Делопроизводство в уис

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ

ПРИКАЗ

от 31 октября 2013 г. N 615

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ

В ПРИКАЗ ФСИН РОССИИ ОТ 10.08.2011 N 463 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ

ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНАХ

УГОЛОВНО-ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ СИСТЕМЫ»

Внести изменения в приказ ФСИН России от 10.08.2011 N 463 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы» (признан не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Минюста России от 07.10.2011 N 01/71938-ВЕ) с изменениями, внесенными приказом ФСИН России от 07.03.2012 N 149 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, утвержденную приказом ФСИН России от 10.08.2011 N 463 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы» (признан не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Минюста России от 09.04.2012 N 01/27259-ВЕ), согласно приложению.

Директор

Г.А.КОРНИЕНКО

Приложение

к приказу Федеральной службы

исполнения наказаний

от 31 октября 2013 г. N 615

ИЗМЕНЕНИЯ,

ВНОСИМЫЕ В ПРИКАЗ ФСИН РОССИИ ОТ 10.08.2011 N 463

«ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНАХ УГОЛОВНО-ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ СИСТЕМЫ»

1. В приказе:

1.1. В преамбуле:

после словесно-цифрового обозначения «N 25, ст. 3060» дополнить словесно-цифровым обозначением «; 2011, N 37, ст. 5263»;

1.2. Пункт 3 изложить в следующей редакции:

«3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника управления делами ФСИН России полковника внутренней службы Ветрову И.В.».

2. В Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее — Инструкция):

2.1. Пункт 2 изложить в следующей редакции:

2.2. Пункт 4 изложить в следующей редакции:

«4. Особенности работы по рассмотрению обращений граждан Российской Федерации, осужденных и лиц, содержащихся под стражей, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее — граждане) в учреждениях и органах УИС регламентируются Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410, N 31, ст. 4196; 2012, N 31, ст. 4470; 2013, N 19, ст. 2307, N 27, ст. 3474) и ведомственными нормативными правовыми актами.».

2.4. В абзаце первом пункта 15 после слов «осуществляется по акту» дополнить словами «, который составляется в произвольной форме».

2.5. Абзац первый пункта 19 изложить в следующей редакции:

«19. Служба делопроизводства территориального органа проверяет состояние работы с документами, а также организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях и учреждениях, подведомственных территориальному органу ФСИН России, не реже чем один раз в пять лет и оказывает им соответствующую практическую помощь.».

2.6. Пункт 21 дополнить абзацами следующего содержания:

«автор документа» — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

«вид документа» — принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

«оформление документа» — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

«бланк документа» — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

«заверенная копия» — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

«юридическая сила документа» — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

«унифицированная форма документа» — совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

«объем документооборота» — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

«регистрационная карточка документа» — представленный в виде единого учетного объекта набор обязательных сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документа в системе электронного документооборота.».

2.7. Пункт 33 дополнить абзацем следующего содержания:

«При подготовке электронных документов в учреждениях и органах УИС используются электронные шаблоны бланков документов.».

2.8. В пункте 49:

абзацы девятый, десятый подпункта е) изложить в следующей редакции:

«На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указываются наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже — гриф утверждения документа, например:

в абзаце третьем подпункта ж) после слов «(распоряжения)» дополнить словами «на бумажном носителе»;

в подпункте з):

в абзаце пятом после слов «должностное лицо,» дополнить словом «временно»;

в абзаце шестом слова «сокращение «И.о.» заменить словами «сокращение «Врио».

2.9. В подразделе 4.5 после слова «инструкции» дополнить словом «, регламенты».

2.10. В пункте 52:

в абзаце первом после слова «инструкции» дополнить словом «, регламенты»;

абзац первый дополнить предложением следующего содержания:

«Приложения при необходимости также могут быть подписаны уполномоченным на это должностным лицом. Если приложение не подписывается, то целесообразно его заканчивать горизонтальной чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 2 — 3 межстрочных интервалов. Длина черты должна составлять 3 — 4 сантиметра.»;

в абзаце третьем после слова «инструкции» дополнить словом «регламентов»;

дополнить абзацем следующего содержания:

«Регламенты устанавливают общие правила организации деятельности учреждений и органов УИС по реализации их полномочий и взаимодействия учреждений и органов УИС с иными органами власти.».

2.11. Подпункт 60.4 дополнить абзацами следующего содержания:

«Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к той теме повестки дня, по которой готовят выписку.

Выписка воспроизводит все реквизиты протокола, вводную часть текста, тему повестки дня, по которой готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение темы и принятое решение.

Выписку из протокола подписывает секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, инициалов, фамилии и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется подписью руководителя организации и Гербовой печатью.».

