Excel отчеты

Для собственников бизнеса, которые хотят иметь под рукой наглядную картину положения дел в компании, ведение управленческого учета – осознанная необходимость. Причем, независимо от масштабов бизнеса, такой учет – это система таблиц и отчетов с аналитикой в самых разнообразных разрезах: по продуктам, по проектам, по поставщикам и др. Совокупность всех этих отчетов с актуальными данными нужна для принятия взвешенных управленческих решений.

Самым удобным инструментом для постановки и ведения управленческого учета долгое время были таблицы Excel. Но благодаря сервисам-конкурентам, у компаний появилось больше возможностей для выбора способа ведения управленческого учета и обработки нужных для аналитики данных.

Бюджетирование и управленческий учет

Главной целью управленческого учета является предоставление информации, необходимой руководителям различного уровня для повышения эффективности управления предприятием. Оно выражается в росте рентабельности компании и увеличении ее конкурентоспособности в занимаемом сегменте рынка. Поэтому часто главную цель управленческого учета формулируют как управление прибылью через управление затратами.

Основными задачами для достижения поставленной цели будут:

  • планирование (на основе метода бюджетирования);
  • определение затрат и контроль (в т.ч. калькулирование себестоимости на основе принятой классификации затрат);
  • принятие решений.

На практике эти задачи реализуются следующим образом:

  • формирование управленческой отчетности в виде различных бюджетов;
  • контроль исполнения бюджетов на основании данных учета, в том числе контроль за исполнением договоров (в первую очередь с покупателями и поставщиками);
  • ведение многосценарного планирования;
  • осуществление план-фактного анализа.

Многие отечественные компании сегодня ведут «управленку» в таблицах Excel. Во многом это связано с тем, что программа является универсальным инструментом, который включает в себя огромный набор математических формул, алгоритмов, специальных механизмов учета и так далее, но при этом не требует каких-либо существенных затрат (к примеру, как этого требует иное программное обеспечение учета).

Плюсы ведения «управленки» в Excel:

  • Доступность
  • Excel имеет ряд специализированных финансовых функций
  • Наглядность и относительная простота для небольших компаний
  • Возможность развития системы с помощью макросов

Минусы:

  • Таблицы Excel для управленческого учета по мере развития бизнеса увеличиваются и требуют очень много времени для поддержания корректности учета
  • Минимальные возможности интеграции с другими системами
  • Увеличение сложности таблиц, невозможность решения задач управленческого учета только простыми формулами, без использования программирования
  • Низкая отказоустойчивость

Управленческая отчетность в Excel

В небольших компаниях использование дорогостоящих средств автоматизации управленческого учета не всегда оправдано. Excel имеет достаточный функционал для формирования основных отчетов:

  • Отчета по доходам и расходам (ОДР, P&L, Profit and Loss, отчет по финансовому результату компании)
  • Отчета по движению денежных средств (ДДС, CF, Cashflow)
  • Баланса (БЛ, BS, Balance sheet)

На каждом предприятии, в зависимости от его направления деятельности, управленческая отчетность отличается по форме, содержанию, регулярности составления.

Но существуют общие рекомендации для создания управленческих отчетов в Excel.

  1. Таблицы с разными отчетами должны быть разделены
    Для облегчения поиска и анализа информации в различных отчетах необходимо разделять отчеты по разным листам. Не стоит умещать все данные на одном листе, так как в этом случае сильно затрудняется обновление данных и получение актуальных отчетов.
  2. Использование категорий для суммирования значений
    Для удобства работы с отчетом хорошим тоном является размещение на первой странице сводных показателей отчета и их расшифровкой на последующих. Для этого необходимо объединить исходные данные по дополнительной группировке (категории) Такой формат представления информации будет нагляднее и удобнее для пользователей.
  3. Использование автозаполнения
    Справочники единиц бизнеса, центров финансового учета, проектов, статей значительно облегчают работу. С их помощью можно значительно экономить время на составлении аналогичных учетных таблиц, пользуясь автозаполнением ячеек или ограничивая выбор значения из списка.
  4. Пользуйтесь дополнительным функционалом Excel
    Встроенные аналитические функции, такие как дисперсия, корреляция, математическое и среднее ожидание, метод экстраполяции и другие, увеличивают качество анализируемой информации в отчетах и позволяют выявить основные тренды в развитии бизнеса и своевременно на них среагировать.
  5. Листы корректировки
    Если отчеты строятся на выгрузке данных из других систем, корректировать от руки данные в этих таблицах нельзя. Для этого создаются специальные листы корректировки, в которых можно отследить все изменения исходных данных.
  6. Проверочные ячейки
    При трансформации данных выделяйте проверочные ячейки цветом или другим способом. Они будут обращать на себя внимание и помогут не пропустить ошибки.
  7. Настройка защиты листов
    Контрольные листы отчетных форм, листы выгрузки данных, итоговые отчеты должны быть защищены от изменений. Изменения можно вносить только в корректировочные листы.

