Аутсорсинговый бизнес

Как оптимизировать финансовые и трудовые затраты компании на решение круга вопросов, лежащих в сфере аналитики и маркетинга рынка недвижимости? Этот вопрос нередко оказывается актуальным как для руководителей, так и для сотрудников риэлтерских, строительных, девелоперских и инвестиционных компаний. В большинстве компаний этим направлением занимается только один человек или небольшой отдел из нескольких людей. Их времени и сил с трудом хватает на решение конкретных практических задач, связанных с реализуемыми данной компанией инвестиционно-строительными проектами. При этом заниматься поиском, сбором и перепроверкой первичных данных обо всем рынке, обработкой и анализом баз данных, или размышлением над общерыночными тенденциями и прогнозами у этих людей просто не хватает возможностей.

Хороший аналитик или специалист по маркетингу рынка недвижимости стоит недешево. При увеличении количества сотрудников затраты растут пропорционально, причем как на заработную плату, так и на организацию рабочих мест и прочие накладные расходы. Например, отдел маркетинга из нескольких человек с учетом всех расходов может обходиться компании в 5.000$ — 10.000$ в месяц. Увеличение числа сотрудников приводит к еще большему росту издержек. И даже если компания вполне может себе это позволить, оказывается, что наращивание числа собственных специалистов является нецелесообразным. Поэтому все больше компаний приходит к пониманию, что в их структуре должно работать только ограниченное число специалистов по аналитике (или маркетингу), функции которых сводятся к решению оперативных вопросов и общей координации маркетинговой деятельности. А большую часть работы по сбору и обработке первичных данных, а также по отслеживанию общерыночных тенденций и построению прогнозов должны выполнять специализированные компании.

Что такое «аутсорсинг функций маркетинга»?

Дословно слово «outsourcing» означает использование посторонних ресурсов. Такой формат организации бизнеса оказывается эффективным, когда компании нецелесообразно постоянно держать большой штат своих специалистов, а выгоднее для решения ряда задач пользоваться услугами сторонней специализированной компании. Во всем мире формат аутсорсинга широко распространен во многих сферах бизнеса.

Аналитический Центр одним из первых начал предоставлять услуги аутсорсинга маркетинговых функций на рынке недвижимости и имеет в этом немалый опыт. В минимальном объеме аутсорсинг сводится к регулярному обновлению первичной информации об объектах по тому или иному сегменту рынка, предоставлению регулярных типовых исследований разных сегментов рынка недвижимости или к мониторингу конкурентной среды и уровня цен тех или иных строящихся объектов.

В расширенном варианте аутсорсинг включает практически все маркетинговые и аналитические функции. Их можно разделить на несколько ключевых групп:

1. Работа по новым площадкам под строительство, объектам перспективной застройки и инвестиционно-строительным проектам. Эта деятельность включает в себя:
   • экспресс-оценку новых площадок под застройку и объектов для приобретения или реконструкции
   • детальный анализ преимуществ и недостатков наиболее интересных объектов или площадок, анализ конкурентной среды, уровня цен и динамики продаж таких объектов
   • подготовку отчетов и заключений
   • участие в принятии решений об инвестировании
   • выработку маркетингового задания на проектирование и работу с проектировщиками по проектам нового строительства или реконструкции.
2. Работа по текущим инвестиционно-строительным проектам. Эта работа объединяет:
   • выработку и корректировку стратегии продаж
   • составление наиболее вероятного графика продаж и ценовой политики
   • анализ динамики продаж объекта, корректировку ценовой политики в согласии с выбранной стратегией
   • регулярный мониторинг цен и динамики продаж объектов-конкурентов
3. Работа по рекламно-информационному продвижению объектов и поддержке продаж. Эта деятельность включает:
   • изучение потребительского поведения, портрета покупателя (клиента)
   • позиционирование и брэндинг объекта недвижимости, разработку стратегии продвижения
   • медиапланирование и организацию рекламных компаний
   • работу с СМИ (пресс-служба), паблисити
   • создание промо-сайта, продвижение в Интернете
   • оценку эффективности рекламы

Обычно в отношении аутсорсинга маркетинга компании видят только один негативный момент – боязнь утечки информации, что и побуждает ряд компаний делать все своими силами. Так или иначе, в этом вопросе каждая компания должна принимать свое собственное решение исходя из своих целей и задач. Мы же можем лишь дать пищу для размышлений.

