Аудит качества

Определение аудита менеджмента качества

Аудит (аудиторская проверка) — независимая проверка с целью выражения мнения о достоверности. Слово «аудит» в переводе с латинского означает «слушание» и применяется в мировой практике для обозначения проверки.

Под аудитом понимают всякую выполняемую независимым экспертом проверку какого-либо явления или деятельности (различают операционный, технический, экологический и прочие разновидности аудита). Отдельные виды аудита близки по значению к сертификации.

Аудит качества – систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита (ИСО 19011:2002 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента»). По данному определению, необходимо дать несколько пояснений:

Во-первых, аудит это систематический процесс, следовательно, он должен проводиться в организации с определенной, запланированной периодичностью. Периодичность проведения аудита будет зависеть от того, к какому виду относится аудит – внутреннему или внешнему. Если осуществляется внутренний аудит (т.е. организация проверяет сама себя), то периодичность проведения такого аудита организация устанавливает самостоятельно. Если осуществляется внешний аудит, то периодичность такого аудита устанавливается правилами органа по сертификации или заказчиком.

Во-вторых, независимый, означает, что специалисты, проводящие аудит, не должны отвечать за результаты той работы, которую они проверяют. Такая независимость обеспечивается по-разному. Для внутреннего аудита независимость обеспечивается выбором аудиторов из различных подразделений организации. Для внешнего аудита независимость обеспечивается «непричастностью» аудиторов к разработке и внедрению системы качества в проверяемой организации. Внешние аудиторы не могут выступать в качестве консультантов по вопросам внедрения системы менеджмента качества для организации, которую они в дальнейшем будут проверять.

В-третьих, аудит это документированный процесс – все этапы аудита, порядок его проведения, требования к аудиту и результаты аудита должны быть представлены документально. В качестве свидетельств аудита могут выступать записи, документы или факты выполнения работы.

В-четвертых, аудит должен проводиться по согласованным критериям аудита. Под согласованными критериями аудита понимаются требования нормативных документов (внешние стандарты, например ИСО 9001:2008 или внутренние стандарты – процедуры, схемы работ, регламенты и пр.). Таким образом, в качестве критериев аудита могут выступать любые нормативные документы, в которых представлены требования подлежащие проверке. Согласованность критериев аудита обеспечивается принятием этих критериев сторонами аудита. Например, организация принимает на себя обязательства соответствовать требованиям стандарта ИСО 9001:2008, а орган по сертификации принимает на себя обязательства провести аудит ее системы качества на соответствие требованиям ИСО 9001:2008.

Цели и задачи аудита

Аудит качества ориентирован на выявление причин возникновения несоответствий в системе качества, процессах или продуктах (услугах) организации. Отсюда возникает и основная цель аудита – собрать объективные свидетельства, которые позволят выявить несоответствия в процессах, продуктах (услугах) или системе качества.

Исходя из основной цели, определяются и задачи аудита:

— В ходе аудита необходимо определить действие и результативность системы менеджмента качества. Т.е. в ходе аудита определяется насколько внедрена система качества в организации, работает ли она, и помогает ли система качества достигать результатов по основной деятельности организации.

— Аудит должен дать информацию об эффективности системы качества — т.е. аудит должен показать работает ли система качества именно как система, либо от этой системы работают только отдельные элементы, а все остальные требования выполняются только формально, либо не выполняется вовсе.

— Необходимо определить уровень соответствия стандартам и процедурам СМК — т.е. аудит показывает, насколько близко к правилам, установленным в процедурах системы качества, выполняется работа в организации и есть ли различия между реальной работой и тем, что установлено в документации системы качества.

— Следующей задачей будет являться проверка качества выполнения работ — т.е. в ходе аудита может проверяться соответствие результатов работ, тем требованиям, которые установлены в договорах или технических заданиях.

— Аудит должен позволить оценить влияние изменений в организации на систему менеджмента качества — организация никогда не стоит на месте, в любой организации происходят какие-либо изменения. Эти изменения в той или иной степени могут влиять на систему качества. Аудит системы качества может показать, как эти изменения отразились на системе качества, происходят ли в системе качества изменения, адекватные изменениям организации.

Главный результат, к которому должен приводить аудит – это определение возможностей для улучшения в работе организации. Поэтому в любом аудите существенное значение имеют объективные свидетельства, которые аудиторы обнаруживают в ходе проведения аудита. Получить такие свидетельства можно только в том случае, когда критерии аудита и правила оценки несоответствий являются четкими и не допускают различного толкования.

Участники аудита

Аудит это процесс, в выполнении которого всегда задействовано множество участников. В зависимости от того, какие задачи решаются участниками в этом процессе можно выделить несколько основных ролей. Как правило, вне зависимости от того внешний это аудит или внутренний существуют следующие роли участников аудита:

— Заказчик аудита – стандарт ИСО 19011:2002 определяет заказчика аудита как организацию или лицо, заказавшее аудит. Заказчик аудита, это сторона наиболее заинтересованная в его проведении и получении результатов аудита. Заказчиком аудита, как правило, выступает руководство проверяемой организации. В том случае, когда проводится внутренний аудит руководство организации заинтересовано в том, чтобы аудиторы объективно и точно оценили работу системы качества и предоставили данные о всех несоответствиях в работе и возможностях по оптимизации работы. В том случае, когда проводится внешний аудит руководство организации заинтересовано в том, чтобы система качества была признана соответствующей требованиям и это было подтверждено документально (выдачей сертификата — в случае сертификационного аудита, или заключением контракта — в случае проверки со стороны потенциального заказчика продукции, работ или услуг организации).

— Аудиторы – лица обладающие компетентностью для проведения аудита (ИСО 19011:2002). Качество и результативность проведения аудита во многом зависит от квалификации и подготовки аудиторов. В связи с этим квалификации аудиторов уделяется особое внимание. Общие требования к квалификации аудиторов представлены в стандарте ИСО 19011:2002. Как правило, они применяются к профессиональным аудиторам, работающим в органах по сертификации. Требования к квалификации внутренних аудиторов организация может устанавливать сама, но это не значит, что аудитором может быть назначен любой сотрудник организации. Для того, что сотрудник организации мог результативно и эффективно проводить внутренние аудиты он должен быть обучен методам и техникам проведения аудита, знать требования системы качества, знать, как работает система качества организации и хорошо разбираться в той предметной области деятельности, которую он будет проверять.

