Электронная документация

Само по себе внедрение системы документооборота в электронном формате в коммерческой компании или в государственном учреждении не может являться самоцелью. Даже отказ от использования бумаги и сокращение затрат, как денежных, так и по времени, на печать, отправку, получение и хранение документов – здесь не столь важны. На этот процесс следует смотреть шире, при этом разделяя области внедрения.

Внедрение СЭД – системы электронного документооборота внутри организации, позволит организовать полностью контролируемое пространство для взаимодействия между департаментами, территориально отдаленными представительствами и отдельно взятыми сотрудниками.

Внедрение ЭДО – внешнего юридически значимого электронного документооборота, широко используемая за счет регулирования государством система обмена электронными документами, осуществляемого через операторов ЭДО, которая позволяет передавать документы по телекоммуникационным каналам связи (с использованием средств криптографической защиты информации и специальных программ операторов) и получать обратную связь о статусе переданного документа.

Системы обмена электронными документами – это не только создание, отправка и получение документов, это сокращение затрат и выход на новый уровень бизнес-процессов и коммуникаций с контрагентами, а также четкий контроль всей совокупности процессов при работе с документами.

В этой статье мы рассмотрим ключевые шаги в постановке как внутреннего, так и внешнего документооборота организации, а также технологию безроумингового ЭДО. И начнем с СЭД, ведь именно работа этой системы сопровождает каждый бизнес-процесс на предприятии.

Зачем нужна система электронного документооборота на предприятии?

Целью внедрения электронного документооборота в учреждении является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления, коммуникации и работы. Именно поэтому для построения эффективной СЭД необходимо:

• провести аудит сложившегося документооборота;
• исследовать функции имеющихся инструментов обмена (почта, системы, записи о курьерах и почте у секретарей);
• провести интервьюирование участников обмена.

Создадим электронный архив для оперативной работы с документами

Анализ действующей системы работы с документами в компании

Внедрение СЭД требует участия аналитика и ИТ-специалиста, а его результаты должны быть представлены в виде схемы движения всех документов во всех подразделениях компании с указанием «узких мест», среди которых могут быть:

• утеря документов;
• дублирование документов и процедур;
• длительное время согласования;
• денежные траты на бумажный документооборот и т.д.

Анализ также позволяет понять, какой участок бизнес взаимодействий является наиболее критичным и требует наиболее быстрого внедрения электронного взаимодействия. Если процессы локализованы в рамках подразделения или узкоспециализированы (например, перевод на электронный документооборот участка кассовых документов в случае географически отдаленно расположенных точек продаж). В этом случае можно рассмотреть локальное внедрение обмена ЭД, которое в свою очередь может послужить пилотным проектом внедрения СЭД, требует меньше временных и финансовых затрат.

На основе анализа разрабатывается целевая схема, которая будет реализована технически. Она должна, как минимум, обеспечивать:

• удобный поиск;
• оперативный контроль всех этапов работы с документом;
• редактирование и согласование в соответствии с установленными ролями;
• а также требования, обусловленные спецификой бизнеса.

Рис.1 СЭД на предприятии

Нужно ли составлять положение об электронном документообороте?

После аудита сложившейся на предприятии «традиции» документооборота и формирования целевой модели, важно составить документ, в котором будет отображена полная схема работы новой системы, то есть, по сути, исчерпывающее техническое задание с указанием этапов и сроков внедрения.

Исходя из возможностей и функционала технических инструментов, на базе которых будет построена целевая СЭД, в положение прописывают регламенты обработки документов, инструкции для исполнителей, их ответственность и порядок организации взаимодействия, а также права, доступ и возможность одновременной работы. Также положение должно четко описывать точки управления и контроля в процессе, маршруты движения документов, очередность согласования и утверждения, а также порядок их исполнения.

Оформление приказа о введении СЭД

На базе ТЗ принимается план внедрения СЭД и утверждается методология, что должно быть зафиксировано в соответствующем приказе. Этот, на первый взгляд, формальный этап, во-первых может затянуться, если в компании разветвленная система согласования, а во-вторых, очерчивает границы проекта и прописывает роли, что в будущем избавит участников процесса от взаимных претензий, даже если к внедрению не привлекались специалисты сторонней организации.