Во-первых, Аналитический Центр работает только с ограниченным кругом компаний, которые не являются прямыми конкурентами друг друга. Очевидно, что у нас нет физической возможности одновременно оказывать услуги всем участникам рынка недвижимости сразу. Соответственно, договариваясь об аутсорсинге можно сразу же обговорить условия конфиденциальности и запрет на работу с компаниями, которых вы считаете своими прямыми конкурентами. Во-вторых, проекты по аутсорсингу (как и консалтингу) ведут только ключевые сотрудники аналитического центра, которые заинтересованы в положительной репутации своей компании и всегда соблюдают условия конфиденциальности.

С другой стороны, наращивая собственный штат маркетологов, вы заметно увеличиваете шансы утечки информации через рядовых сотрудников, особенно, если они периодически уходят работать в другие фирмы, как часто бывает на этом рынке. При этом следует понимать, что большинство данных о продаваемых объектах, уровне цен и конкурентной среде при желании и некотором опыте несложно собрать даже «с улицы». Действительно ли текущие цены на квартиры или количество еще не проданных квартир представляют столь важную «военную тайну»? Нередко отгораживаясь от рынка и «играя в прятки» компания больше теряет, чем приобретает, оставаясь изолированной от информационного поля.

Исходя из нашего опыта, компаниям бывает целесообразно воспользоваться аутсорсингом маркетинговых функций в следующих случаях:

1. Компания только начинает работать на рынке недвижимости, реализуя 1-2 проекта. При этом она сталкивается с непростой проблемой создания отдела маркетинга «с нуля», включая поиск специалистов и налаживание работы.

   Передача функций маркетинга на аутсорсинг позволяет сократить расходы на создание и содержание отдела маркетинга, а главное, снять с себя сложную задачу поиска специалистов, создания слаженной команды, контроля качества работы, проверки адекватности результатов и т.п.

2. У компании появляются новые проекты, которые требуют временного расширения отдела маркетинга. Причем через какое-то время, когда «наплыв» работы пройдет, этот отдел придется обратно сокращать.

   В подобной ситуации аутсорсинг позволяет оперативно привлекать дополнительные квалифицированные ресурсы для решения избыточного объема задач не расширяя при этом собственный штат. Причем стоимость аутсорсинга как правило ниже, чем расширение собственного отдела маркетинга.

3. Компания, давно работающая на рынке недвижимости, постоянно сталкивается с тем, что отдел маркетинга все время перегружен и его необходимо постоянно усиливать новыми специалистами. При этом растет подозрение, что на отдел маркетинга «сваливают» много лишней работы.

   В такой ситуации имеет смысл пересмотреть функции отдела маркетинга. Скорее всего, за специалистами компании следует оставить только решение оперативных и координационных задач, а ряд функций по сбору и обработке данных передать на аутсорсинг.

Аналитический Центр одним из первых отладил схему аусорсинга маркетинговых функций на рынке недвижимости еще несколько лет назад, и это стало одним из главных направлений нашей работы. Передавая нам на аутсорсинг решение своих маркетинговых задач полностью или частично, вы приобретаете немало преимуществ:

• Вы экономите время и силы, так как вместо поиска отдельных специалистов и формирования команды вы сразу выбираете сложившийся коллектив профессионалов, с опытом работы и репутацией на рынке
• Вы экономите средства, так как услуги по аутсорсингу, как правило, дешевле, чем создание или расширение собственного отдела маркетинга
• Вы получаете возможность для маневра – в периоды увеличения количества маркетинговых задач вы можете оперативно привлечь команду специалистов, не расширяя при этом собственный штат, а потом, когда работы станет меньше, безболезненно сократить объем сотрудничества

• Заполнить заявку на оказание услуг по аутсорсингу маркетинговых услуг

Что такое «аудит маркетинга»?

Имеет смысл начать обсуждение темы аудита маркетинга с нескольких известных афоризмов. Например, «Одна голова — хорошо, две – лучше», «Не ошибается тот, кто ничего не делает» или «Со стороны – виднее». С этими истинами, казалось бы, сложно спорить и они приводят к пониманию очень важной вещи. Сколь бы опытным и профессиональным не был аналитик или маркетолог вашей компании, он не застрахован от ошибки. Это в равной мере относится и к группе специалистов, работающих совместно. В рамках одной отдельной компании нередко складывается собственное виденье тех или иных вопросов и если оно неполное или по каким-то причинам неверное, то подобные недочеты могут дорого стоить вашей компании.

В финансовой и бухгалтерской сфере уже давно устоялась профессия аудитора. Приглашение аудиторов вовсе не означает, что собственные бухгалтера или финансисты компании менее квалифицированы или они плохо работают. Дело совсем в другом. Во-первых, аудиторы, глядя «свежим взглядом» могут легко выявить те неточности и ошибки, которые сотрудники компании вообще не замечают из-за «замыленного взгляда». Во-вторых, благодаря более широкому кругу общения аудиторы могут знать дополнительную информацию и новые факты, которые прошли мимо внимания сотрудников данной компании. Более того, внешние специалисты могут подсказать новые нестандартные решения и «подкинуть» свежие идеи.

