Ио главного бухгалтера

Как оформить временное исполнение обязанностей главного бухгалтера

Обычно работника назначают исполняющим обязанности по должности в случае отсутствия работника, занимающего эту должность, в связи с его болезнью, нахождением в командировке или отпуске. Однако иногда работника назначают исполняющим обязанности по вакантной должности. Правовой режим данных ситуаций различен. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника Назначение работника исполняющим обязанности в связи с отсутствием другого работника в соответствии со ст.74 Трудового кодекса РФ является временным переводом работника на другую работу.
Отсутствие работника в связи с болезнью, отпуском или командировкой — это случай производственной необходимости, который позволяет работодателю переводить работника на не обусловленную трудовым договором работу без его согласия.

Очень часто в деятельности организации возникает вопрос правильного оформления отпусков для ее первых лиц — то есть генерального директора и главного бухгалтера. Сложности здесь могут возникнуть в первую очередь в связи с делегированием права подписи и принятия решений. Разберемся в том, как сделать это с соблюдением требований законодательства и правил внутреннего трудового распорядка.

Как оформить отпуск для главбуха, если в штате организации есть его заместитель? В этом случае все обстоит более чем просто: при приеме человека на должность заместителя прямо в его трудовом договоре прописывается замещение главбуха и исполнение его обязанностей во время отпуска последнего, его болезни и в связи другими обстоятельствами. Как правило, заместителя главбуха, числящегося в штате, прописывают также в банковской карточке (с правом подписи) и соответствующей должностной инструкцией.

Главный бухгалтер

Документальное оформление Исполнение обязанностей временно отсутствующего главного бухгалтера возлагается на другого работника на основании приказа (распоряжения) руководителя предприятия. Изданию данного приказа может предшествовать предоставление (ходатайство, докладная или служебная записка) главного бухгалтера с указанием желаемой кандидатуры на такую работу. Выбирая из числа работников лицо, которое будет исполнять обязанности главбуха, следует учесть уровень знаний и профессиональной подготовки такого лица — их должно быть достаточно, чтобы справиться с выполнением дополнительной и ответственной работы.

Кроме того, накануне отпуска главбуха советуем оформить акт приемки-передачи дел от главбуха к бухгалтеру, который будет выполнять его функции, и обязательно ознакомить последнего с должностными обязанностями главбуха.
В избранноеОтправить на почту Возложение обязанностей главного бухгалтера на генерального директора — не такая редкая процедура. Часто это происходит в момент открытия предприятия, когда еще не утверждено штатное расписание, но возникает обязанность сдавать отчетные формы в ФНС, ФСС или ПФ РФ, а деятельность еще не началась. Как возложить обязанности главного бухгалтера на директора — образец приказа Возложение обязанностей директора на главного бухгалтера Исполняющий обязанности директора по совмещению Назначение временно исполняющего обязанности гендиректора Итоги Как возложить обязанности главного бухгалтера на директора — образец приказа Согласно ст. 6, 7 закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011, руководитель предприятия лично отвечает за ведение бухгалтерского учета.

Назначение исполняющим обязанности главного бухгалтера с доплатой

Тогда дополнительно предоставляют карточку только с образцом подписи временно уполномоченного лица с указанием срока ее действия и копию соответствующего распорядительного документа (приказа), подтверждающего эти полномочия. Данная временная карточка заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера, печатью и дополнительного засвидетельствования не требует (п. 18.16 Инструкции № 492). Существует и третий вариант: заранее, при получении карточки, предусмотреть право второй подписи сразу на двух человек.
Геннадий ВАСИЛЬЕВ, главный редакторгазеты «Интерактивная бухгалтерия» Список использованных нормативно-правовых актов: КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины. Разъяснение № 30/39 — разъяснение Секретариата ВЦСПС «О порядке оплаты временного заместительства» от 29.12.1965 г.№ 30/392.
Как поручить исполнение обязанностей отсутствующего работника Вообще-то на случай временного отсутствия работника (при болезни, отпуске, командировке и т.д.) существует две возможные формы организации труда:

