Аналитический учет кассовых операций

Регистры учета кассовых операций

По кассовым операциям необходимо вести журнал регистрации кас­совых документов и кассовую книгу. Кроме того, в конце каждого месяца принято составлять обобщающие регистры синтетического и аналитиче­ского учета.

В программе 1 С: Бухгалтерия 8 для составления журнала и кассовой книги предназначены специализированные отчеты, а для формирования регистров — стандартные отчеты.

Журнал регистрации кассовых документов

Составление журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров производится с помощью специализированного отчета Журнал кассовых документов (Банк и касса ^ Касса: Журнал кассовых документов (КО-3)).

Для составления журнала необходимо указать период, за который журнал составляется, и организацию, к которой относятся кассовые доку­менты, после чего нажать на кнопку (рис. 2.112).

л colspan=2 bgcolor=white>национальная валюта (Российский рубль):

247 783=00 X национал иностранная валюта (Евро): 52 053=21 I 100=00 Е1Ш X иностранная валюта (Доллар США): 82 392=72 2 400=00 ивО X иг в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии X В ТОМ ЧИСТ

СОІ

Кассир Тюльпанова Т.Т. Кассир

подпись расшифровка подписи подпись Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве Записи в кассовой кни — приходных и Три расходных получил. — приходных и Три рас

Рис. 2.114. Форма отчета Кассовая книга

В форме отчета имеется две части: в левой части расположены рек­визиты для настройки параметров формирования отчета, в левой части находится окно для просмотра отчета. Слева в окне просмотра выводится первый экземпляр, к которому справа «примыкает» второй экземпляр (рис. 2.114).

Листы кассовой книги формируются за указанный период. При со­ставлении отчета за один день устанавливается период составления День и указывается дата.

Вывод кассовой книги на печать производится по кнопке .

Для перехода к настройкам отчета (рис. 2.115) необходимо нажать кнопку .

л +■ -» Кассовая книга за 11 июня 2014 г.

День |- 11.06.2014 ЁГ|Ее.пая акация | — | [Р

Сформировать отчет | Скрыть настройки | Еще ^

Н$Я№к2!

Книга формируется: По основной деятельности По деятельности платежного агента

Г~| Выводить основания кассовых ордеров |~~| Пересчитать номера листов с начала года

Последний лист: Обычный Последний в месяце Последний в году

Рис. 2.115. Настройки отчета

По умолчанию кассовая книга формируется По основной деятельно­сти. Для составления отдельной кассовой книги по деятельности платеж­ного агента необходимо указать, что Книга формируется: По деятельно­сти платежного агента.

При установленном флажке Выводить основания кассовых ордеров в кассовой книге будет выводиться значение реквизита Основание доку­ментов Приходный кассовый ордер и Расходный кассовый ордер.

Листы кассовой книги программа нумерует автоматически. Флажок Пересчитать номера листов с начала года управляет режимом нумера­ции листов. Если флажок установлен, то программа пересчитывает листы с начала года, а если нет, то нумерация листов за период составления кас­совой книги начинается с ближайшего относительно даты начала периода номера листа из регистра сведений Номера листов кассовой книги.

Значение переключателя Последний лист управляет оформлением последнего листа кассовой книги, формируемой за указанный период, или листа, формируемого за определенную дату.

В положении Обычный формируется «обычный» лист кассовой книги.

В положении Последний в месяце в конце листа дополнительно вы­водится информация о количестве листов кассовой книги за месяц.

В положении Последний в году дополнительно к предыдущему фор­мируется «обложка» кассовой книги за текущий год и лист с указанием общего количества листов, включенных в кассовую книгу текущего года, и реквизитов руководителя и главного бухгалтера.

Кассовые операции в рублях и в иностранных валютах отражаются в единой кассовой книге. При этом в ней отражаются результаты пересчета остатка наличных денежных средств в иностранной валюте.

Кассовая книга в программе составляется не по проводкам на счете 50 «Касса», а по тем данным, которые указаны в документах Приходный кассовый ордер и Расходный кассовый ордер, имеющих признак «Про­веден».

Для отражения любых операций, связанных с наличными деньгами, организации, согласно плану счетов бухгалтерского учета, используют счет 50 «Касса». Данный счет является активным, то есть поступление в кассу организации отражаются в его дебете, а выплаты либо выбытия — по кредиту. Информацию, которая проходит по данному счету, традиционно можно разделить также с точки зрения ведения синтетического и аналитического учета, в данном случае — денежных средств.