Все это в равной степени применимо и к понятию аудита маркетинга на рынке недвижимости. Аналитический Центр также одним из первых стал использовать это понятие и оказывать услуги по аудиту маркетинга на рынке недвижимости. Проведение аудита маркетинга может быть целесообразно в разных случаях:

1. Компания приступает к реализации нового инвестиционно-строительного проекта, однако существует неопределенность в ряде цифр, например, в величине наиболее вероятных цен продаж построенных помещений, темпов и сроков продаж, доходной части проекта и т.п. Или же участники проекта не могут определиться в том, ориентироваться ли в большей степени на оптимистичный или, напротив, пессимистичный сценарий развития рынка.

   В этом случае имеет смысл провести аудит и корректировку маркетинговых параметров проекта. Это не обязательно означает проведение еще одного исследования, а возможно только оценку сторонними специалистами реальности использованных цифр на основании опыта, имеющихся у них данных по аналогичным проектам и экспертного мнения.

2. Компания планирует создать, расширить или реорганизовать отдел маркетинга. При этом нет четкого понимания, как подбирать специалистов, как именно решать те или иные маркетинговые задачи, новые для данной компании.

   В подобных условиях внешние специалисты могут проанализировать используемые аналитические или маркетинговые методики, указать на их недостатки или напротив, подтвердить их корректность, научить или дать рекомендации по использованию новых методик, помочь с подбором специалистов и распределением функций отдела маркетинга, а также, с организацией эффективных взаимодействий этого отдела с другими отделами компании.

3. Компания по каким-то причинам хочет убедиться в корректности работы своего отдела маркетинга, получить оценку новой методики анализа рынка и сбора данных, или же заручиться официальной поддержкой авторитетной компании этой сферы деятельности для своих партнеров или соинвесторов.

   В этом случае стандартный набор функций по аудиту маркетинга может быть дополнен составлением официального заключения о проведении аудита с подписью и печатью компании «Индикаторы рынка недвижимости». Однако следует понимать, что если в результатах работы вашего отдела маркетинга есть недочеты или сделанные им выводы в отношении тех или иных инвестиционно-строительных проектов некорректны, то мы будем вынуждены на это указать. Однако аудит маркетинга для того и нужен, чтобы выявить и исправить подобные недочеты.

Аналитический Центр занимает ключевую позицию по инновациям и новым идеям в сфере мониторинга, анализа и исследований рынка недвижимости. Помимо этого, все наши ключевые сотрудники до этого работали руководителями направлений аналитики или маркетинга в крупнейших компаниях московского рынка недвижимости, или создавали такие направления «с нуля», поэтому все возможные проблемы работы отдела маркетинга нам хорошо известны не понаслышке.

• Заполнить заявку на оказание услуг по аудиту маркетинга
• Посмотреть готовые маркетинговые исследования
• Все продукты и услуги

Аутсорсинг бизнес-процессов (Business Process Outsourcing, BPO) – одна из разновидностей аутсорсинга, при которой организация передает на обслуживание другой компании непрофильные бизнес-процессы. Аутсорсинг бизнес-процессов является наиболее глубокой формой аутсорсинга, предполагающей тесное взаимодействие между заказчиком и поставщиком услуг (аутсорсером).

В отличие от аутсорсинга задач, предполагающего передачу на сторону отдельных проектов с ограниченными сроками и бюджетом, аутсорсинг бизнес-процессов может не иметь временных ограничений и фиксированного бюджета. В рамках BPO организация передает аутсорсеру не просто отдельные задачи, а замкнутую функциональную область внутри своего бизнеса.

Определение BPO

Несмотря на вполне четкое определение BPO, как передачи на аутсорсинг любой процессной деятельности, под этим термином часто подразумевается более узкие области аутсорсинга. Так, передача промышленного производства (по сути – разновидность BPO) часто выделяется в отдельный тип производственного (или промышленного) аутсорсинга. Термин BPO редко применяется для определения аутсорсинга обслуживающих процессов, таких как уборка помещений или пищевое обеспечение организаций.

В большинстве случаев аббревиатура BPO подразумевает аутсорсинг высокоуровневых процессов, которые, как правило, связаны с управлением финансами, персоналом, маркетингом или юридическим обеспечением организаций. Очень часто под аутсорсингом бизнес-процессов понимается передача функций, связанных с информационными технологиями и управлением корпоративными информационными системами.