В интернете много примеров таблиц Excel для ведения управленческого учета. Но просто брать и пользоваться ими рискованно. Готовые таблицы Эксель для управленческого учета не учитывают специфику вашего бизнеса и, возможно, содержат неподходящую вашему бизнесу аналитику для принятия управленческих решений.

По просьбе клиентов, которые находится у нас на комплексном бухгалтерском обслуживании, мы готовим данные для управленческого учета и отчетности. Как правило, такая отчетность «заточена» под специфику каждого клиента, потому что есть уже разработанная определенная форма. Если настройки производятся «с нуля», компания 1C-WiseAdvice предлагает свои готовые шаблоны отчетов, оказывает консультации при разработке требований, знакомит с нашими best practice.

Примеры управленческого учета в Excel

Таблицы управленческого учета в Excel обычно выглядят следующим образом:

Есть ли альтернативы Excel для управленческого учета

В качестве альтернативы Excel для автоматизации управленческого учета компаний малого бизнеса можно использовать готовые онлайн-сервисы.

При всех своих плюсах ведение «управленки» в Экселе имеет свои недочеты. Например, вносить корректировки в бюджет с помощью Excel и поддерживать их актуальность очень сложно (а если уж быть точнее, практически невозможно). Если в бюджете что-то меняется, если внести в таблицу правку, то впоследствии крайне затруднительно понять, почему изменилась какая-то цифра, откуда она вообще взялась.

Все эти проблемы теряют свою актуальность для клиентов 1C-WiseAdvice, которые к комплексному бухгалтерскому обслуживанию подключили наш уникальный сервис управления финансами – «Управленка».

Сервис позволяет, не тратя время на внедрение и настройку отчетов, сразу получить оперативную информацию по финансам компаний.

Для формирования полноценной отчетности в «Управленке» необходимо:

  1. Указать статьи денежных операций
    Когда вы добавляете операцию вручную, вы указываете для нее статью. Чтобы изменить статью у существующей операции, нажмите на эту операцию в таблице и измените поле «Статья». Сохраните операцию.
  2. Указать проекты для операций
    Проекты нужны для разделения прибыли / убытков по проектам и оценки рентабельности проектов. Добавление проектов осуществляется на закладке «Проекты».
  3. Можно указать несколько статей и проектов для одной операции
    Итоговая сумма всех частей должна совпадать с общей суммой операции.

Сервис помогает бизнесу:

  • Выполняет синхронизацию управленческого учета с банками
  • Предоставляет информацию по прибыльности различных частей бизнеса
  • Планирует предстоящие платежи и поступления ДС, предсказывает кассовый разрыв

Плюсы:

  • Настроенный управленческий учет для небольших компаний
  • Продуманная визуализация основных показателей бизнеса
  • Высокая отказоустойчивость
  • Синхронизация с 1С:Бухгалтерией
  • Управление с мобильного телефона через чат-бот Telegram

Заказать услугу

Для анализа больших и сложных таблиц обычно используют Сводные таблицы . С помощью формул также можно осуществить группировку и анализ имеющихся данных. Создадим несложные отчеты с помощью формул.

В качестве исходной будем использовать таблицу в формате EXCEL 2007 ( Вставка/ Таблицы/ Таблица ), содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте. Аналогичная таблица использовалась в статье Сводные таблицы .

В таблице имеются столбцы:

  • Товар – наименование партии товара, например, » Апельсины «;
  • Группа – группа товара, например, » Апельсины » входят в группу » Фрукты «;
  • Дата поставки – Дата поставки Товара Поставщиком;
  • Регион продажи – Регион, в котором была реализована партия Товара;
  • Продажи – Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
  • Сбыт – срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
  • Прибыль – отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.

Через Диспетчер имен откорректируем имя таблицы на » Исходная_таблица » (см. файл примера ).

С помощью формул создадим 5 несложных отчетов, которые разместим на отдельных листах.

Отчет №1 Суммарные продажи Товаров

Найдем суммарные продажи каждого Товара. Задача решается достаточно просто с помощью функции СУММЕСЛИ() , однако само построение отчета требует определенных навыков работы с некоторыми средствами EXCEL.

