Чем отличается акт от товарной накладной

Вопрос:

Компания занимается продажей фотообоев на заказ. ИП принимает и обрабатываю заказы, потом закупает материал, после чего в типографии печатает на этом материале и продает клиентам готовую продукцию.
Ответственность за работу перед клиентами несет ИП, а не типография. Поэтому собирается на сайте разместить договор-оферту, в котором будет прописано, что клиент при получении товара должен будет подписать акт выполненных работ. Это означает, что он не имеет претензий по качеству выполненных работ.
1) Может ли ИП оформлять акт выполненных работ, не имея собственного оборудования и пользуясь услугами сторонних организаций?
2) Товарную накладную нужно оформлять в любом случае (вместе с актом) или подписание клиентом акта выполненных работ является достаточным подтверждением факта продажи?
3) Если нужно оформлять товарную накладную вместе с актом, то не будет ли одна и та же сумма дважды записываться в доходы?

Ответ:

Вопрос 1
Да, можете. По факту Вы принимаете заказ от клиента и выдаете ему результат оказанных услуг (изготовленные обои). При этом, кто их фактически изготовил, Вы или сторонняя организация по Вашей просьбе, для оформления акта оказания услуг от Вашего ИП, роли не играет.
Вопрос 2
В Вашем случае, достаточно выдать клиенту акт оказания услуг на изготовление фотообоев. Одновременно и накладную и акт выдавать не нужно.
Вопрос 3
В сервисе поступление оплаты от клиента нужно отразить деньги-Поступление-Оказание услуг. Здесь в поле «подтверждающие документы» укажите акт оказания услуг, что выдали клиенту.

Актуально на дату 09.06.2015 г.

Как правильно заполнить форму ТОРГ-13

Госкомстат России рекомендует выписывать всего два экземпляра накладных – для каждого из подразделений. Затем этот документ с реестром сдаётся в бухгалтерию.

Стоимость товаров в данной накладной, как правило, определяется по учётным ценам (без учёта транспортных расходов).

В конце накладной материально ответственные лица указывают свои должности, ставят подписи с расшифровками.

Составление накладной ТОРГ-13 производится структурным подразделением, которое сдает материально-производственные запасы. Составляется и заполняется данный документ по установленной форме посредством компьютерной программы автоматически и в двух экземплярах. Первый экземпляр нужен сдающей структурной единице для того, чтобы можно было списать со своего подотчета передаваемые материально-производственные запасы. Второй экземпляр необходим принимающему подразделению для введения в свою базу этих запасов и для оприходования ценностей.

Обычно заполнение документа производится сдатчиком, а подписывается сдатчиком и получателем, после чего он передается в бухгалтерию, чтобы была возможность учесть МПЗ.

В стандартной форме отсутствуют привычное поле «Место нахождение получателя», а также «Место нахождение отправителя». Если же организации покажется необходимым указать адреса взаимодействующих структурных единиц, то эти поля можно расширить или включить в существующую форму.

Следуя «Методическим рекомендациям по учету товаров», подтверждение действительности документа проводится посредством печати. В связи, с чем торгующая организация может внести необходимое поле для печати в стандартную форму накладной на перемещение товаров внутри одной организации своим транспортом.

Читайте также Методы учета товаров >>

Когда лучше использовать УПД? Как заполняется УПД?

Определения

Накладная – это первичный документ бухгалтерской отчетности, в котором отражается прием и отправка материальных ценностей, их перемещение от продавца к покупателю. Накладные могут быть товарными, товарно-транспортными, транспортными в зависимости от формы и способа передачи товара. Подробнее о видах накладных читайте .

Счет-фактура (с/ф) представляет собой документ, который оформляется продавцом при отправке товара покупателю и является основанием для получения вычета или возмещения НДС.

Чем отличаются эти документы?

Информация в накладных и счетах-фактурах дублируется, что вызывает недоумение у предпринимателей: в чем же разница между документами и зачем заполнять столько одинаковых бумаг? На самом деле, накладная и счет-фактура оформляются с разными целями.

Для чего нужны накладные?

Применяются накладные для оформления перехода права собственности на материальные объекты, т.е. на товар от продавца к покупателю.

Если в операции передачи товара участвует сторонняя транспортная компания, то накладная регулирует также и отношения между перевозчиком, покупателем и продавцом. Доказательством передачи товара является накладная с подписью и печатью покупателя. О том, кто и в каком порядке подписывает накладные со стороны покупателя и продавца, можно узнать .

Справка. Накладная составляется в двух экземплярах, один из них служит основанием для продавца для списания товаров, а другой — основанием для покупателя для принятия этих товаров на учет.

Для чего нужен СФ?

Счет-фактура оформляется продавцом и передается покупателю после завершения выгрузки товара, но не является доказательством факта передачи ценностей. Цель составления с/ф – подтверждение суммы выплаченного продавцом налога на добавочную стоимость, которая должна быть принята к вычету (согласно ст.169 НК РФ).

