Документовед

Должностная инструкция секретаря

Новая инструкция!
Должностная инструкция секретаря школы по Профстандарту
1. Общие положения должностной инструкции секретаря школы
1.1. Данная должностная инструкция секретаря школы разработана на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21 августа 1998 года №37 в редакции от 27 марта 2018г; с учетом ФЗ №273 от 29.12.2012г «Об образовании в Российской Федерации» (в редакции от 01.03.2020г); в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными актами, регулирующими трудовые отношения между работником и работодателем.
При составлении данной должностной инструкции секретаря руководителя (директора) школы учтено также Постановление Минтруда РФ и Минобразования РФ от 13 января 2003 г. N 1/29 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций».
1.2. Секретарь образовательного учреждения назначается и освобождается от должности в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом Российской Федерации и трудовым договором.
1.3. Секретарь школы должен иметь среднее профессиональное образование в сфере делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональную подготовку в сфере делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.
1.4. Секретарь подчиняется непосредственно директору образовательного учреждения.
1.5. В своей профессиональной деятельности секретарь обязан руководствоваться:

• Уставом общеобразовательного учреждения;
• трудовым договором;
• приказами и распоряжениями директора общеобразовательного учреждения;
• законами и иными правовыми актами, регламентирующими образовательную деятельность;
• данной должностной инструкцией секретаря руководителя школы;
• нормативными документами, касающимися ведения делопроизводства;
• утвержденной инструкцией по охране труда секретаря в школе.

1.6. Секретарь школы обязан знать:

• структуру образовательного учреждения и его кадрового состава;
• государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правила орфографии и пунктуации русского языка;
• правила эксплуатации оргтехники;
• правила пользования приемно-переговорным устройством, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером;
• правила работы с компьютерными программами, а именно с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;
• технику создания, обработки, передачи и хранения документов;
• правила деловой переписки;
• правила составления деловых писем с использованием деловых образцов;
• основы этики и эстетики;
• правила делового общения;
• способы оказания первой помощи;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.

1.7. Секретарь школы должен знать должностную инструкцию, свои функциональные обязанности и полномочия, порядок действий при возникновении чрезвычайной ситуации, иметь навыки оказания первой помощи пострадавшим.

скачать: Должностные инструкции для Школы
69 инструкций с учетом законов на 24 марта 2020 г
2. Функции секретаря образовательного учреждения
Основными направлениями в работе секретаря школы являются:
2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора общеобразовательного учреждения и его заместителя;
2.2. Ведение делопроизводства.

3. Должностные обязанности секретаря школы
3.1. Секретарь школы имеет следующие должностные обязанности:
3.1. Прием всей поступающей в общеобразовательное учреждение корреспонденции и передача ее в соответствии с указаниями директора конкретным сотрудникам для использования в процессе работы либо для подготовки ответов;
3.2. Ведение делопроизводства, в том числе и в электронном виде;
3.3. Предоставление в установленные сроки в Управление образования списков всех классов (контингента образовательного учреждения) и списка всех преподавателей каждого учебного года;
3.4. Оперативное внесение текущих изменений в составе контингента учащихся, преподавателей и других сотрудников общеобразовательного учреждения;
3.5. Подготовка проектов приказов и распоряжений по движению контингента учащихся;
3.6. Оформление личных дел детей, принятых на обучение в образовательное учреждение;
3.7. Ведение алфавитного журнала всех учащихся;
3.8. Выполнение различных операций с использованием компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления информации;
3.9. Контроль над своевременным рассмотрением и подготовкой документов и распоряжений, принятых к исполнению конкретными сотрудниками общеобразовательного учреждения;
3.10. Составление различных писем, запросов и других документов, а также подготовка ответов авторам обращений по поручению директора образовательного учреждения или его заместителя;
3.11. Ведение контроля исполнения сотрудниками общеобразовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также соблюдения сроков исполнения указаний и поручений директора образовательного учреждения, взятых на контроль;
3.12. Вызов сотрудников и учащихся по поручению директора общеобразовательного учреждения;
3.13. Выполнение работы по подготовке общих собраний сотрудников школы, заседаний педагогического совета, а также совещаний, проводимых директором образовательного учреждения (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация);
3.14. Контроль обеспечения директора общеобразовательного учреждения канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, а также создание условий, способствующих эффективной работе директора образовательного учреждения;
3.15. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки;
3.16. Прием личных заявлений сотрудников школы, учащихся и их родителей (или законных представителей) на подпись директору образовательного учреждения;
3.17. Выполнение работы согласно данной должностной инструкции секретаря школы, соблюдение инструкций по охране труда при выполнении работ и эксплуатации компьютерной техники;
3.18. Организация приема посетителей, а также содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений сотрудников образовательного учреждения.
3.19. Секретарь школы должен вести работу:
— в соответствии с графиком, утвержденным директором образовательного учреждения;
— в тесном взаимодействии с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом.