Преимущества и недостатки BPO

Преимущества применения BPO практически не отличаются от преимуществ использования аутсорсинга отдельных задач. В обоих случаях основная цель аутсорсинга сводится к снижению издержек, которое достигается за счет более высокой компетенции подрядчика в бизнес-процессах или задачах или процессах, которые ему передаются. Однако, в отличие от аутсорсинга задач, снижение издержек в случае BPO является более значительным, оно достигается в долгосрочном периоде и часто требует серьезной начальной подготовки.

В некоторых случаях основным стимулом к использованию BPO является даже не снижение издержек, а желание сделать их контролируемыми и предсказуемыми. В случае BPO предсказуемость издержек достигается за счет ясных финансовых условий, регламентированных в договоре и соглашении о гарантированном уровне сервиса (SLA).

К основным недостаткам BPO можно отнести сравнительную сложность в реализации – передать стороннему подрядчику не просто конкретные задачи, а полноценные бизнес-процессы значительно труднее. Таким образом, данный вид аутсорсинга требует более серьезного предварительного анализа при выборе подрядчика, а также возможной адаптации бизнес-процессов к их передаче на сторону.

Поскольку экономическая выгода при BPO достигается за счет более высокой компетенции подрядчика в непрофильных бизнес-процессах организации, BPO редко применяется для передачи специфичных бизнес-процессов. В большинстве случаев, в рамках BPO аутсорсеру передаются процессы, характерные для всех организаций, такие как управление персоналом, расчет налогов или заработной платы. В общем случае, BPO имеет значительно более узкую область применимости, чем более простой аутсорсинг задач.

При использовании BPO стороннему аутсорсеру передаются большие функциональные области, и у компании-заказчика практически всегда возникают опасения за качество и безопасность предоставляемых услуг. Данное обстоятельство является еще одним сдерживающим фактором BPO, поскольку высокие ожидания заказчиков далеко не всегда согласованы с репутацией и известностью присутствующих на рынке поставщиков услуг.

В целом, преимущества и недостатки BPO почти не отличаются от особенностей любых других видов аутсорсинга. Являясь наиболее глубокой формой аутсорсинга, передача бизнес-процессов способна принести организации максимальные преимущества, однако имеет более существенные недостатки и менее широкую область применимости.

Примеры BPO

На сегодняшний день в мире существует множество разновидностей BPO, многие из которых успешно применяются и на российских предприятиях. В зависимости от специфики и отрасли каждой конкретной организации процессы, которые передаются сторонним компаниям, могут существенно отличаться друг от друга. Тем не менее, существует несколько характерных примеров BPO, свойственных для практически всех предприятий достаточно крупного размера.

Аутсорсинг процессов в области управления персоналом

Любая компания вынуждена решать задачи, связанные с управлением персоналом – наймом сотрудников, расчетом компенсаций и налоговой отчетностью. При этом подавляющее большинство организаций не являются кадровыми агентствами, и не обладают специфической компетенцией в области управления персоналом. Именно поэтому практика аутсорсинга HR-процессов (HRO, Human Resources Outsourcing) приобрела значительную популярность.

В большинстве случаев на сторону передаются процессы, связанные с подбором и поиском сотрудников (а также лизингом персонала и аутстаффингом), реже – процессы кадрового администрирования и расчета заработной платы.

Практика аутсорсинга процессов управления персоналом широко распространена в России. Примерами компаний, предоставляющих услуги по набору и найму персонала являются различные кадровые агентства. Поставщиков комплексных услуг по управлению персоналом и кадровому администрированию в России значительно меньше, среди них можно выделить компании UCMS Group и Интеркомп.

Аутсорсинг процессов в области взаимоотношений с клиентами и аутсорсинг колл-центров

Еще одним распространенным примером BPO является аутсорсинг процессов в области управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и, в частности, аутсорсинг обработки телефонных вызовов и передача на сторону кол-центров. Подавляющее большинство западных компаний используют именно этот тип BPO, размещая дорогостоящие кол-центр в местах с дешевой рабочей силой и, зачастую, даже в других странах.

Традиционно считается, что лидирующими поставщиком услуг по аутсорсингу кол-центров является Индия, способная предоставить западным компаниям приемлемое качество по максимально низким ценам (за счет дешевой рабочей силы). Достаточно часто оффшорные кол-центры размещаются в странах Восточной Европы, а также в некоторых арабских государствах (например, в Египте).

