Аренда машины у физ лица проводки

Любой вид бизнеса не может существовать без автотранспорта, так как это средство передвижения, перевозка багажа, людей, строительные работы и прочие мероприятия, без которых просто невозможно нормальное функционирование предприятия. Автомобиль можно арендовать, как вести бухгалтерский и налоговый учет аренды транспортного средства, какие проводки в бухучете должен отражать бухгалтер?

Автомобиль можно не только арендовать, но и купить. В этом случае транспортное средств станет собственностью компании – организации или ИП, его приходуют в качестве основного средства на счет 01, регулярно проводят амортизационные отчисления. Бухучет основных средств при поступлении читайте в этой статье.

Если автомобиль берется в аренду, то бухучет ведется немного иным образом.

Что такое аренда автотранспорта

Аренда автомобиля – это заключение договора о временном пользовании между нанимателем и владельцем транспорта с целью его применения в личных целях.

Важно: подобное арендное соглашение в России регулируется ст. 34 ГК РФ.

Любое предприятие имеет право для реализации собственных потребностей:

  • Арендовать авто на время у лица с любым статусом (физическим, юридическим), а также у предпринимателя, с экипажем – фрахтование или без него;
  • Заключить соглашение на безвозмездной основе;
  • Компенсировать своему служащему эксплуатацию личного автомобиля в служебных целях.

Во всех перечисленных случаях ведется разный бухгалтерский и налоговый учет и происходит различного рода налоговая нагрузка. Как проводки нужно выполнять, как учитывать НДС, налог на прибыль и НДФЛ, читайте ниже.

Важно: если арендное авто предоставляет компания, то платежи связанные с эксплуатацией считается доходом, а если автомобиль берется в аренду у физического лица, например, сотрудника возникают несколько иные налоговые обязательства.

Бухгалтерский учет аренды автомобиля

Основанием для включения в бухучет данных относительно аренды авто является приемочный акт, в котором подробно отражены стоимость, пробег, итоги техосмотра, регистрационный номер основного соглашения.

При этом этот транспорт арендатору следует отметить на забалансовом счете 001, проводка имеет вид – Д001. При прекращении аренды автомобиль снимается с забалансового учета, при этом выполняется запись К001. На арендованное транспортное средство рекомендуется завести инвентарную карточку.

Обратите внимание: автомобиль, взятый в аренду, в бухучете не приходуется на баланс на 01 счет, так как не является собственностью компании. Амортизацию арендатор не начисляет.

Платежи, проведенные по использованию арендованного автомобильного транспорта, отражаются на счетах согласно той деятельности, которую ведет предприятие.

Для этого используются бухгалтерские проводки: Д 20, 23, 25, 26, 29, 44 К 60, 73, 76.

Для отражения аренды автомобиля арендатором в бухучете применяются следующие бухгалтерские проводки:

  • Д 20, 44 К 76 – проводка по начислению арендной платы;
  • Д 76 К 68 – проводка по удержанию НДФЛ с оплаты использования имущества, взятого в аренду у физического лица;
  • Д 76 К 50, 51 – проводка по оплате за эксплуатацию арендованного ТС.

Если автомобиль берется у сотрудника физического лица, то вместо счета 76 берется счет 73.

Если же арендодатель весь свой бизнес строит на сдаче автомобильного транспорта в найм, то им используются следующие бухгалтерские проводки для бухучета передачи имущества в аренду и получения дохода:

  • Д 76 К 90.1 (91.1) – проводка по отражению начисления платы за сданный в аренду автомобиль;
  • Д 51 К 76 – проводка по получению оплаты от арендатора.

Основное средство, сдаваемое в аренду, учитывается в бухучете у арендодателя на отдельном субсчете 01 счета.

Амортизацию по автомобилю продолжает начислять арендодателя, ежемесячно отражая проводки вида Д 20 (44) К 02.

Бухгалтерские проводки по учету аренды автомобиля

Таблица с проводками для арендатора и арендодателя:

Операция

Дебет

Кредит

Бухгалтерские проводки у арендатора
Отражена стоимость взятого в аренду автомобиля

001

Начислена арендная плата за авто, занятый в производственной деятельности (без учета НДС), взятый в аренду у организации (сотрудника)

20

76 (73)

Начислена арендная плата за авто, занятый в торговой деятельности (без учета НДС), взятый в аренду у организации (сотрудника)

44

76 (73)

Выделен налог из арендной платы (для организаций на ОСН)

19

76

Передана сумма арендного платежа арендодателю

76 (73)

50 (51)

Удержан НДФЛ с оплаты за аренду автомобиля, если он взят у физического лица (например, сотрудника)

73

68.НДФЛ

Автомобиля снят с учета и возвращен хозяину

001

Бухгалтерские проводки у арендодателя
Передан автомобиль в аренду

01.Аренда

01.1

Начислена плата для арендатора, если это данная операция не является обычным видом деятельности

76

91.1

Начислена плата, если сдача авто в аренду – это обычный вид деятельности арендодателя

76

90.1

Начислен НДС к уплате в бюджет

91.2 (90.2)

68.НДС

Поступление оплаты от арендатора

51

76

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Бухучет аренды автомобиля без экипажа у сотрудника

Важно: наймодатель при аренде ТС без экипажа оплачивает только расходы на техосмотр, все остальные платежи происходят за счет арендатора.

