатура отражается в карточке контрагента по ссылке Номенклатура контрагента, и при следующей загрузке документов с этой номенклатурой сопоставление не требуется.

После того как документ будет готов к загрузке, нажмите Сохранить и закрыть в форме Сопоставление номенклатуры.

Так можно загрузить входящий документ не только в рублях, но и в условных единицах или иностранной валюте. Для этого выберите в документе соответствующий договор. Сумма в документе пересчитается автоматически.

Не забудьте проверить все данные в документе!

С другими способами уменьшения рутиной работы ознакомьтесь в курсе Бухгалтерский и налоговый учет в 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я.

См. также:

Загрузка цен номенклатуры в 1С 8.3 и 8.2 из Excel
Загрузка номенклатуры в 1С 8.3 из Excel – пошаговая инструкция
Установка цены номенклатуры в 1С 8.3 – пошаговая инструкция
Комплектация номенклатуры в 1С 8.3 – пример заполнения
Номенклатура в 1С 8.3: виды, установка цены, счета учета

Поставьте вашу оценку этой статье:

В данной статье мы рассмотрим с Вами две очень важные темы, первая это загрузка данных из excel в 1с, а вторая это конечно же выгрузка данных из 1с в excel. Необходимо отметить, что эти темы интересны двум основным аудиториям пользователей, ими являются:

Пользователи системы 1С Предприятие
Программисты 1С

Пользователи 1С как правило хотят заказать например перенос данных из excel в 1с в соответствии со своими определенными требованиями к переносу, в то время как программисты 1С скорее ищут какие-то разъяснения или примеры кода. Исходя из этих соображений мы решили разделить информацию приведенную в данной статье на две части для пользователей и программистов 1С.

1С загрузка из Excel и выгрузка из 1С в Excel глазами рядового пользователя 1С

Очень часто получается так, что на предприятии или в какой-нибудь фирме например, имеется документация, которая хранится на компьютере в файлах Excel. И часто у пользователей возникает вопрос, а как же выгрузить или загрузить данные из Excel в 1С. Конечно же без знания программирования здесь не обойтись, поэтому если Вы являетесь простым пользователем то Вам нужно заказать услуги 1с у нас, ведь абсолютно любой наш программист 1с всегда Вас выслушает, подберет специально разработанное решение именно для вас, и обязательно Вам поможет.

Почему нет универсальной обработки по загрузке данных из Excel в 1С ?

Давайте ответим на этот вопрос и рассмотрим его основные моменты:

У каждого пользователя есть различные файлы Excel, данные из которых он хочет перенести в 1С, конечно же эти файлы имеют разные количество строк и столбцов, а также несут разную смысловую нагрузку.
Каждый пользователь работает с отдельной конфигурацией, т.е. конфигурации могут быть различными, то что работает в одной конфигурации, в другой конфигурации без модернизации работать не будет.
Данные из Excel должны переноситься в различные объекты ,соответственно нужен разный код, ведь у каждого пользователя свои требования.

Именно по этим причинам нельзя создать универсальную обработку по загрузке данных из Excel в 1С.

Как происходит загрузка и выгрузка данных из Excel в 1С на примере реальной разработки

Теперь давайте разберем в общих чертах как происходит загрузка и выгрузка данных из Excel в 1С, и как вообще это все будет выглядеть в готовом решении?. Пример реальной индивидуальной разработки, а также исходный Excel файл представлены ниже.

В работе с конфигурациями 1С имеется возможность загружать данные из файла Excel. Пожалуй, самый распространенный вариант — это загрузка Номенклатуры в справочник из прайса. Этот вопрос актуален для пользователей конфигураций Управление торговлей, Бухгалтерия предприятия, Розница и т.п., которым в работе приходится сталкиваться с большими объемами информации. В программах имеется встроенный механизм загрузки файлов формата Excel.

Рассмотрим на примере программы 1С: Бухгалтерия 3.0 загрузку данных из документа. Скачаем любой прайс в формате Excel документа и загрузим его в справочник Номенклатура.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

Как загрузить номенклатуру в 1C 8.3 из файла Excel

Откроем справочник Номенклатура (пункт меню Справочники — Номенклатура), создадим группу номенклатуры, куда будем загружать новый прайс (кнопка Создать группу). В нашем примере назовем ее — Запчасти Тайга. Для загрузки номенклатуры из прайса нажимаем кнопку Загрузить и выбираем файл Excel.

В таблицу обработки Загрузка номенклатуры из файла будут перенесены все данные из документа Excel. Нажав кнопку Убрать все лишнее программа 1С автоматически убирает ненужные строки. Если останется лишняя строка (или колонка) ее можно убрать, нажав кнопку — Удалить строку (Удалить колонку).

Далее, в шапке нашей таблицы, нажав ссылку Укажите реквизит, необходимо задать соответствие каждой колонке. В нашем примере это Артикул, Наименование и Цена.