  • 1) временное заместительство (замещение);
  • 2) исполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

Работник, замещающий временно отсутствующего работника, освобождается от исполнения обязанностей по основному место работы. Ему доплачивают разницу между его фактическим окладом и окладом работника, которого он замещает (п. 1 Разъяснения № 30/39). Работник, исполняющий обязанности отсутствующего работника, не освобождается от своей основной работы, ему осуществляют доплату, размер которой, как правило, определяют в процентах от оклада отсутствующего работника и прописывают в колдоговоре или определяют приказом по предприятию (ст. 105 КЗоТ, п.

Содержание в приказа

Нет унифицированной формы для приказов о временном замещении должностей, но для крупных компаний имеет смысл разработать свой образец бланка приказа о возложении обязанностей на время отпуска главного бухгалтера и других сотрудников. (Образец)

В нем указывается:

  1. Полное и сокращенное наименование организации. Эти данные есть в регистрационных документах.
  2. Дата составления и исходящий номер. Без регистрации в книге учета такое распоряжение остается обычной бумажкой.
  3. Наименование, в котором в нескольких словах описывается содержание документа.
  4. Причина издания приказа (в связи с очередным \ внеочередным отпуском, в связи с болезнью, и так далее).
  5. Полные фамилия, имя и отчество основного и замещающего работника. Указание стандартного ФИО в данном случае будет недостаточно.
  6. Срок, на который происходит замещение, с указанием первого и последнего дня.
  7. Подпись и печать.

Для того, чтобы затронутые приказом сотрудники письменно подтвердили ознакомление, в конце бланка оставляется место. Или приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на бухгалтера может содержать образец приложения, в котором эти лица ставят свои подписи.

Необходимо направить в банк и деловым партнерам письмо-уведомление о том, что на должность временно назначен новый человек.

Пример 1

ООО «Синяя печать» является крупной компанией, в которой есть бухгалтерия, в которой работает 4 человека. Главбух Наталья Счетная уходит в двухнедельный запланированный отпуск, как и положено по законодательству. На это время ее обязанности возлагаются на бухгалтера Послушную Зинаиду. Приказ в этом случае будет выглядеть так:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «СИНЯЯ ПЕЧАТЬ»
(ООО «Синяя печать»)
Г. МОСКВА

Приказ №98 – ДЕ
от 21 апреля 2017 года
О возложении обязанностей главного бухгалтера

В связи с уходом в ежегодный оплачиваемый отпуск главного бухгалтера Счетной Натальи Петровны на период с 1 мая 2017г. по 15 мая 2015 года приказываю:

  1. Возложить функции по исполнению обязанностей главного бухгалтера на Послушную Зинаиду Егоровну и наделить ее правом второй подписи.
  2. На этот период освободить ее от исполнения прежних должностных обязанностей.
  3. Установить на этот срок Послушной З.Е. оклад из расчета 37 000 руб. ежемесячно.

Генеральный директор _____________ М.П.

С приказом ознакомлен:
____________________________ Послушная З.Е.

Теперь начальник может идти в отпуск, руководить бухгалтерией будет Зинаида Егоровна.

Если главбуха некем заменить

Несколько сложнее придется в случае, если в организации нет человека, знакомого с бухгалтерией, и возникает вопрос – как возложить обязанности главного бухгалтера на приходящего бухгалтера, образец такого документа будет несколько отличаться.

Если планируется отсутствие на несколько дней или недель, то руководитель имеет право возложить обязанности главбуха на себя.

Но это допускается только для субъектов малого предпринимательства, то есть на компании, в которых годовой оборот не превышает 800 млн. рублей и список сотрудников не превышает 100 человек. Сначала придется составить трудовой договор. Он может быть заключен на определенный срок или бессрочно, с указанием «заменить на время отсутствия».

Приказ в приложении может продублировать должностные обязанности сотрудника, однако бывает достаточно срочного трудового контракта.

