График отпусков

График отпусков на год: нюансы оформления

Ст. 123 ТК РФ обязывает работодателя до начала очередного календарного года утверждать составленный график отпусков работников. К особенностям этого документа относятся:

  • необходимость его утверждения ежегодно не позднее чем за 2 недели до начала очередного года;
  • обязательность согласования с профсоюзным органом (при наличии);
  • непременность ознакомления с ним каждого работника;
  • обязательность его как для работника, так и для работодателя;
  • создание с учетом наличия у ряда работников преимущественного права выбирать период ухода в отпуск.

Поскольку утверждению подлежит уже готовый график, работа по его созданию начинается заблаговременно и может быть инициирована соответствующим приказом руководителя.

При составлении графика в нем отражают такие виды оплачиваемых отпусков:

  • ежегодный;
  • дополнительный;
  • неиспользованный в предшествующем году;
  • оформляемый совместителем.

Вступивший в действие график может в дальнейшем корректироваться (например, в связи с переносом отпуска или отзывом из него) и дополняться (данными по вновь принятым на работу сотрудникам).

О том, что нужно сделать для отзыва работника из отпуска, читайте в материале «Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа».

Отсутствие утвержденного графика отпусков может привести к наказанию работодателя в виде штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • от 1 000 до 5 000 руб. для ИП и должностных лиц;
  • от 30 000 до 50 000 руб. для юрлиц.

Нужен ли приказ об утверждении графика?

Составлять график отпусков можно по форме, разработанной работодателем самостоятельно. Однако обычно для этой цели удобно применять типовую форму Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данная форма содержит поля для отражения всей необходимой для этого документа информации и допускает введение дополнительных граф и строк, если в этом возникает необходимость.

Обязательными реквизитами этого документа являются дата составления и утверждающая подпись руководителя. Таким образом, дополнительно утверждать график отпусков не требуется. Поэтому отдельный приказ о его утверждении не является обязательным, но может составляться, если это принято действующей системой документооборота. При этом дата такого приказа должна вписываться во временные ограничения сроков, установленных для утверждения графика отпусков ст. 123 ТК РФ.

Целесообразность такого документа может быть оправдана отражением в нем какой-то дополнительной информации, относящейся к утверждаемому графику. Например, назначением ответственных за его соблюдение.

Приказ об утверждении графика отпусков

  1. График должен быть составлен и утвержден за 2 недели до начала нового рабочего года.
  2. Документ составляется с учетом мнения профсоюзного органа (см. ст. 372 ТК РФ).
  3. График является обязательным как для работника, так и для администрации.
  4. Для некоторых категорий трудящихся имеется ряд преимуществ при выборе периода времени отпуска. О том, как предоставляется отпуск и каков порядок этого, вы узнаете из статьи Порядок предоставления отпуска по Трудовому кодексу.

Оформление документа допускается на отдельном листе формата А4 как от руки, так и в печатном виде. Необходимости в проставлении печати на приказе нет, поскольку он относится к внутренним бумагам предприятия и может составляться в единственном экземпляре. Впоследствии приказ хранится в архиве предприятия в течение срока, установленного для соответствующих приказов. Рекомендуем отнести его к приказам по административно-хозяйственной деятельности и хранить 5 лет (см. подп. «в» п. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов…, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

>График отпусков

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ).

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

К таким категориям работников, в частности, относятся:

  • мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
  • несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
  • почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ);
  • супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ);
  • чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1).

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

Что отразить в графике отпусков

Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

Что отразить в графике
Список сотрудников В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор
Количество дней отпуска Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ).
Предполагаемая дата начала отпуска Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется.
Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ).
Возможность разделения отпуска на части График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ)

Приказ о составлении графика отпусков: образец

Данный приказ может быть оформлен следующим образом:

ООО «Солнечный зайчик»

Приказ № 93

о составлении графика ежегодных отпусков

г. Москва 19.11.2018

Для подготовки и утверждения графика отпусков на 2019 год

приказываю:

1. Руководителям подразделений не позднее 07.12.2018 представить в письменном виде начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. информацию для составления графика отпусков на 2019 год.

