Разъяснено (разъяснения Росархива по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов…), что приказы Росархива об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения и Инструкции по его применению были опубликованы на «Официальном интернет-портале правовой информации» (www.pravo.gov.ru) соответственно 7 и 14 февраля текущего года. Таким образом, они вступили в силу соответственно 18 февраля и 25 февраля 2020 года. Одновременно с вступлением в силу приказа Росархива об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов (далее также приказ Росархива № 236), аналогичный приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558 признан утратившим силу.
Сроки хранения документов, установленные новым Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве (в том числе до вступления в силу приказа Росархива № 236), за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные до вступления в силу приказа Росархива № 236.
В номенклатуры дел на 2020 год, согласованные и утвержденные до вступления в силу приказов Росархива об утверждении Перечня и Инструкции, необходимо внести изменения по срокам хранения с указанием на статьи нового Перечня.
Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39 (далее — Постановление № 39) внесены изменения и дополнения в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция № 4).
В основном новшества связаны со вступлением в силу в феврале текущего года Закона Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах» (далее — Закон № 130-З)1 и Закона Республики Беларусь от 08.11.2018 № 143-З «О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее — Закон № 143-З)2. Напомним также, что в развитие Закона № 143-З Министерством юстиции Республики Беларусь утверждены:
- Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях (постановление от 06.02.2019 № 19) (далее — Инструкция № 19);
- Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций (постановление от 06.02.2019 № 20).
Было очевидно, что после появления перечисленных выше НПА подлежит значительной корректировке и основной документ, устанавливающий общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами, коим и является Инструкция № 4. Постановлением № 39 в этот документ вносится множество изменений и дополнений, некоторые из них имеют лишь характер технических правок, иные более значительны. Мы обратим внимание читателя только на самые, по нашему мнению, существенные.
Общие положения
Значительной корректировке подвергся п. 3 Инструкции № 4. Как и ранее, здесь установлено, что положения этого документа распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемых с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий. При этом теперь здесь дальше говорится, что:
- особенности подготовки и оформления проектов НПА определены Законом № 130-З;
- особенности оформления, обработки и хранения документов в электронном виде, за исключением документов, указанных ниже, регулируются гл. 18 Инструкции № 4;
- особенности подготовки, оформления, обработки, обеспечения целостности, хранения электронных документов, создаваемых посредством автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее — АС ДОУ), без создания документов на бумажных носителях, электронных копий документов на бумажных носителях регулируются Инструкцией № 19;
- особенности подготовки, оформления и (или) обработки, хранения документов, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан, в том числе ИП, и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений заинтересованных лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются актами законодательства.
Документирование управленческой деятельности
В новой редакции изложен п. 11 Инструкции № 4, теперь здесь говорится, что:
- совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые виды документов, издаются в соответствующем виде;
- совместные распорядительные документы организаций, издающих различные виды документов, принимаются в виде решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа для каждой организации, принявшей этот документ.
Напомним, что ранее в данной норме речь шла о совместных актах органов государственной власти и управления.
Пункт 17 Инструкции № 4 дополнен нормой, в соответствии с которой табель унифицированных форм документов организации при необходимости может быть дополнен графами «Код формы по классификатору», «Адресат», «Ответственный за контроль исполнения» и др. При этом следует обратить внимание, что в новой редакции изложено приложение 1 к Инструкции № 4, и если ранее оно называлось «Примерная форма табеля унифицированных форм документов организации», то теперь это «Табель унифицированных форм документов».
Реквизиты документов
Много изменений внесено в гл. 4 Инструкции № 4 «Оформление реквизитов документов», однако в основном они касаются оформления реквизитов нормативных правовых актов, но мы на них подробно останавливаться не будем. Отметим лишь, что изложена в новой редакции ч. 18 п. 52, теперь в ней говорится, что утверждение нормативных правовых актов осуществляется в порядке, установленном Законом № 130-З, тогда как ранее здесь устанавливалось, что примерный перечень документов, подлежащих утверждению, определен приложением 3. Само приложение 3 теперь приобрело новое содержание и привязано к другому пункту Инструкции № 4, о чем будет сказано далее.
Также отметим и новую редакцию ч. 12 п. 64 Инструкции № 4, которой установлено, что организация может заверять копии документов:
- созданных в самой организации;
- полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.);
- включаемых в состав личных дел;
- предусмотренных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц», иными актами законодательства.