К таким платежам относятся:

  • Арендная стоимость;
  • Затраты, связанные с восстановлением;
  • Заправка авто;
  • Страхование машины;
  • Оплата парковочного места.

Все эти платежи причисляются к расходам и учитываются при вычислении налогов с доходов. Кроме прочего эти платежи должны иметь подтверждение в качестве платежных документов, чтобы их доступно было использовать в бухгалтерском учете и принять к уменьшению налогооблагаемой базы в налоговом учете

Бухгалтерский учет операций по аренде с проводками рассмотрен выше, ниже предлагаем рассмотреть пример, когда владелец автомобиля – сотрудник организации.

Пример бухучета аренды ТС без экипажа у сотрудника

Предприятием арендован автомобиль без экипажа у сотрудника на 1 месяц стоимостью 500 000 рублей.

При этом наниматель несет полностью все обязательные расходы, среди которых:

  • Арендная плата – 10 000 рублей;
  • ГСМ – 600 рублей.

Со всех этих платежей выполняются соответствующие отчисления, что имеет отражение в бухучете.

Арендатором выполняются следующие бухгалтерские проводки:

Сумма

Бухгалтерская операция Дебет

Кредит

500000

Машина сотрудника принята к учету на забалансовый счет

001

10000

Начислена плата за пользование ТС сотрудника

26

73

1300

Удержан НДФЛ с дохода сотрудника в виде арендной платы

73

68

8700

Арендная плата выдана сотруднику из кассы за минусом подоходного налога

73

50

508,5

Учтен ГСМ (по стоимости без налога)

10

60

91,5

Высчитан НДС по топливу

19

60

91,5

Принят НДС к вычету

68

19

508,5

Топливо списано

26

10

508,5

Учтены расходы

90

26

500000

Автомобиль возвращен сотруднику

001

Налоговый учет аренды автомобиля без экипажа

НДС по арендованному ТС без экипажа

Налог, входящий в стоимость арендной платы, арендатор можно учесть при налоговом учете (принять к вычету), если:

  • арендодатель предоставил счет-фактуры с выделенным НДС, оформленную согласно действующим стандартам;
  • ТС используется в операциях, сопровождающихся начислением добавленного налога;
  • имеется документ о получении в аренду автомобиля – например, акт приема-передачи.

В данном случае речь идет только о случаях, когда арендодатель не является физическим лицом без ИП.

Налог на прибыль по арендованному ТС без экипажа

Если в налоговом учете фирма арендатор применяет метод начисления (он прописан в налоговой политике), то арендные платежи включают в прочие расходы по производству и реализации, согласно пп.10 п.1 ст.264.

Данный расход признается в налоговом учете в последний день отчетного периода для налога на прибыль.

НДФЛ по арендованному автомобилю без экипажа

Если владелец транспортного средства – физическое лицо (сотрудник), то организация или ИП, арендовавшие транспорт у него, являются налоговыми агентами. Получаемый физическим лицом доход в размере арендной платы облагается НДФЛ по ставке 13%. Обязанность по удержанию и перечислению подоходного налога ложится на арендатора, при этом не важно, является ли арендодатель сотрудником организации или нет.

Налоговый учет при аренде автомобиля с экипажем

Владелец авто, сдающий его с экипажем, должен самостоятельно обслуживать транспорт, так как по факту он начинает работать на предприятие.

Важно: предприятие оплачивает только аренду и текущие расходы, к примеру такие, как покупка ГСМ для возможности эксплуатации транспорта.

В дальнейшем эти траты учитываются при расчете налогооблагаемой базы.

С целью отражения в налоговом учете подобного арендования необходимо учитывать такие факты:

Зачет НДС происходит в том же порядке, что и при аренда ТС без экипажа;

Если наймодатель – физическое лицо, зачет НДФЛ происходит по ставке 13%, в том же порядке, что и при найме средств без экипажа.

Если владелец машины – ИП или организация, то с оплаты труда водителя арендатор НДФЛ не должен удерживать.

Что касается налога на прибыль, то если владелец ТС – организация или ИП, то расходы учитываются на последнее число отчетного периода в том же порядке, что указан выше.

Если владелец – физическое лицо, например, сотрудник, то по мнению Минфина арендную плату можно поделить на 2 составляющие – за аренду автомобиля и за услуги водителя. Та часть, что платится за транспортное средство учитывается в налоге на прибыль, как указано выше – на последний день каждого отчетного периода в составе прочих расходов. Та часть, что полагается за услуги вождения и обслуживания ТС, признается:

  • расходом на оплату труда ежемесячно при методе начисления, если владелец машины не является сотрудником организации4
  • прочим расходом по реализации и производству, если владелец – сотрудник, который оказывает услуги во внерабочее время.