При подготовке информации необходимо учесть:

— пожелания работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;

— пожелания работников относительно разделения ежегодного основного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых в соответствии со ст. 125 ТК РФ должна составлять не менее 14 календарных дней;

— период отпуска совместителей по их основному месту работы.

2. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. подготовить график оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение не позднее 12.12.2018.

3. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. довести настоящий Приказ до следующих лиц:

— главного бухгалтера Кустодиевой А.В.;

— начальника отдела продаж Егорова В.Т.;

— начальника отдела закупок Трунова Н.Н.

4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Елизарову К.И.

Генеральный директор Солнышков В.С.

С Приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров______________К.И. Елизарова

Главный бухгалтер___________________ А.В. Кустодиева

Начальник отдела продаж_____________ В.Т. Егорова

Начальник отдела закупок_____________Н.Н. Трунов

Лица, ознакомленные с таким приказом, помимо своей подписи, должны указать и дату ознакомления.

Образец приказа о составлении графика ежегодных отпусков

График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).

После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22, 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:

  • нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
  • в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил неотгулянные дни перенести на другое время.

Источник: Журнал «Отдел кадров коммерческой организации»

График отпусков – один из обязательных локальных документов в каждой организации, наличие которого часто проверяют инспекторы по труду. И сейчас, когда календарный год практически подходит к концу, можно постепенно начинать работу по его составлению. Поэтому самое время напомнить работодателям, как составляется график отпусков, кем утверждается, нужно ли ознакомить с ним работников организации, всех ли туда включать, можно ли вносить в него изменения и каким образом.

График отпусков, как уже было сказано, должен быть в каждой организации. Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков – это документ, который определяет порядок предоставления отпусков и является обязательным как для работодателя, так и для работников. График должен составляться ежегодно за две недели до наступления календарного года.

Пожелания работников при составлении графика

Прежде чем приступить к составлению графика, которым занимаются сотрудники кадровой службы, с работников всех структурных подразделений организации запрашивается информация о планируемых датах отпусков на календарный год. Сбор такой информации обычно осуществляется начальниками структурных подразделений. На основании полученных от начальников сведений кадровик с учетом положения действующего трудового законодательства, специфики деятельности организации и пожелания работников составляет сводный график.

Здесь следует отметить, что существует довольно много категорий работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск в удобное для них время и соответственно учесть их пожелания при составлении графика отпусков. Это:

  • работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
  • лица, работающие по совместительству (ст. 286 ТК РФ);
  • работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ);
  • работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);
  • мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • один из работающих родителей (опекун, попечитель) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности (ст. 322 ТК РФ);
  • женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (пп. «б» п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 № 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей»);
  • Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 № 5‑ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»);
  • Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301‑1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»);
  • инвалиды войны, участники Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий, военнослужащие, проходившие военную службу в воинских частях, не входивших в состав действующей армии, в период с 22 июня 1941 года по 3 сентября 1945 года не менее шести месяцев, военнослужащие, награжденные орденами или медалями СССР за службу в указанный период, лица, награжденные знаком «Жителю блокадного Ленинграда», лица, работавшие в период Великой Отечественной войны на объектах противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений и других военных объектах в пределах тыловых границ действующих фронтов (ст. 14 – 19 Федерального закона от 12.01.1995 № 5‑ФЗ «О ветеранах»);
  • супруги военнослужащих – им отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76‑ФЗ «О статусе военнослужащих»);
  • граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 № 2‑ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»);
  • граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244‑1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»);
  • лица, награжденные знаком «Почетный донор России» (ст. 11 Закона РФ от 09.06.1993 № 5142‑1 «О донорстве крови и ее компонентов»);
  • женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (п. 3 упомянутого вышеПостановления ЦК КПСС, Совмина СССР «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей»).

