Аренда авто организацией у физ лица

Если вашему предприятию для целей хозяйственной деятельности понадобился автомобиль, то, конечно же, покупка такого авто — далеко не единственный вариант получить желаемое. Например, транспортное средство можно «позаимствовать» у работника или другого физического лица.

При этом возможны следующие варианты эксплуатации чужого автомобиля:

1) на основании договора аренды;

2) на основании договора ссуды;

3) компенсация работнику расходов в соответствии со ст. 125 КЗоТ.

Давайте рассмотрим, в каких случаях при этом предприятию придется обложить доходы собственника автомобиля налогом на доходы физических лиц (далее — НДФЛ), военным сбором (далее — ВС) и единым взносом на общеобязательное государственное социальное страхование (далее — ЕСВ).

1.1. Аренда автомобиля

Правовой аспект

Форма договора. Аренда автомобиля начинается с заключения договора аренды, причем обязательно в письменной форме.

По договору аренды (найма) арендодатель передает или обязуется передать арендатору имущество в пользование за плату на определенный срок (ч. 1 ст. 759 ГКУ).

Необходимо ли нотариальное удостоверение такого договора? Если, как в нашем случае, одной из сторон договора аренды выступает физическое лицо, то ч. 2 ст. 799 ГКУ требует, чтобы такой договор обязательно был заверен нотариально.

А если это требование не выполнить, то договор является ничтожным (ст. 220 ГКУ)

Причем согласно ч. 1 ст. 236 ГКУ ничтожная сделка является недействительной с момента ее совершения (для признания ее таковой решение суда не нужно).

Другое дело, что суд все-таки может признать такой договор действительным. Так может случиться, если стороны договорились обо всех существенных условиях договора, что подтверждается письменными доказательствами, и при этом произошло полное или частичное исполнение договора (ч. 2 ст. 220 ГКУ).

Иначе обстоит дело, когда арендодатель зарегистрирован в качестве физического лица — предпринимателя (далее — ФЛП) и предоставляет транспортное средство в аренду в рамках своей предпринимательской деятельности. В этом случае нотариальное удостоверение не является обязательным. Такую позицию поддерживает и ВХСУ (см., например, постановления от 14.11.2012 г. по делу № 5009/1792/12, от 26.04.2012 г. по делу № 5015/225/11, от 29.05.2013 г. № 12).

Важно! Если договор аренды автомобиля предприятие заключает с его директором, то сам директор не может подписывать договор от обеих его сторон (со стороны арендатора и со стороны арендодателя) (ч. 3 ст. 238 ГКУ). В такой ситуации от лица директора должно выступать другое лицо, уполномоченное им на подпись подобных договоров (например, его заместитель). Иначе договор может быть признан недействительным.

Условия договора. Что нам важно зафиксировать в договоре аренды? В нем должны быть указаны: объект аренды, срок аренды, размер арендных платежей, регулярность их выплаты и т. д.

Имейте в виду: если в договоре сроки выплаты арендной платы не определены, ее выплачивают ежемесячно (ч. 5 ст. 762 ГКУ).

Если в договоре не установлен срок аренды, такой договор считается заключенным на неопределенный срок (ч. 2 ст. 763 ГКУ).

Еще один важный аспект, который следует зафиксировать в договоре — кто несет расходы по ремонту автомобиля.

Согласно ст. 776 ГКУ в общем случае (если договором или законом не установлено иное):

— текущий ремонт осуществляется арендатором и за его счет;

— обязанность по проведению капитального ремонта возлагается на арендодателя.

При этом чтобы избежать спорных ситуаций, целесообразно предусмотреть в договоре аренды сроки, в которые следует проводить капитальный ремонт. Если такие сроки не оговорены, капремонт должен быть проведен в разумный срок (ч. 2 ст. 776 ГКУ).

В случае когда арендодатель не выполняет своей обязанности по капремонту автомобиля, арендатор может (ч. 3 ст. 776 ГКУ):

1) самостоятельно провести капитальный ремонт и взыскать с арендодателя его стоимость либо зачесть стоимость ремонта в счет арендной платы;

2) потребовать досрочного расторжения договора и возмещения убытков.

В то же время вопрос о том, на какую из сторон возложена обязанность по проведению капитального ремонта, может решаться договором иначе и, например, возлагать соответствующую обязанность на арендатора либо оговаривать совместное его проведение арендодателем и арендатором.

От ремонта следует отличать улучшение имущества (ст. 778 ГКУ), т. е. определенные изменения в предмете найма, которые повышают возможности по его использованию, но при этом не были необходимыми. Такое усовершенствование повышает качество и цену объекта аренды.

На решение вопроса о том, на кого относить затраты, связанные с улучшениями, влияют два условия:

1) могут ли улучшения быть отделены от объекта без его повреждения;

2) дал ли арендодатель согласие на проведение улучшений.

Отделимое улучшение объекта аренды арендатор имеет право изъять и оставить у себя (ч. 2 ст. 778 ГКУ)

В этом случае вопрос о возмещении стоимости такого улучшения вообще не возникает.

Другое дело — неотделимое улучшение. Тут надо смотреть, выполнено оно с согласия арендодателя или без него. Согласно положениям ч. 1 ст. 778 ГКУ улучшение арендованного имущества должно осуществляться только с согласия арендодателя. Но на практике арендаторы не всегда выполняют это требование.

Если согласие получено, арендатор имеет право требовать от арендодателя возмещения стоимости неотделимых улучшений или зачета их стоимости в счет арендных платежей (ч. 3 ст. 778 ГКУ).

Если же арендатор действовал без согласия арендодателя, все затраты ему придется нести самому. Требовать их возмещения от арендодателя оснований нет, поскольку вносить какие-либо изменения в арендованное имущество по своему усмотрению арендатор не имел права (ч. 5 ст. 778 ГКУ).

Больше о юридических нюансах договора аренды, а также об отражении арендных операций в бухгалтерском и налоговом учете предприятия вы можете узнать из спецвыпуска «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 94. Здесь же мы подробно будем говорить о налогообложении доходов физлиц.

