Документооборот электронный

Рынок систем и программ электронного документооборота уже довольно насыщенный. Обилие предложений со стороны поставщиков может поставить в тупик — кажется, что любая из систем сможет решить все проблемы. Отечественные решения обладают развитой функциональностью, однако далеко не каждая система может похвастаться динамичным развитием и соответствует возрастающим требованиям потребителей. Важно понимать в каком состоянии сейчас находится рынок программ электронного документооборота и что ждет его в будущем.

Отечественные программы электронного документооборота изначально представляли собой хранилище документов, но со временем их возможности расширились. Сегодня мы имеем дело с целыми системами электронного документооборота (СЭД), которые обеспечивают создание, распространение, управление контентом.

Часто СЭД ассоциируется с решением задач организационно-распорядительной направленности с целью управления организацией. Однако СЭД давно ушли от специализации только на классических задачах, и сегодня на рынке представлены универсальные программы документооборота, в которых реализованы функции управления различными документоориентированными процессами.

Благодаря таким полномасштабным системам российский рынок СЭД активно растет уже последние несколько лет. Даже в период кризиса в 2014-2015 гг. этот сегмент ИТ-рынка показал рост, несколько ниже, чем в предыдущие годы, но все-таки уверенный рост. Компании отказывались от новых проектов внедрения, но активно развивали уже установленные программы электронного документооборота.

В период спада многие компании, по мнению экспертов, вкладывались в развитие уже имеющихся систем, так как видели в этом точку улучшения бизнес-процессов. Заказчики стремились минимизировать расходы и устранять разного рода потери не только в производстве, но и на каждом этапе, и на каждом уровне взаимодействия.

По дальнейшему росту рынка можно предположить, что вложения оправдались. Опыт компаний показал, насколько серьезным может быть влияние автоматизированных бизнес-процессов на эффективность всей организации.

Долгое время основными потребителями программ документооборота являлись государственные органы власти и крупный российский бизнес. На сегодняшний мы наблюдаем увеличение доли среднего и малого бизнеса среди заказчиков.

Тем не менее дальнейшему росту рынка СЭД будет способствовать вовсе не расширение доли заказчиков сектора СМБ. Активное развитие именно российских программ и систем электронного документооборота связано с программой импортозамещения и реальной потребностью крупных компаний в функциональных и масштабируемых решениях.

Какие программы электронного документооборота наиболее востребованы?

По данным информационно-аналитического портала TAdviser, в базе которого свыше 5 000 проектов, более половины внедрений в последние годы приходится на пять отечественных систем — Directum, Elma, Docsvision, «Дело» и «Тезис».

Большая часть проектов реализована на отечественных платформах даже среди крупного бизнеса и холдингов. Крупный коммерческий бизнес — это, пожалуй, единственный сегмент, на который могут рассчитывать западные игрок. Но в отличие от ERP и других управленческих систем российские программы документооборота вполне конкурентоспособны и отвечают всем современным требованиям. Не зря рынок СЭД остается одним из самых перспективных и быстрорастущих рынков российской ИТ-отрасли.

ИНСТРУКЦИЯ

по работе с механизмом согласования

электронных документов в Web интерфейсе

системы электронного документооборота CompanyMedia

СОДЕРЖАНИЕ

1. Общие положения 3

1.1. Назначение 3

1.2. Область применения 3

1.3. Термины, сокращения, определения 3

2. Жизненный цикл документа в СЭД (основные этапы и участники) 4

2.1. Участники этапов жизненного цикла документа в СЭД 4

2.2. Этапы жизненного цикла документа в СЭД 4

2.3. Назначение (содержание) этапов жизненного цикла документа в СЭД 6

3. Пошаговое руководство по работе с документами в Web интерфейсе СЭД 7

3.1. Начало работы в Web интерфейсе СЭД 7

3.2. Пошаговое выполнение этапа «Создание проекта документа» в Web интерфейсе СЭД 8

3.2.1. Заполнение реквизитов создаваемого проекта документа 8

3.2.2. Заполнение содержания создаваемого проекта документа 13

3.2.3. Сохранение созданного проекта документа в системе электронного документооборота 15

3.3. Пошаговое выполнение этапа «Отправка на согласование/Согласование проекта документа» в Web интерфейсе СЭД 15

3.4. Пошаговое выполнение этапа «Отправка на подписание/Подписание проекта документа» в Web интерфейсе СЭД 21

1. Общие положения

1.1. Назначение

Настоящая инструкция предназначена для определения порядка работы с документами в электронном виде с использованием Web интерфейса системы электронного документооборота CompanyMedia.

