Формализованные и неформализованные документы

Формализованный электронный документ — это документ в виде файла с расширением xml, созданного по формату, утвержденному или рекомендованному ФНС или разработанному участниками ЭДО для собственного удобства. Формализация электронных документов по актуальным вариантам, утвержденным ФНС, помогает налоговым органам автоматизировать их прием при проверках и сократить время на этот процесс. ПО налоговых органов умеет автоматически обрабатывать такие документы.

Сегодня формализованы:

Таким образом, счета-фактуры и корректировки к ним, УПД и его корректировочные пары должны четко соответствовать требованиям ФНС. К первичной документации, например, к актам и ТОРГ-12 — нет законодательного требования по соответствию форматам ФНС. Их можно создавать и передавать:

1. В установленном приказом ФНС актуальном формате.
2. В собственном формате, который разработала организация или другом удобном виде.
3. В уже утратившем силу формате ФНС по Приказу ФНС РФ от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@.

Во втором и третьем нужно помнить о том, что ФНС вероятнее всего запросит заверенные сканы документов. В любом случае при наличии КЭП и всех обязательных реквизитов они юридически значимы.

Неформализованный электронный документ может быть в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и др. Если он подписан КЭП, он также юридически значим, его не нужно распечатывать и подписывать собственноручно.

Переход на обмен электронными документами подразумевает безбумажное общение не только с контрагентами и партнерами, но и с контролирующими органами. Как только компания подключилась к оператору ЭДО, инспекция по месту ее нахождения будет уведомлена о том, что еще один налогоплательщик присоединился к обмену электронными документами. Теперь вместо сканов в ответ на электронное требование такая компания будет отправлять электронные оригиналы.

С какими форматами умеет работать налоговая

Порядок представления документов через интернет регламентируется приказами ФНС РФ от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ и от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@. Есть простое правило: получили электронное требование – представьте документы в электронной форме. Бумажные оригиналы в этом случае сканируются и заверяются перед отправкой, а электронные выгружаются из сервисов обмена вместе с файлами электронной подписи.

Перед тем, как загрузить документы в спецоператора, следует проверить форматы. Налоговая умеет работать только с тремя форматами. Скан-копии должны быть в tiff или jpg, а электронные оригиналы в формате xml.

Несовершенства действующего законодательства

Все электронные документы условно делятся на формализованные и неформализованные. Формализованными признаются те, форма и формат которых утверждены нормами действующего законодательства. К таким относятся электронные счет-фактура, товарная накладная ТОРГ-12 и акт выполненных работ. Все остальные документы признаны неформализованными.

Для формализованных документов определен формат xml. В случае счетов-фактур в обязательном порядке, для первички – рекомендация. Если вы используете накладную или акт не в xml, то такой документ автоматически становится неформализованным.

Представление формализованных документов не вызывает проблем. Что делать с документами, которые были созданы и получены, например, в doc, pdf, xls или др., сегодня большой вопрос.

Поиск решения

К сожалению, действующее законодательство России никак не регламентирует процесс представления неформализованных электронных документов по требованию. Рассмотрим пример. У нас истребуют договор, который был создан и подписан в формате doc. Мы выгружаем его из сервиса обмена вместе с файлами электронной подписи (ЭП). Всего получится три файла: тело документа, файл нашей подписи и файл подписи контрагента. Отправить через спецоператора в таком виде не можем, т. к. наш документ не в xml. Что делать?

1. Преобразовать в нужный формат. Теоретически, с помощью какого-нибудь конвертера можно из doc сделать jpg, tif или xml. Тут же появится множество вопросов. Что мы получим таким преобразованием? Копию электронного договора? Допустим. А сможем ли мы ее отправить? Приказ ФНС РФ N ММВ-7-6/465@ упоминая tif и jpg, явно указывает на скан-копии бумажных оригиналов. Утвержденного xml-формата для договора нет, значит, такой документ налоговая просто не сможет проверить. Также непонятно, что делать с файлами ЭП в этом случае. Вариант однозначно не подходит.

2. Преобразовать в нужный формат через сканирование. Распечатать документ, заверить его собственноручной подписью руководителя и печатью организации, затем сделать скан в нужных tif или jpg. Вот только в этот раз получится копия с копии и непонятно, что делать с файлами ЭП.

Технически оба варианта реализуемы, но на практике не проверены.

О выборе унифицированного формата

Проблема есть, и налоговая не может оставить ее без внимания и в 2015 году. В сентябре 2014 года была новость, что для межведомственного обмена Минкомсвязь выбрала универсальный формат PDF/A. Может, и для b2b обмена будет определен подобный формат в отношении неформализованных документов.

