Электронная копия документа

УТВЕРЖДЕН

приказом Финансового управления муниципального образования «город Десногорск» Смоленской области

№ 64 от » 20″ ___07____ 2012г.

Порядок

изготовления бумажной копии электронного документа, хранения электронных документов с электронной цифровой подписью, архивирования и резервного копирования электронных документов и информационных систем Финансового управления муниципального образования «город Десногорск» Смоленской области

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок устанавливает правила изготовления бумажной копии электронного документа (далее также — ЭД), хранения ЭД с электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП) в Финансовом управлении муниципального образования «город Десногорск» Смоленской области (далее – Финуправление) при применении и использовании в своей деятельности ЭД, подписанных ЭЦП, архивирования и резервного копирования ЭД, подписанных ЭЦП, и информационных систем Департамента.

1.2. ЭД создается, используется и хранится с применением средств вычислительной техники в соответствующем прикладном программном обеспечении.

Перечень ЭД, подлежащих хранению в электронном виде с ЭЦП, наименование прикладного программного обеспечения, в котором создается и хранится ЭД определены в приложении № 1 к настоящему Порядку.

1.3. ЭД содержит реквизиты, позволяющие его идентифицировать. Обязательные реквизиты ЭД определяются действующим федеральным и областным законодательством, порядками обмена электронными документами в системе электронного документооборота Финуправления (далее – СЭД Финуправления).

1.4. Действие настоящего Порядка не распространяется на документы, содержащие государственную тайну, документы с грифом «ДСП», документы постоянного срока хранения, подлежащие передаче на государственное хранение в государственный архив.

2. Изготовление и заверение бумажной копии электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью

2.1. ЭД, сформированный в соответствующем прикладном программном обеспечении, имеет юридическую силу, равную силе аналогичного документа на бумажном носителе, и влечет предусмотренные для данного документа правовые последствия.

2.2. Подлинником ЭД является ЭД, подписанный ЭЦП пользователя соответствующей системы электронного документооборота, имеющего сертификат ЭЦП, и зарегистрированный в системе электронного документооборота. В случае выгрузки электронного документа из соответствующей системы электронного документооборота на любой носитель информации он становится копией электронного документа, находящегося в системе электронного документооборота.

2.3. Информация, содержащаяся в ЭД, подписанном ЭЦП, может быть передана (распечатана) на бумажный носитель. Такой бумажный носитель будет являться копией электронного документа.

2.4. Бумажная копия ЭД, сформированного Финуправлением, выдается им по письменному запросу, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, Смоленской области, на основании резолюции начальника Финуправления.

2.5. Бумажная копия ЭД изготавливается уполномоченным работником Финуправления, подготовившего, подписавшего или принявшего ЭД (далее – исполнитель). Уполномоченный работник производит проверку ЭЦП средствами прикладного программного обеспечения, в котором ЭД был подписан ЭЦП, и заверяет бумажную копию ЭД оттиском штампа (собственноручной записью с текстом) по форме согласно приложению № 2 к настоящему Порядку и собственноручной подписью. Оттиск штампа (собственноручная запись с текстом) с собственноручной подписью уполномоченного специалиста размещается на той же стороне бумажной копии ЭД, на которой началось размещение информации соответствующего ЭД. Если указанный документ продолжается на другой стороне листа или на других листах, то дополнительная заверяющая подпись исполнителя (без расшифровки фамилии и должности) ставится на каждом листе, на одной или на обеих сторонах, на которых размещена информация. Страницы многостраничных бумажных копий ЭД должны быть пронумерованы. Допускается брошюрование листов многостраничных документов, их прошивка и заверение сброшюрованного документа на обороте последнего листа.

2.6. Уполномоченный работник несет персональную ответственность за идентичность информации в бумажной копии ЭД и его электронном оригинале, а также за наличие положительного результата проверки ЭЦП.

2.7. В случае возникновения спорных (конфликтных) ситуаций их разрешение осуществляется в порядке, установленным владельцем соответствующей системы электронного документооборота.

3. Архивное хранение электронных документов

3.1. Документы, созданные в электронном виде и подписанные ЭЦП уполномоченных лиц, хранятся в соответствующем прикладном программном обеспечении, позволяющем их просматривать и осуществлять проверку ЭЦП документов на протяжении всего срока хранения этих документов.

3.2. ЭД должны храниться в том же электронном формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены.

3.3. Архивное хранение ЭД должно сопровождаться хранением сертификатов ключей подписей, с использованием которых были подписаны ЭД.