1.2. Область применения

Требования настоящей инструкции должны знать и использовать в своей работе все пользователи Web интерфейса системы электронного документооборота CompanyMedia.

1.3. Термины, сокращения, определения

Таблица 1

Термин

Сокращение

Определение термина

Документооборот

это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив, служит для обеспечения деятельности организации

Система электронного документооборота

СЭД

инструмент для автоматизации документооборота в организации

Жизненный цикл документа в СЭД

электронный регламент работы, полностью определяющий кто, в какой последовательности и как будет работать с документом

Внутренние документы

ВнД

документы, созданные в организации и не предназначенные для выхода за ее пределы, образуют внутренний документооборот организации

Входящие документы

ВхД

документы, поступившие в организацию из других (сторонних) организаций, являются составной частью внешнего документооборота организации

Исходящие документы

ИсхД

документы, предназначенные для отправки в другие (сторонние) организации, являются составной частью внешнего документооборота организации

Организационно-распорядительные документы

ОРД

документы организационного и распорядительного характера, обеспечивающие и регулирующие деятельность организации, ее подразделений и должностных лиц, являются составной частью как внешнего, так и внутреннего документооборота

2. Жизненный цикл документа в СЭД (основные этапы и участники)

2.1. Участники этапов жизненного цикла документа в СЭД

Роль в системе

Роль вне системы

Функциональные возможности в системе

Исполнитель

Работник организации, непосредственный составитель документа, владеющий сутью изложенного в нем вопроса

Создание проекта документа/отправка на согласование/отправка на подписание/отправка на регистрацию

Подписывающий (Подпись)

Работник организации, от имени которого издается/подписывается документ

Подписание проекта документа/отказ в подписи проекта документа

Согласующий

Работник организации, осуществляющий визирование проекта документа

Согласование проекта документа/отправка на промежуточное согласование

Адресат

Работник, в адрес которого направляется документ

Выдача резолюции по документу

Делопроизводитель (регистратор)

Работник организации, осуществляющий регистрацию проекта документа

Регистрация проекта документа

2.2. Этапы жизненного цикла документа в СЭД

Этапы жизненного цикла

Ответственные за этапы жизненного цикла

Обязательный этап жизненного цикла

Описание действий в Web интерфейсе СЭД Company Media

Статус документа

Создание проекта документа

Исполнитель

Да

1. Нажать «Создать/

Выбрать нужный документ из списка».

2.Заполнить реквизиты проекта документа.

3.Вложить файл содержания.

4.Сохранить документ.

Проект документа

Этапы жизненного цикла

Ответственные за этапы жизненного цикла

Обязательный этап жизненного цикла

Описание действий в Web интерфейсе СЭД Company Media

Статус документа

Отправка на согласование/

Согласование проекта документа

Исполнитель/ Согласующий

Нет,

запускается по необходимости

Отправка на согласование:

1.Открыть проект документа.

2. Нажать «Отправить/

На согласование».

3.Заполнить лист согласования.

4.Нажать «Начать согласование».

Согласование:

1.Открыть уведомление/задачу.

2.Выбрать вариант ответа.

3. Отправить.

Проект документа

Отправка на подписание/ Подписание проекта документа

Исполнитель/

Подписывающий

Нет,

запускается по необходимости (в случае, если документ подписывается в электронном виде)

Отправка на подпись:

1.Открыть проект документа.

2.Нажать «Отправить/

На подпись».

Подписание:

1.Открыть уведомление/задачу.

2.Нажать «Подписать/

Отказать»

3.При отказе ввести комментарий.

