Докладная записка, образец

Специфика докладной

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Отличие от служебной записки

Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

Отличие от объяснительной записки

Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

Функции докладных записок

Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

  • урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
  • рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
  • донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
  • объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
  • регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
  • жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
  • разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
  • доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
  • информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
  • положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.

Классификация докладных записок

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

  1. . В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
  2. Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
    • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
    • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.
  3. К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

  4. Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
    • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
    • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
    • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
    • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.

Рекомендации к оформлению

Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

Оформляем внутреннюю докладную

Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

  • название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
  • получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
  • название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
  • ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
  • короткая суть докладной;
  • содержание тремя обособленными блоками;
  • на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.

Особенности оформления внешней докладной

Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

  • сведения об организации-отправителе;
  • присвоенный документу номер;
  • город, в котором составлена докладная;
  • подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).

Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

Конкретные образцы докладных записок

Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

Докладная о нарушении трудовой дисциплины

Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

ФАЙЛЫ
Скачать пример докладной о нарушении трудовой дисциплины .doc

Отдел кадров
Генеральному директору
ООО «Омега»
Н.В. Грощенко

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

06.11.2016 г.

О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.

Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский

Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

Пример докладной записка о невыполнении должностных обязанностей

ФАЙЛЫ
Скачать пример докладной о невыполнении должностных обязанностей .doc

Отдел метрологии
Генеральному директору
ООО «Росмашинстрой»
Радковскому К.Л.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2

15.10.2016 г.

О невыполнении должностных обязанностей

Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.

В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.

Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

ФАЙЛЫ
Скачать пример докладной о недопустимом поведении сотрудника .doc

Административно-хозяйственный отдел
Генеральному директору
ООО «Просперити»
Гиацинтовой А.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

25.08.2016 г.

О некорректном поведении сотрудника

Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.

Записка: образцы по теме

Записка – это краткий документ, который содержит мнение написавшего ее специалиста по какому-либо вопросу, либо раскрывает причины сложившейся ситуации. Записки широко распространены в деловом обороте, они дополняют основной документ, либо поясняют и раскрывают отдельные его положения. Записки могут быть докладными, аналитическими, служебными, пояснительными или объяснительными. Составляются они по унифицированной форме, которая обязательно содержит:
• наименование документа;
• фамилию, инициалы и должность лица, составившего записку и адресата;
• дата составления и подпись составителя.

  • Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
  • Докладная записка о поощрении
  • Докладная записка о командировании
  • Докладная записка о привлечении к работе в выходной день (Образец заполнения)
  • Докладная записка об устранении причин несчастного случая (Образец заполнения)
  • Докладная записка о командировании (Образец заполнения)
  • Докладная записка о привлечении к работе в выходной докладной записки о привлечении к работе в выходной (Образец заполнения)
  • Докладная записка о неоднократном представлении в уполномоченные органы неполных либо недостоверных сведений (Образец заполнения)
  • Докладная записка о сокрытии фактов нарушения трудовой и исполнительской дисциплины подчиненных (Образец заполнения)
  • Докладная записка об отстранении работника от работы, связанной со средствами защиты растений (Образец заполнения)
  • Докладная записка о допуске к работе, связанной со средствами защиты растений, ранее отстраненного работника (Образец заполнения)
  • Докладная записка о необходимости привлечения работника к сверхурочной работе (Образец заполнения)
  • Докладная записка руководителя стажировки (Образец заполнения)
  • Докладная записка об изменении условий контрактов (Образец заполнения)
  • Докладная записка о переводе на другую работу за нарушение трудовой дисциплины (Образец заполнения)
  • Докладная записка о переводе в случае простоя (Образец заполнения)
  • Докладная записка о перемещении (Образец заполнения)
  • Докладная записка непосредственного руководителя о досрочном снятии дисциплинарного взыскания с работника (Образец заполнения)
  • Докладная записка об опоздании работника на работу (Образец заполнения)
  • Докладная записка об отсутствии работника на работе (Образец заполнения)
  • Докладная записка об отсутствии работника на работе в течение нескольких дней подряд (Образец заполнения)
  • Докладная записка об отстранении работника, находящегося в состоянии алкогольного опьянения, от работы (Образец заполнения)
  • Докладная записка о хищении работником имущества нанимателя (Образец заполнения)
  • Докладная записка о несчастном случае на производстве (Образец заполнения)
  • Докладная записка об отстранении работника от работы на потенциально опасных объектах (Образец заполнения)
  • Докладная записка о допуске к работе работника, ранее отстраненного от работы на потенциально опасных объектах (Образец заполнения)
  • Докладная записка о невозможности выполнения трудовой функции работника (Образец заполнения)
  • Докладная записка о необходимости отстранения работника от работы в связи с неиспользованием требуемых СИЗ, обеспечивающих безопасность труда (Образец заполнения)
  • Докладная записка об отстранении от работы работника, появившегося на работе в состоянии, связанном с болезнью, препятствующем выполнению работы (Образец заполнения)
  • Докладная записка о допуске к работе ранее отстраненного работника, появившегося на работе в состоянии, связанном с болезнью, препятствующем выполнению работы (Образец заполнения)

  • 1
  • 2
  • 3
  • Следующая «

Як правильно написати службову записку?