2.12. Пункт 62 дополнить абзацами следующего содержания:

«Служебное письмо — документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по фельдъегерской, почтовой связи.

Телеграмма — документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.

Электронное письмо (электронное сообщение) — документ информационно-справочного характера, передаваемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью.

Факсограмма — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.».

2.13. В подпункте к) пункта 65:

в абзаце шестом после слова «лица,» дополнить словом «временно»;

в абзаце седьмом:

после слов «подписывает лицо,» дополнить словом «временно»;

слова «например: «И.о.» заменить словами «например: «Врио».

2.14. Пункт 84 дополнить абзацами следующего содержания:

«В целях учета и поиска документов в СЭД в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационную карточку документа.

В СЭД могут быть включены дополнительные сведения о документе:

наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа);

отметка о переносе срока исполнения документа;

срок хранения документа;

наименования приложений к электронному документу;

ключевые слова и др.».

2.15. Пункт 100 изложить в следующей редакции:

«100. Пакеты от поступающих документов, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях данные пакеты для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адресе отправителя, если они отсутствуют в самом документе, а также пакеты, поступившие из судебных органов, прикрепляются к документам и передаются в структурные подразделения.».

2.16. В пункте 155:

абзац седьмой признать утратившим силу;

дополнить абзацем следующего содержания:

«После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410, N 31, ст. 4196; 2012, N 31, ст. 4470; 2013, N 19, ст. 2307, N 27, ст. 3474) заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.».

2.17. Пункт 186 дополнить абзацем следующего содержания:

«При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения сотрудник, ответственный за соблюдение сроков исполнения контрольных документов, обязан передать другому сотруднику по согласованию с непосредственным руководителем все документы, стоящие на контроле.».

2.18. Пункт 190 изложить в следующей редакции:

«190. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

На документе проставляются отметка о снятии с контроля, подпись лица, подтверждающего снятие с контроля, дата.».

2.19. Пункт 255 признать утратившим силу.

2.20. Пункт 296 дополнить абзацем следующего содержания:

«Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.».

2.21. Пункт 307 дополнить абзацем следующего содержания:

«Поступившие из учреждений и органов УИС электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.».

2.22. Пункт 312 дополнить абзацами следующего содержания:

«Документы уничтожаются на основании решения ЭК учреждений и органов УИС по актам о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Перед включением в акт каждого документа необходимо сверить с учетами его наименование, регистрационный номер, количество экземпляров и листов.».

2.23. Пункт 316 дополнить абзацами следующего содержания:

«Вносить какие-либо исправления в акты о выделении к уничтожению документов не разрешается. В исключительных случаях внесенные в акт исправления оговариваются и заверяются подписями всех членов комиссии.

Гриф секретности актов определяется в зависимости от степени секретности в них сведений.».

2.24. Пункт 319 изложить в следующей редакции:

«319. Дела временного срока хранения уничтожаются только после утверждения описей дел постоянного срока хранения. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями.

Если документы для уничтожения вывозятся за пределы здания учреждения или органа УИС, то они должны быть уничтожены в этот же день.

После уничтожения документов члены комиссии подтверждают факт их уничтожения своими подписями в акте о выделении к уничтожению документов, а в журналах, карточках учета делаются отметки об уничтожении документов с указанием номера акта и даты его регистрации.

Акты комплектуются в дела в зависимости от сроков их хранения.».

Согласовано

Руководитель

Федерального архивного агентства

А.Н.АРТИЗОВ

О внесении изменений в приказ ФСИН России от 10.08.2011 N 463 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы»

Министерство юстиции Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ

ПРИКАЗ

от 31 октября 2013 года N 615

О внесении изменений в приказ ФСИН России от 10.08.2011 N 463 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы»

Директор
Г.А.Корниенко

Приложение. Изменения, вносимые в приказ ФСИН России от 10.08.2011 N 463 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы»

Приложение
к приказу Федеральной службы
исполнения наказаний
от 31 октября 2013 года N 615

1. В приказе:

1.2. Пункт 3 изложить в следующей редакции:
«3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника управления делами ФСИН России полковника внутренней службы Ветрову И.В.».

2. В Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее — Инструкция):

2.2. Пункт 4 изложить в следующей редакции:
«4. Особенности работы по рассмотрению обращений граждан Российской Федерации, осужденных и лиц, содержащихся под стражей, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее — граждане) в учреждениях и органах УИС регламентируются Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст.2060; 2010, N 27, ст.3410, N 31, ст.4196; 2012, N 31, ст.4470; 2013, N 19, ст.2307, N 27, ст.3474) и ведомственными нормативными правовыми актами.».