Проект документа

Отправка документа на регистрацию

Исполнитель

Да

1.Открыть проект документа.

2.Нажать «Отправить/

На регистрацию».

Проект документа

Регистрация документа

Делопроизводитель (регистратор)

Да

Документ (наличие №

и подписи)

Этапы жизненного цикла

Ответственные за этапы жизненного цикла

Обязательный этап жизненного цикла

Описание действий в Web интерфейсе СЭД Company Media

Статус документа

Получение/

отправка на исполнение

Адресат

Да/Нет, запускается по необходимости

1.Открыть уведомление

— документ получен, далее согласно содержанию документа

Документ (наличие №

и подписи)

2.3. Назначение (содержание) этапов жизненного цикла документа в СЭД

Создание проекта документа – выполняется Исполнителем при получении задания на создание документа. Создается проект документа, содержащий необходимые реквизиты и содержание.

Согласование проекта документа – инициируется Исполнителем (по необходимости), представляет собой сбор виз по проекту документа перед отправкой на подпись работнику организации, от имени которого издается/подписывается документ. Согласующий визирует проект документа: при положительном визировании проект документа передается на подпись (по необходимости – в случае, если проект документа подписывается в электронном виде), при отрицательном визировании проект документа возвращается Исполнителю. Исполнитель устраняет замечания и отправляет проект документа на повторное согласование.

Если согласование проекта документа не предусмотрено или согласующий и подписывающий одно лицо, то документ может передаваться сразу на подпись.

Подписание проекта документа — инициируется Исполнителем, выполняется в случае, если проект документа подписывается в электронном виде. Подписывающий получает проект документа либо с листом согласования, либо без него, и может либо подписать проект документа (в данном случае секция «содержание» блокируется от изменений и документ перейдет на следующий этап), либо отказать с вводом комментария, тогда проект документа вернется Исполнителю на доработку. Исполнитель после устранения замечаний может отправить проект документа повторно на подпись.

В случае подписания проекта документа на бумаге Исполнитель распечатывает проект документа и лист согласования (по необходимости) и передает на подпись в бумажном виде.

Отправка на регистрацию/регистрация – инициируется Исполнителем по факту получения подписанного проекта документа (как в системе, так и вне ее). Делопроизводитель (регистратор) получает проект документа и либо регистрирует его (документу присваивается номер, для адресата документа формируется уведомление), либо отказывает в регистрации, указав причину, Исполнитель может устранить причину и отправить на регистрацию повторно.

В случае если подписание проекта документа было вне системы, Исполнитель отправляет проект документа на регистрацию и передает оригинал проекта документа с подписью, Делопроизводитель (регистратор) открывает проект документа, сканирует оригинал и регистрирует документ.

Получение/ отправка на исполнение — адресату формируется уведомление, на своем рабочем месте (РМ) адресат получает уведомление и далее работа с документом осуществляется в соответствие с его содержанием.

3. Пошаговое руководство по работе с документами в Web интерфейсе СЭД

3.1. Начало работы в Web интерфейсе СЭД

Для входа в систему электронного документооборота необходимо:

Рисунок 1. Вход в Web интерфейс СЭД CompanyMedia

  • в окне входа в Web интерфейсе СЭД CompanyMedia необходимо ввести имя пользователя, пароль и нажать кнопку «Вход». При этом откроется окно Web интерфейса системы электронного документооборота (Рисунок 2).

Рисунок 2. Web интерфейс системы электронного документооборота

3.2. Пошаговое выполнение этапа «Создание проекта документа» в Web интерфейсе СЭД

3.2.1. Заполнение реквизитов создаваемого проекта документа

Для того, чтобы открыть РКК для создаваемого проекта документа необходимо нажать кнопку «Создать/Выбрать нужный документ из списка». Например, внутренний документ (Рисунок 3).

Рисунок 3. Открытие РКК для создаваемого проекта документа

Откроется окно регистрационно-контрольной карточки. Автоматически окно РКК открывается на закладке «Реквизиты» (Рисунок 4). Закладка «Реквизиты» включает в себя основные и дополнительные реквизиты, которые необходимо заполнить.

