Гербовая печать ставится на

34) Печать как реквизит документа. На каких документах проставляется гербовая печать.

• •1) Документ и его место в системе управления.
• •2) Законодательные правовые акты, регламентирующие создание и оформление документов.
• •3) Нормативно-методические акты, определяющие порядок создания и оформления документов.
• •4) Документоведение как научная дисциплина и ее связь с другими научными дисциплинами.
• •5) Понятие «информация» и его развитие.
• •6) Понятие «документ» и его развитие.
• •7) Связь информации и документа.
• •8) Общие и частные функции документа.
• •9) Способы документирования и их развитие.
• •10) Текстовое документирование и этапы его развития.
• •11) Пиктограммы. Применение пиктографического письма сегодня.
• •12) Логограммы. Использование логограмм сегодня.
• •13) Техническое документирование. Виды комплексов технической документации.
• •14) Фотодокументирование. Появление, развитие, применение.
• •15) Кинодокументирование. Появление, развитие. Видеозапись.
• •16) Фонодокументирование. Появление, развитие, применение.
• •17) Материал для документирования. Его развитие.
• •18) Подлинники и копии. Виды копий. Порядок удостоверений копий.
• •19) Формуляр документа. Типовой формуляр, формуляр-образец.
• •20) Развитие формуляра документа в XVI-XVII вв.
• •21) Формуляр документа XVIII в.
• •22) Формуляр текстового документа XIX-начала XX в.
• •23) Гост р 6.30-2003. Его содержание, значение.
• •24) Требования к конструированию бланков. Виды бланков. Бланки предприятий различных форм собственности. Требования к бланкам служебных документов
• •25) Реквизит «наименование организации – автора документа», требования к нему.
• •26) Реквизит «справочные данные об организации – авторе документа», его состав.
• •27) Реквизит «адресат», его значение и современные требования к оформлению.
• •28) Даты. Требования к их оформлению; дата как составная часть других реквизитов.
• •29) Реквизит «регистрационный номер документа», его значение.
• •
• •31) Порядок согласования документов и оформления внутреннего и внешнего согласования.
• •32) Порядок утверждения документов, виды утверждения.
• •33) Порядок подписания документов.
• •
• •35) Состав удостоверения документов. Правила оформления реквизитов, удостоверяющий документ.
• •36) Отметки на документе, их значение и оформление.
• •37) Резолюция. Ее значение. Требования, предъявляемые к резолюции.
• •38) Реквизит «отметка об исполнителе», его значение.
• •39) Понятие «юридическая сила документа». Реквизиты, придающие документу юридическую силу.
• •40) Унификация текста документа. Способы представления унифицированных текстов (анкеты, таблицы, трафаретные тексты).
• •41) Общие требования к текстам управленческих документов.
• •42) Алгоритм подготовки распорядительного документа.
• •43) Элементы текста: заголовок, приложения, требования к ним.
• •44) Понятие «системы документации», развитие систем. Понятие «унифицированные системы документации».
• •45) Назначение, определение и состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
• •46) Назначение и требования к составлению и оформлению организационных документов (устав, положение, инструкция, правила, регламент).
• •47) Назначение и требования к составлению и оформлению распорядительных документов (приказ, распоряжение, решение, постановление, протокол).
• •48) Требования к составлению и оформлению приказов по основной деятельности.
• •49) Требования к составлению и оформлению объяснительных, служебных и докладных записок.
• •50) Требования к составлению и оформлению справок (виды справок, справки внешние и внутренние).
• •51) Требования к составлению и оформлению акта.
• •52) Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности служебных писем.
• •53) Алгоритм подготовки и проведения совещания. Документы, создаваемые в процессе подготовки совещания. Требования к составлению и оформлению протокола.
• •54) Понятие комплексов документов. Первичные комплексы и сложные комплексы документов.

Печать на документе: какую ставить

Согласно печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге.

Печать на документе придает ему юридическую силу и заверяет подлинность подписи должностного лица.

В изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р 6.30–97 (реквизит назывался «печать»), новое название — «оттиск печати». Суть реквизита осталась прежней.

Технические требования к гербовым печатям — их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам — изложены в государственном стандарте . Технические требования к печатям без герба в государственных стандартах не закреплены.

Перечень документов, на которые ставится печать организации, смотрите ниже.

Какие бывают печати?