Итак, приступим. Для начала нам необходимо сформировать перечень названий Товаров. Т.к. в столбце Товар исходной таблицы названия повторяются, то нам нужно из него выбрать только уникальные значения. Это можно сделать несколькими способами: формулами (см. статью Отбор уникальных значений ), через меню Данные/ Работа с данными/ Удалить дубликаты или с помощью Расширенного фильтра . Если воспользоваться первым способом, то при добавлении новых Товаров в исходную таблицу, новые названия будут включаться в список автоматически. Но, здесь для простоты воспользуемся вторым способом. Для этого:

  • Перейдите на лист с исходной таблицей;
  • Вызовите Расширенный фильтр ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Дополнительно );
  • Заполните поля как показано на рисунке ниже: переключатель установите в позицию Скопировать результат в другое место ; в поле Исходный диапазон введите $A$4:$A$530; Поставьте флажок Только уникальные записи .

  • Скопируйте полученный список на лист, в котором будет размещен отчет;
  • Отсортируйте перечень товаров ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Сортировка от А до Я ).

Должен получиться следующий список.

В ячейке B6 введем нижеследующую формулу, затем скопируем ее Маркером заполнения вниз до конца списка:

=СУММЕСЛИ(Исходная_Таблица;A6;Исходная_Таблица)

Для того, чтобы понять сруктурированные ссылки на поля в таблицах в формате EXCEL 2007 можно почитать Справку EXCEL (клавиша F1 ) в разделе Основные сведения о листах и таблицах Excel > Использование таблиц Excel .

Также можно легко подсчитать количество партий каждого Товара:

=СЧЁТЕСЛИ(Исходная_Таблица;A6)

Отчет №2 Продажи Товаров по Регионам

Найдем суммарные продажи каждого Товара в Регионах. Воспользуемся перечнем Товаров, созданного для Отчета №1. Аналогичным образом получим перечень названий Регионов (в поле Исходный диапазон Расширенного фильтра введите $D$4:$D$530). Скопируйте полученный вертикальный диапазон в Буфер обмена и транспонируйте его в горизонтальный. Полученный диапазон, содержащий названия Регионов, разместите в заголовке отчета.

В ячейке B 8 введем нижеследующую формулу:

=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица; Исходная_Таблица;$A8; Исходная_Таблица;B$7)

Формула вернет суммарные продажи Товара, название которого размещено в ячейке А8 , в Регионе из ячейки В7 . Обратите внимание на использование смешанной адресации (ссылки $A8 и B$7), она понадобится при копировании формулы для остальных незаполненных ячеек таблицы.

Скопировать вышеуказанную формулу в ячейки справа с помощью Маркера заполнения не получится (это было сделано для Отчета №1), т.к. в этом случае в ячейке С8 формула будет выглядеть так:

=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица; Исходная_Таблица;$A8; Исходная_Таблица;C$7)

Ссылки, согласно правил относительной адресации , теперь стали указывать на другие столбцы исходной таблицы (на те, что правее), что, естественно, не правильно. Обойти это можно, скопировав формулу из ячейки B8 , в Буфер обмена , затем вставить ее в диапазон С8: G 8 , нажав CTRL + V . В ячейки ниже формулу можно скопировать Маркером заполнения .

Отчет №3 Фильтрация Товаров по прибыльности

Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара либо принесла прибыль, либо не принесла (см. столбец Прибыль в исходной таблице). Подсчитаем продажи по Группам Товаров в зависимости от прибыльности. Для этого будем фильтровать с помощью формул записи исходной таблицы по полю Прибыль.

Создадим Выпадающий (раскрывающийся) список на основе Проверки данных со следующими значениями: (Все); Да; Нет . Если будет выбрано значение фильтра (Все) , то при расчете продаж будут учтены все записи исходной таблицы. Если будет выбрано значение фильтра » Да» , то будут учтены только прибыльные партии Товаров, если будет выбрано » Нет» , то только убыточные.

После ввода формулы не забудьте вместо простого нажатия клавиши ENTER нажать CTRL + SHIFT + ENTER .

Количество партий по каждой группе Товара, в зависимости от прибыльности, можно подсчитать аналогичной формулой.

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица=A8)* ЕСЛИ($B$5=»(Все)»;1;(Исходная_Таблица=$B$5)))

Так будет выглядеть отчет о продажах по Группам Товаров, принесших прибыль.

Выбрав в фильтре значение Нет (в ячейке B 5 ), сразу же получим отчет о продажах по Группам Товаров, принесших убытки.

Отчет №4 Статистика сроков сбыта Товаров

Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара сбывалась определенное количество дней (см. столбец Сбыт в исходной таблице). Необходимо подготовить отчет о количестве партий, которые удалось сбыть за за период от 1 до 10 дней, 11-20 дней; 21-30 и т.д.

Вышеуказанные диапазоны сформируем нехитрыми формулами в столбце B .

Количество партий, сбытые за определенный период времени, будем подсчитывать с помощью формулы ЧАСТОТА() , которую нужно ввести как формулу массива :

=ЧАСТОТА(Исходная_Таблица;A7:A12)

Для ввода формулы выделите диапазон С6:С12 , затем в Строке формул введите вышеуказанную формулу и нажмите CTRL + SHIFT + ENTER .