Страховые взносы нужно начислять только в случае, когда автомобиль арендуется у физического лица. Если арендодатель – организация или ИП, то обязанности по отчислению взносов за водителя у арендатора не возникает.

Расходы в виде страховых взносов включаются в состав прочих расходов на дату начисления.

Бухучет и бухгалтерские проводки при ремонте автомобиля и арендатора и арендодателя смотрите .

Сенин Н. К., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Вопрос:

Организация по договору аренды транспортного средства без экипажа арендует у своего работника автомобиль. Управлять им поручено тому же работнику, что он и делает, в течение дня выполняя поездки в интересах организации. Это подтверждается данными путевых листов. Облагаются ли выплаты по такому договору страховыми взносами?

Ответ:

В деятельности хозяйствующих субъектов нередко случается так, что их работники, находящиеся на определенных должностях и периодически совершающие поездки в интересах этих субъектов, используют для поездок собственные автомобили, то есть личное имущество. В соответствии со ст. 188 ТК РФ они вправе претендовать на возмещение расходов, связанных сиспользованием, износом (амортизацией) этого имущества.

Однако государство устанавливает ограничение на размеры такой компенсации. Формально можно компенсировать названные затраты в полном размере и они, являясь компенсационными, не будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Но вот на расходы по налогу на прибыль, единому налогу на УСНО или ЕСХН такие затраты можно отнести в очень небольшой сумме.

Соответствующие пределы обозначены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92:

Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя

Предельный размер компенсации в месяц, руб.

До 2 000 куб. см включительно

1 200

Свыше 2 000 куб. см

1 500

Мотоциклы

Размеры этих компенсаций, безусловно, смехотворны и далеко не отражают реальных расходов работника, использующего свой автомобиль в интересах организации. Поэтому хозяйствующие субъекты используют другой способ, позволяющий компенсировать расходы в полной сумме, которая целиком может быть отнесена на расходы в целях налогообложения. Для этого с работником заключается договор аренды транспортного средства (ТС) без экипажа.

Как обычно оформляется договор аренды транспортного средства?

В соответствии с пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ арендные платежи за арендуемое имущество относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, без ограничения.

Почему хозяйствующие субъекты предпочитают заключать именно договор аренды транспортного средства без экипажа? Данный договор подразумевает предоставление ТС во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ). В этом его отличие от договора аренды транспортного средства с экипажем (фрахтования на время), согласно которому арендодатель предоставляет арендатору ТС за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

То есть если арендодатель – физическое лицо, во втором случае договор подразумевает оказание этим лицом услуг арендодателю, в результате чего возникает объект обложения страховыми взносами.

Договор аренды транспортного средства без экипажа сам по себе не требует от арендодателя оказания каких-либо услуг, поэтому и базы для обложения страховыми взносами нет.

Почему такое оформление стало небезопасным?

Но на практике данный договор все равно может рассматриваться как договор с элементами оказания услуг – как раз в том случае, если согласно этому договору транспортным средством пользуется именно работник-арендодатель. И налогоплательщик-арендатор может быть принужден к уплате страховых взносов с сумм выплат по этому договору. Существенно, что такова позиция ВС РФ. Это видно из его Определения от 30.10.2017 № 308-КГ17-15395.

В нем рассмотрен период до 01.01.2017, когда страховые взносы начислялись в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Конечно, с указанной даты страховые взносы рассчитываются по правилам гл. 34 НК РФ, но надо признать, что нормы, которыми воспользовались арбитры в данном случае, аналогичны положениям НК РФ. Кроме того, надо иметь в виду, что согласно Федеральному закону от 03.07.2016 № 250-ФЗ органы ПФР сохранили право проводить проверки правильности начисления страховых взносов за периоды до 01.01.2017 и если у плательщика страховых взносов в то время действовал такой договор, риск доначисления взносов значителен.

В указанном определении ВС РФ поддержаны выводы нижестоящих судов, а они сводятся к следующему.

В Постановлении АС СКО от 27.06.2017 № Ф08-3727/2017 по делу № А53-27263/2016 отмечается, что работник (он же руководитель организации) заключил с организацией два договора аренды транспортного средства без экипажа (каждый – на отдельный автомобиль, принадлежащий работнику), именно он и пользовался этими транспортными средствами в служебных целях. Судьи указали на то, что применительно к договору аренды транспортного средства без экипажа арендатор своими силами осуществляет управление арендованным ТС и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую (ст. 645 ГК РФ).

В отличие от этого, по договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору ТС за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

В отношении рассмотренных договоров аренды не было выявлено, что их участники установили отдельно стоимость арендной платы за пользование имуществом и плату за объем оказанных услуг.

