Инструкция как правильно

Уверена, сколько приверженцев разработки и внедрения должностных инструкций, столько же их противников. Сомнения в их прикладном характере обусловлены рядом факторов, и самый главный из них — это стереотипное восприятие данного документа как «никому не нужной бумажки отдела кадров». К сожалению, во многих организациях они действительно являются мертвым грузом. И суть не в том, что ДИ под сомнением как HR-инструмент, а в том, что те ДИ, которые составляют руководители подразделений, являются нерабочими. Они правильно оформлены, красиво написаны, соответствуют всем предъявляемым к должностным инструкциям требованиям, и, тем не менее, остаются всего лишь «пустышкой». Так что же нужно для того, чтобы ДИ были рабочими?

Условие № 1

Необходимость внедрения должностных инструкций

Как любой инструмент, ДИ может быть максимально эффективной только в определенном контексте. В случае с ДИ это контекст организации, в которой структура относительно стабильна, иначе процесс их разработки не будет успевать за изменениями в штатном расписании. Более того, в ситуации развития компании необходим персонал, готовый к изменениям и быстрой адаптации. Не стоит культивировать в коллективе жесткие рамки и принцип «работаем по инструкции», это может привести к абсурдным ситуациям, общей пассивности и отсутствию инициативы.

В маленьких компаниях зачастую сотрудник совмещает несколько разноплановых функций. Секретарь выполняет параллельно функции инспектора по кадрам и экономиста по заработной плате. Продавец-консультант, помимо своей непосредственной обязанности консультировать покупателей и помогать с выбором той или иной продукции, участвует в приемке и отборке товара, формирует заказ на закупку новой партии и т.д. Таких ситуаций множество и они вполне объяснимы — ресурсы предприятия не позволяют вводить дополнительную штатную единицу, а объемы работ по конкретной бизнес-функции недостаточны для полноценной загрузки одного специалиста. Все выполняют всё, в итоге должность не соответствует функционалу, права неясны, а ответственность размыта. Руководители в таких случаях сами не заинтересованы во внедрении ДИ.

Но как только организационная структура компании вырастет из привычной схемы «директор — бухгалтер — менеджер», потребность в формализации бизнес-процессов и специализации труда станет критичной. Необходимо будет разграничить функции, права и ответственность каждого сотрудника, прописать требования к квалификации специалиста на соответствующую должность. Это первая предпосылка, необходимая для успешного управления коллективом. Она позволит избежать или минимизировать ситуации типа «мне никто не говорил, что это моя обязанность», «почему это должен делать именно я?».

Невозможно скоординировать на словах действия сотрудников (даже если их не более десяти) таким образом, чтобы рабочая функция каждого сотрудника работала на общий результат, причем максимально эффективно. Помните — устные договоренности имеют свойство забываться, быть неправильно понятыми и меняться.

Условие № 2

Правильная разработка должностных инструкций

Разработка ДИ, наверное, самая нелюбимая обязанность любого руководителя, поэтому она избегается любыми способами (ДИ скачиваются из Интернета, берутся у своих коллег из других компаний, списываются с типовых ДИ и т.д.). Еще один «хороший» вариант — дать поручение разработать должностные инструкции менеджеру по персоналу. Я думаю, совершенно понятно, что при такой разработке «созданные» ДИ ничего общего с реальностью иметь не будут. Они в скором времени канут в Лету, а руководители еще раз подкрепят свое убеждение в том, что «эта писанина никому не нужна».

Рекомендации:

1. Прежде чем браться за разработку, необходимо прописать организационную структуру компании и положения о подразделениях/службах/отделах, которые в нее входят. Все функции, возложенные на подразделение, распределяются между сотрудниками отдела. Если руководитель не может описать задачи и функции своего отдела, к ДИ можно не прикасаться.

2. ДИ разрабатывает руководитель отдела. В случае если специалист не относится к какому-либо отделу, он разрабатывает должностную инструкцию самостоятельно и согласовывает ее с директором компании. Никто не знает профессиональные тонкости лучше, чем руководитель или специалист.