В результате у нас получается такая таблица. Нажимаем кнопку Далее.

В следующей таблице видим весь список номенклатуры и установленный тип цен. Здесь можем задать дату, на которую будет установлена цена. Элементы у нас все помечены знаком плюс (+), т. е. при загрузке будет создаваться новый элемент номенклатуры.

В случае нахождения наименования номенклатуры в базе, она будет показана на закладке Все без знака «+» и повторно создаваться не будет. PDF

Нажав на ссылку Реквизиты новой номенклатуры, укажем необходимые параметры. В нашем примере укажем, что все загружаемые элементы принадлежат группе номенклатуры Запчасти Тайга. Нажимаем ОК и Загрузить.

Проверяем справочник — номенклатура загружена.

Загрузка в 1С документов поставщика в формате Excel

В программах 1С также реализована возможность загрузки документов поставщика в формате Excel. Загрузка возможна используя документы ТОРГ-12, Акт приема-сдачи работ (услуг) или УПП полученные от поставщика в формате Excel. Так, если поставщик сохранит и отправит нам документы в формате Excel, мы без труда сможем загрузить их себе в программу 1С.

Также, если необходимо отправить покупателю документ для загрузки покупателем себе в программу, то нам тоже необходимо его сохранить. Сделать это можно из печатной формы документа.

Рассмотрим, на примере программы 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0. Создадим документ Реализация (акт, накладная) и нажав кнопку Сохранить, выберем формат Лист Microsoft Excel.

Получив такой документ от поставщика загрузим его себе. Для этого перейдем в журнал документов Поступление (акты, накладные) в разделе меню Покупки и воспользуемся кнопкой Загрузить. Выбираем вариант загрузки Из файла.

Выбираем файл, полученный от поставщика.

В том случае, если загрузка производится впервые, то программа 1С предложит сопоставить номенклатуру поставщика с имеющийся у вас номенклатурой.

Сопоставив все элементы, нажимаем кнопку Записать и закрыть.

Если сопоставление справочников производилось ранее, то программа 1С 8.3 автоматически загрузит сразу все данные в документ.

Остается только проверить правильность документа и провести его.

Таким образом, загрузка в программу 1С данных используя табличные документы Excel повышает эффективность работы в программе, снижает риск возникновения ошибок, тем самым облегчая работу пользователей.

Как выгрузить документ, отчет, оборотку из 1С 8.3 в Excel
Выгрузка в 1С из xml: как выгрузить данные из 1С 8.3 и загрузить в 1С 8.3
Дополнительные реквизиты и дополнительные сведения в 1С
Как удалить помеченные на удаление документы в 1С 8.3
Сбилась нумерация документов в 1С 8.3: как исправить

Если Вы еще не являетесь подписчиком системы БухЭксперт8:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Объект ДиалогВыбораФайла 1C выводит пользователю стандартный диалог Windows для выбора каталога или файла (на открытие/запись). При этом можно указать фильтр расширений, которые можно использовать пользователю.

Например, выбор каталога:
//Открываем стандартный диалог Windows выбора каталога/файла в режиме выбора каталога — ДиалогВыбораФайла 1С
Диалог = Новый ДиалогВыбораФайла(РежимДиалогаВыбораФайла.ВыборКаталога);

//Если пользователь не нажал кнопку ОТМЕНА в диалоге
Если Диалог.Выбрать() Тогда
ИмяКаталога = Диалог.Каталог;
КонецЕсли;

Сообщить(ИмяКаталога);

При выборе каталога в ДиалогВыбораФайла 1С имя каталога возвращается без слэш «\», кроме начала диска, например:
С:\
C:\ИмяКаталога

Например, выбор имени файла на сохранение txt файла в ДиалогВыбораФайла 1С (отличается от режима «выбор файла на открытие» тем, что если выбран существующий файл – будет задан вопрос – действительно ли желаете перезаписать файл?):
//Открываем стандартный диалог Windows выбора каталога/файла в режиме выбора файла на сохранение — ДиалогВыбораФайла 1С
Диалог = Новый ДиалогВыбораФайла(РежимДиалогаВыбораФайла.Сохранение);
//каталог по-умолчанию, можно не указывать
Диалог.Каталог = «C:\»;
//фильтр для одного вида файлов, для нескольких – см. следующий пример
Диалог.Фильтр = «Текстовый файл (*.txt)|*.txt|»;

//Если пользователь не нажал кнопку ОТМЕНА в диалоге
Если Диалог.Выбрать() Тогда
//Полное имя файла – с учетом «пути к нему» (имени каталога к нему)
ИмяФайла = Диалог.ПолноеИмяФайла;
КонецЕсли;

Сообщить(ИмяФайла);

При выборе имени файла полное имя файла содержит «путь к нему», например:
C:\ИмяКаталога\ИмяФайла.txt

Например, выбор имени файла на открытие файла Excel:

Только зарегистрированные пользователи VIP группы могут видеть этот контент.