— Технические эксперты – это лица, предоставляющие аудиторам специальные знания или опыт. В ходе аудита, могут возникать вопросы, для проверки которых знаний и квалификации аудиторов оказывается недостаточно. В таких случаях к аудиту могут привлекаться технические эксперты. Привлечение технических экспертов возможно как при внутреннем аудите, так и при внешнем. В случае внутреннего аудита техническими экспертами могут выступать сотрудники подразделений, которые выполняют работу, аналогичную проверяемой, но при этом они не должны проверять свою работу или работу своего подразделения. Например, если в организации существуют два проектных отдела, то специалист из одного отдела может выступать в качестве технического эксперта при аудите второго отдела и наоборот. В случае внешнего аудита технические эксперты привлекаются внешними аудиторами из сторонних организаций.

— Проверяемая сторона. В качестве проверяемой стороны выступают сотрудники проверяемой организации. В случае как внутреннего, так и внешнего аудита проверяемой стороной может быть любой сотрудник организации, в том числе и руководство организации, и внутренние аудиторы.

Понятие об аудите системы менеджмента (СМК)

Аудит Системы Менеджмента Качества (СМК) — независимый, систематический и ведущийся документальным образом процесс формирования свидетельств и грамотного и независимого их оценивания, целью которого является установление уровня исполнения установленных критериев (ИСО 19011:2002 «Руководящее указание по системе менеджмента качества и систем экологического менеджмента»).

В первую очередь аудит СМК является процессом систематическим, поэтому проводиться он должен в организации с конкретной, отмеченной в плане периодичностью. Периоды его проведения будут в прямой зависимости от того, к какому типу относится аудит СМК — внешнему или внутреннему. При внутреннем аудите организация изучает свою собственную систему, процедуры и деятельность. Этот аудит предоставляет руководству информацию об эффективности работы системы, независимо от соответствия политике и независимо от необходимости изменений. Все системы качества должны эффективно реагировать на изменения, внутренние и внешние, и грамотно выполненный внутренний аудит качества может обеспечить такое реагирование. Периоды проведения такого аудита устанавливаются самой организацией. Аудит, который требуется дополнительно к запланированным аудитам называется внеплановым аудитом. Внутренний аудит относится к аудитам первой стороной, проводится силами организации, служит основанием для поиска и устранения причин обнаруженных несоответствий, принятия решений по корректировке процессов и совершенствования системы качества организации.

Аудит второй стороны осуществляется организацией в своих собственных целях в другой организации. Сюда относятся аудиты, проводимые потребителями в организациях поставщиков, как существующих, так и потенциальных. Основная цель проведения аудита в организации поставщика — получить достаточно информации о системе качества поставщика и убедиться, что собственные требования организации потребителя в отношении поставщика выполняются и будут выполняться в дальнейшем. Важно, чтобы аудит проводился профессионально и точно отражал эффективность системы качества поставщика.

Аудит третьей стороны осуществляются внешними, независимыми организациями.

При осуществлении внешнего аудита (второй или третьей стороной), периоды аудита СМК устанавливаются заказчиком или по правилам органа по сертификации. Внешний аудит может быть сертификационным, надзорным и диагностическим. При сертификационном аудите орган по сертификации проводит оценку соответствия системы качества критериям сертификации и определяет возможность выдачи сертификата системы качества организации.

Надзорный аудит проводится через определенные промежутки времени, с цель определить, может ли система качества организации сохранять статус сертифицированной системы. Как правило, этот аудит выборочно рассматривает элементы системы.

Повторный диагностический аудит выполняется перед окончанием срока действия выданного сертификата. Результаты аудита показывают, возможно ли дальнейшее продление сертификации. Большинство органов по сертификации, планируя проведение таких аудитов. учитывает информацию, полученную в результате надзорных аудитов, и ограничивает аудит проверкой ряда выбранных элементов системы.

Термин «независимый» в определении понятия аудит СМК , подразумевает, что специальные работники, которые проводят аудит, не должны быть заинтересованы в результатах той работы, которой они производят проверку. Такая независимость обеспечивается различными образами. В случае внутреннего аудита СМК независимость заключается в выборе аудиторов среди различных организационных подразделений. А в случае внешнего аудита — в том, что выбранные аудиторы не являются причастными к разработкам и внедрениям системы качества в организации, которую они будут проверять. Аудиторы внешнего уровня не могут являться консультантами в вопросах внедрения СМК для проверяемой организации.

Аудит СМК — это процесс, подтверждающийся документально. Абсолютно все этапы, способы и методы его проведения, требования и итоговые результаты аудита должны быть документально представлены. В роли свидетельств могут использоваться документы, факты выполнения работы или записи.

Также нужно заметить, что аудит системы менеджмента качества должен производиться по установленным оговоренным критериям. Под установленными критериями аудита подразумеваются нормативно документированные требования (внутренние стандарты — схемы работ, процедуры, регламенты и прочие или внешние стандарты, к примеру, ИСО 9001:2008). Из этого следует вывод, что в роли критериев могут быть любые документы нормативно-правового регулирования, представляющие требования для проведения проверки. Согласованность аудиторских критериев выполняется принятием данных критериев сторонами, участвующими в аудиторской проверке. К примеру, предприятие принимает со своей стороны обязанности соответствовать требованиям, указанным в стандарте ИСО 9001:2008, а сертификационный орган со своей стороны принимает обязанности произвести аудиторскую проверку её системы качества на соответствие требованиям, которые непосредственно указаны в стандарте ИСО 9001:2008.

Особенности аудита качества

Источник: сайт консалтинговой компании «Quality America», которая занимается программным обеспечением для статистического контроля процессов, обучающими материалами по менеджменту качества и «Лин Шесть Сигм». Услуги организации представлены в 23 странах.

