Автоматизация бизнес процессов

Дмитрий Пинаев

Генеральный директор ГК «Современные технологии управления»

Виктор Забавин

ГК «Современные технологии управления»

Когда заходит речь о необходимости автоматизации управления предприятием, руководителю нужно получить ответы на три вопроса. Не зная этих ответов, сотрудникам предприятия и компании, осуществляющей внедрение, трудно выработать правильный подход к выбору системы автоматизации и стратегии ее внедрения. Что же это за вопросы?

Вопрос № 1: «Кому и почему нужна автоматизация?»

Сегодня мы уже можем проанализировать статистику и знаем, что чаще всего инициатором проекта является собственник, генеральный или финансовый директор, изредка главный бухгалтер. Если проект инициирует главный бухгалтер, то это одни ожидания, если генеральный директор, то, вероятно, совсем другие. Конечно же, оптимальный вариант с точки зрения успешности проекта, когда «Заказчиком» проекта является собственник или генеральный директор. Во-первых, это вызвано тем, что чаще всего только они представляют стратегию развития предприятия и знают истинные причины автоматизации, среди которых могут быть:

1. Переориентация на решение новых задач (выпуск новой продукции, выход на новые рынки, техническое переоснащение);
2. Проведение реформ или изменение принципов управления;
3. Неспособность старой системы автоматизации удовлетворять потребности предприятия;
4. Подготовка предприятия к продаже (автоматизация должна увеличить рыночную стоимость).

Во-вторых, только они способны расставить приоритеты и решить любые конфликты, возникающие в ходе проекта. Также от статуса и полномочий этих людей зависит и отношение к проекту персонала предприятия. Знание ответа на первый вопрос позволяет выработать стратегию внедрения автоматизированной системы, соответствующей стратегии развития предприятия, получить представление насколько серьезным будет проект, сколько времени и сил предприятие готово на него потратить, и не «умрет» ли он сразу после начала.

Вопрос № 2: «Нужна ли именно автоматизация?»

После того, как стало понятно, кто является инициатором и что стало главной причиной автоматизации, нужно понять — что от нее ждут?

Практика показывает, что довольно часто при помощи проектов автоматизации пытаются решить проблемы управляемости предприятия. Безусловно, современное управление трудно представить без информационных систем, но первично все-таки управление.

Если на предприятии большой объем информации, обрабатывать которую вручную (или имеющимися средствами автоматизации) стало невозможно (не успеваем, ошибаемся, дорого стоит персонал), то автоматизация — это выход. Если же нужной информации просто нет или она недостоверна, решения принимаются без учета имеющихся данных, действия не согласованы, то, скорее всего, не сформирована сама система управления и автоматизация здесь не поможет. Поэтому, оценив ситуацию, нужно сделать вывод, решит ли автоматизация выявленные проблемы?.

Вопрос № 3: «Что будем автоматизировать?»

Далее необходимо ответить на самый сложный и важный вопрос — какая конкретно деятельность будет автоматизироваться?

Для небольших компаний ответ на этот вопрос достаточно прост. Нужно всего лишь представить — какая деятельность в компании связана с обработкой и хранением больших объемов информации и построением отчетов. Как правило, это бухгалтерский и налоговый учет, учет движения товарно-материальных ценностей, кадровый учет, расчет заработной платы и т. п. Далее можно переходить уже непосредственно к выбору автоматизированной системы начального уровня, которая наилучшим образом подходит под технические требования и не будет ограничением при дальнейшем не очень сильном росте компании.

Но для больших компаний со сложным и многогранным бизнесом такого подхода оказывается явно недостаточно. Поэтому, чтобы ответить на вопрос «Какая деятельность будет автоматизироваться?» необходимо собственно получить представление об этой самой деятельности. Для этой цели в последние несколько десятков лет в мире активно используют процессный подход, основанный на выделении и анализе бизнес-процессов, составляющих деятельность компании. С помощью процессного подхода можно детально описать модель бизнес-процессов компании, содержащей:

Модель бизнес-процессов компании

1. Состав бизнес-процессов предприятия;
2. Какие Результаты работы всего предприятия в целом и каждого бизнес-процесса в частности планируется получить;
3. Какую последовательность действий нужно выполнить, чтобы на выходе процесса получить необходимый результат;
4. Кто является Владельцем процесса (Ответственный за достижение результата и обладающий полномочиями для распоряжения ресурсами процесса);
5. Кто является Исполнителем каждого действия внутри процесса;
6. Какие информационные и материальные объекты являются входами и выходами бизнес-процесса.

Такое описание деятельности предприятия можно сделать самостоятельно или привлечь внешних консультантов. Очень важно, чтобы разработанная модель была понятна руководителям и чтобы они осмыслили и приняли ее. Все разногласия необходимо устранить до начала выбора информационной системы. Учитывая, что такое описание выполняется в свою очередь с помощью систем бизнес-моделирования, то особое внимание необходимо уделить выбору такой системы. Для решения этой задачи можно использовать западные системы (Aris, AllFusion Process Modeler), но сегодня появились и более доступные по стоимости отечественные системы (Business Studio).