Форма написання вільна. Тим не менш, як і в будь-якому документі, необхідно дотримуватися загальні правила складання документів, а саме вказати:

  • кому призначається (Ф. В. О. у давальному відмінку і посаду);
  • найменування документа, дата, номер записки;
  • коротку тему записки чи заголовок;
  • в «тілі» записки описується ситуація, що склалася, і конкретизується прохання, або викладаються дії укладача у зв’язку з ситуацією;
  • посада укладача, його підпис і Ф. В. О., іноді необхідні також підписи зацікавлених осіб.

Бажано уникати у записці зайвих слів, складних мовних зворотів. Необхідно по суті викладати суть проблеми або ситуації, по можливості зробити це коротко. Оскільки в записці вказується її порядковий номер, логічно, що такі записки реєструються в спеціальному журналі. Оформлення «шапки» може бути центральним або кутовим (прив’язаним до краю документа).

Щоб уникнути різних варіантів на кожному підприємстві розробляють свій бланк службової записки. При цьому можна керуватися правилами РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації».

Працівникам легше буде складати документи, якщо в наявності є затверджена наказом керівника інструкція з оформлення та із загальними вказівками щодо написання різного роду записок (доповідної, службової, пояснювальною).

Ідеальний варіант – поруч з такою інструкцією розмістити зразки написання та/або надати співробітникам готові бланки.

Для підприємств, документообіг яких значною мірою комп’ютеризований, журнал реєстрацій, бланки записок і готові документи можуть зберігатися в окремій папці, доступною по локальній мережі всім зацікавленим користувачам.

Можливо, вам так само буде цікаво дізнатися більш детально про складання анкети при прийомі на роботу. Про це можна прочитати тут.

А так само корисна інформація про довіреності на право підпису, з прикладами їх написання.

Службова записка – порожня формальність?

Безумовно, для маленького підприємства службова записка може бути зайвою формальністю, віднімає час і сили. Але у великій організації, де безліч працівників, є відділи, службова записка може виявитися до речі. В такому випадку службова записка буде виконувати роль письмового нагадування про необхідні взаємодіях між відділами.

У великих структурах недбалість при складанні службової записки або нехтування її складанням може обернутися зайвою витратою часу на з’ясування будь-яких обставин, пошуку винних у виникненні проблем, неузгодженістю в роботі відділів.

Щоб наочно уявити необхідність правильного ставлення до службової документації, уявімо собі таку ситуацію. У зв’язку з яким-небудь святом господарський відділ призначає додатковий робочий день своїм працівникам для своєчасного прибирання території.

Якщо не повідомити про це працівників відділу охорони, може виникнути непорозуміння. Працівників просто не пропустять на прохідній, оскільки відділ охорони нічого не знає про заходи у зв’язку з святом.

Питання про службових записках

Звернення до директора не є комунікацією по горизонталі, і тому така записка не буде вважатися службовим. Звернення до начальника – доповідна записка.

  • Який формат аркуша використовується для службових записок?

    Відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 документи оформлюються на аркушах формату А4.

  • >Докладная записка

    Докладная записка

    Докладная записка — документ, адресованный руководителю другого структурного подразделения, руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

    Пример оформления внутренней докладной записки

    Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

    Виды докладных записок

    По содержанию докладные записки подразделяются на:

    • инициативные;
    • информационные;
    • отчетные.

    Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

    Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

    Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

    Содержание и оформление докладной записки

    Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю организации, она считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.

    Внешняя докладная записка должна содержать:

    • наименование организации;
    • название вида документа (докладная записка);
    • дату;
    • индекс;
    • место составления;
    • адресат;
    • заголовок к тексту;
    • текст;
    • подпись руководителя организации;
    • фамилию исполнителя;
    • номер его телефона.

    Для ее оформления обычно используется общий бланк организации.

    Внутренняя докладная записка включает:

    • наименование структурного подразделения;
    • наименование вида документа (докладная записка);
    • дату;
    • адресат;
    • заголовок к тексту;
    • текст;
    • подпись.

    Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии).

    Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание.

    Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

    Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, является основанием для принятия каких-то решений, издания документов, проведения мероприятий.


    Оставьте комментарий