Форма и правила заполнения графика

График отпусков составляется по унифицированной форме Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Работодатель может разработать и свою форму графика или изменить (дополнить или удалить графы) унифицированную форму.

В графе 1 унифицированной формы указывается наименование структурного подразделения согласно штатного расписания.

В графе 2 – должность (специальность, профессия) работника также согласно штатному расписанию.

В графе 3 – ФИО работника.

В графе 4 – табельный номер.

В графе 5 – количество календарных дней положенного работнику отпуска.

В графе 6 – запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика эти графы должны быть заполнены. В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов, а в графе «Дата составления» – дата составления. График подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации. Однако в силу ст. 123 ТК РФ утверждение графика отпусков осуществляется с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, и если в организации существует профсоюз, работодатель должен направить проект графика в выборный орган первичной профсоюзной организации. Этот орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта графика отпусков направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

Если мотивированное мнение профсоюза не содержит согласия с графиком отпусков либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение трех дней после получения мнения провести дополнительные консультации с профсоюзом в целях достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия оформляется протокол разногласий, после чего работодатель имеет право утвердить график отпусков, который профсоюз может обжаловать в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд или начать процедуру коллективного трудового спора.

Государственная инспекция труда при получении жалобы (заявления) выборного органа первичной профсоюзной организации обязана в течение одного месяца со дня получения жалобы (заявления) провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене графика отпусков, обязательное для исполнения (ст. 372 ТК РФ).

Об учете мнения выборного профсоюзного органа на графике отпусков делается отметка и указываются дата и номер такого документа (протокола).

Обращаем внимание: поскольку график отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года, приступать к составлению графика следует несколько раньше, при этом учесть время на согласование с профсоюзом.

Доводить ли утвержденный график отпусков до сведения работников, законодательством не установлено. Однако считаем, что сделать это нужно. Кроме этого, следует предусмотреть либо в самом графике отпусков, либо в листе ознакомления графу для отметки работников об их ознакомлении с графиком. Но данная процедура не освобождает работодателя от обязанности за две недели до начала отпуска известить работника под роспись о времени начала отпуска. Образец заполнения графика отпусков приведем на стр. 43.

Также отметим, что при составлении графика отпусков необходимо учитывать положения ст. 122 ТК РФ, согласно которой оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

Нюансы заполнения

Среди вопросов, которые могут возникнуть при заполнении графика отпусков, есть следующие. Какие отпуска указывать в графике? Что делать, если работник не использовал отпуск за предыдущий календарный год?

Итак, помимо ежегодного оплачиваемого отпуска законодательством предусмотрены дополнительные отпуска для лиц, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, лиц, чья работа имеет особый характер, работников с ненормированным рабочим днем, лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами (ст. 116 ТК РФ).

Кроме этого, по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ).

Дополнительный отпуск предоставляется также совмещающим работу с обучением (учебный отпуск) (ст. 173 – 176 ТК РФ).

Отвечаем на первый вопрос. В графе 5 «Количество календарных дней» графика отпусков указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, который состоит из основного и дополнительного отпусков. Поскольку использование отпуска без сохранения заработной платы или учебного отпуска является правом, а не обязанностью работника, то и в графике они не отражаются. Предоставляются такие отпуска только на основании двух документов – заявления работника (справки-вызова при учебном отпуске) и приказа работодателя.

Сведения о количестве дней дополнительного отпуска, которые предоставляются работнику, указываются в 10 графе «Примечание».

Если работник не использовал часть отпуска в предыдущем году, неиспользованные календарные дни отпуска включаются в общее количество календарных дней. Если по соглашению между работодателем и работником отпуск разделен на части, в графе 5 указывается количество календарных дней в каждой части, а в графе 6 даты начала (или начала и окончания) каждой части отпуска.

К сведению

Работодателю следует помнить, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и лицам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

В связи с тем, что график отпусков составляется перед началом календарного года и действует весь год, возникает вопрос по поводу работников, которые будут приниматься на работу в течение этого года: каким образом их нужно включать в график отпусков и нужно ли это делать?

