Инвентаризация финансовых обязательств

Содержание

Инвентаризация расчетов бюджетными учреждениями

В связи с переходом бюджетных учреждений в 2005 году на новый порядок учета (приказ Минфина России от 26.08.2004 № 70н) рекомендуется провести ряд мероприятий, в числе которых инвентаризация расчетов, уже в 2004 году. В предлагаемой статье методисты фирмы «1С» рассказывают, как провести инвентаризацию расчетов в конфигурации «Бухгалтерия для бюджетных организаций» (ред. 4).

В «Бухгалтерии для бюджетных организаций», начиная с релиза 7.70.426, предусмотрена возможность проведения инвентаризации расчетов с контрагентами и оформления результатов инвентаризации по унифицированным формам № ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» и справки (приложение к форме № ИНВ-17), утвержденным постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Для составления акта инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами и справки к нему по унифицированным формам применяются отчеты «Инвентаризация расчетов с контрагентами» и «Справка к форме ИНВ-17». Вызов отчетов производится из меню «Отчеты — Инвентаризация» главного меню программы.

Указанные отчеты можно использовать также для оперативного выявления дебиторской (кредиторской) задолженности с целью ее ликвидации.

Формирование унифицированной формы ИНВ-17

Для формирования унифицированной формы ИНВ-17 следует на закладке «Параметры» включить флажок «Использовать унифицированную форму ИНВ-17» (рис. 1).

Рис. 1. Реквизиты типовой формы

На этой же закладке указываются данные, которые будут отражены в печатной форме: номер акта; дата составления акта — дата, по состоянию на которую анализируется задолженность; председатель и члены инвентаризационной комиссии.

При установке флажка «Использовать унифицированную форму ИНВ-17» становятся доступными закладки «Дебиторская задолженность» и «Кредиторская задолженность», в которых отражаются дебиторская и кредиторская задолженность.

Таблицы могут быть заполнены автоматически по данным учета. По кнопке «Заполнить» можно вывести кредиторскую или дебиторскую задолженность, а также кредиторскую и дебиторскую задолженность — в зависимости от выбранного пункта меню.

В таблицы выводится задолженность по счетам расчетов, по которым ведется учет по субконто «Контрагенты». В типовой конфигурации это счета:

  • 068 «Материалы в пути»;
  • 150 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
  • 153 «Расчеты с покупателями и заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги»;
  • 155 «Расчеты по авансам полученным»;
  • 156 «Расчеты с исполнителями за выполненные работы»;
  • 157 «Расчеты по авансам выданным»;
  • 174 «Расчеты по средствам, поступившим во временное распоряжение учреждения»;
  • 175 «Расчеты по прочим средствам на содержание учреждения»;
  • 178 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»;
  • 187.1 «Расчеты по исполнительным листам».

В дальнейшем планируется автоматическое формирование сведений также по расчетам со студентами.

Таблицы можно редактировать. Для добавления и удаления строк таблицы предназначены кнопки «Вставить строку» и «Удалить строку». Для редактирования значения ячейки ее следует выделить, а затем нажать кнопку «Изменить» или клавишу Enter. Откроется справочник «Контрагенты», План счетов или диалог для ввода (редактирования) значения (рис. 2).

Рис. 2. Редактирование значений.

Таблицы содержат следующие графы:

  • Контрагент — дебитор (кредитор);
  • Счет — счет, на котором учитывается дебиторская (кредиторская) задолженность контрагента;
  • Всего — общая сумма задолженности;
  • Подвержено — задолженность, подтвержденная дебитором;
  • Не подтверждено — задолженность, не подтвержденная дебитором;
  • С истекшим сроком давности — задолженность, у которой истек срок исковой давности (согласно ГК РФ срок исковой давности — 3 года).

При автоматическом заполнении вся задолженность в таблице отражается как подтвержденная. Графы «Не подтверждено», «С истекшим сроком» необходимо заполнить вручную.

Заполненную таблицу можно отсортировать по любому из столбцов. Для этого надо установить курсор на одну из ячеек того столбца, по которому необходимо произвести сортировку, и нажать на одну из двух кнопок сортировки, расположенных над таблицей. Одна кнопка служит для сортировки по убыванию, другая — по возрастанию.

По кнопке «Печать» будет сформирована печатная форма ИНВ-17, в которой отражается информация, указанная в табличной части документа (рис. 3). Первая и оборотная стороны акта формируются в двух отдельных окнах, распечатывать которые следует по отдельности.

Рис. 3. Формирование отчета по типовой форме.

Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № ИНВ-17) следует распечатать в двух экземплярах и подписать членами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй — остается в комиссии. По указанным видам задолженности к акту инвентаризации расчетов должна быть приложена справка (приложение к форме № ИНВ-17), которая является основанием для составления Акта по форме № ИНВ-17.

Формирование результатов инвентаризации по произвольной форме

Для оперативного отслеживания задолженности и формирования произвольной формы необходимо снять флажок «Использовать унифицированную форму ИНВ-17» (рис. 4).

Рис. 4. Реквизиты произвольной формы

В этом случае на закладке «Параметры» помимо даты, по состоянию на которую следует отразить задолженность, можно задать следующие параметры:

  1. В реквизите «Тип задолженности» указывается тип задолженности контрагентов, которую следует отразить в отчете:
    • дебиторская и кредиторская;
    • дебиторская;
    • кредиторская.
  2. В реквизите «Контрагент» можно указать конкретного контрагента, по которому будет отбираться отражаемая в отчете задолженность. Отчет можно также сформировать по всем контрагентам.
  3. В окне «Счета, по которым производится инвентаризация» задается список счетов, по которым следует производить инвентаризацию. Список содержит субсчета расчетов, по которым ведется учет по субконто «Контрагенты». Для того чтобы субсчет участвовал в формировании отчета, он должен быть отмечен в списке счетов.
  4. В окне «Варианты возможных группировок информации» задаются порядок и виды группировки данных в отчете. Возможны следующие виды группировки:
    • «Счет учета»,
    • «Контрагент».

Изменение порядка группировки производится с помощью кнопок с изображением стрелок.

Для формирования отчета следует нажать кнопку «Сформировать» (рис. 5).