Аутсорсинг кол-центров в России также достаточно широко распространен, однако имеет несколько другую форму. Требования к русскому языку практически исключают размещение кол-центров в дальнем зарубежье и даже некоторых странах СНГ. Поэтому многие отечественные компании предпочитают переносить центры обслуживания клиентов в российские провинциальные города со сравнительно дешевой рабочей силой. Для управления кол-центром часто создается отдельное юридическое лицо, которое позволяет назвать этот процесс аутсорсингом. Вместе с тем, на рынке присутствуют и независимые компании, предоставляющие комплексные услуги по аутсорсингу колл-центров.

Аутсорсинг бухгалтерских процессов

Специфика аутсорсинга финансовых процессов и бухгалтерского учета во многом схожа с аутсорсингом процессов по управлению персоналом. В обоих случаях подрядчику передаются неспецифичные функции, характерные для всех без исключения компаний любых размеров и отраслей.

Теоретически и практически, аутсорсинговая компания может полностью выполнять все функции бухгалтерии предприятия вплоть до исполнения банковских платежей и выставления первичных документов контрагентам. Однако это не исключает возможности построения достаточно сложных и гибких бизнес-процессов с использованием внешних компаний и собственных сотрудников для достижения максимальной эффективности.

Одним из очевидных недостатков аутсорсинга финансовых процессов и бухгалтерского учета являются опасения заказчиков за сохранность принадлежащей им финансовой информации. Как следствие, критически важным активом любой аутсорсинговой компании является ее репутация на рынке и отзывы уже состоявшихся клиентов.

Аутсорсинг ИТ-процессов

Можно с уверенностью утверждать, что повсеместное проникновение ИТ-систем привело к росту доступности многих типов BPO за счет резкого сокращения времени и стоимости взаимодействия между заказчиком и аутсорсером. Более того, до информационной революции 90-х годов некоторые типы аутсорсинга (например, оффшорный аутсорсинг кол-центров) было чрезвычайно трудно технически реализовать. Как следствие, сам термин аутсорсинг часто ассоциируется именно с ИТ-сферой, хотя непосредственно эти понятия между собой не связаны.

Внутри современной ИТ-отрасли можно встретить массу примеров BPO. Так, весьма широкое распространение получил аутсорсинг производства, а также разработки программного кода. Традиционным лидером в области ИТ-производства является Китай, а ведущим оффшорным разработчиком программного кода – Индия, страны Восточной Европы и Россия. В течение 2007-08 годов сразу несколько ведущих ИТ-корпораций открыли в России собственные центры разработки.

Достаточно часто под термином IT BPO понимается аутсорсинг ИТ-процессов организаций, не связанных с ИТ-отраслью непосредственно. В западных странах распространен комплексный ИТ-аутсорсинг, в рамках которого подрядчику передается вся ИТ-инфраструктура заказчика. В России такой подход используется крайне редко, компании предпочитают использовать ограниченные варианты IT BPO, такие как хостинг приложений или поддержка корпоративных сайтов. На данный момент основными провайдерами аутсорсинговых ИТ-услуг в нашей стране являются традиционные системные интеграторы, для которых BPO не является основным бизнесом. Вместе с тем, на российский рынок ИТ-услуг активно выходят крупнейшие мировые игроки IBM и HP.

Аутсорсинг размещения ИТ-систем (Software on-Demand)

Аутсорсинг размещения ИТ-систем (модель «программное обеспечение по требованию», Software on-Demand, SoD) является разновидностью аутсорсинга ИТ-процессов. В отличие от обычного хостинга, в рамках концепции SoD, аутсорсер не только предоставляет физическое оборудование для размещения информационных систем, но и обеспечивает их установку, поддержку и обновления.

В рамках модели SoD заказчики платят не за владение программным обеспечением как таковым, а за его аренду (то есть, его использование через веб-интерфейс). Таким образом, в отличие от классической схемы лицензирования ПО, заказчик несет сравнительно небольшие периодические затраты, и ему не требуется инвестировать существенные средства в приобретение системы. Схема периодической оплаты предполагает, что в случае, если необходимость в программном обеспечении временно отсутствует – заказчик может приостановить его использование и заморозить выплаты разработчику.

Схема SoD наглядно демонстрирует взаимосвязь между различными видами BPO. Компания, разрабатывающая SoD-системы по управлению персоналом или бухгалтерскому учету, может одновременно являться провайдером BPO-сервисов в этих направлениях. В качестве примера можно привести компанию UCMS Group, которая разрабатывает систему управления персоналом Quinyx и, в то же время предоставляет услуги по аутсорсингу HR-процессов.

Схема передачи процессов на аутсорсинг. Пошаговая инструкция

Исходя из нашей практики реализации подобных проектов, попытаемся представить схему внедрения аутсорсинга в организации, разбив процесс на несколько этапов.