3.4. Электронные архивы подлежат защите от несанкционированного доступа и непреднамеренного уничтожения и (или) искажения.

3.5. Архивное хранение ЭД, подписанных ЭЦП, из программного комплекса «Бюджет-КС» (далее – ПК «Бюджет-КС»), системы электронного документооборота с Управлением Федерального казначейства по Смоленской области (далее – СЭД УФК по Смоленской области), системы электронного документооборота с Отделом № 4 Управления Федерального казначейства по Смоленской области (далее – СЭД Отдел №4 УФК по Смоленской области), автоматизированных систем «Клиент-Сбербанк» Рославльское отделение № 000 России» (далее – АС «Клиент-Сбербанк») и «АРМ КБР» Головного расчетно — кассового центра Главного управления Центрального банка Российской Федерации по Смоленской области (далее соответственно – АС «АРМ КБР» и ГРКЦ ГУ ЦБ по Смоленской области) осуществляет уполномоченный работник Финуправления.

3.6. Срок хранения ЭД устанавливается в соответствии с номенклатурой дел Департамента в зависимости от содержащейся в них информации и вне зависимости от места хранения.

3.7. Срок хранения сертификата ключа ЭЦП, посредством которого были подписаны электронные документы, определяется действующим законодательством и нормативными правовыми актами в сфере использования ЭЦП (но не менее срока хранения ЭД, подписанного ЭЦП).

4. Архивирование и резервное копирование электронных документов Департамента

4.1. Архивирование и резервное копирование ЭД осуществляется уполномоченным работником Финуправления.

4.2. Архивы электронных документов обязательно упаковываются архиватором WINRAR.

4.3. При создании резервной копии сохраняются (копируются) следующие электронные документы:

Наименование

Периодичность

Каталог сертификатов открытых ключей

Ежемесячно

Каталог списков отозванных сертификатов с сайта Удостоверяющего центра

Ежемесячно

Каталог документов отложенной выгрузки подсистемы «Автономный электронный обмен документами (ADE)»

Ежедневно

Сканированные копии документов, подтверждающих принятые получателями средств местного бюджета, бюджетными, автономными учреждениями денежные обязательства, переданные через подсистему «Смарт-Бюджет» ПК «Бюджет — КС»

Ежемесячно (документы за прошедший месяц)

4.4. Резервное копирование производится на локальный компьютер уполномоченного работника Финуправления или на специально выделенный сервер ежедневно, утром — до начала рабочего дня и вечером после окончания рабочего дня.

4.5. Каждый понедельник производится полное копирование ежедневных архивов электронных документов, указанных в пункте 4.3., за прошедшую неделю на соответствующий диск (DVD-RW). Каждый первый рабочий день месяца производится полное копирование электронных документов, указанных в пункте 4.3., на диск (DVD-R) с пометкой соответствующего месяца (январь, февраль, и так далее) и удаление с локального компьютера ежедневных архивов прошедшего месяца.

4.6. Все лазерные диски хранятся в сейфе и заменяются по мере износа.

5. Архивирование и резервное копирование информационных систем Финуправления

5.1. В целях обеспечения надежного функционирования информационных систем и возможности восстановить данные в случае их потери или иных сбоев информационные системы подлежат резервному копированию и архивному хранению. Срок хранения информационных систем определяется сроком хранения ЭД в них содержащихся.

5.2. Архивирование и резервное копирование информационных систем осуществляется уполномоченным работником Финуправления.

5.3. Архивы информационных систем обязательно упаковываются архиватором WINRAR.

5.4. При создании резервной копии сохраняются (копируются) все данные информационной системы.

5.5. Резервное копирование производится ежедневно, еженедельно и ежемесячно.

5.6. Архивы информационных систем имеют следующую структуру и наименование:

— ежедневные: «понедельник», «вторник», «среда», «четверг», «пятница»;

— еженедельные: «первая неделя», «вторая неделя», «третья неделя», «четвертая неделя»;

— ежемесячные: «январь», «февраль», «март», «апрель», «май», «июнь», «июль», «август», «сентябрь», «октябрь», «ноябрь», «декабрь».

5.7. Резервное копирование проводится утром на локальный компьютер уполномоченного работника Финуправления — до начала рабочего дня, вечером — после окончания рабочего дня.

