Электронные счета фактуры

Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ выставление счета – фактуры в электронном виде является правом налогоплательщика.

Как следует из абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

Используемая в ст. 169 НК РФ формулировка «по взаимному согласию сторон сделки» означает добровольность применения электронной формы составления и выставления счета-фактуры. При этом способ выражения взаимного согласия сторон сделки на составление счета-фактуры в электронном виде НК РФ не регулирует. По мнению Минфина РФ, такое согласие может быть оформлено с учетом применяемых в предпринимательской деятельности правил поведения (обычаев делового оборота), в том числе посредством обмена документами, без составления одного документа, подписанного сторонами, выполнения действий, свидетельствующих о согласии на составление счетов-фактур в электронном виде, и т.п. (Письмо Минфина РФ от 1 августа 2011 г. № 03-07-09/26).

Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В связи с этим нужно учесть, что ФЗ от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» признается утратившим силу с 1 июля 2012 г. (п. 2 ст. 20 ФЗ № 63-ФЗ от 06.04.2011 г. «Об электронной подписи»). На основании п. 2 ст. 19 и п. 1 ст. 5 Закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 г. электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью до даты признания утратившим силу Закона № 1-ФЗ от 10.01.2002 г., признается электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью. Следовательно, счет – фактура составленный в электронном виде, может подписываться до 1 июля 2012 г. электронной цифровой подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью.

После признания утратившим силу Закона № 1-ФЗ от 10.01.2002 г. – усиленной квалифицированной электронной подписью или в соответствии с п. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 г. усиленной неквалифицированной электронной подписью. Усиленная неквалифицированная электронная подпись применяется в случае, если сертификат ключа проверки электронной подписи выдан удостоверяющим центром, входящим в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС России (вплоть до окончания действия сертификата или существования сети доверенных удостоверяющих центров ФНС России) (Письмо Минфина РФ № 03-07-15/80 от 20 июля 2012 г.).

Составление электронного счета – фактуры не предполагает составление счета – фактуры на бумажном носителе по той же хозяйственной операции.

Если в отношении счетов-фактур, выставленных продавцом в электронном виде, подписанных электронной цифровой подписью, у продавца имеются подтверждения оператора о получении файлов счетов-фактур, а также извещения покупателя о получении счетов-фактур, подписанных электронной цифровой подписью покупателя и полученных через оператора, то продавцом такие счета-фактуры бумажном носителе не составляются. (Разъяснение от 16.11.2012 г. Е.Н. Вихляева, Советника отдела косвенных налогов Департамента налоговой и таможенно – тарифной политики Минфина РФ).

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи устанавливается подзаконными нормативными актами Минфином РФ и ФНС РФ (п. 9 ст. 169 НК РФ).

Так, Приказом Минфина РФ № 50н от 25 апреля 2011 г. утвержден Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи. Данный Порядок устанавливает процедуры взаимодействия участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи в соответствии со ст. 169 НК РФ.

Приказом ФНС РФ № ММВ-7-6/36@ от 30 января 2012 г.утвержден формат представления документов, используемых при выставлении и получении счетов – фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи.

  • формат счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронном виде;
  • формат корректировочного счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронном виде;
  • формат журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронном виде;
  • формат книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронном виде;
  • формат дополнительного листа книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронном виде;
  • формат книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронном виде;
  • формат дополнительного листа книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронном виде.

Электронный документооборот по каждому счету-фактуре осуществляется отдельно (п.1.9 Порядка, утв. Приказом Минфина РФ № 50н от 25 апреля 2011 г.). Поэтому, по каждому счету-фактуре производятся все необходимые действия и составляются все необходимые документы, Порядком утв. Приказом Минфина РФ № 50н от 25 апреля 2011 г. Документы, составляемые в процессе выставления и получения счетов-фактур, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью участника документооборота.

Электронный счет – фактура, выставленный с соблюдением требований ст. 169 НГК РФ, дает право на применение вычета по НДС (п. 1 п. 2 ст. 169 НК РФ).

Ответ:

Счет-фактура (СФ) может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. СФ составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих СФ в соответствии с установленными форматами и порядком (п. 1 ст. 169 НК РФ, абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ).

Первый экземпляр счета-фактуры, составленного на бумажном носителе, выставляется покупателю, второй экземпляр остается у продавца.

Поскольку положения п. 6 ст. 169 НК РФ не содержат запрета на формирование счета-фактуры на разных носителях (как в электронной форме, так и на бумажном носителе), в целях сокращения документооборота контролирующие органы считают возможным подписывать второй экземпляр счета-фактуры, выставленного на бумажном носителе, усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя и главного бухгалтера организации либо иных уполномоченных лиц.