I этап – Анализ фактического состояния

Приступать к реализации любого проекта нужно обладая аргументами, доказывающими его целесообразность, желательно выраженными не в эмоциональной форме, а в форме сухих и беспристрастных цифр. Другими словами нужно трезво оценивать необходимо состояние организации. Для этого необходимо провести анализ целей организации и конкурентной среды; выбрать стратегические приоритеты развития организации; выявить проблемы развития организации; выявить работы, которые можно передать на аутсорсинг и определить их прогнозный объем.

Далее нужно произвести подсчет стоимости функции или бизнес-процесса, при их реализации своими силами (расходы, которые можно предварительно подсчитать: стоимость аренды офисной или иной площади, стоимость и размеры оборудования, используемого для выполнения данной функции; фонд оплаты труда необходимого для данного объема работ персонала).

На этом этапе создается рабочая группа, которая собирает необходимые сведения, обсуждает полученную информацию, ведь в любом случае «мозговой штурм» — это гораздо продуктивнее, чем единоличное решение.

II этап – Принятие решения

Принятие решения о переходе на аутсорсинг возможно после анализа плюсов и минусов, возможностей и рисков аутсорсинга; сопоставления стоимости функций или бизнес-процессов при их реализации собственными силами и поставщиками аутсорсинговых услуг и определения показателей эффективности работы аутсорсера.

Также на этом этапе определяются цели и задачи проекта, назначается руководитель проекта, формируется рабочая группа, согласуется с топ-менеджментом организации объем функций, передающихся на аутсорсинг, и требования к аутсорсинговой компании.

Конечно же, финальную точку в решении вопроса о том, быть или не быть аутсорсингу в той или иной организации, должен поставить Генеральный директор или собственник бизнеса.

III этап – Выбор партнера

Выбор партнера – очень ответственный этап процесса перехода на аутсорсинг, ведь неудача приведет к необходимости смены партнера, а, следовательно, к повторению довольно длительного процесса перестройки организации для работы в новых условиях.

Для того, чтобы уменьшить риски, связанные с необоснованным выбором, а также исключить субъективные факторы, необходимо провести анализ рынка услуг аутсорсинга и проверку репутации игроков рынка.

После этого само собой намечается круг фирм, к которым имеет смысл обратиться, проведя перед окончательным выбором сопоставление по таким параметрам, как:

• скорость реакции на запросы при необходимости выезда, удаленном администрировании или консультации;
• какие услуги включены в договор, а что оплачивается отдельно/ не выполняется;
• как влияет изменение численности компании на стоимость договора;
• как осуществляется контроль компанией-аутсорсером за своими сотрудниками;
• как осуществляется взаимодействие с аутсорсером в случае непредвиденных ситуаций;
• каков уровень квалификации сотрудников потенциального партнера;
• как происходит процедура расторжения контракта на оказание аутсорсинговых услуг;
• как функционирует система безопасности в компании-аутсорсере.

Чтобы было удобно пользоваться полученной информацией по предложенным выше критериям оценки можно составить таблицу, в которую внести сведения о каждом из потенциальных партнеров. Вообще «табличный» метод позволяет делать адекватный выбор в любой ситуации.

IV этап – Разработка условий контракта

Затем с новыми партнерами нужно разработать условия контракта. До них необходимо предельно точно донести задачи и цели, которые перед ними ставятся и, конечно же, определить сроки переходного периода. Не нужно боятся бесконечно задавать уточняющие вопросы, чтобы убедится в том, что у заказчика и поставщика услуг сложилось единое понимание имеющейся ситуации и ее развития в будущем, ведь именно ошибки коммуникации могут привести к ошибкам в ходе реализации проекта. Нужно помнить, что формулировка запроса – наиболее сложный этап перехода на аутсорсинг.

Нужно быть готовым к тому, что партнеры могут предложить свое решение проблемы. К их советам имеет смысл прислушаться, хотя бы потому, что у компании-аутсорсера больше опыта в практической реализации проектов.

Во время разработки договора в рабочую группу обязательно включается юрист. Если у организации нет собственного юриста, проконсультируйтесь у стороннего. Договор обязательно должен содержать фундаментальные элементы, определяющие структуру сотрудничества с аутсорсером.

При заключении договора нужно помнить, что функции на аутсорсинг могут передаваться как полностью, так и частично.

V этап – Переход на новый формат работы

При переходе на аутсорсинг учитываются психологические моменты и настроение коллектива. Рекомендуется проведение разъяснительной работы в коллективе, которая включает в себя предоставление работникам всех необходимых сведений о переходе на новый формат работы, ознакомление с содержанием документов всех сотрудников под роспись.

