Аудит персонала

Сущность и цели аудита персонала

Аудит персонала — это система консультационной поддержки, аналитической оценки и независимой экспертизы эффективности деятельности организации по управлению персоналом и регулированию социально-трудовых отношений, которая наряду с финансово-хозяйственным аудитом позволяет выявить:

-соответствие кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития;

-соответствие деятельности персонала и структур управления организации существующей нормативно-правовой базе;

-эффективность социальной работы и системы управления персоналом с точки зрения решения задач, стоящих перед персоналом организации, ее руководством, отдельными структурными подразделениями;

-причины возникающих в организации социальных проблем (рисков) и возможные пути их разрешения или снижения их негативного воздействия.

При этом главной, глобальной целью аудита персонала является оценка влияния эффективности и результативности деятельности персонала на прибыльность организации. Исходя из этого, можно выделить следующие основные задачи аудита персонала:

-нахождение проблем в социально-трудовой сфере;

-обеспечение соответствия стратегии и политики управления персоналом стратегическим целям организации;

-формирование эффективных методов управления персоналом, обеспечение эффективности их применения;

-определение соответствия усилий на стратегическом, линейном и функциональном уровнях управления персоналом друг другу, интегрированности элементов системы управления персоналом организации;

-установление соответствия требованиям законодательства;

-сокращение затрат на управление персоналом;

-поддержка и создание благоприятной среды для восприятия изменений в социально-трудовой сфере;

-оценка эффективности деятельности службы управления персоналом;

-улучшение имиджа службы управления персоналом.

В практике менеджмента аудит персонала является, с одной стороны, способом наблюдения подобно финансовому или бухгалтерскому аудиту, а с другой, — инструментом управления, который позволяет решить ту или иную проблему, возникающую в сфере трудовых отношений. Аудит персонала является одним из направлений аудиторской деятельности, проводимой в организации. Место аудита персонала в системе аудиторской деятельности показано на рис. 6.1.

2.Типы и стратегии аудита персонала.

В зависимости от ряда факторов выделяют несколько типов аудита

Признак классификации

Тип аудита

Основные характеристики

1. Периодичность проведения

-текущий — проводится по заранее установленному регламенту за определенный период времени

-Оперативный (специальный) — проводится по оперативному распоряжению руководства

-Регулярный — проводится через определенные промежутки времени

-Панельный — проводится с определенной периодичностью, с неизменными методикой и инструментарием на тех же группах людей и тех же объектах

2. Обязательность аудита

-обязательный — проводятся в определенных нормативным регулированием случаях, по поручению органов государственного управления

-инициативный — проводится по решению организации и служит реализации ее внутренних целей

3. Полнота охвата изучаемых объектов

-полный — охватывает все объекты

-локальный — охватывает отдельно выделенную группу объектов или один объект

-тематический — включает все объекты, но по одной тематике

4. Методика анализа

-комплексный — используется весь арсенал методов

-выборочный — анализу подвергаются работники, выбранные по специальной методике-выборке

5. Уровень проведения

-стратегический — оценка производится на уровне высшего руководства

-управленческий — оценка производится на уровне линейных руководителей

-тактический — оценка производится на уровне службы управления персоналом

6. Способ проведения проверки

-внешний — проводится силами сторонних специалистов (организаций)

-внутренний — проводится работниками самой организации

В зависимости от целей и уровня проведения существует несколько стратегий аудита персонала, сравнительная характеристика которых приведена в таблице 6.2. Проанализируем эти подходы. Один из самых простых подходов — сравнительный, использующий другую организацию как модель. Аудиторы сравнивают результаты или процедуры с таковыми другой организации. Сравнительный подход часто используется, чтобы сравнить абсентеизм, текучесть, уровень заработной платы. Этот подход также имеет смысл, когда впервые вводится какая-либо новая функция или процедура в области управления персоналом. Альтернативно специалисты отдела управления персоналом могут полагаться на приглашение внешних консультантов-экспертов. Предложенные консультантом или опубликованные исследовательские стандарты служат своеобразной нормативной базой для аудиторов. В настоящее

Аудит персонала — это система консультационной поддержки, аналитической оценки и независимой экспертизы эффективности деятельности организации по управлению персоналом и регулированию социально-трудовых отношений, которая наряду с финансово-хозяйственным аудитом позволяет выявить:

— соответствие кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития;

— соответствие деятельности персонала и структур управления организации существующей нормативно-правовой базе;

— эффективность системы управления персоналом с точки зрения решения задач, стоящих перед персоналом организации, ее руководством, отдельными структурными подразделениями;

— причины возникающих в организации социальных проблем (рисков) и возможные пути их разрешения или снижения их негативного воздействия.

Рис. 8.1. Схема включения аудита персонала в систему управления организацией.

Общая схема аудита персонала показана на рис.8.2. Рассмотрим подробнее отдельные ее элементы.