Рисунок 4. Интерфейс формы РКК закладки «Реквизиты»

Заполнение Основных реквизитов создаваемого проекта документа в СЭД:

Наименование реквизита

Назначение реквизита

Обязательное поле

Правила заполнения

«Тематика»

Определяет тему содержания документа, дает возможность уточнить информацию в поле «Заголовок» проекта документа

Нет

1-ый способ: необходимо нажать на стрелочку справа поля, из раскрывшегося списка основных тем и направлений, по которым ведется переписка, выбрать нужную тематику.

2-ой способ: прямым вводом текста с клавиатуры в поле.

Примечание: если в Web интерфейсе СЭД справочник поля «Тематика» не заполнен администратором системы, то данное поле использовать не представляется возможным.

«Вид документа»

Определяет вид документа (служебная записка, приказ и т.д.)

Да

1-ый способ: необходимо нажать на стрелочку справа поля, из раскрывшегося списка выбрать нужный вид документа (служебная записка, приказ и т.д.)

2-ой способ: прямым вводом текста с клавиатуры в поле.

Примечание: при создании новой РКК поле «Вид документа» заполняется автоматически значением, указанным для РКК предыдущего проекта документа.

Изменить значение поля при этом можно, воспользовавшись как 1-ым, так и 2-ым способом.

«Дата документа»

Определяет дату создания РКК проекта документа в электронном виде

Да

Заполняется автоматически.

Примечание: если возникла необходимость изменить дату, то это можно сделать двумя способами:

1-ый способ: выбор даты по кнопке «Календарь» справа поля.

2-ой способ: прямым вводом даты

с клавиатуры в поле.

Наименование реквизита

Назначение реквизита

Обязательное поле

Правила заполнения

«Подпись»

Определяет ФИО, работника организации, от имени которого издается/подписывается документ (подписывающий)

Да, если документ будет подписываться в электронном виде

Для заполнения полей «Подпись», «Другие подписи», «Адресаты» применяется кнопка «Добавить».

Возможны два варианта поиска сотрудников ( в зависимости от настроекWeb интерфейса СЭД CompanyMedia):

1-ый способ: из общего списка (отмечено маркером поле «Все»): раскрывается список сотрудников, для быстрого поиска задается ключевое значение в поле поиска, напротив фамилии сотрудников, которых необходимо выбрать, устанавливаются галочки, по окончании выбора сотрудников нажимается кнопка «Готово».

2-ой способ: по иерархии (отмечено маркером поле «Иерархия»): из списка путем проставления галочек выбрать необходимый орган власти, отдел, фамилию сотрудника из указанного отдела, для быстрого поиска задается ключевое значение в поле поиска, по окончании выбора сотрудников нажимается кнопка «Готово».

«Другие подписи»

Определяет ФИО, работников организации, от имени которых издается/подписывается документ

Нет, при необходимости, в зависимости от вида документа

«Адресаты»

Определяет ФИО работников, в адрес которых направляется документ после регистрации

Нет, при необходимости, в зависимости от вида документа

«Исполнители»

Определяет ФИО работников, которые подготовили документ

Да

Заполняется автоматически.

Примечание: если возникла необходимость изменить значение поля, нужно нажать кнопку «Добавить» справа поля и заполнить по аналогии с полями «Подпись», «Другие подписи», «Исполнители», «Адресаты».

Заполнение дополнительных реквизитов проекта документа в СЭД (Рисунок 5):

Наименование реквизита

Назначение реквизита

Обязательный реквизит

Правила заполнения

«Место регистрации»

Определяет порядок присвоения номера при регистрации проекта документа

Да

Заполняется автоматически.

Примечание:

— по умолчанию в это поле вносится структурное подразделение, в котором создается проект документа;

— заполняется автоматически после внесения данных в поле «Подпись»;

— изменить поле можно нажав на кнопку «Добавить».

«Количество листов»

Определяет количество листов создаваемого проекта документа

Да

Заполняется прямым вводом с клавиатуры.