Поскольку обязанности включать новых работников в график отпусков нет, работодатель принимает решение самостоятельно. В данном случае можно составить дополнительные графики отпусков или же предоставлять отпуск только на основании заявления работника. Конкретный порядок лучше прописать в локальном акте организации.

Похожая ситуация и с внешними совместителями. Работодатель может включить их в график отпусков, а может не включать, что более целесообразно, так как согласно ст. 286 ТК РФ ежегодные оплачиваемые отпуска совместителям предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Для этого работник-совместитель предоставляет заявление на отпуск и прилагает к нему копию приказа о предоставлении отпуска или выписку из графика отпусков по основному месту работы.

При этом если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

Изменения в графике отпусков

Несмотря на то, что график отпусков утверждается работодателем и обязателен для работников и работодателя в течение года, в этот период он может изменяться в силу некоторых обстоятельств, например болезни, ухода работника в отпуск по беременности и родам. Кроме этого, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок в случаях, установленных ст. 124 ТК РФ, а также может быть перенесен на другой срок по соглашению между работником и работодателем.

Обратите внимание

Если работнику своевременно не была произведена оплата времени ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

Таким образом, изменения в графике отпусков могут быть связаны в основном с датами предоставления отпуска или его продолжительностью. В этих случаях графы с 1 по 6 остаются прежними, а изменения вносятся в графы с 8 по 10.

Например, если в графике отпусков не указана конкретная дата ухода в отпуск, а указан только месяц, работник пишет заявление с указанием конкретной даты, реквизиты которого отражаются в графе 10, а в графе 7 пишут конкретную дату начала отпуска. Остальные графы не заполняются.

Приведем здесь и далее фрагменты формы.

дата

перенесение отпуска

Примечание

запланированная

фактическая

основание

(документ)

дата

предполагаемого отпуска

Апрель

Заявление работника от 20.03.2014

В случае переноса отпуска по просьбе работника запись будет выглядеть следующим образом:

дата

перенесение отпуска

Примечание

запланированная

фактическая

основание

(документ)

дата

предпо­лага­емого отпуска

Заявление о переносе отпуска от 03.03.2014

Отпуск переносится по просьбе работника

Если отпуск переносится в связи с болезнью работника, которая наступила до или во время отпуска, дата, на которую переносится отпуск, определяется руководителем с учетом пожелания работника. Запись будет такой:

дата

перенесение отпуска

Примечание

запланированная

фактическая

основание

(документ)

дата

предпо­лага­емого отпуска

Заявление о переносе отпуска от 07.04.2014, листок нетрудоспособности от 04.04.2014, приказ от 07.04.2014 № 25

Отпуск переносится в связи с болезнью работника

К сведению

Если отпуск в связи с болезнью продляется, никаких записей в график не вносится.

Когда отпуск переносится в связи с уходом работницы в отпуск по беременности и родам, следует внести такую запись:

дата

перенесение отпуска

Примечание

запланированная

фактическая

основание

(документ)

дата предполагаемого отпуска

Заявление о предоставлении ежегодного отпуска перед отпуском по беременности и родам от 20.01.2014

Отпуск предоставляется до отпуска по беременности и родам

Если работница уходит в отпуск по беременности и родам, а ежегодный отпуск использовать не хочет, запись будет такая:

дата

перенесение отпуска

Примечание

запланированная

фактическая

основание

(документ)

дата предполагаемого отпуска

Заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам от 11.03.2014, приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам от 12.03.2014 № 26

Предоставляется отпуск по беременности и родам с 08.04.2014. В связи с тем, что работница находится в стационаре, ежегодный отпуск будет предоставлен позже

Записи о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью, отзывом из отпуска, а также в связи с предоставлением отпуска с последующим увольнением вносятся по аналогии, в графе 8 указываются соответствующие документы (заявления, приказы), в графе 9 – дата переноса, в графе 10 – причины переноса.