Работник-арендодатель лично управлял автомобилями, которые предоставил в аренду. Организация в связи с этим ссылалась на то, что у него разъездной характер работы, а должность водителя не предусмотрена штатным расписанием. Но судьи пришли к выводу о фактическом выполнении арендодателем услуг управления транспортным средством. Они поддержали доводы чиновников: совокупный анализ условий о правах и обязанностях сторон спорных договоров, а также представленных при проверке документов (путевых листов, ежемесячных актов оказанных услуг в связи с арендой автомобиля, полиса ОСАГО) свидетельствует о наличии в них признаков соглашений об аренде транспортного средства с экипажем. Во всех представленных путевых листах за рассмотренный период в качестве водителя был указан работник-арендодатель. В полисе ОСАГО отражено, что договор страхования автотранспортного средства заключен страхователем в отношении автомобиля, используемого для личных целей (а не для целей проката, краткосрочной аренды). Согласно полису единственным допущенным к управлению автотранспортным средством лицом является этот же работник, то есть больше никто не имел права управлять ТС.

Арбитры пришли к выводу, что выплаты по договорам аренды, произведенные в пользу данного работника, являются объектом для начисления страховых взносов на основании ч. 2 ст. 7 Федерального закона № 212-ФЗ (норма, аналогичная п. 2 ст. 420 НК РФ).

То есть в данном случае организация, являясь плательщиком страховых взносов, фактически заключила договор аренды транспортного средства с экипажем с физическим лицом, услуги которого и оплачивались юридическим лицом (собственником транспортного средства и лицом, управляющим им, выступало одно физическое лицо).

Важно, что аналогичную позицию занял ВС РФ. И с большой долей вероятности ее будут учитывать органы контроля (фонды) во время проверок периодов до 01.01.2017, а также налоговики, обращаясь к периодам после этой даты.

Как поступать теперь?

Итак, в подобной ситуации (когда сданным организации в аренду транспортным средством управляет сам же собственник этого имущества) целесообразнее заключать договор аренды транспортного средства с экипажем, что, надо признать, и отразит фактические взаимоотношения арендатора и арендодателя. При этом важно непосредственно в договоре показать по отдельности суммы арендной платы за ТС и услуг по управлению им.

Отметим, что в рассмотренном деле № А53-27263/2016 организация в итоге все-таки признала, что договор, по сути, является договором аренды транспортного средства с экипажем, и предложила облагать страховыми взносами лишь часть предусмотренной каждым из договоров суммы. Но поскольку эта часть в самих договорах не была обозначена, судьи решили, что облагаться страховыми взносами должна вся сумма договора.

Хотя имеется Постановление АС ВВО от 22.01.2016 № Ф01-5656/2015 по делу № А43-8503/2015, в котором при отсутствии указанного разделения в договоре аренды транспортного средства с экипажем было вынесено решение в пользу плательщика взносов. Раз нет выделенной стоимости услуг в общей стоимости договора, то нет и базы для обложения страховыми взносами – так рассудили арбитры. А в Постановлении АС ЗСО от 06.02.2017 № Ф04-7008/2017 по делу № А27-15074/2016 говорится: порядком исчисления страховых взносов не установлено если договором аренды предусмотрена единая цена, страховые взносы исчисляются с полной цены договора. Не предусматривает при заключении подобных договоров разделение арендной платы на составляющие и ГК РФ (Постановление ФАС ПО от 15.01.2013 по делу № А65-16395/2012).

Тем не менее, в свете сказанного в Определении ВС РФ от 30.10.2017 № 308-КГ17-15395 становится рискованным для плательщиков страховых взносов и далее избегать такого разделения. Позиция арбитражных судов может измениться.

Впрочем, высшие судьи ничего не решили по поводу того, каким должен быть размер этих составляющих относительно друг друга, да они и не вправе это делать. Следовательно, арендодатель и арендатор сами решают, какую сумму указать в договоре в качестве платы за услуги по управлению транспортным средством.

Практически ни одна организация независимо от осуществляемой ею деятельности не обходится без служебных разъездов. Если таких разъездов немного, организации в основном предпочитают не приобретать автомобиль в собственность, а арендовать его.

В этой статье мы расскажем, как в подобных случаях наиболее оптимально с точки зрения минимизации затрат и налогообложения оформить отношения по аренде автомобиля.

Оформить аренду можно по-разному

Гражданский кодекс предлагает на выбор два варианта оформления аренды транспортного средства: с экипажем и без.

При аренде автомобиля с экипажем арендодатель не только предоставляет арендатору за плату транспортное средство во временное владение и пользование, но и оказывает своими силами услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). При этом на арендодателя возложена обязанность по поддержанию надлежащего состояния сданного в аренду транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей (ст. 634 ГК РФ). Обязанность по страхованию автомобиля, как правило, также возлагается на арендодателя (ст. 637 ГК РФ).

Арендатор при такой аренде помимо арендной платы обычно оплачивает только текущие расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией автомобиля (ст. 636 ГК РФ).

