Должность секретарь делопроизводитель

Скачать образец должностной инструкции делопроизводителя

Кто такой делопроизводитель

Делопроизводитель — это эксперт по обработке любых документов. Количество бумаг, корреспонденции, документов растет, поэтому нужен работник, который готов заниматься движением бумаг от прихода до архивации. Отвечая на вопрос, какие должностные обязанности делопроизводителя в организации, обозначим, что зачастую это не только ведение документооборота, но и задачи офис-менеджера или секретаря-референта. В крупных организациях на этих должностях работают разные специалисты.

Должностная инструкция

В должностной инструкции излагается то, что входит в обязанности делопроизводителя в организации. Она утверждается на основании Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 02.08.2019) и Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37. В справочнике изложены требования:

  • какие обязанности у делопроизводителя;
  • к знаниям, которыми необходимо обладать делопроизводителю;
  • к квалификации.

Должностная инструкция разрабатывается для каждой профессии самостоятельно работодателем с учетом специфики производства и состоит из пяти разделов:

  1. Общие положения.
  2. Функции.
  3. Обязанности специалиста по делопроизводству.
  4. Права.
  5. Ответственность.

Общие положения

К квалификации делопроизводителя требования на уровне закона не установлены. Обычно на эту работу берут людей со средним или высшим образованием, желательно со специализацией экономиста, архивариуса или документоведа. От специалиста требуется уметь работать на компьютере в основных офисных программах и на оргтехнике, иметь опыт работы не менее одного года, желательно знание иностранного языка и делового этикета.

Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору и назначается на должность его приказом. Наличие определенных личных качеств входит в должностные обязанности по делопроизводству:

  • коммуникабельность;
  • ответственность;
  • грамотность;
  • терпеливость;
  • усидчивость;
  • внимательность;
  • самоорганизация.

Функции

Функциональные обязанности делопроизводителя на предприятии регламентируются профстандартом, утвержденным Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 06.05.2015 № 276н. Стандарт необходим для четкого понимания требований к профессии, чтобы не возникало конфликтных ситуаций по поводу завышенных требований к работнику:

  • организационное и документационное обеспечение деятельности организации;
  • организационное, документационное и информационное обеспечение функционирования руководителя организации;
  • организация работы с документами и текущего хранения документов;
  • составление и оформление управленческой документации;
  • организация обработки дел для последующего хранения;
  • организация работы и хранения документов в приемной руководителя.

Обязанности

Чтобы понять, кто такой делопроизводитель и какие у него обязанности на работе, необходимо обратиться к должностной инструкции. Каждый работодатель имеет возможность самостоятельно разрабатывать должностные инструкции для работника, которые зависят от величины компании и от специфики производства. В маленьких фирмах, которые не имеют возможности позволить себе большой штат работников, делопроизводитель совмещает несколько должностей одновременно:

  • офис-менеджер;
  • секретарь-референт;
  • секретарь-делопроизводитель;
  • помощник руководителя.

Например, что входит в обязанности секретаря-делопроизводителя:

  • встречать и провожать посетителей;
  • отвечать на звонки;
  • обеспечивать канцелярией и вести учет расходов на нужды офиса;
  • организовывать кофе-паузы, обеды сотрудников и руководителей;
  • организовывать переговоры, совещания и конференции.

В крупных фирмах должность делопроизводителя подразумевает отдельную штатную единицу, но там объем и поток документооборота значительно выше. Что входит в обязанности делопроизводства, можно посмотреть на примере ГОСТ Р 7.0.97-2016:

  • создание, получение, проектирование документа на начальном этапе;
  • документооборот, что означает начало движения документа по инстанциям, его учет, регистрация и формирование;
  • архивация, что подразумевает организацию хранения и ведение архива.

Права

Права — это то, что есть у работника, чтобы выполнять непосредственные обязанности. Общие должностные обязанности делопроизводителя предусматривают права:

  • вносить вышестоящему начальству предложения по оптимизации труда и улучшению условий работы;
  • получать полную информацию об условиях труда и требовать выполнения всех договоренностей и прав;
  • ставить подпись на документах в рамках своей компетенции;
  • принимать решения в рамках своей компетенции;
  • требовать от руководства способствования и помощи в исполнении обязанностей.