Главная цель аудита персонала – совершенствование системы управления персоналом и на этой основе повышение эффективности использования кадрового потенциала Задачи аудита персонала включают в себя:

— определение соответствия стратегии управления персоналом и кадровой политики стратегии и целям развития организации;

— совершенствование системы управления персоналом и определение перспектив ее развития;

— выявление меры соответствия желаемого и действительного состояния кадрового потенциала в разрезе стратегических задач организации;

— выявление проблем в сфере управления персоналом, препятствующих эффективному развитию организации;

— совершенствование методов и технологий управления персоналом;

— установление соответствия деятельности по управлению персоналом требованиям законодательства;

— повышение эффективности расходов на персонал;

— повышение конкурентоспособности организации на рынке труда;

— оценка деятельности службы управления персоналом и ее вклада в деятельность организации;

— улучшение имиджа и повышение значимости (авторитета) службы управления персоналом внутри организации.

Объектом аудита персоналаявляютсяразличные аспекты использования кадрового потенциала организации и управления персоналом в целом. Субъектом аудита персонала может выступать как внешние эксперты (внешний аудит), так и сотрудники (подразделения) организации при временной их изоляции от производственного процесса и исключением из организационной подчиненности (внутренний аудит). Основные направления аудита персонала представлены на рис 8.2. В табл.8.1 приведен пример определения конкретных задач аудита персонала в организации в разрезе выделенных направлений. Аудит персонала проводится на уровнях: высшего руководства организации, службы управления персоналом, линейного руководства.

Аудит персонала

Понятия аудита персонала

Аудит персонала – это процедура консультационного характера, которая позволяет с помощью экспертизы оценить эффективность управления кадровым потенциалом предприятия, а также способность к регулированию социально-трудовых отношений.

Аудит персонала должен:

  • Определить соответствует ли кадровый потенциал предприятия его главной цели
  • Проверить правильность использования нормативной базы кадрами предприятия
  • Оценить насколько система управления кадрами может оперативно решать задания, стоящие перед ней
  • Обнаружить негативные факторы, влияющие на кадровый потенциал, а так же пути решения данных проблем.

Объектом аудита персонала является весь трудовой коллектив предприятия, система управления кадрами, ее принципы и методы.

Основной целью аудита кадров есть оценка фактора, который обеспечивает получение прибыли, то есть эффективность деятельности персонала.

Предмет аудита персонала – это все элементы, из которых состоит система управления кадрами.

С точки зрения менеджмента аудит персонала можно рассматривать как:

  • Способ наблюдения
  • Инструмент, с помощью которого решаются проблемы трудового характера.

Принципы аудита кадров:

  • Профессионализм
  • Независимость – аудиторы не должны иметь имущественных интересов в проверяемой компании
  • Достоверность – внимательность в выполнении своих прямых обязанностей, ответственность в выполнении работы
  • Честность
  • Объективность – самостоятельность в рассмотрении различных вопросов, а также принятии решений и осуществлении выводов

При оценке персонала необходимо осуществить:

  • Анализ рабочего состава компании по различным признакам
  • Оценку кадрового потенциала по обеспечению производства персоналом
  • Оценку квалификационного уровня кадров, соответствия его требованиям профессии и производства
  • Анализ структуры персонала согласно классификатору должностей
  • Анализ использования рабочего времени
  • Оценку и анализ текучести кадров, а также обнаружение причин динамики количества персонала
  • Выявление сотрудников занятых тяжелым трудом и неквалифицированным
  • Проверка обеспечения персонала социальными аспектами
  • Анализ состояния рабочих мест в компании
  • Проведение диагностики управленческого и инновационного кадрового потенциала компании.

Задачи аудита кадрового потенциала:

  • Соответствие долгосрочной стратегии управления кадрами целям компании
  • Нахождение путей совершенствования системы управления кадрами
  • Обнаружение и ликвидация проблем, возникающих в области управления персоналом
  • Усовершенствование технологий управления кадрами
  • Проверка насколько управление персоналом соответствует законодательной базе
  • Повышение авторитета службы управления кадрами в компании.

Важное значение при аудите персонала имеет информация, полученная для обеспечения выводов по результатам данного аудита. Она должна иметь такие показатели:

— информация должна содержать как термины и понятия, так и точные данные количественного характера;

— информация должна быть классифицирована по иерархии выполнения задач аудитором;

— необходимо, чтобы информация была за такой период времени, который позволяет объективно оценить данные о проблеме;

— информация может быть использована как полностью вся, в масштабах компании или же, только отдельные ее части, которые имеют отношение к проблеме.

Информацию для аудита можно получать в трёх формах:

1) Записи – та информация, которую можно свободно изучить или же изменить ее структуру (документы, таблицы, рисунки и т.д.).

2) События – те, действия, которые можно наблюдать, и факторы им сопутствующие

3) Память – информация, которая может быть получена лишь от других людей (догадки, опыт, впечатления и т.д.).