«Количество экземпляров»

Определяет количество экземпляров создаваемого проекта документа

Да

«Количество приложений»

Определяет количество приложений к создаваемому проекту документа

Да

«Листов приложений»

Определяет количество листов приложений к создаваемому проекту документа

Да

«Комментарий»

Дает возможность Исполнителю оставить свои комментарии к создаваемому проекту документа

По необходимости

Заполнение заголовка создаваемого проекта документа в СЭД:

Наименование реквизита

Назначение реквизита

Обязательное поле

Правила заполнения

«Заголовок» (Рисунок 6)

Краткое изложение темы документа

Да

Прямым вводом текста с клавиатуры.

Примечание: в случае, если документ не имеет заголовка в соответствии с государственным стандартом, то рекомендуется вводить в поле «Заголовок» краткое содержание документа.

Рисунок 5. Интерфейс формы РКК закладки «Реквизиты» (дополнительные реквизиты)

Рисунок 6. Заполнение заголовка документа

3.2.2. Заполнение содержания создаваемого проекта документа

После того, как закладка «Реквизиты» создаваемого проекта документа заполнена, переходим на закладку регистрационно-контрольной карточки «Содержание».

Заполнение содержания создаваемого проекта документа (Рисунок 7):

Наименование закладки РКК

Назначение закладки РКК

Обязательная закладка

Правила заполнения

«Содержание»

Дает возможность прикрепить электронный образ создаваемого проекта документа

Да

1-ый способ: прямым вводом с клавиатуры в поле «Текст»

2-ой способ: присоединением электронного образа проекта документа через кнопку «Действия», из раскрывшегося списка необходимо выбрать нужное действие:

«Из файловой системы» — дает возможность прикрепить ранее созданный и сохраненный на рабочем месте Исполнителя проект документа в электронном виде;

«Сканировать» — дает возможность прикрепить электронный образ проекта документа, отсканировав бумажный вариант документа;

«Копировать всё» — дает возможность прикрепить электронный образ проекта документа вместе с его приложениями;

«Вставить» — позволяет вставить электронный образ документа из буфера обмена

Примечание: после вложения электронного образа документа в поле «Текст» появится ярлык, по которому вложенный электронный образ документа будет доступен Исполнителю для просмотра и редактирования (Рисунок 8).

Рисунок 7. Присоединение электронного образа документа в закладке РКК «Содержание» через кнопку «Действия»

Рисунок 8. Ярлык для доступа к электронному образу документа

3.2.3. Сохранение созданного проекта документа в системе электронного документооборота

После того как закладки РКК «Содержание» и «Реквизиты» заполнены проект документа необходимо сохранить в СЭД. Это завершающий шаг в формировании РКК проекта документа. После сохранения проекта документа в СЭД над ним можно будет производить другие необходимые действия жизненного цикла по согласованию, подписанию, регистрации и т.д. Для сохранения проекта документа необходимо нажать кнопку «Сохранить» (Рисунок 9).

Рисунок 9. Сохранение созданного проекта документа в СЭД

Проект электронного документа создан.

3.3. Пошаговое выполнение этапа «Отправка на согласование/Согласование проекта документа» в Web интерфейсе СЭД

Созданный и сохраненный в СЭД проект документа при необходимости может быть направлен на согласование одному или нескольким лицам, в том числе, в другие подразделения. На согласование может быть направлен только неподписанный проект документа. Web интерфейс СЭД CompanyMedia дает возможность использовать три сценария согласования проектов документов: последовательный, параллельный, комбинированный. Для данного проекта документа одновременно может быть запущен только один процесс согласования: система блокирует создание второго листа согласования по проекту документа, если первый процесс согласования не завершен. С начала процесса согласования и до его завершения параметры согласования не подлежат изменению, чтобы их изменить, необходимо приостановить процесс, в любой момент времени инициатор процесса согласования может прекратить процесс (Рисунок 10).

Рисунок 10. Приостановление/Прекращение согласования

Для отправки проекта документа на согласование необходимо нажать на кнопку «Отправить/На согласование». При этом открывается закладка «Жизненный цикл» в представлении «Согласование» РКК проекта документа (Рисунок 11).