• Гербовые. Согласно государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

  Право пользования гербовой печатью предоставляется первым руководителям, должностным лицам из числа работников службы ДОУ или финансовой службы.

• Круглая печать с наименованием организации (без воспроизведения герба). Ее должна иметь каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц.

И на гербовой и на круглой печати обычно указывается ИНН организации, номер свидетельства о государственной регистрации, а также ее местонахождение.

• Печать структурных подразделений, а также круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т. п.).

Каким документом закрепляются печати в организации?

В каждой организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем и имеет следующие разделы:

— перечень печатей, используемых в организации;

— места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;

— порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых всеми видами печатей. Перечни документов составляются на основании нормативных правовых актов и собственного опыта в организации. В перечнях устанавливается, кто персонально и в каких случаях имеет право заверения подлинности подписи документа. Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении

В инструкции также определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.

В инструкции также должен быть закреплен перечень печатей, который включает:

— название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати (разрешенное количество экземпляров каждой печати в нормативных актах не оговаривается);

— должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.

Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики деятельности организации.

Вносить изменения и дополнения в перечень допускается только по указанию руководителя организации.

Пользование печатями в организации разрешается только работникам, специально назначенным приказом руководителя.

Оттиск печати проставляется только на правильно оформленных и подписанных документах.

Печати подлежат учету в службе ДОУ и выдаются в структурные подразделения пользователям под расписку в регистрационно-учетной форме. В подразделениях печати хранятся в надежно запирающихся шкафах.

Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации организации, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или обособленного структурного подразделения, а также механического износа клише.

Уничтожение производится по акту с отметкой в регистрационно-учетных формах. Регистрационно-учетные формы печатей, а также заверенные службой ДОУ листы с их оттисками включаются в номенклатуру дел организации.

Где ставится печать?

Расположение оттиска гербовой печати по отношению к подписи в действующих правовых актах не установлено. Рекомендуется оттиск печати ставить так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (печати организации):

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т. д.).

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т. д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т. д.).

Заключения и Отзывы на авторефераты.

Заявки на получение билетов для проезда на транспорте.

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т. д.).

Исполнительные листы.

Нормы расхода.

Образцы оттисков печатей и подписей работников , имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Переписка с заграничными представительствами.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т. д.).

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т. д.).

Положения об организациях.

Реестры (чеков; бюджетных поручений), представляемые в банк.

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору).

Соглашения.

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т. д.).

Спецификации (изделий, продукции и т. д.).

Титульные списки.

Удостоверения.

Уставы организаций.

Примерный перечень не является исчерпывающим и может изменяться в соответствии с письменным приказом (распоряжением) руководителя организации.

Узнайте как правильно оформить утверждение документов>>

Узнайте как работать с документами «Для служебного пользования»>>

Можно ли ставить печать на подпись исполняющего обязанности?

Вопросы использования печати регулируются локальными актами организации. В общем случае печать ставить можно, дополнительных приказов не требуется.

Дополнительно см. Как жить без печати.

Гость, знакомьтесь — Правобот!

Интеллектуальный сервис для подбора судебной практики. Думает, как юрист, только быстрее.

Познакомиться поближе

Рекомендация: Как оформить временное исполнение обязанностей генерального директора другим сотрудником

«Порядок замещения

Порядок временного замещения руководителя стоит прописать в уставе организации (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 11 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). В уставе, в частности, может быть предусмотрен порядок избрания (назначения) нового руководителя организации на время отсутствия старого (например: в случае его ареста).

Приказ

Как правило, временное исполнение обязанностей генерального директора возлагается на его заместителя. Если у генерального директора нет заместителя, в должностные обязанности которого входило бы временное выполнение функций руководителя, то эти обязанности возложите на другого сотрудника. В этом случае генеральный директор должен издать приказ о временном возложении обязанностей руководителя организации на этого сотрудника (п. 1 Порядка, утвержденного разъяснением от 29 декабря 1965 г. Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39).

В приказе нужно прописать конкретные обязанности сотрудника, замещающего руководителя. Например, подписывать приказы по кадрам, счета-фактуры и т. д. (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 6 ст. 169 НК РФ).

Ситуация: нужен ли отдельный приказ о временном исполнении обязанностей руководителя, если в должностной инструкции специалиста есть пункт о том, что он замещает руководителя во время его отсутствия (на время отпуска, болезни и т. п.)

Да, нужен.