Отчет №5 Статистика поставок Товаров

Теперь подготовим отчет о поставках Товаров за месяц. Сначала создадим перечень месяцев по годам. В исходной таблице самая ранняя дата поставки 11.07.2009. Вычислить ее можно с помощью формулы: =МИН(Исходная_Таблица)

В результате получим перечень дат — первых дней месяцев:

Применив соответствующий формат ячеек, изменим отображение дат:

Формула для подсчета количества поставленных партий Товаров за месяц:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица>=B9)* (Исходная_Таблица

Теперь добавим строки для подсчета суммарного количества партий по каждому году. Для этого немного изменим таблицу, выделив в отдельный столбец год, в который осуществлялась поставка, с помощью функции ГОД() .

Теперь для вывода промежуточных итогов по годам создадим структуру через пункт меню Данные/ Структура/ Промежуточные итоги :

  • Выделите любую ячейку модифицированной таблицы;
  • Вызовите окно Промежуточные итоги через пункт меню Данные/ Структура/ Промежуточные итоги ;
  • Заполните поля как показано на рисунке:

После нажатия ОК, таблица будет изменена следующим образом:

Будут созданы промежуточные итоги по годам. Нажатием маленьких кнопочек в левом верхнем углу листа можно управлять отображением данных в таблице.

Резюме :

Отчеты, аналогичные созданным, можно сделать, естественно, с помощью Сводных таблиц или с применением Фильтра к исходной таблице или с помощью других функций БДСУММ() , БИЗВЛЕЧЬ() , БСЧЁТ() и др. Выбор подхода зависит конкретной ситуации.

В управленческой отчетности баланс играет важную роль. Управленческий баланс формируется с целью оценки собственного капитала компании и других показателей в заданный момент времени, например, в конце года. Он отражает активы, обязательства и собственный капитал компании. Для руководства важно, чтобы составление управленческого баланса осуществлялось на основе управленческих данных (в отличие от бухгалтерского баланса).

Форма любого балансового отчета, в том числе форма управленческого баланса, представляет собой таблицу со списком статей, состоящую из двух разделов, суммы которых являются равными друг другу, т.е. оба раздела должны балансировать друг друга. Первый раздел — это список активов. Второй раздел — это сумма обязательств и собственного капитала в бизнесе (список пассивов). Выраженный в виде уравнения, баланс показывает:

Активы = Обязательства + Собственный капитал

Чтобы оценить собственный капитал, нужно просто выразить уравнение как:

Собственный капитал = Активы – Обязательства

Ниже приведен пример управленческого баланса (1С управленческий баланс в программном продукте «WA: Финансист»):

Управленческй баланс На 31.12.2016 На 31.12.2015
АКТИВЫ
Внеоборотные активы
Основные средства 2 493 288 2 500 000
Нематериальные активы 2 011 154
Инвестиции в зависимые компании
Отложенные налоговые активы 19 651 140 19 651 140
Займы выданные и проценты к получению 15 026 296
Финансовые активы, удерживаемые до погашения
Прочие внеоборотные активы
Дебиторская задолженность
Итого внеоборотные активы 37 170 724 24 162 294
Оборотные активы
Запасы 2 246 034 202 2 250 008 991
Дебиторская задолженность 1 184 037 564 133 998 380
Займы выданные и проценты к получению
Финансовые активы, удерживаемые для продажи
Прочие финансовые вложения
Налог на прибыль к получению 261 196
Денежные средства и их эквиваленты 3 379 720
3 433 451 486 2 384 268 567
Активы, предназначенные для продажи
Итого оборотные активы 3 433 451 486 2 384 268 567
Итого активы 3 470 622 210 2 408 430 861
СОБСТВЕННЫЙ КАПИТАЛ И ОБЯЗАТЕЛЬСТВА
Капитал
Уставный капитал
Добавочный капитал
Резервы 1
Нераспределенная прибыль 218 382 382 215 139 464
Собственный капитал акционеров компании 218 382 383 215 139 464
Неконтрольные доли владения
Итого собственный капитал 218 382 383 215 139 464
Долгосрочные обязательства
Кредиты и займы 29 058 000 29 058 000
Кредиторская задолженность 2 478 104 076 1 870 805 586
Целевое финансирование
Отложенные налоговые обязательства
Прочие долгосрочные обязательства
Итого долгосрочные обязательства 2 507 162 076 1 899 863 586
Краткосрочные обязательства
Банковский овердрафт
Кредиты и займы
Кредиторская задолженность 744 968 387 293 427 811
Налог на прибыль к уплате 109 364
Итого краткосрочные обязательства 745 077 751 293 427 811
Обязательства, относящиеся к активам, предназначенным для продажи
Итого обязательства 3 252 239 827 2 193 291 397
Итого собственный капитал и обязательства 3 470 622 210 2 408 430 861

Табл. 1. Управленческий баланс пример составления.