2.4. В абзаце первом пункта 15 после слов «осуществляется по акту» дополнить словами «, который составляется в произвольной форме».

2.5. Абзац первый пункта 19 изложить в следующей редакции:
«19. Служба делопроизводства территориального органа проверяет состояние работы с документами, а также организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях и учреждениях, подведомственных территориальному органу ФСИН России, не реже чем один раз в пять лет и оказывает им соответствующую практическую помощь.».

2.6. Пункт 21 дополнить абзацами следующего содержания:
«автор документа» — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
«вид документа» — принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
«оформление документа» — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования:
«бланк документа» — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
«заверенная копия» — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
«юридическая сила документа» — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
«унифицированная форма документа» — совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
«объем документооборота» — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
«регистрационная карточка документа» — представленный в виде единого учетного объекта набор обязательных сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документа в системе электронного документооборота.».

2.7. Пункт 33 дополнить абзацем следующего содержания:
«При подготовке электронных документов в учреждениях и органах УИС используются электронные шаблоны бланков документов.».

2.8. В пункте 49:
абзацы девятый, десятый подпункта е) изложить в следующей редакции: «На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указываются наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Приложение N 2
к приказу ФСИН России
от ______________ N____

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже — гриф утверждения документа, например:

Приложение N 1

УТВЕРЖДЕНО
приказом ФСИН России
от _____________ N____»;

2.9. В подразделе 4.5 после слова «инструкции» дополнить словом «, регламенты».

2.10. В пункте 52:
в абзаце первом после слова «инструкции» дополнить словом «, регламенты»;
абзац первый дополнить предложением следующего содержания:
«Приложения при необходимости также могут быть подписаны уполномоченным на это должностным лицом. Если приложение не подписывается, то целесообразно его заканчивать горизонтальной чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 2-3 межстрочных интервалов. Длина черты должна составлять 3-4 сантиметра.»;
в абзаце третьем после слова «инструкции» дополнить словом «регламентов»;
дополнить абзацем следующего содержания:
«Регламенты устанавливают общие правила организации деятельности учреждений и органов УИС по реализации их полномочий и взаимодействия учреждений и органов УИС с иными органами власти.».

2.11. Подпункт 60.4 дополнить абзацами следующего содержания:
«Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к той теме повестки дня, по которой готовят выписку.
Выписка воспроизводит все реквизиты протокола, вводную часть текста, тему повестки дня, по которой готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение темы и принятое решение.
Выписку из протокола подписывает секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, инициалов, фамилии и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется подписью руководителя организации и Гербовой печатью.».

2.12. Пункт 62 дополнить абзацами следующего содержания:
«Служебное письмо — документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по фельдъегерской, почтовой связи.
Телеграмма — документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.
Электронное письмо (электронное сообщение) — документ информационно-справочного характера, передаваемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью.
Факсограмма — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.».

2.14. Пункт 84 дополнить абзацами следующего содержания:
«В целях учета и поиска документов в СЭД в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационную карточку документа.
В СЭД могут быть включены дополнительные сведения о документе:
наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа);
отметка о переносе срока исполнения документа;
срок хранения документа;
наименования приложений к электронному документу;
ключевые слова и др.».

2.15. Пункт 100 изложить в следующей редакции:
«100. Пакеты от поступающих документов, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях данные пакеты для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адресе отправителя, если они отсутствуют в самом документе, а также пакеты, поступившие из судебных органов, прикрепляются к документам и передаются в структурные подразделения.».

2.16. В пункте 155:
абзац седьмой признать утратившим силу;
дополнить абзацем следующего содержания:
«После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст.2060; 2010, N 27, ст.3410, N 31, ст.4196; 2012, N 31, ст.4470; 2013, N 19, ст.2307, N 27, ст.3474) заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.».

2.17. Пункт 186 дополнить абзацем следующего содержания:
«При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения сотрудник, ответственный за соблюдение сроков исполнения контрольных документов, обязан передать другому сотруднику по согласованию с непосредственным руководителем все документы, стоящие на контроле.».

2.18. Пункт 190 изложить в следующей редакции:
«190. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
На документе проставляются отметка о снятии с контроля, подпись лица, подтверждающего снятие с контроля, дата.».

2.19. Пункт 255 признать утратившим силу.

2.20. Пункт 296 дополнить абзацем следующего содержания:
«Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.».

2.21. Пункт 307 дополнить абзацем следующего содержания:
«Поступившие из учреждений и органов УИС электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.».