4. Права секретаря образовательного учреждения
Секретарь школы имеет право:
4.1. Получать своевременную индивидуальную консультацию по вопросам работы с электронным журналом;
4.2. Запрашивать у сотрудников образовательного учреждения, а в соответствующих случаях и у администрации, необходимую информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений;
4.3. Привлекать сотрудников к исполнению поручений администрации образовательного учреждения;
4.4. Требовать от сотрудников доработки документов, которые были подготовлены с нарушением установленных правил составления и оформления документов;
4.5. Визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью образовательного учреждения;
4.6. Знакомиться с должностной инструкцией секретаря-делопроизводителя школы, другими инструкциями по охране труда и пожарной безопасности;
4.7. Вносить на рассмотрение администрации общеобразовательного учреждения свои предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники.

5. Ответственность секретаря школы
Секретарь несет ответственность:
5.1. Дисциплинарную, предусмотренную за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, представленных в данной должностной инструкции секретаря школы, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, а также за нарушение Устава и других локальных правовых актов образовательного учреждения;
5.2. Административную ответственность, предусмотренную за нарушение по его вине правил противопожарной безопасности и санитарно-гигиенических правил, в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
5.3. Материальную ответственность, предусмотренную за последствия принятого им необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества образовательного учреждения, неправомерное его использование или иной ущерб, причиненный образовательному учреждению, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.4. За разглашение персональных данных обучающихся, родителей (законных представителей), работников школы, а также за несоблюдение норм профессиональной этики.

6. Взаимоотношения. Связи по должности
Секретарь:
6.1. Работает по графику, составленному из 40 часовой недели и утвержденному директором школы.
6.2. Получает от директора школы и заместителей директора информацию нормативно-правового характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.
6.3. Секретарь в процессе своей деятельности взаимодействует с административным, педагогическими и обслуживающим персоналом по вопросам проверки выполнения поручений отдела образования, приказов и указаний директора школы, кадровой деятельности школы.
6.4. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в компетенцию секретаря со всеми работниками школы.

Должностную инструкцию секретаря школы разработал:
«___»____20___г. __________ /______________________/

С должностной инструкцией ознакомлен(а), второй экземпляр получил (а)
«___»____20___г. __________ /______________________/

Архивист, делопроизводитель, документовед… Это отличный выбор для тех, кто решил забраться еще выше по крутой лестнице профессиональных амбиций. Где же готовят чистокровных специалистов по управлению документами и какие требования предъявляют к кандидатам при устройстве на работу за рубежом?

Повышаем квалификацию: куда пойти учиться

В США и Великобритании подготовкой специалистов по управлению документами занимаются две профессиональные некоммерческие организации: (Association of Records Managers and Administrators) и (Records Management Society) соответственно. Хорошая новость для тех, кто не имеет возможности лично присутствовать на занятиях, заключается в том, что ознакомиться с зарубежным опытом организации делопроизводства и архивов можно на и .

Несколько университетов Великобритании предлагают тематические образовательные программы для выпускников университетов. По праву одними из самых престижных считаются и , в которых степень специалиста по управлению документами можно получить в рамках .

