Должностная инструкция специалиста по кадрам

Что включает должностная инструкция ведущего специалиста отдела кадров

Должностная инструкция «Ведущий специалист отдела кадров» включает следует разделы:

  • общие положения;
  • функции;
  • должностные обязанности;
  • права;
  • ответственность;
  • взаимоотношения с критерием эффективности и оценки работы.

Подробнее о должностных инструкциях читайте в статьях:

  • Оформляем временное исполнение дополнительных обязанностей
  • Как установить разные оклады по одной должности: вводим квалификационные категории
  • Как обновить должностные инструкции с учетом профстандартов

Общие положения должностной инструкции содержат требования по приему на должность и освобождения от нее. Такие функции возложены на Генерального директора организации. На должность принимают лицо с высшим профессиональным образованием по направлению «Управление персоналом», «Социология», «Психология», стажем работы в сфере управления персоналом не менее 2 лет.

Скачайте документы по теме:

Ведущий специалист по кадрам подчиняется начальнику отдела. В период временного отсутствия специалиста его замещает должностное лицо, которое назначено в установленном порядке. В своей деятельности ведущий специалист руководствуется соответствующими правовыми актами, а так же нормативными документами:

  • уставом организации;
  • Трудовым кодексом РФ;
  • приказами (или указаниями) прямого руководства компании;
  • действующими правилами внутреннего трудового распорядка;
  • положением об отделе кадров;
  • концепцией системы развития персонала;
  • кадровой политикой и стратегией;
  • положением об аттестации;
  • другими внутренними нормативными документами кадровой службы.

Ведущий специалист обязан знать:

  • действующее трудовое законодательство;
  • нормативные правовые, законодательные акты, полный перечень методических материалов по управлению персоналом;
  • основы структуры и штатов организации, профиль и специализацию, перспективы стратегического развития;
  • основы кадровой политики и стратегии предприятия;
  • принцип построения всей системы управления персоналом;
  • систему и методы проведения оценки персонала;
  • методики анализа профессионально — квалификационных структур кадров;
  • возможности применения современных информационных технологий в повседневной работе кадровой службы;
  • передовые отечественные и зарубежные опыты работы с персоналом;
  • основы профессиографии, профориентации, психологии, педагогики, социологии, организации труда;
  • основы организации производства и управления и экономики;
  • принципы применения средств вычислительной техники, коммуникаций и связи;
  • культуру труда и служебную этику;
  • правила и нормы охраны труда.

Функции в соответствии с должностной инструкцией ведущего специалиста по кадрам

В функции ведущего специалиста по кадрам входит разработка методик и проведение систематического аудита, оценки персонала компании. Под его руководством осуществляется организация, разработка и проведение аттестации, формирование и контроль за членами квалификационной комиссии. На основании проведенных работ составляется план по созданию кадрового резерва, необходимости проведения обучения и планирования карьеры работающих сотрудников.

Что входит в должностные обязанности ведущего специалиста

В должностные обязанности ведущего специалиста по кадрам входит взаимодействие с руководящим составом всех филиалов и подразделений организации, решение вопросов по аттестации персонала, оценки, проведения работы с резервом кадров.

Должность «Ведущий специалист» предусматривает обязанности по отслеживанию сроков проведения аттестации, квалификационных экзаменов, своевременному информированию о намеченных изменениях кадрового состава, проведению перемещений, производящихся по результатам очередной аттестации или оценки.

Проведение информационно – консультативных семинаров, касающихся вопросов проведения очередной аттестации или квалификационных экзаменов для руководителей отделов или для других сотрудников, которые непосредственно вовлечены в процесс аттестации и проведения экзаменов. Это так же входит в компетенцию ведущего специалиста.

Непосредственно должностные обязанности ведущего специалиста включают следующие работы:

  • разработку методик проведения аттестаций или квалификационных экзаменов для всех работающих сотрудников организации;

  • внесение предложения по составу аттестационных или квалификационных комиссий;

  • составление и согласование списков по сотрудникам организации, подлежащих очередной аттестации или оценке;

  • составление и согласование графиков проведения поэтапной аттестации или квалификационных экзаменов в филиалах, структурных подразделениях компании;

  • осуществлять подготовку рационализаторских предложений по проведению формирования программ для развития недостающих компетенций у сотрудников;

  • систематически проводить формирование и обновление методической базы;

  • извещать руководство обо всех последних научно-практических достижениях, о внедрении новых программных продуктов в сфере оценки или аттестации персонала, а так же при работе с кадровым резервом.