Если работник уволился, а за неиспользованный отпуск получил компенсацию, запись будет следующая:

дата

перенесение отпуска

Примечание

запланированная

фактическая

основание

(документ)

дата

предполага­емого

отпуска

Приказ об увольнении от 24.03.2014 № 19/у

Работник уволен 24.03.2014 с выплатой компенсации за 10 дней неиспользованного отпуска

* * *

Подводя итог, еще раз обратим внимание работодателя на основные моменты.

  1. График отпусков должен быть в каждой организации независимо от формы собственности (в том числе у индивидуального предпринимателя), за исключением случая, когда работодателем является физическое лицо.
  2. График должен быть утвержден за две недели до начала календарного года. При этом, если в организации есть профсоюзный орган, его мнение должно быть учтено при утверждении графика.
  3. Утверждая график отпусков, работодатель должен учитывать пожелания работников, а отдельным категориям предоставлять отпуск в удобное для них время.
  4. В утвержденном графике должны быть заполнены реквизиты и графы с 1 по 6. Графы с 7 по 10 заполняются по мере использования отпусков.
  5. В случае переноса отпуска, отзыва из отпуска, увольнения и в других случаях заполняются графы 8 – 10.
  6. Не обязательно включать в график отпусков внешних совместителей, а также утверждать дополнительные графики для новых сотрудников.
  7. График отпусков должен храниться в организации один год.

Унифицированная форма Т-7
Утверждена Постановлением Госкомстата РФ
от 05.01.2004 № 1

Код

Форма по ОКУД

ООО «Время»

по ОКПО

(наименование организации)

Мнение выборного профсоюзного органа УТВЕРЖДАЮ
от » 13 »

декабря

г. №

учтено Руководитель

Директор

(должность)

Номер документа

Дата составления

На год

Сезонов

М. В. Сезонов

ГРАФИК ОТПУСКОВ

(личная подпись)

(расшифровка подписи)

«

»

декабря

г.

Структурное подразделение

Должность (специальность, профессия)
по штатному расписанию

Фамилия, имя, отчество

Табельный номер

ОТПУСК

Примечание

количество календарных дней

дата

перенесение отпуска

запланированная

факти­ческая

основание (документ)

дата предполагаемого отпуска

Администрация Директор Сезонов Михаил Викторович

10.03.2014 –

10.03.2014 –

Три дня за ненормированный рабочий день
Бухгалтерия Главный бухгалтер Власова Марина Сергеевна

14.05.2014 –

14.05.2014 –

Заявление о переносе отпуска от 16.06.2013 Отпуск переносится по просьбе работника
Отдел кадров Начальник отдела кадров Комлева Инна Геннадьевна

Руководитель кадровой службы

Начальник отдела кадров

Комлева

И. Г. Комлева

(должность)

(личная подпись)

(расшифровка подписи)

Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».>График отпусков по утвержденной форме Т-7 с образцом заполнения

Порядок составления графика отпусков

В соответствии с Трудовым Законодательством РФ, каждый работник имеет право на отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней ежегодно, что закреплено в ст. 114-115 ТК РФ. График отпусков служит для пропорционального распределения отдыха всех работников с учетом их пожеланий, а также с учетом того факта, что отсутствие отдельно взятого сотрудника не должно сказываться на эффективности производства предприятия.

Начальная процедура составления графика очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, подразумевает желание каждого сотрудника, то есть составляется предварительный или черновой вариант графика отпусков в письменном виде. Затем руководитель предприятия прорабатывает полученный предварительный график уже с учетом производственной необходимости, после чего составляется окончательный вариант графика отпусков.

График отпусков составляется не в произвольной форме, а на специальном типовом бланке, форме №Т-7, которая является обязательной. Указанный график подписывается специалистом по кадровой службе, начальниками структурных подразделений, если таковые имеются, а затем утверждается руководителем и представителем профсоюза. Приказ об утверждении графика не является обязательным, так как подписи вышеперечисленных должностных лиц уже являются гарантией законности составленного документа.