Кто такой аудитор качества и в чем заключается цель такого аудита? Похож ли он на финансовый аудит? Аудит качества, надзор и контроль – это одно и то же? Похожие вопросы часто задают те, кто не знакомы со спецификой этой сферы. Если говорить о том, что такое аудитор качества, то, кажется, лучше всех высказался Алан Джей Сейл (Allan J. Sayle, – ред.):

Цитата: ‘Аудиторы представляют собой самую важную из профессий в области управления качеством. Они должны обладать лучшими и наиболее обширными знаниями о бизнесе, системах, инструментах, которые внедряются и так далее. Они лицезреют в непосредственной близи: что работает, что не работает, видят сильные и слабые стороны стандартов, инструкций, процедур и систем’

Цель аудита качества: оценить или проверить продукцию, процессы, которые повторяясь, определяют качество конкретных товаров или линейки продуктов, или формируют систему, поддерживающую выпуск продукции. Аудит качества также предназначен для оценки того, насколько объект проверки действует в соответствии с управляющей исходной документацией, например, внутриорганизационными директивами, центральными и региональными законами и стандартами защиты экологии. От финансового аудита, аудит качества отличается тем, что в первом случае ставится цель проверить добросовестность и точность используемых методов расчетов. Несмотря на то, что разница между двумя видами аудитов предопределяется расхождением в самом фундаментальном – объекте проведения проверки, есть и много общего. Многие методы аудита качества берут свое начало в традиционных практиках финансового аудита.

Системный, процессный аудиты, аудиты продукции и соответствия

Системный аудит

Аудит системы качества отвечает на вопросы кто, чем, где, когда и как в системе менеджмента качества (СМК, – ред.) производит ее продукт. Например, какова структура СМК? Кто ответственен за производство продукции? Кто ответственен в организации за обеспечение качества продукции, удовлетворение или превышение требований потребителя к ней? Какова степень вовлеченности менеджмента в ежедневное функционирование СМК? Какие процедуры используются для координирования усилий компании по выпуску продукции? Как процедуры хранятся и обновляются? В каком месте с ними можно ознакомиться? Какие типы процессов используются (напрямую или косвенно, – ред.) для того, чтобы изготавливать продукцию? Как существующие процедуры поддерживают эти прямые и опосредованные процессы? И так далее. Аудит системы качества характеризуется тем, что сосредоточен не на тактических, а на основополагающих стратегических вопросах, связанных с системами менеджмента качества. При этом типе проверки аудиторы «копают вширь, а не вглубь», так как им гораздо важнее составить общее представление. Существует определение аудита качества, это: «систематическая и независимая проверка того, действительно ли мероприятия и реальные результаты по управлению качеством согласуются с запланированными практическими мерами и внедрены ли эти меры эффективно и таким образом, чтобы достигать поставленных целей» (ISO 10011-1 (1990), – ред.). Также аудит качества – это «документируемая деятельность с целью подтвердить путем проверки и оценки объективных доказательств, что применимые элементы системы качества приносят пользу и спланированы, документированы и внедрены в соответствии с имеющимися требованиями (оригинал статьи ссылается на руководство американского органа по стандартизации ANSI/ASQC A3 (1987), – ред.).

Процессный аудит

В то время как системный аудит носит очень общий характер по своей природе, процессный аудит локализован гораздо более предметно. В отличие от системного, процессный «роет не в ширь, а вглубь». По большей части он сосредоточен на характере того, как 1) люди, 2) материалы 3) механизмы и так далее, которые взаимодействуя производят продукцию. Процессный аудит сравнивает и выделяет способ, которым производится конечная продукция в соответствии с документированными процедурами, рабочими инструкциями, стандартами выполнения операций, которые открывают первыми, когда реализуют процессы, непосредственно производящие продукт. Процессные аудиты оценочны и аналитичны по своей природе. В поле зрения процессного аудита также пригодность и общая надежность процесса как такового. Например, встает вопрос: может ли процесс стабильно приводить к приемлемому результату. Есть ли в процессе вторичные шаги, которые не требуются непосредственно для создания продукции? Актуальны ли существующие процессы с точки зрения того, насколько они позволяют отвечать действующим и возможным в будущем требованиям ключевых потребителей?

Держите в голове, что процессный аудит имеет как бы два режима своей реализации: оценочный и аналитический. Когда он предстает в своем оценочном воплощении, уделите внимание вопросу о том, участвует ли персонал в процессах производства продукции в полном соответствии с производственными процессными планами, процедурами, рабочими инструкциями, стандартами выполнения операций и так далее? В аналитической инкарнации процессного аудита все наоборот: важнее как процедуры, инструкции и так далее, поддерживают аудитируемые процессы. Они помогают или тяготят? Носят исчерпывающий или фрагментарный характер? Есть ли дублирование и параллелизм между различными функциями? Просматриваются ли вторичные шаги, не участвующие непосредственно в получении результата? Весь процесс соответствует артикулированным или подразумеваемым целям организации: достижению краткосрочной удовлетворенности потребителей, долгосрочному повторному результату, сохранению прибыльности и роста?

Аудит продукции

Слово «аудит» в словосочетании «аудит продукции» это некое недоразумение. По сути, речь идет о контроле выпущенной продукции до ее поставки конечному потребителю. Вот, что имеется в виду, когда говорят об аудите продукции. Это проверка переменных и постоянных характеристик товара: внешний вид, размеры, отсутствие разрывов в электронной цепи. Данные аудита продукции обычно предоставляют интересные факты относительно надежности и эффективности системы качества. Аудиты продукции обычно проводят по одной или нескольким из следующих причин:

  1. Оценить качество выпущенной продукции или группы продукции.
  2. Решить, отвечает ли выпущенная продукция или линейка продуктов заранее установленному стандартами уровню качества.
  3. Оценить уровень качества, обозначенный специально для инспекционной проверки.
  4. Измерить степень эффективности инспекционной проверки, чтобы принять решения по вопросам качества.
  5. Проверить то, насколько подходящими являются процессы внутреннего контроля качества на предприятии.

Аудит соответствия

Во время аудита соответствия аудитор проверяет записанные процедуры, рабочие инструкции, контрактные обязательства и так далее. Оцениваются и попытки учесть все эти требования в действиях аудитируемой организации по выпуску продукции. По существу, проверка концентрируется на «говори, что делаешь и делай, что говоришь». Аудит соответствия чаще всего строится на сличении и противопоставлении исходной документации (обычно контракта, – ред.) объективным свидетельствам в попытке подтвердить или опровергнуть, что исходная документация и реальное положение дел не противоречат друг другу.