Рис. 5. Формирование отчета по произвольной форме

В отчете «Инвентаризация расчетов с контрагентами» выдается следующая информация: в графе «Контрагент» — наименование контрагента, указанное в карточке контрагента; в графе «Договор» — наименование и срок окончания договора, заданные в подчиненном справочнике «Основания»; в графе «Счет» — субсчет бухгалтерского учета, по которому на дату формирования отчета имеется задолженность по контрагенту (договору); в графах «Дебиторская задолженность», «Кредиторская задолженность» — соответственно дебиторская и кредиторская задолженность. Суммы дебиторской (кредиторской) задолженности по контрагентам приводятся по каждому основанию расчетов — в разрезе элементов подчиненного справочника «Основания», по которым на дату отчета есть дебетовый (кредитовый) остаток.

При задании группировки по счетам данные в отчете группируются по субсчетам с подведением итогов по каждому субсчету.

При задании группировки по контрагентам данные в отчете группируются по контрагентам с указанием полного наименования контрагента, с подведением итогов по каждому контрагенту.

В строках отчета возможна детализация данных: при расшифровке граф «Контрагент», «Договор», «Счет» открываются для просмотра элементы справочников; при расшифровке граф «Дебиторская задолженность», «Кредиторская задолженность» формируется отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» с возможностью дальнейшей детализации данных.

Рекомендуем также использовать этот отчет для выявления ошибок учета. Например, при группировке «по контрагентам» можно выявить для одного и того же контрагента одинаковые суммы дебиторской и кредиторской задолженности по разным основаниям расчетов или субсчетам. Это свидетельствует о возможных ошибках ввода информации в систему или неверном использовании субконто, например, при вводе операций по списанию средств указывают одно основание расчетов (Счет, Договор), а при оприходовании товаров, работ, услуг — другое (Накладная, Счет-фактура). Такую ошибку иллюстрирует рисунок 6.

Рис. 6. Выявление ошибок учета с помощью отчета, сформированного по произвольной форме.

При обнаружении таких ошибок следует внести исправления в информационную базу. Исправления вносятся по общим правилам:

  • если за период, в котором обнаружена ошибка, отчетность еще не сдана, вводятся исправления в документы, которыми регистрировались расчеты с контрагентом;
  • если за период, в котором обнаружена ошибка, отчетность уже сдана, вводятся исправительные записи.

Отчет «Справка к форме ИНВ-17»

Как уже отмечалось выше, основанием для составления акта по форме № ИНВ-17 является справка (приложение к форме № ИНВ-17, см. рис. 7, 8), которая должна быть приложена к акту инвентаризации расчетов. Для составления справки применяется отчет «Справка к форме ИНВ-17».

Рис. 7. Реквизиты справки к форме ИНВ-17.

Рис. 8. Печатная форма справки к форме ИНВ-17.

В отличие от отчета «Инвентаризация расчетов с контрагентами», в отчет может выдаваться информация о задолженности на дату формирования отчета по счетам учета расчетов, по которым ведется учет не только по субконто «Контрагенты», но и по субконто «Студенты», «Сотрудники», «Дети». Таким образом, этот отчет можно использовать также для проведения инвентаризации расчетов со студентами, работниками, по родительской плате. При необходимости полученную информацию можно ввести вручную в отчет «Инвентаризация расчетов с контрагентами» после его автоматического заполнения данными по расчетам с контрагентами.

Для формирования справки следует:

  • задать дату, по состоянию на которую следует выдавать данные;
  • установить флажок против тех субконто, по которым нужен отчет;
  • нажать кнопку «Сформировать».

Отчет формируется по унифицированной форме (Приложение к ИНВ-17).

Информация в отчете отсортирована по контрагентам (студентам, работникам, детям). Суммы дебиторской (кредиторской) задолженности приводятся в разрезе субсчетов бухгалтерского учета.

Суммы дебиторской (кредиторской) задолженности по контрагентам приводятся также по каждому основанию расчетов — в разрезе элементов подчиненного справочника «Основания», по которым на дату отчета есть дебетовый (кредитовый) остаток.

В графе 1 приводится номер строки отчета по порядку.

В графе 2 приводится полное наименование, юридический адрес и телефоны, указанные в карточке контрагента или ФИО работника (студента, ребенка).

В графе 3 приводится информация, заданная в реквизитах «Договор», «Краткое содержание договора» карточки договора (Справочник «Основания»).

В графе 4 отражается дата последней операции, которая породила задолженность. Для задолженности, возникшей до 1 января года, за который формируется отчет, указывается «Ранее 1.01.». При наличии такой задолженности необходимо провести расследование, определить дату возникновения задолженности и ввести ее в режиме редактирования сформированного отчета.

В графах 5 и 6 отражаются счет бухгалтерского учета, по которому на дату формирования отчета имеется задолженность, и сумма дебиторской или кредиторской задолженности.

В графах 7, 8, 9 приводятся наименование, номер и дата последней операции, которая породила задолженность.

В строках отчета возможна детализация данных: при расшифровке граф «Контрагент», «Договор» открываются для просмотра элементы справочников; при расшифровке граф «Дебиторская задолженность», «Кредиторская задолженность» формируется отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» с возможностью дальнейшей детализации данных, при расшифровке граф 7, 8, 9 открывается операция.

Этот отчет также рекомендуем использовать для выявления ошибок учета. Например, при группировке «по контрагентам» можно выявить для одного и того же контрагента одинаковые суммы дебиторской и кредиторской задолженности по разным основаниям расчетов или субсчетам.

Составление актов сверки расчетов

Выявленная в процессе проведения инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами задолженность должна быть подтверждена соответствующим контрагентом. Для этого составляются и заверяются акты сверки расчетов.

В «Бухгалтерии для бюджетных организаций» предусмотрено получение информации о состоянии взаиморасчетов с контрагентами и для контроля полноты отражения расчетов в информационной базе программы. Такую информацию можно получить из отчета «Акт сверки взаиморасчетов».

Отчет можно вызвать для формирования из группы «Расчеты с контрагентами» меню «Отчеты» главного меню программы. Отчет можно сформировать также из журнала «Услуги сторонних организаций». В журнале отчет формируется по выбранному в текущем документе контрагенту за квартал даты документа.

В форме запроса параметров вывода отчета необходимо задать период, за который надо получить отчет; задать счета, по которым следует формировать отчет. В окне «Бухгалтерские счета» приведен перечень счетов, на которых отражаются расчеты с контрагентами. В поле слева от номера счета можно установить, анализировать данные счета (флажок выставлен) или нет (пустое поле). Специальными кнопками можно отметить сразу все счета или снять сразу все отметки, а также снять отметки и выставить их у неотмеченных счетов (рис. 9).

Рис. 9. Настройка параметров формирования акта сверки.

