Должностная инструкция специалиста канцелярии

Вы можете скачать должностную инструкцию заведующего канцелярией бесплатно. Должностные обязанности заведующего канцелярией

Утверждаю

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИЕЙ

——————————————————————-

(наименование учреждения)

00.00.201_г. №00

1. Общие положения

1.2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо со средним профессиональным образованием (требований к стажу работы нет) или начальным профессиональным образованием и стажем работы по профилю не менее _________ лет.

1.3. Заведующий канцелярией находится в подчинении ____________________________

иного должностного лица)

1.4. В период отсутствия заведующего канцелярией (командировка, болезнь, отпуск и пр.) его обязанности возлагаются на его заместителя или другое лицо, назначенное руководителем предприятия, приобретающее соответствующие права и несущего ответственность за должное выполнение возложенных на него обязательств.

1.5. Заведующий канцелярией принимается на должность и освобождается от нее по приказу директора предприятия.

1.6. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:

— положением о канцелярии предприятия;

— инструкцией по работе архива и делопроизводству;

— данной должностной инструкцией.

1.7. Заведующий канцелярией обязан знать:

— государственную систему делопроизводства;

— распоряжения, постановления, приказы и прочие нормативные и руководящие документы вышестоящих органов, которые касаются организации делопроизводства;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— организацию делопроизводства на предприятии;

— схемы документооборота;

— структуру предприятия;

— порядок составления описей дел постоянного и временного хранения, номенклатуры дел и установленной отчетности;

— основы организации производства, экономики, управления и труда;

— оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;

— трудовое законодательство;

— порядок и сроки сдачи дел в архив на хранение;

— системы организации контроля исполнения документов;

— правила трудового распорядка на предприятии;

— правила противопожарной защиты и производственной санитарии;

— нормы и правила охраны труда и техники безопасности.

1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками

канцелярии.

2. Должностные обязанности

Заведующий канцелярией обязан:

2.1. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку к месту назначения.

2.2. Организовывать работу канцелярии.

2.3. Осуществлять контроль сроков выполнения документов и их правильным оформлением.

2.4. Разрабатывать инструкции, касающиеся ведения делопроизводства на предприятии и организовывать их внедрение.

2.5. Организовывать работу по учету, регистрации, хранению и передаче в структурные подразделения документации текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, касающихся формирования дел и их сдачи на хранение в архив.

2.6. Принимать меры по обеспечению работников службы делопроизводства нужными справочными и инструктивными материалами, оборудованием, инвентарем, оргтехникой и техническими средствами управленческого труда.

2.7. Обеспечивать подготовку справок о соблюдении сроков выполнения документов.

2.8. Обеспечивать размножение и печатание служебных документов.

2.9. Руководить делопроизводством в подразделениях предприятия, следить за правильным формированием, своевременной сдачей дел в архив и их хранением.

2.10. Принимать участие в подготовке созываемых руководством совещаний.

2.11. Обеспечивать установленный режим доступа к документам и использования и информации, которая в них содержится.

2.12.Организовывать техническое обслуживание совещаний, оформление командировочных документов, регистрацию работников, которые прибывают в командировку на предприятие.

2.13. Участвовать в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документацией, усовершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий.

2.14. Проводить работу по защите информации, которая составляет государственную, служебную и коммерческую тайну.

2.15. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий, направленных на улучшение работы канцелярии.

3. Права

Заведующий канцелярией вправе:

3.1. Вносить на рассмотрение руководителей структурных подразделений предприятия и директора собственные предложения, направленные на улучшение деятельности отдела, методов и форм работы с документацией.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и других работников предприятия должного выполнения установленных правил работы с документами на предприятии.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения определенных правил.

3.4. Визировать и подписывать документы, которые связаны с деятельностью канцелярии.

3.5. Проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

3.6. Давать распоряжения, обязательные для выполнения работниками канцелярии.

3.7. Требовать своевременного и качественного выполнения своих указаний.

3.8. Вносить на рассмотрение директора предприятия собственные предложения о поощрении лучших работников отдела, о наложении взысканий на нарушителей трудовой и производственной дисциплины.

3.9. Сотрудничать:

— с руководителями всех структурных подразделений предприятия — по

вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки

исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых

документов;

— с хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения бланками документов, средствами оргтехники, канцтоварами и пр.;

— с юридическим отделом — по правовым вопросам, связанными с подготовкой документации;

— с отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и

перемещения работников отдела.