Активы, обязательства и капитал в балансе

Активы включают все денежные средства и имущество, принадлежащие компании. Обычно активы в балансе делятся на две категории: оборотные (текущие) активы и внеоборотные активы.

Оборотные активы включают:

  • Наличные деньги: денежные средства на счетах, наличные деньги, депозиты на сберегательных счетах и любые краткосрочные инвестиции, которые могут быть легко конвертированы в наличные деньги.
  • Рыночные ценные бумаги: акции, облигации и другие ценные бумаги, предназначенные для инвестиций, которые легко продаются.
  • Дебиторская задолженность: деньги, причитающиеся компании от клиентов, которые, как ожидается, будут выплачены в течение года.
  • Запасы: сырье, незавершенное производство и готовая продукция, произведенная или приобретенные товары для продажи клиентам в ходе обычной деятельности. Предприятия могут иметь резерв, который уменьшает запасы в балансе.
  • Предоплаченные расходы: суммы страхового покрытия или другие расходы, которые предполагается использовать или применять в течение одного года.

Внеоборотные активы включают:

  • Основные средства: недвижимость, оборудование и техника, земля, мебель и офисное оборудование.
  • Нематериальное имущество: авторские права, патенты и товарные знаки, а также гудвилл (деловая репутация).

Обязательства в управленческом балансе — это долги или другие обязательства компании, которые отрицательно сказываются на чистой стоимости. Существуют две основные категории обязательств: текущие обязательства и долгосрочные обязательства.

Приглашаем на бесплатный вебинар 08 октября в 11:00 (Moskva g.) 1 час

Текущие обязательства, которые являются обязательствами, которые, как ожидается, будут погашены в течение года, включают:

  • Кредиторская задолженность: долги перед поставщиками и подрядчиками за товары или услуги, приобретенные компанией.
  • Начисленные расходы: расходы, понесенные бизнесом, такие как заработная плата, вознаграждения работникам (например, медицинское страхование, взносы в пенсионный фонд), федеральные и региональные налоги.
  • Краткосрочные заимствования: овердрафты, кредитные линии, займы и т. д.

Долгосрочные обязательства включают:

  • Долгосрочные кредиты и займы: например, заимствования для покупки или строительства объектов недвижимости (например, зданий, заводов и т. д.).
  • Прочие займы: например, кредиты для покупки транспорта, покупки оборудования и займы у акционеров.
  • Облигации: долговые инструменты, выпущенные компанией для привлечения капитала (этот тип обязательств не характерен для малого бизнеса).

Собственный капитал в управленческом балансе:

Эта часть управленческого баланса представляет собой стоимость собственности владельцев в компании. Значение представляет собой сумму, на которую активы превышают обязательства. Положительный капитал означает, что активы превышают обязательства. Если сумма является отрицательной, то есть обязательств больше, чем активов, то компания находится в критическом положении.

Собственный капитал может состоять из трех основных категорий:

  • Капитал, который владельцы вложили в бизнес первоначально.
  • Дополнительный оплаченный капитал, который владельцы добавили в бизнес после первоначального финансирования.
  • Нераспределенная прибыль, которая является доходом бизнеса, который не был распределен среди владельцев, но остается в компании.

Показатель EBITDA

Показатель EBITDA является одним из финансовых показателей компании и используется для определения прибыли бизнеса. Финансовый показатель EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization) — это прибыль до вычета процентов, налогов, обесценения и амортизации. EBITDA компании выделяет стоимость заемного капитала и эффект от налогообложения, добавляя проценты и налоги к доходам. Наконец, значение EBITDA устраняет произвольные и субъективные суждения, которые могут входить в расчет амортизации, такие как срок полезного использования, оценка остаточной стоимости и различные методы амортизации.

Видеозаписи прошедших вебинаров по теме «Управленческий учет / МСФО»

Показатель EBITDA впервые стал известен в середине 1980-х годов, поскольку инвесторы оценивали проблемные компании, которые использовали заемные средства и которые нуждались в финансовой реструктуризации. Инвесторы использовали EBITDA для быстрого расчета того, смогут ли эти компании выплатить проценты по финансируемым сделкам. Использование EBITDA с тех пор распространилось на широкий круг предприятий. Его сторонники утверждают, что EBITDA предлагает более четкое отражение операционной деятельности путем исключения расходов, которые могут скрыть то, как действительно работает компания.