Отчет можно сформировать по всем контрагентам, по одному контрагенту или группе контрагентов. Отбор контрагентов, по которым надо получить отчет, производится на закладке «Контрагенты». При нажатии кнопки выбора слева от окна «Список контрагентов» открывается справочник «Контрагенты» для множественного выбора значений. В нем следует отметить контрагентов, по которым надо формировать отчет. Отметка (снятие отметки) производится двойным щелчком левой клавиши мыши на нужном элементе. Выбранные элементы отмечаются в графе «Отм.» пиктограммой «галочка». Для отказа от дальнейшего выбора следует нажать кнопку «ОК» или закрыть окно справочника стандартной кнопкой закрытия окна.

Изменение списка производится при помощи кнопок «…», «Х» «ХХ» справа от поля со списком контрагентов (закладка «Контрагенты»).

При нажатии кнопки «Сформировать» по каждому контрагенту формируются отдельные акты.

Если отчет формируется без отбора контрагентов, то акты формируются только по тем контрагентам из общего списка, с которыми расчеты не были закончены на начало заданного периода или производились за период отчета.

Сформированный отчет открывается в виде табличного документа (рис. 10), который затем может быть выведен на печать. В отчете приводятся данные о состоянии взаиморасчетов с отобранными контрагентами за заданный период: сальдо расчетов на даты начала и окончания периода, а также все операции в хронологическом порядке за заданный период.

Рис. 10

В графе «Операция» данные отчета можно расшифровать — открыть документ (операцию), сформировавший проводки.

Следует учитывать, что этот отчет предназначен только для технических нужд бухгалтера. На основании его данных можно составить акт, имеющий юридическую силу.

Для того чтобы акт имел юридическую силу в нем должны быть перечислены наименования и реквизиты договоров, реквизиты расчетных документов. Его содержание должно определяться условиями договора. Он должен быть подписан полномочными представителями организации.

Такой акт можно составить с помощью внешней обработки «Акт сверки взаиморасчетов», которая размещена на диске ИТС в разделе «Дополнительные отчеты и обработки — Для конфигурации «Бухгалтерия для бюджетных организаций». Там же приводится подробная инструкция по использованию этой обработки.

Для использования обработки необходимо скопировать файлы AktSverB.ert и AktSverB.efd с диска ИТС в папку ExtForms информационной базы. Обращаться к этой обработке можно из меню «Сервис — Дополнительные возможности».

Списание сумм дебиторской и кредиторской задолженности, выявленных по результатам инвентаризации, по которым истек срок исковой давности

Финансовыми способами воздействия на дебиторов по взысканию просроченной дебиторской задолженности являются: составление актов сверки задолженности, применение штрафных санкций, предложения о проведении взаимозачетов, продажа задолженности, инициация процедуры банкротства неплатежеспособного дебитора.

Если срок исковой давности истек и взыскать дебиторскую задолженность, несмотря на принятые организацией-кредитором меры по ее взысканию, не представляется возможным, то такая задолженность подлежит списанию на финансовые результаты деятельности организации. Эта задолженность должна отражаться за балансом в течение пяти лет с момента списания задолженности для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника. Для этих целей предусмотрен забалансовый счет 05 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов».

В «Бухгалтерии для бюджетных организаций» для учета просроченной и списанной дебиторской задолженности применяется счет А05 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов».

В соответствии с пунктом 123 Инструкции № 107н «Списание с баланса сумм дебиторской и кредиторской задолженности осуществляется в следующем порядке.

Дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя учреждения.

Суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, списываются на уменьшение финансирования из бюджета (субсчет 140) или на уменьшение средств на содержание и развитие материально — технической базы (субсчет 241), или целевых средств на содержание учреждения и другие мероприятия (субсчет 270).

Списание сумм кредиторской и депонентской задолженности, числящихся на балансе, по которым истек срок исковой давности, кроме платежей в бюджет и расчетов с государственными внебюджетными фондами, оформляется так же, как и списание дебиторской задолженности, и относится:

  • на увеличение прибыли, средств, формируемых из прибыли (субсчета 240, 241, 410) по средствам, полученным от предпринимательской деятельности;
  • на увеличение целевых средств на содержание учреждения и другие мероприятия (субсчет 270) по бюджетным средствам, целевым средствам и безвозмездным поступлениям.

Должностные лица, виновные в пропуске сроков исковой давности, привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.

Задолженность по недостачам и хищениям материальных ценностей и денежных средств, во взыскании которой отказано судом, а также прочие долги, признанные безнадежными к получению, списываются на уменьшение финансирования или средств, образованных из прибыли. Эта задолженность должна учитываться на забалансовом счете 05 в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.»

В «Бухгалтерии для бюджетных организаций» такие операции следует вводить вручную.

Инвентаризация: готовимся к составлению годовых отчетных форм

Автор Т. Обухова

Журнал «Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение» № 10/2017

Перед составлением годовых отчетных форм казенные учреждения должны провести инвентаризацию активов и обязательств. В рамках статьи рассмотрены вопросы, касающиеся оформления результатов инвентаризации и их отражения в бюджетном учете.

Это требование установлено п. 7 Инструкции № 191н. Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств устанавливается субъектом в учетной политике (п. 6 Инструкции № 157н). Казенные учреждения, входящие в систему силовых министерств и ведомств, в большинстве своем прописывают в учетной политике порядок проведения инвентаризации, руководствуясь ведомственным нормативным актом, регулирующим его. В рамках этой статьи мы не будем акцентировать внимание на том, в каком порядке проходит инвентаризация, а поговорим об оформлении результатов инвентаризации и их отражении в бюджетном учете.

Итак, учреждение готовится к составлению годовых отчетных бухгалтерских форм. Приказом (распоряжением) руководителя учреждения утверждаются период проведения инвентаризации, объекты проверки, члены и председатель инвентаризационной группы. Инвентаризация проводится в установленные приказом (распоряжением) руководителя учреждения сроки. На момент составления годовых отчетных бухгалтерских форм необходимо:

1) наличие надлежащим образом оформленных инвентаризационных описей;

2) наличие надлежащим образом оформленного акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835);

3) наличие оформленной в соответствии с требованиями законодательства РФ ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) (при наличии расхождений между фактическими данными и данными бухгалтерского учета);

4) наличие протокола собрания комиссии по инвентаризации;

5) отражение результатов инвентаризации на счетах бюджетного учета и в отчетности.

Для справки:

На сайте Минфина размещен проект, который вносит изменения в Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. После того, как проект приобретет статус нормативного акта, данные методические указания не будут применяться казенными учреждениями.

Инвентаризационные описи.