Однако таких программ очень и очень не много, если сравнить их с количеством образовательных курсов в области архивоведения и управления информацией. Так, например, в канадском University of British Columbia ведется подготовка , а в готовят будущих специалистов в области , и др. В единственном образовательном учреждении Канады , где ведется специальная подготовка архивистов, для того чтобы получить диплом магистра достаточно набрать лишь три кредита (из общих 48 кредитов по курсу) по предмету «Управление документами».

С такой образовательной дискриминацией пытается бороться преподаватель по архивоведению Кэролин Уильямс (Caroline Williams) из , которая уже подняла вопрос о необходимости проведения обширного исследования (написания диссертации) для студентов. По ее мнению, это важная часть подготовки будущих профессионалов, в рамках которой они развивают аналитическое мышление, способность к логическому рассуждению и решению поставленных задач.

Как считает автор статьи Джеми Сэнфорд, для того чтобы управление документами получило признание в научном сообществе, в университетах необходимо ввести двухгодичную магистерскую программу, близкую к той, что есть в , где студенты получают всестороннюю подготовку по предмету и смежным дисциплинам.

Какие обязанности выполняет специалист по управлению документами

В США, Великобритании и Австралазии общие обязанности специалистов по управлению документами закреплены на уровне рекомендательных пособий и правил, регулирующих деятельность архивных служб и служб по делопроизводству.

США: National Archives and Records Administration

В примерной должностной инструкции , размещенной на сайте , указано, что он отвечает за руководство, планирование и управление деятельностью отдела, связанной с хранением и уничтожением как бумажных, так и электронных документов.

Помимо основных должностных обязанностей, которые по сути являются универсальными, особое внимание в инструкции уделяется технической подготовке руководителя службы. Согласно рекомендациям NARA, он должен быть грамотным техническим специалистом, способным решать вопросы, связанные с хранением и уничтожением бумажных и электронных документов. Уровень его технической подготовки должен позволять ему давать рекомендации программистам и ИТ-специалистам, которые занимаются разработкой и поддержанием действующего функционала информационных систем компании.

В целом можно говорить о том, что в работе руководителя архивной и делопроизводственной службы присутствует выраженный акцент на управлении электронными документами в работе: он должен проводить в жизнь такую программу развития, которая бы учитывала текущие изменения в области хранения электронных документов.

Великобритания: National Archives

Согласно архивному законодательству Великобритании, в своей работе должны руководствоваться и другими стандартами, утвержденными .

Как и в случае с примерной должностной инструкцией NARA, от сотрудников архивных служб и служб по делопроизводству требуется понимание информационных систем, задействованных в работе по управлению документами. Отсюда значимым оказывается взаимодействие с сотрудниками ИТ-отдела и другим техническим персоналом, который занимается поддержкой компьютерных программ, необходимых для создания и хранения документов.

Кроме того, особое внимание Национальные Архивы Великобритании уделяют обучению работников и проведению официальной аттестации сотрудников, занятых в сфере управления документами. Отдельным пунктом обозначена обязанность по отбору и хранению важнейших документов, которые необходимы в работе организации в случае наступления форс-мажорных обстоятельств.

Австралазия: Records Management Association of Australasia

Согласно требованиям, приведенным , одной из приоритетных задач сотрудника по управлению документами (records management officer) является обеспечение профессиональной работы с пользователями (customers) и расширение знаний об услугах ассоциации. Как и в NARA, к сотруднику предъявляется требование по знанию систем электронного документооборота, включая направленные усилия на ее развитие и при необходимости обучение остального персонала.

Помимо всего прочего, на сайте RMAA приводится список ключевых умений и навыков сотрудника по управлению документами, который разбит на несколько категорий:

• Способность к принятию решений: в частности необходима для работы с пользователями.
• Профессиональные навыки и умения: актуальное знание стандартов и законодательства, а также организации управления документами на уровне средней организации; желательно знание систем электронного документооборота; общее знание услуг ассоциации и должностных обязанностей сотрудников, оказывающих эти услуги; хорошее знание принципов работы с пользователями; профессиональное знание ПК и др. программ.
• Управленческие навыки: способность работать с минимальным контролем, эффективный тайм-менеджмент, умение расставлять приоритеты в решении текущих задач, многозадачность.
• Навыки межличностных отношений: устные коммуникативные навыки для эффективной работы с сотрудниками организации и пользователями, умение решать проблемные ситуации, стрессоустойчивость в работе с проблемными пользователями, навыки командной работы.