Наем стороннего бухгалтера

Если предприятие осталось без начальника бухгалтерии на длительный срок, то придется искать замену для временного ведения участка. Приказ подписывается после оформления срочного трудового контракта, и его текст будет отличаться. В него требуется вписать паспортные данные наемного сотрудника.

Закон не устанавливает никаких ограничений в отношении требований к исполняющему обязанности главного бухгалтера.

Пример 2

Главбух ООО «Белая лошадь» Гнедая Н.Н. уходит в декретный отпуск. На столь длительное время необходимо взять временного сотрудника, и выбор пал на вольнонаемного бухгалтера Рыжую К.К. Нюансом данного случая является то, что неизвестно, когда Н.Н. Гнедая вновь сможет выполнять свои обязанности. Поэтому и в трудовом договоре, и в приказе появляется фраза «на время нахождения в декретном отпуске».

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «БЕЛАЯ ЛОШАДЬ»
(ООО «Белая лошадь»)
Г. Москва
ПРИКАЗ
исходящий номер 943-ЕД
12 января 2018 года

О возложении обязанностей по ведения бухгалтерского учета

В связи с уходом главного бухгалтера Гнедой Натальи Николаевны в декретный отпуск с 20 января 2018 года приказываю:

  1. Назначить Рыжую Клару Константиновну, род. 21.12.1999, паспорт 43-22 №343434 выдан 19.09.2014 Центральным РОВД г. Москвы, исполнять обязанности главного бухгалтера с 20.01.2018г. заменить на время отсутствия до выхода из декретного отпуска Гнедой Н.И.
  2. Наделить Рыжую К.К. правом второй подписи.

Директор __________________ Пастухов Н.З. М.П.

С приказом ознакомлена: ___________ Рыжая К.К.

Приказ в приложении может продублировать должностные обязанности сотрудника, однако бывает достаточно срочного трудового контракта.

Увольнение главного бухгалтера: пошаговый алгоритм

  • Почему готовиться к увольнению главного бухгалтера нужно еще при приеме его на работу
  • Как искать приемника
  • Передача дел при увольнении главного бухгалтера
  • Проверка и временный главбух

При увольнении главного бухгалтера генеральный директор должен расстаться с ключевым сотрудником, имеющим всю информацию о финансово-хозяйственной деятельности предприятия и обладающим в силу законодательного статуса уникальными полномочиями.

Если подойти к увольнению главного бухгалтера без должного внимания, то через некоторое время генеральный директор может столкнуться:

  • с недостачей финансовой и хозяйственной документации, организация сбора и хранения которой входит в компетенцию главбуха;
  • с невозможностью дать контрольным и ревизионным органам необходимые комментарии по выявленным в ходе проверки проблемам хозяйственной деятельности предприятия;
  • с искажением налоговой базы компании;
  • с нарушением сроков подачи финансовой отчетности в налоговую инспекцию и фонды.

Я сталкивалась с ситуацией, когда из-за конфликта акционеров был уволен главный бухгалтер. Буквально через несколько дней написала заявление об увольнении по собственному желанию заместитель главного бухгалтера. А при внутреннем аудите выяснилось, что:

  • бесследно исчезли акты последней инвентаризации;
  • даже квалифицированный программист так и не смог восстановить удаленные из системы программной поддержки бюджетирования и управления финансами предприятия данные, грамотно «выдранные» из различных периодов, что исказило налоговую базу сразу нескольких кварталов.

Положение может усугубиться, если главный бухгалтер был единственным сотрудником бухгалтерии: в компании не остается специалиста, который может дать экспертную оценку отражению тех или иных хозяйственных операций в учете предприятия.

ВАМ ДОСТУПНО ВИДЕО МАСТЕР-КЛАССА АЛЕКСАНДРА ЛЕВИТАСА

«ПАРТИЗАНСКИЙ МАРКЕТИНГ: ОСНОВЫ МАРКЕТИНГА БЕЗ БЮДЖЕТА».