Формы инвентаризационных описей и порядок их заполнения утверждены Приказом Минфина РФ № 52н. Казенные учреждения при проведении инвентаризации чаще всего используют следующие инвентаризационные описи.

Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082). В этой описи указываются наименование подразделения ЦБ РФ, номер счета, код валюты по ОКВ, остаток денежных средств на дату инвентаризации. В случае если у учреждения имеется счет, открытый в кредитной организации в иностранной валюте, фиксируется курс ЦБ РФ на дату инвентаризации и приводится остаток на счете на дату инвентаризации в рублях. В инвентаризационной описи должны быть:

  • запись о подтверждении к началу инвентаризации данных о наличии денежных средств банковскими выписками;

  • подписи всех членов комиссии учреждения, осуществляющих инвентаризацию.

Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086). В описи путем сопоставления фактического наличия объекта учета с данными бухгалтерского учета выявляются расхождения. В ней отражаются:

  • наименование и код бланков строгой отчетности;

  • единица измерения;

  • сведения о фактическом наличии (цена, количество);

  • сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма);

  • сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и излишкам – количество и сумма);

  • подписи председателя и членов комиссии, проводящих инвентаризацию;

  • расписка (оформляется до начала проведения инвентаризации) о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, поступающие под ответственность МОЛ, оприходованы.

Инвентаризационная опись по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087). В описи путем сопоставления фактического наличия объекта учета с данными бухгалтерского учета выявляются расхождения. Инвентаризационная опись (ф. 0504087) составляется комиссией учреждения по материально ответственным лицам. В ней указываются:

  • место проведения инвентаризации;

  • расписка (оформляется до начала проведения инвентаризации) о том, что к началу проведения инвентаризации все документы, относящиеся к приходу или расходу ценностей, сданы в бухгалтерию и никаких неоприходованных или списанных в расход ценностей не имеется;

  • наименование и код объекта учета;

  • инвентарный номер;

  • единица измерения;

  • сведения о фактическом наличии объекта учета (цена, количество);

  • сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма);

  • сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и излишкам – количество и сумма);

  • подписи председателя и членов комиссии, проводящих инвентаризацию.

Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088). Данная опись формируется комиссией учреждения и отражает:

  • сведения о наличии денежных средств в кассе учреждения фактически и по учетным данным (цифрами и прописью);

  • сведения по недостаче и излишкам, выявленным по результатам инвентаризации;

  • номера последних приходного и расходного кассовых ордеров;

  • подписи председателя и членов комиссии, проводящих инвентаризацию.

Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089). Эта инвентаризационная опись формируется комиссией учреждения и включает:

  • сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности;

  • наименование дебитора (кредитора);

  • данные о сумме задолженности учреждения по платежам (переплатам по платежам в бюджеты) (отражаются по видам платежей в разрезе соответствующих бюджетов бюджетной системы РФ, в которые подлежит перечислению задолженность);

  • номер счета бюджетного учета;

  • общую сумму задолженности по данным бюджетного учета (в том числе подтвержденную и не подтвержденную дебиторами (кредиторами), а также сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности);

  • подписи председателя и членов комиссии, осуществляющих инвентаризацию.

Отражение результатов инвентаризации.

Расхождения между фактическими данными и данными бюджетного учета, выявленные в ходе проведения инвентаризации, подлежат отражению в учете.

Излишки, выявленные в ходе проведения инвентаризации. Пунктом 31 Инструкции № 157н определено, что неучтенные объекты нефинансовых активов, выявленные при проведении проверок и (или) инвентаризации активов, принимаются к бухгалтерскому учету по их текущей оценочной стоимости, установленной для целей ведения бухгалтерского учета на дату принятия к бухгалтерскому учету. Неучтенные объекты финансовых активов (например, излишки денег, обнаруженные в кассе учреждения) принимаются к учету по фактическому номиналу.

Соответственно, перед составлением годовых отчетных форм необходимо:

  • правильно определить текущую оценочную стоимость объектов нефинансовых активов, выявленных в ходе инвентаризации (излишков);

  • верно отразить в учете факты неучтенных объектов нефинансовых и финансовых активов.

Напомним, что понятие «текущая оценочная стоимость» установлено п. 25 Инструкции № 157н. Так, под текущей оценочной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату их принятия к учету. Способы определения такой стоимости предусмотрены тем же пунктом. В нем сказано, что текущая оценочная стоимость в целях принятия к бухгалтерскому учету объекта нефинансовых активов определяется на основе цены, действующей на дату принятия к учету (оприходования) имущества, полученного безвозмездно, на этот или аналогичный вид имущества. Данные о действующей цене должны быть подтверждены документально, а в случае невозможности документального подтверждения – экспертным путем.

При определении текущей оценочной стоимости в целях принятия к бухгалтерскому учету объекта нефинансовых активов комиссией по поступлению и выбытию активов, созданной в учреждении на постоянной основе, используются данные о ценах на аналогичные материальные ценности, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей, сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, а также в средствах массовой информации и специальной литературе, экспертные заключения (в том числе заключения экспертов, привлеченных на добровольных началах к работе в комиссии по поступлению и выбытию активов) о стоимости отдельных (аналогичных) объектов нефинансовых активов.

По активам учреждения, не имеющим аналогов и не являющимся предметами договоров купли-продажи, по которым информация о стоимости изготовления отсутствует, следует применять (Письмо Минфина РФ от 11.02.2016 № 02-07-10/7458):

  • условную оценку «один объект – 1 руб.»;

  • страховую сумму, определенную договором страхования, в пределах которой страховщик при наступлении страхового случая обязуется выплатить страховое возмещение по договору имущественного страхования (в случае коллекционной, исторической и научной значимости объектов, принимаемых к учету).

На счетах бухгалтерского учета выявленные при проведении инвентаризации неучтенные объекты нефинансовых активов, а также излишки денежных средств и денежных документов отражаются следующим образом:

Дебет

Кредит

Оприходованы неучтенные объекты в составе нефинансовых активов:

– основных средств

1 101 хх 310

1 401 10 180

– нематериальных активов

1 102 хх 320

– непроизведенных активов

1 103 хх 330

– материальных запасов

1 105 хх 340

Оприходованы в кассу учреждения излишки:

– денежной наличности

1 201 34 510

1 401 10 180

– денежных документов

1 201 35 510

Недостачи, выявленные в ходе проведения инвентаризации. В процессе проведения инвентаризации могут быть выявлены недостачи объектов нефинансовых и финансовых активов. При определении размера ущерба, причиненного недостачами, хищениями, следует исходить из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба согласно положениям п. 220 Инструкции № 157н. Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов.