Далее проводится анализ — какие именно бизнес-процессы необходимо автоматизировать. Чтобы ответить на этот вопрос нужно понять, что именно не устраивает в текущей работе организации. Такими параметрами могут стать: время выполнения процесса, стоимость выполнения процесса, качество (количество ошибок и сбоев). Например, процесс планирования производства на крупном предприятии можно осуществлять и вручную, без применения средств автоматизации. И действительно, до сих пор на ряде предприятий до сих пор существуют приблизительные методы планирования потребности в материалах и в производственных мощностях. Но при этом точность расчетов не высока (что приводит к избыточным складским запасам материалов, недостаточной загрузке мощностей, а в конечном итоге — к неоправданно большим затратам на осуществление процесса Производство), время выполнения расчетов может составлять 5–10 дней (что в современных условиях для ряда предприятий является недопустимым), а количество ошибок при планировании порой не поддается подсчету.

Следует отметить, что для крупных предприятий также есть ряд «общепризнанных» процессов, которые необходимо автоматизировать и с которыми, вопросов как правило не возникает. Это те же самые процессы связанные с бухгалтерским учетом, движением товарно-материальных ценностей. Эти процессы автоматизируются «по умолчанию», так как повышение их эффективности вследствие автоматизации многократно проверено. Что касается остальных процессов, то производится анализ по выбранным критериям и выделяются процессы с неудовлетворительными оценками, которые можно изменить с помощью средств автоматизации. С другой стороны, оценивается та часть инвестиций на внедрение информационной системы, которая будет потрачена на автоматизацию этих процессов. Если соотношение эффекта и затрат не устраивает владельца процесса и финансового директора, то процесс можно вычеркнуть из кандидатов на автоматизацию. Но сделать это можно только в том случае, если без информации, порождаемой в этом процессе, можно легко обойтись при работе всей корпоративной информационной системы.

Выделенные бизнес-процессы необходимо детально описать, сделав акцент на информации (используемые документы, отчеты), которая необходима для осуществления какого-либо действия процесса или является результатом его выполнения. Также, если выполнение действия основано на сложной методике, то желательно формализовать еще и эту информацию. Например, если в компании используется своя особенная методика калькуляции себестоимости, то необходимо провести ее формализацию и учитывать возможность ее реализации в выбираемой информационной системе.
Полученное описание дает возможность детально определить функциональные требования к системе автоматизации, ведь в результате мы получаем:

1. Список бизнес-процессов и их особенности, поддержка которых должны быть заложена в информационной системе;
2. Перечень информационных объектов, которые система должна позволять хранить;
3. Набор отчетов, которые должны формироваться в системе;
4. Перечень алгоритмов и методик, которые должны поддерживаться информационной системой.

Нужно четко понимать, что, к сожалению, для крупных компаний никогда не найдется готовой системы, способной на 100% удовлетворить перечень функциональных требований. Поэтому выбор информационной системы — это борьба компромиссов, в которой чем-то придется жертвовать либо функциональностью, либо стоимостью.

После того как появилось формализованное представление о бизнес-процессах предприятия и требованиях к информационной системе, предстоит решить сложную задачу — выбрать наиболее подходящую по функциональности и стоимости систему автоматизации.

Шаг первый: «Жесткая» или «гибкая»?

Все системы автоматизации можно разделить на два класса: жесткие — с набором типовых настроек (mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, Галактика) и гибкие — с возможностью модифицировать функциональность (1 °C, Microsoft Axapta). Это касается систем любых классов, начиная от систем для решения локальных задач, до комплексных систем автоматизации деятельности крупных предприятий.

Чтобы определить, «жесткая» или «гибкая» система нужна в конкретном случае, необходимо понять, насколько динамично будет меняться предприятие и его бизнес-процессы в течение ближайших 2–4 лет. Если имеется стабильно работающее предприятие, и в ближайшее время принципиальных изменений в системе управления не планируется, то можно примерять «жесткие» системы, в том числе и западные. У них есть неоспоримое преимущество — это законченные и отлаженные решения, вобравшие в себя лучшие практики управления. Но, выбрав и начав внедрять такую систему, мы будем вынуждены привести свою деятельность в соответствие с моделью бизнес-процессов, заложенной в систему, что для наших предприятий не всегда является допустимым.

Если же бизнес часто реформируется и окончательная конфигурация системы управления еще не сложилась, то нужна гибкая система, позволяющая достаточно просто вносить изменения и без больших затрат модифицировать систему. Такие системы на рынке есть, плюс на них уже могут быть реализованы и готовые решения.

Типы корпоративных информационных систем

Шаг второй: «Готовая или на заказ?»

На следующем шаге необходимо определиться, будет ли использоваться готовая или разрабатываться заказная система, для автоматизации бизнес-процессов предприятия?

Преимущества готового решения состоят в том, что:

1. Можно заранее примерить функционал системы к своим потребностям;
2. Можно посмотреть внедрение этой системы на других предприятиях;
3. Минимальны риски в оценке стоимости системы и внедрения;
4. Имеются отработанные методики внедрения;
5. Довольно точно сформулированы требования к инфраструктуре, персоналу и другим ресурсам;
6. Как правило на рынке труда есть специалисты которых всегда можно привлечь для сопровождения системы.

Недостатки готового решения:

1. Затруднено или невозможно изменение системы в случае возникновения необходимости;
2. Даже в тех случаях, когда модификация возможна, существует большой риск нарушения целостности системы.