Необходимо уделить особое внимание тем сотрудникам, в которых компания заинтересована и деликатно сообщить об увольнении тем сотрудникам, в чьих услугах компания больше не нуждается.

Так же на этом этапе разрабатываются необходимые документы и положения: план работ по внедрению проекта и новое штатное расписание. При необходимости проводится разработка новых или корректировка имеющихся должностных инструкций.

VI этап – Функционирование проекта на отчетном этапе

Теперь рабочая группа не нужна и главным становится сотрудник, который предоставляет руководству организации отчеты с установленной заранее периодичностью.

Подведение итогов за отчетный период включает в себя: анализ функционирования системы аутсорсинга на основе обратной связи сотрудников, руководителей и партнеров; сопоставление итогов деятельности аутсорсера с запланированными показателями эффективности; коллективное обсуждение участниками процесса промежуточных итогов реализации проекта.

Если обнаружились проблемы в развитии бизнес-системы, то причин у них может быть две: либо ненадлежащее исполнение контракта, либо неправильное планирование. Необходимо выявить причины ошибок и начать работу по их исправлению.

Выполнение функций, отданных на аутсорсинг, необходимо постоянно контролировать, также как и любых других. Объем контроля зависит от важности переданного процесса, сопутствующих ему рисков и компетентности персонала поставщика.

Вот приблизительно так и выглядит схема перехода на аутсорсинг для любой организации. Конечно же, возможны и некоторые корректировки с учетом особенностей конкретного бизнеса, но в целом последовательность действий такова.

Версия для печати

«1С: Аутсорсинг» – новое направление работы группы компаний 1С по предоставлению услуг аутсорсинга учетных функций для средних и крупных организаций.

Направление «1С: Аутсорсинг» призвано объединить наиболее успешные практики в области аутсорсинга учетных функций в России. Сегодня в него входят три контролируемых фирмой 1С компании: UCMS Group, WiseAdvice и Норд Аутсорсинг. Они аккумулируют ведущих экспертов в сфере аутсорсинга учетных функций, имеющих богатый опыт практической работы в ведущих российских и зарубежных компаниях.

На текущий момент «1С: Аутсорсинг» обслуживает более 500 предприятий. Каждая из бизнес-практик «1С: Аутсорсинг» входит в наиболее авторитетный топ-лист рейтингового агентства «Эксперт РА».

Успех наших проектов и отзывы заказчиков подтверждают нашу репутацию профессионального провайдера услуг.

Направления деятельности

Спектр услуг, предоставляемых «1С: Аутсорсинг», можно разделить на 3 основных направления:

• Аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета
• Аутсорсинг расчета заработной платы
• Аутсорсинг кадрового делопроизводства

Аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета

Аутсорсинговая модель ведения бухгалтерского и налогового учета является эффективным инструментом снижения налоговых рисков, а также уменьшения издержек на обслуживание собственной бухгалтерии. За счет передачи на аутсорсинг этих процессов профессиональному провайдеру услуг Вы перестанете тратить время на решение проблем бухгалтерии и правильного расчета налогов и сконцентрируетесь на стратегических инициативах, направленных на развитие бизнеса. Благодаря гибкости подхода, Ваша компания может выбрать именно тот объем услуг в области бухгалтерского и налогового учета, который Вам необходим в данный момент.

Аутсорсинг расчета заработной платы

После передачи на аутсорсинг функции расчета заработной платы Вам уже не нужно беспокоиться об увеличении штата бухгалтеров при росте численности персонала или заботиться о постоянном повышении квалификации расчетчиков, задумываться о дополнительном офисном пространстве, сопутствующих юридических и налоговых консультациях, а также думать о дополнительных затратах на внедрение и сопровождение автоматизированной кадровой системы. Эффективность аутсорсинга расчёта зарплаты может быть выражена как в прямой экономии затрат на зарплатах расчетчиков, так и в косвенной выгоде – за счет переноса на провайдера ответственности за качество и своевременность расчета, повышения уровня конфиденциальности информации, а также перераспределения ресурсов для реализации важнейших задач.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство является рутинным HR-процессом, но при этом жизненно важным для любой компании, независимо от ее масштаба и сферы деятельности. Являясь Вашим экспертом по всем основным вопросам кадрового делопроизводства, мы, как исполнитель, не можем «уйти в отпуск, взять больничный или перейти на новую работу». Используя в кадровом процессе аутсорсинговую компанию, Вы минимизируете риски, способные нарушить непрерывность Вашего бизнеса.