На суммы недостач, хищений, потерь от порчи, иного ущерба, не признанного виновными лицами к возмещению, оформленные в установленном порядке материалы передаются для предъявления гражданского иска либо возбуждения в установленном порядке уголовного дела. При получении решения суда суммы предъявленного к возмещению ущерба уточняются в соответствии с решением суда, исполнительным листом либо по иным основаниям согласно законодательству РФ.

Учет задолженности дебиторов по ущербу и иным доходам в иностранной валюте одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и рублевом эквиваленте на дату начисления задолженности (признания доходов).

Недостача имущества отражается в бюджетном учете на соответствующих аналитических счетах счета 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу и иным доходам», при этом совершаются следующие записи:

Дебет

Кредит

Начислена сумма ущерба, причиненного учреждению недостачей объектов нефинансовых активов, в том числе:

– основных средств

1 209 71 560

1 401 10 172

– нематериальных активов

1 209 72 560

– материальных запасов

1 209 74 560

Начислена сумма ущерба, причиненного учреждению недостачей финансовых активов в кассе, в том числе:

– денежных средств

1 209 81 560

1 201 34 610

– денежных документов и иных финансовых активов

1 209 82 560

1 201 35 610

Списаны объекты нефинансовых активов по причине их утраты (хищения), выявленной в ходе проведения инвентаризации, в том числе:

– основных средств

1 104 хх 410

1 401 10 172

1 101 хх 410

– нематериальных активов

1 104 хх 420

1 401 10 172

1 102 хх 420

– материальных запасов

1 401 10 172

1 105 хх 440

Списаны потери продуктов в объеме норм естественной убыли

1 109 60 272

1 401 20 272

1 109 60 200

Списаны потери, недостачи материальных запасов в пределах установленных норм естественной убыли

1 109 хх 272

1 401 20 272

1 105 хх 440

Списаны денежные документы, иные финансовые активы, недостача которых обнаружена в ходе инвентаризации

1 401 10 172

1 201 35 610

Списание сумм дебиторской и кредиторской задолженности. При проведении инвентаризации расчетов нередко выявляются факты дебиторской и кредиторской задолженности. При этом в ходе инвентаризации важно выявить причины образования такой задолженности и возможность ее погашения. Поэтому в ходе проведения инвентаризации:

  • составляются акты сверки расчетов с контрагентами и выверяются расчеты с ними;

  • делается анализ сумм дебиторской и (или) кредиторской задолженности, выявленной в учреждении на отчетную дату;

  • проверяется правильность оформления операций по списанию сумм задолженности со счетов бухгалтерского учета, забалансовых счетов;

  • проверяется соблюдение учреждением методологии учета при совершении операций по списанию сумм задолженности.

Напомним, что по правилам бюджетного учета списанию с баланса учреждения подлежат нереальная к взысканию задолженность неплатежеспособных дебиторов и задолженность, по которой отсутствуют требования кредиторов. Списание задолженности со счетов бюджетного учета производится при наличии фактов, подтверждающих невозможность погашения задолженности, истечение срока исковой давности.

По мнению Минфина, изложенному в Письме от 14.07.2017 № 02-08-10/45171, если в отношении дебиторской задолженности не выполняются критерии отнесения ее к активам, в соответствии с решением комиссии о списании данной задолженности с балансового учета ее учет осуществляется на забалансовом счете. Указанное решение принимается с учетом:

  • сведений, выявленных в ходе инвентаризации, в отношении дебиторской задолженности, обладающей признаками нереальной к взысканию;

  • документов, подтверждающих наличие рисков невозможности взыскания дебиторской задолженности.

Если по итогам проведения инвентаризации будет выявлена дебиторская задолженность, нереальная к взысканию, такая задолженность списывается со счетов бухгалтерского учета следующими записями:

Дебет

Кредит

Списана задолженность по доходам

1 401 10 173

1 205 00 660

Списана задолженность по расходам

1 401 20 273

1 206 00 660

1 208 00 660

Дальнейший учет такой задолженности ведется на забалансвом счете 04 (п. 339 Инструкции № 157н). На этом счете она учитывается в течение срока возможного возобновления согласно законодательству РФ процедуры взыскания задолженности, в том числе в случае изменения имущественного положения должников, либо до поступления в указанный срок в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов денежных средств, до исполнения (прекращения) задолженности иным не противоречащим законодательству РФ способом.

Также по результатам проведения инвентаризации может быть выявлена кредиторская задолженность, подлежащая списанию со счетов бюджетного учета. Основаниями для списания такой задолженности являются:

  • истечение срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ);

  • прекращение обязательства в связи с невозможностью его исполнения (ст. 416 ГК РФ);

  • прекращение обязательства по акту государственного органа (ст. 417 ГК РФ).

Операции по списанию кредиторской задолженности, не востребованной кредиторами, отражаются так:

Должна ли проводиться в казенном учреждении инвентаризация на счете 502 00 «Обязательства»? Если да, то каков порядок проведения такой инвентаризации? Существует ли унифицированная форма инвентаризационной описи для проведения годовой инвентаризации банковских гарантий (забалансовый счет 10) и обязательств по счету 502 00 «Обязательства»?

9 июня 2018

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В целях составления и представления достоверной бюджетной отчетности проведение инвентаризации в казенном учреждении по итогам отчетного года на счете 502 00 «Обязательства» необходимо. Порядок проведения инвентаризации должен быть разработан учреждением самостоятельно и закреплен в рамках формирования учетной политики.
Для проведения инвентаризации на забалансовых счетах учреждения и обязательств на счете 502 00 отдельной унифицированной формы инвентаризационной описи действующим законодательством не установлено. Поэтому учреждение вправе разработать такую форму самостоятельно.