Установленной формы приказа нет, но, ориентируясь на то, что документ должен содержать исчерпывающие указания, в него должны быть включены следующие важные моменты:

• когда и при каких условиях система будет запущена в промышленную эксплуатацию;
• методологическая документация – ТЗ, регламенты, инструкции, правила;
• назначение ответственных лиц по участкам – за внедрение технических средств, первоначальную обработку массива документов, обучение сотрудников
• какие поправки и дополнения должны быть внесены в корпоративные нормативные акты и должностные инструкции.

Официальный запуск системы в эксплуатацию

Запуск системы в промышленную эксплуатацию, как правило, предваряется тестовым периодом, который позволяет отработать все недочеты и доработать недостающий функционал.

Ввести СЭД в эксплуатацию имеет смысл только после «повсеместного» внедрения. Это основной принцип работы системы – либо доступ к ней открыт со всех автоматизированных рабочих точек, так или иначе связанных с движением документов, либо «образец», разработанный на предпроектном этапе, не сработает. При условии, что введение обмена ЭД, касается как внутренних, так и внешних коммуникаций, в среднем, исходя из опыта специалистов нашей компании, проект запуска системы может потребовать до полугода.

Внедрение электронного документооборота внутри организации на базе 1С

Теперь мы перейдем к процессу внедрения системы внешнего электронного документооборота.

Зачем нужна система ЭДО с контрагентами?

Если внедрение СЭД на предприятии чаще всего оптимизирует внутренние процессы и снижает издержки взаимодействия между участками и, как правило, является логичным следствием продуманного руководства, и, самое главное, регламентируется самим предприятием, то внедрение системы электронного взаимодействия с контрагентами вот уже более 20 лет проходят тяжелый путь.

И только регулирование со стороны государства, создание порядка аккредитации операторов электронного документооборота, большая просветительская работа в данном направлении постепенно дает свои плоды.

Устанавливая форматы и регламенты обмена документами между хозяйствующими субъектами, определяя порядок равнозначности электронного документа и бумажного оригинала и судебную защиту на основании такого документа государство подталкивает бизнес к электронному взаимодействию при совершении сделок. А сотрудничество с аккредитованным оператором, который берет на себя передачу и доставку документов, а также подтверждение всех сопутствующих действий, дает компании эффективный инструмент мгновенных бизнес-коммуникаций без потери юридической значимости взаимодействия.

Отправить оригинал первичного или корректировочного документа, а также возможность подписать или отклонить его, моментально информируя об этом своего контрагента, находясь при этом в любой точке мира с доступом в Интернет, – важнейшее преимущество ЭДО и квалифицированных сертификатов.

Централизованная структура документооборота, систематизированное хранение документов в электронном архиве оператора, возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, – все сделает саму структуру документооборота полностью контролируемой и прозрачной, а в совокупности с СЭД ускорит процессы регистрации и согласования.

Что важно, переходить на электронные документы выгодно при любом количестве документов. Статистика говорит о сокращении расходов на бумагу и услуги доставки в среднем в 10 раз, без учета экономии на архивном хранении, а интеграция с системами бухучета, которые применяют компании любого масштаба, принесет ряд дополнительных преимуществ.

Среди них – автоматизация большой части ручных операций, контроль наличия оригинала и исключение риска его потери, структурированное хранение документов (по закону первичные документы хранят не менее 4 лет), простота их поиска, особенно при при форс-мажорах, например, при запросе контролирующих органов на аудит – все это вряд ли заставит пожалеть об отказе от бумажного документооборота.

Бесплатная
консультация
экспертаОльга Сергеева Руководитель проектов Спасибо за Ваше обращение! Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Внедрение электронного документооборота в организации по этапам

Конечно, как и организация любого нового процесса, электронный документооборот в компании, внедренный «с нуля», потребует на начальном этапе некоторых издержек. И траты на техническое сопровождение – электронную подпись, на оплату услуг операторов, возможно, на специализированное ПО, – будут самыми предсказуемыми из них.

Но поскольку «в цифре» может быть представлен любой документ, если закон прямо не говорит об обратном, а контролирующие органы, как уже упоминалось, все чаще «предпочитают» общение именно в электронной форме, следует смириться с недостатками периода внедрения, найдя возможность их нивелировать, и сосредоточиться на выгоде, которую принесет электронный документооборот в организации.