5.8. Архивированию и резервному копированию подлежат следующие информационные системы:

Наименование автоматизированной информационной системы

Периодичность
создания архивов

База данных «Бюджет-КС»

ежедневно

Клиентская часть «Бюджет-КС»

еженедельно

База данных «СКИФ»

Клиентская часть «СКИФ»

База данных «1C: Предприятие»

ежедневно

База данных «1C: Камин: Расчёт заработной платы»

ежедневно

База данных Отдела №4 СЭД УФК по Смоленской области

ежедневно

Клиентская часть Отдела №4 СЭД УФК по Смоленской области

ежемесячно

База данных СЭД УФК по Смоленской области

ежедневно

Клиентская часть СЭД УФК по Смоленской области

ежемесячно

База данных «Клиент-Сбербанк»

еженедельно

Клиентская часть «Клиент-Сбербанк»

ежемесячно

База данных «АРМ КБР»

еженедельно

Клиентская часть «АРМ КБР»

ежемесячно

5.9. Ежедневно с понедельника по пятницу производится полное копирование архивируемой информации на локальный компьютер уполномоченного работника Финуправления.

5.10. Каждый понедельник производится полное копирование ежедневных архивов информационных систем за прошедшую неделю на соответствующий диск (DVD-RW).

5.11. Еженедельные резервные копии имеют следующую структуру и порядок наименования файлов:

Наименование архива

Наименование автоматизированной информационной системы

Примечание

Buh_ММДДГГГГ

База данных «1C: Предприятие»

где ДД — день, ММ — месяц, ГГГГ – год

Zpl_ММДДГГГГ

База данных «1C: Камин : Расчёт заработной платы»

где ДД — день, ММ — месяц, ГГГГ – год

Bks_ГГГГ_ДДММГГ

База данных «Бюджет-КС»

где ГГГГ – текущий/предыдущий/следующий год

Budget_ks_ГГГГ

Клиентская часть «Бюджет-КС»

где ГГГГ – текущий/предыдущий/следующий год

База данных «СКИФ»

Клиентская часть «СКИФ»

База данных Отдела №4 СЭД УФК по Смоленской области

База данных СЭД УФК по Смоленской области

База данных «Клиент — Сбербанк»

База данных «АРМ КБР»

5.12. Каждый первый рабочий день месяца производится полное копирование информации на диск (DVD-R) с пометкой соответствующего месяца (январь, февраль, и так далее) и удаление с локального компьютера недельных архивов прошедшего месяца.

5.13. Ежемесячные резервные копии имеют следующую структуру и порядок наименования файлов:

Наименование архива

Наименование автоматизированной информационной системы

Примечание

Buh_ММДДГГГГ

База данных «1C: Предприятие»

где ДД — день, ММ — месяц, ГГГГ – год

Zpl_ММДДГГГГ

База данных «1C: Камин: Расчёт заработной платы»

где ДД — день, ММ — месяц, ГГГГ – год

Budget_ks_ГГГГ

Клиентская часть «Бюджет-КС»

где ГГГГ – текущий/предыдущий/следующий год

База данных Отдела №4 СЭД УФК по Смоленской области

Клиентская часть Отдела №4 СЭД УФК по Смоленской области

База данных СЭД УФК по Смоленской области

Клиентская часть СЭД УФК по Смоленской области

База данных «Клиент-Сбербанк»

Клиентская часть «Клиент-Сбербанк»

База данных «АРМ КБР»

Клиентская часть «АРМ КБР»

5.14. В следующем году используются 12 новых месячных дисков (DVD‑R), остальные диски (DVD-RW) используются циклически.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2

Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе. Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу

С 1 июля 2014 года нотариусы совершают нотариальные действия по удостоверению равнозначности:

— электронного документа документу на бумажном носителе;

— документа на бумажном носителе электронному документу.

Совершение названных нотариальных действий регламентировано статьями 103.8, 103.9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе означает подтверждение тождественности содержания изготовленного нотариусом электронного документа содержанию документа, представленного нотариусу на бумажном носителе.

Изготовленный нотариусом электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и документ на бумажном носителе, равнозначность которому удостоверена нотариусом.

Не допускается удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, а также документов, удостоверяющих личность.

Изготовление электронного документа для удостоверения его равнозначности документу на бумажном носителе осуществляется нотариусом путем изготовления электронного образа документа на бумажном носителе и подписания его квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Для совершения нотариального действия по удостоверению равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе, предусмотренного статьей 103.8 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, нотариусу лицом, обратившимся за совершением данного нотариального действия, представляется документ на бумажном носителе.

Нотариус на бумажном носителе изготавливает электронный образ документа, представленного лицом, обратившимся за удостоверением равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе.

Электронный образ документа на бумажном носителе формируется в виде одного файла изображения в формате PDF.

В формируемый файл электронного документа, являющийся электронным образом документа, включается удостоверительная надпись, совершенная нотариусом в электронном виде.