ПОСМОТРЕТЬ МАСТЕР-КЛАСС БЕСПЛАТНО

Чтобы не узнать о сомнительной компетентности вашего главбуха и проблемах в бухгалтерии уже после вынесения судом решений об административной и (или) уголовной ответственности, подготовку к увольнению главного бухгалтера желательно начинать в момент его приема на работу. Генеральному директору необходимо:

1. Создать контрольные механизмы деятельности главбуха.

2. Заблаговременно позаботиться о преемнике.

3. Четко отработать схему передачи дел от одного главбуха другому.

4. Быть готовым к проверке финансово-хозяйственной деятельности организации и передаче дел новому главбуху, выбранному из числа лиц, временно допускаемых к исполнению обязанностей главного бухгалтера.

  • Как уволить сотрудника, который любым способом пытается остаться

Порядок увольнения главного бухгалтера

Шаг 1. Создание контрольных механизмов. Для того чтобы контролировать исполнение главным бухгалтером своих обязанностей и, в случае необходимости, привлечь его к ответственности, следует:

1. Определить временные рамки, в пределах которых лицо, занимающее должность главного бухгалтера, отвечает за свои действия. В основном это обеспечивается документальным оформлением. Именно с момента подписания соответствующего акта (приема и сдачи дел) и вступления в должность на главного бухгалтера возлагается (а при увольнении снимается) ответственность за организацию и ведение бухгалтерского учета, совершение и оформление хозяйственных операций организации.

2. Периодически проверять деятельность главного бухгалтера. Для осуществления проверок могут быть привлечены:

  • другие штатные работники предприятия (например, финансовый директор, заместитель главного бухгалтера);
  • сотрудники структурных подразделений компании;
  • специалисты аудиторских предприятий;
  • работники вышестоящих организаций и учреждений.

Шаг 2. Поиск преемника. С точки зрения безопасности компании генеральный директор должен заблаговременно позаботиться о преемнике в случае увольнения главного бухгалтера (особенно это важно в случае сложного и комплексного учета на предприятии). Проще всего ввести в штатное расписание должность заместителя главного бухгалтера. Благо нередко сам главбух, жалуясь на большое количество работы, изъявляет желание иметь помощника.

Говорит Генеральный Директор

Роман Астахов, Генеральный Директор компании «Матрикс Агритех», Москва

Обеспечить преемственность гораздо легче в компании, где незаменимых людей нет. Мы распределили обязанности между финансовым директором и главным бухгалтером. Помимо этого, в помощь последнему были приглашены два бухгалтера, каждый из которых четко знал свой круг обязанностей. Такая структура позволила, во-первых, обеспечить преемственность и, во-вторых, минимизировать риски утечки информации.

Рассказывает практик

Глеб Тихомиров, Финансовый директор российского представительства группы Sucden

Самый надежный способ поиска кандидата на должность главного бухгалтера — обратиться к знакомым аудиторам, которые в силу должностных обязанностей знают не только самих специалистов, но и их профессиональный уровень, отношения с руководством компаний, положительные и отрицательные стороны характера. Из числа недовольных своей работой главбухов аудиторы могут выбрать наиболее подходящих, которым предложат прийти на собеседование в компанию, заинтересованную в такого рода контактах.

По моему опыту, лучше всего поручить одному из сотрудников бухгалтерии исполнять обязанности уволенного главного бухгалтера на время поиска нового главбуха. Вполне вероятно, что именно исполняющий обязанности хорошо себя зарекомендует и впоследствии займет это место на постоянной основе.

Шаг 3. Увольнение главного бухгалтера: передача дел. Построить передачу дел при увольнении главного бухгалтера необходимо так, чтобы работа бухгалтерии не прерывалась ни на минуту. Замечу, что порядок передачи дел от одного главбуха другому не оговорен в действующем законодательстве. Однако существует общепринятая схема, согласно которой новый главный бухгалтер начинает принимать дела, как правило, на основании приказа руководителя.