Ответственность

Должностные обязанности в делопроизводстве подразумевают, что работник несет дисциплинарную, административную и иногда уголовную ответственность:

  • за превышение своих полномочий;
  • причинение убытков предприятию, порчу имущества и причинение вреда — на основании действующего законодательства;
  • нарушение правил техники безопасности и трудовой дисциплины;
  • разглашение коммерческой тайны;
  • ненадлежащее исполнение рабочих функций в порядке, установленном действующим трудовым законодательством.

Организационно-техническое обеспечение

Cтраница 1

Организационно-техническое обеспечение включает средства организационной и вычислительной техники, отвечающие тргбованиям совместимости устройств ввода-вывода информации. Технические средства должны обладать мощностью, достаточной для эффективного и надежного автоматизированного ведения классификаторов.  

Организационно-техническое обеспечение деятельности ЦКР осуществляет Минэнерго России.  

Организационно-техническое обеспечение деятельности Комиссии осуществляют федеральные органы исполнительной власти, руководители которых являются сопредседателями Комиссии.  

Организационно-техническое обеспечение деятельности коллегии осуществляется аппаратом ФКЦБ России.  

Правовое и организационно-техническое обеспечение деятельности Уполномоченного возлагается на его аппарат.  

Информационно-аналитическое и организационно-техническое обеспечение деятельности Комиссии осуществляется федеральным органом исполнительной власти, на который возложено осуществление прав и обязательств Российской Федерации по соглашениям о разделе продукции в отношении участков недр и месторождений всех видов минерального сырья.  

Осуществляет организационно-техническое обеспечение заседаний Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам и оформление принимаемых решений ее рабочих групп.  

Для четкого организационно-технического обеспечения развития бригадного метода организации труда требуется перестройка многих звеньев управления не только внутри предприятий и объединений, но нередко и трудовых коллективов, выходящих за их пределы. При разработке проектов новых предприятий, планов реконструкции и строительства производственных объектов, внедрении новых технологических процессов необходимо полнее учитывать перспективы и особенности бригадной организации труда, для которой характерна не совокупность изолированных индивидуальных рабочих мест, а создание коллективного, хорошо спланированного рабочего места.  

Критерием совершенствования организационно-технического обеспечения функционирования РЭП безусловно должен являться комплекс технико-экономических показателей эффективности действующей системы ТОиР ТС. Поэтому уровень принимаемых организационно-технических решений во многом зависит от точности определения данных показателей.  

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, ( телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.  

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.  

Дается информация об организационно-техническом обеспечении сбора и анализа данных о надежности и безопасности подземных газопроводов, газового оборудования, технологических процессов ( на ГНС, ГНГ, КБ, АГЗС), случаях аварий, учете этих данных в разработках и экспертизах.  

Создание бригад предполагает наряду с организационно-техническим обеспечением решение комплекса социально-экономических и воспитательных задач. Основными среди них являются: определение ( с учетом содержания и характера производственного процесса) объема и сложности работ, оптимального состава бригад; формирование на основе принципа добровольности персонального их состава; выборы совета бригады ( и бригадира); организация в бригаде партийной, профсоюзной, комсомольской групп ( направление в бригады, где нет членов КПСС, партийных организаторов); определение советом бригады и утверждение на собрании бригады коэффициента трудового участия каждого рабочего, необходимого для распределения заработной платы; регулярное информирование членов бригады о ходе выполнения заданий; организация обучения бригадиров основам трудового законодательства, экономики и управления, воспитательной работы в коллективе; организация обучения членов бригады вторым и смежным профессиям и специальностям с целью их широкого совмещения; организация воспитательной работы в бригаде, разъяснение основ и преимуществ коллективных форм организации и оплаты труда, перестройка психологии рабочих, считающих, что индивидуальная сдельщина по-прежнему должна сохраняться.  

Для успешного выполнения перечисленных работ предусмотрено организационно-техническое обеспечение.  

Общий отдел администрации образован с целью оперативного организационно-технического обеспечения аппарата главы администрации, его заместителей, управлений и отделов, ведения делопроизводства всех видов управленческих документов.  

В нашем обществе распространено предвзятое мнение о должности секретаря руководителя. Принято считать, что секретари не сильно утруждают себя работой.

Но времена меняются, и с приходом века поголовной автоматизации, а также внедрением систем электронного документооборота, повышаются требования и к должности секретаря.