Налогообложение дохода физлица-арендодателя

НДФЛ. Доход в виде арендной платы от сдачи в аренду автомобиля является налогооблагаемым доходом физлица (п.п. 164.2.5 НКУ). При этом начислить и уплатить сумму налога в бюджет долженналоговый агент такого физлица — предприятие-арендатор. Ставка налога составляет 18 % от суммы дохода, полученного в виде арендной платы. Объект налогообложения определяют исходя из размера арендной платы, указанного в договоре.

В Налоговом расчете по форме № 1ДФ доход в виде арендной платы отражают с признаком дохода»127″. С разъяснением фискалов такого содержания вы можете ознакомиться в подкатегории 103.25 БЗ.

Теперь о расходах на . По общему правилу осуществлять расходы, связанные с его использованием, должен арендатор (ст. 801 ГКУ). Следовательно, стоимость расходов по содержанию объекта аренды, которые оплатил арендатор, не являются доходом физлица-арендодателя.

Но имейте в виду: если такие расходы по каким-либо причинам осуществляет арендодатель с последующей их компенсацией арендатором, у физлица-арендодателя возникает налогооблагаемый доход в виде дополнительного блага (п.п. «г» п.п. 164.2.17 НКУ). Его придется обложить НДФЛ по стандартной ставке — 18 %. В Налоговом расчете по форме № 1ДФ этот доход предприятие-арендатор покажет с признаком «126».

Далее поговорим о расходах на ремонт. Здесь важен вид ремонта: текущий или капитальный.

Начнем с текущего ремонта. Текущий ремонт не приводит к улучшению автомобиля или увеличению срока его службы, а лишь обеспечивает либо восстанавливает его работоспособность. В результате арендодатель — физическое лицо никакого экономического эффекта (т. е. дохода) не получает. А раз нет дохода, нет и объекта обложения НДФЛ. Те же выводы справедливы и в отношении техобслуживания автомобиля.

Теперь о капитальном ремонте. Как мы упоминали выше, обязанность по его проведению возложена на арендодателя (если иное не установлено договором или законом). Если арендодатель не выполнил свою обязанность по капремонту и не компенсировал арендатору (не зачел в счет арендной платы) его стоимости, то можно утверждать, что арендатор бесплатно предоставил арендодателю услугу по капитальному ремонту автомобиля.

То есть у арендодателя возникнет доход, который следует классифицировать как дополнительное благо (п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ)

Аналогичная ситуация с улучшениями. Если арендодатель — физическое лицо компенсирует арендатору стоимость осуществленных им улучшений, говорить о налогооблагаемом доходе не приходится. В такой ситуации происходит обычная продажа арендатором объекта улучшений.

Компенсация расходов на улучшение арендатору не осуществляется? Значит, арендатор бесплатно предоставил арендодателю услугу по улучшению автомобиля. То есть имеет место доход арендодателя в виде допблага (п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ).

Обратите внимание: по нашему мнению, и при капремонте, и при улучшении автомобиля доход арендодателя возникает не в месяце завершения капитального ремонта (осуществления улучшений), а в момент передачи (возврата) автомобиля арендодателю. Дело в том, что воспользоваться результатом таких работ арендодатель сможет только после получения автомобиля обратно. Более того, к окончанию срока действия договора аренды улучшения могут порядком поизноситься, а то и вовсе утратить свою актуальность. Наконец, арендодатель может передумать и компенсировать расходы арендатора. Тогда и оснований для начисления дохода нет.

Определяя базу обложения НДФЛ, следует учитывать, что на момент возврата арендованного автомобиля его собственнику замененный при проведении капитального ремонта агрегат и/или дополнительные усовершенствования транспортного средства в определенной степени будут изношены. Поэтому, на наш взгляд, сумма дохода арендодателя должна определяться как стоимость выполненных работ, уменьшенная на сумму физического износа замененных (установленных) агрегатов. Для определения обычной цены (справедливой стоимости) возвращаемых улучшений арендатор создает специальную комиссию.

Учтите: доход арендодатель получает в неденежной форме. Поэтому в базу налогообложения такой доход должен попасть увеличенным на «натуральный» коэффициент, предусмотренный п. 164.5 НКУ:

К = 100 : (100 — Сн),

где К — «натуральный» коэффициент;

Сн — ставка налога, установленная для таких доходов на момент начисления.

При ставке НДФЛ 18 % «натуральный» коэффициент составляет 1,219512.

То есть в общем случае доход физического лица будет равен расходам на капремонт (улучшение) за вычетом суммы физического износа замененных (установленных) агрегатов, умноженным на «натуральный» коэффициент.

НДФЛ с суммы дохода арендодателя предприятие — налоговый агент уплачивает в бюджет в течение 3 банковских дней со дня, следующего за днем выплаты (начисления) такого дохода (п.п. 168.1.4 НКУ).

Сумма начисленного и выплаченного арендодателю дохода (с учетом «натурального» коэффициента) должна быть отражена в разделе І Налогового расчета по форме № 1ДФ с признаком «126» (см. письмо ГФСУ от 04.04.2016 г. № 7309/6/99-95-42-02-16).

И еще один важный момент. Бывает, что арендатор проводит улучшения, которые могут быть отделены от арендуемого автомобиля без его повреждения. В случае, когда до возврата транспортного средства арендодателю такие улучшения были изъяты (например, сняли установленный ранее GPS-навигатор), никакого дохода у физлица-арендодателя, конечно же, не возникнет. А значит, не будет и НДФЛ.

ВС. Если возникает налогооблагаемый доход, появляется и объект обложения ВС по ставке 1,5 % (п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ). Налоговым агентом плательщика налога, как и в случае с НДФЛ, выступает предприятие-арендатор.

При этом обратите внимание: в случае неденежной выплаты (в частности, в виде бесплатно полученных работ по капремонту или улучшению арендованного автомобиля) ВС рассчитываем от «чистой» стоимости такой выплаты, без каких-либо «натуральных» коэффициентов. Именно на таком подходе настаивают налоговики (см., в частности, письмо ГФСУ от 08.06.2016 г. № 12626/6/99-99-13-02-03-15).