Если же транспортное средство предоставляется в аренду без оказания услуг по его управлению и технической эксплуатации (аренда без экипажа), обязанности по поддержанию надлежащего технического состояния транспортного средства (в том числе осуществление текущего и капитального ремонта), а также его страхованию возлагаются на арендатора (ст. 644—646 ГК РФ). Помимо этих расходов арендатор оплачивает стоимость аренды автомобиля и текущие расходы, возникающие в связи с его коммерческой эксплуатацией.

В качестве арендодателя транспортного средства могут выступать как сторонние лица (в том числе физические), так и собственные сотрудники.

Таким образом, организации предстоит определиться:

— у кого арендовать автомобиль: у сторонней организации (физического лица) либо у собственного сотрудника;

— арендовать авто с экипажем или без.

Аренда автомобиля с экипажем у сторонней организации (физлица)

Аренда автомобиля с экипажем у сторонней организации (физического лица) является наиболее затратным вариантом для арендатора. Ведь, как указывалось выше, текущий и капитальный ремонт в данном случае осуществляет арендодатель, поэтому в стоимость аренды он будет закладывать и возможные свои затраты на ремонт. Кроме того, в состав арендной платы входит оплата услуг по управлению автомобилем. Так как арендодатель заинтересован в получении прибыли, стоимость этих услуг он будет рассчитывать исходя из максимальной загрузки водителя. Иными словами, стоимость услуг по управлению автомобилем будет включать в себя как минимум полную зарплату водителя за месяц и налоги, уплачиваемые с нее. Поскольку водитель подчиняется распоряжениям арендатора, касающимся только коммерческой эксплуатации транспортного средства, организация-арендатор не сможет в свободное от разъездов время поручить ему выполнение каких-либо иных поручений (п. 2 ст. 635 ГК РФ).

Таким образом, в рассматриваемой ситуации (немногочисленные служебные разъезды) данный вариант оформления арендных отношений является для организации-арендатора невыгодным с экономической точки зрения. Ведь даже если у организации нет в штате водителя (или сотрудника, имеющего водительские права), она сможет за те же деньги, которые уплачиваются арендодателю в счет оказания услуг по управлению транспортным средством, принять на работу водителя со стороны и поручить ему в свободное от разъездов время выполнение каких-либо иных служебных обязанностей.

Аренда автомобиля без экипажа у сторонней организации (физлица)

При аренде автомобиля без экипажа стоимость аренды будет ниже, поскольку она не включает в себя услуги по его управлению, а также компенсацию возможных затрат арендодателя на его ремонт. Затраты на управление автомобилем своими силами также будут ниже, поскольку у организации есть возможность оптимизировать их (например, сотрудник организации, имеющий водительские права, может совмещать свои обязанности с выполнением обязанностей водителя, получая за такое совмещение некоторую доплату).

Поскольку затраты на текущий и капитальный ремонт при данной форме аренды автомобиля несет арендатор, перед заключением договора необходимо тщательно проверить техническое состояние арендуемого авто. В противном случае затраты на ремонт могут перечеркнуть всю экономию.

В целях налогообложения прибыли арендная плата включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Расходы на текущий и капитальный ремонт арендованного автомобиля арендатор учитывает как прочие расходы и признает их в том периоде, в котором они были осуществлены в размере фактических затрат (п. 1 и 2 ст. 260 НК РФ).

Расходы на страхование отражаются в целях налогообложения прибыли в составе прочих расходов на основании ст. 263 НК РФ. При этом расходы по обязательным видам страхования включаются в состав прочих расходов в пределах страховых тарифов, утвержденных в соответствии с законодательством РФ и требованиями международных конвенций. В случае если данные тарифы не утверждены, расходы по обязательному страхованию, так же как и расходы по добровольным видам страхования, включаются в состав прочих расходов в размере фактических затрат (п. 2 и 3 ст. 263 НК РФ).

Затраты на ГСМ арендатор отражает в составе прочих расходов как расходы на содержание служебного автотранспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В то же время существует альтернативная позиция, согласно которой организация при выплате арендной платы физическому лицу, не являющемуся индивидуальным предпринимателем, не признается налоговым агентом, если такая обязанность не пре­дусмотрена договором аренды. Аргументация при этом такова. Налоговый агент исчисляет и уплачивает НДФЛ со всех доходов, источником выплаты которых он является, за исключением доходов, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляются в соответствии со ст. 214.1, 227 и 228 НК РФ. На основании п. 4 ст. 228 НК РФ физические лица, получающие другие доходы, при получении которых не был удержан налог налоговыми агентами, уплачивают НДФЛ самостоятельно. Поэтому, если в договоре аренды специально не оговорено, что организация будет удерживать НДФЛ, она налоговым агентом не является.