4. Ответственность

Заведующий канцелярией ответственен:

4.1. За невыполнение или недолжное выполнение своих должностных

обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией в определенных трудовым законодательством РФ рамках.

4.2. За правовые нарушения, которые совершены в процессе осуществления своей деятельности в определенных уголовным, административным и гражданским законодательством РФ рамках.

4.3. За причинение материального вреда предприятию в определенных трудовым, гражданским и административным законодательством РФ рамках.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

Управление службой делопроизводства и контроля организации (канцелярия, архив, контроль, экспедиция), оптимизация ее работы. Распределение работы между сотрудниками, контроль. Доработка техзадания для системы электронного документооборота на платформе Documentum, разработка внутренних нормативных документов по делопроизводству, ведение БД. Ведение методической работы с исполнителями. Разработка инструкций, регламентов по ведению делопроизводства и их внедрение; разработка и внедрение процедуры согласования и утверждения документов; контроль прохождения документов, организация и контроль доставки документов. Составление номенклатуры дел и регламентов в соответствии с требованиями и в сотрудничестве с Федеральной архивной службой, утверждение номенклатуры в ГА РФ. Разработка технических документов для создания информационных систем электронного документооборота, выстраивание архитектуры систем документооборота, проведение тестирования и ввода в эксплуатацию информационных систем, разработка планов обучения и учебных программ по внедряемым нормативным документам, организация обучения сотрудников. Методическое управление. Составление техзаданий и подготовка документов для тендеров и котировок (госзакупки) по направлениям деятельности отдела. Согласование и заключение договоров по направлениям деятельности отдела. Реализация плана по переходу на безбумажный документооборот. Анализ состояния документооборота и бизнес-процессов управления организацией. Поиск и отладка оптимальных схем прохождения документов и выполнения поручений руководства. Оперативное внесение изменений в систему прохождения документов и поручений согласно штатному расписанию и фактическому распределению обязанностей и разделению полномочий. Предварительное рассмотрение документов, поступающих в адрес организации. Подготовка проектов резолюций по документам, поступающим на имя руководства, проверка правильности подготовки исходящих документов. Организация работы с обращениями граждан.

Описание профессии делопроизводитель

Делопроизводитель – это специалист, ответственный за ведение документооборота организации, заключающегося в регистрации, учете и хранении входящей и исходящей корреспонденции, а также иной внутренней документации. В небольших организациях должности делопроизводителя и секретаря, как правило, совмещены в одном лице.В своей работе делопроизводители используют технические устройства организационной техники: телефон, факс, копировальный аппарат, принтер, сканер и конечно=же компьютер.

Другие названия профессии по специальности делопроизводитель

В коммерческой среде: секретарь – делопроизводитель, секретарь офиса, офис – менеджер, помощник руководителя, специалист по документационному обеспечению управления, архивариус.
Где чаще всего востребованы делопроизводители

Это, государственные и негосударственные учреждения, деятельность которых предполагает работу с документами, архивы, справочные службы, министерства, больницы, школы, офисы коммерческих структур.

Где можно пройти курсы по делопроизводству

Курсы секретарей с трудоустройством в Москве. Обучение делопроизводству на компьютере и этике делового общения в Учебном центре ГЦДПО

• Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения;
• В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных;
• Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;
• Отправляет исполненную документацию по адресатам;
• Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива;
• Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
• Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив;
• Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

Требования работодателей для специалиста-делопроизводителя

Делопроизводитель должен знать

• нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению;
• делопроизводства на предприятии;
• основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
• структуру предприятия и его подразделений;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
• основы организации труда; знание 1С Документооборот;
• правила эксплуатации вычислительной техники;
• основы законодательства о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации делопроизводителя

По ЕКС и профессиональным стандартам: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы; Высшее профессиональное образование; Среднее специальное образование.

Дополнительные преимущества делопроизводителя при приеме на работу

• знание английского языка на разговорном или свободном уровне;
• знание делопроизводства;
• навыки работы – 1С Документооборот.

Направления повышения квалификации и профессиональной переподготовки

Программы повышения квалификации:

• делопроизводство на компьютере;
• 1С: зарплата и управление персоналом;
• секретарь – делопроизводитель, Microsoft Excel (базовый и продвинутый уровни).

Оплата труда

• Уровень средней заработной платы по России составляет 15000 – 25000 руб;
• В Москве: 30000—40000 руб;
• В Санкт-Петербурге: 23000—31000 руб.

