Содержание
Передача документов в архив при ликвидации предприятия (порядок)
В ходе ликвидации предприятия по решению собственника после прохождения проверок в налоговой и пенсионном фонде, обязательно возникает вопрос о передаче определенной документации в местный отдел архивной службы. Справка из архива о принятии документов (чаще это акт приема-передачи документов в архив) входит в перечень обязательных документов, которые подаются государственному регистратору при окончании процедуры ликвидации предприятия по решению собственника.
Итак, документы для передачи в архив формируются по делам. Для среднестатистического предприятия, которое работало с небольшим штатом обычно это 3 (три) дела с учредительными документами, кадровой, бухгалтерской документацией, отчетностью в пенсионный фонд.
Как Вы понимаете, одна из основных целей сдачи документов в архив — это необходимость получения работниками предприятия в будущем соответствующих справок для расчета пенсий. Ведомости в таких справках как раз и будут основываться на данных ранее переданных в архив документах.
Если более детально, то в число документов, которые подлежат обязательной передаче в архив при ликвидации предприятия входят следующие:
Для дела № 1:
- учредительные документы по предприятию за весь период деятельности, а именно все редакции уставов, учредительный договор (при наличии), свидетельства, протоколы общего собрания участников или решения собственника о создании предприятия, изменении состава участников, местонахождения, наименования, ликвидации предприятия и т.д.;
- кадровая документация, а именно все приказы руководства по личному составу о принятии, увольнении, переводе, поощрении, премировании, утверждении штата, предоставлении отпусков без сохранения заработной платы (кроме приказов о предоставлении очередных отпусков), предоставлении декретного отпуска, материальной помощи в конкретном размере;
Для дела № 2:
- расчетно-платежные ведомости по заработной плате (те, в которых содержатся данные о суммах начислений и удержаний из заработной платы);
- акт управления Пенсионного фонда Украины, в котором есть ведомости об отсутствии деятельности предприятия или отчеты в пенсионный фонд, или письма предприятия об отсутствии деятельности с отметкой пенсионного фонда о принятии.
Для дела № 3:
- персонификация, индивидуальная ведомость, ярлык, сведения о работодателе (до 2010 г.), таблица № 6 (после 2010 г.) по месяцам.
Каждое дело должно содержать в себе не более 250 листов (толщина 30-40 мм). Документы в делах необходимо отсортировать по годам (вверху самая ранняя дата, например 2003 г., внизу самая последняя дата, например 2013 г.). Точно также, в каждом году документы должны быть упорядочены от самой ранней даты (сверху) до самой последней даты (снизу).
Если предприятие вообще не вело деятельности с момента своего создания, то формируется только одно дело № 1 с учредительными документами и кадровой документацией по директору (приказ об увольнении с должности директора).
На упорядоченные дела оформляется титульный лист, составляется опись в 2-х экземплярах и акт приема-передачи документов в 4-х экземплярах.
Перед подачей документов в архив для окончательного оформления, необходимо составить письмо-обращение в отдел архива местного совета с просьбой принять документацию.
После принятия отделом архива оформленных надлежащим образом документов, последний, обычно в течении 14 календарных дней, выдает подписанный со своей стороны акт приема-передачи документации. Полученный акт приема-передачи документов подаем государственному регистратору в числе других документов, указанных в статье о ликвидации предприятия по решению собственника, для окончательного прекращения предприятия как юридического лица путем ликвидации.
Данная статья не претендует на исчерпывающий порядок действий по работе с архивом и основана исключительно на практическом опыте работы при проведении ликвидации среднестатистического небольшого предприятия в организационно-правовой форме общества с ограниченной ответственностью или частного предприятия в Киеве. В других населенных пунктах Украины могут быть свои особенности работы с отделом архивной службы.
Образцы документов в этой статье для скачивания:
- образец письма о передаче документов в архив при ликвидации;
- образец описи дел для передачи в архив при ликвидации;
- образец титульного листа для дела при ликвидации;
- образец приказа об увольнении директора;
- образец акта приема-передачи документов в архив при ликвидации.