При проведении аудита персонала в ход идут те же инструменты, что и в случае управленческого аудита. С помощью каждого инструмента можно понять, как действует аппарат управления персоналом. Если же все эти инструменты использовать в правильном предназначении, то аудитор спокойно сможет увидеть всю систему управления кадрами в компании.

Проведение аудита персонала проходит с использованием следующих методов:

  • Организационно-аналитических – проверяются документы, проводится анализ показателей эффективности деятельности персонала.
  • Социально-психологических – осуществление опросов, бесед, анкетирования персонала. Используются для оценки отношения кадров к работе, мотивации и т.д.
  • Экономических – проведение оценки деятельности персонала с помощью экономических показателей и их сравнения с социальными.

Классификация типов аудита кадрового потенциала

1) За периодом проведения

  • Текущий – проводят через установленные периоды времени
  • Оперативный – проводится лишь по приказу вышестоящего руководства
  • Регулярный – проводится в установленные даты, с неизменными объектами, методами аудита, а также инструментами
  • Панельный – проводят за некоторый промежуток времени, по ранее зафиксированному времени.

2) По полноте охвата объектов аудита

  • Полный – включает всю полноту объектов
  • Локальный – отдельная группа или же один объект аудита
  • Тематический – использование объектов лишь по определенной теме или проблеме

3) Согласно методике анализа

  • Комплексный – включает все методы
  • Выборочный – проводится выборка работников из всех

4) По уровню проведения

  • Стратегический – Оценивают высший аппарат управления
  • Управленческий – оценивают руководителей структурных подразделений
  • Тактический – оценку производят на уровне службы управления кадровым потенциалом

5) По способу проведения проверки

  • Внешний – с помощью специалистов посторонних организаций
  • Внутренний – проводят штатные работники

Аудит персонала осуществляется в 4 этапа:

1) Подготовительный этап – производится формулировка цели проведения аудита; подбор кадров для выполнения аудита, возможная их подготовка; оформление документа, который определяет сроки, задачи, исполнителей аудита; подготовка порядка получения информации.

2) Этап сбора информации – происходит проверка документации, собирается интервью, проводят беседы, анкетирование, предварительное изучение полученной информации.

3) Этап обработки и анализа информации – информации преобразовывается в удобную для использованием аудиторами, также проводится сравнение деятельности компании с нормативами, с помощью методов экспертной оценки.

4) Заключительный этап – предоставление результатов, выводов и внесения рекомендаций в виде отчета руководителям.

Проведение оценки персонала

Целями оценки кадрового потенциала являются:

— донесение информации до всех сотрудников компании;

— возможность карьерного роста в компании;

— определение необходимости повышения квалификации кадров;

— обнаружение весомых оснований для принятия решений по персоналу;

— нахождение путей улучшения коммуникационных связей с персоналом и руководителями;

— соответствие выполняемого труда уровню зарплаты.

Функции оценки персонала:

  • Конструктивная – необходимость оснований, которые лежат в принятии решений по кадровому персоналу
  • Координационная – эффективность работы достигается лишь при правильном информационном обеспечении управленческого персонала
  • Контрольная – контроль за наличием необходимых характеристик у кадров
  • Аналитическая – на основании оценки проводится последующий анализ
  • Коммуникационная – с помощью оценки сотрудники узнают мнения о результатах своей деятельности
  • Мотивационная – оценка позволяет выявить положительные или отрицательные формы отношения к труду, и служит основным средством мотивации рабочих.

При аудите оцениваться могут:

— Результаты выполненных индивидуальных заданий;

— Поведение работника;

— Особенности характера.

При выполнении индивидуальных заданий, если результат этого задания будет значительнее чем то, каким образом был достигнут такой результат – оцениваться будут показатели результативности. К примеру, количество вырабатываемой продукции, трудоемкость. Если взять менеджера по продажам, то оценка его деятельности будет происходить либо по общему количеству объема продаж либо количеству привлеченных клиентов.

Оценку деятельности кадров используют для:

  • Получения оснований на повышение зарплаты или же выдачу премии;
  • Необходимости в повышении квалификации;
  • Определение сотрудников на последующее повышение по карьерной лестнице;
  • Применение дисциплинарных наказаний, или же увольнения;

Поведение работников – если же задания выполняются в группах, то оценить результативность работы каждого довольно сложно, поэтому в данном случае проводится предварительный анализ производимой работы и определение поведенческих стандартов, при отклонении от которых можно существенно повлиять на эффективность работы.

Индивидуальность рабочего персонала – оцениваются особенности психологии личности кадров, данная оценка осуществляется в специальных центрах.

Критерии для оценки деятельности кадров

1) Критерии общие, для компании (требования ко всем сотрудникам без исключения)

  • Качество
  • Своевременность выполнения обязанностей
  • Пунктуальность и т.д.

2) Специализированные критерии (соответствуют обозначенной деятельности) – оформляются документально для каждой отведенной должности.