3. В ДИ, помимо общих положений, требований к квалификации, должностных обязанностей, ответственности и прав, в обязательном порядке должны быть указаны критерии успешного выполнения трудовых функций.

4. ДИ должна подробно и конкретно описывать функции специалиста, а не содержать общие фразы типа «участвует в разработке плана продаж», «прилагает все усилия для достижения максимального результата», «обеспечивает офис всеми необходимыми расходными материалами» и т.п. Данные формулировки провоцируют массу уточняющих вопросов и только усложняют трудовые отношения. Конечно, прописать все невозможно — в рабочем контексте будут возникать нестандартные ситуации. В единичных случаях придется уповать на инициативность и лояльность сотрудников, в повторяющихся внести дополнения в должностные обязанности. Найти грань «подробности» — ключевой момент в описании функционала.

5. Все, что изложено в ДИ, должно быть правдой — нет никакого смысла выдавать желаемое за действительное. В квалификационных требованиях на должность «торговый агент» не стоит указывать «знание действующего законодательства, регулирующего торговую, финансовую, банковскую и предпринимательскую деятельность», если вы, конечно, не планируете принимать экзамен по экономике у кандидата в рамках первичного собеседования.

6. И, наконец, во многих ДИ есть такая волшебная формулировка, как «выполняет другие поручения своего непосредственного руководителя». Какой бы удобной для работодателя ни была эта лазейка, стоит все же добавлять «в рамках описанной сферы компетентности». Двойные стандарты — не лучший помощник в отношениях с подчиненным. Уверена, если вы грамотный руководитель и имеете авторитет в своем отделе, разовые служебные поручения ваш сотрудник выполнит без сверки с ДИ.

Условие № 3

Понимание функций должностных инструкций

После того как появилось осознание необходимости в разработке и внедрении ДИ, нужно четко понимать, какие функции они будут выполнять и каким образом их можно использовать в управлении персоналом предприятия.

ДИ — один из ключевых документов (вместе с трудовым договором), который регламентирует трудовые отношения между работником и работодателем. Это своеобразные «правила игры», из которых работник понимает, что от него ожидают в процессе трудовой деятельности, а работодатель — что он вправе требовать от данного сотрудника.

С помощью ДИ можно решить ряд основных задач:

■ Подбор персонала. ДИ, соответствующая реальности, становится ни чем иным, как профилем должности, который незаменим при осуществлении подбора сотрудника на открытую вакансию.

■ Адаптация сотрудника. Подробно описанные должностные обязанности заметно облегчают адаптацию нового сотрудника. Сотрудник четко понимает свое место в организационной структуре предприятия, иерархию подчинения, свой круг должностных обязанностей, степень ответственности за их исполнение и свои права в рамках описанного функционала. Понимание того, что от него ожидают, минимизирует ситуации под названием «почему я?».

■ Установление сферы компетенции и ответственности сотрудника. Данная функция созвучна с предыдущей. Понимание того, «кто что делает», обеспечивает прозрачность трудового процесса и упорядочивает трудовые отношения между работником и работодателем. В трудовых конфликтах намного проще аргументировать свою точку зрения (как работнику, так и работодателю), ссылаясь на ДИ (если они, конечно, рабочие).

■ Упрощение системы контроля и оценки сотрудников. В ситуации, когда необходимо провести аттестацию персонала, рабочие ДИ становятся основой для разработки критериев для оценивания персонала (что должен выполнять — выполняет/не выполняет — насколько качественно выполняет) и принятия решения — соответствует сотрудник должности или нет.

■ Обеспечение взаимозаменяемости. Когда функционал сотрудника не прописан либо прописан формально, то отпуск, болезнь сотрудника может парализовать на определенное время работу всего отдела. Будет потрачено много времени на выяснение того, что нужно делать, когда и каким образом. Прописанные стандарты и регламенты работы заметно упростят и ускорят процесс замены сотрудника или возложения обязанностей.