Обоснование вывода:
Прежде всего отметим, что порядок инвентаризации должен быть установлен учетной политикой учреждения госсектора (в виде раздела учетной политики либо приложения к ней). Это требование закреплено в п. 80 федерального стандарта «Концептуальные основы…», утвержденного приказом Минфина России от 31.12.2016 N 256н (далее — СГС «Концептуальные основы»), п. 6 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н). Локальным документом учреждения определяются случаи проведения инвентаризации (за исключением случаев обязательного проведения инвентаризации), сроки проведения, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами (ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, далее — Закон N 402-ФЗ; письма Минфина России от 02.06.2017 N 02-06-10/34524, от 13.01.2015 N 02-06-10/70).
В соответствии с п. 79 СГС «Концептуальные основы», п. 6 Инструкции N 157н инвентаризацию следует проводить в отношении активов, имущества, учитываемого на забалансовых счетах, обязательств, иных объектов бухгалтерского учета. При этом все материальные ценности, а также иные активы и обязательства, учитываемые на забалансовых счетах, инвентаризируются в порядке и в сроки, установленные для объектов, учитываемых на балансе (п. 332 Инструкции N 157н).
Согласно п. 7 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 28.12.2010 N 191н, перед составлением годовой бюджетной отчетности должна быть проведена инвентаризация активов и обязательств в порядке, установленном экономическим субъектом. Соответственно, показатели, отражаемые в формах бюджетной отчетности, формируемых казенным учреждением, должны быть подтверждены результатами проведенной в целях составления годовой бюджетной отчетности инвентаризации.
На основании показателей, отражаемых на счетах санкционирования, в том числе на счете 502 00 «Обязательства», формируются, в частности, данные Отчета о бюджетных обязательствах (ф. 0503128), Сведений о принятых и неисполненных обязательствах получателя бюджетных средств (ф. 0503175).
Действующее законодательство в части ведения бюджетного учета не содержит прямых требований об обязательном проведении инвентаризации на счетах санкционирования. В то же время учитывая, что инвентаризация обязательно должна проводится в целях составления годовой бюджетной отчетности, а показатели, отражаемые на счете 502 00, формируют данные представляемых в составе годовой бюджетной отчетности форм, проведение инвентаризация в целях составления годовой бюджетной отчетности на счете 502 00 «Обязательства» необходимо. При этом, как уже было отмечено выше, порядок проведения инвентаризации должен быть разработан казенным учреждением самостоятельно и закреплен в рамках формирования учетной политики.
В отношении документального оформления инвентаризации отметим следующее.
Порядок применения форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета для учреждений государственного сектора устанавливается в соответствии с бюджетным законодательством РФ (ч. 4 ст. 9, ч. 5 ст. 10 Закона N 402-ФЗ, п. 28 СГС «Концептуальные основы», п. 11 Инструкции N 157н). Обязательные к применению формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета учреждения содержатся в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н. В иных случаях могут применяться формы, разработанные казенным учреждением самостоятельно.
Отдельной унифицированной формы инвентаризационной описи для проведения годовой инвентаризации на забалансовых счетах и обязательств на счете 502 00 нормативными документами не установлено. В таком случае казенное учреждение вправе разработать необходимую форму самостоятельно с содержанием обязательных реквизитов, предусмотренных СГС «Концептуальные основы» (п. 6 Инструкции N 157н). В СГС «Концептуальные основы» обязательные реквизиты содержатся в п. 25. Перечень обязательных реквизитов первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета поименован также в ч. 2 ст. 9, ч. 4 ст. 10 Закона N 402-ФЗ, п. 11 Инструкции N 157н.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сульдяйкина Валентина

Ответ прошел контроль качества

Какова периодичность инвентаризации финансовых обязательств в бюджетном учреждении?

Финансовые и иные обязательства учреждения должны быть проверены в рамках инвентаризации (п. 9 Инструкции по отчетности, утвержденной приказом Минфина России от 25.03.2011 № 33н, пп. 80—81 федерального стандарта бухучета для организаций госсектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н, п. 27 Положения по ведению бухучета, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н):

  • по основаниям, в сроки и в порядке, установленным субъектом учета в рамках формирования своей учетной политики;
  • при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других ЧС, в том числе вызванных экстремальными условиями;
  • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • при передаче (возврате) комплекса объектов учета (имущественного комплекса) в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение, а также при выкупе, продаже комплекса объектов учета (имущественного комплекса);
  • в других случаях, предусмотренных законодательством и НПА;
  • при составлении годовой отчетности;
  • при реорганизации или ликвидации учреждения.

Учреждение вправе определять в локальных правовых актах, в которых устанавливается порядок инвентаризации, в соответствии с п. 6 Инструкции, утвержденной приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н, дополнительные основания для проведения соответствующей процедуры.

В случае если учреждение автономное или бюджетное, инвентаризация в нем должна проводиться по состоянию на 1 июля, 1 октября, 1 января года, следующего за отчетным, поскольку в соответствии с п. 69 Инструкции, утвержденной приказом Минфина № 33н, данным организациям необходимо предоставлять распорядителю сведения по задолженностям (форма 0503769), которые, в свою очередь, выявляются в ходе инвентаризации.

Каков алгоритм инвентаризации финансовых обязательств в бюджетных структурах?

Алгоритм инвентаризации финансовых обязательств учреждения в целом будет схожим с тем, что характеризует инвентаризацию любых других пассивов, а также активов хозяйствующего субъекта. Он предполагает реализацию рассматриваемой процедуры в рамках следующих этапов:

1. Издание приказа руководством учреждения о проведении инвентаризации.

Для этого используется унифицированная форма ИНВ-22, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Посредством рассматриваемого приказа утверждается также комиссия по инвентаризации — внутренняя структура бюджетного учреждения, без которой инвентаризация не может быть проведена.

В случае если учреждение бюджетное или автономное, имеет смысл сформировать постоянно действующую комиссию, имеющую соответствующие полномочия, поскольку данными учреждениями предполагается регулярное, как мы отметили выше, раз в квартал, предоставление отчетности распорядителю на основе данных, получаемых в том числе в ходе инвентаризации.

2. Отражение сведений о приказе в журнале.

Данный журнал также составляется с применением унифицированного источника — ИНВ-23.

3. Оформление расписок материально ответственными лицами (далее — МОЛ).

Как правило, данные расписки включены в структуру унифицированных инвентаризационных описей, задействование которых предполагается на следующем этапе. Но если это не так — данные расписки могут составляться в свободной форме.

4. Заполнение унифицированных инвентаризационных описей, иных документов — например, сличительных ведомостей по итогам изучения документов бухучета, отражающих наличие у учреждения финансовых обязательств.

В данном случае речь идет о заполнении как минимум:

  • описи по форме 0504083 (опись задолженностей по займам), утвержденной в Приложении № 1 к приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н;
  • описи по форме 0504089, также утвержденной приказом № 52н (опись расчетов с покупателями, поставщиками).

Можно отметить, что в структуре обеих форм присутствуют формулировки, с юридической точки зрения аналогичные тем, что могут приводиться в расписках МОЛ.

Если учреждение бюджетное или автономное, то оно должно , как мы отметили в начале статьи, также заполнять форму 0503769 по приказу № 33н по состоянию на 1 июля, 1 октября, 1 января года, следующего за отчетным.