Специалист по кадрам обязан систематически анализировать обратную связь по результатам успешности реализации проводимых мероприятий, разрабатывать внесение изменений в определенные проводимые мероприятия. На руководителя кадровой службы возложена обязанность своевременности ответов на полученные запросы от других сотрудников по направлению их профессиональной деятельности, предоставлению требуемой информации в полном объеме.

Объективное отношение к другим работающим сотрудникам, оценка их вклада в достижение целей организации по полученным результатам их работы, оказывать помощь по решению задач, направленных на улучшение результатов деятельность – это все входит в компетенции ведущего кадровика.

Каковы права и ответственность ведущего специалиста

Ведущий специалист обладает правом принимать непосредственное участие в обсуждении вопросов, которые напрямую связаны с работой кадровой службы. Правом является и внесение предложений по улучшению деятельности кадровой службы, совершенствованию методик работы и устранению существующих недостатков. Узнайте, обязана ли организация составлять должностные инструкции

  • ознакомление с проектами всех решений, принятых руководителем отдела или руководителем компании по направлению деятельности;

  • присутствие на совещаниях комитетов или рабочих групп, а так же других собраниях сотрудников по направлению деятельности;

  • осуществление взаимодействий с сотрудниками всех филиалов, структурных подразделений;

  • требование от директора по персоналу и начальника ОК содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией;

  • действие от имени отдела кадров и представление его интересов во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации в пределах своей компетенции;

  • личное запрашивание или по поручению руководства от иных структурных подразделений информации и документов, необходимых для качественного исполнения должностных обязанностей;

  • привлечение специалистов структурных подразделений с разрешения директора по персоналу или руководителя отдела кадров к решению основных задач по направлению деятельности;

  • визирование и подписание документы в пределах своей основной компетенции;

  • представление кадровой службы организации при взаимоотношениях с внешними компаниями по направлению деятельности.

Ответственность ведущего специалиста по кадрам

В сферу ответственности ведущего специалиста по кадрам входит несвоевременное, нечеткое исполнение должностных обязанностей, совершение правовых нарушений, причинение материального вреда в действующих рамках, определенных трудовым или гражданским законодательством.

Ознакомьтесь, более 2000 должностных инструкций по профстандартам!

Приказ об утверждении должностной инструкции

Если ведущий специалист по кадрам систематически нарушает трудовую дисциплину, правила внутреннего поведения, установленные в организации, некорректно обращается с сотрудниками, ему грозит ответственность в рамках установленного законодательства. Узнайте, как оформить должностную инструкцию

При разработке должностной инструкции стоит учитывать, что ведущий специалист в процессе своей деятельности взаимодействует с персоналом всех филиалов, структурных подразделений компании. В пункте «Взаимоотношения» необходимо прописать порядок таких отношений.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Специалиста по кадрам

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция составлена в соответствии с Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998г. №37 «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, учреждениях и организациях».

1.2. Специалист по кадрам относится к категории специалистов.

1.3. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности специалиста по кадрам.

1.4. На должность специалиста по кадрам принимается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Специалист по кадрам назначается и освобождается от должности приказом директора техникума по представлению начальника отдела кадров.

1.6. Специалист по кадрам непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров, дополнительно может получать распоряжения от директора техникума.

1.7. Специалист по кадрам в своей работе руководствуется:

— Положением об отделе кадров;

— настоящей должностной инструкцией.

1.8. Специалист по кадрам должен знать:

— трудовое законодательство;

— законодательство и нормативные правовые акты;

— методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;

— структуру и штаты техникума;

— порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников техникума;

— порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего, страхового и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций;

— оформления пенсий работникам;

— порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

— порядок ведения банка данных о персонале техникума; основы делопроизводства;

— средства вычислительной техники, коммуникации и связи;

— формы и методы контроля исполнения документов;

— правила и нормы охраны труда.

1.9. На время отсутствия специалиста по кадрам (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора техникума, которое несет ответственность за их ненадлежащее исполнение.

2. Функции

2.1. Оформление приема, перевода и увольнения работников.

2.2. Ведение и учет трудовых книжек.

2.3. Подготовка необходимых материалов для квалификационных, аттестационных комиссий.

2.4. Оформление и учет отпусков.

2.5. Оформление документов для назначения пенсий.

2.6. Организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением правил внутреннего трудового распорядка.

2.7. Подготовка, оформление и сдача отчетности по вопросам квотирования.

2.8. Анализ текучести кадров.