Отдельные виды документов
Некоторые изменения претерпела и глава 7 Инструкции № 4 «Оформление отдельных видов документов». Из нее, в частности, исключены п. 96 и 97, которые устанавливали соответственно, что:
- постановление — это правовой акт, принимаемый коллегиально органами государственной власти и управления;
- решение — правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции.
Очевидно, что это связано со вступлением в силу Закона № 130-З.
Более существенным представляется дополнение этой главы п. 1371, где установлено, что письмо в электронном виде, отправляемое по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, оформляется по форме согласно приложению 3. Таким образом, приложение 3 теперь содержит форму оформления письма в электронном виде.
Регистрация документов
Из п. 139.3 Инструкции № 4 исключено второе предложение, которым устанавливалось, что примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, определен согласно приложению 5. Теперь указанная норма говорит лишь, что нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации.
Дополнение внесено в п. 139.9 Инструкции № 4, согласно которому журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год). Журналы регистрации документов ведутся по формам согласно приложениям 8 и 9. Дополнение к данной норме говорит, что при необходимости журналы могут быть дополнены графами «Расписка в получении», «Вид документа», «Срок получения ответа» и др.
Новая редакция ч. 2 п. 140.10 устанавливает, что для ускорения процессов исполнения документов, а также в справочно-информационных целях документы на бумажных носителях, поступающие в организацию, могут переводиться в электронный вид путем сканирования или иным способом. При этом определено, что наличие электронной копии документа на бумажном носителе не отменяет необходимости осуществления с поступившим документом на бумажном носителе делопроизводственных операций, установленных Инструкцией № 4, в том числе в части формирования его в дело.
Исключен п. 140.15 Инструкции № 4, которым было установлено, что прием и регистрация входящих документов, поступивших по электронной почте, в том числе поступивших по системе межведомственного электронного документооборота госорганов, производятся посредством АС ДОУ.
Номенклатура дел
Корректировке подверглась и глава 10 Инструкции № 4 «Составление номенклатуры дел».
Так, ч. 1 п. 155 этой главы лишь устанавливает, что сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами и структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования. Из данной нормы исключено положение о том, что включение дел с документами в электронном виде информационными ресурсами в сводную номенклатуру дел осуществляется по согласованию с ГУ «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации».
Изменения произошли и в п. 165 Инструкции № 4, которым регламентирован порядок заполнения каждой графы номенклатуры дел. Полностью в новой редакции изложен п. 165.2, посвященный названиям разделов (подразделов) и заголовков дел.
Некоторые изменения претерпели и другие пункты этой главы.
Особенности работы с документами в электронном виде
В новой редакции изложен п. 236 Инструкции № 4. Определено, что документы в электронном виде после их подписания подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе. При этом говорится, что в организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, осуществляется хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке. При невозможности получения бумажных оригиналов создаются, заверяются в установленном порядке и хранятся копии документов в электронном виде на бумажном носителе. Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне согласно приложению 20, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если АС ДОУ, иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения.
Здесь же говорится, что организация вправе разработать аналогичный перечень, включив в него другие виды документов временного (до 10 лет) хранения без дополнительных условий выделения к уничтожению (в том числе отметок «ЭПК», «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», «После замены новыми»). При наличии идентичных по содержанию документов в электронном виде и на бумажном носителе документы в электронном виде хранятся до минования надобности. Уничтожение документов в электронном виде постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения осуществляется не ранее утверждения в установленном порядке годовых разделов сводных описей дел, содержащих документы на бумажном носителе.
Согласно новой редакции п. 237 Инструкции № 4 формирование и оформление электронных дел осуществляется с учетом общих требований формирования и оформления дел с документами на бумажных носителях, указанных в гл. 11 и 13 Инструкции № 4. Как и ранее, здесь говорится, что в деятельности организаций допускается формирование гибридных дел в том случае, когда в пределах одного дела объединяются документы, часть которых поступила в организацию по каналам электросвязи или была создана в организации в виде документа в электронном виде, а часть документов поступила в организацию или была создана в организации на бумажном носителе. При этом в номенклатуре дел делается отметка в соответствии с п. 165.5 Инструкции № 4.
