Егсд единой государственной системы делопроизводства

Тема 1.5 Государственное делопроизводство в 1960-2000 -е гг.

Попытка совершенствования стиля работы государственного аппарата управления и делопроизводства административными методами: партийные и правительственные постановления 1960-1980-х гг., направленные на регламентацию отдельных сторон работы с документами. Методические разработки ГАУ СССР 1960-х гг. по организации и технологии делопроизводства.

Создание и внедрение Основных положений Единой государственной системы делопроизводства в учреждениях и организациях. Опыт применения в учреждениях различных уровней управления.

Активизация совершенствования делопроизводства в 1970-1980-е гг. Развитие теоретических и прикладных исследований в области совершенствования документационного обеспечения управления. Формирование концепции документационного обеспечения управления и разработка проекта Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ), Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Развитие работ по стандартизации и унификации управленческих документов на современном этапе развития делопроизводства. Развитие нормативно-методической базы, регламентирующей работу с документами, издание государственных стандартов на управленческие документы.

Интерес к проблеме рационализации делопроизводства вновь возник лишь в начале 1960-х гг. Для реализации постановления 1959 г. в июне 1960 г., в Москве было созвано Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Они полностью совпадали с предложениями, сформулированными на совещании 1941 г.: актуальность создания специализированного института для разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и необходимость исследования в области НОТ. Решения совещания активизировали работу ученых и практиков.

Постановлением Совета Министров РСФСР от 30.09.1961 г. «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР», была утверждена Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР. Она явилась основной для разработки учреждениями РФ своих инструкций по делопроизводству. Это же постановление обязало Министерство просвещения РСФСР ввести в ряде средних школ с 1962/1963 учебного года подготовку учащихся по специальности «Делопроизводство».

Главное архивное управление при Совете Министров СССР в 1963 г. утвердило «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», повлиявшие на единообразие в организации делопроизводства и архива в учреждениях страны. Важным этапом стало издание 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», которое поручало Главному архивному управлению (ГАУ) и ряду государственных комитетов и институтов разработку ЕГСД.

Для реализации, в 1966 г. был учрежден в системе ГАУ Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку ЕГСД. В 1967 г. ВНИИДАД разработал методическую программу исследований, а в 1970 г. — проект Основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИ труда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. «Основные положения ЕГСД» были одобрены Госкомитетом Совета Министров СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для применения.

Вопросы материально-технического обеспечения управленческого труда были возложены на ряд общесоюзных министерств и ведомств, в том числе, на Министерство приборостроения, Министерство оборонной промышленности (Мииноборомпром), Государственный комитет СССР по материально-техническому снабжению (Госснаб СССР) и др. Для разработки нормативно-методических материалов по проблемам совершенствования, в составе Минприбора, в 1966 году было организовано Главное управление по производству средств оргтехники, в состав которого вошли организации, занимавшиеся разработкой нормативно-методических материалов. В связи с этим представляется целесообразным осветить деятельность Всесоюзного научно-исследовательского института оргтехники (ВНИИоргтехники). В задачи института входило: совершенствование средств оргтехники, разработка типовых проектов рациональной организации труда на различных объектах всех категорий, в том числе для делопроизводственного персонала, пропаганда и реклама средств оргтехники, передовых форм и методов рационального применения. Наиболее важной из работ по этому направлению стало участие института в создании Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), нормативного документа, охватившего организацию делопроизводства в масштабе всей страны. Система была одобрена постановлением Госкомитета СССР по науке и технике 4 сентября 1972 г. № 435. В одном из разделов ЕГСД была дана классификация организаций по объему документооборота, где предусматривались следующие группы: I — объем свыше 100 тыс. док/год; II — от 25 — до 100 тыс. док/год; III — от 10 — до 25 тыс. док/год; IV- свыше 10 тыс. док/год.

Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т. е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по НОТ служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Основные положения ЕГСД — это научно-упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Ее главная цель — усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм работы с документами. ЕГСД установила правила документирования управленческой деятельности, содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основы организации труда делопроизводственных процессов. Реализация ее положений повысила общую культуру управления, содействовала улучшению качества принимаемых решений, оптимизации структуры, штатной численности управленческого аппарата. Но новые информационные технологии работы с документами с применением вычислительной техники в ЕГСД представлены не были. Этот пробел был отчасти восполнен позже при переработке ЕГСД и издании ее новой редакции — Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренной коллегией ГАУ в 1988 г. Положения ГСДОУ распространялись на все системы документации, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии.

Итоги научно-исследовательских работ ВНИИоргтехники по совершенствованию документирования были подведены на межотраслевой выставке «За эффективность управления», проходившей на ВДНХ СССР в 1979 году. На выставке были представлены ГОСТы, инструкции, таблицы, агрегатный комплекс средств автоматизированной обработки текстов применяемых в документационном обеспечении. Наряду с этим ВНИИоргтехники занимался разработкой проекта «электронной конторы» и разработкой методических документов по оргпроектированию, затрагивающие вопросы документационного обеспечения и внедрения в эти процессы средств механизации и автоматизации и консультирование при внедрении оргпроектов. Институт проводил совещания, симпозиумы, принимал участие по распространению оргтехники не только в нашей стране, но и странах — членах Совета экономической взаимопомощи. (СЭВ).

Активная пропаганда средств оргтехники велась путем издания на собственной полиграфической базе института информационных сборников, которая способствовала усилению к процессам совершенствования работы аппарата управления, внедрению передовых приемов и прогрессивных средств.

В целом можно отметить, что ВНИИоргтехники сыграл заметную роль в общем комплексе работ по рационализации управления, создания нормативно-методических материалов, распространению рационализаторских идей по совершенствованию аппарата управления и процессов в условиях существовавших в то время систем хозяйствования.

Заметным явлением в истории делопроизводства 1970 -1980-х гг. было издание государственных стандартов (ГОСТ) на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72, ГОСТ 6.39-72 и др.), разработка общесоюзных классификаторов технико-экономической информации (ОКТЭИ) — ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др., унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на унифицированные системы.

В 1972 г были введены в действие первые стандарты на организационно-распорядительную документацию (ОРД): ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец». Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств. Была установлена единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле, с введением ГОСТа 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», он был переработан в 1983 и 1988 гг.

Внедрение этих документов в практику управления значительно улучшило оформление документов, упростило процедуры поиска, учета и хранения документов и документной информации, подготовило почву для автоматизации управленческой деятельности.

Большую роль для систематизации документов в текущем делопроизводстве, экспертизы их научной и практической ценности, подготовки и передачи документов в ведомственный архив сыграли «основные правила работы ведомственных архивов», изданные в 1986 г. Правила содержат методику организации хранения документов в делопроизводстве, работы архива организаций. Продолжалась работа Главархива СССР над созданием типовых перечней.

В 1980-е гг. разрабатывались нормативы времени на делопроизводственные операции и труд машинисток. Количественный состав работников делопроизводственной службы, рассчитывался на основании формул трудовых затрат, входивших в «Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию» и «Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы», разработанные Центральным бюро нормативов по труду Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам.

В середине 1970-х — начале 1980-х гг. научной общественностью страны обсуждалась проблема разработки и внедрения общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Воплощение этих идей потребовало разработки унифицированных систем документации (УСД), представляющих собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым требованиям и правилам, содержащих информацию.

Полный перечень УСД дан в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), изданном в 1983 г. Каждая УСД включенная в ОКУД, содержала наименования унифицированных форм документов, вошедших в систему документации, ее кодовое обозначение. Наличие кодов обеспечивало автоматизированную обработку данных, содержащихся в формах конкретных УСД. Наряду с ОКУД был разработан ряд классификаторов, необходимых как средство информационного общения в областях экономики, финансов, Общесоюзный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общесоюзный классификатор продукции (ОКП) и др.

