Акт об отсутствии

Ключевые моменты составления акта об отсутствии на рабочем месте

Но, прежде, чем заполнять акт, необходимо попытаться связаться с работником для того, чтобы выяснить причину отсутствия. Если работник в течение длительного времени так и не появляется на работе, работодатель делает отметку в табеле учета рабочего времени о прогуле. Данная отметка ставится на основании подтверждающего документа, которым является как раз акт о прогуле.

Прогулом считается отсутствие сотрудника на рабочем месте более 4 часов. Если смена работника меньше четырех часов, то прогулом считается отсутствие в течение всей смены (ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Акт заполняется, как правило, непосредственным начальником отсутствующего работника или специалистом кадровой службы. Заполненный бланк акта следует приложить к докладной записке и направить эти документы вышестоящему руководству для рассмотрения вопроса на предмет применения дисциплинарного наказания к работнику.

Дисциплинарное наказание может быть выражено в виде штрафа, лишения премии, выговора и, в крайнем случае, увольнения. Решение о возможном дисциплинарном взыскании принимается руководством с учетом объяснений работника, которые он должен изложить в письменном виде, написав объяснительную записку. Объяснительная работника также прикладывается к акту и докладной записке. ().

В зависимости от того, насколько уважительна причина отсутствия, работодатель принимает решение о возможном дисциплинарном взыскании, данное решение закрепляется приказом, образец которого можно скачать .

Что можно считать прогулом

Каждый работодатель обязан четко владеть нормами трудового законодательства и понимать, что подразумевается под прогулом. Не всякая неявка на работу может быть оглашена прогулом.

Трудовой кодекс описывает прогул как:

  1. Неявка в течение всей рабочей смены без уточнения длительности самой смены.
  2. Отсутствие на работе в течение четырех часов и более. Отсутствие до четырех часов будет классифицировано как опоздание и не может повлечь за собой увольнение.

И первый, и второй пункты не могут быть применены к временно отсутствующему, если он предоставил официальный документ об уважительности пропуска. Таким документом может стать больничный лист, акт о ДТП, справка из ЖЭУ о случившейся аварийной ситуации в квартире и т.д.

Иногда отсутствие работника может быть вызвано другими причинами, которые он не сможет документально подтвердить, но от этого не менее веские. В этом случае лучше всего заранее предупредить начальство о необходимости отсутствия и оформить отпуск за свой счет. Но не стоит забывать, что любые договоренности на словах могут быть легко нарушены и впоследствии доказать, что с руководством невыход был согласован, будет невозможно, если сам директор будет свидетельствовать об обратном. Во избежание недоразумений следует документально оформлять запрос на предоставление дней за свой счет.

Необходимость фиксации нарушения

Любые нарушения трудовой дисциплины должны быть зафиксированы документально, если наниматель желает отреагировать на данный поступок. Отсутствие бумажного оформления не позволяют применять взыскания к виновнику. Более того, зафиксировать и оформить бумаги следует в строго установленные сроки, их пропуск также не позволит наказать провинившегося.

Наниматель обязан поэтапно произвести следующие действия:

  1. В день неявки на работу, по прошествии четырех часов или ранее, составить акт об отсутствии сотрудника. Сам по себе он еще не влечет никаких взысканий.
  2. После явки работника получить с него письменную объяснительную, в которой он разъяснит причины своего поведения и прогула. Объяснение пишется в том случае, если никаких документальных оснований для неявки нет.
  3. Если прогульщик отказывается дать объяснения своим действиям, то отказ фиксируется еще одним актом.
  4. Издается приказ о применении взыскания к сотруднику.

На основании акта и объяснительной от самого работника, принимается решение о мере наказания.

Руководство организации имеет право по-разному отреагировать на прогулянное время, вплоть до того, что просто оставить данный факт без внимания.

Трудовой кодекс устанавливает, что при определении наказательного действа необходимо соизмерять тяжесть самого проступка и применяемое взыскание. Так за опоздание человека нельзя уволить, а вот за прогул наниматель имеет право применить крайнюю меру, но имеет право и смягчить наказание до выговора или предупреждения.