■ Формирование положительного имиджа работодателя. Как бы скептично не относились сотрудники к ДИ, в тот момент, когда они становятся соискателями, наличие внутренних документов, которые регламентируют трудовую деятельность, становится одним из факторов при принятии положительного решения о трудоустройстве. Они напрямую ассоциируются со стабильностью и солидностью компании.

Условие № 4

Постоянная работа с должностными инструкциями

Ознакомить под роспись — это не заключительный этап во внедрении ДИ. Для того чтобы она работала, ее надо постоянно использовать — при приеме на работу нового сотрудника, в периодическом обсуждении исполнения обязанностей с работниками, при оценке персонала и решении трудовых споров.

Любые изменения и дополнения в функционале специалиста требуют внесения их в ДИ. Совершенно не обязательно переписывать весь документ — достаточно издать приказ по предприятию о данных изменениях и довести их до сотрудника под роспись. Переиздавать должностные инструкции необходимо лишь при изменении наименования предприятия, структурного подразделения, иерархии подчиненности или собственно должности.

В завершение хотелось бы отметить, что в случаях, когда все сделано максимально правильно, а ДИ по-прежнему не работает, следует искать причины внутри компании. Это может быть:

  • сложившийся годами «семейный» тип отношений внутри коллектива;
  • недоверие к нововведениям (возможно, в прошлом уже были «провальные» проекты и кредит доверия исчерпан);
  • непоследовательность в процессе разработки и внедрения ДИ;
  • отсутствие административной поддержки директора в процессе реализации данного проекта (специалист по персоналу не имеет никаких рычагов для того, чтобы «работать» с сопротивлением линейных менеджеров, а без последних ДИ либо будут формальными, либо их не будет вообще).

И даже если по какой-либо из этих причин вводить ДИ становится проблематичным или даже невозможным — это совсем не повод опустить руки, это возможность диагностировать скрытые проблемы организации и попробовать их решить.

12 мая во многих регионах России вводится масочный режим. С этого дня нужно обязательно носить маски и перчатки в транспорте, общественных местах и на работе. За нарушение этой меры в Москве введен штраф в размере 4 тысяч рублей.

Многие люди до сих пор не знают, как правильно носить средства индивидуальной защиты (СИЗ), и не верят в их эффективность. «Такие дела» выпустили многоразовые маски, перчатки и защитные экраны, а также узнали у экспертов, зачем нужно носить маски и перчатки, и подготовили инструкцию о том, как правильно их использовать.

Маска «Невыносимо» в розовом цветеФото: с сайта shop.takiedela.ru

Почему сейчас?

Мэр Москвы Сергей Собянин считает, что усиление защитных мер необходимо, потому что с 12 мая возобновят работу промышленные и строительные предприятия. Это повлечет за собой увеличение контактов в общественном транспорте и на работе.

Врач-инфекционист Центра по лечению новой коронавирусной инфекции ПСПбГМУ имени Павлова Оксана Станевич говорит, что люди и так все чаще нарушают режим самоизоляции и карантина: чем лучше становится погода, тем чаще люди выходят на улицу.

чем лучше становится погода, тем чаще люди выходят на улицу

«Видимо, у нас нет инфраструктурных возможностей для того, чтобы заставить людей сидеть дома. Поэтому самый оптимальный способ ограничить распространение инфекции среди нашего населения — ношение масок. И введение масочного режима», — считает Станевич.

Маски нужно носить еще и из-за того, что многие люди не соблюдают социальную дистанцию. В магазинах и других общественных местах расстояние между людьми должно быть не меньше полутора метров, но часто люди стоят друг к другу слишком близко. По мнению Станевич, маски в таком случае — это хотя бы небольшая возможность защитить себя от заражения и обезопасить других, если человек сам уже заражен. Важно: социальную дистанцию необходимо соблюдать, даже если вы в маске!

Маски и перчатки помогут?