Пункт в должностной инструкции специалиста о временном исполнении обязанностей руководителя во время его отсутствия не может заменить приказ о замещении. Решение о заместительстве нужно принимать в каждом конкретном случае отсутствия руководителя.

При этом необходимо:
– определить, требуется ли вообще на время отсутствия руководителя вводить заместительство (например, отсутствие руководителя может быть настолько краткосрочно, что нет необходимости в заместительстве);
– зафиксировать факт отсутствия руководителя и возложить его обязанности на другого сотрудника;
– определить полномочия должностного лица (если из должностной инструкции, например, не следует, какие именно обязанности руководителя будет выполнять специалист) и установить его срок;
– решить вопросы оплаты за время замещения (если в этом есть необходимость).

Данный вывод следует из разъяснения от 29 декабря 1965 г. Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39.

Доверенность

Если устав организации не предусматривает возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, то необходимо оформить доверенность. Она призвана регулировать внешние отношения организации (отношения с контрагентами). В доверенности укажите переданные доверенному лицу полномочия.

Доверенность от имени организации должен подписать ее руководитель (или иное лицо, уполномоченное на это в соответствии с законом и учредительными документами) (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Причем на доверенности, выданной от имени организации, не обязательно проставлять печать (в т. ч. при выдаче доверенности сотруднику, временно замещающему генерального директора).

Доверенность можно выдать на любой срок. Если же про это промолчать вовсе, то она будет действовать лишь в течение одного года с момента ее выдачи. Такие правила установлены в пункте 1 статьи 186 Гражданского кодекса РФ.

Доверитель может в любое время отменить доверенность. А сотрудник, которому она выдана, вправе в любое время от нее отказаться. Исключением является случай, когда выданная доверенность была безотзывной (п. 2 ст. 188 ГК РФ). Безотзывную доверенность можно отменить только в тех случаях, которые прямо прописаны в ней самой (ст. 188.1 ГК РФ).

Полный перечень случаев, когда доверенность прекращает действовать, приведен в статье 188 Гражданского кодекса РФ.

Доплата

За исполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя сотруднику положены доплаты (ст. 151 ТК РФ). Однако они обязательны только в том случае, если выполнение обязанностей отсутствующего генерального директора не предусмотрено должностной инструкцией сотрудника (трудовым договором с ним). Более подробно об этом см. Как установить доплату за совмещение профессий или должностей (доплату за временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника).

Размер доплат устанавливается по соглашению между руководителем и сотрудником (ст. 151 ТК РФ). Он может составлять разницу в окладах генерального директора и того сотрудника, который его временно замещает (п. 1 Порядка, утвержденного разъяснением от 29 декабря 1965 г. Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39). При этом не имеет значения, является или нет сотрудник штатным заместителем руководителя организации (определение Верховного суда РФ от 11 марта 2003 г. № КАС 03-25).»

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.
Попробуйте бесплатный доступ на 3 дня >>

На чьей подписи можно ставить гербовую печать? (А. Лобков, юрист-аудитор, независимый эксперт по бизнесу) (26 июня 2012 г.)

• Корреспонденты на фрагмент
• Поставить закладку
• Посмотреть закладки
• Судебные решения

А. Лобков, юрист-аудитор, независимый эксперт по бизнесу

НА ЧЬЕЙ ПОДПИСИ МОЖНО СТАВИТЬ ГЕРБОВУЮ ПЕЧАТЬ?

На чьей подписи можно ставить гербовую печать?

В действующем законодательстве, регулирующем документооборот, отсутствуют специальные правовые нормы, содержащие понятие «гербовая печать» и определяющие перечень лиц, подписи которых должны заверяться такой печатью. В актах различных ведомств употребляются понятия «печать», «печать налогоплательщика», «основная печать», «печати для специальных целей: счетов, договоров, справок и т.п.» и другие.