Электронный счет-фактура (ЭСФ) — это файл, формат XML которого утвержден ФНС РФ приказами от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@, от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Необходимо отметить, что скан-копии оформленных в бумажном виде СФ, даже заверенные УКЭП и переданные через специализированного оператора электронного документооборота (ЭДО), в данное понятие не входят.

Порядок выставления и получения СФ в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением УКЭП установлен Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н.

При необходимости распечатывания вторых экземпляров СФ, выставленных на бумажном носителе и подписанных УКЭП, достоверность УКЭП руководителя и главбуха организации либо иных уполномоченных лиц заверяется в установленном порядке руководителем организации (письмо ФНС РФ от 06.09.2017 № СД-4-3/17731@).

То есть даже если СФ покупателю был выставлен на бумаге, продавец может хранить второй экземпляр счета-фактуры в электронном виде. Главное, чтобы СФ был подписан УКЭП руководителя и главбуха.

Из пункта 1 ст. 169 НК РФ следует, что технически для использования электронных СФ (ЭСФ) необходимо:

1. Приобрести сертификат ключа УКЭП для руководителя организации или лица, уполномоченного им подписывать СФ (письма Минфина РФ от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176, ФНС РФ от 19.05.2016 № СД-4-3/8904). Электронная подпись главного бухгалтера для выставления ЭСФ не требуется (п. 6 ст. 169 НК РФ) (перечень удостоверяющих центров, где приобретается КЭП – см. http://minsvyaz.ru/ru/activity/govservices/2/).

2. Заключить договор с одним из доверенных операторов ЭДО. Реестр операторов есть на сайте ФНС РФ www.nalog.ru (Налогообложение в РФ — Представление налоговой и бухгалтерской отчетности — Электронные счета-фактуры — Перечень операторов ЭДО).

На практике возможны ситуации, когда организация и ее контрагенты обслуживаются как у одного, так и у разных операторов ЭДО. Такие операторы должны иметь совместимые технические средства для передачи СФ (п. 1.3 Порядка).

Документы, подписанные УКЭП, должны храниться совместно с квалифицированным сертификатом ключа проверки ЭП (п. 1.13 Порядка).

3. Договориться об использовании ЭСФ со своими контрагентами. Согласие на использование ЭСФ выражается сторонами в любой форме (письмом либо включением организации в список контрагентов в самой системе ЭДО (письмо Минфина РФ от 01.08.2011 № 03-07-09/26).

ЭСФ, составленный по утвержденному ФНС РФ формату и подписанный УКЭП, является оригиналом документа. Его не нужно распечатывать ни для представления по требованию ИФНС (в этом случае документы передаются по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика согласно п. 2 ст. 93 НК РФ), ни для хранения в течение установленного срока (п. 1.13 Порядка, письма Минфина РФ от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259, ФНС РФ от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@).

Также необходимо отметить, что по сделке можно оформить либо электронный, либо бумажный СФ (если нет возможности передать счет-фактуру по ТКС), дублировать СФ нельзя.

Обязанность продавцов и покупателей хранить счета-фактуры (включая корректировочные и исправленные) в хронологическом порядке по мере их выставления (составления) или получения за соответствующий налоговый период установлена в п. 14 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Причем норма действует одинаково в отношении бумажных и электронных СФ.

ЭСФ должны храниться:

— вместе с квалифицированным сертификатом ключа подписи, применявшимся для их формирования (п. 1.13 Порядка);

— вместе с подтверждениями оператора ЭДО и извещениями покупателей о получении СФ (п. 14 Правил ведения журнала учета). Извещение о получении СФ формируется покупателем только при взаимном согласии сторон сделки (п. 2.9 Порядка).

Ни нормами НК РФ, ни нормами Постановления № 1137 конкретный срок хранения счетов-фактур (бумажных и электронных) не установлен. Журнал учета полученных и выставленных СФ, книги покупок и продаж вместе с доплистами к ним должны храниться не менее 4 лет с даты последней записи.

Также общий срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет 4 года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Следовательно, и бумажные, и электронные СФ необходимо хранить как минимум в течение 4 лет.

Для хранения электронных СФ у организации должна быть соответствующая техническая база (например, наличие серверов с достаточным количеством памяти на дисках (исходя из величины документооборота ЭСФ в организации) для хранения информации в электронном виде, наличие контроля доступа к серверам. Система на сервере должна позволять хранить электронные документы таким образом, чтобы они не были уничтожены или на них не исказилась информация и др.).

Ответ подготовлен службой правового консалтинга компании РУНА

Оставьте комментарий