Нормативно-правовые источники при работе с архивом:
- Закон Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях»;
- Приказ № 1000/5 от 18.06.2015 г. Министерства юстиции Украины «Об утверждении Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях».
В данной статье рассмотрим, как проходит передача дел в архив. Как правило, переформировываются и оформляются дела в соответствии с нормативными требованиями.
Все предприятия, проходящие через процедуру ликвидации либо банкротства, к моменту завершения сталкиваются с проблемой сдачи документов, подлежащих обязательному хранению, в государственный архив.
В данной статье рассмотрим, как проходит передача дел в архив. Как правило, переформировываются и оформляются дела в соответствии с нормативными требованиями.
Документы на хранение принимаются сформированными в дела. Документы формируются в дела по видам документов и располагаются в хронологической последовательности (по датам – более ранний документ сверху (напр. 2000 г.), последний снизу (напр. 2011г.). В каждом деле перед документами помещается чистый лист бумаги, за документами – лист-заверитель дела. Дела, передаваемые на хранение, подлежат полному оформлению.
Порядок оформления дела:
- дела подшиваются в четыре прокола нитками в чистую картонную папку с учетом возможности свободного чтения текста всех документов и дат. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются за левое поле и складываются. При подготовке дел к подшивке металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются;
- листы в деле нумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу лицевой стороны, не задевая текста документов. Лист-заверитель дела, а так же первый чистый лист не нумеруются;
- составляется лист-заверитель дела и помещается в конце дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются только количество пронумерованных листов. Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
- оформляется обложка дел согласно. На обложке дела указывается:
наименование организации (полное и сокращенное, согласно свидетельства о государственной регистрации), если были переименования —указать все.
- личные дела, передаваемые на хранение, оформляются в соответствии с «Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников», утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству от 03.2004 № 2;
- личные карточки уволенных работников (ф.Т-2) раскладываются в алфавитном порядке.
Прием дел в архив осуществляется по описям дел постоянного хранения и по личному составу. В случае небольшого количества дел (до 15 дел), передаваемых на хранение в архив, их прием может осуществляться по одной описи, в которую включаются документы как постоянного хранения, так и по личному составу. В случае передачи на хранение свыше 15 дел оформляется две описи: опись № 1 дел постоянного хранения и опись № 2 дел по личному составу
В опись включаются только имеющиеся в наличии сформированные, оформленные и прошитые (переплетенные) дела. Заголовки дел вносятся в соответствии со сроками хранения: сначала – постоянного срока хранения, затем — по личному составу. Формулировки заголовков дел, включаемых в опись, приведены в прилагаемом Перечне (образец описи Приложение 6). К описи составляется историко-архивная справка (Приложение 4) и титульный лист (Приложение 5). В историко-архивной справке отражаются в хронологической последовательности: дата создания и регистрации организации, перерегистрация, регистрация изменений и дополнений, вносимых в устав; указываются задачи и функции организации (заимствуются из устава); причина, основание и дата ликвидации (решение о ликвидации).
Опись дел постоянного хранения и по личному составу составляется в 3-х экземплярах, текст описи предоставляется только в печатной форме (на компьютере либо на печатной машинке). Каждый экземпляр описи прошивается нитками в отдельную чистую картонную папку в четыре прокола в следующей последовательности: чистый лист бумаги, историко-архивная справка, титульный лист, опись дел, лист-заверитель описи. На обложку каждого экземпляра описи дел наклеить оформленные на компьютере реквизиты обложки описи дел (Приложение 3).
Оформленные дела передаются в архив в картонных архивных коробках. Заказать архивные коробки можно в ОАО МПТК «Верас» по адресу: ул. Левкова, 9, г. Минск, т. 222-15-20, 222-15-10 и в магазине «Методическая книга» по адресу: ул. Берута, 22/1, г. Минск, телефон 252-60-88. При оформлении заказа указывать – «Архивная коробка № 7» .