2.22. Пункт 312 дополнить абзацами следующего содержания:
«Документы уничтожаются на основании решения ЭК учреждений и органов УИС по актам о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Перед включением в акт каждого документа необходимо сверить с учетами его наименование, регистрационный номер, количество экземпляров и листов.».

2.23. Пункт 316 дополнить абзацами следующего содержания:
«Вносить какие-либо исправления в акты о выделении к уничтожению документов не разрешается. В исключительных случаях внесенные в акт исправления оговариваются и заверяются подписями всех членов комиссии.
Гриф секретности актов определяется в зависимости от степени секретности в них сведений.».

2.24. Пункт 319 изложить в следующей редакции:
«319. Дела временного срока хранения уничтожаются только после утверждения описей дел постоянного срока хранения. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями.
Если документы для уничтожения вывозятся за пределы здания учреждения или органа УИС, то они должны быть уничтожены в этот же день.
После уничтожения документов члены комиссии подтверждают факт их уничтожения своими подписями в акте о выделении к уничтожению документов, а в журналах, карточках учета делаются отметки об уничтожении документов с указанием номера акта и даты его регистрации.
Акты комплектуются в дела в зависимости от сроков их хранения.».
СОГЛАСОВАНО
Руководитель
Федерального архивного агентства
А.Н.Артизов
8 октября 2013 года
Электронный текст документа
подготовлен ЗАО «Кодекс» и сверен по:
Ведомости уголовно-исполнительной системы,
N 1, 2014 год

отдел обеспечения проведения протокольных мероприятий директора ФСИН России и организации международного сотрудничества; приемная ФСИН России; отдел обработки, редактирования и контроля документов;

режимно-секретный отдел; отдел по работе с обращениями граждан;

группа нормативного обеспечения.

Концепцией развития уголовно-исполнительной системы Российской Федерации до 2020 года, утвержденной распоряжением Правительства РФ от 14.10.2010 № 1772-р, определены такие приоритетные направления деятельности, как повышение эффективности управления УИС с учетом ее новой структуры, в том числе путем формирования современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры; внедрение электронного делопроизводства, включая оснащение всех учреждений и органов УИС автоматизированными рабочими местами, формирование и ведение регистра унифицированной системы электронных документов, перевод в цифровой формат 100 % документов информационных фондов и архивов учреждений и органов УИС к 2020 году. В целях реализации указанных положений перед управлением делами поставлены многогранные задачи, решение которых требует комплексного подхода и высокого профессионализма сотрудников:

обеспечение деятельности директора ФСИН России;

документационное обеспечение деятельности руководства ФСИН России;

О Ведомости уголовно-исполнительной системы № 7 — 2011

vedomosty@orfsin.ru www.orfsin.ru

Е. Ю. ЗАХАРКИНА, начальник управления делами ФСИН России

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ И ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫХ

ТЕХНОЛОГИЙ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ УИС

Долгие годы вопросы, связанные с ведением делопроизводства в уголовно-исполнительной системе, решались трудоемким способом с повсеместным применением ручного труда по приему, разбору, конвертированию и направлению корреспонденции. В настоящее время управление делами ФСИН России (далее — управление делами) целенаправленно отказывается от этой практики и уверенно двигается по пути внедрения информационных и телекоммуникационных технологий в работу структурных подразделений ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, территориальных органов и образовательных учреждений.

Организационно-правовой статус управления делами определен соответствующим положением, утвержденным приказом ФСИН России от 09.12.2010 № 512 «Об утверждении положений об управлении делами Федеральной службы исполнения наказаний, аппарате директора управления делами Федеральной службы исполнения наказаний, отделе обеспечения проведения протокольных мероприятий директора ФСИН России и организации международного сотрудничества управления делами Федеральной службы исполнения наказаний», согласно которому оно является структурным подразделением ФСИН России, находящимся в непосредственном подчинении директора ФСИН России.

В структуру управления делами входят: аппарат директора;

внедрение современных технологий и программно-технических комплексов при подготовке и обработке служебных документов;

обеспечение обработки и регистрации поступающей во ФСИН России корреспонденции, регистрации и отправки исходящей корреспонденции;

организация защиты сведений, составляющих государственную тайну в уголовноисполнительной системе, и ее обеспечение во ФСИН России;

организация приема граждан; организация рассмотрения поступающих во ФСИН России предложений, заявлений, жалоб граждан и организаций, обеспечение контроля своевременности их рассмотрения;

методическое руководство по организации и ведению архивной работы в учреждениях и органах УИС;

организационно-методическое руководство деятельностью учреждений, органов УИС по вопросам ведения делопроизводства, защиты государственной тайны, рассмотрения обращений граждан, международного сотрудничества.