Документальное оформление приема и сдачи дел и вступления в должность позволяет генеральному директору:

1. Разделить ответственность лиц, занимавших должность главного бухгалтера в разные календарные периоды времени.

2. Исключить возможность последующего «списания» выявленных нарушений на отсутствие контроля за организацией работы бухгалтерской службы. Нельзя забывать, что согласно закону именно генеральный директор несет ответственность за постановку и ведение бухгалтерского учета в организации.

3. Выявить нарушения, недостачи и убытки, устранения которых можно потребовать от лица, слагающего с себя полномочия главного бухгалтера. Тем самым Генеральный Директор освобождает себя:

  • от длительной процедуры расследования выявленных фактов и разграничения ответственности по ним между прежним и новым главным бухгалтером;
  • от необходимости обращаться в судебные и иные органы для возмещения убытков.

4. Найти основания для увольнения главного бухгалтера без выплаты ему определенных законом компенсационных и поощрительных сумм. Это можно сделать в том случае, если будут установлены факты ненадлежащего исполнения главным бухгалтером должностных обязанностей, которые влекут за собой:

  • необоснованные расходы организации;
  • правонарушения.

Документальное оформление передачи дел и вступления в должность также позволяет:

  1. Вашему уволенному главному бухгалтеру подтвердить надлежащее исполнение своих трудовых обязанностей;
  2. Вашему нынешнему главному бухгалтеру документально закрепить обстоятельства, в которых начинается трудовая деятельность, выявить факты нарушения действующего законодательства, исключив тем самым возможность личной ответственности за чужие действия.

Для оформления сдачи дел и должности может быть назначена соответствующая комиссия, проверка или ревизия финансово-хозяйственной деятельности. Через некоторое время, когда заместитель будет готов принять на себя функции главного бухгалтера, можно инициировать процедуру увольнения.

  • Как добиться возбуждения уголовного дела на главного бухгалтера, подозреваемого в воровстве

Шаг 4 (если необходимо). Проверка и временный главбух. Если прием на работу нового главного бухгалтера нельзя приурочить к моменту увольнения бывшего, генеральный директор должен быть готов:

  • осуществить проверку состояния финансово-хозяйственной деятельности организации;
  • передать дела новому главбуху, выбранному из числа лиц, временно допускаемых к исполнению обязанностей главного бухгалтера (в их числе может быть и сам Генеральный Директор). Можно обратиться к организациям, оказывающим услуги по ведению бухучета.

Однако генеральный директор должен осознавать, что временный допуск к исполнению обязанностей лиц из числа неспециалистов, а также внештатных сотрудников организации не может означать полномерного возложения на них установленной ответственности. А потому за их действиями нужно организовать контроль и энергично искать кандидатов на замещение должности главного бухгалтера на постоянной основе.

Рассказывает практик

Глеб Тихомиров, Финансовый директор российского представительства группы Sucden

После увольнения главный бухгалтер может навредить компании, отправившись с кляузой в налоговую инспекцию. А, как известно, налоговики не могут уйти с места проведения проверки ни с чем. Обезопасить компанию от непредсказуемых действий главбуха можно только методом убеждения. Важно хорошо знать сильные и слабые стороны характера этого человека, вплоть до того, как и где он предпочитает ужинать, одеваться, проводить свободное время. Таким образом Вы поймете, чего Вашему главбуху не хватает и какие средства Вам придется заложить в бюджет, условно назвав их «Вынужденная статья расходов — на защиту от экс-главбуха».

И кстати, уволить главного бухгалтера и, главное, сделать это «чисто», то есть, скажем, по сокращению штата, очень тяжело. Необходимо найти вескую причину, которая не позволит вернуться в компанию по решению суда.

  • Как уволить начальника IT-отдела без последствий для бизнеса

Мы, например, пытались оформить уход как добровольный, договорившись о выплате крупной компенсации. Но, получив практически всю сумму, женщина, занимавшая должность главбуха, обратилась в суд с иском о восстановлении в должности. Процесс затянулся на полгода.

