Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей пример

Содержание

Как написать докладную о нарушении трудовой дисциплины

Как известно, каждый, кто устраивается на работу, читает и подписывает должностную инструкцию. Если в процессе работы он не выполняет указанные в инструкции функции либо выполняет их не так, как надо, то это повод наказать его. Это может быть все что угодно: регулярные опоздания, прогул, неправильно оформленные документы…

Любые действия, которые влекут за собой убытки, — наказуемы. Вы, как непосредственный руководитель, можете решить эти проблемы путем предупреждений или бесед. Но если разговоры не действуют, то сотрудника нужно наказывать. Главное, делать это по закону.

Как утверждают многие, докладная записка о нарушении трудовой дисциплины может служить лучшим средством для борьбы с опозданиями.

Но как? Ведь все решения о дисциплинарных взысканиях в компании принимает только ее высшее руководство. Именно для того, чтобы уведомить начальство о проступке сотрудника, и пишется докладная записка, адресованная, допустим, генеральному директору фирмы.

Кстати, докладную может написать не только вышестоящее лицо, но и любой сотрудник. Однако внутренние документы ряда фирм предусматривают строгий порядок подачи жалоб. Согласно ему, рядовой сотрудник обязан не писать докладную, а пожаловаться непосредственному начальству.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Как пишется докладная? Специального формата этого документа в российском Трудовом кодексе нет. Однако в каждой организации могут быть внутренние документы, среди которых имеются и утвержденные шаблоны докладных. Писать ее можно и на компьютере, и от руки. Общие же правила составления официальных документов диктуют следующую форму написания. Докладная на сотрудника, вернее, ее схема, выглядит так.

  1. Правый верхний угол: кому адресовано письмо (должность и Ф.И.О.).
  2. Ниже: от кого (должность и Ф.И.О.).
  3. Ниже по центру (с соблюдением отступа): название — докладная записка.
  4. Далее — основной текст послания. Здесь заявитель перечисляет перечень тех обязанностей сотрудника (со ссылкой на внутренние документы, к примеру правила внутреннего распорядка или должностную), которые он не выполнил.
  5. Далее указывается, к чему привели действия сотрудника, какие последствия повлекли за собой его проступки.
  6. Завершается основной текст записки предложением о дисциплинарных мерах, которые, по мнению непосредственного руководителя, необходимо применить к проштрафившемуся сотруднику, чтобы ситуацию исправить.
  7. Внизу слева ставится дата написания документа.
  8. Внизу справа — подпись.

При необходимости к докладной можно приложить некие доказательства вины работника, скажем фотографию рабочего стола, если он целый день не работает, а сидит в интернете. Ссылки на такие приложения делаются в основном тексте записки.

Докладная: пример написания

Например, ваш сотрудник неправильно оформил накладную на товар. В результате этого машину с продукцией, которая проехала какое-то количество километров и спалила какое-то количество бензина, представители заказчика отказались разгружать. Исправленную версию заказчик отказался принимать в электронном виде, требуя оригинал. Вам пришлось срочно переоформлять документы и отправлять курьера на легковой машине на склад заказчика.

Докладная записка: пример

Директору ООО «Веселушка» Иванову С.П.

от начальника производственного цеха ООО «Веселушка» Петрова И.П.

докладная записка.

Довожу до Вашего сведения, что работник производственного цеха Сидоров Л.Е. неправильно оформил накладную на поставку товара (5 тонн) для компании «Потребитель нашей продукции». В результате неправильного оформления накладной заказчик отказался выгружать товар. Чтобы исправить ситуацию, пришлось задействовать автомобиль «Жигули» для передачи исправленной накладной заказчику.

Последствиями такого халатного отношения сотрудника, выписывавшего накладную, стали простой автомобиля на складе; использование легкового автомобиля; повышенный расход ГСМ; испорченная репутация поставщика.

За халатное отношение к работе прошу объявить Сидорову Л.Е. выговор.

Дата

Подпись

Все, докладная готова! Что дальше? Если во внутренних документах фирмы есть указание на порядок согласования подобных документов, например их должны сначала рассмотреть и поставить резолюцию, допустим, директор по производству или служба безопасности, значит, вы, следуя указанной нормативом навигации, передаете документ в соответствующие подразделения.