На наш взгляд, целесообразно прислушаться к позиции контролирующих органов и как налоговый агент удерживать НДФЛ с выплачиваемых физическому лицу сумм арендной платы. Подобная обязанность не увеличит налоговую нагрузку на арендатора, поскольку НДФЛ удерживается и уплачивается за счет средств арендодателя — физического лица (п. 4 ст. 226 НК РФ). Однако у организации появляются дополнительные обязанности: она должна завести отдельную налоговую карточку по НДФЛ на данное физлицо (п. 1 ст. 230 НК РФ), а по окончании года подать в налоговый орган сведения о выплаченных этому лицу доходах по форме 2-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Пример 1

Организация, занимающаяся торговой деятельностью, для осуществления служебных разъездов арендует легковой автомобиль стоимостью 300 000 руб. без экипажа у физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем и работником данной организации.

Стоимость аренды автомобиля составляет 20 000 руб. в месяц.

Управление автомобилем возложено на сотрудника организации, который получает за выполнение этих дополнительных обязанностей надбавку к заработной плате в размере 5000 руб.

Расходы на ГСМ за месяц составили 1500 руб. (в том числе НДС 228,81 руб.)

Затраты на текущий ремонт за месяц — 300 руб. (в том числе НДС 45,76 руб.)

Затраты на ОСАГО за месяц составили 329 руб.

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

Дебет 001

— 300 000 руб. — стоимость арендованного автомобиля учтена за балансом;

Дебет 20 Кредит 76

— 20 000 руб. — начислена арендная плата за месяц;

Дебет 76 Кредит 51

— 17 400 руб. — арендная плата перечислена арендодателю — физическому лицу;

Дебет 76 Кредит 68.1

— 2600 руб. — удержан НДФЛ с суммы арендной платы (13%);

Дебет 20 Кредит 10-3

— 1271,19 руб. — учтены расходы на ГСМ;

Дебет 19 Кредит 60

— 228,81 руб. — учтен НДС по расходам на ГСМ;

Дебет 20 Кредит 60

— 254,24 руб. — учтены затраты на ремонт;

Дебет 19 Кредит 60

— 45,76 руб. — учтен НДС по затратам на ремонт;

Дебет 20 Кредит 97

— 329 руб. — учтены расходы на ОСАГО, приходящиеся на текущий месяц;

Дебет 20 Кредит 70

— 5000 руб. — начислена надбавка сотруднику;

Дебет 70 Кредит 68.1

— 650 руб. — удержан НДФЛ с суммы надбавки (13%);

Дебет 70 Кредит 50

— 4350 руб. — выплачена надбавка сотруднику;

Дебет 20 Кредит 69-2

— 1300 руб. — с надбавки начислены страховые взносы в ПФР (26%);

Дебет 20 Кредит 69-1

— 145 руб. — с надбавки начислены страховые взносы в ФСС России (2,9%);

Дебет 20 Кредит 69-3

— 155 руб. — с надбавки начислены страховые взносы в ФФОМС (3,1%);

Дебет 20 Кредит 69-3

— 100 руб. — с надбавки начислены страховые взносы в ТФОМС (2%);

Дебет 20 Кредит 69-1

— 10 руб. — с надбавки начислены взносы на травматизм (0,2%).

Итого затраты организации на эксплуатацию автомобиля составят:

20 000 + 1271,19 + 254,24 + 329 + 5000 + 1300 + 145 + 155 + + 100 + 10 = 28564,43 руб.

Аренда автомобиля у сотрудника без экипажа

Арендовать автомобиль организация может не только у сторонних лиц, но и у своих сотрудников. При осуществлении немногочисленных служебных разъездов такой вариант является наиболее предпочтительным.

Стоимость аренды транспортного средства в этом случае как правило будет ниже, чем при аренде авто у сторонних лиц. Ведь сотрудник, предоставляя автомобиль в аренду, в нерабочее время может продолжать пользоваться им. Например, он приезжает на работу на своем автомобиле, предоставляет его для служебных разъездов в рабочее время, а по окончании рабочего дня на нем уезжает домой.

Арендовать автомобиль у сотрудника можно как с экипажем, так и без.

Если во время служебных разъездов автомобилем будет управлять другой сотрудник, заключается договор аренды без экипажа.

Пример 2

Организация, занимающаяся торговой деятельностью, для осуществления служебных разъездов арендует легковой автомобиль стоимостью 300 000 руб. без экипажа у физического лица, являющегося работником данной организации.

Стоимость аренды автомобиля составляет 12 000 руб. в месяц.

Дополнительным соглашением к трудовому договору управление автомобилем возложено на другого сотрудника организации, который получает за выполнение этих обязанностей надбавку к заработной плате в размере 5000 руб.

Расходы на ГСМ за месяц составили 1500 руб. (в том числе НДС 228,81 руб.)

Затраты на текущий ремонт за месяц — 300 руб. (в том числе НДС 45,76 руб.)

Затраты на ОСАГО за месяц составили 329 руб.