ЕСВ. Напомним, что в базу обложения ЕСВ входят такие выплаты физлицу (не субъекту предпринимательской деятельности): заработная плата, больничные, декретные, а также вознаграждение за выполнение работ (предоставление услуг) по гражданско-правовым договорам (ч. 1 ст. 7 Закона № 2464). Отношения, возникающие при заключении договора аренды, в соответствии с ГКУ не имеют признаков правоотношений, регулирующих выполнение работ или предоставление услуг. С этим соглашаются и фискалы, о чем свидетельствует их разъяснение, размещенное в подкатегории 301.03 БЗ. Поэтому

доход физлица в виде арендной платы ЕСВ не облагается

Выше мы с вами выяснили, что в случае проведения арендатором текущего ремонта арендуемого автомобиля доход у арендодателя не возникает. А если нет дохода, то и ЕСВ взимать не с чего.

При капитальном ремонте транспортного средства за счет арендатора или проведении им улучшений доход у физлица-арендодателя возникнуть может. Однако в базу взимания ЕСВ он все равно не попадет. Ведь такой доход у физлица возник не в рамках трудовых отношений и не в связи с выполнением этим лицом работ (услуг).

Пример 1.1. Предприятие заключило с физлицом (неработником предприятия) договор аренды автомобиля сроком на 2 года. Стоимость транспортного средства, указанная в договоре, — 600000,00 грн. Автомобиль используется для сбыта продукции. В текущем месяце были понесены следующие расходы, связанные с использованием автомобиля:

— арендная плата — 1800,00 грн.;

— расходы на бензин — 3000,00 грн. (в том числе НДС — 500,00 грн.).

Как операции, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, отразить в учете, см. в табл. 1.1.

Таблица 1.1. Учет аренды автомобиля у физлица (неработника предприятия)

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция счетов

Сумма, грн.

Дт

Кт

1

Получен автомобиль согласно договору аренды (составлен акт приемки-передачи)

01

600000,00

2

Начислена арендная плата за месяц

93

685

1800,00

3

Начислен НДФЛ (1800,00 грн. х 18 % : 100 %)

685

641/НДФЛ

324,00

4

Начислен ВС (1800,00 грн. х 1,5 % : 100 %)

685

642/ВС

27,00

5

Уплачен НДФЛ в бюджет

641/НДФЛ

311

324,00

6

Уплачен ВС в бюджет

642/ВС

311

27,00

7

Перечислена арендная плата на банковский счет физлица (1800,00 грн. — 324,00 грн. — 27,00 грн.)

685

311

1449,00

8

Оплачены расходы на ГСМ (бензин)

371

311

3000,00

9

Отражен налоговый кредит по НДС (при наличии зарегистрированной в ЕРНН налоговой накладной)

644/1

644

500,00

641/НДС

644/1

500,00

10

Получен бензин от поставщика

203

631

2500,00

11

Списан налоговый кредит по НДС

644

631

500,00

12

Произведен зачет задолженностей

631

371

3000,00

13

Списан бензин на расходы на основании подтверждающих документов

93

203

2500,00

14

Возвращен автомобиль арендодателю по окончании срока аренды

01

600000,00

1.2. Ссуда автомобиля

Юридические нюансы

Правовые аспекты договора ссуды закреплены в гл. 60 ГКУ. Причем к этому договору также применяются положения гл. 58 ГКУ о найме (аренде) (ч. 3 ст. 827 ГКУ). То есть ссуда и аренда — похожие правовые конструкции, но есть между ними и отличия.

В чем же суть ссуды? Согласно ч. 1 ст. 827 ГКУ по договору ссуды одна сторона (ссудодатель)бесплатно передает или обязуется передать второй стороне (пользователю) вещь для пользования в течение установленного срока. При этом пользование вещью считается бесплатным, если стороны прямо договорились об этом или если это следует из сути отношений между ними (ч. 2 ст. 827 ГКУ).

Поэтому если вы заключаете договор ссуды, то прямо укажите в нем о безвозмездности пользования вещью. Иначе такие отношения могут быть признаны арендными.

Договор ссуды составляют исключительно в письменной форме (ч. 2 ст. 828 ГКУ).

Кроме того, в общем случае договор ссуды транспортного средства, в котором хотя бы одна из сторон является физическим лицом, должен быть нотариально заверен. Исключение составляет ссуда наземных самоходных транспортных средств, к которым как раз и относится автомобиль. А значит, заверять нотариально договор ссуды автомобиля, если ссудодателем является физлицо, не нужно (см., например, определение Винницкого апелляционного админсуда от 07.04.2015 г. по делу № 822/59/15).

Как и в случае с арендой, нельзя допускать, чтобы договор ссуды от обеих сторон (как ссудодатель и как пользователь) подписывал один и тот же человек

Таким образом, если автомобиль в бесплатное пользование передает директор предприятия, то он должен делегировать право подписи от имени предприятия другому работнику.

Помимо бесплатности, отличительной чертой договора ссуды по сравнению с договором аренды является то, что ссудодатель может требовать его расторжения и возврата автомобиля в собственное пользование в любое время до истечения срока действия договора, если (ч. 2 ст. 834 ГКУ):

1) в связи с непредвиденными обстоятельствами вещь стала нужной ему самому;

2) пользование вещью не соответствует ее назначению и условиям договора;

3) вещь самовольно передана в пользование другому лицу;

4) в результате небрежного обращения с вещью она может быть уничтожена или повреждена.

Подробнее с правовыми аспектами договора ссуды, а также с отражением таких операций в бухгалтерском и налоговом учете предприятия-пользователя вы можете ознакомиться в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 24.

Налогообложение физлица-ссудодателя

НДФЛ, ВС и ЕСВ. Сам по себе договор ссуды не предполагает каких-либо доходов у физлица-ссудодателя. Ведь пользование автомобилем по этому договору является безвозмездным.