В качестве варианта еще можно рассмотреть появление новых утвержденных налоговой форматов для разных видов документов: счет на оплату, договор и др.

Рекомендации экспертов Synerdocs

1. Работы над форматами электронных документов ведутся не просто так. Если есть формат – однозначно лучше его использовать. С представлением формализованных документов проблем точно не будет.

3. Решать вопросы совместно с оператором и инспекцией. Обычно представители оператора всегда готовы ответить на ваши вопросы. А налоговые сейчас очень лояльно относятся к компаниям, которые переходят на обмен электронными документами. Новаторы рынка совместно с представителями государственной власти вполне могли бы повлиять на законотворческий процесс и закрепить на уровне нормативных актов лучшие практики обмена первичкой.

Новое время меняет нас и наши привычки. Многие компании вынуждены были провести изменения в деятельности, к которым были морально не готовы, из-за консерватизма или же внутренних страхов и сомнений. Практически три месяца работы в удаленном режиме вынудили бизнес если не прийти к электронному документообороту, то очень близко подойти к этому важному шагу.

Тенденции в области управления документами

Пандемия и массовый переход предприятий на удаленную работу скорректировала приоритеты в развитии систем электронного документооборота. Если еще полгода назад все говорили о роботах, искусственном интеллекте, больших данных, то сейчас вектор сменился. Проанализировав потребности наших клиентов, мы выделили следующие тенденции.

Тренд № 1. СЭД (системы электронного документооборота) все глубже проникают в бизнес-процессы предприятий. В последнее время организации нацелены на трансформацию и повышение эффективности управления процессов нижнего уровня. И пандемия сильно ускорила этот процесс. Современные СЭД способны очень глубоко интегрироваться в деятельность компаний, как функционально, так и технологически. Например, система «1С:Документооборот» не имеет никаких ограничений для интеграции с какими бы то ни было решениями и это большое достижение разработчиков «1С», а функционально имеет возможности для автоматизации бизнес-процессов всех уровней управления, нет ограничений на бизнес-активности, которые поддерживает это решение. СЭД и систему «1С:Документооборот» в частности, крупные компании уже рассматривают как ключевые системы автоматизации и оптимизации бизнес-процессов. И те преимущества, которые продемонстрировали СЭД в условиях карантина и удаленной работы, еще более усиливают этот тренд.

Тренд № 2. СЭД одна из ключевых систем для организации работы общих центров обслуживания (ОЦО). Холдинги и сложные организации, все чаще проводят реорганизацию бизнеса, выделяя центры обслуживания, и переводя эту функцию зачастую в более экономичные по затратам регионы. Такие центры выполняют обеспечивающие функции предприятия: ведение бухгалтерского учета, расчет заработной платы, кадровый учет, документооборот и другие. Многим известны проекты создания ОЦО в таких крупных компаниях, как «Мегафон», «Северсталь» и НЛМК и многие другие.

СЭД занимает в организации таких ОЦО одну из ключевых ролей, за счет возможности создания единой информационной базы для хранения документов, организации архива, автоматизации рутинных операций, учета рабочего времени и других важный функций. О своих проектах автоматизации ОЦО на базе «1С:Документооборот» мы уже писали ранее.

Организации нацелены на трансформацию и повышение эффективности управления процессов нижнего уровня и современные СЭД очень глубоко интегрируются в деятельность компаний.

Тренд № 3. Рост важности обмена электронными документами с контрагентами и государством. Это правда, старый тренд, российский рынок электронного документооборота между организациями начал развиваться еще в 1990-х годах, а массовым обмен электронными документами между компаниями стал после 2010 года. Но, к сожалению, большинство компаний откладывало этот вопрос, до нынешнего кризиса, количество компаний, перешедших на обмен электронными документами, росло очень медленно. В первую очередь это связано с тем, что технологические возможности росли быстрее, чем готовность нормативной базы, это вызывало у бизнеса ряд опасений.

Однако, в настоящее время проблемы, связанные с законодательной базой в области обмена первичными финансовыми документами, полностью решены (см. врезку «Избранные законодательные акты в области электронного документооборота»), и это устраняет последний серьезный барьер к переходу на электронный документооборот. А тренды 1 и 2 еще более усиливают важность обмена электронными документами с контрагентами и государством.

Немного теории

Поясним несколько понятий, важных для понимания. Что такое электронный документ? Электронный документ — это документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе. Также очень важно разделить понятие «электронный документооборот» (ЭДО) и понятие «система электронного документооборота» (СЭД). Под электронным документооборотом мы понимаем обмен электронными документами организации, это процесс. Под системой электронного документооборота мы понимаем систему автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также систему поддержки процессов взаимодействия между сотрудниками. Электронные документы, не имеющие оригиналов в печатной форме, могут создаваться, в свою очередь в системах электронного документооборота и подлежать обмену с контрагентами по каналам связи. На данный момент законодательство в области электронных документов достаточно полное (см. врезку) и практически все документы, за исключением некоторых кадровых документов, могут создаваться и передаваться за пределы организации в электронной форме.