Врач и эксперт медицинского портала «Медач» Сергей Головин говорит, что нет единого мнения о том, насколько полезны такие СИЗ. Так, Всемирная организация здравоохранения (ВОЗ) не рекомендует носить маски здоровым людям без симптомов, а американский Центр по профилактике и контролю заболеваний (CDC) настаивает, что их использовать нужно всем.

В других странах эксперты считают, что пока исследования не могут дать точного ответа на вопрос о пользе ношения масок. Станевич подчеркивает, что сейчас все стремятся публиковать новые данные, однако остается много вопросов к их качеству. Но есть график, который демонстрирует связь между количеством зараженных в стране и наличием масочного режима: в странах, где люди носят маски (это прежде всего Корея, Япония, Сингапур), прирост заболеваемости ниже. Однако в каждой из этих стран, кроме ношения масок, действуют и другие меры по борьбе с распространением инфекции.

Пока сложно оценить, в какой степени эффективны средства индивидуальной защиты. Головин считает, что только правильное использование маски вместе с соблюдением других мер предосторожности позволит в какой-то степени обезопасить себя. Такую позицию разделяет глава Роспотребнадзора Анна Попова: она отметила, что масочный режим, который был раньше введен в ряде субъектов России, уже оказывает положительное влияние на снижение роста инфекции.

Сейчас выявляется все больше случаев бессимптомного носительства COVID-19. Человек может не знать, что болен, и при этом быть источником заражения. Эксперты, опрошенные ТД, считают, что маски могут быть полезны и для тех, кто хочет обезопасить других, и для тех, кто хочет защититься сам. Маска — это барьер, который препятствует как выделению, так и вдыханию аэрозоля с вирусными частицами.

«Вирусные частицы в окружающую среду попадают, как правило, в составе капелек слюны и слизи. Их маска может задержать, потому что размер таких капелек достаточно велик. Это обеспечивает защиту как от вдыхания зараженных частиц здоровыми людьми, так и от их распространения больными», — объясняет Головин. Однако оба эксперта настаивают: вероятность того, что маска защитит вас от заражения, все же, скорее, небольшая.

Что касается перчаток, то их использование тоже не сведет к нулю риски заразиться. Но Станевич считает, что они все равно в какой-то степени защищают от коронавируса.

«Мне кажется, чем меньше человек на руках переносит какие-либо потенциально опасные микроорганизмы, тем лучше. Мы же не можем отвечать за чистоту поверхностей на полках в магазинах или на перилах в подъездах», — говорит Станевич.

Как правильно носить маски и перчатки?

Все эксперты сходятся во мнении, что только правильное использование маски и перчаток поможет защитить себя, в противном случае эти средства могут даже навредить.

«Хочется донести простую мысль: одно лишь наличие маски на лице ничего, кроме мнимого чувства безопасности, не обеспечивает. Более того, несоблюдение правил ее использования увеличивает риск инфицирования», — сказал Головин.

  • Медицинские одноразовые маски. Надевать маску нужно чистыми руками, желательно дома. Она должна закрывать нос и рот. У некоторых масок есть тонкий металлический фиксатор, который легко сгибается. Он расположен вдоль одного из краев изделия. Носовой фиксатор надо расположить сверху и плотно прижать к переносице. Менять маску нужно каждые два часа. Если она намокла, не дожидаясь этого срока, сразу же надевать новую, обработав заранее руки.

Медицинские маски — одноразовые, их нельзя использовать повторно. Стирать и гладить эти средства нет смысла: после этого они теряют свои защитные свойства. Снимать и утилизировать маску тоже нужно с осторожностью.

«Даже при соблюдении всех правил ношения маски вы можете заразиться, просто неправильно сняв ее. С использованной маской нужно обращаться так, будто она заражена. А это, скорее всего, так. Поэтому нельзя просто снять ее и положить в карман, чтобы надеть на следующий день по пути на работу», — считает Головин.

Маску нужно аккуратно снять за резинки и выкинуть. Если рядом нет мусорного ведра, герметично ее упаковать в отдельный пакет. Руки после этого необходимо вымыть или обработать.