Рекомендации. С учетом этого следует руководствоваться следующими нормативными правовыми актами:

1) пунктом 2 статьи 33 Гражданского кодекса, который определяет, что «юридическое лицо имеет печать со своим наименованием». Наименование согласно пункту 1 статьи 38 Гражданского кодекса включает в себя название юридического лица и указание на его организационно-правовую форму;

2) пунктами 88 и 89, 90 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, согласно которым:

— государственная организация имеет одну печать с изображением Государственного Герба РК. При необходимости такие же печати (с одинаковым текстовым содержанием и дополнениями порядковым номером или символом) могут иметь ее структурные подразделения;

— порядок использования печатей в организации определяется приказом (распоряжением) ее руководителя;

3) пунктом 8 статьи 263 Налогового кодекса, в соответствии с которым счет-фактура заверяется:

для юридических лиц — печатью, содержащей название и указание на организационно-правовую форму, а также подписями руководителя и главного бухгалтера;

для ИП — печатью (при ее наличии), содержащей фамилию, имя, отчество (при его наличии) и (или) наименование, а также подписью ИП.

Счет-фактура может заверяться подписью работника, уполномоченного на то решением налогоплательщика.

Структурное подразделение юридического лица по решению налогоплательщика вправе заверять выписанные им счета-фактуры печатью такого структурного подразделения юридического лица, содержащей название и указание на организационно-правовую форму юридического лица.

Подписи каких должностных лиц организации заверяются гербовой печатью?

Оттиск печати в соответствии с ГОСТ заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием. Ряд организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» использует для заверения подлинности подписей должностных лиц печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербовую печать. Требования к гербовой печати установлены ГОСТ Р 51511-2001 (с изменениями N 1 к ГОСТ Р 51511-2001).

Должностное лицо — лицо, осуществляющее по назначению или по результатам выборов функции представителя власти или временно или постоянно занимающее в государственных учреждениях (госучреждениях), предприятиях, организациях, партиях, общественных учреждениях, организациях и формированиях должности, связанные с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей, либо выполняющее их по специальному полномочию.

Также, особую группу должностных лиц составляют граждане, не состоящие на государственной службе, но уполномоченные совершить действия, влекущие юридические последствия. Как правило, к таким гражданам относятся руководители организаций, директора, генеральные директора и т.д.

Таким образом, можно сказать, что к должностным лицам по общему правилу относятся, лица осуществляют организационно-распорядительные функции по реализации компетенции соответствующих органов (т.е. руководители, директора и т.д.). При этом, директор имеет право выдавать доверенность на право представительства от имени организации, в том числе доверенности с правом передоверия.

Следовательно, заверять гербовой печатью можно подписи лица уполномоченного действовать от имени организации.

При этом, для упорядочения использования печатей в организации целесообразно разработать инструкцию по применению печатей. Основу инструкции составляет перечень документов, заверяемых гербовой печатью, а также перечень лиц имеющих право пользования гербовой печатью.

Примечание:

В органах федеральной государственной власти , например, утверждены и применяются следующие положения о гербовой печати:

1.Приказ Росимущества от 16.09.2008 N 274
«О введении в действие и порядке применения печати Федерального агентства по управлению государственным имуществом с изображением Государственного герба Российской Федерации»

2. Приказ Росграницы от 26.05.2008 N 48
«О совершенствовании порядка использования и хранения печати Федерального агентства по обустройству государственной границы Российской Федерации с изображением Государственного герба Российской Федерации»

3. Приказ МПР РФ от 27.12.2001 N 904
«О порядке использования и хранения гербовой печати МПР России»
ПОЛОЖЕНИЕ О ГЕРБОВОЙ ПЕЧАТИ МИНИСТЕРСТВА ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Подробности в материалах Системы:

1. Нормативно-правовая база: «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом)

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО ВНЕДРЕНИЮ ГОСТ Р 6.30-2003

7. Использование оттиска печати при оформлении документов

Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.

В ГОСТ Р 6.30-2003 изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р 6.30-97, новое название — «оттиск печати», которое более соответствует существу реквизита.

Оттиск печати в соответствии с ГОСТ заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием. Ряд организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» использует для заверения подлинности подписей должностных лиц печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербовую печать. Требования к гербовой печати установлены ГОСТ Р 51511-2001 (с изменениями N 1 к ГОСТ Р 51511-2001).

Кроме того, в организации могут использоваться печати структурных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами.

Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа.

Инструкция может иметь следующие разделы:

— перечень печатей, используемых в организации;

— места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;

— порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа «печать».

В инструкции определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.

Перечень печатей включает:

— название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати <*>;

— должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.

Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики документирования своей деятельности.

Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати по следующей примерной схеме:

Оттиск печати службы ДОУ

Наименование документа	Должность работника, который проставляет оттиск

Оттиск гербовой печати

Наименование документа	Должность работника, который проставляет оттиск

Основу инструкции составляет перечень документов, заверяемых гербовой печатью. В ней могут быть указаны:

— штатное расписание;

— образцы подписей на открытие счетов и др.