При выборе имени файла полное имя файла содержит «путь к нему». Если пользователь ввел имя файла без расширения, то будет подставлено расширение, указанное первым в списке из нескольких видов в фильтре, например:
C:\ИмяКаталога\ИмяФайла.xls

Фильтр (например, «Документ Excel (*.xls, *.xlsx)|*.xls;*.xlsx|») состоит:

Вполне известно, что фирма 1С не рекомендует «заливать» данные в типовые конфигурации, иначе чем в самые простейшие справочники. По крайней мере такой вывод можно сделать из того, как работает типовая «заливка». Но, кто когда их слушал как правило, в простейших справочниках данных бывает немного и вколотить их руками не представляет большой трудности. А вот «тяжелые» справочники, типа «номенклатура» и «контрагенты» залить типовой обработкой не получается, пользователи вводить 100500 элементов вручную почему-то отказываются и приходится колхозить на коленке.

Но есть способ лучше! )

Консоль расширенных запросов теперь поддерживает параметры запроса типа ТаблицаЗначений. Иными словами, вы можете в запросе ВСТАВИТЬ манипулировать таблицей, скопированной из Excel. Это дает огромный потенциал для массовых манипуляций с данными, которые хранятся в какие-то внешних источниках.

Самая приятная часть заливки состоит в том, что вам не нужно перечислять бесконечное количество реквизитов номенклатуры и потом мучительно выяснять, что вы забыли про реквизит «ЕдиницаИзмеренияСрокаГодности». Вы можете попросить пользователя ввести одну «эталонную» номенклатуру в пользовательском интерфейсе и затем только описывать изменения. Понятно, что при этом нужно не забыть, например, что у разных видов номенклатуры могут быть разные значения реквизитов, (которые, впрочем можно также скопировать из вида) но это все равно проще, чем стараться заполнить все значимые для системы, но не значимые для текущего заказчика реквизиты.

Каждый набор данных (каждый справочник), заливаемый в систему, у нас будет характеризоваться двумя файлами:

Данные (это может быть эксель с непосредственными значениями, но более вероятно что это будет текст запроса к какой-то старой системе заказчика)
Способ их помещения в систему (текст расширенного запроса для нашей системы)

Имея такой набор на черный день, вы всегда сможете доверить перезаливку данных в систему кому-то вроде консультанта или даже продвинутого пользователя.

Текст запроса, например, для заливки новой номенклатуры по образцу будет такой:

Здесь стоит обратить внимание на следующие особенности:

Во-первых, вы спокойно можете писать конструкции вида Образец.* не опасаясь того, что в новой номенклатуре окажутся наименования от старой. Все, что вы переопределите выше (Артикул, Наименование..) в таблице «со звездочкой» автоматически переименуется (Артикул1, Наименование1..) и успешно проигнорируется.

Во-вторых, чтобы из образца у нас не взялась ссылка (в этом случае мы получим ошибку вставки с неуникальной ссылкой) мы должны заместить это поле. Чем заместить — не так важно, если это будут идентификаторы, которые вам важно получить во вставленных элементах — просто вставьте их строковые представления в эксель, иначе — используйте любые но уникальные значения. Если расширению не удастся привести их к ГУИДу — оно просто проигнорирует их.

В-третьих, если есть подозрение, что данные придется заливать не один раз (а чаще всего так и бывает) — позаботьтесь заранее о нахождении уже загруженных значений. т.е. устанавливайте соответствия, например, по коду (да, с уникальными идентификаторами в запросах все сложно) и напишите сначала запрос УДАЛИТЬ, а затем вставляйте новые значения фразой ВСТАВИТЬ. Это поможет вам избежать дублирования элементов.

В-четвертых, как всегда, вы можете формировать данные сколь угодно сложным способом, включая вложенные запросы, значения через точку, ВЫБОР КОГДА и т.д.

В-пятых, обратите внимание на ссылочные типы. Никакой язык запросов, даже трижды расширенный, не приведет вам строку «Кондиционеры» к ссылке на вид номенклатуры. Вам нужно сделать это самостоятельно. Для этого, вам, опять-же, придется иметь какое-то уникальное значение в excel таблице (благо, добавить номер строки в экселе не долго) и написать конструкцию вида:

Такие конструкции конечно не облегчают процесс загрузки и в простейшем случае, когда соответствие устанавливается по коду, вероятно, не оправданы (проще воспользоваться другим загрузчиком с просторов Инфостарта), но если «все не так просто»: нужно получать много чего через точку или тип значения не может быть выбран «в лоб» — консоль расширенных запросов вас выручит.

Удачи!

1С загрузка без Excel

Обработка 1С – загрузка из Excel