Электронный образ документа, содержащий удостоверительную надпись, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью и передается лицу, обратившемуся за удостоверением равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе, способом, согласованным с данным лицом (например, по электронной почте, на отчуждаемых машинных носителях, таких как CD/DVD-ROM, флэш-карты или иные устройства, используемые для хранения информации).

Требования к формату изготовленного нотариусом электронного документа утверждены приказом Минюста России от 29.06.2015 № 155. Электронный документ изготавливается нотариусом в виде XML-файла, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса в формате PKCS#7 (отделенная электронная подпись в кодировке DER).

Однако, если электронный документ требуется для представления в орган государственной власти, орган местного самоуправления или во внебюджетные фонды и нормативным правовым актом установлены требования к формату такого документа, нотариус изготавливает электронный документ с учетом таких требований в соответствующем формате.

Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу означает подтверждение тождественности содержания представленного нотариусу электронного документа содержанию изготовленного нотариусом документа на бумажном носителе.

Для совершения нотариального действия по удостоверению равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу, предусмотренного 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, нотариусу лицом, обратившимся за совершением данного нотариального действия, представляется электронный документ.

Представленный нотариусу электронный документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью.

Квалифицированная электронная подпись лица, от которого исходит документ, проверяется, подтверждается ее принадлежность в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Нотариусом изготавливает документ на бумажном носителе, на котором проставляется удостоверительная надпись, после чего документ передается лицу, обратившемуся за совершением нотариального действия.

Изготовленный нотариусом документ на бумажном носителе имеет ту же юридическую силу, что и электронный документ, равнозначность которому удостоверена нотариусом.

Нотариальный тариф за удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу или электронного документа документу на бумажном носителе составляет 50 рублей за каждую страницу документа на бумажном носителе (статья 22.1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате).

Помимо нотариального тарифа при совершении рассматриваемых нотариальных действий нотариусом может взиматься плата за оказание услуг правового и технического характера.

уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц).электронная подпись, полученная в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи, указанном в квалифицированном сертификате, позволяющая определить лицо, подписавшее электронный документ и обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания. Созданные нотариусом электронные документы и подписанные его усиленной квалифицированной электронной подписью обладают той же юридической силой, что и документы на бумажном носителе.

Делаем копии документов без сканера

Наши клиенты знают, что при оформлении заявки на второй онлайн кредит, необходимо один раз загрузить скан-копии паспорта и справки о присвоении идентификационного кода (ИНН) в Личном кабинете. Но, к сожалению, не у всех есть доступ к сканеру на момент оформления заявки (нет в наличии, сломан). Если Вы столкнулись с такой проблемой, не спешите искать места, где можно отсканировать документы, а воспользуйтесь смартфоном.

Используйте специальное приложение

Чтобы снимки получились высокого качества, загрузите на телефон приложение Фотосканер из PlayMarket (для Android) или PhotoScan из AppStore (для iOS). После установки, откройте приложение и нажмите «начать сканирование». Далее, просто наведите камеру смартфона на документ, сделайте снимки необходимых страниц и загрузите их через Личный Кабинет.

ВАЖНО! Перед тем, как начать сканирование, необходимо снять обложку с документа, так Вы улучшите качество изображения.

Воспользуйтесь фотокамерой гаджета

Если Вы не можете загрузить приложение, попробуйте сделать фото на камеру мобильного устройства. Для этого:

1. Снимите обложку с документа и положите его на белый лист бумаги;

2. Опустите камеру максимально близко к документу (чтобы в кадр попали края, но не было видно лишних предметов);

3. Сделайте четкий снимок документа, и убедитесь, что текст получился не размытым и легко читается

4. После того, как сделаете все снимки – загрузите их в Личном Кабинете.

Используйте фотоаппарат

Если по разным причинам, Вы не можете использовать камеру мобильного устройства, воспользуйтесь фотоаппаратом. Вы легко сделаете фото необходимых документов, следуя рекомендациям предыдущего раздела.

ВАЖНО! Делайте снимки документов в развороте, даже если Вам требуется фото только одной страницы.

Как правильно загрузить скан-копии в Личный Кабинет?

Когда фото документов сделаны, осталось их загрузить в Личный Кабинет. Для этого:

  • Перейдите на сайт Credit365.ua;
  • Войдите в “Личный кабинет” используя логин и пароль;
  • Перейдите в раздел: “Мои документы”
  • Напротив названия документа нажмите на кнопку “Загрузить”;
  • Выберите необходимый файл и подтвердите загрузку.

