Документальный фонд организации

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности организации, составляет ее документальный фонд.

Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации:

— документы текущего управления; — документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в государственный архивный фонд; — собранные в справочных целях копии документов, в том числе и других организаций, присланные для сведения и исполнения.

Архивный фонд — лишь часть документального фонда. Он не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет стабильный состав, который должен только пополняться. Архивный фонд состоит из документов, имеющих политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.

По характеру содержания комплексы документов бывают первичные и сложные.

Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается в сложных документах.

В хозяйственной деятельности предприятий и организаций кроме того используются различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (договоры поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п.

Комплекс документов – совокупность документов, объединенных по определенному признаку или признакам (логическому, тематическому, географическому, хронологическому и др.).

Комплексы документов можно разделить на первичные и сложные.

Первичный комплекс – обособленная единица для формирования и хранения документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности – дело, столбец.

В архивоведении для обозначения первичных комплексов применяется термин «единица хранения» — наименьшая единица счета количества документов, представляющая собой совокупность документов либо отдельный физически обособленный документ, имеющий самостоятельное значение.

Комплекс научно-технических документов – совокупность НТД, возникших при исследовании научной темы, конструировании изделия промышленного производства, разработке технологии его изготовления или проектирования объекта капитального строительства. К НТД понятие первичного комплекса не применяется.

Единица хранения НТ – совокупность НТД, относящаяся к определенному вопросу или отдельный документ (лист чертежа), имеющий самостоятельное значение, объединенный в том, или помещенный в папку, тубус, отдельную обложку.

К специальной документации часто применяется термин «комплект».

Комплект кинодокумента состоит из оригиналов и копий, относящихся к одному фильму, спецвыпуску и т.л.

Комплект фонодокумента состоит из оригиналов и копий, относящихся к определенной единице учета.

Документальный фонд – совокупность документов, образовавшихся в деятельности физического или юридического лица, которого называют фондообразователем. Признаки фондообразователя – его организационная обособленность, наличие правового акта об образовании, баланса, штатного расписания, печати, собственных бланков.

Для физического лица признаком фонодообразователя является наличие документов, создаваемых в процессе его деятельности и жизни.

Часть документального фонда, имеющая историческое, социальное, культурное значение и представляющая собой архивные документы, подлежащие архивному хранению, составляет архивный фонд.

Архивный фонд – учетная классификационная единица НАФ РБ, представляющая собой совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой, а также приравненные к нему совокупности архивных документов, сложившихся по определенным основаниям.

Разновидности архивного фонда – архивный фонд организации (документы одного юридического лица); архивный фонд личного происхождения.

Архивный фонд личного происхождения состоит из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода. Разновидностью его являются персональные собрания документов выдающихся деятелей литературы и искусства, которые включают документы этих деятелей, в независимости от того к какому фонду они должны относиться по правилам фондирования, а также документы о данных лицах.

Объединенный архивный фонд – состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более фондообразователей, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи – однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др. А для физических лиц – родственные, профессиональные, творческие, деловые связи и отношения.

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, национальному, объектному, авторскому, хронологическому и др.).

Авторские коллекции делятся на поступившие в архив в уже сложившемся виде и на образовавшиеся в самом архиве из отдельных документов.

32. Состав комплекса работ, проводимых службой делопроизводства при сдаче документов в архив организации. Требования к оформлению дел при подготовке к их сдаче в архив.

Дело — совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. (ГОСТ Р51141-98 — делопроизводство и архивное дело).

Исполненные документы в соответствии с номенклатурой группируют в дело.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура содержит в себе пять граф:

1. индекс дела;

2. заголовок дела (тома, части);

3. количество дел (томов, частей);

4. срок хранения дела (тома, части) и номера статей по «Перечню»;

5. примечание.