Стоит отметить, что в рассматриваемой ситуации определение «касса» не предполагает обязательного использования компанией контрольно-кассовой техники. Речь идет о более широком понятии, которое включает в себя как выручку, полученную от покупателей и заказчиков наличными, если таковая имеется, так и любые другие расчеты, в которых задействованы, что называется, живые деньги.

Синтетический и аналитический учет кассовых операций

Синтетический учет кассовых операций – это общие данные о движении наличности в кассе организации. Они могут отражаться по различным открываемым к счету 50 субсчетам. Так, субсчет 50.1 «Касса организации» предназначен для учета непосредственно денежных средств, то есть наличности. Обычно это рубли, но если компании в силу специфики деятельности необходима валюта, то для каждой отдельной национальной единицы открывается отдельный субсчет.

Субсчет 50.2 «Операционная касса» используют, например, организации транспорта и связи. На нем учитываются денежные средства в обслуживающих клиентов кассах, то есть в данном случае речь идет о специфических денежных средствах, которые не совсем можно соотнести с самой организацией, а лишь с видом ее деятельности (например, по реализации билетов). Также исходя из определенной специфики деятельности или конкретной необходимости может быть открыт субсчет 50.3 «Денежные документы». На нем учитываются почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы — в сумме фактических затрат на приобретение.

Сам по себе счет 50 может корреспондировать с достаточно большим количеством других счетов в рамках бухучета организации. Так, переводы между кассой и расчетным счетом оформляются проводками между счетами 50 и 51 «Расчетные счета». По аналогии «Касса» может корреспондировать со счетом 52 «Валютные счета». Счет 57 «Переводы в пути» предназначен для отражения тех списаний по кредиту счета 50, которые по причинам, например, банковского характера не сразу отражаются в выписке, то есть в дебете счета 51.

Наличные расчеты с контрагентами отражаются в корреспонденции со счетами 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Распространенная ситуация — выдача зарплаты сотрудникам наличными — оформляется проводкой по кредиту счета 50 в дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Поскольку любые наличные расходы проходят в компании через подотчетных лиц – ее сотрудников, то подобные операции предполагают оформление записей между «кассовым» счетом и счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Это далеко не полный перечень счетов, двойная запись по которым в связке со счетом 50 формирует данные синтетического и аналитического учета кассовых операций. Впрочем, тут нужно отметить, что аналитика по 50 счету сама по себе является показательной как раз с точки зрения корреспонденции с теми или иными счетами бухучета. Так, открыв анализ счета 50 за определенный период, бухгалтер без труда сможет оценить объемы наличной выручки, трат, совершенных через подотчетников, прочие показатели в рамках аналитического учета расчетов наличными. Кроме того, современные бухгалтерские программы позволяют вводить более детальные параметры при оформлении тех или иных проводок, в том числе касается это и аналитического учета кассовых операций. Конечно, для небольшой компании, у которой либо не так много операций, либо все они являются однотипными, подобные возможности не имеют большого значения. Однако фирмы покрупнее вполне могут воспользоваться правом разрабатывать собственные регистры аналитического учета, чтобы иметь возможность получения более детальной информации исходя из потребностей учета и анализа.

Так, к примеру расчеты с подотчетниками, то есть записи между счетами 50 и 71 могут дополнительно разделяться на хозрасходы в рамках деятельности организации и списания на командировочные расходы сотрудников. Информация по расчетам с контрагентами может оказаться полезной с точки зрения данных о предоплатах и конечных расчетах. Если же в организации имеются несколько ККМ, то выручка по ним также может отражаться в отдельных регистрах. Словом, ограничений в данном случае нет. Использование всех подобных дополнительных данных в аналитическом учете устанавливается учетной политикой, а значит, зависит исключительно от желания и потребностей самой компании.

Синтетический и аналитический учет кассовых операций

На предприятии ООО «ТД Кондитер» бухгалтерский учет осуществляется по плану счетов бухгалтерского учета финансово — хозяйственной деятельности.

Синтетический учет денежных средств в кассе осуществляется на активном балансовом счете 50 «Касса». Он предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия. По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу предприятия. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных средств из кассы предприятия. Сальдо счёта указывает на наличие суммы денежных средств в кассе предприятия на начало месяца или на конец месяца. Оборот по дебету — это суммы, поступившие наличными в кассу, оборот по кредиту — суммы, выданные наличными из кассы.

К счету 50 «Касса» могут быт открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы» .

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы. Денежные документы учитывают на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на их приобретение.

Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один — два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале — ордере № 3. По окончании отчетного периода остатки по журналу — ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов.

В ООО «ТД Кондитер» применяется счет 50 субсчет 1 «Касса организации».