Что касается расходов на содержание, ремонты и улучшения предмета ссуды, то здесь ситуация такая же, как и в случае с арендой автомобиля (см. с. 6).

Как операции, связанные с эксплуатацией автомобиля, полученного по договору ссуды, отразить в учете, проиллюстрируем на примере. …

Другие материалы из «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 76:
Арендуем недвижимое имущество
Покупаем движимое имущество
Закупаем сельхозпродукцию у населения
Покупаем недвижимость у физлица
Занимаем деньги физлицу
Безвозвратная финансовая помощь
Выплачиваем пассивные доходы
Выплата дохода физлицу-комитенту
Физлицо выполняет работы (предоставляет услуги)
Выплаты предпринимателям
Выплачиваем доходы иностранцам

Подписаться на «Налоги и бухгалтерский учет»

Существуют два вида договоров аренды транспортных средств аренда с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации и без такового.

Аренда транспортного средства с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации. Эта разновидность договора аренды транспортных средств еще называется «Договор аренды транспортного средства с экипажем».

По такому договору арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению транспортным средством и по его технической эксплуатации. При этом арендодатель обязан:

— поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду транспортного средства (осуществлять текущий и капитальный ремонт, предоставлять необходимые запчасти и т.д.);

— оплачивать услуги членов экипажа и нести расходы на их содержание. Члены экипажа являются работниками арендодателя;

— застраховать транспортное средство и ответственность за ущерб, который может быть им причинен в процессе эксплуатации;

— нести ответственность за вред, причиненный третьим лицам арендованным транспортным средством, его оборудованием, устройствами и механизмами.

На арендатора обычно возлагаются расходы на оплату топлива и других материалов, расходуемых при работе транспортного средства. Арендатор может сдать арендуемое транспортное средство в субаренду, заключить с третьим лицом договор перевозки.

Схема бухгалтерских записей по аренде транспортного средства с экипажем

дебет счета 001 «Арендованные основные средства» — автомобиль передан в организацию по договору аренды;

дебет счета 26 «Общехозяйственные затраты»

кредит счета 76 субсчет «Расчеты с арендодателем» — начислена арендная плата и плата за услуги по управлению автомобилем;

дебет счета 76 субсчет «Расчеты с арендодателем»

кредит счета 68 «Расчеты с бюджетом» субсчет «Расчеты по НДС»

кредит счета 69 «Расчеты по социальному страхованию» — начислены налоги на оказанную услуги и на зарплату водителя по договору аренды транспортного средства с экипажем.

дебет счета 26 «Общехозяйственные затраты»

кредит счета 10 «Материалы», субсчет «Топливо»

кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 97 «Расходы будущих периодов» — списаны расходы по использованному ГСМ, страхованию, проведенному ремонту

Договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации (Договор аренды транспортного средства без экипажа) регулируется статьями 613-620 Гражданского кодекса и должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока. По условиям этого договора арендатор в течение всего срока аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта; своими силами осуществлять управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую.

Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией.

Если договором аренды транспортного средства без экипажа не предусмотрено иное, арендатор вправе без согласия арендодателя сдавать арендованное транспортное средство в субаренду на условиях договора аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа; от своего имени заключать с третьими лицами договоры перевозки и иные договоры, если они не противоречат целям использования транспортного средства, указанным в договоре аренды, а если такие цели не установлены, — назначению транспортного средства.

Схема бухгалтерских записей по аренде транспортного средства без экипажа

Дебет счета 97 «Расходы будущих периодов”

Дебет счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям”

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками” , 76 «расчеты с дебиторами и кредиторами” — предъявлен счет за аренду автомобиля и на сумму налога на добавленную стоимость

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками” 76-3 «Прочие дебиторы и кредиторы”

Кредит счета 51 «Расчетный счет” — проводится оплата аренды автомобиля

Дебет счета 20 «Основное производство”, 26 «Общехозяйственные затарты”, 44 «Расходы на реализацию”

Кредит счета 97″Расходы будущих периодов” — ежемесячно равными долями списывается арендный платеж

Дебет счетов 20 «Основное производство”,26 «Общехозяйственные затарты”, и др.

Кредит счетов 10 «Материалы”, 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда” , 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению” ,68 «Расчеты с бюджетом” — отражаются расходы по эксплуатации (расход ГСМ, затраты по текущему и капитальному ремонту, техническому обслуживанию, оплата труда водителей с отчислениями)

Договор использования личного автомобиля в служебных целях

Статьей 106 Трудового кодекса Республики Беларусь определено, что работники, использующие свои транспортные средства для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем. Такая договоренность оформляется договором.

При оформлении такого договора одновременно должно быть соблюдено как минимум три условия:

Сторона договора — работник организации, то есть он работает по трудовому договору, а не по договору подряда, который регулируется ГК. Данный работник может работать по совместительству, поскольку совместитель также оформляется по трудовому договору;

Автомобиль должен принадлежать данному работнику. На практике встречаются случаи, когда автомобиль не находится в собственности гражданина, но у него есть генеральная доверенность. В этом случае автомобиль можно рассматривать как принадлежащий работнику.

Работник использует автомобиль для выполнения своих трудовых обязанностей т. е. он сам в рабочее время находится за рулем указанного автомобиля, а не передает его кому-то.

Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды. В случаях, когда договором они не определены, считается, что установлены порядок, условия и сроки, обычно применяемые при аренде аналогичного имущества при сравнимых обстоятельствах.

Пунктом 2 статьи 585 ГК предусмотрено, что арендная плата устанавливается за все арендуемое имущество в целом или отдельно по каждой из его составных частей в виде:

1) определенных в твердой сумме платежей, вносимых периодически или единовременно;

2) установленной доли полученных в результате использования арендованного имущества продукции, плодов или доходов;

3) предоставления арендатором определенных услуг;

4) передачи арендатором арендодателю обусловленной договором вещи в собственность или в аренду;

5) возложения на арендатора обусловленных договором затрат на улучшение арендованного имущества.

Стороны могут предусматривать в договоре аренды сочетание указанных форм арендной платы или иные формы оплаты аренды, если иное не установлено законодательством.