Дела можно формировать в организации централизованно, т.е. только в службе документационного обеспечения, и децентрализовано — в документационной службе и в структурных подразделениях. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

· помещать в дело документы, оформленные в соответствии с государственными стандартами; запрещается оставлять в делах черновые и дублетные экземпляры документов;

· помещать в дело только исполненные документы;

· включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

· группировать в отдельные дела документы постоянного и временного хранения;

· группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, которые формируют в течении ряда лет или какого-либо периода по вопросам, решение которых происходит в течение ряда лет (например; личные дела, которые формируют в течение всего периода работы сотрудников организации; судебные дела, истории болезней и т.п.);

· приложения к документам, независимо от дат их подписания или утверждения, присоединяют к документам, к которым они относятся; объемные приложения могут составлять отдельный том данного дела;

· если уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним,то их группируют вместе; если они утверждены как самостоятельные документы, их формируют как самостоятельные дела;

· самостоятельными делами являются утвержденные планы, отчеты, сметы и т.п.; их группируют отдельно от их проектов; приложения к ним, если они имеют достаточный объем, составляют отдельный том;

· предложения, заявления и жалобы граждан, касающиеся работы организации, формируют отдельно от заявлений по личным вопросам;

· переписка формируется в пределах каждого года, учебного года, срока созыва и т.п.; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом;

· формировать дела по принципу: «Входящие письма», «Исходящие письма» не рекомендуется.

Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см, что является наиболее оптимальным условием, как при оформлении, так и при использовании и хранении дел. Внутри дела документы располагают в хронологическом порядке. Приказы по основной деятельности группируют отдельно от приказов по личному составу.

Документы в личных делах располагают в хронологической последовательности по мере их поступления, начиная с заявления о приме на работу и заканчивая заявлением об увольнении, переводе в другую организацию.

Личные карточки группируют на уволившихся в данном году в порядке алфавита по фамилиям.

Лицевые счета по заработной плате рабочих и служащих располагают в деле в порядке алфавита по фамилиям работающих.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. В небольшой форме дела хранятся секретарем.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположения в номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.

Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела, нужную папку с документами.

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись.

Внутренняя опись дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированные по видам документов и сложных по содержанию. Необходимость ее составления определяется инструкцией по делопроизводству учреждения.

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику организации. В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и какой срок выдан документ.

После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем предприятия. Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.

«Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

3.6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив

3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.

3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

3.6.16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела.

Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности организации, составляет ее документальный фонд.

Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации:

— документы текущего управления;

— документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в государственный архивный фонд;

— собранные в справочных целях копии документов, в том числе и других организаций, присланные для сведения и исполнения.

Архивный фонд — лишь часть документального фонда. Он не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет стабильный состав, который должен только пополняться. Архивный фонд состоит из документов, имеющих политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.

По характеру содержания комплексы документов бывают первичные и сложные.

Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается в сложных документах.

В хозяйственной деятельности предприятий и организаций кроме того используются различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (договоры поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п.

  1. Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение, развитие экспертизы. Принципы, критерии экспертизы ценности документа.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

В России экспертиза документов начала широко проводиться в первой половине XIX в. в связи с переполнением исторических ведомственных архивов и архивов учреждений. Этот вид работы носил название «разборки решенных дел” с целью уничтожения «ненужных бумаг” и проводился в утилитарных целях по мере накопления документов. Документы, не потерявшие практического значения для деятельности учреждений, сохранялись, остальное уничтожалось, и тем самым освобождалось место для текущей документации.

Каждое ведомство имело свои «Правила хранения и уничтожения решенных дел”. Единых критериев оценки документов, обязательных для архивов всех учреждений, в дореволюционной России не было. Узковедомственный подход к разрешению вопросов экспертизы вел к большим расхождениям в определении ценности документов. В результате многие ценные документы, не представлявшие интереса для ведомства, уничтожались.