Сами электронные документы разделяются на два вида: формализованные и неформализованные1. Формализованные документы — это все документы, имеющие утвержденный формат, например, в бухгалтерском учете это счёт-фактуры, УПД, т. е. документы, созданные по формату, утвержденному ФНС, которыми организации обмениваются для осуществления хозяйственных операций. Министерство финансов и, в частности, ФНС имеют ряд требований к таким документам:
• они должны быть определенных форматов (электронные документы должны быть в формате .xml, а образы электронных документов — в .jpg, .tiff, .pdf или .png);
• обмениваться ими можно только по защищенным каналам связи через аккредитованных операторов электронного документооборота (например, сервис «1С-ЭДО»).
Юридическая значимость документа подтверждается наличием квалифицированной подписи уполномоченного подписывающего лица. К тому же сам канал связи обеспечивает регистрацию времени, даты отправления данных документов, так что всегда можно проследить их «путь» от создания и до получения нужным адресатом.
Формализованными документами также можно считать и другие документы, формат которых утвержден предприятием, такое, например, часто встречается в ритейле. Все прочие электронные документы свободной формы называют неформализованными.

В настоящее время проблемы, связанные с законодательной базой в области обмена первичными финансовыми документами, полностью решены, и это устраняет последний серьезный барьер к переходу на электронный документооборот.

Неформализованные документы организации также могут быть переведены в электронный вид и ими можно обмениваться с контрагентами. Уже есть примеры, когда компании ведут официальную переписку или обмениваются проектной документацией в электронной форме.

Здесь можно задать вполне ожидаемый вопрос: является ли отправка документов по электронной почте электронным документооборотом? Да, отправка документов по электронной почте тоже является обменом электронными документами. Но здесь нужно отметить, что такой обмен не является в достаточной степени защищённым, а значит, возможна утечка информации. Поэтому службы безопасности крупных компаний не приветствуют обмен документами по электронной почте. Так что в случае с неформализованными электронными документами, к обмену которыми не предъявляются требований на законодательном уровне, компании самостоятельно определяют способ передачи документов с контрагентами и это также может быть сервис «1С-ЭДО».

Избранные законодательные акты в области электронного документооборота

1. Приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме».
2. Приказ ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@ «Об утверждении формата документа, необходимого для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах».
3. Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи»
4. Приказ ФНС от 4 апреля 2016 г. № ММВ 7 6/176@. «О внесении изменений в Приказ ФНС России от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@» («Об утверждении Временного положения о Сети доверенных операторов электронного документооборота и Временного положения о порядке присоединения к Сети доверенных операторов электронного документооборота»).
5. Приказ ФНС РФ от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме».
6. Приказ ФНС РФ от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ «Об утверждении формата корректировочного счета-фактуры и формата представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме».
7. Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 № 252 «Об утверждении Порядка подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронной форме, в том числе в форме электронного документа»
8. Приказ ФНС от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/551@ «Об утверждении формата представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме».
9. Приказ ФНС от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/552@ «Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме».

Системы готовы к электронному документообороту

Системы на платформе «1С:Предприятие 8» поддерживают электронный документооборот и позволяют обмениваться с контрагентами электронными документами. Пользователю систем фирмы «1С» не придется усложнять свой ИТ-ландшафт и нести дополнительные затраты. К примеру, в учетные системы, например «1С:Бухгалтерия предприятия» или «1С:ERP Управление предприятием 2», уже встроен модуль сервиса «1С-ЭДО», который работает с несколькими операторами электронного документооборота, а также поддерживает роуминг с другими операторами. Этот модуль позволяет обмениваться первичными документами с контрагентами сразу из коробки.

Допустим, компании хотят, вести официальную переписку, или обмениваться проектной документацией, при этом использовать защищённые каналы для передачи информации и документов. В этом случае можно использовать систему «1С:Документооборот» со встроенным модулем обмена электронными документами, позволяющим обмениваться документами не покидая системы.

Преимущества и эффекты от обмена электронными документами

Рассмотрим подробнее плюсы обмена электронными документами с внешними компаниями.

Во-первых, сокращение издержек. Такие издержки на первый взгляд могут быть незначимыми для компании, но в совокупности и в долгосрочной перспективе их сокращение приведёт к вполне заметной экономии средств:

• сокращаются затраты на курьерские службы, на канцелярию (бумага, ручки, картриджи для принтера и так далее);
• сокращаются затраты на аренду площадей для хранения архивов бумажных документов, за счёт того, что большое количество документации переводится в электронный вид, сокращается бумажный документооборот, который в соответствии с требованиями нужно хранить определённое количество лет, и, в результате, увеличивается полезное свободное пространство.