2.9. Обеспечение выполнения функций, возложенных на техникум в повседневной деятельности по первичному воинскому учету, воинскому учету и бронированию, граждан, пребывающих в запасе, из числа работающих и обучающихся техникума.

2.10. Осуществление первичного воинского учета граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу, проживающих или пребывающих (на срок более трех месяцев).

2.11.Разъяснение должностным лицам техникума и гражданам их обязанности по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации, установленные законодательством Российской Федерации и Положением о воинском учете и осуществление контроля над их исполнением.

2.12. Оформление документов по кадрово-финансовой деятельности.

3. Должностные обязанности

Специалист по кадрам обязан:

3.1. Осуществлять контроль над своевременным исполнением распоряжений, приказов директора техникума и поручений начальника отдела кадров.

3.2. Вести учет личного состава техникума, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

3.3.Оформлять прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами директора техникума, а также другую установленную документацию по кадрам.

3.4. При приеме на работу выдавать контрольный лист для прохождения вводного, первичного инструктажа, знакомить с локальными актами техникума.

3.5. Формировать и вести личные дела работников, вносить в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

3.6. Оформлять приказы по кадрово-финансовой деятельности работников техникума.

3.7. Подготавливать необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям

3.8. Заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки, производить подсчет трудового стажа, выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

3.9. Производить запись в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.

3.10. Готовить документы для сдачи отчета по квотированию.

3.11. Вносить информацию в банк данных о количественном и качественном составе работников, их движении, следить за его своевременным обновлением и пополнением.

3.12. Вести учет предоставления отпусков работникам, осуществлять контроль над составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

3.13. Вести табельный учет фактического времени пребывания работников в техникуме, осуществлять контроль за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах.

3.14. Делать соответствующие отметки в табеле и ежедневно составлять рапорты (сводки) о явках на работу, а также об опозданиях и неявках с указанием причин, их вызвавших, вести учет списочного состава работников.

3.15. Систематически вносить изменения, связанные с оформлением приема работников, переводов, увольнений, предоставления отпусков и др.

3.16. Контролировать своевременность представления работниками листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих их право на отсутствие на работе.

3.17. В установленном порядке представлять табель, содержащий сведения о фактически отработанном времени, сверхурочных часах работы, нарушениях трудовой дисциплины и т.д.

3.18. Оформлять карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам техникума и их семьям, установления льгот и компенсаций.

3.19. Изучать причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.

3.20. Подготавливать документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

3.21. Вести первичный учет граждан, пребывающих в запасе по карточкам первичного учета, а граждан, подлежащих призыву на военную службу, по спискам.

3.22. Содействовать в постановке на воинский учет (снятие с воинского учета) граждан, которые прибывают (переезжают в другой район, город) на постоянное или временное (на срок свыше 3 месяцев) место жительство.

3.23. Выявлять совместно с органами внутренних дел граждан, подлежащих постановке на воинский учет.

3.24. Ежегодно сверять карточки первичного учета и списки граждан, подлежащих призыву на военную службу, с документами воинского учета военного комиссариата района.

3.25. Направлять по запросам военного комиссариата необходимые для занесения в документы воинского учета сведения о гражданах, встающих на воинский учет и гражданах, состоящих на воинском учете.

3.26. Ежегодно представлять в военный комиссариат района в сентябре списки юношей 15- и 16-летнего возраста, а в декабре- списки юношей, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет.

3.27. Осуществлять контроль за посещением гражданами, подлежащими призыву на военную службу, лечебно-профилактических учреждений, в которые они направлены для медицинского обследования или освидетельствования.

3.28. Вносить в карточки первичного учета и в списки граждан, подлежавших призыву на военную службу, изменения, касающиеся образования, места работы, должности, семейного положения и места жительства, состоящих на воинском учете, и в 14-дневный срок сообщать в военный комиссариат о внесенных изменениях.

3.29. Разъяснять гражданам их обязанности по воинскому учету, установленные Законом Российской Федерации «О воинской обязанности и военной службе», осуществлять контроль за их выполнением.

3.30. При постановке граждан на воинский учёт:

— проверять подлинность военных билетов (временных удостоверенийвзамен военных билетов) и удостоверений граждан, подлежащих призыву на военную службу, наличие отметок о снятии граждан с воинского учета по прежнему месту жительства и постановке офицеров запаса и граждан, подлежащих призыву на военную службу, на воинский учет в военном комиссариате района по новому месту жительства.

