Документооборот 1С

Страницы: ← Предыдущая 1 2

Анализ данных и KPI
Расширение возможностей «1С:Документооборот КОРП» и других программ

Анализ бизнес-процессов, задач и документов из базы «1С:Документооборот» и других. Консолидированная отчетность.

Построение и мониторинг сложных показателей KPI на основе информации из разных баз данных «1С:Предприятие 8»

Узнать подробности о расширении возможностей

Бизнес-процессы при коллективной работе с документами 1С:8.2

Коллективная работа с документом в программе «1С Документооборот» включает в себя следующие бизнес-процессы:

  • Рассмотрение. В ходе этого бизнес-процесса документ направляется руководителю организации на рассмотрение, после которого возвращается автору с резолюцией.
  • Исполнение документа. На этом этапе производится оповещение всех исполнителей документа и контролера за его исполнением, а также непосредственное исполнение. Может быть назначен один ответственный исполнитель.
  • Согласование. Бизнес-процесс предполагает, что документ отправляется на согласование всем указанным пользователям, а потом возвращается его автору для ознакомления с результатом или повторной отправки на согласование.
  • Утверждение. Документ передается на утверждение конкретному пользователю и возвращается автору с результатом.
  • Регистрация. Документ направляется секретарю, который присваивает номер, проставляет печать и отправляет адресату.
  • Ознакомление. В ходе этого бизнес-процесса документ отправляется всем пользователям для ознакомления.
  • Поручение. Этот бизнес-процесс подразумевает, что с помощью документа осуществляется выдача пользователям поручений и контроль их выполнения.

Однако выполнение задачи может осуществляться не только исполнителем, но и пользователем, находящимся в роли исполнителя. Например, документ, отправленный на утверждение роли «Директор» будет доставлен тому, кто в данный момент исполняет обязанности директора – ему самому или его заместителю.

В программе можно четко прописать маршруты движения документа в зависимости от его вида и типа бизнес-процесса.

Поиск документов

Электронный документ является набором информации с определенной структурой, и состоит из двух частей: реквизитной и содержательной. Обе эти части могут быть задействованы в процессе поиска какой-либо информации.

В программе «1С:Документооборот» есть возможность осуществлять поиск документов и файлов как по информации, содержащейся в карточке, так и по содержимому версий документации наиболее используемых форматов с поддержкой русского и украинского языков.

Учет рабочего времени и контроль исполнения проектов

В программе имеется возможность учета рабочего времени, что позволяет руководителю организации оптимизировать работу сотрудников и принимать верные управленческие решения.

Кроме того, есть возможность составления пользователями программы отчетов о количестве времени, потраченном на тот или иной проект с указанием его содержания. Данные этого отчета позволяют сделать выводы о временных затратах сотрудников на тот или иной вид работы.

Распределение информационной базы «1С:Предприятие 8.3 / 8.2»

В система документооборота на базе 1С версии 8.2 можно сохранять информацию как в информационной базе, так и на диске в компьютере — в режиме распределенной базы данных.

Приобрести «1С:Документооборот»

Вы также можете ознакомиться с возможностями ещё одного ПО для автоматизации документооборота на базе — СЭД «Корпоративный документооборот»

Основные подсистемы СЭД «Корпоративный документооборот»

Подсистема «Актуальные документы» — предназначена для автоматизации работы с различными корпоративными документами предприятия.

Подсистема «Автоматическая обработка» — включает в себя механизмы автоматической обработки (контроль файловых каталогов, выдача периодических заданий сотрудникам и прочее). Выполняется в фоновом режиме сервером или отдельным сеансом «1С:Предприятие 8.3».

Подсистема «Корпоративные процессы» — предназначена для автоматизации и управления корпоративными бизнес-процессами, в том числе для настройки матрицы действующих заместителей и ролевой адресации задач.

Подсистема «KPI» — подсистема содержит средства автоматизации планирования и учета с применением ключевых показателей эффективности или KPI.

Подсистема «Архив предприятия» — подсистема содержит средства работы с архивом документов, в том числе просмотр, передача и изъятие документов.

Подсистема «Отчеты и статистика» — в подсистеме реализован набор отчетов для статистического анализа документов, а также для контроля работы сотрудников и выполнения ими заданий.