В состав УСД вошла Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), включающая три государственных стандарта, Альбом унифицированных форм документов, методические указания по их применению.

Характеризуя период советского делопроизводства следует отметить: в 1960-е гг., прослеживается стремление придать делопроизводству общегосударственный характер, путем разработки единых правили норм в работе с документами, подготовки специалистов в области делопроизводства; оптимизации делопроизводственных процессов через внедрение средств механизации; создание в 1970-е гг. ЕГСД, государственных стандартов, УСД, разработкой целого ряда документов по упорядочиванию делопроизводственных процессов.

Делопроизводство этого периода представляет систему, охватывающую как документирование, так и организацию работы с документами в государственных учреждениях, организациях, предприятиях, а также вопросы организации службы документационного обеспечения управления, их механизацию и автоматизацию.

Вопрос 7, индексация документов

Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов. Индексы проставляют на документах; (место простановки определяет ГОСТ Р 6.30-2003, реквизит (12)) и регистрационных карточках.

Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие или исходящие номера документов. Так, индекс 61/05/89 входящего документа включает:

01 — индекс структурного подразделения;

05 — номер дела по номенклатуре;

89 — индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный при регистрации.

В организациях с большим количеством корреспондентов дополнительно можно использовать их кодовые обозначения.

Инициативные и ответные документы имеют один индекс, который присваивается инициативному документа а затем переносится на ответный документ.

Исключение составляют индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, по личному составу), протоколов, а в отдельных случаях — предложений, заявлений и жалоб граждан. Их индексами являются регистрационные номера, которые присваиваются особо в пределах каждого вида документов.

Порядковый регистрационный номер присваивается начиная с номера 01, с 1 января до 31 декабря каждого года включительно.

Доброго времени суток! Вам нужны такие услуги, как изготовление печатей и штампов? Вы еще не решили, где их закажете? Тогда здесь есть решение данного вопроса. Обратитесь в компанию МОСШТАМП. Вы обязательно будете довольны качеством услуг, поскольку МОСШТАМП находится в списке лидеров на рынке и располагает многолетним опытом. Изготовление печатей, изготовление штампов и другие услуги выполняются при помощи только современного оборудования. Также вы можете не беспокоиться и о сроках выполнения заказа.

Как использовать печати в организации
Положения о порядке использования печати, зафиксированные в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), были одобрены постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.1973 г. № 435 и рекомендованы для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.
Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др.). Оттиск печати проставляется также во всех случаях, когда необходимо удостоверить права должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.
Важно знать:
Оттиск печати ставится на документах для удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.
Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.
Основные виды печатей
По своему назначению печати подразделяются на основные (гербовые и печати юридических лиц) и вспомогательные (простые).
Печати в государственных организациях
В статье 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» определено право на воспроизведение государственного герба Российской Федерации на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.
Что представляет собой гербовая печать? Гербовая печать имеют круглую форму. В центре находится изображение государственного герба Российской Федерации, а по окружности – наименование организации. Герб города и района Российской Федерации помещается на печатях органов представительской и исполнительной власти города и района в соответствии с нормативно-правовыми актами этого города или района.
Печати в коммерческих организациях
В негосударственных организациях используется печать фирмы, которая приравнивается к гербовой. В центре такой печати размещается эмблема или аббревиатура организации с указанием ее наименования, по окружности – полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (в регистрационном реестре).
Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».
Организации могут иметь простые (вспомогательные) печати. Они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение и вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок», «Для пакетов», «Для копий» и т.д.
Простые (вспомогательные) печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными.
Лица, уполномоченные проставлять печать на документы должны знать, что оттиск печати, заверяющий подлинность подписи должностного лица ставится на свободном от текста месте, не захватывая личную подпись должностного лица.
На документы финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально отведенном месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.»