Вносить изменения и дополнения в перечень допускается только по указанию руководителя организации.

Пользование печатями в организации разрешается только работникам, специально назначенным приказом руководителя. Право пользования гербовой печатью предоставляется первым руководителям, должностным лицам из числа работников службы ДОУ или финансовой службы.

Оттиск печати проставляется на документах, оформленных с соблюдением действующих правил, подписанных и согласованных в установленном порядке.

Печати подлежат учету в службе ДОУ и выдаются в структурные подразделения пользователям под расписку в регистрационно-учетной форме. В подразделениях печати хранятся в надежно запирающихся шкафах.

Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации организации, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или обособленного структурного подразделения, а также механического износа клише. Уничтожение производится по акту с отметкой в регистрационно-учетных формах.

Регистрационно-учетные формы печатей, а также заверенные службой ДОУ листы с их оттисками включаются в номенклатуру дел организации.

На основании нормативных правовых актов и собственного опыта в организации составляется перечень наименований документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), и перечни наименований документов по каждому структурному подразделению, заверяемых печатью соответствующего подразделения. В перечнях устанавливается, кто персонально и в каких случаях имеет право заверения подлинности подписи документа. Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении.

Расположение оттиска гербовой печати по отношению к подписи в действующих правовых актах не установлено. Рекомендуется оттиск печати ставить так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.

Возможно оттиск размещать, не задевая подписи, на свободном месте.

1. Нормативно-правовая база: Гражданский кодекс РФ

Статья 185. Доверенность

1. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу.

Подписи каких должностных лиц какой печатью правильно заверять?

Подпись и печать (а также гриф утверждения документа) являются основными реквизитами, относящимися к составу удостоверения документа, т.е. обеспечивают его юридическую силу. Оттиск печати действительно заверяет подлинность подписи должностного лица организации (того, кто имеет право от имени юридического лица осуществлять организационно-распорядительную и финансово-хозяйственную деятельность). Оттиск печати проставляется на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты получения или расходования финансовых и материальных средств, а также на иных документах в случаях, когда законодательными или иными нормативными правовыми актами устанавливается обязательность проставления печати.

Технически оттиск печати проставляется на свободном от текста месте на уровне наименования должности лица, подписавшего документ, частично захватывая ее. В настоящее время не рекомендуется захватывать оттиском печати часть личной подписи (личного росчерка) должностного лица. Но юридический смысл проставления оттиска печати остается прежним: должностное лицо, чей личный росчерк (подпись) оформлен на данном документе, действительно занимает эту должность в организации, наименование которой вырезано на печати, и имеет право подписывать данный документ. В некоторых случаях для проставления оттиска печати на листе бумаги выделяется специальная площадь, которая обозначается как «МП» («место печати»).

«Лучшие практики» организаций рекомендуют разрабатывать отдельное положение о печатях и штампах, в котором должны быть установлены виды применяемых печатей, порядок их учета, выдачи и т.п. Организация имеет одну «главную» печать и может иметь печати специального назначения:

• печати структурных подразделений с обозначением их наименований, включая филиалы и удаленные структурные подразделения;
• печати с обозначением конкретной цели их применения для удостоверения подписей («Для договоров»; «Для договоров возмездного оказания услуг»; «Для счетов-фактур» и т.п.). Иногда на печати указывается ее номер, например, «Для договоров № 3», если изготовлены три печати для удостоверения договоров, которые применяются в трех структурных подразделениях, должностные лица которых на основании доверенностей имеют право заключать договоры конкретной разновидности от имени всего юридического лица.