Поздравляем Вас, документы загружены, остается подождать их утверждения (обычно это происходит в течение 5 — 10 минут). Как только документы будут проверены и утверждены, Вы увидите рядом с каждым загруженным фото статус «Утвержден».

Если возле какого-то файла увидите снова “Загрузить” — попробуйте сделать более качественное фото, и загрузить повторно.

ВАЖНО! Чтобы проверить статус документа, обновите страницу, нажав “Обновить” рядом с адресной строкой (или нажав Ctrl+R).

После этого перейдите на вкладку «Мои кредиты», выберите сумму и срок кредита, и нажмите «Оформить кредит». Теперь остается только подтвердить заявку и дождаться зачисления средств на Вашу карту.

Как видите, сделать скан-копии документов и подать заявку на получения кредита в Credit365 – очень просто. Воспользуйтесь нашими советами и отсутствие сканера не станет проблемой.

Поділитись Поділитись

Нужно ли делать бумажные копии электронных документов

Нужно ли предпринимателям создавать для электронных документов бумажные копии? Этот вопрос может показаться абсурдным, ведь сам смысл цифровизации предполагает упрощение документооборота, а не его умножение. Однако в российской реальности не всё так однозначно.

Некоторые компании прибегают к хранению бумажных копий в надежде, что это защитит их от рисков, другие считают, что старый формат удобнее в работе.

Почему многие надеются на бумажные копии

Происходящее можно попробовать объяснить через два ключевых момента.

Во-первых, в стране ещё не случилась полная и бесповоротная миграция от бумажных документов к электронным аналогам. Распространены ситуации, когда, например, бумажная копия электронной накладной нужна водителю или работнику склада, а бумажная копия договора, подписанного электронной подписью, — менеджеру, юристу или бухгалтеру. Чаще всего это делается по привычке или из-за низкой цифровизации внутренних процессов. Складские работники или водители могут не использовать специальное ПО для логистики, а офис не работать в CRM-системе.

Во-вторых, у некоторых предпринимателей доверие к бумаге больше, чем к технологиям. Зачастую это связано с двойственной и осторожной позицией государства. Если отчётность компания уже сдаёт в электронном виде, то, например, универсальные передаточные документы она ещё может использовать в бумажном. Бизнес, опасающийся налоговых проверок или судебных тяжб с контрагентами, считает, что спасётся от рисков, создавая бумажные копии на всякий случай.

Возникают ситуации, когда компания уже обменивается электронными документами с партнёрами, но «для подстраховки» или «по старинке» продолжает использовать бумажные копии.

Во многих случаях присутствует элемент заблуждения. Бумага сама по себе не поможет ни в суде, ни при общении с инспектором ФНС, ни при отгрузке или разгрузке товара. Электронные документы всегда точнее бумажных, поскольку в них минимизированы возможные искажения данных.

Судебная практика давно и обширно наполнена примерами принятия электронных документов в качестве достаточных доказательств. Электронные архивы удобнее бумажных, поскольку позволяют искать нужные документы за считанные минуты, а доступ к ним защищён надёжнее, чем сейфы в банках.

Тезис об удобстве применения в работе бумаги постепенно становится маргинальным. Крупный и средний бизнес уходит от этой практики, оснащая водителей, склады, менеджеров, торговых представителей, мерчандайзеров и других работников необходимым софтом, включая специальные мобильные решения, избавляющие от необходимости возить с собой документы. Вопрос максимального отказа от бумаги для значительной части бизнеса будет закрыт в ближайшие годы.

Где хранить

Самая острая проблема при создании бумажных копий – необходимость физического хранения дополнительных носителей информации. Для крупных дистрибьюторов, производителей и торговых сетей, где объём внешнего документооборота может исчисляться десятками и сотнями тысяч бумаг в месяц, это вопрос решается достаточно однозначно — хранить в электронном виде в облачных архивах, дата-центрах или собственных серверах. Создавать при этом параллельный бумажный архив копий — задача бессмысленная. Для такого количества бумаги, которую нужно беречь в течение 5 лет по требованиям закона, требуются колоссальные по размерам складские помещения.

От внимания налоговой инспекции бумажные копии не спасут. Если ФНС не найдёт оригиналов документов у одной стороны сделок, она начнёт кросс-проверку и пришлёт инспекторов к другой стороне. Там налоговая потребует предоставить документы. И даже если в компании ведётся идеальный учёт и создаются копии, бухгалтерия столкнётся с проблемой: нужно быстро найти данные, не нарушив сроков.