Подсистема «Обмен данными» — содержит средства управления обменом данными в распределенной структуре баз данных, а также механизмы интеграции с другими базами данных посредством технологии DCOM

Подсистема «Поиск информации» — в подсистеме реализован полнотекстовый поиск информации, управление списком избранных объектов, а также механизмы контроля действий пользователей в системе.

Подсистема «Техническая поддержка» — подсистема представляет функционал HelpDesk и полностью интегрирована бизнес-процессами документооборота

Подсистема «Администрирование» — предназначена для настройки системы, а также персональных параметров пользователей. В подсистеме также находятся средства настройки шаблонов документов и бизнес-процессов.

Подсистема «Форум и общение» — подсистема предназначена для организации коллективной работы пользователей, подсистема содержит корпоративный форум, а также список корпоративных новостей. Кроме того, в подсистеме находится список полезных Интернет-ресурсов и корпоративная база знаний.

Кроме указанных подсистем программа автоматизации документооборота имеет расширенный механизм настройки прав доступа, позволяющий создавать профили прав доступа и гибко настраивать права для различных групп пользователей.

Анализ данных и KPI
Расширение возможностей «1С:Документооборот КОРП» и других программ

Анализ бизнес-процессов, задач и документов из базы «1С:Документооборот» и других. Консолидированная отчетность.

Построение и мониторинг сложных показателей KPI на основе информации из разных баз данных «1С:Предприятие 8»

Узнать подробности о расширении возможностей

«1С:Документооборот КОРП» — Ключевые возможности

Программный продукт «1С:Документооборот КОРП», разработанный на новой технологической платформе «1С:Предприятие 8.3», является преемником программного продукта «1С:Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота.

«1С:Документооборот КОРП» позволяет:

  • упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
  • сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
  • повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

«1С:Документооборот КОРП» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.


«1С:Документооборот КОРП» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

  • централизованное безопасное хранение документов,
  • оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
  • регистрация входящих и исходящих документов,
  • просмотр и редактирование документов,
  • контроль версий документов,
  • работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
  • полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
  • коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
  • маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
  • автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
  • учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам.

Хранение файлов в «1С:Документооборот КОРП»

В программе автоматизирована работа с обычными файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации, например, проектные материалы, черновики, результаты обсуждений и другие. Помимо официальных документов, программа «1С:Документооборот КОРП» позволяет работать с файлами любых типов:

  • офисные документы
  • изображения
  • тексты
  • аудио- и видеофайлы
  • архивы
  • файлы систем проектирования и другие

Для работы с файлами различных типов используются приложения, установленные на компьютере пользователя и ассоциированные с соответствующим типом файлов.

Все файлы хранятся в информационной базе или томах на диске и копируются на локальный компьютер для просмотра или редактирования по требованию пользователя.

В информационной базе для хранения файлов предусмотрена структура папок. Файлы распределяются по папкам. Доступ сотрудника к папке может быть ограничен заданными правами доступа.

Могут использоваться различные подходы к построению структуры папок:

  • в соответствии с организационной структурой предприятия (например, Администрация, Бухгалтерия, Сервисная служба);
  • по тематике файлов (например, Планы, Калькуляции, Исследования, Рекламные материалы, Проектные документы и т. д.);
  • по уровню доступа (например, Общие, Конфиденциальные).

Загрузить файлы в информационную базу можно несколькими способами:

  • перенести файлы и каталоги мышкой (Drag&Drop)
  • импортировать каталоги
  • импортировать файлы
  • создать новый файл на основании другого файла, уже помещенного в информационную базу
  • создать новый файл путем сканирования бумажного документа

Страницы: 1 2 3 4Следующая →

Программный продукт «1С:Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С:Предприятие 8.3», является преемником популярного продукта «1С:Архив 3», который предназначен для автоматизации документооборота.

«1С:Документооборот 8» позволяет:

— Упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность потери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе

— Сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов

— Повысить качество готового материала (проектов, документации и так далее) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей

Компания «МиСофт» является Центром разработки решений для Документооборота на платформе «1С:Предриятие 8» для Республики Беларусь.

Программа «1С:Документооборот 8» выпускается в версиях «ПРОФ» и «КОРП».

«1С:Документооборот 8 ПРОФ» предназначен для малых коммерческих предприятий и бюджетных учреждений, имеющих несложную организационную структуру и документооборот.