Назначение и виды

Во время работы каждый сотрудник может зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей своим коллегой (или несколькими коллегами) и инициировать (а также написать самостоятельно) составление соответствующей докладной записки по определенному образцу или же в произвольной форме.

Основная цель такой меры – зафиксировать собственно факт нарушения внутреннего распорядка, например:

  • опоздание без уважительной причины;
  • преждевременный уход с работы;
  • прогул;
  • появление в нетрезвом виде;
  • некорректное выполнение своих обязанностей;
  • бездействие, повлекшее последствия для компании и/или других сотрудников;
  • некорректное общение с коллегами и т.п.

Может использоваться и внутри предприятия, и за его пределами. Поэтому их разделяют на 2 типа:

  1. Внутренняя – это наиболее распространенный вариант, когда нужно донести факт некорректной работы вышестоящему работнику. Обычно бумага составляется на фирменном бланке компании, в соответствии с инструкцией, предусмотренной на предприятии (если таковая есть). Для заверения документа достаточно поставить только подписи сотрудников, которые были свидетелями инцидента.
  2. Внешняя – в этом случае она составляется на имя представителей контролирующих органов или на имя руководителя центрального офиса (т.е. документ выходит за пределы компании). Такая бумага может быть составлена в связи с некорректными действиями руководителя, о чем сотрудники докладывают в вышестоящую инстанцию. Этот документ обязательно заверяется и подписями, и печатью организации.

По форме эти бумаги практически ничем не отличаются. Главное – позаботиться о доказательной базе, быть готовыми отстоять свою точку зрения, а также учесть несколько обязательных требований к составлению, которые рассматриваются далее.

Как составить

Как правило, в компании есть собственные образцы и правила составления докладных, когда необходимо зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей тем или иным работником. Поэтому форма и особенности содержания документа произвольны. Обычно придерживаются таких правил составления:

  1. Прежде всего, составляется «шапка», в которой прописываются ФИО директора (или другого ответственного лица), на имя которого пишется бумага. Также указывается краткое название компании.
  2. Затем прописывается название документа и номер (обычно в хронологическом порядке, о чем нужно уточнить в журнале документооборота).
  3. Далее нужно кратко, но достаточно емко изложить суть замечания. Описывается факт, инцидент, который свидетельствует о некорректном выполнении служебного долга, непрофессиональных действиях или бездействии. Например, несвоевременное предоставление отчетности, некорректное заполнение документации, опоздание, некорректное общение с коллегами и т.п.
  4. После этого можно обосновать нарушение, квалифицировав его соответствующим образом – например, по трудовому законодательству (прогул, появление в состоянии опьянения) или в соответствии с внутренними нормативными регламентами организации (например, невыполнение профессионального стандарта при обслуживании покупателя на кассе).
  5. Если такие действия (или бездействие) повлекло за собой определенные санкции против компании, нужно подробно описать и этот факт. Например, «в результате бездействия сотрудника Иванова Н.К. на компанию был наложен штраф со стороны налоговой инспекции в сумме 10 000 рублей».
  6. Далее составители бумаги должны четко изложить свою просьбу, начиная предложение со слова «Предлагаю…». Обычно предлагаются определенные дисциплинарные взыскания – например, сделать выговор, депремировать или даже уволить.
  7. Далее каждый человек, который участвовал в составлении текста (а также был непосредственным свидетелем инцидента) ставит свою подпись, а также прописывает фамилию, инициалы и полное название должности, которую он занимает в настоящий момент.

Соображения деловой этики исключают описание в записке каких-либо субъективных мнений. Важно понимать, что документ именно фиксирует факт нарушения трудовой дисциплины, несоблюдения обязанностей, поэтому в тексте следует отразить только сам инцидент и предложить меру ответственности по отношению к недобросовестному работнику.

Виды дисциплинарных взысканий

В настоящий момент все взыскания, которые можно применить к работнику, сводятся к 3 видам:

  1. Письменное замечание.
  2. Составление выговора.
  3. Вынужденное увольнение в связи с недостаточно добросовестным выполнением работы.