В том случае, когда автоматизируемые бизнес-процессы и алгоритмы уникальны, и заказчик может позволить себе потратить деньги и время, то ничего не остается как прибегнуть к разработке заказной информационной системы.

Преимущества новой разработки:

1. Возможность сделать систему «под себя» на 100% удовлетворяющей функциональные требования.

В чем недостатки:

1. На порядок возрастают требования к квалификации бизнес-аналитиков, осуществляющих постановку задачи;
2. Очень велики риски в оценке сроков и стоимости разработки;
3. Стоимость разработки, оказывается, как правило, выше стоимости готового решения;
4. Качество полученного решения сильно зависит от профессионализма разработчиков (нужно быть готовым, что тестирование системы будет проходит на Вашем предприятии);
5. У предприятия появляется зависимость от компании разработчика (эта зависимость не так сильна в случае разработки на базе распространенных платформ).

Итак вариантов два:

1. Выбрать готовую систему, с помощью которой с определенными настройками (именно настройками, а не доработкой) можно решить поставленные задачи;
2. Заказать новую разработку на базе распространенных платформ (например Axapta, 1С и им подобные) или на одном из обычных языков программирования.

Шаг третий: «Отбрасываем дорогие системы»

Чтобы еще более сузить множество потенциально подходящих систем, нужно рассмотреть еще одно ограничение — допустимая стоимость проекта. Здесь применимы следующие правила:

1. В случае с готовыми решениями стоимость лицензий и стоимость внедрения определяется достаточно точно;
2. При варианте разработки (доработки) программного продукта ошибиться с оценками сроков и сумм можно в разы. Но очевидно, что получить сравнимый по функционалу и качеству с типовыми решениями продукт за меньшие деньги чем стоимость готового решения невозможно;
3. Не забывайте про затраты на инфраструктуру (вычислительная техника, сети, системное программное обеспечение) без которых не обходиться ни один проект.

Очевидно, что стоимость системы нужно рассматривать применительно к эффекту, который ожидается получить от ее внедрения. Но не всегда предприятие имеет возможность в течение 1–2 лет тратить значительные суммы. Поэтому, сопоставляя собственные финансовые возможности со стоимостью решений отбрасывайте те, которые «не по карману».

Шаг четвертый: «Выбор»

Если ранее описанные шаги выполнены, то становится ясно, какие системы подходят под потребности предприятия. Далее, самый простой способ выбора и приобретения системы — объявление тендера. Так как требования к системе есть, то и тендерные условия формулируются достаточно просто.

Очень рекомендуем посетить предприятия, где установлено предлагаемое решение и где внедрение осуществляла компания-подрядчик. Имея на руках собственную модель системы управления с требованиями к системе автоматизации, стоит своими глазами оценить опыт подрядчика и выслушать мнение их предыдущих клиентов. Не бойтесь потратить на это время и деньги, учиться на чужом опыте всегда дешевле. Обязательно оцените состав команды внедренцев на вашем проекте. Не смотря на все достижения компании, очень многое зависит от конкретных исполнителей, их опыта и квалификации.

Резюме

Несмотря на большой опыт, который накопили и предприятия и компании-подрядчики, до сих пор встречаются случаи неудачного внедрения систем автоматизации. Где-то не была учтена стратегия развития предприятия и проект стал просто не нужен, где-то просто поддались на уговоры продавцов и выбрали неподходящую систему. Последовательность шагов по инициированию проекта автоматизации, предложенная в данной статье, выработана на базе многолетнего опыты выполнения проектов и гарантирует правильный выбор информационной системы.

Опубликовано по материалам:
Журнал «Консультант» № 11 июнь 2006

Поделиться:

Рекомендуемые материалы по тематике

Как «подогнать по размеру» информационную систему организации

Эффект синергии методологий в проектах трансформации ИТ

Best practice проектов автоматизации бизнес-процессов. От методологии до инструментария. Часть 2 — интервью с руководителем консалтинговых проектов «Консист Бизнес Групп» Андреем Кочетковым

Best practice проектов автоматизации бизнес-процессов. От методологии до инструментария. Часть 1 — интервью с руководителем консалтинговых проектов «Консист Бизнес Групп» Андреем Кочетковым

13.04.2010, Вт, 18:04, Мск В современных зданиях десятки инженерных систем, которые интегрируются в «умные» комплексы. Но большинство россиян живут пока в обычных домах, «интеллект» которых вряд ли представляет насущную потребность, а скорее кажется игрушкой. Чем может быть интересна автоматизация зданий для таких потребителей? Что она может дать, например, в обычной квартире, а не в загородном особняке или «крутом» офисном здании?

Практически всех интересует безопасность, комфорт и экономичность постоянного места жительства. В любой квартире это важно, хотя они могут быть весьма разными — от эконом- и до элит-класса. Это и разные площади, и стоимости. А значит, и требования к автоматизации объектов будут существенно различаться. Хотя стоимость проектов комплексной автоматизации пока субъективно высока, стоит вспомнить, сколько стоили первые обычные ПК или сотовые телефоны, и посмотреть на эти «чуда» техники теперь. Цены уменьшились в десятки раз.

Важно понимать, что оборудование даже в наш высокотехнологичный век без массового выпуска не может стоить дешево. Кроме этого, не будем забывать, что основное в автоматизации зданий — это услуги для пользователей. Ниже — четыре примера таких сервисов.