Аудиты первой, второй и третьей стороны

Аудит первой стороны (внутренний аудит)

Аудит первой стороны в стандартном случае проводится самой компанией у себя (иногда его выполняет один конкретный отдел компании, – ред.). «Это аудит тех частей программы обеспечения качества, которые находятся под прямым контролем организации и в ее организационной структуре» (ANSI/ASQC NQA-1 (1986, – ред.)). Аудит первой стороны обычно выполняется группой по внутреннему аудиту. Однако сотрудники какого-нибудь отдела могут осуществить аудиторскую проверку близкую к полноценному аудиту первой стороны. В таком случае подобный «аудит» иногда называют «самооценкой». Цель самооценки обычно сводится к мониторингу и анализу ключевых процессов, связывающих отделы. В центре внимания те процессы, которые при невнимании к ним потенциально могут отрицательно сказаться на качестве продукции, ее безопасности и повредить целостности организационного механизма в целом. Ответственность за мониторинг и анализ процессов, о которых идет речь, ложится обычно на тех, на ком и отражаются проблемы в этих процессах, соответствующие отделы назначают для своей проверки своих же сотрудников. Хотя самооценка и аудит первой стороны субъективны по своей природе, их данные позволяют корректно нацелить весь комплекс мер по установлению реального положения вещей в организации и решению проблем. Когда оба эти инструмента применяются правильно:

  • менеджменту удается получить обратную связь об эффективности системы менеджмента качества;
  • кроме того, руководители получают отличный инструмент для реализации усилий в сфере постоянного улучшения и измерения ROI (Return on Investment, – ред.), которое требуется для внедрения улучшений.

Аудит второй стороной

В отличие от аудита первой стороны, аудит второй стороны – это аудит другой программы качества – не под прямым контролем и в составе организационной структуры компании (ANSI/ASQC NQA-1 (1986, – ред.)). Аудиты второй стороны обычно проводят клиенты и связаны с поставками, которые они получают от аудитируемой структуры (или с потенциальными поставками, – ред.). Клиентов интересует: способны ли те или иные поставщики выполнять контрактные обязательства. Очевидно, что система качества поставщика самым тесным образом связана с контрактными обязательствами, причем, как напрямую (производство, инжиниринг, закупки, контроль качества, – ред.), так и косвенно (маркетинг, дистанционные и коммивояжёрские продажи). Она оказывает влияние на разработку, производство, контроль и обеспечение ресурсами. Да, аудит второй стороной обычно проводится представителями клиента у подрядчика, но иногда клиенту выгодно предпочесть обратиться к независимым аудиторам качества (прибегнуть к аудиту третьей стороны, – ред.). Это действие позволяет упрочить доверие с поставщиком, потому что создает имидж честности и объективности клиента в оценке партнеров.

Аудит третьей стороны

Сравнительно с двумя другими типами аудитов, где проверяющие не независимы, оценка соответствия третьей стороной – объективна. Речь идет о подтверждении соответствия системы качества независимым, внешним аудитором. Когда такой аудит проводится по стандарту ISO 9000 – аудит третьей стороной – это синоним аудита органа по сертификации. Эти организации проверяют систему на соответствие стандарту и выдают сертификат соответствия (если процедура оценки соответствия успешно завершена, – ред.).

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

АУДИТ КАЧЕСТВА СУЩЕСТВОВАНИЯ
— ЭТО ФОРМА ОРГАНИЗАЦИИ
Предисловие редактора перевода

Аудит качества — это форма существования организации

гает при оперативном управлении. Поэтому естественно стремление приблизить аудит к текущим задачам. В этой связи важным было появление нового инструмента оперативного экономического анализа деятельности организации, который называется контроллингом .

Он вызвал к жизни оперативные варианты финансового аудита . Но аудит никогда не приходит один. Вскоре после широкого распространения финансового аудита появился еще один обязательный аудит — на этот раз экологический .

Мы «добились» такого состояния окружающей среды на нашей земле, что теперь вынуждены ее защищать. Пришлось разработать и внедрять систему международных стандартов ИСО серии 14000 и Декларацию Рио-де-Жанейро об устойчивом развитии . Не стала исключением и Россия, которой тоже приходится приводить в соответствие с этими международными документами отечественное законодательство. Теперь для нас экологический аудит так же обязателен, как и финансовый. Сам механизм экологического аудита пока отработан недостаточно тщательно. Но это — дело времени.

Гораздо меньше известен и распространен еще один вид аудита — аудит технологический . Этот вид аудита необязателен. Его применение зависит от желаний, а не от закона. Технологический аудит промышленного предприятия призван отвечать, согласно работе , на ряд основных вопросов:

• На каких технологиях и «ноу-хау» строится данный бизнес?

• Какова роль данной компании по отношению к конкурентам — роль лидера или «преследователя»?

• Как компания получила свои технологии?

• Пытается ли компания поддерживать свои позиции в широком диапазоне технологий, лежащих за пределами ее исследовательских возможностей?

• Не пытается ли компания проводить у себя исследования всех своих технологий вместо того, чтобы поддерживать рациональный баланс между технологиями собственной разработки и привнесенными извне?

• Какие технологии (как собственные, так и извне) могут повлиять на текущее или будущее состояние рынка?

Кроме технологического аудита промышленного производства, возможен аудит такого рода на всех этапах «петли качества» или жизненного цикла продукции. Это, конечно, верно и для других видов аудита. Просто финансовый и экологический аудиты не отличаются избирательностью, а технологический более тесно привязан к стадии исследований и разработок, хотя и возможен на всех стадиях.

Стоит отметить еще один специфический вид технологического аудита -это энергетический аудит, приобретающий в последнее время все большее значение . Он затрагивает такие важные сферы, как ресурсосбережение, экономика и качество.

Наконец, последний из известных нам основных видов аудита — это аудит качества, которому и посвящена данная книга. Он бывает и обязательным, и добровольным, в зависимости от обстоятельств. Речь о нем впереди. Сделаем сначала несколько замечаний о системе аудитов.