Необходимо отметить, что гражданское законодательство никак не ограничивает стороны договора аренды в определении размера арендной платы.

Законодательство предусматривает определенные обязательные правила в этой области, но касаются они лишь случаев сдачи в аренду государственного имущества, как, например, в случае с Положением о порядке определения размеров арендной платы при сдаче в аренду оборудования, транспортных средств, находящихся в государственной собственности, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 23.10.2009 N 518 (вступает в силу с 01.01.2010).

Затраты на ГСМ, израсходованные на автомобиль работника, используемый им в служебных целях в рамках трудового законодательства, если такие затраты в соответствии с условиями договора осуществляются за счет средств организации либо возмещаются работнику, включаются по нормам в состав затрат на производство и реализацию продукции (работ, услуг) в качестве расходов на топливо при условии их соответствующего документального подтверждения путевыми листами, чеками на заправку, авансовыми отчетами и т.д.

Следует помнить, что при выплате работнику дохода в виде арендной платы либо компенсации за износ автомобиля, используемого в служебных целях, организация должна удержать из него подоходный налог по ставке 12% (ст. 173 НК). При этом ни сумма арендной платы, ни компенсация не является объектом для начисления обязательных страховых взносов по профессиональному пенсионному страхованию, в Фонд социальной защиты населения и Белгосстрах.

Расходы на ГСМ, страхование, мойку, автостоянку, ремонт, а также иные аналогичные расходы, если их согласно договору аренды (ссуды) осуществляет арендатор (ссудополучатель), учитываются в том же порядке, что и по собственным автомобилям организации, т.е. включаются в себестоимость товаров (работ, услуг).

Если же расходы по содержанию автомобиля должен осуществлять работник (арендодатель), а организация вопреки условиям договора произвела их за свой счет, то такие расходы являются внереализационными и в налогообложении прибыли не участвуют.

Кроме того, расходы, произведенные организацией в пользу работника, признаются его доходом, подлежащим обложению подоходным налогом (ст. 157 НК).

Помимо перечисленных «классических» расходов на практике возникают ситуации, когда арендатор вносит улучшения в арендованный автотранспорт, например устанавливает газовое оборудование или сигнализацию. Если такие улучшения не могут быть отделены от автомобиля, то по окончании срока договора аренды (безвозмездного пользования) они передаются арендодателю (ссудодателю), т.е. работнику, которому принадлежит автомобиль. В случае если стоимость улучшений работником не возмещается, они признаются его доходом и являются объектом обложения подоходным налогом с физических лиц (ст. 157 НК). Кроме того, данная передача выступает объектом обложения НДС (ст. 93 НК). При возмещении работником стоимости улучшений налоговой базой НДС является их возмещаемая стоимость, а при безвозмездной передаче — их остаточная стоимость (ст. 97 НК).

Организации необходимо взять у физического лица в аренду машину с экипажем.
Возможно ли это, или арендодатель должен иметь статус ИП? В этом случае необходимо ли водителю перед выходом в рейс проходить медосвидетельствование?

3 сентября 2019

Граждане и юридические лица свободны в заключении договора (п. 1 ст. 421 ГК РФ). В соответствии с положениями ст. 632 ГК РФ по договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации. При этом со стороны арендодателя могут выступать как физические лица, так и юридические лица.
Согласно п. 2 ст. 635 ГК РФ члены экипажа передаваемого в аренду транспортного средства являются работниками арендодателя и подчиняются его распоряжениям, относящимся к управлению и технической эксплуатации, а также распоряжениям арендатора, касающимся коммерческой эксплуатации транспортного средства. По нашему мнению, сама по себе указанная норма не исключает возможности для арендодателя — физического лица управлять автомобилем, переданным в аренду, в качестве члена экипажа. Вместе с тем из ст. 2 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее — Закон N 196-ФЗ) следует, что водитель, т.е. лицо, управляющее транспортным средством, может управлять транспортным средством если не в личных целях, то только в качестве работника или индивидуального предпринимателя.
В связи с чем полагаем, что управлять собственным транспортным средством в качестве члена экипажа в рамках договора аренды транспортного средства с экипажем, заключенного с организацией, арендодатель — физическое лицо (как являясь работником арендатора, так и не являясь им) может только в качестве индивидуального предпринимателя. В таком случае удовлетворяются требования гражданского законодательства и законодательства об обеспечении безопасности дорожного движения на территории Российской Федерации.
Вместе с тем на практике заключение с физическим лицом, в том числе с сотрудником, договора аренды транспортного средства с экипажем практикуется повсеместно*(1).
Если организация решит оформить договор аренды транспортного средства с экипажем с физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем, следует учесть следующее.
Пункт 1 ст. 20 Закона N 196-ФЗ устанавливает обязанности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, в том числе организовывать в соответствии с требованиями названного федерального закона, Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» проведение обязательных медицинских осмотров и мероприятий по совершенствованию водителями транспортных средств навыков оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях.
В соответствии с п. 1 ст. 23 Закона N 196-ФЗ медицинское обеспечение безопасности дорожного движения включает в себя предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры.
Пунктом 3 той же статьи предусмотрено, что обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства, за исключением водителей, управляющих транспортными средствами, выезжающими по вызову экстренных оперативных служб. Обязательные послерейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства, если такая работа связана с перевозками пассажиров или опасных грузов. Указанные медицинские осмотры проводятся за счет средств работодателя (п. 5 ст. 23 Закона N 196-ФЗ).
Требование о прохождении обязательных медицинских осмотров распространяется на индивидуальных предпринимателей в случае самостоятельного управления ими транспортными средствами, осуществляющими перевозки (п. 4 ст. 23 Закона N 196-ФЗ).
Формально из п.п. 3, 4 и 5 ст. 23 Закона N 196-ФЗ следует, что обязанность проходить медицинские осмотры, в том числе предрейсовые и послерейсовые, распространяется только на индивидуальных предпринимателей и на лиц, работающих по трудовому договору. Однако мы полагаем, что по смыслу ст.ст. 20 и 23 Закона N 196-ФЗ медицинские осмотры в установленных случаях обязаны проходить все лица, управляющие транспортными средствами в интересах юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих деятельность по эксплуатации транспортных средств, независимо от оснований возникновения правоотношений между водителями и лицами, которые осуществляют эту деятельность. По нашему мнению, арендодатель, оказывающий услуги по управлению грузовым автомобилем, не может быть освобожден от обязанности по прохождению предварительных и послерейсовых медицинских осмотров на том основании, что он не является работником арендатора или индивидуальным предпринимателем.
Причем, поскольку коммерческая эксплуатация автомобиля (то есть деятельность, связанная с эксплуатацией этого транспортного средства) осуществляется арендатором, полагаем, что по смыслу приведенных норм обязанность по организации проведения предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров (поскольку их проведение в настоящей ситуации является обязательным) лица, управляющего арендованным автомобилем, возлагается на организацию-арендатора.
Косвенное подтверждение этому мнению можно обнаружить и в судебной практике. Так, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 26.11.2010 по делу N А70-3549/2010 отметил, что лицо, использующее транспортное средство на праве аренды, признается владельцем транспортного средства, следовательно, осуществляя деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, оно обязано организовывать и проводить медицинские осмотры водителей. А Пятый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 10.12.2014 N 05АП-14405/14 пришел к выводу о том, что лицо, от чьего имени фактически осуществляется перевозка груза, признается лицом, осуществляющим эксплуатацию транспортного средства, в связи с чем независимо от распределения прав и обязанностей сторон по гражданско-правовому договору (договор субаренды транспортного средства с экипажем) не освобождается от обязанностей, возникающих при вступлении его в правоотношения, связанные с обеспечением безопасности дорожного движения.
Таким образом, при заключении договора аренды транспортного средства с экипажем с физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем, обязанность по организации и проведению медицинских осмотров водителя арендованного транспортного средства (независимо от того, будет ли он являться работником организации или нет) будет лежать на организации-арендаторе.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ложечникова Елена