Различается ли форма этих документов?

  • Товарная накладная оформляется в соответствии с унифицированной формой ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 №132.
  • Товарно-транспортная накладная (ТТН) заполняется по форме 1-Т (Постановление Госкомстата РФ от 28.11.97 №78.)
  • Счет-фактура составляется в строгом соответствии с бланком утвержденным Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 №1137.

Сколько лет их требуется хранить?

  • Срок хранения счетов-фактур для налоговой отчетности составляет 4 года со дня завершения отчетного налогового периода.
  • Срок хранения накладных, как первичных бухгалтерских документов, составляет 5 лет по истечении отчетного периода.

Другие отличия

  • Оформление накладной требуется только при передаче (отгрузке) товаров, счет-фактура составляется как при передаче товаров, так и по факту оказания услуг.
  • Счет-фактура не может выступать основанием для предъявления претензии к продавцу,перевозчику или покупателю.
  • Организация обязуется вести строгий учет всех с/ф в специальных журналах покупок и продаж, в то время как обязанность учета накладных не регламентирована законодательно.

Обязательно ли к СФ должна быть ТН?

Если есть счет-фактура, нужна ли накладная? Товарная накладная оформляется как сопроводительный документ к отгружаемому товару. Счет-фактура является самостоятельным документом, который может быть выписан поставщиком услуг или товаров после отгрузки товара или окончания предоставления услуги в срок до 5 дней (п.3 ст.168 НК РФ).

Могут ли накладная и счет-фактура быть с разными датами? Даты составления накладной и с/ф могут не совпадать.

Должны ли совпадать номера?

Налоговый кодекс РФ не вводит каких-либо правил относительно одинаковой нумерации накладных и счетов-фактур.

Можно ли оформить один СФ на несколько накладных?

Налоговый кодекс допускает составление с/ф на несколько накладных при условии полного соблюдения статей 168-169 НК РФ, т.е. если с/ф будет выставлен в течение 5 дней со дня первой отгрузки.

Могут ли они быть в одном документе?

С 2013 года Письмом ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ допускается объединение информации из форм по передаче материальных ценностей с информацией, содержащейся в счетах-фактурах. К объединению допускаются следующие виды форм:

  • ТОРГ-12.
  • М-15.
  • ОС-1.
  • Товарный раздел ТТН.

Важно! Имеется в виду именно товарный раздел, а не вся форма ТТН.

Объединенная форма называется Универсальным Передаточным Документом (УПД) и формируется в соответствии с рекомендациями, отраженными в Письме ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@:

  • основой УПД является с/ф, включенный в нее в утвержденной форме и без изменений;
  • ниже, под информацией из включенной в бланк с/ф, указываются даты отгрузки, приема товара, реквизиты ответственных сторон сделки.

Когда лучше использовать УПД?

Преимущества использования УПД неоспоримы, к ним относится:

  • уменьшение архивной документации;
  • сокращение расходов на бумагу;
  • сокращение затрат времени на подготовку документации.

Использовать УПД нельзя в следующих случаях:

  • получение аванса;
  • исправление и корректировка документации.

Как заполняется УПД?

  • Необходимо заполнить графу «Статус» в верхнем левом углу:
    1. если УПД оформляется как с/ф и накладная одновременно в графу вписывается «1»;
    2. если УПД оформляется только как накладная вписывается «2».
  • Заполняется раздел «Счет-фактура» в соответствии со всеми правилами:
    1. дата заполнения;
    2. номер документа;
    3. информация о продавце;
    4. информация о грузоотправителе и грузополучателе, реквизиты, адреса организаций;
    5. реквизиты чека об оплате;
    6. наименование и код валюты;
    7. заполняется таблица с/ф с полным описанием товара: артикулы, коды, наименование, количество, стоимость всего товара, единицы измерения и т.д.
  • Обязательными к заполнению также являются строки:
    1. «Основание передачи» содержит информацию о договоре между продавцом и покупателем.
    2. «Товар/груз передал» – указывается ответственное за отгрузку лицо, его должность и ФИО.
    3. Дата отгрузки.
    4. «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» – ФИО ответственного лица в организации-отправителе товара, его должность.
    5. «Товар/груз получил» – указывается должность ответственного за получение груза, его ФИО и подпись.
    6. Дата получения.
    7. «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» – ФИО ответственного лица в организации-получателе, его должность, подпись.
    8. Обязательно проставляются печати организаций.

С начала 2009 года на территории РФ работает единая государственная автоматизированная информационная система по контролю за оборотом спиртосодержащих товаров. Читайте материалы наших экспертов об особенностях проверки, подтверждения, отказа и переотправки ТТН в ЕГАИС.

Необходимость заполнения различных документов, дублирующих часть информации по сделке, вытекает из цели, для которой они применяются. Накладные и счета-фактуры представляют собой совершенно разные формы бухгалтерской и налоговой отчетности.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Оставьте комментарий