Рисунок 11. Создание листа согласования.

Создание листа согласования проекта документа в СЭД (Рисунок 11), отправка на согласование:

Наименование полей листа согласования

Правила заполнения

Назначение полей листа согласования

Обязательное поле листа согласования

Последовательное

Параллельное

Комбинированное

«Тип согласования»

1-ый способ: нажать на стрелочку справа поля, из раскрывающегося списка выбрать нужный сценарий согласования.

2-ой способ: в случае, если в организации принят определенный порядок согласования данного документа, целесообразно применить шаблон согласования, при котором сценарий согласования задается автоматически. Нажать на кнопку «Применить шаблон».

Определяет сценарий согласования проекта документа

Да

«Ваш комментарий участникам»

Нажать на ссылку «Ваш комментарий участникам», раскроется окно ввода комментария, текст комментария вводится прямым вводом с клавиатуры.

Позволяет оставить комментарий по содержанию проекта документа для участников согласования проекта документа

Нет, при необходимости

«Добавить участников»

Нажать кнопку «Добавить участников», выбрать из раскрывшегося списка ФИО работника (выбор осуществляется аналогично заполнению полей РКК «Подписи», «Адресаты»).

Примечание: участников согласования необходимо строго в том порядке, в котором они должны согласовывать документ, для этого процесс согласования разбивается на этапы.

Аналогично последовательному согласованию.

Примечание: участников согласования можно вносить в любом порядке, они одновременно получат уведомления о необходимости согласовать проект документа.

Аналогично последовательному.

Примечание: процесс согласования разбивается на этапы, важна последовательность этапов, участников внутри этапа можно вносить в любом порядке.

Определяет маршрут согласования, участников согласования проекта документа (ФИО согласующих лиц)

Да

Наименование полей листа согласования

Правила заполнения

Назначение полей листа согласования

Обязательное поле листа согласования

Последовательное

Параллельное

Комбинированное

«Длительность»

Прямым вводом с клавиатуры.

Примечание: для каждого участника согласования устанавливается свой срок согласования.

Прямым вводом с клавиатуры.

Примечание: для всех участников согласования будет установлен общий срок согласования.

Прямым вводом с клавиатуры.

Примечание: для каждого этапа согласования указывается свой срок согласования.

Позволяет задать сроки согласования для каждого участника согласования проекта документа

Нет, при необходимости

«Параметры»

Нажать на ссылку «Параметры», раскроется ссылка (Рисунок 12), нажав на которую раскроется список возможных действий в ситуации «если просрочено» и в ситуации «если не согласовано».

Примечание: при последовательном и комбинированном согласовании для каждого участника (этапа) согласования задаются свои параметры.

Позволяет настроить действия системы при просроченном согласовании или при отрицательной визе участника согласования

Да

«Начать согласование»

Нажать на кнопку «На согласование». Запускается процесс согласования. Ход согласования отражается на закладке «Жизненный цикл».

Запускает процесс согласования проекта документа, участникам согласования формируются уведомления

Да

Особенности разных типов согласования

Проект документа согласуется в последовательном порядке, начиная с первого участника, доступ к листу согласования каждый последующий согласующий получает лишь после того, как визу наложил предыдущий участник согласования.

Проект документа направляется одновременно всем участникам процесса согласования, процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу.

По сути, данный тип согласования содержит в себе элементы параллельного и последовательного типов согласования. Процесс согласования разбит на этапы. Процесс согласования идет последовательно от этапа к этапу, начиная с первого этапа. Внутри этапов

согласование –

Наименование полей листа согласования

Правила заполнения

Назначение полей листа согласования

Обязательное поле листа согласования

Последовательное

Параллельное

Комбинированное

Процесс согласования заканчивается, когда последний участник поставил свою визу.

параллельное, то есть на каждом этапе согласования может быть несколько согласующих, что отличает данный вид согласования от последовательного согласования.

Рисунок 12. Заполнение параметров согласования

После того, как процесс согласования запущен, системой формируется уведомление «На согласование», которое поступает участникам согласования (Согласующим) в порядке, который определяется выбранным сценарием согласования при формировании листа согласования. В закладке РКК «Жизненный цикл» у участников согласования будет отображаться кнопка «Визировать».