Нам представляется, что такая четырехсторонняя оценка деятельности организации должна служить основой для разработки любого серьезного бизнес

Предисловие

плана или технико-экономического обоснования (ТЭО). Значит, прежде всего, речь идет об инвестиционных проектах. В этом случае совокупность результатов четырех аудитов выступает гарантом возврата инвестиций для инвестора.

Проблема комплексного обследования предприятия возникает не только в связи с поисками инвесторов. Она появляется всякий раз, когда предприятие стоит перед драматическим выбором, от которого зависит его судьба. Поэтому организация такого обследования должна стать рутинной задачей, направленной одновременно на повышение информативности результатов и на снижение затрат на само обследование.

Если наши рассуждения имеют под собой почву, то можно ожидать в ближайшее время ревизии методик проведения всех пяти видов аудита, направленной на сближение и унификацию этих процедур, насколько возможно. Однако пока это не так, и нам остается ждать перемен и учиться применению каждого аудита. Читатель данной книги имеет все основания научиться проведению аудита качества во всех подробностях.

Когда и зачем нужен аудит качества? Ответ на этот вопрос позволяет нам систематизировать ситуации, связанные с возникновением потребности в аудите качества. К основным признакам систематизации ситуаций можно отнести заказчика аудита, цель аудита и его масштаб.

Заказчиком (потребителем, клиентом) аудита может выступать сама организация (первая сторона), потребитель продукции и услуг данной организации (вторая сторона) и какая-то независимая внешняя организация (третья сторона).

В первом случае аудит обычно называют самооценкой . Первоначально самооценка возникла как средство для собственного заявления организации о соответствии ее системы качества требованиям некоторого документа, например, международного стандарта ИСО серии 9000. Но в последние годы широкое развитие получила самооценка на основе критериев международных или национальных премий в области качества . Некоторые горячие головы даже утверждают, что такая самооценка скоро вообще заменит все прочие варианты аудита качества. Посмотрим.

Когда заказчиком результатов аудита выступает потребитель продукции и/ или услуг нашей организации, аудит обычно называют одобрением поставщика. Это, несомненно, самое тяжелое испытание для нашей организации. И не удивительно. Ведь нас проверяет именно тот, кто готов заплатить свои собственные деньги за нашу продукцию или услуги. Понятно, что он хочет получить максимально возможные гарантии успеха и минимизировать все мыслимые и немыслимые риски. Зато официально одобренный поставщик получает не только постоянного клиента, но и рекламные преимущества для привлечения новых клиентов.

Более того, в современной концепции качества принято рассматривать внутренних потребителей столь же серьезно, как и внешних. А это означает, что аудит второй стороной возможен не только вовне, но и внутри организации.

Для аудита третьей стороной обычно используется термин сертификация. Она проводится национальным или международным уполномоченным орга

Аудит качества — это форма существования организации

ном или организацией, получившей соответствующую лицензию от уполномоченного органа. Это — сертификация в узком смысле. Она может инициироваться самой организацией, потребителем или обеими сторонами одновременно.

Бывают еще ситуации, в которых внешний аудит обязателен. Это может быть связано с механизмом банкротства предприятия или с требованиями налоговых органов. В таких случаях, конечно, речь идет о карательных методах. Но нас интересуют, прежде всего, другие случаи.

С точки зрения целей, аудиты естественно разделяются на аудиты, проводимые для получения начальных оценок, предназначенных для принятия решений , как правило, стратегических, и на мониторинг текущего состояния. Первая цель порождает проблемы, обусловленные новизной ситуации для основных участников, вторая — связана с главной задачей управления организацией: с принятием оперативных решений на основе сбора информации (учета) и ее непрерывного анализа. Эти решения должны систематически направляться на снижение всех видов потерь и нерациональных затрат, чем и обеспечивается механизм функционирования системы качества организации (при безусловном всемерном постоянном удовлетворении всех требований, пожеланий и даже прихотей потребителей).

С точки зрения масштаба аудита, можно говорить не только об охвате всей организации или ее части, но и об аудите системы качества, продукции и процессов, отдельных функций, конкретных проектов или результатов решения определенных задач. Например, можно говорить об аудите системы статистического управления процессами (SPC) после того, как специальная команда завершит проект ее внедрения в практику нашей организации. Одобрение потребителем часто включает аудит продукции, процессов и системы качества.

Таким образом, мы обнаружили, что бывает аудит внутренний и внешний. Более того, часто организация сознательно проводит оба аудита одновременно или с незначительным сдвигом во времени, чтобы получить возможность »объемного» описания фактического положения дел. Есть вещи, которые можно увидеть только изнутри, но есть вещи, обнаруживаемые только снаружи. Соединение таких двух точек зрения позволяет организации увидеть себя в «истинном свете». Поэтому, даже очень большие организации, имеющие мощные внутренние службы аудита, периодически обращаются к внешним консалтинговым фирмам — фирмам-консультантам.

А зачем организации собственная служба аудита? Не слишком ли это накладно? Отнюдь нет. У такой службы дел по горло. Действительно, один-два раза в год надо проводить плановый аудит каждого подразделения. Время от времени возникает потребность во внеплановом аудите тех подразделений, которые неожиданно столкнулись с трудностями. Да к тому же у нас есть поставщики. Для поддержания с ними «правильных» отношений приходится постоянно проводить их одобрения. Конечно, после нескольких лет совместной работы можно договориться о переходе от одобрения к сертификации соответствия (третьей стороной), что дешевле и проще, но на первых этапах развития отношений дорогостоящие и трудоемкие аудиты-одобрения неизбежны. Данная книга — учебник для начальной подготовки внутренних аудиторов в любой организации.

Предисловие_

Между прочим, одобрения играют ключевую роль в развитии «правильных» отношений в цепях «производитель — потребитель». Такие бесконфрон-тационные отношения, рассчитанные на длительную перспективу и основанные на взаимной выгоде, называются отношениями типа «комейкершип» (подходящее русское слово все еще не придумано, что свидетельствует о том, что в нашей стране такие отношения пока неактуальны) .