Ответ прошел контроль качества

16 августа 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Смотрите, например:
— Вопрос: Организация, применяющая общую систему налогообложения, заключила с физическим лицом, не являющимся ИП, договор аренды транспортного средства с экипажем.
Можно ли расходы на содержание транспортного средства (топливо и др.) включить в арендную плату? Какие документы необходимы для подтверждения расходов организации в целях налога на прибыль? Обязательно ли оформлять путевые листы с указанием маршрута движения? Обязательна ли отметка о медицинском осмотре? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2017 г.)
— Вопрос: Организация ежемесячно заправляет по топливной карте личные транспортные средства сотрудников (главный инженер, прораб, инженер по охране труда и т.д.). Сотрудники используют личный транспорт в производственных целях (несколько строительных объектов), не в рамках командировок. Организация не является автотранспортной. Использование личного транспорта в служебных целях планируется оформить договором аренды или договором безвозмездного пользования. Можно ли списать ГСМ на затраты в целях налогообложения (налог на прибыль) с учетом возможных последствий по НДФЛ и страховым взносам? Нужны ли при этом приказы, распоряжения, договоры? Какой документооборот должен быть в данной ситуации? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2018 г.)
— Вопрос: Организация (арендатор) и работник (арендодатель) заключили договор аренды транспортного средства с экипажем. Необходимо ли работнику проходить предрейсовые медосмотры и вести путевые листы в этом случае? Каким образом организация и ее работник могут оформить использование работником личного автомобиля для служебных поездок, не прибегая к заключению с ним договора аренды транспортного средства? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2019 г.)
— Вопрос: Организация (арендатор) заключила с физическим лицом договор аренды грузового автомобиля. Физическое лицо — арендодатель по договору не выступает в качестве ИП, не является работником арендатора. Предполагается, что услуги по управлению транспортным средством арендодатель будет оказывать лично. Кто при договоре аренды с экипажем между арендодателем — физическим лицом и арендатором — юридическим лицом несет ответственность за несоблюдение режима труда и отдыха водителя? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2015 г.)

Организация находится на ОСНО. Генеральный директор использует личный автомобиль для работы. Он планирует приобрести топливные карты и оплачивать бензин за счет компании.
Нужны ли будут в данном случае путевые листы? Как это отражается в бухгалтерском и налоговом учете?

26 августа 2019

При использовании личного автомобиля в служебных целях отношения сотрудника с организацией могут быть оформлены одним из следующих способов:
— выплата компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля (ст. 188 ТК РФ);
— аренда транспортного средства с экипажем либо без экипажа (ст.ст. 632, 642 ГК РФ);
— безвозмездное использование автомобиля (ст. 689 ГК РФ).
Рассмотрим каждый из вариантов применительно к рассматриваемой ситуации.

1. Компенсация за использование личного ТС

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества, в том числе ТС, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) ТС, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Налог на прибыль

В целях главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ) с учетом требований п. 1 ст. 252 НК РФ.
На основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей работников установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Суммы компенсаций сверх этих лимитов не могут уменьшать облагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ)*(1).

НДФЛ

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Освобождению от обложения НДФЛ подлежат в том числе и суммы возмещения ГСМ в связи с использованием личного ТС работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора (смотрите, например, письма Минфина России от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 05.12.2017 N 03-04-06/80616, от 24.11.2017 N 03-04-05/78097, от 26.09.2017 N 03-04-06/62152).
При этом должны иметься документы, подтверждающие нахождение в собственности налогоплательщика используемого имущества, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письма Минфина России от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 05.12.2017 N 03-04-06/80616, от 20.04.2015 N 03-04-06/22274). Например, к документам, подтверждающим произведенные плательщиком расходы на ГСМ, можно отнести путевые (маршрутные) листы, авансовые отчеты с приложением чеков АЗС и др. (письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).

