Если не выдают копию трудовой книжки

Трудовое законодательство предусматривает обязанность работодателя выдавать работнику документы, связанные с работой, и их копии (ст. 62 ТК РФ). Эти документы выдаются работодателем на основании заявления работника. А как написать заявление на выдачу трудовой книжки (копии)?

Трудовая книжка: выдаем оригинал, копию или выписку

Если работник не увольняется, то оригинал трудовой книжки работодатель обязан выдать ему, только если трудовая книжка понадобилась такому работнику для представления в органы социального страхования (обеспечения). В иных случаях работодатель может подготовить для работника или копию трудовой книжки, или выписку из нее. Копия трудовой книжки обычно требуется банком, если гражданин хочет взять кредит.

Оригинал, копия трудовой книжки или выписка из нее представляются работнику на основании его заявления. Выдать такие документы работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). За нарушение срока выдачи трудовой книжки, ее копии или выписки из нее (в случае, если работник пожалуется в трудинспекцию) работодатель и его должностные лица могут быть привлечены к следующей ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • предупреждение или штраф на должностных лиц, а также работодателя-ИП в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
  • штраф на работодателя-организацию от 30 000 до 50 000 рублей.

Копия трудовой книжки или выписка из нее представляется работодателем работнику бесплатно.

Составляем заявление на выдачу копии трудовой книжки

Заявление для выдачи трудовой книжки на руки, копии трудовой книжки или выписки из нее составляется в произвольном виде. Если запрашивается оригинал трудовой книжки, необходимо указать причину и место последующего представления трудовой книжки. Важно помнить, что при получении на руки оригинала трудовой книжки работник обязан будет не позднее 3 рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).

Также важно помнить, что работодатель несет ответственность за учет и хранение трудовых книжек (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 ). Поэтому при выдаче оригинала трудовой книжки работодателю нужно документально подтвердить такой факт. Например, сделать отметку в книге учета движения трудовых книжек или получить от работника расписку о получении оригинала трудовой книжки. Тем самым работодатель сможет избежать ответственности в случае, если, например, работник свою трудовую книжку потеряет.

Приведем заполненный образец заявления на выдачу трудовой книжки (копии).

Пред. / След. Скачать форму заявления на выдачу копии трудовой книжки (образец бланка) можно здесь. Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  • Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
  • Я не подписчик, но хочу им стать
  • Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Нормативная база

ГОСТ Р 7.0.97-2016

Приказ Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст

Для чего необходима копия ТК

Иногда работники просят специалистов кадровой службы выдать им трудовую книжку для предъявления ее по месту требования. Например, образец заверения копии трудовой книжки 2020 может потребоваться для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения, или в банк для получения кредита.

Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка. Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, чаще для этой цели используется образец копии трудовой книжки, заверенная работодателем 2020.

Заверить и выдать копию сотруднику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы (ст. 62 ТК РФ). Чтобы правильно оформить документ, необходимо учесть новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018, о которых мы поговорим далее.

Как заверить трудовую книжку по новым правилам 2020

С 01.07.2018 заверять документ следует, опираясь на новые требования. Поэтому обратимся к ГОСТу Р 7.0.97-2016. Его планировали ввести в действие с 01.07.2017, но Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст дата его введения была перенесена на 01.07.2018.

Согласно новому ГОСТу, правила заверения (вообще в целом, а не только трудовой книжки) теперь напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия.

Прежде всего нужно сделать копии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество. Если образец заверенной копии трудовой книжки (2020) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке с указанием места хранения оригинального бланка.

Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2020 году для сторонней организации:

  • на документе ставится отметка «Верно»;
  • указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
  • указывается дата заверения;
  • с 01.07.2018 нужно делать указание на то, где хранится оригинал.

Многие банки требуют, чтобы образец заверения трудовой книжки с 1 июля 2018 года также содержал запись о том, что ее владелец «работает по настоящее время». В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы. Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода, и он сможет вернуть кредит. Поэтому если для кредитной организации важно присутствие этой фразы, ее нужно внести.

Ниже мы разместили образец, как заверить трудовую книжку, который работает по настоящее время (2020).

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.

Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно. Предлагаем вашему вниманию образец, как по-новому заверить трудовую книжку.

Образец заверения трудовой книжки с 2018 года для внутреннего документооборота компании:

  • указывается запись «Верно»;
  • Ф.И.О., должность, подпись кадровика;
  • дата заверения.

Как заверять копию трудовой книжки с 2018 года

С 01.07.2018 внизу копии или выписки из ТК для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа. Запись может выглядеть следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)». Как правильно должно быть оформлено заверение? Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года смотрите ниже.

Где можно заверить документ

Если человек работает, для ее получения ему нужно обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия, на котором он трудится. Также выдать ксерокопию может бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления бумаги должны быть выданы сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права.

В случае если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.

Ошибки при оформлении документа

Часто встречается следующая ошибка: печать организации захватывает текст или подпись кадровика (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Оттиск печати должен быть расположен по правилам.

Особо надо отметить, что ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно скопировать заново нужные страницы и заверить их должным образом.

Скачать

Допустим, сотрудник организации обратился к руководству с требованием выдать ему копию трудовой книжки и справку о зарплате. Он хочет оформить пособие в органе социальной защиты населения по месту жительства. Причём работник планирует получить копию книжки и справку о з/п сразу же в день обращения. Однако специалиста, который занимается заверением этих документов, на месте нет. Так в какой срок можно удовлетворить требование работника, не нарушив срок выдачи копии трудовой и справки? Этому посвящена наша консультация.