Поступление наличных денег в кассу отражаются следующими бухгалтерскими проводками:

1. Получены наличные деньги со счетов в банках:

Дебет 50 «Касса»

Кредит 51 «Расчетный счет»;

52 «Валютный счет»;

55 «Специальные счета в банках».

2 Поступления наличных денег от реализация продукции, основных средств, прочих активов:

Дебет 50 «Касса»

Кредит 62 » Расчеты с покупателями и заказчиками «;

76 » Расчеты с разными дебиторами и кредиторами «;

90 » Продажи «;

91 » Прочие доходы и расходы «.

3. Возврат в кассу ранее выданных авансов, излишне выплаченных сумм заработной платы, неизрасходованных подотчетных сумм:

Дебет 50 «Касса»

Кредит 62 » Расчеты с покупателями и заказчиками «;

70 » Расчеты с персоналом по оплате труда «;

71 » Расчеты с подотчетными лицами «;

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами «.

4. Поступления наличных денег в погашение задолженности по материальному ущербу и очередным платежам работников — заемщиков, по вкладам в уставный капитал предприятия, от квартиросъемщиков и по исполнительным документам:

Дебет 50 » Касса «

Кредит 73/1 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;

75 «Расчеты с учредителями»;

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

5. Получены наличные деньги от дочерних (зависимыми) организации и подразделений организации:

Дебет 50 » Касса «

Кредит 79 » Внутрихозяйственные расчеты «.

6. Поступление в кассу процентов по векселям, дивидендов по ценным бумагам, доходов от долевого участия в других организациях:

Дебет 50 » Касса «

Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами «.

7. Получены наличными краткосрочные и долгосрочные кредиты банков:

Дебет 50 «Касса»

Кредит 66 » Расчеты по краткосрочным кредитам и займам «;

67 » Расчеты по долгосрочным кредитам и займам «.

8. Поступления наличных денег от заимодавцев по предоставленным им краткосрочным и долгосрочным кредитам и другим привлеченным средствам, а также целевого финансирования:

Дебет 50 » Касса «

Кредит 66 » Расчеты по краткосрочным кредитам и займам «;

67 » Расчеты по долгосрочным кредитам и займам «;

86 » Целевое финансирование «.

9. Поступления наличных денег в счет доходов будущих периодов (арендная плата авансом, плата за коммунальные услуги и т.д.)

Дебет 50 » Касса «

Кредит 98 » Доходы будущих периодов «.

Выбытие наличных денег оформляются следующими бухгалтерскими проводками:

1. Оплачены из кассы расходы по приобретению оборудования, требующего монтажа, объектов основных средств, материалов, МБП, товаров, а также расходы основных и вспомогательных цехов общепроизводственного и общехозяйственного назначения, обслуживающих производств и хозяйств, будущих периодов, коммерческие расходы, затраты на реализации готовой продукции, основных средств, прочих активов:

Дебет 07,08,20,23 и т.д.

Кредит 50 «Касса»

2. Сданы в кассу денежные средства для зачисления на расчетный и валютный счета, для приобретения денежных документов и на денежные переводы:

Дебет 51, 52,55 и т.д.

Кредит 50 » Касса «

3. Оплачены наличными краткосрочные и долгосрочные финансовые вложения, задолженность поставщикам по авансам полученным, различным внебюджетным фондам, бюджету, по отчислениям в социальные фонды:

Дебет 08 » Вложения во внеоборотные активы»;

60 » Расчеты с поставщиками и подрядчиками «;

58 » Финансовые вложения «;

76 » Расчеты с разными дебиторами и кредиторами «;

68 » Расчеты по налогам и сборам «;

69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»

Кредит 50 » Касса «

4. Выданы из кассы заработная плата, подотчетные суммы, займы работникам, начисленные дивиденды сторонним работникам, суммы по исполнительным документам:

Дебет 70 » Расчеты с персоналом по оплате труда «;

71 » Расчеты с подотчетными лицами «;

73 » Расчеты с персоналом по прочим операциям «;

75 » Расчеты с учредителями «;

76 » Расчеты с разными дебиторами и кредиторами »

Кредит 50 » Касса «

5. Выданы из кассы наличные средства дочерним организациям и подразделениям организации:

Дебет 79 » Внутрихозяйственные расчеты »

Кредит 50 » Касса «

6. Оплачены из кассы некомпенсируемые расходы, связанные со стихийными бедствиями:

Дебет 99 » Прибыли и убытки «

Кредит 50 » Касса «

7. Выданы из кассы суммы единовременной помощи работникам и другие выплаты за счет прибыли организации:

Дебет 91 » Прочие доходы и расходы »

Кредит 50 » Касса «

8. Погашена задолженность по кредитам и заемным обязательствам наличными:

Дебет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»

67 » Расчеты по долгосрочным кредитам и займам «

Кредит 50 » Касса «

9. Оплачены из кассы расходы, осуществляемые за счет средств целевого назначения:

Дебет 86 » Целевые финансирование »

Кредит 50 » Касса «.