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

Дебет 001

— 300 000 руб. — стоимость арендованного автомобиля учтена за балансом;

Дебет 20 Кредит 73

— 12 000 руб. — начислена арендная плата за месяц;

Дебет 73 Кредит 51

— 10 440 руб. — арендная плата перечислена арендодателю — физическому лицу;

Дебет 73 Кредит 68

— 1560 руб. — удержан НДФЛ с суммы арендной платы (13%);

Дебет 20 Кредит 10-3

— 1271,19 руб. — учтены расходы на ГСМ;

Дебет 19 Кредит 60

— 228,81 руб. — учтен НДС по расходам на ГСМ;

Дебет 20 Кредит 60

— 254,24 руб. — учтены затраты на ремонт;

Дебет 19 Кредит 60

— 45,76 руб. — учтен НДС по затратам на ремонт

Дебет 20 Кредит 97

— 329 руб. — учтены расходы на ОСАГО, приходящиеся на текущий месяц;

Дебет 20 Кредит 70

— 5000 руб. — начислена надбавка сотруднику;

Дебет 70 Кредит 68

— 650 руб. — удержан НДФЛ с суммы надбавки (13%);

Дебет 70 Кредит 50

— 4350 руб. — выплачена надбавка сотруднику;

Дебет 20 Кредит 69-2

— 1300 руб. — с надбавки начислены страховые взносы в ПФР (26%);

Дебет 20 Кредит 69-1

— 145 руб. — с надбавки начислены страховые взносы в ФСС России (2,9%);

Дебет 20 Кредит 69-3

— 155 руб. — с надбавки начислены страховые взносы в ФФОМС (3,1%);

Дебет 20 Кредит 69-3

— 100 руб. — с надбавки начислены страховые взносы в ТФОМС (2%);

Дебет 20 Кредит 69-1

— 10 руб. — с надбавки начислены взносы на травматизм (0,2%).

Итого затраты организации на эксплуатацию автомобиля составят:

12 000 + 1271,19 + 254,24 + 329 + 5000 + 1300 + 145 + 155 + + 100 + 10 = 20564,43 руб.

Аренда автомобиля с экипажем у сотрудника

Если автомобилем будет управлять сотрудник, предоставивший его в аренду, целесообразно заключить с ним договор аренды с экипажем. Конечно, можно и в этом случае заключить договор аренды без экипажа, а услуги по управлению оплачивать в виде надбавки к заработной плате.

Однако при заключении договора аренды с экипажем у организации есть дополнительная возможность сэкономить на страховых взносах.

Дело в том, что, как мы уже указывали выше, при аренде автомобиля с экипажем арендодатель не только предоставляет арендатору за плату транспортное средство во временное владение и пользование, но и оказывает своими силами услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). Минфин России считает, что на основании ст. 632 ГК РФ плата по договору аренды транспортного средства с экипажем состоит из двух частей, а именно из платы за аренду транспортного средства и платы за услуги по управлению этим транспортным средством (письмо Минфина России от 01.12.2009 № 03-03-06/1/780).

Несмотря на то что в ст. 632 ГК РФ требования об обязательном разделении арендной платы на составляющие нет, в договоре аренды авто с экипажем такое разделение целесообразно предусмотреть. Ведь если в договоре стоимость услуг по управлению не будет выделена, проверяющие могут начислить страховые взносы со всей стоимости арендной платы, поскольку вознаграждение, выплачиваемое в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является оказание услуг, облагается страховыми взносами (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

В то же время выплаты в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является передача в пользование имущества, не подлежат обложению страховыми взносами (п. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Поскольку в законодательстве нет указаний о том, как нужно проводить такое разделение, стороны могут определить порядок разделения в договоре.

С целью снижения затрат на уплату страховых взносов целесообразно стоимость услуг по управлению транспортным средством указывать минимальной.

Кроме того, на стоимость услуг по управлению автомобилем не нужно начислять страховые взносы на травматизм, если такая обязанность не предусмотрена договором (п. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Пример 3

Организация, занимающаяся торговой деятельностью, для осуществления служебных разъездов арендует легковой автомобиль стоимостью 300 000 руб. с экипажем у физического лица, являющегося работником данной организации.

С учетом возможных затрат сотрудника на ремонт стоимость аренды автомобиля составляет 14 000 руб. в месяц, в том числе 1000 руб. — стоимость услуг по его управлению.

Расходы на ГСМ за месяц составили 1500 руб. (в том числе НДС 228,81 руб.)

Поскольку заключен договор аренды с экипажем, затраты на страхование несет арендодатель.