Спорные вопросы при составлении графика отпусков

График предоставления очередности отпусков составляется для сотрудников, которые имеют стаж работы свыше года, в связи с чем возникает вопрос, как соотносить периоды предоставления ежегодных отпусков вновь принятых сотрудников, которым в соответствии со ст. 121 ТК РФ отпуск должен быть предоставлен полной протяженностью по истечении шести месяцев. Данная категория сотрудников получает ежегодный отпуск сверх установленной очередности, о чем делается соответствующая отметка в графике.

Еще одним спорным вопросом при составлении графика отпусков является время года предоставления отпуска, то есть многие сотрудники хотят получить законный отдых в летнее время, что невозможно осуществить для всего коллектива.

Поэтому существует несколько категорий сотрудников, которые имеют право выбирать для отпуска удобное для них время. К таким сотрудникам относятся: Герои РФ и Кавалеры ордена Славы, участники боевых действий, сотрудники возрастом до 18 лет, мужчины, у которых жена находится в отпуске по беременности и родам.

Подобные льготы распространяются на женщин имеющих двоих несовершеннолетних детей, матерей-одиночек, беременных женщин, а также на сотрудников, которые работают по совместительству. Все категории граждан, имеющие указанные льготы оговорены в трудовом законодательстве, а также в ФЗ №1244—1, №4301-1,№5142-1,№2, №76.

Но, несмотря на то, что график отпусков при составлении предполагает учет пожелания самих сотрудников, возникают разные жизненные обстоятельства, которые могут существенно нарушить планы самого сотрудника и ему может понадобиться уйти в отпуск с нарушением графика. В этом случае закон, а именно ст. 124 ТК РФ гласит, что перенос отпуска возможен в случае:

  • несвоевременной оплаты отпускных, которые, кстати, должны быть выплачены за три календарных дня до отпуска.
  • при предупреждении о дате отпуска позднее установленных законом двух недель.
  • в случае производственной необходимости.

Также существуют личные обстоятельства самого сотрудника, которые могут вынудить попросить отпуск с нарушением графика.

В этом случае пишется заявление на имя руководителя с просьбой об изменении даты отпуска в связи с возникшими обстоятельствами, которые можно подкрепить документально, если есть такая возможность, либо передать в устной форме при общении с руководителем.

Нужен ли график отпусков

В п. 1 ст. 123 ТК РФ сказано, что работодатель обязан составлять график отпусков своих сотрудников каждый год. Если он будет пренебрегать этой обязанностью, то его можно привлечь к ответственности по ст. 5. 27 КоАП РФ.

Ранее у работодателей такой обязанности не было. Они могли самостоятельно решать, нужен им такой график или нет. Это привело к тому, что недобросовестные работодатели стали оспаривать время законного отдыха своих работников. Особенно это наблюдалось в тех фирмах, в которых основная прибыль зависит от сезонности. Например, монтажников кондиционеров перестали совсем отпускать в отпуск в период с апреля по октябрь.

Участились жалобы на работодателей, и законодатели закрепили данную обязанность в ТК РФ. Теперь работодатели не могут не пускать своих работников в отпуск.

График составляется на следующий рабочий год. При этом учитывается взаимозаменяемость работников, а также отпуска за прошлые годы. Не должно получиться так, что одни и те же работники отдыхают в июле, а другие постоянно в феврале. График должен быть составлен и утверждён до 15 декабря текущего года при составлении на следующий год. Составляется график работником кадровой службы, а утверждается руководителем. Как только руководитель утверждает график, он приобретает свою юридическую силу. Дальнейшее внесение изменений возможно лишь при соблюдении определённой процедуры.