Конечный продукт конкретного аудита — это не только официальный отчет, но и план корректирующих воздействий. Этот документ — плод совместного творчества команды аудита и организации, в которой он проводится. Этика требует, чтобы аудиторы ограничивались только констатацией обнаруженных несоответствий («находок аудита») и не давали советов, как лучше с ними бороться. Но после реализации намеченного плана снова возникает типичная задача аудита: выяснить, насколько успешными для организации оказались предпринятые усилия. Так естественным путем возникает механизм обратной связи, погружающий организацию в непрерывное круговращение, регулируемое знаменитым циклом Шухарта — Деминга: планируй — делай — проверяй (изучай) — действуй (внедряй).

Этот механизм не только обеспечивает учет, накопление данных, текущие решения (о корректировках), но и демонстрирует способ разработки и внедрения системы, как, впрочем, и любого другого новшества качества в организации. Принцип, который мы только что описали, называется принципом непрерывного совершенствования. Он характерен для современных представлений о системах качества, которые обычно ассоциируются с концепцией всеобщего управления на основе качества (TQM).

Говоря об аудите качества, нельзя не коснуться острых проблем, возникающих в связи с взаимодействием команды аудита и персонала проверяемой организации. От характера этих взаимодействий целиком и полностью зависит успех аудита. Сложность обусловлена тем, что вмешательство «посторонних» людей в наши внутренние дела всегда вызывает реакцию отторжения.

Вместе с тем ясно, что аудит — это предвестник перемен, идущих нам во благо. Главная задача заказчика аудита — мотивировать все стороны для достижения наиболее полных и надежных результатов при экономном использовании всех ресурсов и, прежде всего, времени. При желании, обмануть аудитора не так уж и сложно, только кому же это будет выгодно? Ошибочные решения, которые будут приняты на основе ложной информации, весьма вероятно, приведут к рыночному краху, поскольку с рынком не договоришься — он беспощаден.

Для проведения аудита нужны определенные правила и соответствующие инструменты. Международные стандарты ИСО серии 9000 предполагают наличие в организации специальных процедур и инструкций, регламентирующих все виды аудита, предусмотренные в данной организации. Благодаря этому обеспечивается естественный «круговорот веществ», а заодно выполняется и условие прослеживаемости.

Аудит — это всегда проверка на соответствие какой-либо системе либо одному из стандартов (например, ИСО серии 9000). Поэтому, при желании, аудит можно рассматривать как проверку нулевой статистической гипотезы об отсутствии несоответствий против альтернативы о том, что хотя бы одно несоответствие существует . Читая эту книгу, вы убедитесь, что статистические

Аудит качества — это форма существования организации

В недавнем прошлом АБС^С (Американское общество контроля качества) изменило свое название на АБО (Американское общество качества). — Прим. ред.

методы и творческий подход играют в аудите весьма важную роль.

В разных областях человеческой деятельности аудит получил различное распространение. Он проник в те области, где нарушение нормального хода дел чревато тяжелыми последствиями. Это, прежде всего, атомная энергетика и военная промышленность. Журнал «Надежность и контроль качества. Методы менеджмента качества» публикует в русском переводе Руководство по внутреннему аудиту для атомных электростанций, разработанное Регистром Ллойда .

На западе в области военной промышленности широкое распространение получила книга . Американский журнал «Quality Progress» опубликовал журнальную версию этой работы в № 1—5,1990. (Мы располагаем полным переводом этой версии на русский язык, который, на наш взгляд, заслуживает публикации, несмотря на свой почтенный возраст.)

Вообще создавать полную библиографию работ в области аудита качества — дело безнадежное. Но приведем все-таки несколько ссылок на старые и относительно новые работы в этой области , а затем перейдем, наконец, к самой книге.

Итак, что же за книга лежит теперь перед вами? Прежде всего — это учебник, принятый Американским обществом качества*. Учебник — помощник при сдаче квалификационного экзамена, дающего право получения сертификата аудитора систем качества. В основу курса Боба Робертсона был положен курс, разработанный Билом Уортманом, руководителем Совета по качеству штата Индиана (США). По профессии Бил — инженер-металлург, а по опыту работы — специалист по статистическим методам управления. Но случилось так, что именно Боб Робертсон читал в Москве этот курс, вкладывая в него весь свой неповторимый талант. И все мы, кому посчастливилось учиться у Боба и сдавать экзамены, не можем оторвать содержание курса от его автора-исполнителя. По завершении учебного цикла Боб разрешил мне организовать перевод и напечатать его лекции на русском языке. В результате возник проект публикации этих лекций в журнале «Стандарты и качество» . Этот процесс растянулся на четыре года. Журнальная версия претерпела некоторые сокращения, а также не были опубликованы экзаменационные вопросы. Теперь пропуски восстановлены, замеченные опечатки исправлены и экзаменационные вопросы добавлены. Их всего 240. Экзамен проходит следующим образом: на ответы на все вопросы дается 3 часа; вопросы — программированные, и ответ сводится к выбору одного из предложенных вариантов. Общая оценка зависит от числа правильных ответов за заданное время. Что же касается вопросов после каждой лекции, то они предназначены просто для разминки. Такой разминкой не стоит пренебрегать, поскольку характер поставленных вопросов с непривычки кажется, мягко говоря, странным. Тем не менее, каждому вопросу в тексте лекций соответствуют совершенно определенные места. И если вы их обнаружите, то сертификат аудитора у вас в кармане.

Для кого предназначен учебник такого рода? У него много возможных пользователей. О сотрудниках службы аудита мы уже говорили. Но знания в

Предисловие_

области аудита нужны и другим сотрудникам вашей организации. Часто приходится привлекать к работе в командах аудита людей, которые обычно выполняют другую работу. Их тоже надо учить. Кроме того, важно готовить профессионалов в области сертификации третьей стороной. Нужны аудиторы и для работ с предприятиями, желающими участвовать в конкурсах на премии Правительства Российской Федерации в области качества. И, конечно, надо учить студентов. Поэтому мы полагаем, что у данной книги хорошие перспективы, что подтвердили журнальная версия и первое издание.