При этом в ТК указывается, что никакие другие виды взысканий применять не допускается. Руководство может выбрать любую из этих мер, причем в некоторых случаях речь идет сразу об оформлении выговора или даже об увольнении, поэтому работодатель не обязан соблюдать приведенную последовательность.

Однако порядок применения меры учитывать необходимо – в общем виде он состоит из таких действий:

  1. Фиксируется факт невыполнения должностных обязанностей, по результату которого можно составить докладную записку по установленному образцу. Оформление этой бумаги – право, но не обязанность работодателя.
  2. От работника нужно потребовать составления объяснительной – т.е. письменного разъяснения причин его поступка (или бездействия).
  3. Если он отказывается выполнить это требование, нужно составить соответствующий акт, который подписывается свидетелями (коллегами).
  4. Далее реализуется мера, которая предполагается в качестве ответственности за поступок – фиксируется замечание, составляется выговор или работник сразу принудительно увольняется.

Зафиксировать нарушение допускается в течение максимально 6 месяцев с того дня, когда оно было допущено работником. То есть при обнаружении инцидента после этого срока инициировать процедуру по дисциплинарному взысканию будет невозможно. Хотя не исключается обращение в суд.

Более подробно о дисциплинарных взысканиях можно увидеть здесь.

Выговор: инструкция по составлению

После того, как было отмечено невыполнение должностных обязанностей, о чем составлена докладная записка по соответствующему образцу, чаще всего работодатели принимают две меры – замечание или выговор. При этом важно понимать, что за один проступок применяется только одна мера.

Как правило, руководство принимает решение о выговоре, о чем сообщается в письменном распоряжении (приказе). При этом ни форма выговора, ни форма этого приказа не установлены, поэтому каждая компания вправе применять собственные бланки и образцы. Обычно в документе содержатся такие разделы:

  1. Дата, место составления приказа, полное официальное наименование организации.
  2. Название и номер приказа в соответствии с принятыми правилами документооборота (обычно в хронологическом порядке).
  3. Собственно изложение содержания приказа. Приводится информация о работнике (ФИО, должность, табельный номер при наличии, прочие существенные сведения) и о причине объявления выговора. Описываются ссылки на нормативные документы – трудовое законодательство, внутренние регламенты, а также доказательные бумаги (например, докладная записка).
  4. Описываются приложения – то есть документы, которые прикладываются к приказу с указанием количества и вида (копия или оригинал).
  5. Ставится печать, подпись директора и расшифровка (фамилия, инициалы).

Образец приказа представлен ниже:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Приказ всегда должен подписать работник – предполагается, что этими действиями подтверждает факт ознакомления с текстом, однако это не равнозначно тому, что он согласен с содержанием. Если сотрудник отказывается поставить подпись, составляется соответствующий акт об отказе, который подписывается другими работниками организации, засвидетельствовавшими этот факт.

Поделиться ссылкой:

Счет 91 бухгалтерского учета — это активно-пассивный счет «Прочие доходы и расходы», служит для получения информации о расходах и доходах предприятия по деятельности, которая не является основной. С помощью типовых проводок и практических примеров рассмотрим специфику использования счета 91 и особенности учета прочих доходов и расходов.

Проводки по 91 счету «Прочие доходы и расходы»

Корреспонденция и основные проводки по 91 счету приведены в таблице:

Дт Кт Описание проводки Документ-основание
91 01 Списание выбывших объектов ОС по остаточной/первоначальной стоимости. ОС-1, СП-51
91 02 Начисление амортизации по ОС, которые сданы в аренду (не предмет деятельности). Бухгалтерская справка, Амортизационная ведомость
91 03/04 Списание выбывших доходных вложений в материальные ценности (далее – МЦ)/НМА. Бухгалтерская справка,

Акт приёмки-передачи

91 07 Списание оборудования к установке (проданного/переданного безвозмездно) по себестоимости. Акт приёмки-передачи, Счёт-фактура
91 08 Списание стоимости вложений во ВНА. Акт приёмки-передачи, Акт на безвозмездную передачу ценностей
91 10 Списание материалов проданных/переданных безвозмездно, (при выбытии ОС-в) по фактической себестоимости. Акт приёмки-передачи, Счёт-фактура
91 11 Списание стоимости проданных животных (не предмет деятельности). ТТН (СП-32)
91 14/59/63 Создание резерва на снижение стоимости МЦ/обеспечение вложения в ценные бумаги/по сомнительным долгам.