Выключатель — «выключить все»

Такую функцию можно считать обязательной визитной карточкой домашней автоматизации. Она позволяет, например, уходя из квартиры (дома), выключить все ненужные после этого потребители электроэнергии: светильники, электрические розетки, вентиляцию и др. Кроме экономии электричества, это позволяет существенно повысить пожарную безопасность жилища.

Где устанавливать кнопку с такой функцией? Там, где удобно жильцам. Таких кнопок может быть и несколько. Например, установив кнопку у изголовья постели, можно спокойно «выключать все» на ночь.

Разумеется, отключать розетку с включенным холодильником не следует. Также нецелесообразно отключать и электронную аудио- или видеоаппаратуру с программируемыми таймерами, которая может потерять свои настройки при обесточивании. Следует только отметить, что в современных выключателях для такой функции можно выделить любую клавишу или кнопку, а остальные при этом могут быть использованы для обычных функций управления освещением, шторами и т.д. Отметим, что запрограммировать эту функцию на любую кнопку можно, когда потребуется – разумеется, если в квартире уже есть система автоматизации. Правда, для этого придется вызвать мастера. А при некотором усложнении автоматики можно управлять такой функцией удаленно, например, с КПК, по интернету- т.е., как любят говорить маркетологи, из любой точки земного шара. А лучше всего — с самого начала строительства предусмотреть эту функцию.

Защита от протечек

Можно только позавидовать тем, кто не переживал потопа, когда надо все бросать и пытаться быстро отключить воду, потом собирать ее в таз или ведро, долго все сушить, менять паркет и договариваться с ниже живущими соседями о «добровольной» компенсации ущерба. Сейчас есть способы успешного предотвращения последствий таких ЧП. Как правило, простейшая квартирная система для предотвращения протечек состоит из датчиков чувствительных к воде, контроллера (блока управления) и двух электромагнитных клапанов или шаровых кранов с электроприводами для перекрытия подачи воды. Датчики устанавливаются в местах наиболее вероятного и быстрого скопления воды при возникновении протечки, а клапаны монтируются на отводах в квартиру от стояков — на холодную и горячую воду.

Принцип функционирования системы прост: при попадании воды на датчик автоматически закрываются клапаны, и дальнейшее поступление воды прекращается. Одновременно подается аварийный звуковой сигнал. Существуют датчики различного типа, в том числе и беспроводные (радио). Однако они не умеют определять, какую воду надо перекрывать — холодную или горячую, поэтому перекрывается обычно все. Аварийный сигнал может быть подан не только непосредственно из места аварии, но также и на центральную панель. Или даже в любую точку — если это сигнал по SMS. Убирать воду придется все равно вручную и только после устранения причин аварии включать ее подачу (открывать клапаны). Это обычно делается специальной кнопкой.

При попадании воды на датчик автоматически закрываются клапаны, и дальнейшее поступление воды прекращается

Разумеется, клапаны можно подключить и к кнопке «выключить все», тогда, например, при отъезде на несколько дачных дней можно обезопасить квартиру не только от пожара, но и от возможного потопа.

Есть несколько российских производителей, которые успешно продвигают подобные системы. Вот только они стоят далеко не в каждом «умном» доме. Примерная минимальная стоимость набора — 8000-10000 руб. При этом стоимость «чистой» автоматики в виде контроллера 1500-2000 руб., т.е. около 20%. Остальное приходится на датчики и краны.

Вызов лифта из квартиры

Наверное, каждому хоть раз в жизни приходилось торопиться и буквально экономить каждую секунду перед выходом из квартиры, а потом нервничать на лестничной площадке, ожидая прихода вызванного лифта. Так происходит пока даже в самых суперэлитных и современных домах. Если вызвать лифт непосредственно из квартиры, это позволит сэкономить время, затрачиваемое на его ожидание.

Система полива растений

Представьте, что на каждом подоконнике, где растут комнатные растения, есть автоматическая и компактная система их полива. От общего резервуара к земле в горшках идут тонкие трубочки, которые на концах имеют датчики влажности. Общий принцип прост и понятен. Стала сухой земля — подается в горшок требуемое количество воды, дальше пауза в 2-3 дня, потом опять полив, если требуется. Может быть и более простой вариант — полив по недельному расписанию. Специалисты смогут рассчитать и установить требуемую емкость для воды, которую нужно заправлять раз в неделю-две.

Помимо повышения уровня комфорта, это позволяет сэкономить время и нервы. Как правило, женщины, которая и так устает от бесконечных хлопот по хозяйству. А просто заполнить емкости водой — такое можно доверить и мужу, и сыну.

Подобные устройства производители в комплексе пока не предлагают. Интеграторы, конечно, могут и готовы такие устройства собирать, но даже на выставках пока что подобного не демонстрируют.