Рис.2 ЭДО в организации

Основной задачей будет провести анализ партнеров на использование ЭДО и «договориться» с ними на обмен – обменяться приглашениями, а тем, кто еще не использует ЭДО, предложить вариант подключения.

Важно учесть то, к какому оператору ЭДО подключен или планирует подключиться ваш контрагент. Механизм установления автоматического роуминга между различными операторами не всегда реализован. Например, прямой роуминг налажен между операторами ЭДО, входящими в Хаб 1С: Калуга Астрал, Тензор, Линк-сервис, ЭТП ГПБ, Удостоверяющий центр. В случае обмена документами с контрагентами, использующими Контур.Диадок, придется налаживать роуминг вручную. Эта процедура может занимать в среднем 5-6 дней. Статус настройки роуминга надо отслеживать самостоятельно.

Внедрим ЭДО с быстрой настройкой роуминга с различными операторами

Если ваши контрагенты используют разных операторов ЭДО, то целесообразнее выбрать сервис ЭДО, который поддерживает безроуминговый обмен между всеми операторами – сервис WA:ЭДО. Сервис интегрирован напрямую с 1С-ЭДО и Контур.Диадок, прост в подключении и удобен в использовании. Он позволяет работать с различными операторами в едином интерфейсе, вся информация автоматически отображается онлайн. Согласовывать документы можно в Личном кабинете, в 1С (сервис максимально интегрирован с 1С) или в привычной всем электронной почте. Предусмотрена поддержка различных маршрутов согласования и автоподпись документов без вашего участия.

Поскольку в WA:ЭДО агрегированы различные операторы ЭДО, исходящие документы отправляются самым дешевым маршрутом, что позволит вам существенно экономить на ЭДО, так как кроме этого вы заплатите только за ЭП, если у вас ее нет. При этом сервис безопасен в использовании и отвечает всем требованиям законодательства РФ.

Быстро подключим к удобному и дешевому сервису ЭДО, который работает без роуминга

С организационно-технической точки зрения внедрение ЭДО на небольшом предприятии состоит из формальных задач, которые сводятся к обеспечению юридической силы электронных документов:

• Получить действующий сертификат ЭП на уполномоченное лицо организации;
• Выбрать и заключить договор с аккредитованным в ФНС оператором;
• Отправить приглашения контрагентам, которые уже используют ЭДО;
• Наладить процесс подключения к ЭДО контрагентов, по которым нет информации о подключении к ЭДО (самостоятельно или силами оператора).

Для крупных предприятий, имеющих разветвленную структуру документооборота с большим количеством контрагентов для достижения максимального эффекта от перехода на ЭДО рекомендуется внедрение специализированных программных продуктов или кастомизированных интеграционных решений с привлечением сторонних организаций.

Внедрение электронного документооборота между организациями на базе 1С

Этап №1. Выбор вида электронной подписи

Все электронные документы делятся на формализованные и неформализованные. Неформализованные документы свободны от жесткого регулирования со стороны государства (счета на оплату, письма, договоры, доверенности, техническая документация паспорта сделки и др.). Их принятие и распознавание возможно только с участием человека.

Для формализованных в отдельных законодательных актах четко описан и утвержден единый формат и регламент передачи. Это позволяет использовать программные средства всех участников обмена для распознавания и обработки в информационных системах, в том числе в программах для бухгалтерии и системе ФНС. Рекомендованный формат используют все операторы ЭДО при обмене.

Для юридически значимого взаимодействия через оператора необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, особенно это жестко закреплено для подписания электронных счетов-фактур, поэтому для обмена с контрагентами посредством операторов используют только самый защищенный вид подписи.

Рис.3 Выбор ЭЦП

В иных случаях, по соглашению сторон законодательно допускается использование простой и неквалифицированной подписи:

• простая только подтверждает факт подписания документа;
• неквалифицированная позволяет определить подписанта и обнаружить исправления, сделанные после подписания документа.