  • Многоразовые тканевые маски. Тканевую маску тоже нужно надевать чистыми руками и менять — каждые пять часов, не прикасаться к ней. Снимать такую маску нужно аккуратно, так же как медицинскую, убирать в заранее подготовленный герметичный мешок. Саму маску стирать каждый раз после использования с моющим средством и проглаживать — сначала парогенератором, потом утюгом без функции пара, чтобы она не оставалась влажной. Мешок, в котором маску перемещали, надо либо утилизировать, либо тоже постирать и прогладить.
  • Одноразовые медицинские перчатки. Надевать их надо на чистые руки. Использовать только один раз, безопасно снимать и утилизировать. Станевич обращает внимание, что при посещении медицинской организации, поликлиники или аптеки риск заражения гораздо выше. Поэтому желательно после выхода из помещения сразу же выкинуть перчатки, обработать руки и надеть новые.
  • Тканевые многоразовые перчатки. Для них подходят те же правила носки, что и для одноразовых: надеть на чистые руки, безопасно снять и заменить на новые после посещения медицинских учреждений. Как и с многоразовыми масками, их нужно регулярно обрабатывать. Перчатки нужно стирать и проглаживать каждый раз после того, как вы ими воспользовались. И для них тоже нужен отдельный мешок или пакет, в который вы их сможете аккуратно сложить.

Что лучше: многоразовые или одноразовые средства защиты?

Тут мнения экспертов расходятся. CDC настаивает, что необходимо носить именно многоразовые СИЗ, а медицинские одноразовые средства защиты оставить медикам. Они выпустили видеоинструкцию, как сделать маску самостоятельно. Ведущий научный сотрудник Института клинической экспериментальной медицины профессор вирусологии Александр Чепурнов тоже рекомендовал сделать маску своими руками. Он предлагает для этого складывать марлю в несколько слоев.

Но по мнению Головина, эффективны только медицинские маски: «Отдельно хотелось бы коснуться строительных масок и респираторов. Они предназначены для другого рода задач и не гарантируют защиты от патогенов. То же самое касается самодельных масок: зачастую их шьют из обыкновенной ткани, а главная функция, которой придается большее внимание, — эстетическая. Поэтому защитная эффективность таких масок также под вопросом».

В то же время эксперт не отрицает, что тканевые маски все равно снижают вирусную нагрузку, важно вовремя менять это средство защиты. Станевич считает, что при правильном использовании тканевой маски она будет так же полезна, как медицинская: «Если соблюдать все правила носки, то защита от масок, как одноразовых, так и многоразовых, определенно есть. Но не 90% и даже не 70%. А максимум около 40%».

Тканевые маски и перчатки гораздо экологичнее. Одноразовые СИЗ сделаны из материалов, которые не разлагаются и не подходят для переработки. Они уже оказывают негативное влияние на окружающую среду. Многоразовые тканевые маски экономичнее. А в случае если в стране снова будет дефицит одноразовых медицинских изделий, могут понадобиться многоразовые средства.

«Последнее, о чем стоит еще задуматься, — защита глаз. Особенность нового вируса заключается в его способности проникать через слизистую оболочку глаза. Поэтому немаловажное средство защиты, которым практически все пренебрегают, это использование специальных очков. Нужно носить плотно прилегающие защитные очки. Солнцезащитные и оптические защитными свойствами не обладают», — считает Головин.

Экран из легкого пластика «Закрыто до лучших времен»Фото: с сайта shop.takiedela.ru

Сейчас для этих целей многие пользуются пластиковыми экранами, которые надевают на голову. По мнению эксперта, такие приспособления не смогут защитить от вируса из-за неплотного прилегания, но это — хорошее средство от брызг, в которых могут быть вирусные частицы. Также экраны помогают снизить количество прикосновений к лицу. В среднем человек делает это 23 раза в час. Одно из главных средств профилактики заражения — не трогать лицо.

Оставьте комментарий