«1С:Документооборот 8 КОРП» рекомендуется использовать для автоматизации бюджетных учреждений и коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или документооборотом.

«1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси» прошел сертификацию в РУП «НЦЭУ» и обеспечивает взаимодействие с системой межведомственного документооборота (СМДО).

Система электронного документооборота «1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси» зарегистрирована на сайте РУП «Национальный центр электронных услуг» http://nces.by/service/smdo/spisok-razrab-vsed/

«1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшая фирма. Программа легко может быть настроена и адаптирована под конкретную организацию.

«1С:Документооборот 8» комплексно решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

  • централизованное безопасное хранение документов

  • оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей

  • регистрация входящих и исходящих документов

  • просмотр и редактирование документов

  • контроль версий документов

  • работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и так далее

  • полнотекстовый поиск документов по их содержанию (ссылка на последнюю картинку в файле)

  • коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов

  • маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности

  • автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера

  • учет и контроль рабочего времени сотрудников

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам.

«1С:Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента.

За дополнительной информацией и по вопросам приобретения «1С:Документооборот 8» обращайтесь по тел. (+375 17) 286 35 76.

Демо-версия Купить!

Наши проекты и отзывы клиентов:

ЗАО «Патио» (сеть магазинов «5 элемент»)

ИООО «РН-Запад»

ЗАО «Белорусская нефтяная компания»

Дворец Республики

ОАО «АГАТ-системы управления»

СООО «Багория»

Ключевые возможности

Программный продукт «1С:Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С:Предприятие 8.3», является преемником программного продукта «1С:Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота.

«1С:Документооборот 8» позволяет:

  • упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
  • сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
  • повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

«1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам.

«1С:Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента.

Хранение файлов

В программе автоматизирована работа с обычными файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации, например, проектные материалы, черновики, результаты обсуждений и другие. Помимо официальных документов, программа «1С:Документооборот 8» позволяет работать с файлами любых типов:

  • офисные документы
  • изображения
  • тексты
  • аудио- и видеофайлы
  • архивы
  • файлы систем проектирования и другие

Для работы с файлами различных типов используются приложения, установленные на компьютере пользователя и ассоциированные с соответствующим типом файлов.

Все файлы хранятся в информационной базе или томах на диске и копируются на локальный компьютер для просмотра или редактирования по требованию пользователя.

В информационной базе для хранения файлов предусмотрена структура папок. Файлы распределяются по папкам. Доступ сотрудника к папке может быть ограничен заданными правами доступа.

Могут использоваться различные подходы к построению структуры папок:

  • в соответствии с организационной структурой предприятия (например, Администрация, Бухгалтерия, Сервисная служба);
  • по тематике файлов (например, Планы, Калькуляции, Исследования, Рекламные материалы, Проектные документы и т. д.);
  • по уровню доступа (например, Общие, Конфиденциальные).

Загрузить файлы в информационную базу можно несколькими способами:

  • перенести файлы и каталоги мышкой (Drag&Drop)
  • импортировать каталоги
  • импортировать файлы
  • создать новый файл на основании другого файла, уже помещенного в информационную базу
  • создать новый файл путем сканирования бумажного документа

«1С:Документооборот 8» позволяет создавать новые файлы с помощью заранее подготовленных шаблонов. Папки и файлы, созданные вне программы, могут быть целиком перенесены в информационную базу «1С:Документооборота 8».

Делопроизводство

«1С:Документооборот 8» позволяет вести учет официальных документов предприятия. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.

Типы документов

Работа ведется с тремя типами документов:

  • входящие
  • исходящие
  • внутренние

К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов (например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа).

Входящие документы

В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц, в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами.

Стандартная схема обработки входящего документа:

  • Первичная регистрация входящего документа
  • Рассмотрение
  • Исполнение

Исходящие документы

Исходящий документ может создаваться как сам по себе, так в ответ на входящий документ. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем после того, как документ согласован и утвержден ответственным лицом. После записи исходящего документа, являющегося ответом на входящий, у входящего документа автоматически устанавливается пометка Отправлен ответ.

Стандартная схема обработки исходящего документа:

  • Создание исходящего документа
  • Согласование исходящего документа
  • Утверждение исходящего документа
  • Регистрация исходящего документа

Входящие и исходящие документы автоматически связываются в цепочки.