Преимущества «1С: Аутсорсинг»

В России работает всего несколько компаний, способных предоставить услуги мирового уровня по аутсорсингу учетных функций. Компании направления «1С: Аутсорсинг» сделают это для Вас.

Наш комплексный пакет услуг позволит Вам:

• Сформировать более экономичное кадровое и финансовое подразделение за счет сокращения накладных расходов, связанных со стоимостью рабочих мест, обучения сотрудников и информационной поддержки. Общий экономический эффект аутсорсинга может составлять 25-30% общей суммы операционных затрат.
• Повысить качество процессов. Действия наших экспертов строго регламентированы, система внутреннего контроля предотвратит ошибки и перепроверит конечные результаты.
• Получить доступ к успешным практикам. Использовать в своей работе лучший опыт и методологическую базу в области управления учетными функциями.
• Повысить управляемость бизнеса. Снизить уровень финансовых рисков, сделать процессы прозрачными для топ-менеджмента, обеспечить единую политику кадровых и финансовых функций во всей компании.
• Уменьшить необходимость инвестиций в инфраструктуру информационных технологий и нематериальные активы. Нет необходимости в сопутствующих затратах на закупку серверов, покупку лицензий на программное обеспечение, на детальное изучение информационных технологий.
• Получить доступ к лучшей технологической базе. Поскольку мы являемся лидерами отрасли бухгалтерского программного обеспечения, сотрудничая с нами, Вы получаете передовые технологии и опыт лучших экспертов в области учетных функций в нашей стране.

Процесс перехода на аутсорсинг

Что делаем мы:

• Проводим анализ фактического состояния учетных функций, согласовываем план перехода;
• Осуществляем настройку системы кадровых и финансовых процессов и описываем регламенты взаимодействия группы ведения учета с бизнес-подразделениями;
• Запускаем систему и тестируем ее работу;
• Начинаем обслуживание.

Что делаете Вы:

• Подписываете с нами соглашение о конфиденциальности;
• Рассказываете нам о своих внутренних процессах;
• Предоставляете бухгалтерскую документацию;
• Уделяете больше времени своему основному бизнесу;
• Экономите.

Принципы работы в проектах

Передавая на аутсорсинг учетные функции, Вы получаете гарантию безопасности Ваших данных, а также гарантию строгой регламентации доступа к Вашей информации. Электронный обмен информацией с провайдером идет в зашифрованном виде через защищенное интернет-соединение. Переданная нам информация будет доступна только экспертной группе, занятой на Вашем проекте, и только на период действия контракта. Все наши сотрудники подписывают Соглашение о конфиденциальности.

Наша практика работы показывает, что конфиденциальность и безопасность информации при аутсорсинге находится на более высоком уровне, чем в случае внутренней реализации процесса.

Контакты

Направление «1С: Аутсорсинг»

Главная » Статьи » Аутсорсинг компании

Аутсорсинг-компании предоставляют возможность арендовать работников на длительное или короткое время. Заказчик существенно экономит денежные средства, обходясь без содержания постоянного штата. Все сложности, связанные с трудоустройством, уже включены в стоимость услуги.

Преимущества аутсорсинга:

• Экономия времени. Прибегая к услугам аутсорсинговых компаний, руководитель ограждает себя от долгого поиска квалифицированных сотрудников. Работа по подбору специалистов, проверке их компетентности, обучению выполняется в рамках оказания услуги. Управление персоналом также входит в обязанности аутсорсинг-компании.
• Сбережение финансов. Аутсорсинг позволяет выбрать специалиста с наиболее подходящей квалификацией по выгодной ставке. Особенно выгодна данная услуга для организаций, которые нуждаются в срочном наборе большого количества специалистов.
• Динамичное развитие бизнеса как следствие первых двух пунктов. Аутсорсинг позволяет организации вложить сэкономленные денежные средства и время в собственное продвижение, не снижая продуктивности.

Залогом успешности любого бизнеса является слаженная командная работа. Однако даже наличие квалифицированного коллектива не защищает от проблем. Аутсорсинг помогает справиться с большинством из них.

В случае если организации срочно требуется непрофильный специалист на короткий срок, оптимальным вариантом становится аренда работника в аутсорсинговой компании. Работодатель пользуется услугой ровно столько, сколько необходимо для достижения желаемого результата, не обременяя себя наймом новых сотрудников в штат.

В плане работ указываются количественные и качественные показатели цели с учетом всех деталей, а арендованные специалисты заинтересованы в быстром достижении запланированных результатов. Таким образом, аутсорсинговые услуги поддерживают современный деловой ритм и конкурентоспособность организации-клиента.