Владимир Пасеков

Сколько времени тратят ваши продавцы на то, что не связано с продажей, на все кроме самого звонка?
Сколько вы теряете денег пока они не продают?
Сколько времени уходит у остальных сотрудников на то, что не связанно с результатом, который вы от них ждете?
Сколько вы им за это платите?
Я не собираюсь рассматривать зачем нужна автоматизация бизнеса. Станки победили ручной труд еще в 19 веке, и сейчас любой владелец бизнеса знает зачем нужна автоматизация лучше многих.
Мы уделим время другому.
Что такое автоматизация бизнес-процессов и как она работает.
Чтобы это понять, давайте просто разберем автоматизацию бизнес-процесса на части.
Итак, бизнес-процесс.
Что такое бизнес всем понятно.
А вот к процессу присмотримся внимательнее.
В чем особенность любого процесса?
У него есть начало и есть конец.
А еще у него есть этапы. Любой процесс можно разбить на этапы. Даже если вы просто решили прочесть эту статью, сначала вам ее нужно открыть, а потом уже прочесть. Это уже два этапа. Поэтому любой процесс состоит из этапов.

Именно наличие этапов (шагов, пунктов) дает нам возможность автоматизировать процесс. Каким образом?
Можно привести очень простой пример.
Как только владелец бизнеса знает какую-то область в бизнесе настолько хорошо, что может описать, что в ней нужно делать по пунктам, чтобы получить результат, он может нанять сотрудников и передать эту область им.
Можно сказать, что для себя он работу автоматизировал.
Он в ней уже не участвует, либо участвует по минимуму. А в роли системы, которая все автоматизирует, выступают сотрудники.
Теперь ему нужно пойти дальше, и перенести все эти процессы в компьютер. Чтобы часть рутинной работы за сотрудников делала система, а они занимались тем, что приносит конкретный результат.
А вот для того, чтобы понять за счет чего мы можем перенести процессы в компьютер, разберемся в этапах поконкретней.
Разберем для примера процесс поинтересней.
Процесс появления потомства.
Рассмотрим его со стороны мужчины.

Представьте, что вы мужчина, и вы задались целью обзавестись потомством.
У вас нет знакомых женщин, которые вам подходят.
Какова последовательность этапов?
Последовательность достаточно проста, если в нее не углубляться и не изощряться.
Учтите только, что потомство будет заводится в рамках семьи.

А теперь обратите внимание на то, что каждому этапу соответствует какой-то результат.
И только при наступление этого результата процесс может перейти на следующий этап. Будем называть это событием.
Событие – то, что произошло.

Так же с каждым этапом связанны действия, которые нужно сделать.
Например:
Будем также называть их событиями. Они же происходят.
С некоторыми этапами связанно много событий, но они в любом случае есть и связанны друг с другом.
Например, если вы послали сообщение, произошло событие – вы послали сообщение.
В ответ на ваше сообщение девушка тоже прислала вам сообщение — это событие.
Процесс, в нашем случае, перешел на следующий этап – «номер телефона”.
Исходя из того, что произошло, мы понимаем как действовать дальше.
Если пришло сообщение, мы пишем следующее сообщение, пока не получаем телефон.
Получение телефона — это событие, после которого процесс переходит на следующий этап.
Соответственно, что у нас есть?
1. Этапы процесса.
2. Событие, после которого процесс переходит на следующий этап.
3. События, которые происходят во время этапа.
На самом деле, у нас есть практически все для автоматизации.
Процесс состоит их этапов.
У каждого этапа есть начало и конец.
Мы знаем, когда конец каждого этапа (по действию после которого процесс переходит на следующий этап).
Если мы знаем конец одного этапа, то мы знаем, когда происходит начало следующего этапа.
Также мы знаем последовательность действий, которые происходят во время этапа.
Т.е. наша система всегда знает на каком этапе находится процесс и может в связи с этим запускать определенные события.
Собственно вот вам и автоматизация.
Вся загвоздка только в том, что у нас не искусственный интеллект и обо всех действиях система сама не может узнать.
В примере, указанном выше, система смогла бы сама посылать смс, фиксировать звонки и т.д., но она, например, не сможет самостоятельно понять прошло свидание успешно или нет.
Таким образом, события можно разделить на два вида.
1. События, которые происходят в системе, либо там, где она может их зафиксировать – в нашем случае — это отправка смс, звонок. Это события, которые система может фиксировать и даже сделать сама.
Если говорить применительно к бизнесу, то это любое действие, которое мы можем сделать из системы, либо с помощью определенной техники – принять звонок, распечатать, что-либо нажать, сформировать внутри системы что-то, послать письмо.
2. События, которые происходит вне системы – в нашем случае, например, свидание.
Применительно к бизнесу, это любое действие, которое происходит вне системы, и результат, которого система без вашего минимального участия не может зафиксировать. Например, встреча, совещание, договоренность о чем-то.
В первом случае все просто. Если что-то произошло внутри системы, то она может это действие зафиксировать и на основание этого что-то сделать.
Во втором случае, нам нужно систему просто оповестить о том, что произошло.
Например, выполнить поставленную системой задачу, либо выбрать из предложенных системой вариантов.
Таким образом, получается все просто.
Весь процесс будет происходить автоматически. Все, что требуется сотруднику это просто совершать обычные действия, типа звонков, печати и т.д., а также выполнять поставленные задачи и отвечать, когда система спрашивает.
Для примера опишу часть процесса.
Вы получили согласие на свидание.
Система ставит вам задачу – «пойти на свидание и поцеловать”
После свидания я захожу в систему, чтобы завершить задачу, жму завершить, а система предлагает мне варианты.
Я ей указываю, что произошло и дальше она действует сама.
ОТШИЛА — система закрывает этот процесс.
УСПЕШНО ПОЦЕЛОВАЛ – система переводит процесс на этап «отношения” и ставит следующую задачу.
ХОРОШО, НО БЕЗ ПОЦЕЛУЯ – система ставит задачу «назначить свидание”.
НЕ ПОДХОДИТ МНЕ — система закрывает этот процесс.