Перед тем как подать график на утверждение начальству, необходимо его составить. Для этого стоит учесть следующие нюансы, прописанные в ст. 123 ТК РФ:

  • обязательно нужно учитывать пожелания каждого работника относительно времени отдыха в будущем году. Кроме того, не стоит забывать и том, что на предприятии могут быть работники, которые имеют преимущественное право уйти в отпуск в следующем году. Например, работница уходит в декрет и перед этим она желает отгулять свой отпуск;
  • каждый работник должен ознакомиться с уже составленным документом. Ознакомление происходит под подпись каждого работника;
  • если на предприятии есть представительный орган сотрудников. То перед тем как отдать документ на подпись руководителю, необходимо ознакомить с ним этот представительный орган. Руководитель этого органа также должен поставить свою подпись. Она свидетельствует о том, что процедура соблюдена, и возражений нет;
  • график должен быть утверждён не позднее чем за 2 недели до окончания рабочего года, то есть не позднее 15 декабря.

Руководитель от работодателя утверждает уже готовый документ. К нему не нужно приходить с набросками. Поэтому приступить к составлению графика нужно заранее, так как подготовка документа по всем правилам требует тщательного анализа и сбора информации. Как правило, за составление графика ответственен один работник отдела кадров. Он приступает к сбору информации в октябре, чтобы уложиться во всех необходимые сроки.

Включению в график подлежат следующие виды отпусков:

  • ежегодный (ст. 114 ТК РФ);
  • дополнительный (ст. 116 ТК РФ);
  • нереализованный в предыдущем периоде;
  • при совмещении трудовой деятельности (ст. 286 ТК РФ).

После того, как график отпусков будет утверждён руководителем, в него возможно внесение коррективов по следующим причинам:

  • отзыв работника из отпуска;
  • перенос отпуска по просьбе работника;
  • приём на работу нового работника;
  • иные причины. Например, по графику у работницы Н. отпуск в ноябре, а в сентябре она уходит в декрет и решила отгулять свой отпуск в августе. Об этом становится известно лишь в марте.

Существует несколько законных способов для утверждения графика:

  1. Наличие утверждающей резолюции на самом документе. То есть руководитель работодателя ставит свою подпись и надпись «утверждаю».
  2. Издание приказа об утверждении графика отпусков на следующий рабочий год. Такой способ характерен для крупных предприятий.

Когда издаётся приказ, в нём кроме того, что руководитель утверждает график на следующий рабочий год, могут быть прописаны следующие пункты:

  • список работников, которые назначаются ответственными за исполнение норм приказа. То есть в каждом структурном подразделении есть человек, который следит за тем, чтобы график соблюдался;
  • нормы о выделении денежных средств на оплату отпусков работников.

Заполнение графика отпусков

Когда ответственный работник приступает к составлению графика, он должен учитывать:

  • пожелания сотрудников. Следует понимать, что наиболее благоприятный период в России для отдыха — это период с мая по сентябрь. И каждый работник желает отдохнуть именно в тёплое время года, а не зимой. Поэтому стоит отталкиваться не только от желания работников, но и от того, когда тот или иной работник отдыхал в прошлом году. Стоит ориентироваться не только на слова работников, но и на документы за прошлые годы;
  • нормы действующего законодательства относительно того, что некоторые работники имеют право на преимущественный уход в отпуск в текущем году;
  • очередность предоставления отпусков. Определение этой важной составляющей обязывает работника кадровой службы составлять перечень сотрудников, имеющих право преимущественного выбора времени отдыха. Таким категориям льготы предоставляются на основании ТК РФ и прочих нормативно-правовых актов, например закона «О ветеранах» от 12.01.1995 № 5-ФЗ;
  • продолжительность отпусков. Некоторые работники могут иметь право на дополнительный отпуск. Дни дополнительного отдыха они могут использовать, а могут попросить компенсацию деньгами. Если работник желает использовать эти дни для отдыха, то их необходимо включить в график;
  • оптимальное распределение отпусков и взаимозаменяемость персонала. Чтобы компания круглый год работала эффективно, необходимо отслеживать, сколько работников находится в отпуске одновременно. Оптимальное распределение сотрудников при разработке графика — нахождение в отпуске единовременно не более 30% от общей численности личного состава;
  • специфика трудовой деятельности и потребность в обеспечении эффективной работы компании.