После Великой Октябрьской социалистической революции неизмеримо возросло значение экспертизы. С изданием ленинского декрета «О реорганизации централизации архивного дела” от 1 июня 1918 экспертиза ценности документов приобрела общегосударственное значение. Было обращено серьезное внимание на разработку теории и практики экспертизы, результатом чего явилась единая методика определения ценности документов. В 20-30-е годы были сформулированы критерии ценности документов, получили общее признание два метода оценки документов (непосредственная оценка и оценка по перечням), была введена система экспертных органов (почти без изменения дошедшая до нашего времени) и сложилась определённая организация работы по поведению экспертизы.

В конце 50-х-начале 60-х годов в связи со значительным увеличением числа документации учреждений происходят существенные изменения в постановке, задачах и организационно-методических формах проведения экспертизы. Насущной становится задача отбора документов в государственные архивы, сохранения оптимального количества документации, в соответствии с чем вводятся новые правила проведения экспертизы. Развитие теории экспертизы прослеживается в 60-70-е годы, когда большое внимание уделяется разработке вопросов отбора документов с повторяющейся информацией, обоснованию источников комплектования госархивов и новым методам и критериям ценности документов. В архивоведении, несмотря на то что вопросы теории и практики экспертизы ценности документов являются злободневными, общих принципов подхода к решению проблемы не выработано: нет единой методики, нет также единства и в трактовке понятия «экспертиза ценности документов”. По мнению многих архивистов, назначение экспертизы зависит от непрерывного возрастания деловых бумаг, в связи с чем экспертиза рассматривается прежде всего как средство уничтожения документов. Контрольные функции архивных органов ограничены сферой госучреждений. Ведомствам предоставлены преимущественные права в отборе документов на хранение и уничтожение. В качестве экспертов документов выступают и историки, и архивисты, и работники учреждений.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

установление или изменение сроков, хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

При проведении экспертизы ценности документов основываются на выработанных теорией и практикой архивного дела принципах историзма, всесторонности, комплексности и социально-политической нейтральности.

Важнейшими критериями экспертизы ценности документов являются:

1) значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы;

2) значимость содержания документов;

3) время и место образования документов;

4) подлинность и копийность документов;

5) юридическая сила документов;

6) дублетность документов;

7) поглощенность содержания;

8) физическое состояние документа.

Критерии оценки документов:

Критериями оценки происхождения являются: роль и место организации в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.

Критерии оценки содержания — значимость события, отраженного в документах, значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа.

Критерии оценки внешних особенностей документа — это юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния.

Экспертиза ценности документов проводится на основе перечней — систематизированных списков видов и категорий документов, содержащих нормативные указания о сроках их хранения. Перечни документов позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов без их дополнительного изучения.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

Постоянного хранения в государственных архивах.

Временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет).

Временного хранения (до 10 лет).

Подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

  1. Состав комплекса работ, проводимых службой делопроизводства при сдаче документов в архив организации. Требования к оформлению дел при подготовке их к сдаче в архив. Правила составления описей дел постоянного и временного хранения, порядок их оформления.

Сдача документов в архив является завершающим этапом процесса делопроизводства. Дела хранятся в месте их формирования до сдачи документов в архив организации.

Подготовка исполненных документов перед сдачей документов в архив включает:

Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов.

Оформление архивных дел.

Обеспечение их сохранности.

Сдачу документов в архив учреждения.

Оформление архивных дел. Описание документов постоянного и долговременного хранения.

Обеспечение их сохранности.

Сдачу документов в архив учреждения.

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, (специальным сотрудником) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

Документы при подготовке к передаче на хранение должны быть правильно сформированы в дела.

Необходимо соблюдать основные требования:

· в дело формируются документы одного срока хранения (приказы по основной деятельности и по личному составу не могут составлять одно дело, приказы по личному составу, касающиеся приема и увольнения не могут составлять одно дело с приказами по отпускам и командировкам и т.д.);

· в дело формируются документы за один год. Исключение составляют документы, которые невозможно разделить по хронологии физически (журнал регистрации документов, рукописная книга приказов, расчетно-платежные ведомости, в которых информация за разные месяцы расположена на оборотной стороне одного листа и т.д.). Наличие таких документов оговаривается в исторической справке и предисловии. Небольшой объем документов (например, некоторые формы статотчетов состоят из 1 — 2 листов) не является основанием для их объединения за несколько лет в одно дело;

· дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см;

· в дело включается по одному экземпляру документов.