Страховые взносы

Все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами, установленными НК РФ (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Таким образом, не подлежит обложению страховыми взносами установленная ст. 188 ТК РФ компенсация, выплачиваемая организацией работнику за использование им личного автотранспорта в служебных целях, в размере, определяемом соглашением между организацией и таким работником (письмо Минфина России от 23.10.2017 N 03-15-06/69146, постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2014 N Ф09-2371/14 N А76-15717/2013).
Полагаем, что данные положения распространяются и на возмещение расходов работников на приобретение ГСМ, связанных с использованием личного ТС, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником (смотрите письмо Минтруда России от 25.07.2014 N 17-3/В-347). При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности (письма Минфина России от 12.09.2018 N 03-04-06/65168, от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, ФНС от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).

2. Договор аренды транспортного средства без экипажа

В соответствии со ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.
В силу ст. 645 ГК РФ арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую.
Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ). Соответственно, расходы, связанные с исполнением этой обязанности арендатора, могут распределяться между арендатором и арендодателем любым образом по соглашению сторон. Если соответствующего условия договор не содержит, эти расходы возлагаются на арендатора (абзац 2 п. 4 ст. 421 ГК РФ).

Налог на прибыль

Предусмотренная договором аренды транспортного средства арендная плата относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией товаров, работ или услуг, согласно пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России от 29.11.2006 N 03-03-04/1/806). В общем случае датой отражения арендной платы является дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров. Если данное условие отсутствует, полагаем, расходы можно учесть в последний день отчетного периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Арендатор вправе учесть расходы, связанные с использованием арендованного имущества, в целях налогообложения прибыли, подтвердив их соответствующими документами (письмо Минфина России от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780).
Факт арендных правоотношений можно подтвердить такими документами, как договор аренды, акты приема-передачи имущества от арендодателя арендатору и обратно, соответствующие платежно-расчетные документы.

НДФЛ

Доходы физического лица, полученные от сдачи автомобиля в аренду, признаются объектом налогообложения и подлежат обложению НДФЛ. Налогообложение физического лица, являющегося резидентом РФ, производится по ставке в размере 13% (пп. 4 п. 1 ст. 208, ст. 210, п. 1 ст. 224 НК РФ).
При этом организация при выплате денежных средств физическому лицу за аренду транспортного средства (вне зависимости от вида договора аренды) является налоговым агентом и обязана удержать у налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ, а также представить в налоговый орган сведения о выплаченных арендодателю доходах (п. 1 ст. 226 НК РФ, п. 2 ст. 230 НК РФ, письма Минфина России от 07.11.2011 N 03-04-06/3-298, ФНС России от 01.11.2010 N ШС-37-3/14584@, УФНС России по г. Москве от 23.09.2010 N 20-15/3/100407).

Страховые взносы

В соответствии с п. 4 ст. 420 НК РФ не признаются объектом обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), и договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав).
Отметим, что норма п. 4 ст. 420 НК РФ практически идентична по содержанию правилу части 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ), утратившего силу с 01.01.2017.
По вопросу применения этого правила Минздравсоцразвития России в письме от 12.03.2010 N 550-19 разъяснило, что к договорам, связанным с передачей в пользование имущества (имущественных прав), относятся договоры аренды имущества, включая транспортные средства. Следовательно, арендная плата, установленная договором аренды транспортного средства без экипажа, заключенным между организацией и ее работником, и выплачиваемая работнику, не является объектом обложения страховыми взносами согласно части 3 ст. 7 Закона N 212-ФЗ.
Суды также неоднократно высказывали мнение о том, что сумма арендной платы по договору аренды транспортного средства, не предусматривающего оказание за плату услуг по управлению этим транспортным средством, страховыми взносами не облагается на основании части 3 ст. 7 Закона N 212-ФЗ (смотрите, например, постановления АС Западно-Сибирского округа от 06.02.2017 N Ф04-7008/17, АС Волго-Вятского округа от 22.01.2016 N Ф01-5656/15, АС Центрального округа от 27.05.2015 N Ф10-1303/15, Седьмого арбитражного апелляционного суда от 02.12.2016 N 07АП-10355/16).
По нашему мнению, приведенный правовой подход применим и к п. 4 ст. 420 НК РФ в силу идентичности его содержания норме части 3 ст. 7 Закона N 212-ФЗ. Следовательно, в рассматриваемом случае суммы арендной платы по договорам аренды страховыми взносами не облагаются.
Согласно п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (в редакции Федерального закона от 29.12.2015 N 394-ФЗ, вступившего в силу с 01.01.2016) объектом обложения страховыми взносами по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (далее — страховые взносы от НС и ПЗ) признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые страхователями в пользу застрахованных в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых являются выполнение работ и (или) оказание услуг, договора авторского заказа, если в соответствии с указанными договорами заказчик обязан уплачивать страховщику страховые взносы.
Гражданское законодательство не относит договор аренды к договорам, предметом которых является оказание услуг (п. 2 ст. 779 ГК РФ). Обязательством арендодателя по этому договору является не оказание услуг, а предоставление имущества во владение (владение и пользование). Поэтому упомянутые в вопросе выплаты не облагаются и страховыми взносами от НС и ПЗ.

3. Безвозмездное пользование

По договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором (п. 1 ст. 689 ГК РФ).
Налогоплательщик, получающий по договору в безвозмездное пользование имущество, включает в состав внереализационных доходов доход в виде безвозмездно полученного права пользования имуществом, определяемый исходя из рыночных цен на аренду идентичного имущества (п. 8 ст. 250, п. 2 ст. 248 НК РФ, письма Минфина России от 14.06.2017 N 03-03-07/36870, от 17.02.2016 N 03-03-06/1/8746).

Налог на прибыль

Ссудополучатель обязан поддерживать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, и нести все расходы на ее содержание, если иное не предусмотрено договором безвозмездного пользования (ст. 695 ГК РФ).
Соответственно, организация вправе отнести к расходам для целей налогообложения прибыли расходы, связанные с использованием и содержанием имущества, полученного в безвозмездное пользование, при условии соответствия таких расходов критериям, установленным ст. 252 НК РФ. Расходы на ГСМ учитываются в том же порядке, как и при заключении договора аренды.