Порядок проведения мероприятий по оформлению графика отпусков должен быть прописан во внутренних документах компании. Если этого не сделать, то при оформлении нужно обращаться к трудовому законодательству или опираться на сложившуюся практику.

Перед тем как приступить к окончательному формированию графика, необходимо провести некоторую предварительную работу. Есть 2 пути:

  • если на предприятии несколько структурных подразделений, то сначала нужно составить график по каждому такому подразделению, потом утвердить его у руководителя подразделения, а затем объединить и составить общий график по предприятию. Только после этого можно давать документ на утверждение руководителю;
  • если компания небольшая, то стоит провести личную беседу с каждым работником относительно его предстоящего отпуска. Затем составить график с учётом этих бесед.

Образец графика

График отпусков составляется по форме Т-7, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1. Именно эту форму рекомендуется использовать, так как она содержит в себе все необходимые графы. Кроме того, в этой форме документа предусмотрена возможность для добавления дополнительных строф и граф, если возникнет такая необходимость.

Обязательным реквизитом, при выборе любой формы графика, является дата его составления и подпись руководителя предприятия.

Рекомендуемая форма графика отпусков:

│ Код │

├────────┤

Форма по ОКУД │ 0301020│

ООО «Фрегат» ├────────┤

———————————————— по ОКПО │52564479│

наименование организации └────────┘

Мнение выборного профсоюзного УТВЕРЖДАЮ

органа Ген. директор

от «__» ________ 20__ г. N ___ учтено ┌─────────┬───────────┬─────┐ Руководитель —————

│ Номер │ Дата │ На │ должность

│документа│составления│ год │Никифоров В.В. Никифоров

├─────────┼───────────┼─────┤ ——- ——————-

ГРАФИК ОТПУСКОВ │ 20-г/о │ 15.12.2014│ 2015│ личная расшифровка подписи

└─────────┴───────────┴─────┘ подпись

16 декабря 14

«—» ——— 20— г.

Структурное подразделение

Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию

Фамилия, имя, отчество

Табельный номер

ОТПУСК

Примечание

количество календарных дней

дата

перенесение отпуска

запланированная

фактическая

основание (документ)

дата предполагаемого отпуска

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Дирекция

Генеральный директор

Никифоров В.В.

3

28.04.2015

28

01.09.2015

Заместитель генерального директора

Аршинов К.П.

28

22.06.2015

Коммерческий директор

Леонтьев П.В.

28

01.06.2015

Бухгалтерия

Главный бухгалтер

Петрова Н.В.

31

27.07.2015

Бухгалтер

Лаврова Н.С.

28

01.06.2015

Бухгалтер-кассир

Воронова Т.Н.

28

10.08.2015

Торговый отдел

Директор магазина

Павлова С.И.

28

13.07.2015

Менеджер

Кириллов И.П.

11

09.02.2015

28

07.09.2015

и т.д.

Начальник

Руководитель кадровой отдела кадров Евстигнеева Н.К. Евстигнеева

службы ————- ———— ———————

должность личная расшифровка подписи

подпись

Кадровые работники наиболее часто допускают следующие ошибки:

  • вовсе не составляют график отпусков. В ст. 123 ТК РФ сказано, что составление данного документа является обязанностью работодателя. Кроме того, использовать свои отпуска работники должны в соответствии с этим графиком;
  • нарушение сроков утверждения графика. Сделать это нужно за 2 недели до окончания календарного года, то есть до 15 декабря;
  • несвоевременное оповещение работника о предстоящем отпуске;
  • несвоевременная выплата отпускных;
  • нарушение норм ст. 125 ТК РФ, в которой сказано, что при дроблении отпуска, одна из его частей не может быть меньше 14 календарных дней;
  • несоблюдение прав некоторых работников при составлении графика.

За все эти нарушения работодателя можно привлечь к ответственности.

Скачать образец графика отпусков в формате .doc вы можете
по этой ссылке

Оставьте комментарий