В авантаже (разг. устар.) — в блестящем виде, в выгодном свете (о внешности). Она вчера была не в авантаже.
Улыбаться, как авгуры (при встрече) (книжн. истор.) — говорится о людях, сознательно вводящих других в заблуждение и узнающих друг в друге обманщиков.
На авось (делать что-н.) — без достаточной основательности, с расчетом на случайную удачу. Студент пошел экзаменоваться на авось.
Авось да небось или авось, небось да как-нибудь — поговорка о беспечности, неосмотрительности, разгильдяйстве. Время скудное и тяжелое, только тем и живется, что авось да небось. В. Даль.
Адмиральский час (шутл.) — время выпить и закусить. Затем, так как наступил уже «адмиральский час», господа чиновники отправились к помещику хлеба-соли откушать. Салтыков-Щедрин.
В адрес (спец. почтовый термин) — по адресу. Доставить корреспонденцию в адрес такого-то, в мой адрес.
По адресу кого — перен. в отношении кого. По его адресу было сделано несколько нелестных замечаний.
Не по адресу — не туда или не к тому, куда или к кому следует. Вы обратились не по адресу. Ваше замечание сделано не по адресу.
Адрес-календарь (устар.) — справочник, заключающий в себе адреса разных лиц и учреждений.
Адская машина — взрывное устройство, обычно с часовым механизмом, взрывающееся в назначенный момент. В здание комендатуры была заложена адская машина.
Ни аза (не знать, не понимать, не смыслить) — ничего. Не знать в физике ни аза.
Азартная игра — такая, в к-рой выигрыш зависит от случайности, а не от уменья игрока. Большой любитель азартных игр.
Заключительный аккорд (книжн.) — перен. заключительное действие, конец. Крах предприятия был заключительным аккордом бесхозяйственной деятельности акционеров.
В аккурат (простореч.) — в самый раз, точно. Ключ пришелся в аккурат к замку.
В аккурате (простореч.) — в порядке, как следует. Всё в аккурате.
Сделать акцент на чем (книжн.) — выделить что-н., подчеркнуть, обратить особое внимание на что-н. В лекции был сделан акцент на экономическом положении страны.
Аллах его ведает (шутл.) или одному аллаху известно — не знаю, неизвестно. Куда подевалась эта книга – одному аллаху известно.
Ну его к аллаху! (фам.) — ну его к черту!
Алчущие и жаждущие (ирон.) — ожидающие, добивающиеся чего-н. .
Альфа и омега (книжн.) — 1) начало и конец; всё полностью. Альфой и омегой всей его жизни было его собственное я. 2) сущность, основа, самое главное. Энергетика – альфа и омега экономики государства.
От альфы до омеги (книжн.) — от начала до конца. Впрочем желаю ему доброго здоровья и не завидую в надежде читать твои записки от альфы до омеги. Карамзин.
Вломиться в амбицию (разг.) — обидевшись, выразить неудовольствие. Вестовой Лаврюшка слышал, как старший офицер вломился в амбицию и пригрозил, что спишется по болезни с клипера на берег. Станюкович.
Скверный анекдот (разг.) — неприятное происшествие, неприятность. И такой скверный анекдот, что сена хоть бы клок в целом хозяйстве. Гоголь.
Антик с гвоздикой (простореч. шутл.) — прелестно, чудно (при ироническом выражении восторга, восхищения). Отведай нашей двинской семужки, будет получше вашей печорской. И сальце малороссийское — антик с гвоздикой. Мамин-Сибиряк.