Должность секретаря руководителя подразумевает, что, кроме профессиональных у претендента на должность, учитываются личные качества и внешние данные. Поэтому конкурс на эту должность порой даже выше, чем на более высокие

Требования к должности секретаря руководителя

Личные качества и внешние данные:>

Коммуникабельность, гибкость, грамотная и четкая речь, быстрота реакции, приятная внешность, соблюдение дресс-кода, умение молчать.

Профессиональные требования:

  • высшее образование;
  • опыт работы с документами;
  • знание компьютерных программ;
  • знание русского языка;
  • знание основ делопроизводства.

Секретарь сейчас действительно является правой рукой руководителя. Он должен знать все, что происходит в компании, уметь быстро найти любой документ и нужного человека.

В ежедневные обязанности секретаря входит:

  • организаций совещаний;
  • ведение и оформление протоколов совещаний;
  • планирование дня руководителя;
  • ведение телефонных переговоров;
  • распределение документов и проверка правильности их оформления;
  • ведение журналов регистрации документов;
  • организация командировок руководителя;
  • организация личного приема руководителя.

Нередко секретарю приходится совмещать работу в службе делопроизводства или в отделе кадров.

Где получить знания?

Базовые знания, которые нужны для грамотного оформления и составления документов, можно почерпнуть, изучив .

Освоить работу в системе электронного документооборота можно на курсах или с помощью пошагового руководства в наших статьях .

Все нормативные документы по делопроизводству, которые могут понадобится секретарю вы найдете во вкладке НОРМАТИВКА. Самые необходимые примеры документов вы найдете во вкладке ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ. Это будет для вас хорошей основой на протяжении всей трудовой деятельности и не только в должности секретаря.

Должность секретаря — это возможность отличного старта для карьеры и налаживания контактов с людьми самого разного уровня. Поэтому, главный совет секретарям: не боитесь мнения окружающих, стресса и «трудного» начальника. Подходите к своим обязанностям ответственно, развивайтесь и и вас заметят!

Требуется секретарь, требуется офис/менеджер — ЭТО человек-комбайн…

В любом офисе есть свой универсальный «солдат» — секретарь, который может «параллельно» выполнять роль офис-менеджера, личного помощника, кадровика, архивариуса и помощника бухгалтера.

МЕСТО РАБОТЫ Любые коммерческие и государственные организации.

КАРЬЕРНЫЕ СЦЕНАРИИ

  • Секретарь (секретарь на ресепшен) — офис-менеджер — административный директор
  • Секретарь — помощник руководителя
  • Секретарь — офис-менеджер — менеджер по подбору по персонала

БАЗОВЫЙ ФУНКЦИОНАЛ

В то время пока все работники компании решают внешние задачи, секретарь занимается внутренней административной деятельностью. Стандартный функционал секретаря — это прием звонков и посетителей, оформление и составление документов. Нередко секретарь выполняет обязанности и офис-менеджера или помощника руководителя — обеспечение расходными материалами, планирование дня руководителя, бронирование гостиниц и заказ авиабилетов.

СПЕЦИАЛИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРЯ

В зависимости от профессиональных навыков и цели компании секретарское дело разделяют на следующие базовые специализации:

  • секретарь-референт (личный помощник руководителя)
  • секретарь-переводчик
  • секретарь на ресепшен (первичный прием звонков и посетителей офиса)
  • секретарь-диспетчер (специалист по приему и переадресации звонков)

КЛЮЧЕВЫЕ КОМПЕТЕНЦИИ

Ключевыми компетенциями секретаря являются знание стандартных офисных процессов и документооборота, а также уверенные навыки пользования компьютером и офисными программами (MS Word, MS Excel, MS Outlook).
Совершенно точно секретарская работа не подойдет мизантропам. Ведь ядро этой профессии — способность наладить эффективные бизнес-процессы и коммуникации между руководителями и исполнителями. Поэтому коммуникабельность, ответственность, организованность, тактичность и терпимость — все это необходимые личные качества секретаря.

ОСОБЫЙ ПУНКТ

Важнейшим фактором успеха кандидата на вакансию секретаря является — презентабельная внешность и молодость. Даже в западных компаниях, славящихся своей политкорректностью, девушки проходят абсолютно неполиткорректный «фейс-контроль» и возрастной отсев.

ОБРАЗОВАНИЕ СЕКРЕТАРЯ

В небольшую коммерческую фирму могут взять претенденток без образования или студенток последних курсов. Но лучшие вакансии достаются, как правило, выпускницам гуманитарных и лингвистических вузов. Не составит труда найти работу секретаря обладательницам диплома о среднем специальном образовании по специальности «делопроизводство» или «секретарь-машинист».