Документы располагаются внутри дела, как правило, в хронологическом порядке. Приказы по основной деятельности и по личному составу формируются по возрастанию номеров, т.е. с №1 и далее, и по хронологии от января к декабрю. При больших объемах документов приказы по личному составу о приеме, увольнении, перемещении, премировании можно формировать в отдельные дела. Если в делопроизводстве организации приказы по основной деятельности и приказы по личному составу велись вместе, их необходимо разделить.

Дела постоянного срока хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, предусматривающему подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя, оформление обложки дела. У переплетенных дел имеющийся переплет сохраняется в том случае, если он находится в удовлетворительном физическом состоянии.

Документы, сформированные в дело, подшиваются. При подготовке к подшивке документы укладываются таким образом, чтобы сохранялась возможность прочтения всего текста документа. Металлические предметы (скобы, скрепки и т.д.) удаляются. Перед первым документом и за последним из них подкладываются чистые листы бумаги. Документы подшиваются в картонные обложки на четыре прокола. Если формат документов не позволяет подшить их самостоятельно (некоторые формы лицевых счетов, документы без левого поля и т.д.), такие документы наклеиваются на чистые листы с соблюдением формата правого поля и подшиваются.

Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и т.д.) вкладываются в чистые конверты, которые затем подшиваются в личные дела, а при отсутствии личных дел укладываются в папки с клапанами по порядку номеров в соответствии с описью дел.

Нумерация листов в делах проводится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов. Все листы, кроме листов внутренней описи, нумеруются в правом верхнем углу листа арабскими цифрами простым карандашом. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Сложенные листы большого формата разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу. Лист с документами, приклеенными наглухо, нумеруется как один лист. Если документы приклеены к листу одним краем, каждый из них нумеруется отдельно. Конверты, подшитые в дела, нумеруются следующим образом: сначала сам конверт, затем каждое вложение в нем. Если обнаружены ошибки в нумерации листов, можно применить литерные номера, наличие которых оговаривается в заверительной надписи.

Лист-заверитель составляется на отдельном листе по установленной форме и подписывается составителем. Если дело подшито или переплетено без листа-заверителя, лист можно подклеить. При этом рекомендуется использовать клей КМЦ или ПВА.

Обложка дел постоянного срока хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На ней указываются наименование организации, ее подчиненность, индекс дела, заголовок дела, дата дела, количество листов в деле, срок хранения, шифр дела. На обложке дела оставляется место для внесения наименования архива, в который передаются документы. Обложка оформляется светостойкими чернилами, предпочтительнее — черного цвета. Название организации пишется полностью, в именительном падеже.

Особое внимание следует уделять составлению заголовков дел, так как они являются основой для составления описи. Заголовки документов, имеющих нумерацию (приказы, протоколы, акты и др.), оформляются следующим образом:

«Приказы по личному составу с № ____ по № ______»,

«Протоколы заседаний дирекции с № _____ по № ______».

Если документы разделены на несколько томов, заголовок оформляется так:

«Приказы по основной деятельности с № _____ по № _____, том 1».

На обложку дела выносится дата дела. Чаще всего датой дела являются крайние даты документов дела, т.е. дата начала дела — дата самого раннего по хронологии документа, а дата окончания — дата последнего по хронологии документа. Для журналов регистрации датой дела будут даты первой и последней записей. Личные дела датируются по датам приказа о приеме на работу и приказа об увольнении. При обозначении даты число указывается двумя арабскими цифрами, месяц — словом, год — арабскими цифрами, т.е. таким образом: 01 августа 1996 г., 30 апреля 1998 г. Количество листов указывается на основании заверительной надписи, срок хранения — в соответствии с видом документов.