— при обнаружении в военном билете (временных удостоверениях) граждан, подлежащих призыву на военную службу, неоговоренных исправлений, неточностей и подделок, неполного количества листов немедленно сообщать об этом в военный комиссариат для принятия соответствующих мер.

— выдавать расписки при приеме от граждан военных билетов (временных удостоверений взамен военных билетов) удостоверений граждан подлежащих призыву на военную службу.

— заполнять карточки первичного учета на граждан, пребывающих в запасе. В соответствии с записями в военных билетах заполнять учетные карточки на прапорщиков, мичманов, сержантов, старших солдат и матросов запаса.

3.31. В 14-дневный срок сообщать в военный комиссариат о приеме на работу (увольнении) граждан пребывающих в запасе и состоящих на воинском учете.

3.32. Выполнять требования федерального закона «О персональных данных» и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а так же внутренних нормативных актов техникума, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных.

3.33. Осуществлять контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях техникума и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.

3.34. Составлять установленную отчетность.

3.35. Проходить обязательные, предварительные (при поступлении на работу) и периодические (ежегодные) медицинские осмотры и аттестацию.

3.36. Выполнять требования в соответствии с инструкцией по охране труда.

3.37. Исполнять другие поручения руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью.

4. Права

Специалист по кадрам имеет право:

4.1. По вопросам, находящимся в его компетенции, вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности техникума; варианты устранения имеющихся в деятельности техникума недостатков;

4.2. Запрашивать лично или по поручению начальника отдела кадров от руководителей структурных подразделений техникума и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей;

4.3. Требовать от руководства техникума оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

5. Ответственность

Специалист по кадрам несет ответственность:

5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией,- в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности,- в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. За причинение материального ущерба- в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.4. За нарушение требования федерального закона «О персональных данных» и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а так же внутренних нормативных актов техникума, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных – в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.5. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих функций и обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, приказов, распоряжений, поручений руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью и иные правонарушения – в соответствии с действующим законодательством РФ: замечание, выговор, увольнение.

6. Взаимодействия

Специалист по кадрам:

6.1. Работает по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели и утвержденному директором техникума.

6.2. Самостоятельно планирует свою работу на каждый учебный год и полугодие. План работы согласуется с начальником отдела кадров, утверждается директором техникума не позднее пяти дней с начала планируемого периода.

6.3. Получает от начальника отдела кадров техникума информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.

6.4. Систематически передает кадрово-финансовую документацию сотрудникам бухгалтерии.

6.5. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в свою компетенцию, с заместителями директора и работниками техникума.

6.6. Соблюдает конфиденциальность.

Должностная инструкция специалиста отдела управления персоналом

Отдел кадров представляет собой самостоятельное структурное подразделение организации, главными направлениями деятельности которого являются: осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего трудового коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение об отделе кадров должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.

Функциональные обязанности в области кадровой работы заключаются в следующем:

  • · разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;
  • · оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством РФ;
  • · учет личного состава;
  • · хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по дело производству;
  • · контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;
  • · изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
  • · анализ состава, деловых качеств специалистов организации с целью их рационального использования;
  • · создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
  • · работа по созданию резерва на выдвижение;
  • · подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников;
  • · подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;
  • · подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению;
  • · принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;
  • · организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
  • · ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

Основные полномочия, которыми наделен отдел кадров:

  • · право требовать от всех подразделений организации представления необходимых для его работы материалов;
  • · право принимать работников организации по вопросам перемещения и увольнения;
  • · право взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
  • · право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

Раздел «Должностные обязанности» содержит основные функции, которые могут быть поручены полностью или частично служащему, занимающему данную должность. Раздел «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к служащему в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов, методов и средств, которые должны применяться при выполнении должностных обязанностей. Раздел «Требования к квалификации по разрядам оплаты» определяет уровень профессиональной подготовки служащего, необходимый для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы.

В Постановлении Минтруда РФ приведены требования к должностям руководителей, специалистов, технических исполнителей.

Основные должностные обязанности начальника отдела кадров.

Начальник отдела кадров:

  • · осуществляет руководство работой отдела;
  • · обеспечивает выполнение работ;
  • · разрабатывает необходимую документацию, предложения;
  • · проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну;
  • · обеспечивает рациональное распределение нагрузки между работникам отдела;

Начальник отдела кадров должен знать:

  • · постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;
  • · нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;
  • · основы экономики, организации труда и управления;
  • · законодательство о труде и охране труда в Российской Федерации.

Оставьте комментарий