Разводить антимонию или антимонии (разг. фам.) — 1) заниматься пустой болтовней, пустяками. Некогда мне с тобой антимонии разводить. Поехали! 2) соблюдать излишние условности. Это вы бросьте, — сердито сказал Тихон Петрович, — разводить антимонии. У меня устроитесь. Паустовский. 3) с кем проявлять излишнюю мягкость. Я рабочих по морде бью, а Протасов с ними антимонии разводит. Шишков
Как в аптеке (разг. шутл.) — очень точно. До чего верно, как в аптеке.
Заправлять, строить арапа (простореч. из воровского арго) — обманывать, дурачить, притворяться с целью обмана. Как истый охотник, он любил заправлять арапа.
На арапа (простореч. из воровского арго) — наудалую, обманом. Играть на арапа (без денег, не платя в случае проигрыша).
Аредовы веки жить (простореч.) — слишком долго жить. Он, проклятый, чего доброго, проживет аредовы веки.
Мерить на свой аршин — быть односторонним, истолковывая или оценивая что-н. со своей личной точки зрения. Отчего некоторые люди всех на свой аршин меряют?
Как (или будто, словно) аршин проглотил (разг.) — о вытянувшемся, держащемся неестественно прямо человеке. Высокая дама сидела прямо, будто аршин проглотила.
Не ахти как, не ахти какой (разг.) — плоховато, плоховатый. Поет не ахти как. Товар не ахти какой.
Ахти мне или нам (обл.) — горе, беда мне, нам.
Бой-баба, бой-бабы (разг.) — женщина бойкая, разбитная, решительная. Наша соседка была, что называется, бой-баба.
Баба-яга, бабы-яги, ж. — 1) мифическое существо в русских народных сказках, изображаемое в виде злой и безобразной старухи-колдуньи, едущей в ступе и заметающей след помелом. В глухом лесу в избушке жила баба-яга. 2) перен. о безобразной, злой женщине. У палисадника сидела старуха вся в черном, злая и страшная, как баба-яга.
Бабье лето — ясные теплые дни в начале осени. Стояли прозрачно-ясные дни бабьего лета.
Бабушка ворожит кому (разг.) — о том, кто по протекции получает преимущество по службе. Хорошо тому жить, кому бабушка ворожит. Пословица.
Бабушка надвое сказала (разг.) — неизвестно, будет или нет. Насчет отдыха в Греции бабушка еще надвое сказала, хотя поехать очень хочется.
Базарная баба (разг.) — крикливая, вздорная женщина. Ты ведешь себя просто как базарная баба.
Кончен бал! (разг. фам.) — вот и всё, конец. Вот вам два пистолета — и кончен бал. Салтыков-Щедрин.
Бесструнная балалайка (разг. пренебр.) — болтливый человек, пустомеля. С ним невозможно разговаривать – он словно бесструнная балалайка.
Бальзаковский возраст — возраст женщины между 30 — 40 годами . В комнату незаметно вошла женщина бальзаковского возраста.
Точить балясы (простореч.) — балясничать. Что ты сидишь-то, балясы точишь, давно пора начинать работу.
Бамбуковое положение (разг. шутл.) — неприятное, затруднительное положение. Недавно он оказался в бамбуковом положении: один в чужом городе и совершенно без денег.
Поставить баночку (простореч. фам.) — выпить водки. Хорошо после баньки баночку поставить.
Губки бантиком (разг. шутл.) — о маленьком ротике, преимущ. женском, с резко очерченной линией верхней губы. Её подруга была миниатюрной брюнеткой с губками бантиком.
Кровавая баня (ритор.) — кровопролитие, беспощадная резня. Варвары устроили во взятом городе кровавую баню.
Задать баню кому-н. (разг.) — 1) сильно разбранить кого-н. Эк какую баню задал! 2) жестоко побить, поколотить кого. Задать баню врагу.
Отставной козы барабанщик (разг. ирон.) — незначительный человек, потерявший общественное положение . Я еще не отставной козы барабанщик, я числюсь на важной государственной службе.
Согнуть в бараний рог кого (разг.) — смирить притеснениями, строгостью. Старый капитан был готов согнуть в бараний рог любого солдата.