Как и ранее, установлено, что гибридное дело существует только на стадии оперативного хранения. При этом, однако, определено, что гибридные дела временного (до 10 лет) хранения после окончания делопроизводственного года не подлежат полному оформлению и хранятся в течение установленных сроков. В организациях, в архивах которых созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, гибридные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения при подготовке к передаче в архив организации подлежат полному оформлению в два самостоятельных дела: документы на бумажном носителе формируются в дело с документами на бумажном носителе, документы в электронном виде формируются в электронное дело. При этом указанным делам присваивается одинаковый индекс по номенклатуре дел и заголовок.
Здесь же определено, что в организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, не допускается формировать гибридные дела документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В случае поступления таких документов в организацию по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота и на бумажном носителе применяются требования ч. 2 и 3 п. 236 Инструкции № 4. Особенности формирования и оформления электронных и гибридных дел отражаются в инструкции по делопроизводству организации.
В заключение добавим, что претерпели также изменения и некоторые приложения к Инструкции № 4.
Постановление № 39 вступило в силу 22 марта 2019 г.
Архивное дело как отрасль государственной деятельности по созданию и комплектованию архивов, организации накопления, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – НАФ), охватывает научные, правовые, политические, практические вопросы.
В государственных архивах Республики Беларусь хранится основная часть документов НАФ, созданных в процессе экономической, общественно-политической, социально-культурной деятельности государства на всех этапах его развития.
Документы НАФ представляют собой достояние национальной и мировой культуры и освещают историю страны с XIV в. и до наших дней.
Наиболее древними из них являются подлинные пергаментные грамоты XIV – XVII вв., а также актовые книги судебных учреждений XV – XVIII вв. Среди этих документов – «Подтвердительный привилей князей Федора и Константина Корьятовичей пану Гринько на город Соколец. За верную службу» от 20 июня 1391 г., актовая книга Дрогичинского земского суда (1431-1444 гг.), универсал Богдана Хмельницкого от 7 мая 1656 г. купцам г. Слуцка на право свободно торговать на территории Украины и другие.
В архивах страны широко представлены документы по социально-экономической истории Беларуси XVI – XIX вв., характеризующие феодально-крепостнические отношения, развитие капитализма.
Среди документов НАФ – источники по истории крестьянского восстания в Кричевском старостве в 1743-1744 гг. под руководством Василия Ващилы, Ивана Карпача и др., восстания 1794 г. во главе с Тадеушем Костюшко, восстаний 1830-1831 гг. и 1863-1864 гг., крестьянского и рабочего движения в XIX – начале XX вв.
К числу редких документов относятся материалы по истории войн: Северной войны 1700-1721 гг., войны 1812 г., русско-турецкой войны 1877-1878 гг., русско-японской войны 1904-1905 гг., Первой мировой войны 1914-1918 гг.
Документы НАФ хранят многочисленные свидетельства подвига, совершенного белорусским народом в годы Великой Отечественной войны. Это документы о деятельности подпольных органов и организаций, штабов партизанских соединений, бригад, полков, отрядов, коллекции листовок, плакатов, комплекты газет за 1941-1944 гг., материалы Чрезвычайной государственной комиссии по установлению и расследованию злодеяний немецко-фашистских захватчиков и их сообщников в Беларуси и др.
Крупный комплекс архивных документов освещает состояние и развитие промышленности, сельского хозяйства, науки, культуры, здравоохранения, образования, физической культуры и спорта в Беларуси.
Важное место среди документов НАФ занимают документы центральных органов государственного управления, отражающие экономическую и социальную политику государства.
Делопроизводство – деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами.
Отношения, связанные с деятельностью государственных органов, иных организаций, а также граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Беларусь, в том числе индивидуальных предпринимателей, по организации накопления, хранения, учета и использования документов НАФ, а равно и отношения, связанные с созданием и деятельностью архивов, и отношения в сфере управления архивным делом и делопроизводством, регулируются Законом Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. «Об архивном деле и делопроизводстве в Республики Беларусь».
Осуществление специальных (исполнительных, контрольных, регулирующих и других) функций в сфере архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь возложено на Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее – Департамент).