НДФЛ и страховые взносы

При передаче транспортного средства по договору безвозмездного пользования у физического лица не возникает доходов (экономической выгоды ? п. 1 ст. 41 НК РФ), облагаемых НДФЛ. Отсутствуют в таком случае выплаты и иные вознаграждения, признаваемые объектом обложения страховым взносами в соответствии с п. 1 ст. 420 НК РФ.
Отметим, что существуют определенные риски, которые могут привести к переквалификации договора безвозмездного использования ТС, например, в договор аренды с экипажем, вследствие чего ФНС могут быть доначислены страховые взносы, НДФЛ, пени и санкции за их несвоевременную уплату.

4. Использование топливных карт и путевых листов

Затраты на приобретение бензина по топливным картам не признаются для целей налогового учета в полном размере ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки бензина (приобретение карты), ни в момент отгрузки бензина покупателю в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина. Это связано с тем, что заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала автозаправочной станции только подтверждает факт приобретения материальных ценностей в виде бензина, но не подтверждает факт использования бензина определенным автомобилем для определенных целей. Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист (письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@).
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152.
В письме Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354 указано, что порядок, предусмотренный приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, обязателен для применения организациями автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта в том числе для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли организаций. Организации, на которых положения приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 не распространяются, могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения. При этом налогоплательщик также вправе использовать иные документы, подтверждающие произведенные расходы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ.
В рассматриваемой ситуации организация не является автотранспортной, поэтому она может использовать путевой лист по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, либо разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». По вопросу оформления путевых листов также советуем ознакомиться с рекомендуемым материалом.
Представители Минфина России и налоговых органов также указывают, что основанием для учета расходов на ГСМ являются путевые листы и документы о приобретении топлива и смазочных материалов: кассовые и товарные чеки, товарные накладные и другие (смотрите письма Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6, от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@, от 30.01.2009 N 19-12/007413@, от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 20.09.2005 N 20-12/66690).

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта;
— Энциклопедия решений. Учет горюче-смазочных материалов;
— Энциклопедия решений. Учет компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях;
— Энциклопедия решений. Безвозмездное пользование транспортным средством;
— Энциклопедия решений. Путевой лист;
— Вопрос: Работники организации (генеральный директор, служба безопасности) используют личные транспортные средства в служебных целях. При этом сотрудники сами управляют транспортным средством и самостоятельно оплачивают расходы на бензин. По итогам месяца организация оплачивает работникам фактические расходы на приобретение ГСМ. В трудовых договорах данных работников нет указания на разъездной характер работы. Как лучше оформить отношения с работниками в данной ситуации: как договор безвозмездного использования транспортного средства или как компенсацию за использование личного транспортного средства? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2019 г.)
— Вопрос: Организация ежемесячно заправляет по топливной карте личные транспортные средства сотрудников (главный инженер, прораб, инженер по охране труда и т.д.). Сотрудники используют личный транспорт в производственных целях (несколько строительных объектов), не в рамках командировок. Организация не является автотранспортной. Использование личного транспорта в служебных целях планируется оформить договором аренды или договором безвозмездного пользования. Можно ли списать ГСМ на затраты в целях налогообложения (налог на прибыль) с учетом возможных последствий по НДФЛ и страховым взносам? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2018 г.)
— Вопрос: Отдельным сотрудникам, в том числе генеральному директору (ООО на УСН («доходы»), по трудовым договорам — разъездной характер работы), использующим принадлежащие им на праве собственности легковые автомобили, приказом руководителя выплачивается ежемесячная компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях в размере 1000 руб. и возмещаются расходы на ГСМ, а также оплачиваются другие расходы, включая обязательное добровольное страхование, все виды ремонта и техническое обслуживание автомобиля. Подлежат ли данные выплаты обложению НДФЛ и другими обязательными страховыми платежами? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2018 г.)
— Вопрос: Организация (общая система налогообложения) заключила договор аренды автомобиля без экипажа с сотрудником организации. Сотрудник работает в штате организации в должности водителя. Арендуемый автомобиль в собственности сотрудника. Возможен ли вариант выплаты компенсации сотруднику за использование собственного автомобиля? Можно ли отнести стоимость компенсации или арендной платы на расходы в целях налогообложения прибыли и исчисления с этих сумм НДФЛ и взносов? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2017 г.)
— Вопрос: Каковы способы оформления отношений организации с сотрудником при использовании им личного автомобиля в служебных целях? Как правильно компенсировать сотруднику затраты на топливо (бухгалтерский и налоговый учет)? Возможно ли учесть расходы на ГСМ, если отношения с сотрудником по использованию личного автомобиля в служебных целях не оформлены или имеется только приказ по организации по использованию автомобиля сотрудника? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2015 г.)
— Вопрос: Организация не является автотранспортной. Какова периодичность оформления путевых листов легкового автомобиля, используемого директором организации, которые ранее выписывались один раз в месяц? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2019 г.)
— Вопрос: Юридическое лицо — сельскохозяйственный производственный кооператив эксплуатирует собственный легковой и грузовой транспорт. Легковой транспорт используется специалистами без водителя (например, заместитель руководителя, главные специалисты) ежедневно для осуществления должностных обязанностей. Возможно ли с учетом положений приказа Минтранса в новой редакции с 1 марта 2019 года выписывать недельные или месячные путевые листы? В каких случаях? Какая предусмотрена ответственность в случае нарушения сроков в путевых листах? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2019 г.)
— Пример заполнения Путевого листа легкового автомобиля, разработанный с учетом положений приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (в редакции с 1 марта 2019 г.) (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ, март 2019 г.);
— Компенсация за использование личного транспорта: налоги, взносы, учет (В. Федорович, журнал «Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии (720 часов)», N 1, январь 2019 г.);
— Личный транспорт — в служебных целях (Д. Кислов, журнал «Практическая бухгалтерия», N 10, октябрь 2018 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мозалева Наталья

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Горностаев Вячеслав

9 августа 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Оставьте комментарий