3) Количественные показатели – оцениваются результаты произведенной деятельности. На примере руководителей – это показатели производительности труда его сотрудников, а также выполнение заданий в установленный срок.

4) Качество выполненных работ.

5) Индивидуальные особенности человека (оценка происходит с помощью опросов, анкет, бесед). Все качества человека построены в градации от наиболее важных в достижении результатов до незначительных.

6) Оценка поведения на работе (конфликтность, поведение в трудных ситуациях) – сможет ли работник поддерживать позитивный дух в коллективе для выполнения работы и достижении результатов.

7) Объективные критерии – установленные нормы и стандарты принятые для работы любого рода.

8) Субъективные критерии – информация и мнения, полученные от других людей. Объективность в данном случае будет относительной.

>Аудит персонала организации

СОДЕРЖАНИЕ

СОДЕРЖАНИЕ 2

ВВЕДЕНИЕ 3

Теоретические аспекты аудита персонала организации 4

Цели и функции оценки персонала 8

Объект оценки 10

Критерии оценки деятельности персонала 13

Методы и этапы проведения аудита персонала 16

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 20

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 21

ВВЕДЕНИЕ

Сегодня, как никогда ранее, особую актуальность приобретает проблема эффективного использования кадровых ресурсов предприятия. Не только потому, что сплоченная команда профессионалов может стать серьезным конкурентным преимуществом предприятия. Не только потому, что кадры – это один из ресурсов, эффективность использования которого, вносит свой в клад в общую эффективность работы предприятия. Просто кадры – это собственно и есть предприятие, и от того какими они будут зависит, в конечном итоге, какой будет это предприятие.

Потребность в услугах аудитора возникла в связи со следующими обстоятельствами:

  1. возможность необъективной информации со стороны ее составителей (администрации) в случае конфликта между ними и пользователями этой информации (собственниками, инвесторами, кредиторами);

  2. зависимость последствий принимаемых решений (а они могут быть весьма значительными) от качества информации;

  3. необходимость специальных знаний для проверки информации;

  4. отсутствие у пользователей информации доступа к ней для оценки ее качества.

Эти и ряд других причин привели к возникновению общественной потребности в услугах независимых экспертов, имеющих соответствующую подготовку, квалификацию, опыт и разрешение на право оказания такого рода услуг.

Теоретические аспекты аудита персонала организации

Аудит персонала – система консультационной поддержки, аналитической оценки и независимой экспертизы кадрового потенциала организации, позволяющая выявить соответствие кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития; соответствие деятельности персонала и структур управления организации существующей нормативно-правовой базе; эффективность кадровой работы по решению задач, стоящих перед персоналом организации, ее руководством, отдельными структурными подразделениями; причины возникновения социальных проблем (рисков) и возможные пути их решения или снижение их негативного воздействия.

Объект аудита персонала – трудовой коллектив организации, различные стороны его производственной деятельности, принципы и методы УП в организации.

Главная цель данного аудита – оценка эффективности и производительности деятельности персонала, как одного из важнейших факторов, обеспечивающих прибыльность организации.

Сущность аудита персонала — оценка соответствия кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития; диагностика причин возникновения проблем по вине персонала, а также оценка их важности и возможности разрешения; формулирование конкретных рекомендаций для руководства и службы управления персоналом по их устранению.

Предметом аудита персонала являются практически все составляющие процесса управления персоналом.

Основные принципы аудиторской проверки персонала (внешний аудит, независимые от руководства предприятия):

Профессионализм;

Независимость;

Достоверность;

Честность;

Объективность;

Сопоставимость с международным правом .

Основные направления аудита персонала:

а) Оценка кадрового потенциала организации, качественных и количественных характеристик персонала (достаточное ли количество работников для нормального функционирования и развития организации; способен ли персонал работать эффективно и в соответствии с выбранной стратегией. Для этого оценивается фактический состав рабочих, особенности самого персонала, наличие у работников профессионально важных качеств и характеристик.

б) Диагностика кадровых процессов и процедур УП, оценка их эффективности .

Таблица 1

Основные параметры аудита персонала по функциям управления персонала

Основные функции управления персоналом

Формирование Кадровой Политики

Оценка текущего состояния КП, степени ее согласованности с целями организации, стратегией ее развития, оценка связи КП со спецификой организации и внешними условиями.

Планирование персонала

Оценка наличных ресурсов, целей и перспектив развития организации, будущих потребностей в персонале; анализ

штатного расписания, изменений К. потенциала организации.

Использование персонала

Анализ уровня занятости персонала; анализ обеспечения стабильности состава работников; изучение занятости женщин, лиц пожилого возраста и других уязвимых слоев населения.

Рекрутинг персонала

Оценка методов найма персонала, источники и способы покрытия потребностей персонала организации, стоимость найма, обеспеченность вакансий кандидатами; оценка взаимодействия организации со службами трудоустройства, местными органами власти, конкурентами.

Деловая оценка персонала

Анализ использования форм деловой оценки персонала, периодичность ее проведения; результаты и решения по данным результатам.