Участники согласования могут накладывать на проект документа визы трех видов: согласен, согласен с замечаниями, не согласен.

Согласование (визирование) проекта документа (Рисунок 13):

Наименование полей (кнопок)

Правила заполнения

Назначение полей (кнопок)

Обязательное поле (кнопка)

«Визировать»

Нажать кнопку «Визировать», становятся доступны три варианта решения «Согласовано», Согласовано с замечаниями», «Не согласовано».

Служит для проставления визы участником согласования

Да

«Согласовано»

Установить маркер в поле «Согласовано». При этом доступно поле «Комментарий» для ввода комментария к проекту документа (если необходимо).

Отражает положительное решение участника согласования.

Нет, в зависимости от решения участника согласования

«Согласовано с замечаниями»

Установить маркер в поле «Согласовано с замечаниями». При этом становится доступной ссылка «Копировать содержание».

Отражает наличие у участника согласования замечаний к проекту документа.

Нет, в зависимости от решения участника согласования

«Копировать содержание»

Нажать на ссылку «Копировать содержание», появляется доступ к редактированию копии проекта документа, можно внести изменения в проект документа, а в поле «Комментарий» нужно указать перечень поправок.

Дает возможность участнику согласования отразить свои замечания, предложения, изменения к проекту документа.

Нет, в зависимости от решения участника согласования

«Не согласовано»

Установить маркер в поле «Не согласовано».

Отражает несогласие участника согласования с проектом документа.

Нет, в зависимости от решения участника согласования

«Отправить»

Нажать кнопку «Отправить».

Подтверждение визы.

Да

Рисунок 13. Согласование (визирование) документа

3.4. Пошаговое выполнение этапа «Отправка на подписание/Подписание проекта документа» в Web интерфейсе СЭД

После того, как документ согласован, но не отправлен на подпись у инициатора проекта документа (Исполнителя) есть возможность отозвать документ с подписи, нажав кнопку «Отозвать с подписи» (Рисунок 14).

Рисунок 14. Отзыв с подписи

Для того, чтобы отправить проект документа на подпись нужно открыть РКК проекта документа, нажать кнопку «Отправить/На подпись».

Рисунок 15. Отправка на подпись проекта документа

При отправке документа на подпись, система формирует уведомление о направлении документа на подпись руководителю или замещающему его лицу (Подписывающему), а также в РКК проекта документа становятся доступными кнопки «Подписать» и «Отказать в подписи» (Рисунок 16).

Рисунок 16. Подписание документа

При отказе в подписи необходимо нажать кнопку «Отказать в подписи» и указать причину в специально открывающемся для этого окне, в заключение нажать кнопку ОК.

Чтобы зафиксировать факт подписания документа нужно нажать кнопку «Подписать», система выведет уведомление об успешном подписании документа, в заключение нажать на кнопку ОК.

Рисунок 17. Уведомление о подписании документа.

После подписания документа в РКК появляется статус «Подписано». Системой будут сформированы уведомления о подписании документа Исполнителям, а также Делопроизводителю подразделения – места регистрации (указывается при заполнении дополнительных реквизитов РКК).

Электронный документооборот — это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) оператора ЭДО.

Что такое ЭДО? Электронный документооборот между организациями. Как это работает?

Сначала поясним понятие «электронный документ». Электронный документ — это файл, заверенный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как юридически значимым оригиналом он является именно в электронном виде.

Электронный документооборот (ЭДО) происходит через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ. Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. Процесс можно сравнить с электронной почтой. При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства.

Если документ требует двусторонней подписи, получатель также подписывает его электронной подписью или отказывает в подписи и запрашивает корректировку. Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».

Внедрение ЭДО позволит удобно и просто представлять электронные документы через интернет по требованию налоговых органов. ЭДО подходит как малому и среднему бизнесу, так и крупным предприятиям и холдингам.