Внутренние документы

Внутренними документами называются организационно-распорядительные и информационно-справочные документы официального характера – приказы по основной деятельности, документы кадрового делопроизводства, служебные записки и т. д. Присвоение регистрационного номера внутреннему документу выполняется секретарем или другим ответственным лицом после согласования и утверждения.

Виды документов

Вид является важной характеристикой документа. Он определяет:

  • нормативный срок исполнения документов
  • маршруты обработки документов
  • правила формирования регистрационного номера

В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов.

Эффективная совместная работа

Программа обеспечивает коллективный доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования с использованием разграничения прав доступа и механизма версионирования файлов. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

Версионирование

Для каждого файла, хранящегося в информационной базе, всегда можно установить авторство и дату создания версии. Каждая версия может сопровождаться кратким описанием внесенных изменений.

При редактировании файлов их предыдущие версии автоматически сохраняются в программе. Количество хранимых версий не ограничено. При необходимости можно вернуться к любой версии файла.

Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.

Автоматизация бизнес-процессов

Бизнес-процесс – это устойчивая последовательность действий сотрудников организации. Автоматизация таких последовательностей упорядочивает работу и значительно ускоряет выполнение конечной задачи.

В программе «1С:Документооборот 8» реализованы бизнес-процессы следующих видов:

  • Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
  • Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку, контролеру и проверяющему для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
  • Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами или отправки на повторное согласование. Поддерживаются такие варианты согласования, как: параллельное; последовательное; смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.
  • Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору процесса для ознакомления с результатом утверждения.
  • Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
  • Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
  • Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
  • Приглашение: с помощью этого процесса можно направить приглашения участникам совещания и получить их ответы.
  • Обработка входящего документа: автоматизирует полный цикл обработки входящего документа – рассмотрение, исполнение, списание в дело.
  • Обработка исходящего документа: автоматизирует полный цикл обработки исходящего документа – согласование, утверждение, регистрация.
  • Обработка внутреннего документа: автоматизирует полный цикл обработки исходящего документа – согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, списание в дело.
  • Комплексный процесс: позволяет настроить произвольный маршрут обработки документа, состоящий из отдельных этапов.

Каждый бизнес-процесс по мере прохождения этапов создает задачи, адресованные определенным пользователям. Так, например, бизнес-процесс Поручение сначала сформирует задачу Выполнить поручение для исполнителя, а после того, как исполнитель зафиксирует выполнение этой задачи, – задачу Проверить выполнение для инициатора бизнес-процесса.

Учет рабочего времени

В программе ведется учет затрат рабочего времени сотрудников, построенный на основе ежедневных отчетов о проделанной работе. Данные отчетов представлены в разрезе видов работ. Перечень видов работ ведется ответственным за нормативно-справочную информацию, исходя из соображений анализа затрат рабочего времени.

Ежедневные отчеты заполняются сотрудниками самостоятельно с использованием функции автоматического добавления записей.

На основании ежедневных отчетов можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

Поддержка бумажного документооборота

Ведение номенклатуры дел

В соответствии с положением о документообороте или инструкцией по делопроизводству организации в программе настраивается номенклатура дел, которая в дальнейшем используется для создания новых дел (томов) и списания в дело исполненных документов. Каждое дело (том) символизирует собой бумажную папку, в которую подшивается документ в традиционном бумажном делопроизводстве. Если дело закрыто, то программа запрещает списание в него документов.

Для каждого дела (тома) заводится карточка, в которой можно указать индекс, категорию, срок хранения, перечень номеров статей, отметки ЭПК.

Номенклатура дел утверждается руководителем организации и ведется сотрудником, ответственным за нормативно-справочную информацию.

Текущая номенклатура дел может быть автоматически перенесена на следующий год.

Печать и сканирование

Номенклатура дел может быть выведена на печать в общепринятом формате. Подготовленный бумажный документ заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Веб-клиент и электронная почта

«1С:Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры. Это позволяет, например, подключить к работе клиентов или сотрудников, находящихся в данный момент вне офиса.

Любой документ или файл «1С:Документооборота 8» можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. При отправке входящих и исходящих документов почтовый адрес получателя подставляется автоматически из адреса соответствующего контактного лица или корреспондента.

Закрыть подробное описание

Оставьте комментарий