Профориентация и адаптация

Анализ методов профориентации и адаптации, оценка их эффективности(количество уволенных, конфликты в отделах новичков), анализ проблем в периоде адаптации.

Обучение персонала

Анализ целей и форм обучения, их соответствие целям организации, продолжительности и содержания обучения; оценка персонала прошедшего обучение; оценка фактических результатов обучения.

Работа с кадровыми резервами

Анализ управления деятельности в организации; оценка управленческого потенциала и определение потребностей в подготовке кадрового резерва; оценка методов работы с кадровыми резервами.

Служебно-профессиональное продвижение, деловая карьера персонала

Анализ системы продвижения персонала; анализ схем замещения должностей; анализ реализации плана кадрового роста;

Организация трудовой деятельности персонала

Анализ условий труда, техники безопасности и охраны труда; анализ состояния нормирования труда; оценка эффективности организации рабочих мест, распределение работ; анализ вложений финансовых средств в этой области.

Мотивация и стимулирование труда

Анализ исполнительных форм и систем стимулирования, их связи с мотивацией персонала; анализ уровня и структуры оплаты труда.

Трудовые отношения в коллективы

Диагностика социально-психологического климата, оценка уровня социального напряженности в организации, сопротивление переменам, диагностика организационной культуры, типа управленческой команды, оценка уровня соответствия я целям и специфики организации.

Цели и функции оценки персонала

Главное назначение аудита персонала – выявление резервов повышения уровня отдачи персонала. Оценка персонала главным образом сопровождается постановкой следующих целей:

— информационная (информирование сотрудников компании);

— создание резерва на выдвижение (карьерный рост сотрудников);

— выявление потребностей в обучении (в целях разработки плана обучения,

подготовки и переподготовки персонала);

— административная (основание для принятия кадровых решений: повышение, понижение, перемещение, увольнение);

— улучшение коммуникационных связей (взаимопонимания, взаимодействия, производственных отношений между руководителем подразделения и сотрудником);

— дифференциация вознаграждения за труд (установление справедливого уровня оплаты).

Причем в зависимости от целей оценки решается вопрос, какие именно характеристики работников и показатели их трудовой деятельности подлежат оценке и какие из существующих методов оценки лучше всего отвечают достижению поставленных целей.

Оценка персонала выполняет множество функций:

  • — конструктивная: лежит в основе принятия кадровых решений;

  • координационная: выступает в качестве информационного обеспечения оперативного управления с целью повышения эффективности работы организации;

  • контрольная: проверка соответствующих характеристик, например, профессионально важных качеств кандидата на должность, оценка количественного и качественного результата, индивидуального вклада, достижения поставленных целей и т.д.

  • аналитическая: оценка является информационной базой для анализа;

  • коммуникационная: процедура оценки является способом донесения до сотрудника признания результатов его деятельности, служит сигналом для корректировки поведения, обеспечивает обратную связь;

  • мотивационная: оценка выступает сама по себе важнейшим средством мотивации людей, поскольку показывает направленность желательных – нежелательных форм проявления трудового поведения или отношения к труду.

Все перечисленные функции тесно взаимосвязаны и обеспечивают системный подход к управлению персоналом .

Мониторинг в области персонала – научно обоснованная система периодического сбора, обобщения и анализа кадровой информации и представления полученных данных для принятия стратегических и тактических решений руководством организации.

Источники информации при аудите персонала:

Учредительные документы;

Анкеты, опроссники, шкалы;

Решения о назначении на должность;

Штатное расписание;

Правила внутреннего трудового распорядка, положение о

персональных данных;

Приказы;

Трудовые книжки;

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

Личные карточки по форме Т-2;

Законы и инструкции в области труда и трудовых отношений;

Результаты анкетирования и интервьюирования работников .

Введение

Персонал организации — это главная ценность, основное в понимании процесса управления.

Идеи изменений или желаемых целей, возникающие у лидеров организации, могут быть сколь угодно замечательными, но воплощают их в жизнь всегда люди, действующие на основе своих жизненных интересов. С этим процессом напрямую связаны сложнейшие вопросы мотивации, лидерства, столкновения интересов и разрешения проблем. Однако, как это ни парадоксально, изучение работающего персонала — наиболее слабое звено управленческого аудита предприятия, проводя который акцентируют внимание на проблемах юридического сопровождения деятельности экономического субъекта, бизнес проектах, характере и направленности финансовых потоков, стандартизации и автоматизации системы управления, но не работе персонала.