В настоящее время внедрение современных технологий и программно-технических комплексов в деятельность управления делами ФСИН России происходит по двум основным направлениям:

планомерный переход на безбумажный документооборот;

организация рассмотрения обращений граждан.

На каждое из них хотелось бы обратить особое внимание читателей.

В рамках внедрения в деятельность ФСИН России инновационных технологий в соответствии с распоряжением ФСИН России от 04.02.2010 № 20-р «Об организации обмена документами по каналам электронной почты» с 10 февраля 2010 года осуществляется обмен документами, не требующими заверения гербовой печатью, в виде сообщений электронной почты с использованием аппаратнопрограммного комплекса ИЕХ-400 между ФСИН России, учреждениями непосредственно подчиненными ФСИН России, территориальными органами и образовательными учреждениями.

За 2010 год управлением делами отправлено в электронном виде 50 038 документов, при-

нято 34 722 документа, что составляет соответственно около 50 и 30 % от количества документов на бумажных носителях.

Внутренний электронный документооб-мен во ФСИН России, введенный с 12 апреля 2010 года, согласно распоряжению ФСИН России от 25.03.2010 № 62-р «Об организации обмена электронными сообщениями в структурных подразделениях ФСИН России и учреждениях, непосредственно подчиненных ФСИН России, с использованием аппаратнопрограммного комплекса ИЕХ-400», составил 32 011 документов.

Можно с уверенностью констатировать, что за первый год функционирования аппаратнопрограммного комплекса ИЕХ-400 был достигнут огромный положительный эффект. Например, время доставки документов в виде электронных сообщений сократилось от двухвосьми дней до нескольких минут; сообщения отправляются по нескольким адресам одновременно; осуществляется оперативный контроль доставки сообщений, исключающий возможность утраты документов. Кроме того, существенно уменьшились затраты на проведение копировально-множительных работ, а также на пересылку корреспонденции посредством фельдъегерской, специальной и почтовой связи. Благодаря этому удалось сэкономить денежные средства ФСИН России, выделенные для оплаты услуг почтовой связи (в размере 1 364 412 рублей).

Внедрение и обеспечение межведомственного электронного взаимодействия во ФСИН России осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО)». Использование этой системы позволило осуществлять прием в электронном виде федеральных конституционных и федеральных законов, а также указов, распоряжений Президента Российской Федерации. Так, за 2010 год принято 775 документов.

Следующим шагом, позволяющим ФСИН России перейти на безбумажный документооборот, станет внедрение системы электронного документооборота (СЭД). Эта мера коренным образом изменит традиционное представление о нем, так как весь маршрут движения документа — от регистрации в СЭД до списания его в дело — будет проходить исключи-

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖЕБНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

тельно в электронном виде с использованием электронной подписи (см. рис. 1). Согласно Плану мероприятий по переходу ФСИН России на безбумажный документооборот, к концу 2011 года должны быть завершены мероприятия по внедрению СЭД в пилотной зоне, включающей структурные подразделения ФСИН России, а также УФСИН России по г. Москве. В период 2012-2013 годов система электронного документооборота должна охватить все территориальные органы и учреждения уголовно-исполнительной системы.

Таким образом, внедрение системы электронного документооборота позволит оптимизировать управленческую деятельность, сократив время на пересылку, рассмотрение документов и обеспечив прозрачность их согласования.

С развитием системы межведомственного электронного документооборота появится возможность осуществлять отправку документов в электронном виде с использованием электронной подписи из ФСИН России в федеральные органы исполнительной власти и принимать от них аналогичную информацию.

В уголовно-исполнительной системе особое внимание уделяется работе с обращениями граждан как одному из основных направлений деятельности в обеспечении соблюдения и восстановления нарушенных конституционных прав и законных интересов осужденных и лиц, содержащихся под стражей. В последнее время отмечается резкий рост количества таких обращений. Для сравнения: в 2009 году поступило 21 093 обращения, а в 2010 году — 26 242, что превышает предыдущий показатель почти на 20 %.

Тематика поставленных в них вопросов, как правило, традиционна. Это перевод и направление осужденных в места отбывания наказания, расположенные в непосредственной близости к местожительству родственников; неудовлетворительное медицинское обслуживание, установление группы инвалидности, освобождение по состоянию здоровья; условия содержания лиц, находящихся под стражей, и осужденных в СИЗО и тюрьмах; нарушения прав лиц, отбывающих наказание в исправительных учреждениях; неправомерные действия сотрудников УИС.