Для того чтобы успешно пройти собеседование на должность сотрудника по управлению документами, кандидату необходимо иметь профильное образование или приравненный к нему опыт работы, а также минимум 1 год опыта работы в аналогичной должности.

Кто нужен зарубежным компаниям

Управлением документов и информацией в зарубежных компаниях могут заниматься и обычные секретари, и опытные специалисты с многолетним опытом работы. Как правило, роль первых скрывается под названием вакансии records officer, то есть рядовой сотрудник по работе с документами, последние занимают в организации более престижное положение менеджеров – records manager. Лингвистическая разница между простым служащим и управленцем отражает реальное положение дел.

К примеру, в типичной наряду с частичными управленческими функциями (управление системой хранения бумажных и электронных документов) будут присутствовать задачи второстепенного порядка (сканирование документов, их классификация, индексирование и техническая работа с базами данных), а также работа с информационными запросами, поступившими из других структурных подразделений организации, и при необходимости подготовка отчетов, корреспонденции и др. Требования к такому сотруднику невысоки: знание языка (для составления писем и эффективной речевой коммуникации) и основ арифметики; диплом в области управления документами, связей с общественностью или бизнес-коммуникациях.

Специалист (он же менеджер) по управлению документами занимает куда более высокое положение в организационной иерархии. Зарубежные вакансии на эту должность напоминают объявления не менеджеров среднего звена (как указано в описании), а набор в топ-менеджмент мультинациональной компании. Такой не просто должен успешно выполнять программу по управлению бумажными и электронными документами, но и проводить в жизнь такую информационную политику, которая бы способствовала повышению эффективности бизнес-процессов и снижению потенциальных рисков для компании.

Идеальный кандидат на должность – это организованный и мотивированный специалист, который умеет работать самостоятельно, думать стратегически и успешно решать поставленные перед ним задачи. Он должен иметь хорошие познания в сфере новейших технологий управления документами и информацией. Но самое главное, кандидат должен быть уверенным лидером с критическим складом ума, способным вывести программу по управлению документами и информацией на новый уровень.

Безусловно, управленцу такого уровня необходимо иметь немалый опыт работы: обычно от 5-8 лет в . Отличное знание электронного документооборота, превосходная компьютерная грамотность, опыт работы с программами по управлению документами, базами данных, CMS (системы управления контентом), социальными сетями и др. – все это должно быть в копилке знаний и умений будущего менеджера. Весомым преимуществом при приеме на работу будут наличие степени магистра или сертификата ARMA.

Без четко работающего оборота официальных бумаг в деятельности любого предприятия наступил бы хаос. Не дает этому произойти документовед. Рассмотрим его обязанности и перспективы профессии.

Средняя заработная плата: 20000 рублей в месяц

Рейтинг профессии

Востребованность 72% Оплачиваемость 61% Конкуренция 52% Входной барьер 48% Перспективы 45% Документооборот – неотъемлемая часть деятельности организации, учреждения или компании любой формы собственности. Каждая деловая бумага должна быть оформлена по всем правилам, систематизирована и сохранена в течение положенного срока. Поэтому вполне логично, что профессия «документовед» сегодня очень востребована. Рассмотрим, в чем заключается работа, как оплачивается труд и каковы требования к специалистам.

Историческая сводка

Название профессии «документовед» представляет собой сочетание латинского слова documentum (в переводе обозначает «доказательство») и старославянского слова вѣдѣти (переводится как «знать»). Первоначально документоведы занимались фиксацией юридических причин тех или иных событий. Систематизировать документы они стали гораздо позднее.

Документоведение примерно в том виде, в котором мы его знаем сегодня, оформилось лишь в первой половине 20 столетия. Произошло это, когда бельгийский предприниматель и юрист Поль Отле внес коррективы в значение слова «документ», сделав его более широким: такой статус получала любая информация, если она была зафиксирована на каком-либо материальном носителе. Таким образом, количество важных бумаг выросло в разы. Следовательно, возникла необходимость в отдельной штатной единице, которая занялась бы приведением их в порядок. Подготовкой квалифицированных специалистов, владеющих современными методами работы с документами, стали заниматься учебные заведения.