Акт о прогуле сотрудника

Сам факт отсутствия сотрудника на своем рабочем месте еще не означает, что он прогульщик. Иногда человек по объективным причинам не имеет возможности появиться на рабочем месте вовремя. Поэтому сам факт оформления данной бумаги не влечет автоматического увольнения. Таким образом, работодатель как бы подстраховывается в случае отсутствия объективных причин для неявки на работу.

Чтобы составить акт о прогуле, руководство организации должно инициировать создание специального комиссионного состава. Обычно заполнение самого бланка производится кадровым работником, а свидетелями фиксации неявки являются непосредственный начальник прогульщика и его коллеги. Свидетели проставляют свои подписи, тем самым подтверждая факт отсутствия.

В табеле рабочего времени, который заполняется ежедневно по факту, проставляется отметка НН, которая дословно значит, что причина неявки не выяснена. Впоследствии эта отметка может, исправлена как на больничный или отпуск за свой счет, так и на прогул.

Форма и структура

Составляя акт об отсутствии работника на рабочем месте, главное – соблюсти порядок изложения фактов. Разработанных унифицированных форм этого документа не существует, но в организациях, чаще всего, есть свои набранные болванки таких бланков. Не имея строго ориентированной формы можно воспользоваться любым типичным бланком акта.

В документе следует указать такую информацию:

  1. Название бланка.
  2. Порядковый номер бумаги.
  3. Дата его составления.
  4. Место составления.
  5. Уточнение о цели документа, а именно фиксации неявки работника.
  6. Текст начинается с указания ФИО работника, который заполняет бумагу и его должности, чаще всего это начальник отдела кадров или рядовой кадровик.
  7. Далее приводятся ФИО и должности тех людей, которые присутствуют при написании документа и свидетельствуют о факте неявки. Их должно быть не менее двух человек.
  8. Указывается ФИО прогульщика, его должность и структурное подразделение, в котором работает неявившийся сотрудник.
  9. Дата отсутствия, а при необходимости точные часы неявки.
  10. Ниже поочередно проставляются подписи составителя и всех свидетелей.

При явке отсутствующего один экземпляр акта будет вручен ему, а на образце организации он должен будет поставить свою подпись о том, что ознакомлен с содержанием бумаги.

Правила составления

При составлении документации о прогуле следует учитывать некоторые важные нюансы, которые позволят избежать дальнейших нестыковок.

Малейшее несоблюдение требований трудового законодательства со стороны нанимателя, и работник сможет в судебном порядке опровергнуть правильность предпринятых действий и восстановиться на рабочем месте даже после увольнения.

Фиксируя нарушение, следует соблюдать следующие правила:

  1. Все бумаги должны быть составлены в полном объеме и своевременно.
  2. Прогульщик должен быть ознакомлен под подпись со всеми документами, касающимися его прогула – акт, приказ об увольнении. Если он отказывается это сделать, то необходимо составлять дополнительные бланки с фиксацией отказа.
  3. В трудовом договоре должно быть указано место работы наемного лица, если оно не конкретизировано, то невозможно с точностью доказать, что человек отсутствовал.

Каждый мелкий нюанс или неполное заполнение бумаг может обратить, казалось бы, законные старания работодателя в пыль. Как только бумага написана, руководство организации должно принять все необходимые меры для розыска прогульщика, ему можно позвонить или даже направить работника по его месту проживания для выяснения обстоятельств.

Срок составления документа

Составить документ об отсутствии работника на своем рабочем месте рекомендуется в день неявки, но такая возможность не всегда есть. Например, сотрудник мог сообщить начальству, что заболел и ему ставят в табеле рабочего времени отметку о болезни, а впоследствии выясняется, что бюллетень отсутствует и необходимо фиксировать факт прогула. Поэтому сам акт составляется по мере возникновения такой необходимости. Но это вовсе не означает, что руководство организации может составлять такие бумаги, вспоминая огрехи прошлого. Крайним сроком для заполнения бланка является первый день появления прогульщика на работе, если до этого мотивы его отсутствия не были известны или работодатель был уверен в их легальности.

А вот для применения взыскания в виде увольнения существуют достаточно жесткие правила:

  1. Не более одного месяца отводится на реализацию данного шага с того момента, как факт неявки был выявлен. То есть сомнений в том, что отсутствие работника было прогулом, более нет. Сам прогульщик написал объяснительную или есть акт о его отказе от дачи пояснений.
  2. Прошло не более полугода с момента совершения нарушения. Подразумевается, что за шесть месяцев прогульщик не смог предъявить документы об обоснованности своего отсутствия.