Работа бизнес-аналитика в IT отличается от других сфер. Если обычно аналитики изучают текущую ситуацию в бизнесе клиента и ищут способы ее улучшения, то в IT-компаниях они собирают и исследуют ожидания и потребности заказчика, чтобы написать детальные требования к программному обеспечению, которое нужно разработать. Часто такого специалиста называют аналитиком требований, однако только этим его рабочие задачи не ограничиваются. Изучив потребности бизнеса, аналитик предлагает соответствующие технологические решения, а также он может создавать прототипы программных продуктов.

В последние годы вакансии для бизнес-аналитиков в IT стали появляться чаще. Сейчас многие белорусские IT-компании предлагают комплексные услуги по разработке, а не отдельных технических специалистов, поэтому бизнес-анализ становится важной частью практически любого проекта. Это одно из немногих направлений в IT, где не нужно техническое образование, а в начале карьеры не требуется и обширных знаний в сфере технологий. Обучения на курсах в течение нескольких месяцев может быть вполне достаточно, чтобы получить работу бизнес-аналитика.

Давайте подробнее рассмотрим, чем именно занимается аналитик на проекте, за какие документы отвечает и зачем ему нужно создавать графические модели бизнес-процессов.

Чем занимается бизнес-аналитик в IT

На IT-проектах аналитик становится посредником между заказчиком и командой разработки – помогает двум сторонам лучше понять друг друга. Обычно один специалист выполняет сразу две роли – системного и бизнес-аналитика. Системный анализ в данном случае обозначает перевод информации о бизнесе клиента в требования к программе, которую он просит разработать.

Этапы работы бизнес-аналитика

Оценка запроса заказчика

Как правило, аналитик приступает к работе на этапе предпродажи, когда клиент только обратился в компанию. Бизнес-аналитик в команде с менеджером по продажам и разработчиком помогает определить, какое конкретно решение требуется в данной ситуации и какой объем работы предстоит. Чтобы это сделать, аналитику нужно понимать, с какой именно проблемой в бизнесе заказчика должно справиться технологическое решение. Ориентируясь на эту информацию, аналитик составляет документ о концепции и границах решения (Vision and Scope), в котором фиксируются бизнес-цели и приоритеты проекта, основные функции решения и заинтересованные стороны. Есть различные шаблоны этого документа, которые помогают аналитикам не упустить важные детали проекта.

Извлечение требований

Извлечение, или, по-другому, сбор требований, – самый ответственный этап в работе бизнес-аналитика. От того, насколько подробные требования составит аналитик, во многом зависит результат всего проекта.

Под требованиями в IT подразумеваются функции ПО, необходимые для решения конкретных проблем пользователей, а также условия, которым должна соответствовать программа по отраслевым стандартам. Приступая к сбору требований, аналитик обращает внимание на три аспекта: какие выгоды получит бизнес от технологического решения, что в программе важно для пользователей и какие отраслевые или корпоративные особенности бизнеса должны быть учтены при выполнении проекта.

Для сбора информации чаще всего нужна прямая коммуникация с заинтересованными сторонами (спонсор проекта, пользователи, эксперты из данной сферы бизнеса), но есть и другие методы. Например, чтобы оценить потребности пользователей, можно использовать анкетирование. А для изучения бизнес-процессов аналитик может провести какое-то время в организации заказчика, наблюдая за работой изнутри.

Систематизировать полученную информацию помогает моделирование бизнес-процессов, то есть их графическое описание через диаграммы, таблицы, карты. В бизнес-анализе для построения моделей используют графические языки с определенными нотациями (системой условных обозначений), самые популярные из которых – BPMN (Business Process Management Notation) и UML (Unified Modeling Language).

Условные обозначения в BPMN помогают представить бизнес-процесс как цепочку событий и условий. Например, через схему BPMN можно изобразить, как происходит обработка заказа в магазине и какие сотрудники задействованы в этом. Такая визуальная модель помогает лучше понять, как можно автоматизировать бизнес-процесс. Один из программных инструментов для моделирования в BPMN – Bizagi Modeler.

С помощью UML можно описывать не только бизнес-процессы, но и отдельные программные компоненты, так как в нотации есть различные виды диаграмм (классов, объектов, прецедентов и др.). Создавать UML-диаграммы можно, используя инструмент PlantUML, который автоматически преобразует текст в графические элементы.

Анализ и согласование требований

Когда список требований готов, аналитик обсуждает их со всей командой: менеджером проекта, разработчиками, дизайнерами, QA-специалистами. С точки зрения своего опыта, они могут указать на неточность или неполноту требований. Также нужно убедиться, что все требования возможно осуществить, учитывая запланированные ресурсы и срок сдачи проекта. Затем команда решает, какие функции нужно реализовать в первую очередь. Вместе с архитектором ПО или главным разработчиком аналитик может распределить требования по подсистемам. После систематизации и анализа требований аналитик согласовывает результат с заказчиком.