Описание профессии

Кто же такой документовед? Он регистрирует и учитывает документы компании, организации или учреждения. Такая работа сходна с деятельностью секретаря, архивиста и делопроизводителя. Вместе с тем перечисленные должности не дублируют друг друга.

Что должен делать документовед? Работать с документами. Но как именно? Например, руководство организации издало некое распоряжение. Специалист должен, руководствуясь нормативами, правильно его оформить и довести до сведения тех сотрудников, которым оно адресовано. Любая деловая бумага рано или поздно устаревает и в конечном итоге выходит из текущего оборота. Когда это случается, ее надо определить в соответствующую папку (по какому принципу это делается, обозначено в законодательных актах по делопроизводству) и убрать в архив. Всем этим занимается документовед.

На первый взгляд, не работа, а сплошная скука. На самом деле все не совсем так. Документовед (особенно, если в штате он всего один) отслеживает всю информацию компании. Он знает буквально все о функционировании всех отделов. У него есть доступ к данным о деятельности и развитии фирмы. От него не ускользнет ни одна деталь. А детали могут оказаться весьма интересными.

В масштабных компаниях на документоведа возлагаются огромные объемы работы. Поэтому в штат там берут нескольких специалистов и делят обязанности между ними. Таким образом, за оформление, регистрацию документов, ввод их в базу данных, контроль за исполнением и сохранение отвечают разные работники. Документоведением в данном случае занимается целое структурное подразделение.

Обучение

Учиться на документоведа можно в тех российских ссузах или вузах, где ведется подготовка специалистов по направлениям:

1. «Документоведение».
2. «Документационное (информационное) обеспечение предприятия».

В рамках одного направления подготовки обычно есть ряд специализаций, например, архивиста или кадровика.

Выбирая вуз, необходимо учитывать ряд важных нюансов. К примеру – возможность практики в какой-либо крупной компании. Также обращайте внимание на уровень востребованности его выпускников.

Высших учебных заведений, которые готовят будущих документоведов, в России достаточно много во всех регионах, например:

• Московский финансово-юридический университет.
• Донской технический госуниверситет.
• Иркутский госуниверситет.
• Воронежский институт экономики и социального управления.
• Нижневартовский гуманитарный госуниверситет.

Для поступления в вуз на специальность «документоведение» или на любую другую сходную потребуется сдать ЕГЭ по русскому языку, истории и обществознанию или английскому языку. Старайтесь набрать максимальное количество баллов, если хотите пройти на бюджетную форму обучения.

Перечень обязанностей

На документоведа возложено довольно много обязанностей. Должностная инструкция представителя этой профессии гласит о том, что ему надо:

• составлять, учитывать, хранить, обеспечивать перемещение и контролировать исполнение документов;
• систематизировать документооборот;
• организовывать оптимальный документопоток в рамках компании;
• заниматься организацией разработки специальных классификаторов для документации;
• сортировать деловые бумаги и определять их ценность;
• передавать в архив те документы, у которых уже истек срок действия;
• наводить порядок во входящих документах;
• создавать базы хранения электронной документации, а также электронные адреса, индексы и номера регистрации;
• готовить необходимые материалы для встреч, деловых переговоров и совещаний.

Ведущий документовед занимается выполнением тех же функций. От рядового сотрудника его отличает лишь более высокая ответственность и необходимость обеспечивать заданиями подчиненных работников.

Теоретические знания

В обязанности документоведа входит не только работа с уже существующими документами, но и составление новых. Разумеется, они должны быть грамотно оформленными. Излагать информацию необходимо кратко, четко и, самое главное, понятно.

Чтобы успешно справляться с этой задачей, специалисту понадобятся теоретические знания назначения и оформления документов всех разновидностей. Также ему нужно будет определять, обладает ли юридической силой тот или иной документ. Делать это правильно помогут основы права.