С целью разъяснения положений уголовноисполнительного законодательства в территориальных органах и учреждениях УИС

их руководителями введена практика проведения «единых выездных дней» в учреждения УИС. В ходе этих мероприятий осуществляется личный прием сотрудников и спецконтин-гента, а также проверяется состояние работы с обращениями граждан, осужденных и лиц, содержащихся под стражей. В ряде регионов осуществляется комплексный обход учреждений и прием спецконтингента по личным вопросам сотрудниками территориальных органов и представителями общественных советов при территориальных органах.

В целях оперативного разрешения жалоб, заявлений и предложений осужденных, а также снижения общего числа обращений в учреждениях уголовно-исполнительной системы организованы пункты приема жалоб и заявлений от осужденных — «Пункты гласности» (Красноярский край, Архангельская, Мурманская области и др.). Здесь с помощью видеокамеры проводится запись обращений. Ежедневно ее просматривает руководитель учреждения, который незамедлительно принимает соответствующее решение. Внедрение данного опыта позволило обеспечить снятие различных вопросов на месте силами администрации учреждений в кратчайшие сроки.

Следуя принципу открытости уголовноисполнительной системы для общества, ФСИН России неукоснительно обеспечивает возможность обратиться с заявлениями, предложениями, жалобами непосредственно к руководству Федеральной службы исполнения наказаний. Так, в приемной ФСИН России, расположенной по адресу: Москва, ул. Садово-Сухаревская, д. 11, осуществляется прием граждан по личным вопросам ежедневно, кроме выходных и праздничных дней. График приема руководящими сотрудниками ФСИН России утверждается директором ФСИН России ежемесячно. При этом обеспечивается высокий уровень представительства — раз в неделю прием проводит один из заместителей директора ФСИН России.

Кроме того, информацию о порядке работы с письменными и устными обращениями можно получить на официальном сайте ФСИН России в сети Интернет, где указаны официальные реквизиты, адрес, время и график работы приемной ФСИН России.

По итогам 2010 года в приемную ФСИН России обратился 1641 гражданин (лично ру-

ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖЕБНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ководством ФСИН России принят 881 человек).

Отдельно хотелось бы остановиться на работе интернет-приемной ФСИН России, функционирующей со второго полугодия 2010 года. Возможность направления письма через Интернет позволяет гражданину реализовать свое право на обращение, не выходя из дома и с наименьшими затратами. Ответ на него направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты отправителя или в письменной форме по указанному почтовому адресу.

Статистические данные о работе интернет-приемной ФСИН России свидетельствуют о возрастающей востребованности этой услуги у населения (с 1 июля 2010 года по настоящее время поступило 2750 обращений, из них во втором полугодии 2010 года — 1369, а в 1 квартале 2011 года — уже 1068). Это позволяет прогнозировать расширение сферы применения информационных и телекоммуникационных технологий в работе с обращениями граждан в уголовно-исполнительной системе. Однако, к сожалению, около 25 % обращений, поступивших через интернет-приемную ФСИН России, не содержат четко сформулированных вопросов либо необходимых сведений по существу проблемы, по ним невозможно персонифицировать обратившегося, что значительно затрудняет работу по рассмотрению обращения и направлению ответа заявителю.

Следует отметить, что управлением делами ведется активная работа по регламента-

ции порядка оказания государственной услуги по рассмотрению обращений граждан. Так, в целях реализации положений Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» разрабатывается Административный регламент Федеральной службы исполнения наказаний по организации приема граждан, обеспечению своевременного и в полном объеме рассмотрения их обращений, принятию по ним решений и направлению заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок. В дальнейшем информация об указанной услуге подлежит включению в Сводный реестр государственных и муниципальных услуг (функций) и размещению на Едином портале государственных и муниципальных услуг.

Развитие научно-технического прогресса, расширение сферы использования информационных и телекоммуникационных технологий обязывает нас идти в ногу со временем и соответствующим образом организовывать свою служебную деятельность. Естественно, что переход на электронный документооборот потребует от всех структурных подразделений ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, территориальных органов и образовательных учреждений серьезных трудозатрат при подготовке пользователей СЭД и освоении новых методов работы с документами. Однако, скоординировав совместные усилия, оставаясь при этом активными и последовательными, мы непременно достигнем поставленных целей. ф

Обработка корреспонденции сотрудниками управления делами ФСИН России с использованием АПК ИЕХ-400

Работа с обращениями граждан, осужденных и лиц, содержащихся под стражей, в ГУФСИН является одним из основных направлений деятельности в обеспечении соблюдения и восстановления нарушенных прав и законных интересов граждан. Она направлена на выявление основных причин, побудивших обращаться граждан в органы государственной власти и в организации деятельности по рассмотрению обращений в учреждениях ГУФСИН.