Списание сумм на резервы – обратной проводкой.

Бухгалтерская справка, расчёт бухгалтерии по созданию резерва
91 15 Отражение списания материалов (фактическая себестоимость). Акт приёмки-передачи, Счёт-фактура
91 16 Списание доли отклонений от учётной стоимости проданных материалов (если отрицательная величина — красное сторно). Бухгалтерская справка, расчёт бухгалтерии по списанию отклонений
91 19 Списание суммы НДС по проданным материалам (не подлежит возмещению). Бухгалтерская справка
91 20/21/23 Списание расходов по содержанию производственных мощностей/объектов на консервации. Бухгалтерская справка, расчёты бухгалтерии
91 23 Списание стоимости услуг вспомогательных производств (при выбытии ОС).
91 28 Списание стоимости неисправимого брака (работы операционного характера).
91 43 Списание коммерческих расходов (по продаже ОС, материалов).
91/ 60 Отражение сумм, начисленных подрядной организацией по выполненным работам/услугам при ликвидации/продаже ОС, иных активов / на сумму НДС. Счёт-фактура
91 60/62/76 Списывается сумма дебиторской задолженности/долга после истечения срока исковой давности/ никак не взыскать. ИНВ-17, Бухгалтерская справка, Протокол/ приказ руководителя
91 66/67 Отражение суммы % к уплате за пользование кредитами/займами. Бухгалтерская справка, Выписка банка по р/счёту
91 68 Начисление НДС (доход от продажи ОС/материалов). Бухгалтерская справка, расчёт бухгалтерии по НДС
91 70/69/10 Отражение расходов по ликвидации ОС-в. Наряд на сдельную работу, Акт на списание ценностей
91 75 Отражение расходов (договор простого товарищества). Бухгалтерская справка-расчёт
91 51/76 Отражение нарушений условий хозяйственных договоров (уплачены/признаны к уплате). Выписка банка по р/счёту, Счёт-фактура, Бухгалтерская справка
91.02 52/60/62

/58/…

+ 55/67

Отражение курсовой разницы (отрицательная).

Положительная — обратной проводкой.

Акт на переоценку ценностей,

Бухгалтерская справка

91 73 Списание стоимости материального ущерба (нереально взыскать, например, отказ суда). ИНВ-17,

Приказ руководителя,

Бухгалтерская справка

91 76 Оплата услуг кредитных учреждений/расходы по рассмотрению дел в судах.

Прибыль к получению по договору простого товарищества / % по займам, доход по акциям, долям и ценным бумагам/штрафы, неустойки и пени по нарушению условий договоров – обратной проводкой.

Бухгалтерская справка, Извещение/Выписка банка,

Счёт-фактура, КО-1

91 79 Отражение расходов по операциям со структурными подразделениями (на отдельном балансе). Отражение доходов – обратная проводка. Счёт-фактура, Авизо
91 81 Разница между фактическими затратами (выкуп акций/долей) и номинальной стоимостью (собственных акций/доли участника).

При выкупе отражение разницы – обратной проводкой.

Бухгалтерская справка, расчёт разницы между фактическими затратами на выкуп акций и их номинальной стоимостью
91 94 Списание стоимости недостачи ценностей сверх нормы / от порчи (при отсутствии конкретных виновников). ИНВ-3,

Приказ руководителя, Бухгалтерская справка

91 98 Списание сумм прочих доходов (будущих периодов). Зачисление – обратная проводка. Бухгалтерская справка
99.02/ 91 Списание сальдо доходов/расходов по итогу месяца. Расчёт сальдо прочих доходов и расходов, Бухгалтерская справка
96 91 Зачисление в доходы суммы неиспользованного резерва по предстоящим расходам/платежам. Бухгалтерская справка
60/76 91 Зачисление кредиторской/дебиторской задолженности (невостребованной по истечению срока исковой давности). ИНВ-17
10/62 91 Отражаются суммы операций с тарой. Товарная накладная,