В качестве приложения к положению о печатях и штампах, а лучше – в качестве самостоятельного классификатора, подлежащего утверждению приказом первого руководителя организации, рекомендуется разрабатывать перечень документов, которые подлежат удостоверению оттиском печати организации («главной» или основной печати). В этот перечень (классификатор) обычно включаются:

• акты об исполнении договоров (сдачи-приемки работ; оказания услуг);
• доверенности (генеральные, специальные и разовые, так называемые «бухгалтерские» на получение товарно-материальных ценностей);
• договоры (практически все основные виды – трудовые, о материальной ответственности, аренде, производстве работ и т.п. Исключение могут составлять клиентские договоры о предоставлении услуг широкому кругу потребителей, которые заключаются в рамках регламентов оказания тех или иных потребительских услуг и имеют массовый характер);
• задания (технические);
• заявки на участие в конкурсах и тендерах;
• командировочные удостоверения;
• нормы расхода топлива и горюче-смазочных материалов, которые утверждаются приказами руководителя организации;
• карточка образцов подписей и оттиска печати;
• представления и ходатайства в вышестоящие организации, уполномоченные государственные органы и органы местного самоуправления;
• письма гарантийные;
• поручения (прежде всего платежные);
• положения о филиалах и представительствах;
• положения о структурных подразделениях;
• протоколы разногласий (в процессе исполнения договоров);
• сметы расходов;
• справки по личному составу (о месте работы, размере заработной платы, о доходах формы 2-НДФЛ);
• спецификации на продукцию;
• тарифы на оказываемые услуги;
• учредительные документы, уставы и изменения к ним;
• штатные расписания.

Разработка конкретного перечня (классификатора) имеет важное значение в связи с регламентацией применения видов электронных подписей в организации, т.к. усиленная квалифицированная подпись заменяет в том числе и оттиск «главной» (основной) печати.

Заметьте, что речь идет об удостоверении оттиском печати видов документов, т.е. печать ставится на документ, созданный юридическим лицом. А вот вопрос о том, кто из должностных лиц имеет право подписывать эти виды документов, решается путем делегирования полномочий. Оно фиксируется в:

• уставе организации: в нем закрепляется факт того, что организация имеет печать с изображением своего наименования и (или) других реквизитов, которые конкретно перечисляются;
• приказе о распределении полномочий (ответственности) между руководством (руководителями) организации, в котором на самом первом уровне устанавливаются и делегируются полномочия подписания тех или иных документов первым руководителем организации и его заместителями;
• положении о системе делегирования полномочий, в котором подробно разрабатываются и перечисляются вопросы, находящиеся в зонах ответственности руководителя, его заместителей, главного бухгалтера и других «главных» специалистов (например, руководителя контрольного управления, который является «главным контролером», ответственных за работу с обращениями граждан, за претензионную работу с клиентами и т.п.) с указанием видов документов по каждому вопросу, право подписания которых делегируется соответствующему заместителю или сотруднику;
• положении о структурных подразделениях при условии делегирования полномочий подписания документов руководителям этих подразделений;
• положении о должностях, служебных должностных регламентах или должностных инструкциях, в которых также закрепляются делегированные права подписания документов;
• конкретных регламентах, инструкциях и других технологических и иных документах. В них устанавливаются процессы, виды и разновидности документов, обеспечивающие конкретные процессы, права по подписанию этих документов и удостоверению их оттисками печатей определенного вида; именно на этом уровне осуществляется конкретная регламентация применения печатей специального назначения;
• доверенностях, в которых подтверждаются (передаются поверенному) права на подписание документов (например, по новому Федеральному закону «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ руководитель может делегировать право подписания бухгалтерской (финансовой) отчетности главному бухгалтеру организации).

Пример 1 СвернутьПоказать

Если начальник отдела кадров имеет право подписывать (заключать) от имени организации договоры возмездного оказания услуг с физическими лицами и это делегированное полномочие зафиксировано в положении об отделе кадров (в разделе «Руководство») и в доверенности, то его подпись должна быть удостоверена оттиском «главной» печати организации, т.к. договоры возмездного оказания услуг включены в перечень (классификатор) документов, подлежащих удостоверению печатью организации. Оттиск собственной печати отдела кадров в этом случае будет недействительным, не обеспечивающим юридическую силу подписи начальника отдела на договоре.

Пример 2 СвернутьПоказать

Допустим, в положении о системе делегирования полномочий и в должностной инструкции заместителя главного бухгалтера по налоговой отчетности зафиксировано его право подписывать справки о доходах сотрудников организации (форма 2-НДФЛ). Поэтому на данном документе будет проставлен оттиск «главной» печати организации, подтверждающий подпись (делегированное право подписания) заместителя главного бухгалтера.

Итак, при анализе юридической силы документа в случае сомнения в его подлинности, а также в случаях проверок и ревизий проверяется прежде всего право подписания документа на основе организационных и распорядительных документов, обеспечивающих систему делегирования полномочий, а не просто оттиск печати.