Всего в службах делопроизводства и архивной работы учреждений УИС Приморья работает более 50 человек. Так, за 9 месяцев 2017 года сотрудниками ОДиАР ГУФСИН Приморья рассмотрено более 1500 обращений как письменных, так и через интернет-приемную. Спектр обращений самый широкий – от заявлений на оформление утраченных документов осужденного до медицинского обеспечения в учреждениях края. Сотрудники ОДиАР организуют работу по подготовке ответов компетентными службами и осуществляют контроль за своевременным исполнением поручений.

Благодаря налаженной и структурированной работе, все обращения рассматриваются в сроки, соответствующие законодательству, а между руководством ГУФСИН и гражданами действует постоянная обратная связь.

Руководство и личный состав ГУФСИН России по Приморскому краю поздравляют сотрудников отдела производства и архивной работы с профессиональным праздником и желают успехов!

Пресс-служба ГУФСИН России по Приморскому краю

Инструкция
по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации
(приложение к приказу МВД России от 20 июня 2012 г. N 615)

С изменениями и дополнениями от 28 мая 2013 г.

Скачать Инструкцию полностью (с приложениями)

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция устанавливает требования, обязательные для сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников*(1) центрального аппарата МВД России*(2), территориальных органов МВД России, образовательных учреждений, научно-исследовательских, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел*(3), и содержит единые нормы по подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в деятельности органов внутренних дел документов и по порядку организации делопроизводства.

2. Инструкция разработана на основе законодательства Российской Федерации, в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477*(4), государственными стандартами Российской Федерации, а также нормативно-методическими документами по делопроизводству и архивному делу.

3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, в том числе с документами в электронной форме, включая их подготовку, обработку, использование и хранение.

Особенности делопроизводства по документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, а также организация делопроизводства по шифртелеграммам, обращениям граждан устанавливаются иными нормативными правовыми актами Министерства внутренних дел Российской Федерации*(5).

4. Организация и ведение делопроизводства, в том числе с использованием современных информационных технологий в работе с документами в органах внутренних дел, обеспечиваются управлениями (отделами, отделениями, группами) делопроизводства и режима*(6) органов внутренних дел.

В структурных подразделениях органов внутренних дел, в которых подразделения делопроизводства и режима не предусмотрены штатным расписанием, ведение делопроизводства может возлагаться на отдельных сотрудников приказом руководителя (начальника) органа внутренних дел.

5. Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением органа внутренних дел и подчиняется непосредственно его руководителю (начальнику).

6. Положение о подразделении делопроизводства и режима органа внутренних дел, должностные инструкции его сотрудников разрабатываются на основе настоящей Инструкции и утверждаются руководителем (начальником) органа внутренних дел.

7. На подразделения делопроизводства и режима возлагается выполнение следующих основных задач:

7.1. Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов.

7.2. Передача документов на рассмотрение руководителю (начальнику) органа внутренних дел (или лицу, его замещающему) и после получения соответствующих указаний — непосредственно исполнителю.

7.3. Контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов.

7.4. Регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам.

7.5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководителю (начальнику) органа внутренних дел (или лицу, его замещающему).

7.6. Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.

7.7. Копирование и оперативное размножение документов.

7.8. Разработка проектов бланков документов.

7.9. Разработка и ведение номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, представление в установленном порядке проекта номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел на согласование в Центр реабилитации жертв политических репрессий и архивной информации ФКУ «Главный информационно-аналитический центр МВД России»*(7) или структурные подразделения информационных центров органов внутренних дел*(8).

7.10. Формирование дел в соответствии с номенклатурой особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, обеспечение их сохранности.

7.11. Подготовка проектов описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения*(9), представление их на согласование в соответствующее подразделение спецфондов для последующего утверждения их Центральной экспертно-проверочной комиссией МВД России*(10) либо экспертными комиссиями*(11) органов внутренних дел. Передача дел на архивное хранение осуществляется в соответствии с ежегодным планом-графиком приема дел подразделением спецфондов.

7.12. Выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом.

7.13. Участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников.

7.14. Проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям.

7.15. Своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности*(12), представление на рассмотрение соответствующими экспертными комиссиями проектов актов об уничтожении документальных материалов и организация их уничтожения в установленном порядке.

7.16. Информирование руководителя (начальника) органа внутренних дел об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами.

7.17. Определение порядка прохождения и обработки документов, использование новых технологических приемов работы с документами, оптимизирующих документооборот.

7.18. Обеспечение готовности к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций.

7.19. Организация изучения сотрудниками органа внутренних дел в системе служебной подготовки нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам делопроизводства.

7.20. Консультирование сотрудников органа внутренних дел по вопросам работы с документами.