Взаимосвязь данного показателя и управленческого баланса предприятия – в значении суммы амортизации, которую можно получить из балансового отчета. Остальные значения можно получить из отчета о прибылях и убытках, либо из отчета о движении денежных средств.

Таким образом, в управленческом учете баланс является одним из главных инструментом для оценки финансового положения компании и базой для расчета различных показателей, в том числе показателя EBITDA.

УПРАВЛЕНЧЕСКИМ УЧЕТ

УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ ПРОМЫШЛЕННЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ

А. Ю. СОКОЛОВ, кандидат экономических наук, доцент кафедры управленческого учета Казанского государственного финансово-экономического института

Управленческая отчетность — это по сути совокупность способов получения итоговых сведений для целей управления компанией. В зависимости от запросов всегда можно получить сжатую или более развернутую информацию, т. е. изменить формы ее представления (рис. 1). Другими словами, управленческая отчетность вторична, она зависит от организации бухгалтерского аналитического учета, от уровней детализации активов, обязательств, собственного капитала, доходов и расходов при составлении бюджетов и ограничена возможностями автоматизированной системы. Вместе с тем она многовариантна и более подвержена изменениям, чем, например, методы учета затрат и калькулирования себестоимости продукции.

Практика показывает, что при составлении многих управленческих отчетов специалисты бухгалтерии не принимают участия. Примерами могут служить отчеты по качеству, по освоению в производстве новых технологий, отчеты отдела кадров и т. д. В табл. 1 представлен традиционный перечень управленческих отчетов промышленной организации (использован опыт работы машиностроительными и нефтехимическими предприятиями).

Некоторые отчеты, составляемые подразделениями промышленного предприятия, требуют сверки с данными бухгалтерского учета, например, отчет о запасах на складах составляется как в натуральном, так и в стоимостном выражении (последний сверяется с остатками к счету 10 «Материалы»), отчеты о вовлечении в оборот неликвидных и сверхнормативных материалов или отчеты о выполнении мероприятий по снижению дебиторской задолженности и т. д. Вместе с тем часто

встречается ситуация, когда между экономическими подразделениями не в полной мере налажено взаимодействие. Например, бухгалтеры могут слабо представлять себе работу планово-экономического отдела, и наоборот. В этом случае можно порекомендовать составить перечень всех основных документов, формируемых в экономических службах. В бухгалтерии, как правило, составляется график документооборота согласно требованиям нормативного законодательства. Приведем пример входных и выходных документов планово-экономического отдела (табл. 2 и 3).

Такой подход позволит осуществить группировку всех основных документов подразделения и классифицировать горизонтальные (представляемые другим подразделениям) и вертикальные (представляемые руководству) внутренние отчеты.

Рассмотрим основные управленческие отчеты, в составлении которых принимают участие бухгалтеры — это отчеты по затратам и прибыли.

Отчеты по затратам могут составляться на конкретный продукт и на все виды произведенной продукции. В табл. 4 приведен пример составления отчета по производству полиэтилена низкого дав-

Рис. 1. Многовариантность представления управленческой отчетности

ВСЕ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА

Таблица 1

Управленческая отчетность, представляемая руководству промышленного предприятия

Управленческий отчет Подразделения, участвующие в представлении отчета

Группа отчетов по затратам (в разрезе продуктов, подразделений, экономических элементов и статей калькуляции) Бухгалтерия, планово-экономический отдел

Отчеты о прибыли (исполнение бюджета доходов и расходов, коэффициенты покрытия постоянных затрат, динамика показателей прибыли в графиках) Бухгалтерия, планово-экономический отдел

Отчет о дебиторской и кредиторской задолженности по контрагентам и по срокам образования Планово-экономический отдел, бухгалтерия

Отчет о движении денежных средств, анализ текущих платежей Финансовый отдел, бухгалтерия

Отчеты о закупках и запасах материалов Отдел материально-технического снабжения, склады

Отчеты о запасах НЗП и готовой продукции в стоимостном выражении Планово-экономический отдел, бухгалтерия,

Динамика показателей по труду и персоналу (производительность труда, среднесписочная численность, фонд заработной платы), сводная ведомость на основе фотографий рабочего дня, отчет о фактическом замещении рабочих мест Отдел труда и заработной платы, планово-экономический отдел

Отчеты по качеству (рекламации, динамика затрат на послепродажное обслуживание, штрафные санкции, состояние качества оборудования и т. д.) Отдел контроля качества, бухгалтерия

Отчеты по модернизация инфраструктуры, освоению в производстве новых видов изделий, технологий Инженерные службы

Отчеты о выпуске продукции в натуральном выражении Производственно-диспетчерский отдел

Список нарушителей трудовой дисциплины, графики отпусков и численность работников в отпусках Отдел кадров