< предыдущая

Описание товара

Решение подходит для предприятий со сложной организационной структурой и сложным документооборотом. Идеально подходит для средних, крупных организаций и холдингов.
Программа позволяет:

  • упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе
  • сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов
  • повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей

Работа с договорными документами

Программа поддерживает основные процессы договорной работы:

  • подготовка договора
  • согласование договора
  • контроль возврата переданных экземпляров
  • учет сопроводительных документов
  • учет срока действия
  • исполнение обязательств
  • расторжение

Управление документами

  • Учет входящей и исходящей корреспонденции, ОРД
  • Контроль исполнения
  • Контроль документов
  • Ответственный за документооборот может контролировать возврат документов, находящихся у контрагентов, например, на подписании. Ответственный за работу с обращениями граждан может контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, готовящих ответы на эти документы.

  • Электронная подпись
  • Штрихкодирование документов
  • Архивное хранение и поиск

Эффективное управление процессами

  • Регламентируйте работу, используя типовые и уникальные процессы, задавая жесткую маршрутизацию документов, настраивая запуск процессов по бизнес-событиям.
  • Отслеживайте иерархию процессов, собирая их в цепочки, выстраивайте необходимую последовательность работ.
  • Оценивайте эффективность работы сотрудников по различным показателям: соблюдение сроков и успешность исполнения, количество переносов сроков, результаты согласования и другим.

Функциональный почтовый клиент

Работайте с электронной почтой прямо в системе, не переключаясь в другие программы и интерфейсы, при необходимости используйте несколько почтовых ящиков. Ставьте задачи и поручения из электронной почты, включать переписку в информацию по документу, прикрепляйте письма к задачам. Отправляйте документы из системы в один клик.

  • Автоматическая обработка почты
  • Хранение истории переписки
  • Привязка писем к документам
  • Контроль отправки писем

Учет и планирование рабочего времени

Анализируйте затраты рабочего времени сотрудников на работу с документом или выполнение поручения. Учитывайте затраты времени по проектам в разрезе видов работ или конкретного проекта. Планируйте загрузку рабочими задачами при помощи встроенного календаря в различных режимах.

  • Личные и общие календари
  • Учет отсутствий сотрудников
  • Ежедневные отчеты
  • Автоматический учет трудозатрат
  • Анализ трудозатрат

Инструменты для совместной работы

Используйте возможности бронирования помещений и своевременного оповещения участников о месте и времени проведения мероприятия. Система автоматически проверит загруженность участников по их личным календарям и подберет время проведения мероприятия, удобное для всех участников. Контролируйте исполнение пунктов протоколов, участвуйте в коллективных обсуждениях и голосованиях на форуме. Анализируйте успешность мероприятий с помощью отчетов.

  • Подготовка внутренних, внешних и протокольных мероприятий
  • Бронирование помещений
  • Проведение мероприятия
  • Форум

Доступ с различных устройств

Работайте с программой через бесплатный мобильный клиент. Возможно удаленное использование без привязки к рабочему месту через веб-браузер.

  • Бесплатный мобильный клиент
  • Бесплатно загрузить мобильный 1С:Документооборот на телефон или планшет можно из магазинов Google Play, Apple AppStore, Windows Phone Store.

  • Работа на планшетах
  • В мобильном приложении предусмотрено два интерфейса: для телефонов/смартфонов и для планшетов. Например, планшетный интерфейс показывает не только список писем, но и содержание выбранного письма.

  • Задачи
  • Все направленные вам задачи под рукой. Вместе с приложенными к ним документами, файлами и всей историей исполнения. Их можно отмечать выполненными, перенаправлять, создавать подзадачи другим сотрудникам. А также можно ставить новые задачи своим коллегам, прикладывая к ним фото, видео- или аудио-записи.

  • Календарь
  • Просматривайте свой рабочий календарь. Принимайте приглашения на мероприятия. Создавайте новые события в своем календаре.

Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

Оставьте комментарий