7.21. Участие в проведении служебных проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну.

7.22. Организация работы по рассмотрению обращений граждан.

7.23. Подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции.

7.24. Учет печатей, штампов, факсимиле и бланков документов, используемых в органе внутренних дел, а также хранилищ документов и ключей от них.

7.25. Анализ состояния документооборота, на его основании представление руководителю (начальнику) органа внутренних дел предложений по упорядочению ведения служебной переписки.

8. Организация мероприятий по совершенствованию делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами возлагаются на подразделение МВД России, осуществляющее функции в области документационного обеспечения управления, и подразделения делопроизводства и режима территориальных органов МВД России на окружном, межрегиональном и региональном уровнях, которые дополнительно выполняют следующие задачи:

8.1. Координацию деятельности структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных ему подразделений по вопросам делопроизводства и организации документооборота.

8.2. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органах внутренних дел.

8.3. Подготовку предложений по организации специального первоначального обучения и повышения квалификации сотрудников подразделений делопроизводства и режима структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных органов внутренних дел.

8.4. Разработку организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам делопроизводства.

9. Ответственность за состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременного и качественного их исполнения возлагается на руководителей (начальников) органов внутренних дел.

В подразделении делопроизводства и режима должны быть созданы необходимые условия для ведения делопроизводства в соответствии с настоящей Инструкцией.

10. Сотрудники органов внутренних дел при работе с документами обязаны:

10.1. Знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией.

10.2. Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, или утрате документов.

10.3. Требовать от подчиненных сотрудников своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний).

10.4. Передавать документы другим сотрудникам подразделения только с разрешения непосредственного руководителя (начальника).

10.5. Передавать документы из одного структурного подразделения органа внутренних дел в другое только через подразделение делопроизводства и режима с отметкой в учетных формах.

10.6. Немедленно сообщать непосредственному руководителю (начальнику) и в подразделение делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов.

10.7. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время отстранения от работы, в случае перемещения по службе и увольнения сотрудник обязан передать все находящиеся у него на исполнении документы в подразделение делопроизводства и режима или по указанию руководителя (начальника) структурного подразделения другому сотруднику по акту с внесением сведений об их движении в учетные формы.

11. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях в порядке, установленном нормативными правовыми актами МВД России.

12. Сотрудники несут ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и соблюдение порядка доступа к содержащейся в них информации.

13. Ознакомление заинтересованных лиц с документами либо сведениями, содержащимися в документах, осуществляется только с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел. Передача документов и (или) их копий работникам других организаций допускается только с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел или его заместителей по письменному запросу. О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.

14. Об утрате или неисправимом повреждении документа сотрудник незамедлительно сообщает руководителю (начальнику) структурного подразделения и руководителю (начальнику) подразделения делопроизводства и режима, которые обязаны принять меры к поиску утраченных или восстановлению поврежденных документов.

15. Передача документов и (или) их копий представителям средств массовой информации осуществляется в соответствии с требованиями пункта 13 настоящей Инструкции через соответствующее подразделение (сотрудника) органа внутренних дел, в функции которого входит взаимодействие со средствами массовой информации.

16. При выявлении случаев нарушения правил работы с документами, установленных настоящей Инструкцией, руководитель (начальник) может назначить проведение служебной проверки.

II. Основные понятия

17. В настоящей Инструкции применяются следующие понятия:

дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа внутренних дел;

делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах внутренних дел;

документ — совокупность информации и соответствующих реквизитов, созданных государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа внутренних дел;

документальный фонд органа внутренних дел — совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности;

документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

контроль исполнения документов — представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебных документах;

копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел — систематизированный перечень наименований особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, формируемых в органе внутренних дел, с указанием сроков их хранения;

опись дел — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания;

подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;

подразделение делопроизводства и режима — структурное подразделение органа внутренних дел, на которое возложено выполнение задач по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в его структурных подразделениях;

регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о нем;

реквизит документа — обязательный элемент оформления документа;

субъект контроля — подразделения, осуществляющие в соответствии с данной Инструкцией и нормативными правовыми актами Российской Федерации контроль за исполнением поручений (документов, мероприятий);

телеграмма — текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи;

телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем;

учетные формы — регистрационно-контрольные карточки, журналы, автоматизированные информационные системы электронного делопроизводства и документооборота;

факсограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста при помощи факсимильной аппаратуры, которые передаются в основном с применением телефонных каналов с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и другие) и принимаются в виде копии (факсимиле);

экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для передачи в подразделения спецфондов;

электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Оставьте комментарий