Индикатором успешности в управлении персоналом являются итоговые экономические показатели, стабильность работы всей организации, ее устойчивость и положение на рынке, конкурентоспособность и т.п. Но существуют и специфические показатели:

· результативность (эффективность) деятельности структурных подразделений и отдельных работников;

· удовлетворенность персонала своей работой и принадлежностью к организации;

· текучесть кадров;

· соблюдение трудовой дисциплины;

· наличие конфликтов на всех уровнях отношений;

· характер социально-психологического климата и особенности организационной культуры в организации. Все вышеупомянутые проблемы призваны раскрыть новый для нашей страны вид управленческого (организационного) аудита — аудит персонала. В данном случае термин «аудит» означает «экспертизу соответствия организационной, функциональной и информационной структуры, кадрового потенциала целям, задачам и стратегии развития организации и разработку на этой основе программы организационных изменений».

Аудит персонала — это «система консультационной поддержки, аналитической оценки и независимой экспертизы кадрового потенциала организации».

Главная функция управления персоналом — это обеспечение выживаемости организации путем формирования и развития ее кадрового потенциала более высокими темпами, чем изменяется внешняя среда этой организации

Объект — система персонал (труд) организации, как социотехнической системы. Конкретизируется объект аудита персонала в форме системы управления персоналом.

Предмет — эффективность системы формирования, использования и развития трудового потенциала организации или эффективность системы управления персоналом.

Цель аудита персонала — повышение эффективности функционирования системы управления персоналом.

Объект, предмет, цели и задач аудита персонала

Аудит персонала занимает особое место в рамках управленческого аудита. Являясь системным, он несопоставим с диагностикой отдельных сторон деятельности организации. Отражая интегрирующую роль управления персоналом, аудит персонала исследует вопросы: управления организацией в целом (подконтрольные высшему уровню управления организацией); линейного управления подчиненными организационными функциями (трудовыми коллективами) в разрезе его объектов и функциональной (технической) работы организационных функций (в том, числе подразделения по управлению персоналом). Уровни управленческого аудита, взаимосвязанные с аудитом персонала, могут соответственно быть названы аудитом управления организацией, аудитом линейного управления и аудитом организационных функций (аудит организационной функции «управление персоналом»).

Аудит персонала может применяться в качестве метода, определяющего эффективность системы принятия управленческих решений и контроля эффективности системы управления персоналом. С последней целью целесообразно регулярно осуществлять внутренний аудит персонала.

Объектами аудита в этом случае являются персонал, принципы организации его работы, управления и деятельности, т.е. результаты работы.

Аудит дает представление линейным менеджерам о вкладе их подразделений в успех фирмы, формирует профессиональный образ менеджеров и специалистов службы УП, помогает прояснить роль службы управления персоналом, что приводит к большей стабильности внутри фирмы. Наиболее важно, что он раскрывает проблемы и гарантирует согласие с многообразием законов. Этим объясняется увеличение интереса к аудиту персонала во многих странах в последние годы.

Итак, аудит персонала:

· показывает вклад кадровой службы в достижение конечных целей организации;

· повышает профессиональный имидж службы УП;

· стимулирует рост ответственности и профессионализма работников службы УП;

· уточняет права и обязанности службы УП;

· обеспечивает соответствие стратегии, кадровой политики и практики ее реализации;

· выявляет основные кадровые проблемы;

· гарантирует постоянное соблюдение трудового законодательства;

· обеспечивает оптимизацию затрат на осуществление кадровых мероприятий и содержание службы управления персоналом;

· стимулирует прогрессивные нововведения в области управления персоналом;

· осуществляет оценку системы информационного обеспечения кадровой работы организации.

Внутрифирменное управление персоналом — это совокупность форм и методов воздействия на интересы, поведение и деятельность персонала (индивидов и групп) в целях максимального использования их интеллектуального и физического потенциала для получения эффективного результата.

Управление персоналом, его поведением, межличностными и групповыми отношениями специальная и специфическая деятельность в системе управления организацией. Участниками процесса управления персоналом выступают: служба управления персоналом, руководители, сотрудники, совет предприятия (совет акционеров в случае акционерного общества).

Каждый из этих участников вносит свой вклад в менеджмент персонала, являясь либо субъектом, либо объектом управления или тем и другим одновременно. Каждый выполняет определенные задачи, как в деловой сфере, так и в сфере взаимоотношений.

Концепция управления персоналом — это концентрированное выражение методологии менеджмента в той ее части, которая составляет содержание социально-экономической стороны управления организацией и имеет непосредственное отношение к человеку. Таким образом, УП используется в аспектах:

· функций, которые специальная группа людей (работники службы управления персоналом) выполняет внутри организации;

· управленческой силы организации, включающей как аппарат управления ею, так и линейных менеджеров.

Главная функция руководства персоналом — непосредственное повседневное руководство людьми в процессе достижения основных, стратегических целей организации. Этой области управления персоналом присущи следующие особенности:

· постоянство и непосредственность общения с работниками. В течение всего рабочего времени сотрудники находятся в поле действия руководителя, несущего ответственность за их деятельность;

· основополагающий характер управленческих функций. Деятельность руководителей непосредственно направлена на реализацию главных целей организации;

· относительно большой объем властных полномочий. Власть линейных руководителей по отношению к подчиненным намного превосходит права функциональных менеджеров.