Стоит отметить, что между системами качества Американского общества качества, системами, принятыми в Европе, и системами, получившими распространение в нашей стране, существуют некоторые различия. Однако эти различия настолько малы, что, на наш взгляд, не имеет значения, в какой из этих систем получать начальное образование в области аудита качества. Пусть вас не смущает то обстоятельство, что данная книга посвящена именно американскому варианту подготовки аудиторов.

Перевод лекций с английского осуществлен коллективом в составе: Ю.П. Адлер, И.З. Аронов, А.Б. Коган, ЛА. Конарева, ЕА. Титов, В.Л. Шпер, под общей редакцией и с предисловием Ю.П. Адлера.

Мне и моим коллегам, работавшим над переводом и редактированием этой книги, приятно поблагодарить сотрудников редакции журнала «Стандарты и качество», систематические аудиты которых, несомненно, способствовали росту качества перевода. Я признателен всем коллегам, особенно Л А. Конаре-вой и В.Л. Шперу, за помощь в редактировании перевода. Ну а судить об этом — читателям.

Недавно Питер Друкер — один из «отцов современного менеджмента» высказал мысль о том, что «следующая информационная революция» незаметно уже началась, и происходит она совсем не там, где ее ищут, а именно, в области учета . (Цитируется по сайту: http://www.consulting.rn/main/soft/texts/m2/ 013_revolution7.htm).

БИБЛИОГРАФИЯ

1. Додж Р. Краткое руководство по стандартам и нормам аудита: Пер. с англ. Предисл. С.А. Струкова. — М.: Финансы и статистика; Юнити, 1992. — 240 с.

2. Манн Р., Майер Э. Контроллинг для начинающих. Изд. 2: Пер. с нем. / Под ред. и с предисл. В.Б. Ивашкевича. — М.: Финансы и статистика, 1995. — 304 с.

3. Ветров А. А. Операционный аудит-анализ. — М.: Перспектива, 1996. — 127 с.

4. Экологический учет и аудит / Под ред. Шнейдермана Л.З. — М.: ФБК ПРЕСС, 1997. — 192 с.

5. Ким И.Н. Рыбокоптильному производству необходима обязательная экологическая сертификация // Стандарты и качество. — 1999. — № 2. — С. 75—77.

6. Протасов В.Ф., Молчанов А.В. Экология, здоровье и природопользование в России. — М.: Финансы и статистика, 1995. — 525 с.

7. Сборник нормативных актов по экологическому праву Российской Федерации / Сост. Б.В.Ерофеев. — М.: Институт международного права и экономики, 1995. — Т. 1. — 375 с.

8. Система обязательной сертификации по экологическим требованиям Российской Федерации. Комплект нормативных документов. — М.: Госкомэкология России, 1996. — 96 с.

Аудит качества — это форма существования организации

10. Коровкин И.А., Пашков Е.В., Подлепа С.А. Системы экологического управления на основе стандартов ИСО 14000 как фактор устойчивого развития // Стандарты и качество. — 1997. — № 6. — С. 12-18.

11. Встреча на высшем уровне «Планета Земля». Программа действий. Повестка дня на 21 век и другие документы конференции в Рио-де-Жанейро в популярном изложении / Сост. Киттинг М.: Пер. с англ. — Женева (Швейцария): Центр «За наше общее будущее», 1993. — 70 с.

12. Бретт А. Оценка коммерциализуемости технологий (Технологический аудит). — Коммерциализация технологий. Мировой опыт — российским регионам / Сост. и общ. ред. Н.М. Фонштейн.: Пер. с англ. — М.: Moscow News, 1995. — С. 7—47.

13. Энергоаудит и нормирование расходов энергоресурсов. Сборник методических материалов. Учебное пособие/ НГТУ, НИЦЭ. — Н. Новгород: 1998. — 280 с.

14. Конти Т. Модели ВУК или модели бизнеса? Самооценка на основе модели или на основе соотношения цель / результат? — Избранные труды 40-го конгресса Европейской организации по качеству. — Берлин, сентябрь 1996 г.: Пер. с англ. / Под ред. и с предисл. Ю.П. Адлера. — М.: ГП — Редакция журнала «Стандарты и качество», 1997.- С. 43-53.

15. Конти Т. Самооценка в организациях. — М.: РИА «Стандарты и качество», 2000.

17. P 50-601-45-99. Самооценка деятельности организации на соответствие критериям премии Правительства Российской Федерации в области качества 1999 г. (В помощь организациям, совершенствующим свою работу по качеству). — М.: ВНИИС, 1999. — 53 с.

18. Эддоус М., Стенсфилд Р. Методы принятия решений: Пер. с англ. / Под ред. И.И. Елисеевой. — М.: Аудит, Юнити, 1997. — 590 с.

19. Merli G. Co-makership: The New Supply Strategy for Manufacturers. — Cambridge, MA: Productivity Press, Inc., 1991. — 245 p.

21. Введение во внутренний аудит: Пер. с англ. И.3. Аронова, Г.И. Ляпиной // Надежность и контроль качества. Методы менеджмента качества. — 1999. — № 2. — С. 14-19; № 3. — С. 29-34 и др.

22. Robinson Ch. В. Auditing a Quality System for the Defense Industry. — Milwaukee, WI: ASQC Quality Press, 1990.

23. Robinson Ch. B. How to Make the Most of Every Audit. — Milwaukee, WI: ASQC Quality Press, 1992. — 126 c.

24. Robinson Ch. B. How to Plan an Audit. — Milwaukee, WI: ASQC Quality Press, 1987. — 39 c.

25. Talley D.J. Management Audits for Excellence. i~ Milwaukee, WI: ASQC Quality Press. 1988. — 179 c.

26. Mills C.A. The Quality Audit. — Milwaukee, WI: ASQC Quality Press, 1989. -309 c.

27. Alter D.R. Quality Audits for Improved Performance. — 2nd ed. — Milwaukee, WI: ASQC Quality Press, 1994. — 93 c.

28. Parsowith B.S. Fundamentals of Quality Auditing. — Milwaukee, WI: ASQC Quality Press, 1995. — 144 c.

> Проверку качества аудита назначает

Проверку качества аудита назначает

Аудиторская организация должна установить систему контроля качества услуг (заданий), обеспечивающую разумную уверенность в том, что данная аудиторская организация и ее работники проводят аудит и оказывают сопутствующие и (или) прочие аудиторские услуги в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов РФ, федеральными стандартами аудиторской деятельности, стандартами аудиторских саморегулируемых организаций, а также в том, что заключения и иные отчеты, выданные аудиторской организацией, соответствуют условиям конкретных заданий. Основные положения по контролю качества аудита изложены в федеральном стандарте № 34