Этап №2. Выбор удостоверяющего центра (УЦ) и оператора

Оператор – организация, обладающая программно-аппаратным комплексом для реализации форматов и регламентов обмена электронными документами, утвержденными законодательно. Защищенные сервера и каналы связи оператора обеспечивают безопасность при обмене открытой и конфиденциальной информацией в рамках электронного документооборота. Оператор своевременно вносит изменения в механизмы обмена и форматы документов в соответствии с корректировками требований регуляторов рынка (ФНС, ФСБ, Правительство).

Оператор уведомляет ФНС, что юрлицо присоединилось к обмену (важно при обмене счетами-фактурами), проверяет электронные подписи на действительность в момент подписания документов, гарантирует доставку электронных документов контрагенту в соответствии с настроенным маршрутом, а также реализует функциональность обмена приглашениями между контрагентами.

Организовать систему обмена юридически значимыми документами, например, обмен теми же счетами-фактурами без участия оператора, невозможно, так как не будет соблюдаться регламент передачи документов, установленный законодательно. Помимо этого участие оператора поможет избежать многих рисков, связанных с переходом на ЭДО, и упростить ряд технических моментов. Все аккредитованные операторы перечислены на сайте ФНС.

При выборе операторов стоит исходить из собственных потребностей и ориентироваться на стоимость и перечень услуг, пакетные предложения, наличие техподдержки и колл-центра, популярность и линейку сервисов.

Удостоверяющий центр – юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющий функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции сопровождения сертификатов.

При выборе УЦ важно обратить внимание на его правовой статус. Его аккредитация зависит от возможностей нести финансовую ответственность в случае убытков третьих лиц, доверившимся информации, указанной в сертификате ключа проверки ЭП, выданном этим УЦ, или данным реестра ключей, который ведет этот УЦ.

Этап №3. Подготовка документов и заключение договора с УЦ и оператором

Для покупки электронной подписи, как правило, необходимо заключить договор с УЦ, оплатить услугу, предоставить оригиналы заявительных документов и пройти процедуру идентификации владельца сертификата, предоставив документы удостоверяющие личность и подтверждающие полномочия, при личной встрече с представителями удостоверяющего центра. Поскольку усиленная квалифицированная подпись требуется представителям руководящего звена, посещение ими УЦ необходимо запланировать заранее.

Регистрируясь в системе ЭДО выбранного оператора, компания присоединяется к регламенту работы сервиса, что позволяет не заключать специальные соглашения с каждым контрагентом в дальнейшем и облегчает процесс внедрения ЭДО. Также организация идентифицируется по сертификату электронной подписи уполномоченного лица и получает свой уникальный идентификатор, который может сообщить любому другому участнику для настройки маршрута обмена. Операторы могут дорабатывать свои системы по запросам пользователей, что также важно отразить в документах.

Если вы планируете внедрение технологии безбумажного документооборота на предприятии и вам необходима консультация, обратитесь к нашим специалистам любым удобным для вас способом. Наша компания специализируется на построении таких систем, начиная с типовых – где требуется только внедрение и настройка типового 1С-ЭДО, до сложнейших проектов построения полноценных BPM-систем с использованием уникальной технологии WA:ЭДО.

19.11.2012, Пн, 17:11, Мск Дмитрий Медведев предложил отказаться от бумажного документооборота в госструктурах и выдавать электронно-цифровые подписи гражданам одновременно с паспортами.

Глава российского правительства Дмитрий Медведев высказался в пользу полного перехода органов власти на применение электронного документооборота с отказом от использвоания «бумажной» документации. «Я считаю, что все государственные структуры — и правоохранительные, и судебные структуры — вообще все подлежат переводу на электронный документооборот. Более того, и выпуск нормативных актов тоже в конечном счете доложен быть переведен на электронную форму». Это заявление премьер-министр сделал 19 ноября 2012 г. в беседе с сотрудниками Федеральной налоговой службы.

Очень небольшая часть документов может быть продублирована в бумажной форме «для истории», заявил Дмитрий Медведев. По его мнению, изданию на бумаге подлежат только «эксклюзивные вещи»: законы, указы президента и постановления правительства. Документы же регионального уровня, как считает премьер-министр, в бумажной форме вообще не нужны.