Субъект руководства персоналом — линейные руководители всех уровней. Линейный руководитель может эффективно выполнять свою работу по распределению и умелому использованию человеческих ресурсов, находящихся в его распоряжении, если его функции четко описаны и хорошо воспринимаются персоналом. Если его новая работа существенно отличается от предыдущих занятий, вполне вероятно, что некоторые линейные руководители будут обеспокоены той ответственностью, которая возлагается на них.

Основные функции, выполняемые менеджерами: планирование, организация, управление персоналом, руководство, контроль. Вместе эти функции представляют собой процесс управления.

· Планирование: постановка целей и стандартов, разработка правил и последовательности действий, разработка планов и прогнозирование некоторых возможностей в будущем.

· Организация: постановка определенных задач перед каждым подчиненным, разделение на отделы, делегирование части полномочий подчиненным, разработка каналов управления и передачи информации, координация работы подчиненных.

· Управление персоналом: решение вопроса об Определении стандарта для подходящих кандидатов, подбор подходящих работников, отбор работников, установка стандартов работы, компенсации работникам, оценка выполнения работ, консультирование работников, обучение и развитие работников.

· Руководство: решение вопроса, как заставить работников выполнять свою работу, оказание моральной поддержки, мотивация подчиненных.

· Контроль: установление таких стандартов, как квота продаж, качество, уровень продуктивности, проверка соответствия выполнения работ этим стандартам, их корректировка при необходимости.

Главная функция управления персоналом — это обеспечение выживаемости организации путем формирования и развития ее кадрового потенциала более высокими темпами, чем изменяется внешняя среда этой организации. Эта функция имеет следующие особенности:

· фрагментарность, эпизодичность или непостоянство работы с каждым отдельным сотрудником. Службы персонала занимаются отдельными работниками в основном по мере необходимости, начиная с маркетинга и найма и заканчивая увольнением или оформлением ухода на пенсию;

· преимущественно вспомогательный характер деятельности. Работа с кадрами заключается в отборе, обучении, консультировании и т.п. персонала, но не в непосредственном руководстве им;

· сравнительная ограниченность властных полномочий. Менеджеры по персоналу (функциональные менеджеры) в целом обладают меньшим объемом власти, чем линейные менеджеры, прямые руководители.

Таким образом, руководство персоналом и управление им теснейшим образом взаимосвязаны. В современном мире наблюдается тенденция к их сближению, интеграции. Однако эти две важнейшие сферы управления людьми имеют и существенную специфику, различаясь функционально и институционально. Главные задачи управления персоналом:

· конструирование практики управления персоналом, т.е. разработка теории, стратегии, техники, способов и средств управления персоналом;

· глубокое критическое осмысление, рационализация практического управления людьми и его ориентации на требования экономической (деловой) и социальной активности;

· побуждение руководителей к изменению моделей, техники, стиля, способов и средств руководства сотрудниками на основе альтернатив, предлагаемых наукой.

Достижение организационных целей зависит от согласованных, взаимозависимых и взаимосвязанных действий линейных менеджеров и менеджеров по управлению персоналом. При этом служба управления персоналом не узурпирует полномочия и обязанности управления персоналом каждого линейного менеджера. Профессиональный подход к управлению предполагает двойную ответственность, возложенную как на линейных менеджеров, так и на службу управления персоналом, но последняя играет главную и действенную роль.

Возможности аудита персонала

Возможности аудита персонала простираются далеко за пределы деятельности одной только службы управления персоналом. Она работает не в изоляции. Ее успех зависит и от того, как хорошо выполнены программы другими подразделениями организации. В качестве примера рассмотрим случай из практики одного завода, выпускающего электротехническое оборудование — как линейные менеджеры снизили эффективность процесса оценки исполнения.

Аудит персонала позволяет систематизировать и интегрировать в систему управления организацией сложное многообразие работ по управлению персоналом, что предопределяет эффективность осуществляемой оптимизации управления персоналом.

Аудит персонала формирует стратегическое преимущество организации в сфере управления персоналом, влияет на эффективность управления организацией в целом. Это позволяет организации быть лидером в своей области деятельности в любых ситуационных условиях и способствует построению «сильной организации», готовой к изменениям во внешней среде и обладающей возможностью адаптироваться к этим изменениям с пользой для себя. Обострение необходимости в аудите персонала возникает в условиях ужесточения конкурентной борьбы, когда от эффективности управления персоналом начинает зависеть выживание организации на рынке.

Итак, аудит персонала — это периодически проводимая экспертиза состояния дел в части управления персоналом, включающая систему мероприятий по сбору информации, ее анализу и оценке на этой основе эффективности деятельности организации использования трудового потенциала и регулированию социально-трудовых отношений.

Его суть сводится к диагностике причин возникающих в организации проблем, оценке их важности и возможностей разрешения, формулированию конкретных рекомендаций для руководства организации. Схематично система элементов методологии и методики аудита персонала представлена на рис.1.