Счёт-фактура

07/10/11 91 Отражаются излишки/неучтённые суммы МЦ, выявленные при инвентаризации. ИНВ-3,

ИНВ-19, ИНВ-24

Примеры операций и проводок по 91 счету

Пример 1. Учет прочего дохода от аренды на счете 91.01

Допустим, ООО «Лето», с основной деятельностью в сфере производства кондитерских изделий, получает доход от сдачи в аренду помещения в одном из производственных зданий. Арендатор «Василек» оплачивает ежемесячно 50 000руб., согласно заключенному договору. Оплата за аренду поступила на р/счет в сумме 50 000руб.

Сумма ежемесячных расходов, которые несет ООО «Лето» на обслуживание помещения, складывается из:

  • амортизационных отчислений — 2 000руб.;
  • оплаты труда обслуживающему персоналу — 8 000руб.;
  • налогов на зарплату — 1 500руб.;
  • коммунальных и прочих услуг — 3 000руб.

По итогам ноября 2016 года в бухгалтерии ООО «Лето» сделаны проводки:

Дт Кт Описание проводки Сумма, руб. Документ-основание
76 91.01 Начислена сумма арендной платы за ноябрь 2016 года 50 000 Акт выполненных работ
91.02 02/70/69/23 Списаны расходы на содержание арендованного помещения (2 000 + 8 000 + 1 500 + 3 000) 14 500 Квитанции, счета, акты и т.п.
51 76 Зачислена оплата за услуги аренды на р/счет, поступившая от арендатора «Василек» 50 000 Банковская выписка

Пример 2. Учет прочего дохода от реализации материалов на счете 91.01

Предположим, в ООО «Лето» были реализованы прочие материалы, не используемые в производстве кондитерских изделий. При этом:

  • стоимость реализации — 40 000руб.;
  • себестоимость материалов — 15 000руб.;
  • зарплата и налоги на зарплату производственным рабочим — 4 000руб.

Учет прочих доходов от реализованных материалов был отражен в учете ООО «Лето» следующими проводками по счету 91:

Дт Кт Описание проводки Сумма, руб. Документ-основание
76 91.01 Начислен доход от продажи материалов 40 000 Расходная накладная
91.02 10 Списана себестоимость материалов 15 000 Калькуляция себестоимости
91.02 23 Списаны расходы, связанные с реализацией (зарплата и налоги) 4 000 Зарплатная ведомость
51 76 Поступили средства за реализованные материалы 40 000 Банковская выписка

Пример 3. Учет банковских услуг по счету 91.02

Допустим, ООО «Лето» заключило договор с банком на оказание услуг. По итогам месяца (отчетного периода) банк оказал следующие услуги:

  • по установке системы «Банк-Клиент» сроком на 3 года (разовая услуга) — 7 000руб.;
  • по обслуживанию «Банк-Клиент» (ежемесячная услуга) — 400руб.;
  • по расчетно-кассовому обслуживанию (РКО) — 2 000руб.;
  • по инкассации наличных — 6 000руб.

В учете ООО «Лето» сделаны проводки по отражению банковских услуг:

Дт Кт Описание проводки Сумма, руб. Документ-основание
91.02 60 Отражены услуги по РКО 2 000 Договор на обслуживание банковского счета, выписки банка
91.02 60 Расходы по инкассации наличности 6 000 Акт оказанных услуг
91.02 60 Расходы по установке «Банк-Клиент» 7 000 Акт оказанных услуг
91.02 60 Расходы по обслуживанию «Банк-Клиент» за месяц 400 Акт оказанных услуг

Первичный учетный документ по движению ТМЦ внутри организации

В списке обязательных к применению бланков первичной документации, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а, числился и рассматриваемый документ. Однако в настоящее время обязательность его применения утратила актуальность (Информация Минфина РФ N ПЗ-10/2012).

На сегодняшний день организации вправе самостоятельно определять, какую именно форму применять:

  • унифицированную;
  • или разработанную и утвержденную самостоятельно.

Хозяйствующие субъекты имеют возможность самостоятельно разработать и применять соответствующую закону первичную документацию, связанную с внутренним движением ТМЦ (в т.ч. рассматриваемый бланк).