Отчеты о претензионно-исковой работе (суммы исков, результаты работы) Юридический отдел

Отчеты о выполнении планов научно-исследовательских работ Планово-экономический отдел бухгалтерия,

Таблица 2

Входные документы планово-экономического отдела (фрагмент)

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Название документа Из какого подразделения документ поступил Для чего предназначен документ

Заявки на транспортные расходы и связь и командировочные расходы Основные, вспомогательные и управленческие подразделения Для составления лимита транспортных расходов, расходов на связь и командировочных расходов

Отчеты по энергоресурсам Отдел главного энергетика Для составления сводного отчета

Фонд оплаты труда Отдел труда и заработной платы Для составления бюджета расходов в разрезе подразделений

Фактический объем готовой продукции Производственно-диспетчерский отдел Составление сводных плановых калькуляций на фактический объем производства

Нормы расходов материалов Отдел главного технолога Для расчета плановой цены

Данные по группе 20-х счетов Бухгалтерия В целях проведения анализа затрат

Таблица 3

Выходные документы планово-экономического отдела (фрагмент)

Название документа Какая информация в документе содержится Куда документ представляется

Лимиты транспортных расходов, расходов на связь и командировочных расходов Лимиты расходов в разрезе подразделений Бухгалтерия, все подразделения

Бюджеты расходов в разрезе подразделений Бюджеты управленческих подразделений, бюджет расходов на пожарную и вневедомственную охрану Бухгалтерия

Сводные плановые калькуляции на фактический объем производства Плановые калькуляции в разрезе групп выпускаемой продукции Бухгалтерия

Сводный анализ затрат Анализ структуры себестоимости готовой продукции, анализ общепроизводственных и общехозяйственных расходов и т. д. Руководство предприятием

а у

» я

я Ё5

О о

5 &

и и

ч «

о °

£ Я

ч

О Я

5 Я

я

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

а

£

о

Я

«

о и

о -о —

о —

о т 5

4 о м о о М о о т

Ё . СОЙ

Отклонение общее (9 — 7) сч 10 952 I -4 262,4 | 469 308 | -13 320 | -3 374,4 | 10 537,6 | -3 137,6 | -1 702 | 2 338,4 | 0 2 960 470 299,6

по цене материала, ден. ед. (9 — 8) — о Г— 59,2 444 888 | 10 360 -1 065,6 | 4 558,4 -177,6 -592 266,4 0 459 036,8

по эффективности использования материалов, ден. ед. (8 — 7) о 10 212 -4 321,6 24 420 -23 680 -2 308,8 5 979,2 -2 960 0 2 072 0 8 302,8

Затраты на выпуск фактические сл 51 800 4 380,8 | 24 913 728 | 217 560 | 8 169,6 | 70 329,6 | 4 262,4 | 8 288 18 914,4 | 17,76 -26640 | 25 270 810,6

плановые (на фактическое количество материалов и фактический объем) оо 51 060 4 321,6 24 468 840 207 200 9 235,2 65 771,2 4 440 8 880 18 648 17,76 24 838 413,8

плановые (на плановое количество материалов и фактический объем) Г— 40 848 8 643,2 24 444 420 230 880 11 544 59 792 7400 9 990 16 576 17,76 -29 600 24 800 511

На единицу продукции затраты фактические, ден. ед. за тонну чо 5 сл 2,96 16 833,6 | 7 4 5,52 47,52 2,88 ,6 5, 12,78 0,012 8 17 074,9

затраты плановые, ден. ед. за тонну «л 27,6 5,84 16 516,5 | 6 5 ,8 7, 40,4 5 6,75 ,2 0,012 0 2 16 757,1

фактическое количество материалов 0,25 0,02 1 002 5 3 0,12 0,22 0,06 0,08 0,09 0,03

плановое количество материалов сл 0,20 0,04 ТОО Т 9 3 0,15 0,20 0,10 0,09 0,08 0,03

Единица измерения сч кг кг кг шт. г/кал тыс.кВч | с. ы т с. ы т с. ы т т

ления в части материальных затрат. Данный отчет является составной частью фактической калькуляции себестоимости полиэтилена и формой проведения управленческого анализа отклонений затрат. Форма этого отчета может быть интересна для многих промышленных предприятий. По сути, предприятие может составлять два вида отчетов по продуктам и по МВЗ (местам возникновения затрат). Один из них представлен в табл. 4.