Аудит персонала проводится с использованием методов диагностического исследования системы управления персоналом. Его отличительные черты:

· нацеленность на общеорганизационную эффективность;

· строгая форма программы проверки, процедур и заключения;

· независимость аудитора по отношению к организации;

· профессионализм в выполнении проверки.

В мировой практике аудит персонала — это последовательная, регулярная и обычно долгосрочная форма контроля за реализацией практических усилий по оптимизации управления персоналом. В ходе единовременной аудиторской проверки невозможно полностью оптимизировать состояние управления персоналом организации. Это означает, что оптимизационные усилия концентрируются на вопросах управления персоналом, имеющих наибольшую полезность для долгосрочной эффективности организации. До решения ключевых вопросов нет практического смысла заниматься совершенствованием второстепенных деталей.

Рис. 1. Система элементов методологии и методики аудита персонала

Объект аудита персонала — система персонал (труд) организации, как социотехнической системы. Конкретизируется объект аудита персонала в форме системы управления персоналом.

Предмет аудита персонала — эффективность системы формирования, использования и развития трудового потенциала организации или эффективность системы управления персоналом.

Аудит персонала является приложением формы аудиторского исследования к проблемам управления персоналом. Соотношение управленческого аудита к аудиту персонала может быть названо отношением «общего» к «частному». Это определяет перенос большинства «общих» характеристик аудита на «частный». По отношению к ним феномен — аудит персонала. Принципиальное значение при проведении аудита персонала имеет следование аудиторским стандартам. Не противореча теории и практике аудиторской деятельности, аудит персонала имеет свои особенности.

Цель аудита персонала — повышение эффективности функционирования системы управления персоналом. Исходя из этого, задачи аудита персонала можно сформулировать следующим образом:

· нахождение проблем в области управления персоналом;

· обеспечение соответствия требуемых результатов, объема и направлений осуществляемых усилий по управлению персоналом системе внешних и внутренних ситуационных условий; обеспечение соответствия стратегии и политики управления персоналом стратегическим целям организации;

· формирование эффективных, т.е. соответствующих системе ситуационных условий, методов управления персоналом; обеспечение эффективности их применения;

· определение соответствия усилий на стратегическом, линейном и функциональном уровнях управления персоналом друг другу;

· интегрированность элементов системы управления персоналом в целом в стратегию развития организации;

· осуществление перспективного планирования системы управления персоналом организации;

· установление соответствия кадровой политики требованиям законодательства;

· оптимизация затрат на управление персоналом (посредством внедрения более эффективных методов и процедур);

· поддержка и создание лучшей организационной среды для восприятия изменений в области управления персоналом;

· определение вклада службы управления персоналом в эффективность организации в целом;

· прояснение обязанностей и ответственности службы управления персоналом;

· усиление профессионального имиджа службы управления персоналом;

· поощрение большей ответственности и профессионализма среди сотрудников службы управления персоналом;

· повышение эффективности информационной системы службы управления персоналом.

Классификация типов аудита персонала представлена в табл. 1 Управление персоналом организации (учебник) / Под ред. проф. А.Я. Кибанова, М.: ИНФРА-М, 2601. с. 622..

Схематично процесс аудита персонала представлен на рис. 2.

Ни один из подходов (рис. 2) не может применяться ко всем областям управления персоналом. Обычно аудиторские команды используют сочетание нескольких из этих подходов, в зависимости от определенных действий управления персоналом. Аудиторская команда сама выбирает определенные инструменты исследования, чтобы собрать нужную информацию. Эта информация служит как обратная связь о действиях службы управления персоналом. Неблагоприятная обратная связь приводит к корректирующему воздействию по улучшению работы по управлению персоналом.

Таблица 1 Классификация типов аудита персонала

Признак классификации

Тип аудита персонала

Основные характеристики

Периодичность проведения

Текущий

Проводится по заранее установленному регламенту за определенный период времени

Оперативный (специальный)

Проводится по оперативному распоряжению руководства

Регулярный

Проводится через определенные промежутки времени

Панельный

Проводится с определенной периодичностью, с неизменной методикой и инструментарием на той же группе людей и тех же объектах.

Полнота охвата изучаемых объектов

Полный

Охватывает все объекты.

Локальный

Охватывает отдельно выделенную группу объектов или один объект

Тематический

Включает все объекты, но по одной тематике

Методика анализа

Комплексный

Используется весь арсенал методов

Выборочный

Анализу подвергаются работники, выбранные по специальной методике-выборке.

Уровень проведения

Стратегический

Оценка производится на уровне высшего руководства

Управленческий

Оценка производится на уровне линейных руководителей

Тактический

Оценка производится на уровне службы управления персоналом.

Способ проведения проверки

Внешний

Проводится силами сторонних специалистов (организаций)

Внутренний

Проводится работниками самой организации.

Рис. 2. Процесс аудита персонала

Оставьте комментарий