«Контроль качества услуг в аудиторских организациях»

. а) «руководитель задания» — руководитель аудиторской организации или иное уполномоченное лицо аудиторской организации, который (которое) несет ответственность за выполнение задания, а также за отчет (заключение), выдаваемый от имени аудиторской организации; б) «проверка качества выполнения задания» — процесс, призванный до выдачи отчета по результатам выполнения задания объективно оценить существенные суждения, принятые аудиторской группой, и выводы, к которым она пришла при подготовке отчета; в) «лицо, проводящее проверку качества выполнения задания» — руководитель или иное уполномоченное лицо аудиторской организации, стороннее компетентное лицо или группа таких лиц, которые обладают достаточным надлежащим опытом и полномочиями, чтобы провести проверку качества выполнения задания; г) «аудиторская группа» — все работники, занятые выполнением задания, включая любых экспертов, привлеченных аудиторской организацией в связи с выполнением данного задания; д) «инспекция» — процедуры, проводимые в отношении завершенных заданий с целью подтверждения соблюдения аудиторской группой принципов и процедур контроля качества, установленных в аудиторской организации; е) «общественно значимый хозяйствующий субъект» — хозяйствующий субъект, в коммерческую деятельность которого прямо или косвенно вовлечены средства неограниченного круга лиц, — открытое акционерное общество и иная организация, имеющая публично размещаемые (размещенные) и (или) публично обращающиеся ценные бумаги, финансовая организация, работающая со средствами физических и юридических лиц, другие организации; ж) «мониторинг» — процесс, предусматривающий непрерывный анализ и оценку системы контроля качества аудиторской организации, включая периодическую инспекцию на выборочной основе завершенных заданий, осуществляемый с целью достижения разумной уверенности в том, что система контроля качества функционирует эффективно; з) «сетевая организация» — хозяйствующий субъект, который имеет общий контроль, общих собственников или руководство с другой организацией и который может быть признан на разумной основе любой третьей стороной, располагающей соответствующей информацией, частью национальной или международной сети организаций; к) «специалисты аудиторской организации» — лица, состоящие в трудовых и гражданско-правовых отношениях с аудиторской организацией и участвующие в проведении аудита и оказании сопутствующих аудиту услуг, за исключением руководства аудиторской организации; л) «руководство аудиторской организации» — лица, обладающие полномочиями заключать договоры оказания аудиторских и сопутствующих аудиту услуг от имени аудиторской организации; н) «стороннее компетентное лицо» — лицо, не являющееся работником аудиторской организации, которое обладает достаточной профессиональной компетентностью, чтобы быть руководителем аналогичного задания (например, руководитель другой аудиторской организации или представитель профессионального аудиторского объединения, члены которого могут проводить аудит и оказывать сопутствующие аудиту услуги).

Принципы и процедуры контроля качества услуг должны быть документально оформлены и доведены до сведения работников аудиторской организации. До сведения каждого работника должны быть доведены принципы и процедуры контроля качества услуг, а также цели, для достижения которых они установлены, информация о том, что каждый работник несет персональную ответственность за качество услуг и обязан соблюдать установленные принципы и процедуры.

Помимо этого, руководство аудиторской организации должно признать важность обратной связи с работниками по вопросам контроля качества услуг, для чего необходимо поощрять работников высказывать их точку зрения в отношении вопросов контроля качества услуг. Обязанности руководства аудиторской организации по обеспечению качества услуг, оказываемых аудиторской организацией. Аудиторская организация своим распорядительным документом должна установить принципы и процедуры, способствующие поддержанию внутренней культуры, основанной на признании того, что обеспечение качества услуг является первостепенной задачей.

Эти принципы и процедуры должны предусматривать ответственность руководства аудиторской организации за систему контроля качества услуг в аудиторской организации. Руководство аудиторской организации оказывает значительное влияние на культуру производства аудиторской организации.

Поддержание культуры производства, ориентированной на качество, зависит от четких последовательных оперативных действий и распоряжений со стороны всех уровней руководства аудиторской организации, демонстрирующих важность системы контроля качества услуг в аудиторской организации и необходимость: Такие действия и распоряжения руководства аудиторской организации способствуют поддержанию культуры производства, в которой ценится и поощряется высококачественная работа.

Информация о них может доводиться до сведения работников аудиторской организации посредством обучающих семинаров, совещаний, формальных и неформальных бесед, внутренних отчетов или информационных сообщений. Указанные распоряжения должны содержаться во внутренних регламентах аудиторской организации, в том числе в методических материалах, а также должны быть учтены в процедурах оценки результатов индивидуальной работы и уровня профессиональной компетентности как руководителей аудиторской организации, так и специалистов. Особое значение имеет признание руководством аудиторской организации как наиважнейшей цели деятельности аудиторской организации достижения высокого качества выполнения всех заданий.

Для этого: а) аудиторская организация должна устанавливать обязанности руководства таким образом, чтобы коммерческие соображения не преобладали над качеством выполняемой работы; б) принципы и процедуры, применяемые в аудиторской организации в отношении оценки выполненной работы, оплаты и повышения в должности (включая систему поощрения) работников, должны демонстрировать приверженность аудиторской организации качеству; в) аудиторская организация должна направлять средства в достаточном объеме на развитие и документирование принципов и процедур контроля качества услуг. Лицо, которое руководство аудиторской организации назначает ответственным за функционирование системы контроля качества, должно обладать достаточным надлежащим опытом и профессиональной компетентностью, а также необходимыми полномочиями для выполнения своих функций. Надлежащий опыт и профессиональная компетентность позволят лицу, ответственному за функционирование системы контроля качества, выявить и понять проблемы контроля качества услуг, а также разработать соответствующие принципы и процедуры.

Оставьте комментарий