Переходу на электронный документооборот, рассказывает глава правительства, мешает отсутствие стимулов у работников госорганов: «Если не начинаешь никого в спину толкать, никто ничего и не делает… Нужны стимулы к переводу в электронную форму для всех структур».

Государственный служащий, неспособный создать документ в электронной форме, подлежит увольнению с государственной службы, подчеркнул премьер-министр: «Мы же не принимаем на государственную службу неграмотных людей. Это (умение работать с компьютером — прим. CNews) часть современной грамотности».

Дмитрий Медведев полагает, что пришла пора отказаться от «бумажных» документов и перейти на электронные

Отвечая на вопрос зам. руководителя УФНС по г.Москве Юлии Шиловой Дмитрий Медведев коснулся вопроса внедрения в повседневную практику электронно-цифровых подписей.

По мнению главы правительства, было бы правильно выдавать гражданам России ЭЦП вместе с паспортом. Медведев предположил, что «желательно» было бы привязывать электронно-цифровую подпись к универсальной электронной карте.

«Мы сейчас вообще заняты идентификацией гражданина и упрощением ему жизни… мы же понимаем, что нам нужно переходить к единым средствам идентификации», — заявил Медведев, — «Я сегодня даже документ на эту тему от имени правительства подписал, речь идет о картах регистрационных, которые бы включали в себя все: и данные человека, и права, и возможности операций по счету, естественно, его текущую ситуацию с налогами, с пенсионными начислениями. Я думаю, что по-хорошему было бы желательно к этому привязывать и ЭЦП (электронную цифровую подпись)».

По собственным данным налоговой службы, электронно-цифровую подпись сейчас имеют около 75% организаций и около 60% индивидуальных предпринимателей Москвы.

Современный мир настолько привязан к информационным технологиям, что управление любой организацией, как на локальном, так и на глобальном уровне без применения цифровых атрибутов просто невозможно. Именно поэтому были созданы специальные системы, которым подчиняется вся существующая электронная документация. Она существует в специальном информационном пространстве, которое полностью интегрировано со всеми процессами, протекающими в организации и обществе, и называется системой электронного документооборота.

Особенности электронной документации

Документ – важнейший юридически значимый носитель информации. Данные, переведенные с аналоговых носителей на цифровые, представляют собой электронный документ (ЭД). В большинстве случаев для заверения приведенных сведений в закодированной с помощью специальных шифров форме применяются различные виды электронных подписей и печатей. Они выступают аналогами бумажных. Каждый ЭД имеет свою регистрационную карту, которая содержит реквизиты и краткую информацию о нем.

Электронные документы подразделяются на две большие группы:

• Формальные. Преимущественно это служебные или официальные документы. Они составляются исключительно в соответствии с определенными требованиями и формами.
• Неформальные. В данном случае ЭД может выступать любое сообщение, созданное на электронном носителе в произвольной форме.

Электронная документация и ее защита полностью зависят от программного обеспечения и компетенции обслуживающих ее сотрудников.

Преимущества и возможности

Все новое создается для упразднения старого – так и в этом случае. Для того, чтобы не хранить в архивах огромные кипы документов, которые просуществовать могут только в определенных условиях, были созданы системы СЭД, которые прекрасно помещаются на серверах или жестких дисках и не требуют столько внимания, как их предшественники. Уместно будет перечислить основные преимущества электронных документов по сравнению с обычными:

1. Сокращается время передачи документов, а также ее стоимость. Буквально за несколько секунд сгруппированная информация может переместиться из одной точки планеты в другую и практически бесплатно.
2. Управление документацией в электронном виде занимает намного меньше времени, чем это было раньше, когда главной была «бумага».
3. Появляются новые, более совершенные способы защиты информации.
4. Значительно уменьшаются сроки создания и тиражирования важнейшей документации.
5. Архивное хранение подобных документов также получило меньшую стоимость, чем в случае с классическими их предшественниками.
6. Имеет место контекстный поиск.
7. Создание и обработка данных на электронном носителе значительно проще и удобнее, чем подготовка документа на бумаге.
8. Система ЭДО имеет настолько удобный функционал, насколько это необходимо его пользователю. Поэтому в последние годы подобные изобретения получили много дополнительных или расширенных возможностей.