Рассмотрим ряд примеров по поступлению и выбытию денежных средств в ООО «ТД Кондитер».

В кассу организации ООО «ТД Кондитер» 27 февраля 2006 года по чеку получены денежные средства с расчетного счета в банке для выдачи заработной платы 61100 рублей.

Бухгалтером ООО «ТД Кондитер» на этом основании был выписан приходный кассовый ордер и сделаны бухгалтерские проводки:

Дебет 50 » Касса »

Кредит 51 «Расчетный счет» — 61100 рублей

В дальнейшем при выдаче заработной плата по расчетно — платежной ведомости, к которой был выписан расходный кассовый ордер бухгалтер сделал записи на счетах бухгалтерского учета:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,

Кредит 50 «Касса» — 61100 рублей.

Из кассы ООО «ТД Кондитер» выданы наличные деньги под отчет начальнику отдела снабжения для приобретение канцелярских товаров в сумме 160 рублей. Канцелярские товары приобретены и оприходованы на сумму 140 рублей. За подотчетным лицом ранее была задолженность в сумме 12 рублей. Остаток неиспользованных наличных денег в сумме 32 рублей сдан в кассу организации подотчетным лицом.

Бухгалтером ООО «ТД Кондитер» был выписан расходный кассовый ордер на выдачу денежный средств под отчет и сделаны проводки:

Дебет 71 » Расчеты с подотчетными лицами «

Кредит 50 «Касса» — 160 рублей

Подотчетное лицо составило авансовый отчет, приложило оправдательные документы и передало их в бухгалтерию. На возврат в кассу неиспользованных денежных средств выданных под отчет бухгалтером выписан приходный кассовый ордер и сделана запись на счетах бухгалтерского учета:

Дебет 50 «Касса»

Кредит 71 » Расчеты с подотчетными лицами » — 32 рубля.

Наиболее часто встречающиеся проводки по учету хозяйственных операций по кассе ООО «ТД Кондитер» отражены в таблице 7.

Таблица 7

Учет хозяйственных операций по кассе ООО «ТД Кондитер»

Дата

Содержание хозяйственной операции

Дебет

Кредит

Денежные средства, снятые с расчетного счета, оприходованы в кассу

Поставщик муки ООО «Мельзавод» вернул в кассу излишне уплаченные платежным поручением 114 от 10.03.06 денежные средства

Поступили наличные денежные средства от покупателя продукции ООО «Викинг»

Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под отчет экспедитору Агееву Н.П., возвращены в кассу

Внесены наличные денежные средства (выручка) из кассы на расчетный счет

Погашена задолженность перед ООО «Мельзавод»

Выдан поставщику ООО «Крокус» аванс

Выплачена из кассы зарплата по ведомости за март 2006 года

Наличные денежные средства выданы под отчет снабженцу Антонову К.В.

Выдана депонированная заработная плата

Ежедневно в программе 1С: Бухгалтерия формируется журнал — ордер и ведомость по счету 50 (Приложение13).

Кроме того, возможно формирование таких аналитических форм, как анализ счета и карточка счета (Приложение 14).

Таким образом, на ООО «ТД Кондитер» ведется достоверный синтетический и аналитический учет кассовых операций, дающий верное представление о состоянии движения наличных денежных средств на предприятии.

Система аналитических счетов

Система ведения аналитического учёта предполагает более детализированное оприходование поступающих активов часто не только в денежном эквиваленте, но и в натуральном выражении. При этом часто преследуется цель занести в программу максимально возможный объем информации, чтобы углубить уровень анализа хозяйственной деятельности предприятия и ужесточение контроля над ней.

Аналитический счёт, несмотря на детализирующую функцию, способствует группировке и обобщению данных, которые объединяются синтетическими счетами. Открытие аналитического счёта возможно только к сложному счёту синтетического учёта.

Совет от Сравни.ру: Несмотря на преимущества аналитических счетов далеко не все бухгалтера используют их в своей работе. Часто причиной нежелания детализировать поступающие активы становится реальная лень. Чтобы изначально начать корректное оприходование товара (так как это делается на предприятии) рекомендуется детально изучить план счетов в программе 1С и начать проведение первичной документации по такому же принципу.

Оставьте комментарий