Создание прототипов

Чтобы клиент лучше представлял, как будет выглядеть и работать готовое решение, аналитик может подготовить прототип пользовательского интерфейса. Бизнес-аналитик не занимается дизайном будущего продукта, а делает макеты экранов, которые отражают базовые функции. Программы, вроде Sketch, Axure, Atomic, позволяют создать интерактивный прототип приложения, в котором имитируется работа кнопок и могут быть переходы между экранами.

Передача требований технической команде

Бизнес-аналитик фиксирует все требования в спецификации (Software Requirement Specification). Этот документ будет основой для планирования процесса разработки. В спецификации обычно содержится описание функций и возможностей, которые должны быть в программе. В компаниях могут быть приняты свои шаблоны для этого документа. Но если проект относится к строго регулируемым сферам, например, медицина, страхование, то при сборе и оформлении требований нужно учитывать отраслевые стандарты, действующие в стране заказчика.

Управление изменениями требований

В ходе работы над проектом требования могут меняться, или понадобится их уточнение, поэтому бизнес-аналитик остается на связи с заказчиком. Когда в разработку нужно ввести новую функциональность, аналитик добавляет ее в список задач для разработчиков (бэклог). Но задачи он формирует не техническим языком, а в виде цепочки шагов, которые необходимо выполнить пользователю для получения конкретного результата (пользовательские сценарии).

Как начать карьеру бизнес-аналитика в IT

В IT аналитик часто использует методы работы, которые применяются и в консалтинге. Например, в IT так же нужно уметь исследовать сферу бизнеса клиента, описывать и моделировать бизнес-процессы. Специалистам, которые занимаются подобной работой, будет проще перестроиться для карьеры в IT. Тем, кто никогда не сталкивался с бизнес-анализом, возможно, понадобится больше времени на приобретение необходимых навыков. Но в любом случае начать стоит с изучения специфики работы бизнес-аналитика в IT – узнать, как происходит процесс разработки ПО, и научиться работать с требованиями. Это можно сделать как самостоятельно, так и с помощью курсов. Однако второй вариант может оказаться предпочтительнее для работодателей. Многие учебные центры сотрудничают с IT-компаниями, поэтому наниматели доверяют качеству их образования.

Обучение на курсах в среднем займет от 3 до 6 месяцев. Обычно учебные программы включают изучение процесса разработки ПО, основы бизнес- и системного анализа в IT, этапы работы с требованиями, их документирование и составление спецификации, а также визуальное моделирование и создание прототипов.

В Минске самый продолжительный курс обучения на бизнес-аналитика (6 месяцев) предлагают в «Компьютерной академии Шаг», где новые группы открываются дважды в год. Чаще набор слушателей проводит Образовательный центр ПВТ, который работает в Минске, Гродно и Гомеле. Еще один вариант курсов – школа ITMINE. В этом центре тренинги в офисе проходят по выходным раз в три недели (на протяжении 4,5 месяцев), а в перерывах слушатели самостоятельно выполняют домашние задания. При таком формате на занятия в Минск можно приезжать и из других городов.

Параллельно обучению на курсах нужно практиковаться в английском языке. Большая часть белорусской IT-индустрии работает на внешний рынок, поэтому знание английского языка – один из важных критериев при приеме на работу во многие IT-компании. На английском аналитику нужно не только общаться с иностранными заказчиками, но и вести документацию по проекту: описывать концепцию и границы решения, составлять спецификацию.

Для работы в IT бизнес-аналитику нужно разбираться в IT-терминологии, но требования к уровню технических знаний зависят от компании-работодателя. В начале карьеры важно знать цикл и подходы к разработке программного обеспечения, как распределяются роли на проекте, виды программных продуктов и структуру веб-приложений.

Больше всего полезной информации о том, какие знания нужны на старте, вы можете получить от практикующих аналитиков. В Беларуси есть профессиональное сообщество бизнес-аналитиков, и его участники регулярно проводят встречи для обмена опытом. Чтобы попасть на такое мероприятие, ищите анонсы в аккаунтах соцсетей сообщества.

Как может развиваться карьера бизнес-аналитика

Бизнес-аналитик, как и многие другие специалисты в IT, растет по уровням junior, middle и senior. Эта градация зависит от опыта и профессиональной квалификации специалиста. Поднимаясь на ступеньку выше, можно претендовать на более крупные проекты и, соответственно, более высокую зарплату. По данным портала dev.by (апрель 2019 года) средняя зарплата бизнес-аналитика – около 1500 долларов, но для начинающих специалистов сумма может быть меньше.

В начале карьеры важно расширять как технический кругозор, так и понимание, как устроены различные сферы бизнеса и какие программные решения в них востребованы. Обычно junior-аналитики достаточно быстро становятся middle-специалистами – через 1-2 года постоянного опыта. А вот следующую ступеньку преодолеть сложнее. Senior бизнес-аналитики – самые высокооплачиваемые в своем направлении, поэтому работодатели предъявляют к ним высокие требования. Помимо опыта (около 3-5 лет), от senior-аналитика ждут уверенных знаний IT-технологий, а также владения английским языком на уровне Advanced.