Обязанность работодателя

По общему правилу работодатель должен удовлетворить просьбу работника и выдать ему заверенную копию трудовой истории и другие документы, связанные с работой (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Однако день в день делать это не обязательно. Выдача заверенных документов сразу же после обращения сотрудника – это право, а не обязанность организации. Ведь законодательство устанавливает 3-дневный срок выдачи копии трудовой книжки. Что касается справки о зарплате – срок выдачи этого документа тот же.

К сведению

К документам и копиям документов, связанных с работой, закон относит:

  • трудовую книжку;
  • копии приказа о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении и др.;
  • выписки из трудовой книжки;
  • справки о зарплате;
  • справки об отчислении НДФЛ и страховых взносов и т. д.

Все эти документы перечислены в статье 62 Трудового кодекса РФ.

Течение срока

Отметим, что течение срока подготовки запрошенных работником документов начинается со дня получения от сотрудника соответствующего письменного заявления. Отсчитав 3 рабочих дня от этой даты, кадровику станет понятно в какой срок выдать копию трудовой.

Добавим, что такое заявление может быть оформлено в произвольной форме. Образец этого прошения может выглядеть примерно так:

ПРИМЕР

Директору
ООО «Контраст-Тур»
А.И. Авакянцу

от секретаря
М.М. Бузовой

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне заверенную копию моей трудовой книжки и справку о зарплате за 2016-2017 годы.

15.01.2018

Бузова /М.М. Бузова/

Также вы можете здесь по прямой ссылке с нашего сайта бесплатно скачать пример заполненного заявления о выдаче копии трудовой книжки.

Как заверить копию трудовой книжки

Учтите, что с 01 июля 2018 года действует новый регламент, как проставить заверительную надпись на копии трудовой книжки. Отметим, что до этой даты трудовое законодательство данный вопрос напрямую не регулировало.

Причина в том, что с 01.07.2018 начинает действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 под названием «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов”. А до этой даты актуален ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) (п. 3.26 ГОСТа).

Согласно пункту 5.26 нового ГОСТа, отметку о заверении копии проставляют под реквизитом «Подпись”. Она включает:

  • слово «Верно”;
  • должность лица, которое заверило копию;
  • его собственноручную подпись;
  • расшифровку подписи – инициалы и фамилию;
  • дату заверения копии (выписки из трудовой книжки).

ПРИМЕР Верно Инспектор службы кадров Подпись И.О. Фамилия Дата Если копию трудовой выдают для предоставления в другую организацию, то дополнительно указывают о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия и заверяют печатью (при её наличии). Например: «Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Гуру” в деле № 79-к за 2017 год”

Часто возникают ситуации, когда работнику нужна копия его трудовой книжки. Например, когда сотрудник берёт кредит в банке, получает загранпаспорт или его супруга оформляет пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет. Во всех этих случаях не обойтись без заверенной копии. А значит – надо писать заявление на копию трудовой книжки. Рассказываем. как это сделать и приводим образец.

Хочешь копию трудовой – напиши заявление

Для того чтобы получить копию трудовой книжки, работник должен подать соответствующее заявление на имя руководителя организации. Дело в том, что во время действия трудового договора трудовая книжка хранится на предприятии и на руки работнику её не выдают.

Если организация маленькая, то, конечно, можно обойтись и устной просьбой. Однако если компания крупная, то необходимо письменное заявление на копию трудовой книжки.

Обязательной для применения формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме. На практике бывает, что в организации разработан специальный бланк для подобных прошений. Если такой утвержденной формы нет, то главное, чтобы в заявлении было указано следующее:

  • Ф.И.О. руководителя компании, на чье имя пишется заявление;
  • Ф.И.О. и должность сотрудника, обращающегося с заявлением;
  • дата обращения и подпись заявителя с расшифровкой Ф.И.О.;
  • причина обращения за копией трудовой (обычно указывается по желанию).

В итоге, образец заявления на копию трудовой может выглядеть примерно так:

ПРИМЕР

Генеральному директору
ООО «Омега-Плюс»
И.И. Иванову

от бухгалтера
М.И. Петровой

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне заверенную копию трудовой книжки.

22.01.2018 Петрова /М.И. Петрова/

Также с нашего сайта вы можете бесплатно и при необходимости отредактировать его «под себя».

Копию выдадут не позднее 3-х дней

Получив заявление на выдачу копии трудовой, сотрудник отдела кадров или другой уполномоченный работник (например, бухгалтер) должен подготовить заверенную копию книжки. Сделать это нужно не позднее, чем через 3 дня после получения заявления (п. 7 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Копию лучше сделать качественную. Кроме того, все заверительные надписи, печати и подписи должны быть читаемыми. Это избавит сотрудника от неприятностей, а работника отдела кадров – от повторных манипуляций по заверению трудовой книжки.

Заверить копию трудовой может директор или сотрудник, на которого письменным распоряжением руководителя организации возложены обязанности по заверению трудовых книжек. Сама копия должна быть заверена в утвержденном на законодательном уровне порядке (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). А с 01.07.2018 – на основании п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

К сведению В некоторых организациях для получения копии трудовой книжки заявление о выдаче можно передать в отдел кадров в электронном виде. Для этого применяют, к примеру, корпоративную электронную почту или специальные кадровые сервисы по обмену документами между работниками и работодателем.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Оставьте комментарий