Самостоятельно утвержденный бланк, в частности, должен содержать:

  • наименование и дату;
  • наименование хозяйствующего субъекта;
  • содержание соответствующей операции (факта);
  • величину измерения;
  • наименования должностей и подписи лиц, ответственных за оформление соответствующей операции (факта).

Остановимся более подробно на применении унифицированной формы требования-накладной.

Требование-накладная (форма М-11)

Унифицированный бланк М-11 требования-накладной заполняется в двух экземплярах лицом, ответственным за передачу ТМЦ.

бланк требования-накладной

Названным документом оформляется и перемещение неизрасходованных остатков ТМЦ на склад, если они ранее были получены по требованию, а также сдача на склад отходов и брака.

Рассматриваемый документ необходимо оформить при совершении факта перемещения ТМЦ или, если это по каким-либо причинам затруднительно, непосредственно сразу после такого перемещения. Это законодательно установленное требование (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Кроме этого, следует соблюдать требования, предусмотренные п.п.12 и 13 Методических указаний, утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н, а именно:

  • надлежащее оформление с указанием всех требуемых реквизитов и подписей;
  • проставление прочерков в пустых полях документа;
  • нумерация документов должна обеспечивать отсутствие повторов номеров в текущем отчетном году.

Заполненный бланк первичного документа (форма М-11) должен быть подписан сдающей и принимающей сторонами и сдан в бухгалтерию с целью отражения движения материалов в бухгалтерском учете.

Отдельно остановимся на возможных ошибках в требовании-накладной.

В случае ошибки неверные сведения следует перечеркнуть одной чертой и над ошибкой указать верные сведения так, чтобы они легко читались (п. 4.2 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

Также важно помнить, что ошибки, допущенные при оформлении первичной документации, если они не препятствуют установлению обстоятельств соответствующего факта хозяйственной жизни, не могут быть основанием для налоговых доначислений (см. Письмо Минфина от 04.02.2015 N 03-03-10/4547).

Если предприятие занимается наличными расчетами, рано или поздно может возникнуть недостача в кассе. В каком порядке отражается ущерб, причиненный организации? Как провести взыскание недостачи с материально ответственного лица? Рассмотрим типовые примеры с проводками.

Ответственность материально ответственного лица за недостачу

Согласно нормам ст. 242 ТК, работник отвечает перед работодателем по причиненным ущербам в полном размере. При оформлении кассира в штат предприятия с ним заключается, помимо трудового договора, еще и договор о матответственности (ст. 244 ТК), на основании которого и с учетом законодательных требований с виновного должностного лица может быть взыскан ущерб. Если обнаружена недостача в кассе, ответственность кассира возникает независимо от того, случайны его действия или умышленны.

Как производится возмещение недостачи материально ответственным лицом? Прежде всего, необходимо документально оформить результаты инвентаризации и зафиксировать в установленном порядке результаты проверки. Затем выявляются размер и причина ущерба. Для этого администрация работодателя вправе создавать специальные комиссии. В обязательном порядке с сотрудника истребуются письменные объяснения происходящего, а если кассир уклоняется от предоставления пояснений, следует составить акт (стат. 247 ТК).

Списание недостачи на виновное лицо – проводки

Пример 1

Обнаруженный недостаток средств полностью покрывается виновным должностным лицом:

  • Д 94 К 50 – отражен в учете компании выявленный ущерб.
  • Д 73.2 К 94 – недостача отнесена на виновное лицо предприятия.
  • Д 70 К 73.2 – из заработка сотрудника произведено удержание суммы установленного ущерба.
  • Д 50 К 73.2 – или же возможно внесение недостачи средств напрямую в кассу организации.

Пример 2

Обнаруженный недостаток наличности образовался в результате стихийного бедствия (или иного ЧП), вины кассира в этом нет:

  • Д 94 К 50 – выявлена недостача денежных средств в кассе, проводка выполнена на основании акта комиссии и подтверждающих ЧП документов.
  • Д 91.2 К 94 – обнаруженный ущерб отнесен на прочие расходы предприятия. В целях расчета налога на прибыль такие суммы списываются на внереализационные затраты и учитываются при определении налога с прибыли (подп. 6 п. 2 стат. 265 НК).