ФНС может запросить информацию не по конкретному поставщику или определённой дате, а по большому списку номеров, не связанных друг с другом. Бухгалтерия потратит много времени и усилий, чтобы найти каждый бумажный документ. Единственный путь — не умножать бумажные копии, а внедрить хороший электронный архив.

Что относить в суд

Рассмотри ещё одну распространённую ситуацию. Одна сторона поставила товар, а другая отказалась платить, ссылаясь на отсутствие бумажных оригиналов сопроводительных документов. Поставщик подал иск в суд. Заканчиваются такие споры одинаково. Если между компаниями заключён договор, в котором электронный документооборот упомянут как формат взаимодействия, а «пострадавшая» сторона имеет на руках все подтверждающие документы, подписанные электронной подписью, то суд безусловно встанет на её сторону. Доводы о необходимости «предъявить бумаги» уже не работают.

Наоборот, риск того, что бумажный вариант признают недействительным, поддельным, ошибочным, более вероятен, чем это было бы с электронным оригиналом.

Согласно п. 5 ст. 9 федерального закона от 6 ноября 2011 года №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» первичный учётный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Подлинником документа является первый или единичный его экземпляр, согласно п. 3.1 Национального стандарта РФ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17 октября 2013 года №1185-ст).

— Из приведённых нормативно-правовых актов следует, что при осуществлении электронного документооборота подлинником является именно документ в электронном виде, подписанный электронной подписью. Замена или дублирование подлинника документа его электронным скан-образом действующим законодательством не предусмотрена, — объясняет глава юридического отдела Edisoft Артём Манушкин. — Таким образом, даже если электронный документ перевести в бумажный формат, такой документ не будет рассматриваться в качестве подлинника, первого единичного экземпляра. Указанная правовая позиция подтверждается, в том числе письмом ФНС России от 6 февраля 2014 года №ГД-4-3/1984@.

Истории о том, что суды не принимают в качестве доказательств электронные документы и требуется обязательно нести только распечатанные копии, давно потеряли актуальность. Хотя возможность предоставить бумаги ещё остаётся опциональной.

В соответствии со ст. 41 Арбитражного процессуального кодекса РФ лица, участвующие в деле, вправе представлять в арбитражный суд документы в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Приказом Судебного департамента при ВС РФ от 28 декабря 2016 года №252 утверждён порядок подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронной форме, в том числе в форме электронного документа.

«На сегодняшний момент существует возможность предоставления в суд доказательств в форме электронного документа. В случае необходимости стороны могут предоставить электронный документ в суд на бумажном носителе в качестве заверенной копии оригинала», — подытоживают юристы Edisoft.

Эти ситуации единичны, поэтому у бизнеса нет необходимости создавать бумажные копии заранее по каждой сделке. Надо довериться технологиям.

Как заверять «бумажные» копии электронных документов

Заверять по старинке копии, объединенные в подшивки, сегодня не приветствуется. Письмо Минфина от 24.10.2011 N 03-02-07/1-374 содержит обоснования необходимости заверения каждого документа в отдельности. Законодательных запретов пока нет, но налоговые и арбитражные суды стали опираться на понятия и термины, содержащиеся в российских ГОСТах по делопроизводству. Из них мы узнаем как же именно заверять документы:

  • «заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Под реквизитом документа понимается обязательный элемент оформления документа» — ГОСТ Р 51141-98;
  • при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Копия документа заверяется печатью организации» — ГОСТ Р 6.30-2003.

При этом, на бумажной копии надо поставить метку о том, что оригинал документа существует в электронном виде и был подписан электронной подписью.

Вывод напрашивается сам собой: предоставление бумажных копий — дело кропотливое, поэтому пора переходить на представление документов в электронном виде, тем более что Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (п. 4 ст. 6) в явном виде допускает подписание одной электронной подписью нескольких связанных между собой электронных документов (пакета электронных документов).

>Минфин разъяснил, как работать с документами

Распечатка не требуется

Согласно ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ) информация в электронном виде, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно. Документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, также могут быть признаны равнозначными документам, подписанным собственноручной подписью, в случаях, установленных законом или соглашением между участниками электронного взаимодействия (ч. 2 ст. 6, ч. 2 ст. 9 Закона № 63-ФЗ).

По общему правилу изготовление бумажных копий документов, формируемых, получаемых и передаваемых в электронном виде и подписанных электронной подписью с использованием системы электронного документооборота, в т. ч. кассовых документов, не требуется. Однако из данного правила имеется ряд исключений.

В соответствии с п. 7 Инструкции № 157н учреждение, сформировавшее электронный документ, изготавливает за свой счет его бумажные копии:

  • по требованию контролирующих органов;
  • по требованию суда и прокуратуры;
  • по письменному запросу других участников фактов хозяйственной жизни.