ТОЧКИ ВХОДА

Секретарское дело может стать первой работой, которая положит начало успешной карьере. Не стоит рассчитывать на большие деньги: главное — опыт, репутация и дополнительное образование, которое секретарь может получать параллельно, чтобы перейти на другую должность.

С другой стороны опытный секретарь со знанием иностранных языков и навыками деловых переговоров всегда в цене. Причем, в большой цене. Именно такой специалист становится «правой рукой» топ-менеджера и может претендовать на высокую зарплату.

ЗАЧЕМ ТРЕБУЕТСЯ СЕКРЕТАРЬ?

  • Организации требуется секретарь для осуществления работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
  • Организации требуется секретарь для работы с корреспонденцией, передачи ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
  • Организации требуется секретарь для ведения делопроизводства, выполнения различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
  • Организации требуется секретарь для приема документов и личных заявлений на подпись руководителя предприятия.
  • Организации требуется секретарь для подготовки документов и материалов, необходимых для работы руководителя.
  • Организации требуется секретарь для контроля за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверки правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечения качественного их редактирования.
  • Организации требуется секретарь для организации проведения телефонных переговоров руководителя, фиксации в его отсутствие полученной информации и доведения до его сведения ее содержания, передачи и приема информации по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограмм, своевременно доведения до его сведения информации, полученной по каналам связи.
  • Организации требуется секретарь для составления писем, запросов, других документов, подготовки ответов авторам писем.
  • Организации требуется секретарь для по подготовки заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
  • Организации требуется Секретарь для осуществления контроля за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Секретарь ведет контрольно-регистрационную картотеку.
  • Организации требуется Секретарь для обеспечения рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
  • Организации требуется секретарь для подготовки по указанию руководителя служебных материалов, необходимых для его работы или ввода текущей информации в банк данных.
  • Организации требуется секретарь для организации приема посетителей, оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
  • Организации требуется секретарь для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечения их сохранности и работы с архивом, а также копирования и рассылки документов.

РЕЗЮМЕ И СОБЕСЕДОВАНИЕ

Главная задача секретаря на собеседовании — понравиться будущему руководителю. Кто-то ищет «железную леди», кто-то «божьего одуванчика»… Эмоциональное и ментальное сходство секретаря и будущего шефа — это решающее условие успеха на собеседовании. Поэтому, советуем поинтересоваться у рекрутера об образе идеального кандидата, который представляет себе будущий руководитель.

На самом собеседовании, проверить на профпригодность секретарей достаточно трудно. Рассказ об опыте, рекомендации и общее впечатление — это все, что удается выяснить. Но иногда работодатели могут задавать пространные вопросы или вопросы невпопад, проверяя быстроту реакции, логическое мышление, словарный запас и находчивость кандидатов.

ДЕНЬГИ И БОНУСЫ

В Москве секретарь в среднем получает $ 700-1000. Опыт работы с большим функционалом, хорошее образованием и знание иностранных языков может оцениваться, как работа хорошего специалиста от $ 1500.

Статистика рынка труда, показывает- что в среднем в месяц размещено порядка 500 вакансий секретарей / офис-менеджеров. По количеству запросов — эти позиции находятся на 2 месте, после Менеджеров по продажам.

Ознакомиться с уровнем средней заработной платы по данной специальности можно .

В ходе оформления нового сотрудника на работу, Вам потребуется Должностная инструкция.

Возьмите за основу наш образец должностной инструкции секретаря и адаптируйте ее под свою компанию.

Должностная инструкция СЕКРЕТАРЬ

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

I. Общие положения

1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора фирмы.

4. Секретарь должен знать:

4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия.

4.2. Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства.

4.3. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.

4.4. Организацию делопроизводства.

4.5. Методы оформления и обработки документов.

4.6. Архивное дело.

4.7. Машинопись.

4.8. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.

4.9. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

4.10. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.

4.11. Основы этики и эстетики.

4.12. Правила делового общения.

4.13. Правила эксплуатации вычислительной техники.

4.14. Основы административного права и законодательства о труде.

4.15. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.16. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. Секретарь подчиняется непосредственно ______________________________________________________________ (руководителю фирмы, структурного подразделения)

6. На время отсутствия секретаря руководителя (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Секретарь:

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное их редактирование.