Во-вторых, повышение эффективности деятельности. Это выражается в скорости поиска и обмена электронными документами. Скорость обмена электронными документами в сотни, если не тысячи раз быстрее, чем обмен физическими документами через курьерские службы или почту. В настоящее время информация — это, наверное, одна из главных ценностей для любой организации, а значит, скорость и надежность её передачи должна быть на высоте, это становится серьезным конкурентным преимуществом.

Прямые издержки на первый взгляд могут быть незначимыми для компании, но в совокупности и в долгосрочной перспективе их сокращение приведёт к вполне заметной экономии средств.

В-третьих, автоматизация рутинных операций. Перевод документооборота в электронный вид позволяет автоматизировать операции и бизнес-процессы. Это может быть автоматическая обработка документов, автоматическая постановка задач и так далее. Автоматизация бизнес-процессов крайне важна для компаний и может помочь сэкономить много рабочего времени, которое тратится на монотонные однотипные задачи.

В-четвёртых, безопасность. Электронный документооборот надежнее и безопаснее классического документооборота. Сертифицированные каналы ЭДО являются достаточно защищёнными, чтобы можно было пользоваться ими для передачи конфиденциальной информации, вместо почты или курьерских служб и не переживать о том, что случится утечка информации. А операторы ЭДО очень серьёзно относятся к защите передаваемых документов, и каждый год улучшают меры безопасности каналов передачи данных.

Все без исключения клиенты после внедрения СЭД и электронного документооборота с внешними компаниями отмечают эти преимущества.

Эффекты в цифрах

Один из клиентов, оценивая экономический эффект от внедрения, помимо классических затрат на бумагу, расходные материалы и доставку, произвел интересные расчёты. Логика оценки экономического эффекта может быть следующей.

1. Исходные данные: норма рабочего времени в год — 1970 часов, средняя зарплата сотрудника — 50 000 рублей в месяц (600 000 рублей в год), стоимость 1 часа работы сотрудника — 304 рубля.
2. Если предположить, что офисный персонал в среднем на работу с документами тратит 50% своего времени, то стоимость работы с бумажными документами для среднего предприятия (200 сотрудников в СЭД) в целом равна: 600 000 * 50% * 200 = 60 миллионов рублей.
3. Если предположить, что качественно настроенный электронный документооборот, оптимизирует работу сотрудников на 20% (это средний показатель по нашему опыту), то общая экономия может составить 12 млн. рублей. И это только за счет экономии затрат рабочего времени сотрудников.

Не сложно произвести расчеты экономии на доставке и пересылке бумажных документов. К примеру, стоимость отправки 1 документа Почтой России 1 классом в среднем составляет 100 рублей, 1 поездка курьера в Москве — 200 рублей, стоимость отправки 1 пакета электронных документов — не более 10 рублей. Экономия на услугах доставки, при переходе на ЭДО, составит в среднем 90%. Таким образом, если рассматриваемая нами компания в месяц тратила на услуги доставки 70 000 рублей, она может сэкономить почти 63 000 рублей в месяц, или 756 000 рублей в год.

Помимо исчисляемых выгод, есть и те, которые невозможно измерить, но многие знают об их существовании:

• повышается скорость предоставления услуг, снижается количество задержек и время ожидания, связанное с поиском документов, уменьшаются затраты на восстановление потерянных документов;
• уменьшается себестоимость предоставления услуг, за счет экономии времени, которое пользователи и специалисты по управлению записями затрачивают на поиск, обработку, пересылку и хранение документов;
• повышается качество оказываемых услуг;
• устраняются множество ограничений, связанных как с использованием бумаги, так и с географической удалённостью людей.

Детальная история работы над статьей

Эта статья подготовлена и согласована в «1С:Документооборот», по данным системы имеет 14 версий, длительность подготовки — 30 рабочих дней, общее количество участников кроме автора — 2, трудозатраты по данной статье составляют 32 часа, с файлом статьи производилось 30 операций (создание файла, изменение, просмотр, отправка файла), он был задействован в переписке по электронной почте 5 раз.

* * *

Плюсы и преимущества перехода на электронный документооборот явно перевешивают затраты на подключение к сервисам операторов ЭДО и переучивание персонала. Эти затраты, несомненно есть, но по нашему опыту, они не так велики, сотрудники осваивают новые операции быстро. В любом случае, электронный документооборот — это уже настигнувшее нас будущее, от которого не удастся сбежать даже самому ярому последователю классического документооборота.