Под фактом хозяйственной жизни понимается сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Такое определение дано в п. 8 ст. 3 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ).

А вот понятие «участник факта хозяйственной жизни» в законодательстве не расшифровывается. Однако исходя из буквального толкования данного термина можно сделать вывод, что речь идет о сторонах, связанных определенными правоотношениями, например, организациях, заключивших договоры между собой, или сотруднике и работодателе в случае дистанционной работы и электронного документооборота в рамках трудовых отношений.

Минфин России рекомендует при выведении электронного документа на бумагу ставить отметку «Копия электронного документа». В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятого постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), надпись проставляется ниже реквизита «Подпись». Копию нужно заверить подписью ответственного работника.

Возникает вопрос: кто именно из сотрудников организации является тем самым ответственным работником и должен ли это быть тот же человек, который подписал электронный документ.

Важно понимать, что нет необходимости утверждать копию у сотрудника, первоначально применившего электронную подпись к документу. Иначе теряется смысл формирования копии. Копию любого электронного документа может заверить руководитель или назначенный им сотрудник. Таким образом, можно сформулировать перечень вопросов (аспектов), которые имеет смысл продумать при организации работы с электронными документами (см. таблицу).

Организационные вопросы, которые необходимо решить
при работе с электронными документами

В рассматриваемом письме Минфин России отмечает, что порядок изготовления бумажных копий электронных документов устанавливается руководителем в рамках формирования учетной политики.

На наш взгляд, это не обязательно означает, что данный порядок следует детально прописывать непосредственно в учетной политике. Можно ограничиться ссылкой на локальный акт, которым утвержден порядок изготовления бумажных копий электронных документов, например, так:

При таком варианте изменить установленный руководителем порядок будет проще. Приказ об утверждении порядка изготовления копий электронных документов можно оформить в произвольной форме (образец приведен ниже).

Правила хранения

В соответствии с п. 14 Инструкции № 157н, ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ учреждение обязано обеспечить хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Причем сроки хранения документов устанавливаются независимо от того, в каком виде (бумажном или электронном) они будут храниться.

В комментируемом письме Минфина России от 03.06.2014 № 02-07-05/26571 содержатся два важных тезиса:

  • порядок хранения электронных документов, электронных регистров устанавливается руководителем организации в рамках формирования учетной политики (образец оформления приведен ниже);
  • информация, содержащаяся в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несакционированного доступа в соответствии с правилами государственного архивного дела.

В соответствии с п. 2.1.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы их ценности, которая проводится экспертной комиссией организации. Таким образом, необходимым условием для хранения является формирование экспертной комиссии.

По мнению Департамента бюджетной методологии Минфина России, хранение электронных документов целесообразно сопровождать хранением соответствующих электронных или бумажных журналов учета, а также сертификатов ключей подписей и средств, обеспечивающих возможность работы с электронными документами и электронной подписью.

Указанные формулировки позволяют сделать ряд выводов:

  • можно, но не обязательно вести журнал учета электронных документов в бумажном виде. На наш взгляд, такой порядок только усложнит документооборот и достаточно прикрепленного к материальному носителю списка имеющихся на данном носителе документов;
  • можно, но не обязательно вести журнал учета электронных документов в электронном виде;
  • необязательно осуществлять централизованное хранение сертификатов ключей подписей. Уполномоченное лицо получает сертификат ключа подписи вместе с носителем и в дальнейшем может самостоятельно хранить данные объекты.

В прошлый раз мы рассказывали, как доказать легитимность электронного документа. Теперь давайте поговорим о копиях. Для чего и кому нужны бумажные копии электронных счетов-фактур, договоров, первички, и как правильно их подготовить.

Кому нужны бумажные копии

Внедряем ЭДО, сокращаем бумажный документопоток, при этом постоянно упоминаем работу с бумажными копиями. Дело в том, что далеко не все сегодня готовы работать только в электронном виде. Это касается как органов государственной власти, работы по внедрению ЭДО в которых набирают обороты, но этого еще недостаточно, так и бизнеса, который периодически напоминает о своем недоверии к электронным документам.