7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

16. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Секретарь имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Руководитель структурного подразделения
(подпись)

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела
(подпись)

С инструкцией ознакомлен:
(подпись)

Приглашаем Вас к Сотрудничеству! С уважением, Кадровое Агентство г. Москва КАДРОВЫЙ РЕЗЕРВ

Ольга Куликова

Сейчас сложно представить, что еще не так давно, каких-то 25 лет назад, только у избранных соотечественников была возможность выехать за границу: советское государство старалось отгородить своих граждан от «звериного оскала капитализма» железным занавесом. Но, как говорил древнегреческий философ Гераклит Эфесский, «все течет, все меняется». В настоящее время мы вольны ехать куда заходим и когда захотим. Ограничивающими факторами в желании путешествовать по миру и работать за пределами своей Родины для большинства из нас могут стать лишь визовый отдел страны въезда, не посчитавший нужным выдать визу, да собственные финансы. Тем не менее, абстрагируясь от вопросов выезда и пребывания в чужом государстве, давайте посмотрим, какие требования предъявляют работодатели к секретарским работникам в разных странах.

Российская Федерация

Российский рынок вакансий для секретарей насыщен самыми разнообразными предложениями: от довольно серьезных, предполагающих солидную заработную плату и карьерный рост, до нарушающих ст. 171-1 Уголовного кодекса Республики Беларусь (и это нужно учитывать, если вы не хотите попасть в неприятную историю). Официальным документом, в котором изложены квалификационные требования к секретарским работникам и их должностные обязанности, в Российской Федерации является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37. В частности в нем приведены требования к таким специалистам как:

· секретарь-машинистка;

· секретарь незрячего специалиста;

· секретарь руководителя;

· секретарь-стенографистка.

Если сравнивать должностные обязанности, предписываемые секретарю руководителя белорусскими нормативными правовыми актами, с теми, которые изложены в российском Квалификационном справочнике, становится очевидным, что они практически идентичны: организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя, контроль исполнения поручений руководителя, организация приема посетителей и т.д. Но есть некоторые отличия в части квалификационных требований. Если белорусский ЕКСД устанавливает, что секретарем приемной руководителя (официальное наименование должности по классификатору) может работать лицо, получившее высшее или среднее специальное образование, без предъявления к стажу работы, то российский Квалификационный справочник предъявляет следующие требования к секретарю руководителя (официальное наименование должности по справочнику): высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Не будем забывать и о пункте «должен знать», где очерчен круг вопросов, в которых секретарь обязан хорошо ориентироваться. Этот пункт включает познания в области основ административного права и законодательства о труде Российской Федерации; законодательства, касающегося архивного дела и делопроизводства; организации делопроизводства; правил оформления и составления документов; архивного дела и т.д.

Учитывая, что Квалификационный справочник дает общие формулировки должностных обязанностей секретаря, в российских компаниях широкое распространение получили внутрифирменные профессиональные стандарты — требования к профессиональным качествам, предъявляемые к сотрудникам конкретной организации.

В 1997 году совместным постановлением Минтруда РФ и Госстандарта РФ от 29.04.1997 № 21/9 «О развитии системы сертификации персонала в Российской Федерации» было принято решение о создании системы сертификации, в рамках которой учрежден ряд организаций, осуществляющих сертификацию качества секретарей. Например, при проведении сертификации по методике академика Б.А. Минина секретарь руководителя должен показать знания и умения по следующим разделам:

· организация делопроизводства: технология создания, обработки, передачи и хранения документов;

· навыки работы с MS Word, Excel;

· навыки работы с оргтехникой: телефон, факс, ксерокс, сканер, мини-АТС;

· русский язык;

· ведение телефонных и деловых переговоров, техника общения;

· умение поддерживать профессиональный имидж: профессиональная этика, деловой имидж, деловой этикет, психологические особенности;

· уровень обучаемости;

· правила техники безопасности, приемы оказания первой медицинской помощи.

Одним из наиболее влиятельных профессиональных объединений в Российской Федерации является Национальная ассоциация офисных специалистов и административных работников, которая в сентябре 2013 г. подписала соглашение с Европейской ассоциацией офисных и административных работников и была признана национальной группой Европейской ассоциации.

Материал опубликован частично.
Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

Оставьте комментарий