И junior, и middle-специалисты в процессе работы интенсивно учатся: заполняют пробелы в технических знаниях, знакомятся с новыми отраслями бизнеса. На уровне senior бизнес-аналитик свободно ориентируется в своей профессии и быстрее выполняет все задачи. А в дальнейшем senior бизнес-аналитик может выбрать следующие векторы для развития своей карьеры:

Специалиазация по сфере бизнеса

В каждой сфере бизнеса есть свои правила или ограничения для внедрения технологического решения. Например, в банковской сфере должны соблюдаться стандарты безопасности всех электронных транзакций. Когда аналитик обладает такими знаниями, он может выполнять на проекте роль отраслевого эксперта (subject matter expert), то есть консультанта из сферы бизнеса заказчика. И если аналитик глубоко знает медицинскую, финансовую сферу или ритейл, то ему будет проще работать с проектами для этих отраслей, а работодатель и заказчик будут выше оценивать его труд.

UX-аналитика

UX-аналитик помогает дизайнерам при создании интерфейсов учитывать потребности пользователей. Если бизнес-аналитику интересно создавать прототипы пользовательских интерфейсов, то дополнительная квалификация в UX может стать подходящим вариантом для профессионального развития.

IT-консалтинг

Цели работы бизнес-аналитика и IT-консультанта схожи – помочь улучшить бизнес-процессы с помощью технологий. Однако консультант выступает полностью на стороне бизнеса, он ищет оптимальное решение для проблемы и может никак не участвовать в процессе разработки.

Кому подойдет работа бизнес-аналитика

Бизнес-анализ в IT сочетает в себе как сосредоточенную аналитическую работу, так и активное общение. Если вы искали профессию, где можно соблюсти этот баланс, возможно, бизнес-анализ станет подходящим вариантом. Чтобы претендовать на вакансии junior-аналитика, лучше закончить специализированные курсы. По мере профессионального роста можно получить дополнительную квалификацию, например, углубиться в какую-либо сферу бизнеса или UX. Также, опытный бизнес-аналитик может перейти в IT-консалтинг.

Полезное :: Публикации

Практически все крупные предприятия используют то или иное программное обеспечение для локальной автоматизации отдельных участков учета (бухгалтерия, финансовый отдел, договорный отдел, сбыт, снабжение, склад, расчет зарплаты). Однако все чаще возникает потребность в интеграции учета этих отдельных участков в единое целое.

ЗАО «Инотек НТ” на базе собственной разработки – программы «Инотек Бухгалтер” осуществляет проекты по созданию единой системы автоматизации учетного документооборота крупных предприятий в нефтедобывающей отрасли, например, компании «СИБУР”.

Сегодня система автоматизации учета насчитывает более 60 рабочих мест и внедряется на разных предприятий компании в Москве, Нижнем Новгороде, Тобольске, Нижне-Вартовске. Программа «Инотек Бухгалтер” соединяет разрозненную информацию отдельных участков учета в единую Корпоративную Информационную Систему. В основе построения Системы лежит принцип модульности. Система может включать в себя такие модули как: «Финансы”, «Зарплата”, «Склад”, «Основные средства”, «Бюджет”.

В Системе реализованы основные бухгалтерские требования:

• «Инотек Бухгалтер” позволяет использовать и формировать весь объем нормативной отчетности для предоставления в сторонние инстанции;
• модули могут формировать разнообразные аналитические и бухгалтерские отчеты. Имеется возможность поддерживать до 8 субсчетов, до 3 аналитических характеристик на счетах и до 8 аналитических отметок на проводках;
• высокую надежность информации обеспечивает использование базы данных Raima Data Manager и использование режима клиент-сервер;
• обработка информации осуществляется с высокой скоростью, что особенно важно при большом количестве рабочих мест с единой базой;
• так как учет на конкретном предприятии отражает специфику отрасли, имеется возможность гибкой настройки для удовлетворения нужд пользователей.

В модуле «Склад” программ семейства «Инотек Бухгалтер” возможна реализация любых форм первичных документов и отчетных форм, являющихся корпоративным стандартом. Процедуры автоматического формирования позволяют формировать документ на основе другого документа, соответствуя, таким образом, определенным хозяйственным операциям. Это уменьшает время, необходимое бухгалтеру и работнику склада для выполнения одной операции и, следовательно, способствует повышению эффективности работы.

На базе модуля «Склад”, используемого в составе Системы, осуществляется организация документооборота предприятия. Так, он является платформой для электронных реестров первичных документов (платежных поручений, карточек учета ОС, НМА, МБП и т.д.). По документам этого модуля формируются проводки в финансовом блоке. Также складской модуль представляет информацию для отслеживания взаиморасчетов с контрагентами, планирования потребностей производства и калькуляции себестоимости единицы продукции.

Любая Корпоративная Информационная Система отражает реально существующий документооборот на предприятии и должна быть направлена на получение нужной информации. Система позволяет оптимизировать обработку информации. В качестве примера приведем оптимизацию работы отдела договоров на предприятии. Непременное условие нормальной работы крупного предприятия — теснейшая интеграция ПО для учета договоров с бухгалтерской программой. В программе «Инотек Бухгалтер» договор определен как объект аналитического учета.

После заполнения карточки договора и установки в первичных документах ссылок на него можно получать отчеты: денежное исполнение договора и натуральное исполнение договора.

Система «Инотек Бухгалтер» может удовлетворить самым высоким требованиям пользователей.