Документация, по мере необходимости, находится в постоянном движении. Это движение, перемещение называется документооборотом. За последние несколько десятилетий было создано большое количество различных программных продуктов, которые способны не только контролировать информационный поток организации, но и задавать ей деловой ритм. СЭД уже умеют не только регулировать корпоративный документооборот, но и управлять всеми структурными подразделениями по отдельности и предприятием в целом.

Система защищенного электронного документооборота: опыт внедрения

Александр Шаповалов,
начальник отдела информационной безопасности ОАО «Мосэнергосбыт»

Предпосылки внедрения

Предпосылкой внедрения в ОАО «Мосэнергосбыт» защищенной системы электронного документооборота (СЭД) стало осознание руководством — генеральным директором Синютиным Петром Алексеевичем и его заместителями — необходимости повышения исполнительской дисциплины, оперативности и качества обработки служебных документов и эффективных способов хранения служебной информации.
Сегодня в нашей организации насчитывается около 5 тыс. сотрудников, а значит, имеется почти столько же рабочих мест и соответственно должностных лиц, вовлеченных в работу с теми или иными документами. Доля внутреннего документооборота в общей системе документооборота ОАО «Мосэнергосбыт» составляет порядка 70-75%. Ясно, что бумажные документы могут теряться, не доходить до адресатов. Архивным документам необходимо обеспечивать особые условия хранения. Кроме того, много времени может уйти на согласование и утверждение документов, вследствие чего снижается управляемость процессами в компании, падает производительность. В результате руководством было принято решение провести открытый конкурс среди компаний — интеграторов СЭД, выбран подрядчик и начался процесс внедрения системы внутреннего электронного документооборота, ставшей одной из ключевых в инфраструктуре нашей организации. На сегодняшний день все приказы, указания, распоряжения существуют в системе электронного документооборота.

Основные этапы

Процесс внедрения системы электронного документооборота ОАО «Мосэнергосбыт» начался еще в 2005 г.
Первым шагом было внедрение и промышленная эксплуатация корпоративного удостоверяющего центра, позволяющего формировать электронные цифровые подписи (ЭЦП), используемые должностными лицами ОАО «Мосэнергосбыт» при обработке служебных документов в СЭД. Затем мы разработали и согласовали технологическую схему интеграции аппаратно-программного комплекса СЭД в действующую корпоративную вычислительную сеть ОАО «Мосэнергосбыт». Следующим этапом стала инсталляция системы электронного документооборота на серверах и рабочих станциях сотрудников и, наконец, разработка нормативной документации (руководств администраторов, классификаторов категорий информации и уровней доступа, инструкций пользователей и политики безопасности использования СЭД).
Мы продолжаем совершенствовать систему защиты СЭД. В соответствии с требованиями СТР-К мы установили все оборудование СЭД в отдельной подсети. На серверах установили сенсоры безопасности и включили журналы аудита и безопасности. В самой системе предусмотрено формирование Log-файлов, позволяющее анализировать все, что происходит в СЭД.
Буквально месяц назад были проведены испытания по интегрированию ЭЦП в систему ЭДО. Внедрение ЭЦП в СЭД прошло успешно.