Сейчас для хранения многих документов используются электронные носители. Информационный обмен происходит посредством компьютерной сети. Следовательно, специалисту надо уметь разбираться в компьютерных программах.

Одно из основных умений современного документоведа – грамотное формирование электронных баз данных. Кроме того, ему нужно уметь быстро объясняться с системными администраторами и работниками технической поддержки установленного программного обеспечения.

Содержать документы в архиве – не так уж и просто, как может показаться. Документоведу потребуются знания правил хранения деловых бумаг и техусловий. Сначала все надо систематизировать по назначению, степени секретности, срокам и условиям их хранения. Затем – оптимизировать поиск.

Без определенного багажа теоретических знаний работать документоведом практически невозможно. Поэтому качественное образование – обязательный шаг к получению этой должности.

Личные качества

Кроме знаний, умений и навыков, работодателя интересуют личные качества соискателя. В первую очередь – способность запоминать информацию. Ведь документоведу приходится иметь дело с огромными объемами данных.

Представитель этой профессии должен обладать внимательностью, скрупулезностью, аккуратностью и быть ответственным человеком. Все это необходимо для работы с документацией. Мельчайшая ошибка, нарушение законодательных норм, утрата важной бумаги – все это может влететь предприятию в копеечку.

Документовед должен быть усидчивым и грамотным. Помимо этого, ему желательно обладать хорошими коммуникативными навыками, креативностью и организаторскими способностями. Это пригодится для оптимизации документооборота, а также для работы со структурой организации.

Если фирма маленькая, документовед вынужден работать в одиночку. В таком случае для повышения эффективности не обойтись без дисциплины и самоконтроля.

Уровень оплаты труда

Заработная плата документоведа в основном зависит от места работы и региона. Сегодня она варьируется от 8 до 60 тысяч рублей. Средний показатель находится на уровне 25 тысяч рублей.

Согласно информации сайтов по трудоустройству, высокие зарплаты у работников в Московской и Тюменской областях. Ситуация по городам разных регионов:

• Москва – от 25 до 60 тысяч рублей.
• Санкт-Петербург – от 25 до 50 тысяч рублей.
• Краснодар – от 15 до 35 тысяч рублей.
• Новосибирск – от 20 до 40 тысяч рублей.
• Тюмень – от 20 до 60 тысяч рублей.
• Волгоград – от 12 до 25 тысяч рублей.
• Ростов-на-Дону – от 20 до 30 тысяч рублей.

Карьерный рост

Документовед при желании может реализоваться в различных сферах: в аудите, промышленности, образовании. Возможность и скорость карьерного роста в основном зависит от конкретного места работы.

Трудоустроившись в министерство и продемонстрировав профессиональный уровень, документовед может стать впоследствии ведущим специалистом или персональным консультантом руководителя. Также у него есть шансы дорасти до начальника отдела, заместителя управляющего делами и даже до управляющего делами. В маленькой фирме такой специалист вполне способен занять пост заместителя директора. Карьерным пиком документоведа считается подготовка документации для руководящего звена правительства России и президента.

Плюсы и минусы

Основное преимущество профессии – ее универсальность. Полученные знания по этой специальности открывают перед выпускником возможность работы в любой компании. Без документооборота не существует ни одна организация, ни одна фирма.

На втором месте среди плюсов – возможность устроиться на должность делопроизводителя, администратора или офис-менеджера, помощника руководителя, секретаря-референта или архивиста. С образованием и опытом работы документоведом шансы получить любую из них высоки.

Третье преимущество – приобщение к конфиденциальной информации. Документовед постоянно в эпицентре документопотока организации. Соответственно, ему доступны практически все ее секреты.

Наличие опыта работы и лидерских способностей дают хорошему специалисту возможность открыть собственный бизнес. Можно предоставлять информационные услуги.

Также плюсом считается работа в комфортных условиях офиса. Некоторые добавляют сюда нормированный график работы.

Минусов у профессии документоведа всего два. Первый – монотонность деятельности. А второй – уровень ответственности.