В систему государственных архивных учреждений Республики Беларусь входят
шесть республиканских государственных архивов:
- Национальный архив Республики Беларусь,
- Национальный исторический архив Беларуси,
- Национальный исторический архив Беларуси в г. Гродно,
- Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов,
- Белорусский государственный архив-музей литературы и искусства,
- Белорусский государственный архив научно-технической документации;
два научно-исследовательских института:
- Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела,
- Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации;
две лаборатории:
- Центральная лаборатория микрофильмирования и реставрации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь,
- Республиканская техническая лаборатория микрофильмирования страхового фонда документации;
отраслевое периодическое издание –
научно-практический иллюстрированный журнал «Архивы и делопроизводство»;
девять областных и шестнадцать зональных государственных архивов:
- Государственный архив Брестской области,
- Зональный государственный архив в г. Барановичи,
- Зональный государственный архив в г. Кобрине,
- Зональный государственный архив в г. Пинске,
- Государственный архив Витебской области,
- Зональный государственный архив в г. Глубокое,
- Зональный государственный архив в г. Орше,
- Зональный государственный архив в г. Полоцке,
- Государственный архив Гомельской области,
- Государственный архив общественных объединений Гомельской области,
- Зональный государственный архив в г. Жлобине,
- Зональный государственный архив в г. Мозыре,
- Зональный государственный архив в г. Речице,
- Государственный архив Гродненской области,
- Государственный архив общественных объединений Гродненской области,
- Зональный государственный архив в г. Лиде,
- Зональный государственный архив в г. Новогрудке,
- Государственный архив Минской области,
- Зональный государственный архив в г. Борисове,
- Зональный государственный архив в г. Молодечно,
- Зональный государственный архив в г. Слуцке,
- Государственный архив Могилевской области,
- Государственный архив общественных объединений Могилевской области,
- Зональный государственный архив в г. Бобруйске,
- Зональный государственный архив в г. Кричеве.
Основными направлениями деятельности государственных архивных учреждений Республики Беларусь являются:
- формирование Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – НАФ) и комплектование государственных архивов;
- обеспечение сохранности архивных документов и их учет;
- развитие научно-справочного аппарата;
- использование архивных документов.
В сфере формирования НАФ осуществляется ведение списка № 1 организаций источников комплектования государственных архивов. Этот процесс предполагает работу по контролю за соблюдением установленных сроков передачи управленческой, научно-технической документации, кино фото-, фоно-, видеодокументов из организаций на постоянное хранение в государственные архивы. Дополнительно ведется список № 2 организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов. В рамках взаимодействия проводится уточнение списков № 1 и № 2, внесение в них изменений и дополнений, а также принятие мер, направленных на выявление новых организаций – источников комплектования.
При комплектовании государственных архивов документами, относящимися к культурному наследию Беларуси, а также документами иностранного происхождения по истории Беларуси, находящимися за рубежом, осуществляется выявление их в архивах, библиотеках и музеях ближнего и дальнего зарубежья. В рамках этого ведется база данных документов по истории Беларуси, хранящихся в зарубежных архивах, библиотеках, музеях («Архивная Беларусика»).
В обеспечении сохранности документов центральный вопрос определен как поддержание безопасности зданий государственных архивов и хранящихся в них документов НАФ. Для этого целенаправленно выполняется комплекс взаимосвязанных мероприятий по созданию и соблюдению оптимальных условий и соответствующей организации хранения документов.
Эти условия обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий; оборудованием рабочих помещений и хранилищ средствами пожаротушения, охраны и сигнализации; применением технических средств для создания оптимальных температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и охранного режимов в зданиях и помещениях архивов; применением специальных средств хранения и перемещения документов.
Создание и развитие системы научно-справочного аппарата (далее – НСА) к архивным документам – одна из наиболее важных форм деятельности архивных учреждений. В числе насущных проблем – перевод НСА, и прежде всего описей дел, в электронный вид.
В рамках использования документов осуществляется:
- информационное обеспечение пользователей (исполнение тематических, биографических, генеалогических запросов, а также запросов социально-правового характера);
- предоставление документов для исследований в читальных залах;
- реализация выставочных и публикационных проектов.
Увеличение количества запросов в архивы и числа пользователей обращающихся в читальные залы, ставит вопрос создания устойчивой системы удаленного доступа к архивным документам. Центральным направлением в этой сфере является информационное наполнение Системы открытого доступа к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – СОДД НАФ), которая призвана обеспечить представление информации на четырех поисковых уровнях: уровень архивного фонда; уровень описи; уровень дела; уровень документа.
С внедрением в практику работы государственных архивов информационных технологий связано создание цифровых копий архивных документов и сужение сферы использования в читальных залах оригиналов архивных документов пользователями.
Департамент и государственные архивы являются ответственными за осуществление следующих административных процедур:
- выдача заключений (разрешительных документов) на вывоз оригиналов документов НАФ через государственную границу Республики Беларусь;
- выдача архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера;
- проставление апостиля на документах, исходящих из государственных архивов.