Пример 3

Обнаруженный недостаток денег образовался по вине ответственного сотрудника, но по решению руководителя кассиру было разрешено частично не возмещать ущерб:

  • Д 94 К 50 – отражено выявление недостачи в кассе компании.
  • Д 73.2 К 94 – в признанном размере списана недостача на виновное лицо, проводка выполнена на основании соответствующего распоряжения директора.
  • Д 91.2 К 94 – отнесен на прочие расходы остаток невозмещенной недостачи.

Соответственно, если недостача отнесена на материально ответственное лицо, проводка выполняется с использованием сч. 73 или 76. В случае отсутствия виновников ущерба применяется сч. 91. Проводки делаются по нормам приказа № 94н.

Касса организации предназначена для хранения денежных средств, бланков строгой отчетности, векселей и других денежных документов. Инвентаризация является инструментом для выявления излишков и недостач в кассе организации. Как оформить результаты инвентаризации, какие формируются проводки при выявлении излишков или недостач в кассе — рассмотрим далее.

Правила ревизии кассы

Инвентаризация кассы производится с периодичностью, которая установлена приказом руководства и закреплена в учетной политике предприятия. Этими же нормативными актами закрепляется порядок инвентаризации. Материально ответственным лицом по кассе признается кассир.

Перед инвентаризацией руководитель (директор) издает распоряжение (приказ), в котором указывается дата начала и состав проверяющей комиссии.

В состав комиссии должно входить не менее трех человек. Присутствие МОЛ в списке комиссии обязательно. Кроме этого, желательно присутствие сотрудников СБ и внутреннего аудита (при наличии). При отсутствии подписи даже одного из членов комиссии, инвентаризация признается недействительной.

Перед проверкой кассир прекращает все операции и формирует кассовый отчет.

Пример кассового отчета

В этом отчете отражаются все приходные и расходные ордера, которые, кроме того, должны соответствовать утвержденным формам. Выявленные недостающие или излишние суммы отражаются в учете в периоде проведения ревизии.

При инвентаризации также проверяется:

  • Установление лимита остатка ДС в кассе;
  • Несоответствие дат расходных кассовых ордеров и фактической выдачи денег;
  • Корректность корреспонденций счетов кассовых документов;
  • Вовремя ли депонировались суммы невыплаченной зарплаты.

По итогам инвентаризации составляется акт инвентаризации ИНВ-15. В коммерческих организациях излишки и недостачи списываются на финансовый результат.

Пример акта инвентаризации

Внеплановая ревизия кассы

Инвентаризация кассы может проводиться внепланово, внезапно и без предупреждения, в целях контроля за ответственностью МОЛ. Сроки и порядок внеплановой инвентаризации также устанавливаются нормативными актами предприятия.

Отражение недостач

Выявленные суммы недостач до уточнения их виновников приходуются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Недостачи, которые нельзя отнести на определенные источники, списываются на счет внереализационных расходов.

Примеры

ООО «Норд-Вест» по результатам инвентаризации в марте 2016 выявило недостачу в кассе в размере 550 руб.

Бухгалтер ООО «Норд-Вест» делает проводку по выявленной недостаче в кассе:

Дт Кт Описание операции Сумма, руб. Документ
94 50 Отражена сумма недостачи 550 Бухгалтерская справка, ИНВ-15

Виновник недостачи не был обнаружен и было решено списать эту сумму на внереализационные расходы. Сформированы проводки:

Дт Кт Описание операции Сумма, руб. Документ
91.2 94 Недостача списана на расходы 550 Бухгалтерская справка

В апреле вновь была зафиксирована недостача в сумме 1 000 рублей. В этот раз было принято решение отнести ущерб на счет кассира. Проводки в этом случае:

Дт Кт Описание операции Сумма, руб. Документ
94 50 Отражена сумма недостачи 1 000 ИНВ-15, бухгалтерская справка
73.2 94 Недостающая сумма списана на расчеты с ответственными лицами 1 000 Бухгалтерская справка
50 73.2 Недостача погашена ответственным лицом 1 000 Приходный кассовый ордер

Оставьте комментарий