Жить барином (разг.) — жить в довольстве, без забот. Он всегда жил барином, не думая о хлебе насущном.
Сидеть барином (разг. неодобрит.) — ничего не делать, не принимать участия в какой-н. работе. Что ты сидишь здесь барином, когда все работают?
Кисейная барышня (ирон. устар.) — жеманная, с ограниченным кругозором девушка, получившая патриархальное воспитание; перен. изнеженный, не приспособленный к жизни человек. Ты веди себя не как барышня кисейная, ты веди себя как настоящий мужчина.
Батюшки (мои)! (разг.) — восклицание изумления или испуга.
По батюшке (звать) (разг. устар.) — по отчеству. Как вас по батюшке? Моего отца по батюшке звали Васильевич.
Под башмаком (у жены) (разг.) — о муже, подчиняющемся во всем своей жене. Он женился совсем недавно, а уже под башмаком у жены.
Наряжаться бебешкой (о женщине; разг. фам. неодобрит.) — носить костюмы, похожие на детские. Она и в зрелом возрасте любила наряжаться бебешкой.
Бег на месте — 1) военное упражнение, при к-ром, не двигаясь с места, производят движения бегущего; 2) перен. об энергичной на вид, но бесплодной деятельности (ирон.). Все что вы делаете – это просто бег на месте, результата никакого.
Беда как… (разг.) — очень. Беда как надоело.
На беду чью (разг.) — к несчастью для кого-н. Повстречала парня на свою беду.
На ту беду (разг.) — к несчастью на этот раз. На ту беду лиса близехонько бежала. Крылов.
Что за беда! (разг.) — ну так что ж! стоит ли беспокоиться! Что за беда! Пусть все знают!
Сигнал бедствия (спец.) — требование помощи при крайней опасности, выраженное условными знаками. Международным сигналом бедствии является сочетание букв S.O.S. .
Не без того (разг.) — вероятно да (при уклончивом утверждении). — Были прогулы? — Не без того.
Бездонная бочка (разг. шутл.) — говорится о пьющем очень много, а также о не знающем меры в тратах. Равного ему по выпивке не встретить. Бездонная бочка.
Белены объелся (разг.) — одурел, неистовствует. Ты белены, что ли, объелся, дружочек?
Средь бела дня (разг.) — днем, когда совсем светло. Средь бела дня квартиру обчистили.
Белая кость (ирон.) — барская, дворянская порода. Полковник любил повторять, что есть люди породистые, люди белой кости.
При ликвидации юридического лица документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, продолжают храниться. Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий должны заключить с государственным или муниципальным архивом договор и передать им на хранение соответствующие документы (ч. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле»).
Сроки хранения документов определяются в соответствии с приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее – Перечень).
При этом обязанность хранить документы, установленная Министерством культуры РФ, распространяется на коммерческие организации (решение ВАС РФ от 21.02.2012 № 14589/11).
Кроме того, минимальный срок хранения бухгалтерских документов установлен также Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ), а сроки хранения документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, установлены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее – Постановление № 1137).
Так, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ст. 29 Закона № 402-ФЗ, ст. 362 Перечня).
К указанным документам, в частности, относятся документы по приходу ТМЦ, банковские выписки и кассовые отчеты.
Книга продаж и дополнительные листы книги продаж, книга покупок и дополнительные листы книги покупок, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур должны храниться не менее четырех лет (ст. 459 Перечня, Постановление № 1137).
Как правильно оформить уничтожение архивной документации фирмы?
5 декабря 2000 , Александр Шипка, Наталья Ковтун, Алексей Руденко, Наталья Черная, адвокатская компания «Бирк и Партнер»
Первичная бухгалтерская документация фирмы — отличный источник сведений для проверяющих, которые намерены доказать неправомерность действий директора фирмы. Самый простой способ закрыть этот источник — уничтожить «неудобные» документы. Как это сделать, не нарушая закон?