Рассмотрим на примерах. Истребование электронной первички налоговыми органами появилось в 2011 году. Представлять можно как электронные копии бумажных подлинников, так и изначально созданные в электронном виде документы (правильно – электронные копии электронных подлинников). Со скан-копиями проблем нет, бизнес успел проверить работу с ними на практике. С электронными оригиналами – есть нюансы. Представлять можно, но только те документы, которые были созданы в форматах ФНС, при этом служба признает один единственный формат – .XML. Для счета-фактуры этот формат обязателен, для первичных документов (товарная накладная по форме ТОРГ-12 и акт выполненных работ) рекомендуем. Получается, если вы создали товарную накладную в .XLS (excel), подписали с контрагентом ЭП, то при истребовании придется создать бумажную копию с последующей отправкой по почте (подробнее читайте в статье «Некоторые особенности представления электронных документов в налоговую»). Таких документов может быть не один и не два. Это трудоемко. ФНС знает об этом и, мы надеемся, уже прорабатывает вопрос.

Аналогичная ситуация с судами. Суды уже работают с электронными документами (подробнее в «Электронные документы в суде»), но существующей нормативной базы и практики еще недостаточно для полноценной работы. Суды принимают электронные документы в качестве письменных доказательств, но судья в ходе заседания рассмотрит документы на бумаге. Такова практика и привычки.

Таких примеров множество. И пока практика просит создания копий, делайте их правильно.

Как подготовить копию

Работать с бумагой умеем, поэтому не будем на этом останавливаться. Создание электронных копий с электронных оригиналов также не вызывает вопросов. Копировать и сохранять файлы учат при первом знакомстве с ПК. Интересно, что при копировании файла мы получим копию, не отличающуюся от оригинала, копия = оригинал.

Поговорим подробнее о создании бумажной копии электронного оригинала. Подготовка такой копии состоит из 3-х шагов:

  1. Поиск и выгрузка файла электронного документа из ИС, сервиса обмена, электронного архива или др.
  2. Печать документа. Если вам доступна функция печати сразу из ИС или сервиса оператора ЭДО, то шаг 1 ограничится поиском нужного документа.
  3. Заверение бумажной копии. Заверить можно двумя способами: нотариально или самостоятельно. Под самостоятельно понимается подписание копии документа собственноручной подписью руководителя организации (уполномоченного лица) с простановкой печати и отметки «копия верна».

Важно! На бумажной копии поставьте отметку о подписании документа электронной подписью. Укажите место хранения оригинала. Местом хранения будет определенная информационная система, электронный архив. До сих пор законодательство не закрепило требования к форме и содержанию таких отметок (штампов), что вызывает вопросы.

Отметка о подписании ЭП – неуточненное требование

Впервые штампы упоминались в Требованиях к оформлению документов. Раздел 8.3 определяет, что документ, поступивший по электронной почте может передаваться на исполнение на бумаге со штампом «дубликат» или иным обозначением аналога электронного документа. Правильность ЭЦП (рекомендации 2003 года и изменения относительно терминологии ЭП в них еще не вносились) подтверждается соответствующей отметкой: «ЭЦП верна. Подпись оператора» или «ЭЦП подтверждена. Подпись оператора. Отметку следует проставлять в виде штампа».

Затем в письме России от 2011 года № 03-03-06/1/409 Минфин разъяснил, если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам (о чем мы говорили выше), представление документа производится на бумажном носителев виде заверенной налогоплательщиком копиис отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. А какой должна быть эта отметка до сих пор никто не уточнил.

Если вы отправляли запросы в госведомства, то встречали штампы. Вариант Роскомнадзора:

Вариант Министерства связи:

Даже в органах госвласти отметки отличаются.

Также закон не определяет порядок простановки такого штампа. Он проставляется автоматически, как в сервисах операторов ЭДО СФ, либо вы создаете его собственноручно. В сложившейся ситуации рекомендуем воспользоваться примерами госорганов или операторов ЭДО СФ. Также вы вправе придумать свой вариант штампа, главное, чтобы он содержал информацию о подписании документа ЭП.

***

Подведем итог. Работа с электронными документами не избавит от бумаги на 100%. Это нормально. Госорганы или контрагенты еще работают в бумаге и для них приходится создавать бумажные копии электронных подлинников. Создание такой копии состоит из трех шагов: поиск документа, печать и заверение. Заверьте копию у нотариуса или самостоятельно. При самостоятельном заверении руководитель организации (уполномоченное лицо) ставит собственноручную подпись, печать организации, отметку «копия верна» и штамп о подписании ЭП. Если вы работаете в сервисе оператора ЭДО СФ, штамп проставится автоматически, иначе создайте его собственноручно.

Делайте правильные копии и только в тех случаях, когда это требуется. Ни в коем случае не создавайте дубли одного и тоже документа в бумажной и электронной формах. Не усложняйте себе работу.

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

Оставьте комментарий