После оформления дел составляются описи на документы фонда.

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу. При наличии большого количества документов по личному составу возможно составление описей дел на каждый вид документов, например, опись приказов по личному составу, опись карточек формы № Т-2, опись личных дел.

Для определения оптимального состава описей следует проконсультироваться в соответствующем архиве, так как при описании документов следует учитывать сложившуюся систему научно-справочного аппарата архива. Если документы организации ранее описывались, следует продолжать имеющиеся описи и нумерацию дел в них.

Чаще всего заголовки в описи располагаются по хронологически — функциональному или хронологически — номинальному признакам, т.е. первоначально документы располагаются по году их создания, а затем — в следующей последовательности:

· приказы (распоряжения) по личному составу;

· списки личного состава;

· трудовые договоры (контракты), не вошедшие в состав личных дел;

· карточки формы № Т-2;

· личные дела;

· лицевые счета рабочих и служащих;

· невостребованные трудовые книжки;

· акты о несчастных случаях.

При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками, полностью указывается заголовок первого дела, а остальные могут обозначаться словами «То же». При переносе на новую страницу заголовок дела повторяется полностью. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

Если в дело сформированы документы за несколько лет, такое дело включается в опись по дате заведения. При этом следует неукоснительно соблюдать следующее требование: в годовые разделы за последующие годы заголовок такого дела вносится без номера и делается ссылка «см. дело № ___».

Даты и количество листов переносятся в опись с обложки дел.

Итоговая запись к описи составляется обязательно.

Следует обратить внимание на правильное оформление грифов утверждения и согласования.

К описи составляется титульный лист. На титульном листе указывается название архива, в который передаются документы, название фонда и его номер, а также номер и название описи, которое включает указание категории документов (постоянного хранения, по личному составу) и может дополняться указанием вида документов (личные дела уволенных, карточки формы № Т-2 и т.д.).

Кроме того, указываются крайние даты дел, включенных в данную опись. Если имеются незадокументированные периоды, это должно найти отражение в дате 1986 — 1998, 1980,1993 — 2010 гг.

После составления опись подписывается составителем, визируется руководителями тех структурных подразделений, документы которых включены в опись, согласовывается в установленном порядке с экспертной комиссией организации или если организация состоит на учете государственного (муниципального) архивного учреждения, то с экспертно-проверочной комиссией органа управления архивным делом на данной территории и утверждается руководителем организации.

В каждое структурное подразделение (службу кадров, бухгалтерию) передается один контрольный экземпляр описи на переданные в архив дела. В архиве организации должно остаться не менее двух экземпляров описей: один — рабочий, другой — страховочный. Следует иметь в виду, что в архив организации передаются личные дела и карточки по форме № Т-2 только уволенных работников, дела работающих сотрудников хранятся в службе кадров, которая несет полную ответственность за обеспечение их Сохранности и выдачу необходимых сведений.

Описи оформляются на стандартной бумаге формата А-4. Необходимо соблюдать следующие требования ГОСТ Р 6.30 — 2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»: верхнее и нижнее поля — не менее 20 мм, левое — не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм. Шрифт выбирается максимально приближенный к машинописному (Times New Roman обычный, 14 размера). При оформлении описи на двух г и более листах, второй и последующие листы нумеруются посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, черточек и других знаков.

Начиная со второй страницы, на каждой последующей воспроизводится графление описи с цифровым обозначением граф. Текст печатается на одной стороне листа. Не допускается оформление грифов утверждения и согласования на отдельных от текста листах. Следует либо перенести на следующий лист последний заголовок документа, либо расположить грифы на оборотной стороне листа. Не следует допускать переноса части заголовка с одной страницы на другую, то есть заголовок должен располагаться на одной странице.

Ко всем описям фонда или к каждой из них составляется предисловие.

Оставьте комментарий