Кроме того, могут составляться иные описи, предусмотренные локальным нормативом учреждения, который регламентирует инвентаризацию.

5. Заполнение отчетных документов:

  • всеми учреждениями — акта сверки взаиморасчетов с контрагентами, перед которыми у учреждения есть финансовые обязательства (по унифицированной форме ИНВ-17);
  • бюджетными и автономными учреждениями — cведений о проведении инвентаризаций в виде Таблицы № 6 по приказу № 33н.

Рассмотрим более подробно работу с указанными формами.

Инвентаризация финансовых обязательств: заполнение форм ИНВ-22 и ИНВ-23

Итак, первый этап инвентаризации финансовых обязательств учреждения — составление приказа о проведении соответствующей инвентаризации по унифицированной форме ИНВ-22. В данном случае в документе принципиально важно отразить:

  • перечни конкретных обязательств, которые подлежат инвентаризации;
  • причину проведения инвентаризации (она может отражать специфику хозяйственных операций с пассивами — например, если кредитор направил учреждению исковое требование с завышенными цифрами, и это стало причиной инициирования инвентаризации обязательств).

В остальном документ заполняется так же, как и в случае с инвентаризацией любого другого пассива или же актива. Нужно корректно отразить данные о составе комиссии, обеспечить заверку документа руководителем.

Ознакомиться подробнее со спецификой заполнения формы ИНВ-22 вы можете в статье:

Сведения о приказе о проведении инвентаризации должны быть отражены в журнале, который составляется на основе другой унифицированной формы — ИНВ-23. В данном источнике также важно отразить перечень конкретных обязательств, которые проверяются в рамках инвентаризации. В остальном заполнение соответствующей формы осуществляется по общим правилам.

Узнать больше об особенностях заполнения формы ИНВ-23 вы можете в статье:

«Унифицированная форма № ИНВ-23 — бланк и образец».

Инвентаризация финансовых обязательств: описи

Рассматриваемый документ применяется в целях отражения итогов инвентаризации о долгах учреждения перед контрагентами в соответствии с учетными сведениями. Форма 0504083 позволяет отразить, в частности:

  • величину долга — в целом, по основной части, процентам;
  • величину неуплаченных процентов, штрафных санкций, пеней;
  • подтвержденные и неподтвержденные суммы долгов;
  • просроченную задолженность.

Рассматриваемый документ должен быть подписан главой комиссии по инвентаризации и всеми ее представителями.

Следующий важный документ при инвентаризации финансовых обязательств учреждения — опись расчетов с контрагентами по форме 0504089. В нем фиксируются:

  • сведения о долгах учреждения (обусловленных, в частности, обязательствами по гражданско-правовым договорам);
  • сведения о контрагентах;
  • суммы задолженностей, классифицируемые по различным основаниям;
  • подтвержденные и неподтвержденные долги;
  • суммы с истекшим сроком исковой давности.

Аналогично рассматриваемый документ подписывается главой комиссии и ее членами.

Сущность инвентаризации в бюджетном учреждении

Инвентаризация предполагает проверку наличия и состояния имущества на установленную дату и соответствие такой информации данным проводимого в бюджетном учреждении бухучета. Сущность инвентаризации заключается в том, чтобы сравнить фактическую и учетную информацию между собой и выявить ошибки бухгалтеров или материально-ответственных лиц, исправить их в отчетном периоде и в последующем не допускать. Также инвентаризация необходима в том случае, когда предполагается факт хищения и присвоения государственного имущества виновной стороной.

Инвентаризация обязательна к проведению при наступлении определенных ситуаций, к которым относятся:

  • реорганизация учреждения;
  • смена или увольнение материально-ответственных лиц;
  • составление годовой финансовой и бухгалтерской отчетности;
  • подозрения по факту хищения или кражи;
  • чрезвычайная ситуация вследствие стихийного бедствия.
★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Цель и задачи инвентаризации

Главная цель инвентаризации в бюджетном учреждении сводится к тому, чтобы определить, правильно ли ведется бухгалтерский учет в организации, соответствует ли он нормативному законодательству и совершаются ли противоправные действия ответственными лицами.

В соответствии с указанной целью можно выявить задачи, решаемые при помощи инвентаризации:

  1. фактическая перепись и пересчет имущества бюджетного учреждения;
  2. сличение полученных данных с информацией по бухгалтерскому учету;
  3. составление документации по инвентаризации, в том числе выделение объектов, по которым данные фактического и бухгалтерского учета расходятся;
  4. определение факторов, повлиявших на расхождение информации.

Все задачи в обязательном порядке должны быть осуществлены, поскольку они являются важными этапами в формировании результатов, а потому пропуск или неправильное осуществление одной из них влечет за собой формирование неверной итоговой информации. При этом ответственными за результирующие показатели инвентаризации считаются все сотрудники, которых касается данное мероприятие, будь то руководитель бюджетного учреждения, председатель или члены инвентаризационной комиссии, сотрудники бухгалтерии или материально-ответственные лица.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Подготовка к проверке в бюджетном учреждении

Перед тем как осуществлять инвентаризацию в бюджетном учреждении, необходимо определиться с объектами, которые будут подвержены проверке. При этом ревизия может быть сплошной (переписываются и подсчитываются абсолютно все активы организации) или выборочной (анализируется какой-то определенный участок учета).

К объектам, которые могут быть инвентаризированы в бюджетном учреждении, следует относить:

Объект

Основные средства Материальные активы, которые используются в период более года без изменения их физических характеристик и параметров (см. → порядок проведения инвентаризации основных средств в 2018)
Материальные запасы Материальные активы, которые используются в период до одного года и при этом изменяют свою форму
Расчеты с подотчетными лицами Расчеты по операциям, связанным с предоставлением денежных средств в подотчет с последующим составлением авансового отчета и приложением к нему соответствующих подтверждающих документов
Денежные средства Все денежные средства в наличной и безналичной форме
Расчеты с поставщиками или подрядчиками Расчеты по операциям, связанным с приобретением товарно-материальных ценностей или заказом каких-либо работ и услуг.

При обязательной ежегодной проверке инвентаризации подвергаются абсолютно все объекты, а при внеплановой – только те объекты, которые требуют более пристального и тщательного анализа.

До проведения ревизии руководитель бюджетного учреждения обязан издать приказ, в котором будут освещаться все основные моменты данного мероприятия, в том числе:

  • состав и председатель инвентаризационной комиссии;
  • объекты ревизии;
  • причина проведения инвентаризации;
  • сроки осуществления данной процедуры.