«&» уже рассматривал нюансы архивирования первичной документации фирмы с целью минимизации последствий «эффекта внезапности» при проведении внеплановой проверки. Однако практика показывает: нередко возникает необходимость и в уничтожении документов, касающихся деятельности фирмы.
Почему именно уничтожать? Да потому, что наиболее неудобная для руководства предприятия особенность первичной бухгалтерской документации — ее доказательная сила. Именно поэтому многие директора фирм на основании Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.1993 г. стали архивировать в юридических или аудиторских фирмах свои документы на случай планового и (тем более) внепланового «наскока» со стороны контролирующих органов. Отметим также, что данный метод позволяет защитить фирму и на случай конфликта с сотрудником, имеющим возможность снять копии или просто похитить документы, компрометирующие руководство (деятельность) фирмы.
Однако со временем оказывается, что бухгалтерских документов заархивировано слишком много (за архивное хранение нужно платить, и это для некоторых фирм может оказаться довольно весомой статьей расходов). К тому же значительную их часть необходимо просто уничтожить на случай «комплексного» и пристрастного подхода контролеров к проверке деятельности предприятия, скажем, за пяти-шестилетний период ее существования. И в этой ситуации документы оказывается целесообразнее уничтожить, нежели продолжать хранить в архиве.
Правила уничтожения
Основным нормативным документом, определяющим сроки хранения документов при отборе их для размещения в Национальном архивном фонде и для уничтожения является «Перечень типовых документов, создаваемых в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов» (утв. приказом Главного архивного управления при КМУ №41 от 20.07.98 г.). Предусмотренная в нем процедура уничтожения бухгалтерских документов сводится к следующему:
1. Бухгалтерская документация уничтожается минимум после 3-х лет хранения (с 01.01.2001 г. можно уничтожать документы, датированные 1997 годом включительно).
2. Бухгалтерские документы можно уничтожать только после завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства.
3. Акт на уничтожение документов временного хранения (заверяется печатью Государственного архива) считается действительным только после согласования сроков хранения документов и правильности их отбора с экспертно-проверочной комиссией Государственного архива.
4. Отобранные к уничтожению документы передаются в организации по заготовке вторичного сырья. Передача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. Впрочем, назначенные к ликвидации документы также могут быть уничтожены путем «сжигания или пропускания через бумагорезальную машину». При этом условия уничтожения должны быть отражены в акте и заверены подписями лиц, которые производили уничтожение.
Необходимо отметить, что Перечень запрещает уничтожение документов, если не завершены все споры и финансовые разногласия между организациями, а также при возбуждении следственных и судебных дел.
Технология уничтожения
Если ликвидацию документов одобряет Госархив, то отбирает документы для такого уничтожения экспертная комиссия предприятия, состоящая из четырех человек во главе с главбухом или замдиректора фирмы (обязательность создания «ликвидационного» подразделения на предприятии, которое намерено организовать уничтожение «лишней» документации, предусмотрена в приказе Главархива №9 от 13.03.1996 г.). Отметим сразу: комиссия не может назначить к ликвидации любой документ по своему разумения. Так, в соответствии с Типовым положением, утвержденным приказом Главархива №9, экспертная комиссия предприятия обязана учитывать следующие моменты.
Во-первых, уничтожению не подлежат дела постоянного хранения. Иными словами — основная документация фирмы (положения, уставы, сводные планы, отчеты, доклады, обзоры). Во-вторых существуют т. н. документы долговременного хранения (10 лет) и дела по личному составу фирмы (приказы по предприятию, личные карточки, книги учета личного состава, ведомости начисления заработной платы). Таким образом, уничтожать можно лишь документы временного хранения, определенные к уничтожению решением соответствующей комиссии. К таковым относятся, как правило, бухгалтерская документация — Главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости, кассовые книги, первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и являющиеся основанием для бухгалтерских и налоговых записей.