Пропуск сроков не позволит нанимателю применить дисциплинарное взыскание.

Скачать образец документа

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
АКТ
Настоящий акт составлен «__» ________ 200_ г. __________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения) в том, что при вскрытии пакета (бандероли) за N _________, поступившего(ей) «__» ________ 200_ г. из ________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ на имя (в адрес) _________________________________________________ не оказалось (обнаружено) ________________________________________ __________________________________________________________________
подписи:
__________________________________________________________________

Форма акта

об отсутствии документа или его отдельных листов

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится. Вы нашли то что искали? * Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам! Смежные документы

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

  • Форма акта об обнаружении архивных документов в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях российской академии наук
  • Форма акта об утрате дел (нарядов), розыск которых исчерпан
  • Форма акта об утрате документа в аппарате (управлениях, отделах) Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации
  • Форма акта об утрате документа в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации
  • Форма акта об уничтожении номерных бланков Судебного департамента с изображением Государственного герба Российской Федерации
  • Форма акта обследования торговых и складских помещений организации — соискателя лицензии на право розничной продажи алкогольной продукции на территории города Долгопрудный Московской области
  • Форма акта обследования условий жизни гражданина, постоянно проживающего на территории Российской Федерации
  • Форма акта описания документов личного происхождения
  • Форма акта описания архивных документов, переработки описей в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
  • Форма акта опытных перевозок груза по проекту технических условий (МТУ, НТУ) размещения и крепления грузов в вагонах и контейнерах

Действия руководства в случае невыхода сотрудника на работу

Неявка сотрудника регистрируется в табеле учета рабочего времени. До выяснения причин невыхода на работу напротив фамилии сотрудника пишется «НН» или цифровой код «30». Если табель ведется вручную, то до установления обстоятельств отсутствия сотрудника отметки следует делать карандашом, чтобы в дальнейшем их откорректировать, если на компьютере, то после выяснения обстоятельств отсутствия сотрудника, пометки в исходном документе нужно будет также исправить.

В случаях, когда руководство предприятия не имеет стопроцентной уверенности в том, что сотрудник болеет или имеет иные уважительные причины для неявки на работу, акт о невыходе следует составлять каждый день, после чего, в пятницу можно оформить обобщающий акт за всю неделю.

Кроме того, желательно посылать работнику (по адресу его места проживания) письменные уведомления о невыходе на работу с просьбами пояснить причины неявки. Все эти документы будут иметь доказательную силу в тех случаях, если дело дойдет до суда. Поскольку закон никак не регулирует действия работодателя, то каждая организация вправе самостоятельно разрабатывать алгоритм действий в таких ситуациях, опираясь на судебную практику и свой опыт.

Инструкция по заполнению акта о невыходе на работу

Акт имеет стандартную форму с точки зрения делопроизводства и не должен вызвать больших трудностей при заполнении.

  • Заголовок пишут по центру верхней строки.
  • Чуть ниже указывается населенный пункт, в котором зарегистрирована компания, выписывающая акт, а также дата его составления. Затем вписывается точное время оформления акта (обычно ближе к концу рабочего дня).
  • Далее в свободной форме нужно зафиксировать факт неявки сотрудника.

  • Сначала в эту часть акта вносится фамилия, имя, отчество человека, от лица которого заполняется документ.
  • Затем вписываются свидетели (работники любых подразделений) с указанием их должностей, фамилий, имен, отчеств, ставится дата, в которую отмечено отсутствие сотрудника на рабочем месте.
  • После этого вносятся сведения, касающиеся отсутствующего: его должность (согласно штатному расписанию), фамилия имя отчество, номер и дата трудового договора, по которому он трудоустроен.
  • Затем здесь же нужно удостоверить то, что причины невыхода на работу коллегам отсутствующего неизвестны.

  • Последняя часть акта включает в себя подписи сотрудников, вошедших в состав комиссии. Они должны быть также проставлены напротив соответствующих должностей с обязательной расшифровкой. Заверять акт печатью необязательно, так как он относится к внутреннему документообороту компании.

Оставьте комментарий