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

Дебет 001

— 300 000 руб. — стоимость арендованного автомобиля учтена за балансом;

Дебет 20 Кредит 73

— 14 000 руб. — начислена арендная плата за месяц;

Дебет 73 Кредит 51

— 12 180 руб. — арендная плата перечислена арендодателю — физическому лицу;

Дебет 73 Кредит 68

— 1820 руб. — удержан НДФЛ с суммы арендной платы (13%);

Дебет 20 Кредит 10

— 1271,19 руб. — учтены расходы на ГСМ;

Дебет 19 Кредит 60

— 228,81 руб. — учтен НДС по расходам на ГСМ;

Дебет 20 Кредит 60

— 254,24 руб. — учтены затраты на ремонт;

Дебет 19 Кредит 60

— 45,76 руб. — учтен НДС по затратам на ремонт;

Дебет 20 Кредит 69-2

— 260 руб. — с услуг по управлению авто начислены страховые взносы в ПФР (1000 руб. х 26%);

Дебет 20 Кредит 69-1

— 29 руб. — с услуг по управлению авто начислены страховые взносы в ФСС России (1000 руб. х 2,9%);

Дебет 20 Кредит 69-3

— 31 руб. — с услуг по управлению авто начислены страховые взносы в ФФОМС (1000 руб. х 3,1%);

Дебет 20 Кредит 69-3

— 20 руб. — с услуг по управлению авто начислены страховые взносы в ТФОМС (1000 руб. х 2%).

Итого затраты организации на эксплуатацию автомобиля составят:

ВЫПЛАТЫ В РАМКАХ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

Налог на прибыль. Для целей налога на прибыль учитываются в расходах только суммы компенсаций, выплачиваемых работнику за использование личного автомобиля в служебных целях. Стоимость ГСМ и ремонт транспортного средства в налоговых расходах учитывать нельзя (письмо Минфина России от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

НДФЛ и страховые взносы. Суммы компенсаций, выплачиваемых работнику за использование личного автомобиля в служебных целях, а также расходы на ГСМ и ремонт ТС, налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами не облагаются, при условии, что использование транспортного средства связано с исполнением трудовых обязанностей сотрудника (Письмо Минфина России от 24.10.2017 № 03-04-05/78097, п.10 Информационного письма ФСС РФ от 14.03.2016 № 02-09-05/06-06-4615).

ВЫПЛАТЫ В РАМКАХ ДОГОВОРА АРЕНДЫ С ЭКИПАЖЕМ

Налог на прибыль. Организация сможет признать для целей налогообложения прибыли и сумму арендной платы, и расходы на содержание и эксплуатацию транспортного средства (письмо Минфина России от 15.10.2010 №03-03-06/1/649).

НДФЛ. Выплаты, производимые организацией в пользу физического лица по договору аренды транспортного средства с экипажем, облагаются налогом на доходы физических лиц (пп. 4, 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ).

Страховые взносы. Плата по договору аренды транспортного средства с экипажем состоит из двух частей — из платы за аренду транспортного средства и платы за услуги по управлению этим транспортным средством (письмо Минфина России от 01.12.2009 № 03-03-06/1/780).

Арендная плата, выплачиваемая физическому лицу за временное владение и пользование транспортным средством по договору аренды транспортного средства с экипажем, не подлежит обложению страховыми взносами (письмо ФНС России от 25.06.2018 N БС-4-11/12184@).

Тогда как вознаграждение физическому лицу за оказание услуг по управлению автомобилем и его технической эксплуатации облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование и на обязательное медицинское страхование (пп. 1 п. 1 ст. 420, пп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ).

Но, если управление транспортным средством по договору аренды будет осуществляться в рамках трудового договора как исполнение своих должностных обязанностей и не будет подлежать дополнительному вознаграждению, то страховые взносы в рамках такого договора аренды начисляться не будут, что подтверждается судебной практикой (Постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.08.2018 по делу № А57-2577/2018)

Таким образом, в договоре аренды с экипажем необходимо предусмотреть фиксированную плату за аренду транспортного средства, а в части услуг по управлению прописать следующее: «при использовании транспортного средства работник осуществляет управление автомобилем лично в рамках выполнения возложенных на него трудовых обязанностей без осуществления доплат и иного вознаграждения работодателем».

ВЫПЛАТЫ В РАМКАХ ДОГОВОРА АРЕНДЫ БЕЗ ЭКИПАЖА

Налог на прибыль. Организация сможет признать для целей налогообложения прибыли и сумму арендной платы, и расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля (письмо Минфина России от 15.10.2010 №03-03-06/1/649).

При этом, в договоре желательно предусмотреть, что управление транспортным средством будет осуществляться силами сотрудника. Такое положение в договоре не изменит его природу, т.е. такой договор не может быть переквалифицирован в договор аренды транспортного средства с экипажем, на что указывает сложившаяся судебная практика (Постановления ФАС Поволжского округа от 19.08.2016 по делу № А65-22507/2015 и ФАС Поволжского округа от 14.02.2017 по делу № А65-23164/2015).

НДФЛ. Выплаты, производимые организацией в пользу физического лица по договору аренды транспортного средства, облагаются налогом на доходы физических лиц (письмо Минфина России от 05.04.2018 №03-04-06/22216).

Страховые взносы. Выплаты, производимые организацией в пользу физического лица по договору аренды имущества, не подлежат обложению страховыми взносами на основании п. 4 ст. 420 НК РФ (письмо ФНС России от 25.06.2018 N БС-4-11/12184@).

Оставьте комментарий