Решение проблем

Конечно, внедрение столь сложной системы в крупной компании проходило непросто.
Первоначально в бюджет, выделенный на внедрение СЭД, не были включены расходы на обеспечение безопасности данной системы. А ведь мы должны были не просто построить автономную систему, а технически грамотно интегрировать ее в действующую корпоративную вычислительную сеть. И уже на этапах внедрения мы вынуждены были нести дополнительные финансовые затраты на приобретение аппаратных и программных средств защиты, без которых нормальное функционирование СЭД в современных условиях просто немыслимо. При этом мы понимаем, что стопроцентной безопасности просто не существует. Слишком жесткие требования к защите системы могут привести к тому, что она просто не будет работать. Как и везде, здесь нужно было найти золотую середину.
Также мы столкнулись с нежеланием определенной части сотрудников отказаться от бумажного документооборота -сказывается привычка читать служебные документы в печатном виде.
Очень сложно было организовать взаимодействие структурных подразделений, задействованных в процессе внедрения системы электронного документооборота: с одной стороны это заказчик, которым является руководитель отдела документального обеспечения, с другой — менеджер 1Т-проек-та, с третьей — отдел информационной безопасности.
Кроме того, мы должны были решить проблему организации разграничения логического и физического способов хранения информации (например, для хранения документов конфиденциального характера использовать отдельные физические устройства).
Все перечисленные проблемы удалось в ходе внедрения и эксплуатации СЭД устранить. Однако существует еще одна проблема, решить которую своими силами мы не можем, — это противоречие подзаконных актов Министерства финансов Федеральному закону «Об электронной цифровой подписи». Налоговая инспекция — единственный государственный орган, который не признает законность электронных документов с ЭЦП и требует предъявлять счета-фактуры и платежные поручения, формируемые ОАО «Мосэнергосбыт» для клиентов, в отпечатанном виде с подписями и печатями.
К чему это приводит? ОАО «Мосэнергосбыт» взаимодействует с 80 тыс. клиентов -юридических лиц, для которых формируются платежные поручения. Стоимость формирования и доставки абоненту одного такого поручения — несколько сотен российских рублей. Нетрудно посчитать, сколько расходуется финансовых средств в результате отсутствия способов проверки налоговыми органами документов в электронном виде, подписанных ЭЦП. Сложившаяся ситуация сдерживает развитие СЭД с внешними контрагентами, в результате чего осложнен внешний электронный документооборот с финансовыми учреждениями, госструктурами и т.п. При этом у нас для этого есть и программные, и технические средства, и соответствующий кадровый состав: в тестовом режиме мы уже проверили возможность обмена электронными документами, подписанными ЭЦП, с внешними контрагентами -крупными компаниями-потребителями. Так что остается только ждать соответствующих нормативных документов.

Чего мы достигли

Прежде чем говорить о достижениях, отметим, что Мосэнергосбыт — это организация со сложной инфраструктурой и крупная по численности сотрудников. Подразделения только центрального офиса расположены в разных районах Москвы. В состав компании входят более 100 офисов, обслуживающих более 180 тысяч юридических лиц и более 5,9 миллионов бытовых клиентов.
В результате внедрения СЭД нам удалось:

• сократить время доведения служебных документов до исполнителя;
• сократить время на согласование и утверждение документов;
• снизить количество печатных копий документов;
• уменьшить количество потерь документов;
• снизить затраты на техническое сопровождение промышленных принтеров;
• повысить эффективность оперативного контроля за ходом исполнения работ по документу.

В целом внедрение СЭД позволило повысить эффективность управления служебной деятельностью сотрудников ОАО «Мосэнергосбыт».

Наши планы

Альтернативы СЭД как средству обработки и хранения большого объема служебной информации нет.
К концу 2009 г., как уже было сказано выше, планируется полный переход на электронную технологию обработки служебных документов. Процесс непростой, но необходимый. За это время должны быть разработаны основные шаблоны служебных документов, используемых в нашей организации, реализована система формирования ЭЦП должностным лицам с одновременным переходом к системе строгой двухфакторной аутентификации пользователей на базе е-token. В ближайшей перспективе должна быть существенно модернизирована система резервного копирования информации СЭД.

2016. Мега-СЭД правительства Москвы мигрирует с Oracle на Postgres
Подконтрольный московскому правительству ИТ-подрядчик «Электронная Москва» решил провести миграцию массива информации из системы электронного документооборота правительства Москвы СЭД Практика с целью перехода на новую технологическую платформу и повышения уровня отказоустойчивого хранения информации системы из электронного документооборота. Сейчас СЭД работает на базе Oracle 11g, а целевой системой выбрана PostgreSQL. Стоимость модернизации будет 41,8 млн рублей. К московской СЭД по состоянию на май 2016 года подключено 66 тысяч пользователей, в ней хранится 100 млн документов объемом 110 ТБ.
2013. СЭД «Практика» как пример нерыночного продвижения
После прихода новой команды Минкомсвязи во главе в Н. Никифоровым в мае прошлого года на российском рынке электронного документооборота все заметнее становится активное продвижение облачной системы электронного документооборота (СЭД) «Практика» разработки казанской компании «Системы документооборота». Особенно это касается органов федеральной и региональной власти, в которых выбор системы документооборота зачастую проходит под давлением руководства и без учета их потребностей.