Перспективы роста

Повышение квалификации на специальных курсах поможет подняться вверх по служебной лестнице. Можно подняться вверх по служебной лестнице и занять должность руководителя канцелярии или отдела.
Комментарии к должности делопроизводителя.

Приведенные выше квалификационные характеристики должности «Делопроизводитель»: должностные обязанности; требования к квалификации; должен знать, составлены на основании Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), 2017.

На основе этих характеристик разрабатывается должностная инструкция делопроизводителя, содержащая права и ответственность работника, а также конкретный перечень его должностных обязанностей с учетом особенностей организации и управления деятельностью предприятия (учреждения).

I. Общие положения
1.1. Заведующий канцелярией отвечает:
1.1.1. За работу канцелярии, своевременное и качественное выполнение им задач по предназначению.
1.1.2. За исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников канцелярии.
1.1.3. За сохранность документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.
1.1.4. За обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях канцелярии.
1.2. Квалификационные требования: среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
1.3. В практической деятельности должен руководствоваться:
1.3.1. Инструкцией по документационному обеспечению управления предприятием (инв. N …).
1.3.2. Положением о канцелярии (инв. N …).
1.3.3. Правилами внутреннего трудового распорядка (инв. N …).
1.3.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты (инв. NN …, …, …).
1.3.5. Настоящей должностной инструкцией.
1.4. Должен знать:
1.4.1. Нормативно-правовые акты, другие документы и материалы по вопросам деятельности канцелярии.
1.4.2. Организацию делопроизводства.
1.4.3. Организационную структуру предприятия.
1.4.4. Схему организационного взаимодействия канцелярии со структурными подразделениями предприятия.
1.4.5. Отраслевые стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).
1.4.6. Основы научной организации труда делопроизводства.
1.4.7. Основы трудового законодательства РФ (в части касающейся).
1.4.8. Правила эксплуатации технических средств автоматизации и механизации делопроизводства.
II. Общие должностные обязанности
2.1. Заведующий канцелярией обязан:
2.1.1. Возглавлять работу канцелярии и эффективно руководить ею.
2.1.2. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение канцелярией возлагаемых на нее повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком работы.
2.1.3. Руководить разработкой и ведением служебной документации.
2.1.4. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств канцелярии в интересах выполнения задач по предназначению.
2.1.5. Обеспечивать надежную защиту документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну.
2.1.6. Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации.
2.1.7. Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности.
2.1.8. Использовать по отношению к подчиненным предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).
III. Специальные должностные обязанности
3.1. Заведующий канцелярией обязан:
3.1.1. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
3.1.2. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
3.1.3. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
3.1.4. Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и организовывать их внедрение.
3.1.5. Принимать меры по обеспечению работников канцелярии необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
3.1.6. Осуществлять методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
3.1.7. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.
3.1.8. Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний, организовывать их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.
3.2. Заведующий канцелярией должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять соответствующим должностным лицам отчетную и иную служебную документацию.
3.3. Регламент рабочего времени заведующего канцелярией соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется «Правилами внутреннего трудового распорядка» предприятия.
В случае служебной необходимости заведующий канцелярией может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
IV. Права работника
4.1. Заведующий канцелярией имеет право:
4.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности канцелярии — по всем вопросам, относящимся к его компетенции.
4.1.2. Представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по поощрению (привлечению к ответственности) работников канцелярии — в тех случаях, когда собственных полномочий недостаточно.
4.1.3. Готовить и представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по совершенствованию работы канцелярии (ее дополнительному финансированию, материально-техническому обеспечению и т.п.).
4.1.4. Участвовать в работе коллегиальных органов управления при рассмотрении вопросов, касающихся работы канцелярии.
V. Ответственность. Порядок оценки труда работника
5.1. Заведующий канцелярией несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:
5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы канцелярии.
5.1.2. Невыполнение служебных указаний начальника службы ДОУ.
5.1.3. Несохранение государственной и служебной тайны.
5.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
5.2. Основным критерием оценки труда заведующего канцелярией является полнота, своевременность и качество исполнения ею должностных обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.
Оценку труда заведующего канцелярией уполномочен осуществлять начальник службы ДОУ. Полномочия начальника службы ДОУ по применению мер поощрения и взыскания в отношении заведующего канцелярией определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия (инв. NN …, …).

Другие инструкции в разделе:
— Должностная инструкция пекаря хлебобулочных изделий;
— Должностная инструкция начальника отдела вычислительной техники;
— Должностная инструкция экономиста.