Кроме того, бухгалтерия обязана провести в бухгалтерском учете все первичные документы по приходу и списанию товарно-материальных ценностей и денежных средств, чтобы он в полной мере отражал реальную картину финансового положения бюджетного учреждения. Это касается и материально-ответственных лиц – они также должны подготовить всю необходимую документацию и представить ее в бухгалтерию для обработки.

Документы до и после проведения инвентаризации

К основным документам, которые составляются до инвентаризации и после ее непосредственного проведения, следует относить:

Документ

Описание

Приказ на проведение инвентаризации в бюджетном учреждении (форма ИНВ-22) Издается руководителем организации за 10 дней до осуществления мероприятия и предполагает освещение основных моментов по ревизии
Инвентаризационная опись (форма ИНВ-1, форма ИНВ-3) Составляется на основании данных фактического пересчета и переписи имущества учреждения и содержит наименование, инвентарные номера (при наличии) и количественное выражение объектов
Сличительная ведомость (форма ИНВ-18) Составляется в том случае, когда данные фактического и бухгалтерского учета расходятся по каким-либо объектам ревизии
Дополнительные документы Могут составляться при необходимости, когда нужно дополнительно расшифровать данные или составить пояснения
Приказ по инвентаризации Руководитель на основании инвентаризационных документов издает приказ о результатах проводимого мероприятия, а также приказ о привлечении к ответственности всех установленных виновных лиц

Функции инвентаризационной комиссии

Как было сказано ранее, в приказе прописывается, кто именно входит в состав инвентаризационной комиссии и кто является ее председателем. Как правило, такая группа является постоянно действующей, то есть избирается на длительный срок. В инвентаризационную комиссию входят сотрудники из разных отделов, но ни одно материально-ответственное лицо не может быть привлечено к проведению данного мероприятия.

Председатель инвентаризационной комиссии перед непосредственным осуществлением мероприятия обязан проставить свою подпись на всех приходных и расходных документах, которые прикладываются к отчетам материально-ответственных лиц в качестве доказательства правомерности проведения операции.

Основными функциями, возложенными на инвентаризационную комиссию, следует считать следующие:

  1. фактическая перепись и пересчет всех товарно-материальных ценностей;
  2. проверка документации на основные средства и иные ценности, принятые к учету;
  3. составление инвентаризационных описей с непосредственным поименным указанием всех объектов ревизии и их количества;
  4. сопоставление данных фактического и бухгалтерского учета;
  5. составление сличительных ведомостей при выявлении расхождений;
  6. выявление причин появления таких отклонений;
  7. подготовка предложений по изменению учета или устранению операций, влекущих за собой ошибки и неточности.

4 Этапа проведения инвентаризации

Всю процедуру проведения инвентаризации можно условно разделить на несколько взаимосвязанных этапов, к которым относятся:

Этап

Описание

Подготовительный Руководителем издается приказ, документы проводятся в бухучете, создается инвентаризационная комиссия
Фактический Комиссия осуществляет перепись наименований и количества объектов ревизии, составляет инвентаризационные описи
Сличительный Комиссия сличает данные фактического и бухгалтерского учета, выявляет отклонения, составляет сличительные ведомости
Заключительный Комиссия формирует результаты инвентаризации и вносит предложения по усовершенствованию учета, руководитель издает приказ о результатах инвентаризации и привлечении к ответственности виновников

Каждый из этих этапов важен, поскольку от него зависят результаты инвентаризации, поэтому к каждому из них должен быть организован тщательный и аккуратный подход. Нужно учитывать, что для получения максимально достоверных данных необходимо проконтролировать, чтобы бухгалтеры и материально-ответственные лица в полной мере выполнили поставленные перед ними задачи, а также в состав комиссии входили только ответственные сотрудники. Кроме того, при проведении фактического этапа инвентаризации при перерывах в данном процессе помещения должны быть опечатаны, а документы спрятаны в сейфах, закрываемых на ключ.

Пять практических вопросов по инвентаризации в бюджетном учреждении

Вопрос №1. Необходимо ли осуществлять инвентаризацию, если бюджетное учреждение реорганизовано?

Да, в обязательном порядке. Этот пункт указан на законодательном уровне, а потому, если, к примеру, обычная средняя школа реорганизуется в гимназию или лицей, все ее материальные ценности и денежные средства должны быть проинвентаризированы для передачи новому руководству.

Вопрос №2. Должна ли инвентаризационная комиссия самостоятельно переписывать наименования объектов учета, или эту процедуру можно упростить?

Да, работу инвентаризационной комиссии можно упростить, для чего бухгалтер распечатывает из автоматизированной программы перечень ревизуемого имущества. Кроме того, это удобно, поскольку члены комиссии могут не знать всех наименований, а предоставленный список поможет наилучшим образом обработать полученные результаты. Таким образом можно избежать пересортицы, особенно часто возникающей при наличии большого перечня наименований материальных ценностей.

Вопрос №3. Имеем ли мы право удержать из зарплаты материально-ответственного лица сумму недостачи, выявленной при инвентаризации имущества?

Безусловно, это действие можно совершить. Однако необходимо помнить, что вина ответственного сотрудника должна быть полностью доказана. Кроме того, с него необходимо взять объяснение по поводу того, каким образом могла произойти недостача, и согласен ли он возмещать ущерб. Также руководитель в обязательном порядке должен издать приказ, в котором отражаются результаты инвентаризации и ответственность, которую должен понести виновник недостачи.

Вопрос №4. При инвентаризации выявлена недостача, и виновный сотрудник согласился, чтобы ее удерживали из его заработной платы. В каком размере мы имеем право производить удержания? Можно ли удержать сразу всю сумму, если размер зарплаты позволяет?

Согласно законодательству РФ удержания из заработной платы должны производиться в размере не более 20 % от ее размера. Это необходимо учитывать, если, к примеру, необходимо удержать достаточно большую сумму денежных средств. Тогда такую процедуру необходимо совершать в течение нескольких периодов по 20 % до тех пор, пока вся сумма не будет погашена полностью.

Вопрос №5. Кто из материально-ответственных лиц должен подписывать инвентаризационную ведомость, если происходит их смена – тот, с кого снимаются обязанности, или тот, на которого они возлагаются?

В данном случае при смене ответственных сотрудников инвентаризационную ведомость должны подписывать оба работника, поскольку один из них сдает вверенные ему объекты ревизии, а другой принимает их на ответственное хранение.

Оставьте комментарий