Для чего нужен электронный документооборот компаниям:

  • уменьшить количество бумажных документов в офисе;
  • сократить финансовые и трудозатраты на содержание архива;
  • снизить расходы на печать, канцтовары, отправку документов;
  • уменьшить трудозатраты за счет исключения ручных действий и автоматизации процесса;
  • избавиться от потерь документов и необходимости выставлять их заново.

Начинаем работать с ЭДО

Рассмотрим более подробно процедуру обмена с помощью оператора ЭДО СФ. Для правильной работы необходимо выполнить три простых действия:

  • Купить сертификат ЭП и средство криптографической защиты (СКЗИ).
  • Подключиться к интересующему вас оператору.
  • Пригласить к обмену контрагентов, с которыми вы работаете регулярно.

Прочие организационные вопросы уладят специалисты оператора ЭДО. Их главная задача — обеспечить пользователям комфортные условия работы.

За 7 минут вы узнаете все про систему внешнего электронного документооборота в организации на примере сервиса Synerdocs. Видеоролик расскажет про порядок обмена в веб-клиенте: как загружать их из локального хранилища и создавать в сервисе, как приглашать контрагентов и т.д.

Посмотрите ролик и оцение удобство работы в веб-клиенте Synerdocs.

Подключаемся к сервису обмена. Порядок действий

Чтобы запустить ЭДО, вам необходимо связаться с представителями оператора и обсудить два момента:

  1. сколько стоит подключение;
  2. в какие сроки оно будет выполнено.

Только после этого с оператором заключается соглашение, и вы присоединяетесь к регламенту обмена, где подробно описаны задачи, решаемые сервисом, правила его работы и важные правовые моменты.

Получение сертификата ЭП и СКЗИ

Сертификат выдается в любом Удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию Минкомсвязи РФ (перечень аккредитованных УЦ). Нередко сами операторы ЭДО СФ выполняют функции подобных центров и выдают сертификаты через свою партнерскую сеть.

Несколько слов об электронной подписи. Она представляет собой записанный в определенном порядке набор символов, который присоединяется к документу и удостоверяет его подлинность. Существует три вида подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.

В Федеральном законе № 63 «Об электронной подписи» указано, что электронный документ (ЭД), который заверен простой либо усиленной неквалифицированной ЭП, можно считать эквивалентным бумажному с реальной подписью. Однако простой ЭП может быть недостаточно для базового ведения электронного документооборота между организациями.

Что касается документа с усиленной квалифицированной ЭП, то он считается аналогом бумажного с собственноручной подписью и печатью. Федеральная налоговая служба признает юридически значимыми исключительно те ЭД, которые подписаны квалифицированным сертификатом.

Для создания и проверки ЭП в сервисах обмена используется средство криптографической защиты информации (СКЗИ), которое представляет собой специальную программу для шифрования и расшифровки передаваемых данных.

О подключении контрагентов

Перевести межкорпоративный документооборот в цифровое «поле» можно только с теми контрагентами, кто уже подключен к оператору ЭДО. Конечно, таких наберется не больше половины. Часто контрагентам требуется дополнительная мотивация, чтобы принять решение в пользу перехода на новый формат взаимодействия. Со своей стороны, оператор готов предложить небольшой бонус в виде бесплатного или льготного обмена на определенный период. Он же помогает решать все вопросы по подключению контрагентов, поскольку напрямую заинтересован в квалифицированной поддержке текущих абонентов и присоединении новых.

Не имеет значения, услуги какого оператора ЭДО СФ использует ваш подрядчик. Вы можете обмениваться с ним с помощью технологии роуминга. Также организовать взаимодействие с контрагентами можно другими способами.

Один из вариантов — подключиться сразу к нескольким сервисам (системам) обмена. Такой способ электронного документооборота между организациями называется мультиоператорностью. Вы можете выбрать его для себя или предложить партнеру (если это уместно).

Что делать, если вы и ваш контрагент используете разные сервисы, и ни один из вас не желает менять его? В такой ситуации оптимальным является второй вариант, когда вы вместе обращаетесь к своим операторам и предлагаете им настроить обмен друг с другом.

Оставьте комментарий