Перспективность профессии

Информация – важный, нужный и актуальный товар. Но для ее поиска, обработки и хранения требуются финансовые, временные и трудовые затраты. Свести их к минимуму помогает документовед. Ведь он знает, как наладить грамотный документооборот и оптимизировать работу с потоками информации.

Сегодня профессия «документовед» не утратила востребованности. Более того – она переживает второе рождение. Толчком к этому послужило развитие экономики и переведение документооборота в электронный формат.

Таким образом, профессиональный документовед без работы не останется. Навыки, которые он получает вместе с опытом, пользуются неизменно высоким спросом во многих сферах и отраслях. Даже если со временем бумажных документов не останется вовсе, он сможет вести документооборот в электронном виде и работать в сети.

Документовед — это специалист, работающий с документацией. Специалист занимается ведением базы данных документов, управляет электронным документооборотом, контролирует ведение документации на соответствие стандартам, установленных в компании, работает с корреспонденцией, а также занимается многими другими задачами.

В нынешнее время должность документоведа очень актуальна, и пользуется большим спросом на крупных предприятиях.

Места работы

Документовед может быть востребован везде, где требуется работа с документацией:

• в министерствах и ведомствах;
• в крупных и средних компаниях;
• в ведомственных архивах;
• и во многих других организациях.

История профессии

История профессии насчитывает столетия. Первыми документоведами можно назвать писцов. В Древнем Египте писцы переписывали свитки. Писцами были специально наученные письму люди, которые разбирались не только в правописании, но еще знали точные науки.

Сейчас профессия документоведа преимущественно женская и достаточно востребованная по причине бурного развития электронного документооборота и экономики.

Обязанности документоведа

В должностные обязанности документоведа входит:

• ведение документации;
• проверка документов;
• сбор первичной документации;
• формирование и отправка документов.

Также могут выдвигаться дополнительные обязанности, такие как:

• контроль за состоянием делопроизводства;
• ведение реестра;
• подготовка и представление материалов к совещаниям‚ встречам;
• подготовка и передача документов в архив;
• выполнение копировальных‚ редакционных и машинописных работ‚ сканирование документов.

Требования к документоведу

В список основных требований к соискателям данной профессии входит:

• знание ПК: 1С, Word, Excel, PowerPoint, Outlook;
• опыт работы с документами;
• высшее образование.

Образец резюме документоведа

Образец резюме.

Как стать документоведом

Профессия документоведа требует получение высшего образования желательно в области экономики или юриспруденции. Чтобы стать документоведом требуется получить опыт, который можно получить работая помощником юриста, секретарем, бухгалтером или иным специалистом любой смежной профессии.

Зарплата документоведа

Зарплата документоведа в зависимости от региона колеблется от 8 до 50 тысяч рублей в месяц, при этом средняя заработная плата составляет 25 тысяч рублей в месяц.

Где пройти обучение

Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от недели до года.

Межрегиональная Академия строительного и промышленного комплекса и ее курсы направления «Документовед».

Институт профессионального образования «ИПО» приглашает вас пройти дистанционные курсы по направлению «Документоведение и архивоведение» (есть варианты 256, 512 и 1024 ак.ч.) с получением диплома или удостоверения государственного образца. Мы обучили более 8000 выпускников из почти 200 городов. Можно пройти обучение экстерном, получить беспроцентную рассрочку.

СТОЛЯР

У Семена-столяра
Дело спорилось с утра:

Он строгал, пилил, сверлил,
Гвоздик молотком забил,
А шуруп блестящий верткий –
Быстро завернул отверткой.

Так он смастерил буфет,
Стол, комод и табурет.
А потом их шлифовал,
Ярким лаком покрывал
И приделывал к ним ручки,
Ножки и другие штучки.

ПОВАР

Повар Вася очень ловко
Чистит ножиком морковку,
Сыр на крупной терке трет:
Взад-вперед да взад-вперед.
Суп мешает поварешкой
И толкушкой мнет картошку,
Режет ножиком укроп:
Вжик-вжик-вжик и в миску оп!
Получилось вкусно чтобы,
Лично с блюд снимает пробы.
Всё посолит, поперчит
И горчицей погорчит.