Автоматизированные системы управления, внедряемые на предприятиях, позволяют упростить проце-^ дуру формирования управленческой

К

§ отчетности по затратам. Так, можно составлять отчет по косвенным за-

«

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

о о

я^ тратам подразделения в разрезе эле-оо I I £ ментов затрат (табл. 5) и статей затрат

^го»

I I ^ е о

(табл. 6). Эти отчеты позволяют осуществлять контроль затрат в рамках 5 подразделений. Для руководства 5 ^ ^ предприятия представляют интерес » § и сводные отчеты с использованием

ч

ЧО

г-7

а группировки затрат по экономическим

е^^о элементам. Они служат основой для р ^ проведения сравнительного анализа

4 и

оИЗ

м О

О ‘

с плановыми затратами, собранными в том же разрезе. В табл. 7 и 8 я ® представлены формы составления ц сводных отчетов по элементам затрат в машиностроительной компании. Традиционный сводный отчет по за-

о № оо 8

Л

§ | е

тратам в разрезе групп выпущенной

«ой % Я о

О < й

& * я 2 Й

«

продукции представлен в табл. 9.

Управленческая отчетность по затратам призвана усилить контроль за ними. Поэтому в некоторых ком-§ § Ц паниях при составлении отчетности по местам возникновения (цехам,

г о л

«Плановые затраты» и «Фактичес-

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Фа-;:;- отделам, службам) рядом с графами

оЯ Л

м то о ^ ^

кие затраты» ставят графу «Должность и Ф. И. О. ответственного

Ч^ р

лица». Такой подход на практике

£ & «

позволил свести к минимуму отклонения фактических затрат от их

. о 8 о

§ плановых значений.

* » ^ Отчеты о прибыли — по сути, это

§ я й

=| о ¿р графики, показывающие динамику

^ ^^ показателей прибыли (прибыли от основной деятельности, прочей де-

УПРАВЛЕНЧЕСКИМ УЧЕТ

19 (187) — 2006

Таблица 5

Отчет по косвенным затратам подразделения (в поэлементном разрезе)

Элементы затрат* Шифр кредитуемого счета Плановые затраты, руб. Фактические затраты, руб. Отклонения, руб. Отклонения, %

* Элементы затрат: материалы, трудозатраты, амортизация, налоги, услуги

Отчет по косвенным затратам подразделения (в постатейном разрезе)

Таблица 6

Статьи затрат* Шифр кредитуемого счета Плановые затраты, руб. Фактические затраты, руб. Отклонения, руб. Отклонения, %

* Статьи затрат: расходы по эксплуатации оборудования, расходы на текущий ремонт, расходы на капитальный ремонт, расходы на содержание вспомогательного персонала цехов, расходы на содержание управленческого персонала цехов и т. д.

Таблица 7

Сводный отчет по затратам предприятия (в поэлементном разрезе)

Элементы затрат Валовые затраты Списание на непроизводственные нужды Изменение остатков НЗП Себестоимость готовой продукции Изменение остатков готовой продукции Себестоимость проданной продукции

Сводный отчет по затратам предприятия (по балансовым счетам в поэлементном разрезе)

Таблица 8

Элементы затрат Корреспондирующий счет В дебет счетов В дебет счетов Всего

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

20 23 25 28 Итого 26 44

Таблица 9

Сводный отчет по затратам в разрезе групп продукции

Группа продуктов Сокращенная себестоимость готовой продукции в постатейном разрезе Справочно для определения себестоимости проданной продукции

Сырье и материалы Энергозатраты Затраты на оплату труда ЕСН Потери от брака Общепроизводственные расходы Итого Общехозяйственные расходы Расходы на продажу

Сводный отчет о прибыли от продаж

Таблица 10

Продукты Единица измерения Объем сбыта, ед. Выручка, руб. Фактическая себестоимость проданной продукции, руб. Переменные расходы, руб. * Маржинальная прибыль, руб. Общехозяйственные расходы, руб. Расходы на продажу, руб. Финансовый результат, руб. Рента-бель- ность, %

*На практике в состав переменных расходов часто включают и общепроизводственные расходы.

ятельности, чистой прибыли). Однако интерес представляют и формы отчетов, которые позволяют проводить анализ рентабельности производимой продукции и служат основой для принятия управленческих решений. Форма отчетности, которая формируется в автоматизированной системе SAP R/3 нефтехимического предприятия, приведена в табл. 10.

В последнее время для руководителей предприятия представляет интерес такой показатель, формируемый в управленческих отчетах, как добавленная стоимость. Это стоимость, созданная в процессе производства, отражающая реальный вклад

* *

предприятия в создание стоимости конкретного продукта, т. е. заработную плату с отчислениями, прибыль и амортизацию. Следует отметить, что показатель добавленной стоимости используется в процессе проведения управленческого анализа, когда необходимо исключить влияние фактора материалоемкости продукции. Определен он может быть по данным отчетов, показанных в табл. 7 и 10.

Все рассмотренные ранее формы отчетов используются на реальных промышленных предприятиях и помогают менеджерам осуществлять

возложенные на них функции. *

Оставьте комментарий