ВРАЧ

Любит делать доктор Лола
Всем прививки и уколы,
И, велев «А-а!» пропеть,
Горло палочкой смотреть,
Ставить градусник под мышку,
Слушать трубочкой одышку,
И в особую тетрадь
Все подробности писать.
И мальчишкам, и девчонкам
Мазать ссадины зеленкой,
Руки-ноги бинтовать
И рецепты штамповать.

УБОРЩИЦА

У уборщицы Карлотты
Очень важная работа:
Подмести, пропылесосить,
Все поднять, что на пол бросят,
Вымыть окна, стены, пол,
Протереть от пыли стол.
Мусор вынести в мешочках,
Напоить цветы в горшочках,
Проследить, чтоб тут и там
Все стояло по местам.

САЛОН КРАСОТЫ

Нравится работать Соне
Парикмахером в салоне –
Причесать, постричь, завить,
Лаком для волос облить.
Косметологу же Асе
Нравится ресницы красить,
Пудрить лоб и пудрить нос,
Красить губы ярче роз,
Щечки бледные румянить,
Веки обводить тенями,
И на пальчиках руки –
Красить лаком ноготки.

ПОРТНИХА

Для портнихи Виолетты
Дело есть зимой и летом.
Людям круглый год нужны
Платья, юбки и штаны.
Чтоб была обнова впору,
Все-все-все измерит споро –
Руки, талию и рост,
Шею, голову и хвост.
Тут же выкройку найдет,
Белым мелом обведет,
Раскроит, сошьет, погладит,
В платье манекен нарядит,
А потом сидит и ждет,
Что клиент за ним придет.

УЧИТЕЛЬНИЦА

Нравится всезнайке Оле
Быть учительницей в школе.
Мелом на доске писать
Букву «А» и цифру «пять»
И указывать указкой:
«Это сом! А это ласка!
Это рыба! Это зверь!
Это парта! Это дверь!»
«Динь-динь-динь!» – звенит звонок,
Вот и кончился урок.
И должны ученики
Тряпкой мел стереть с доски.

ФЕРМЕР

Деревенский фермер Вова
Знает, как доить корову,
Траву на лугу косить,
Пойло для свиньи месить,
Справиться с козой рогатой,
Огород вскопать лопатой,
Грядки прополоть, взрыхлить
И из леечки полить.
От заката до рассвета
Вова трудится все лето,
Чтобы на зиму запас
У него был и у нас.

СПОРТСМЕН

Нравится спортсмену Ване
Побеждать в соревнованьях!
Может молот он метать,
Бегать, прыгать, приседать,
Плавать, шпагами сражаться,
Подтянуться и отжаться,
Быстро веслами грести
И на пьедестал взойти
Выше всех, чтоб сразу дали
Кубки все и все медали!

МУЗЫКАНТ

Любит музыкант Филипка
Для людей играть на скрипке,
На рояле, на баяне,
На дуде, на барабане,
На гитаре, на трубе,
Ксилофоне и себе –
Широко разинув рот,
Громким голосом поет:
«До, ре, ми, фа, соль, ля, си!
Села кошка на такси!»
Филе хлопают в ладоши –
Ах, какой концерт хороший!

СТРОИТЕЛЬ

Для строителя привычно
Строить новый дом кирпичный.
Экскаватором Степан
Вырыл в поле котлован,
В землю вбил большие сваи,
А теперь цемент мешает,
Ровно кирпичи кладет –
Ветер щелки не найдет.
Кирпичи с земли Степану
Поднимать сподручно краном.
Вот и новый дом готов,
Запускать пора котов!

ПРОГРАММИСТ

Пантелею-программисту
Нравится печатать быстро.
Целый день сидит-молчит
И по кнопочкам стучит.

ДРЕССИРОВЩИЦА

Укротительница Надя
Носит хлыст не драки ради.
Только скажет: «Алле оп!»
Тут же слон на тумбу хлоп!
Хоботом потешно машет.
Лев на задних лапках пляшет,
Ей в его большую пасть
Голову не страшно класть.
Позабыв про сон и игры
Прыгают сквозь кольца тигры.
После представленья Надя
Всех накормит и погладит.