Нам помог случайно всплывший факт из ее трудовой биографии, который и поставил точку в судебном процессе. Как оказалось, она занимала две должности в нашей группе компаний: главного бухгалтера на одном из предприятий (по совместительству) и заместителя финансового директора на другом. А в Трудовом кодексе сказано, что, когда появляется сотрудник, который готов исполнять обязанности на постоянной основе, можно уволить того, кто работает по совместительству. Мы нашли такого работника, и суд принял нашу сторону.

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

Как оформить должность и.о. главного бухгалтера?

Отметим, что по общему правилу исполнение обязанностей по вакантной должности не допускается. Такое положение предусмотрено п. 2 Разъяснение Госкомтруда СССР № 30, ВЦСПС № 39 от 29.12.1965 «О порядке оплаты временного заместительства», согласно которому назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности не допускается. Это возможно только по должности, назначение на которую производится вышестоящим органом управления.

Должности с приставкой «и. о.» или «в.р.и. о.» не существуют. И использование данной приставки возможно только в одном исключительном случае, если данная должность (т.е. исполняющий обязанности) предусмотрена штатным расписанием.

Трудовая функция предполагает работу по должности в соответствии со штатным расписанием (ст. 57 ТК РФ).

Как следует из вопроса, должности и.о. главного бухгалтера в вашем штатном расписании нет.

Соответственно, если бухгалтер был назначен или переведен на должность «и.о. главный бухгалтер», то фактически он выполняет работу по должности, не предусмотренной штатным расписанием, что противоречит законодательству.

Если же бухгалтер без освобождения от своих основных обязанностей исполняет обязанности главного бухгалтера в порядке совмещения, то такая ситуация допустима.

Соответственно, претендента на должность главного бухгалтера с учетом сказанного выше можно принять, в том числе и до утверждения, только на должность главного бухгалтера, т.к. должности и.о. главного бухгалтера в штатном расписании нет.

При этом, если бухгалтеру оформлено совмещение по должности главного бухгалтера, то необходимо оформить его прекращение (ст. 60.2 ТК РФ).

Если бухгалтеру был оформлен временный перевод на должность главного бухгалтера, то по окончанию срока, на который он был переведен, работнику следует предоставить прежнее место работы. Если срок временного перевода не истек, то досрочное прекращение перевода возможно по соглашению сторон. После чего на данную должность можно будет принять нового работника.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ответ: Можно ли использовать должности с приставкой «и. о.», «ио», «врио»

Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденный приказом Росстандарта от 12 декабря 2014 г. № 2020-ст, и Квалификационный справочник, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37, не содержат должностей, имеющих приставку «и. о.», «ио», «врио». Исполнение обязанностей другого работника (временное замещение), как правило, оформляют либо как поручение дополнительной работы с сохранением прежних обязанностей без изменения должности, либо как временный перевод на должность того, кого требуется заменить (ст. 60.2, 72.2 ТК РФ).

Вместе с тем, сотрудник, который без освобождения от своих основных обязанностей временно замещает сотрудника, ответственного в том числе за подписание каких-либо документов, при подписании таких документов в реквизите «Подпись» вместо своей текущей должности может указать «и. о.» и должность замещаемого сотрудника.

Например, финансовый директор Глебова без освобождения от своих основных обязанностей временно замещает генерального директора Львова в период его отпуска. Документ, где в общем случае требуется подпись директора, может быть подписан Глебовой как исполняющей обязанности. Например:

«И. о. генерального директора Личная подпись А.В. Глебова».

Такая возможность предусмотрена в пункте 3.17 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

Другой вариант подписи – это указание своей текущей должности (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Для приведенного выше примера получится так:

«Финансовый директор Личная подпись А.В. Глебова».

Для подтверждения своих полномочий на подписание документов рядом с подписью дополнительно можно сделать ссылку на приказ, по которому сотруднику временно поручено замещать другого сотрудника и исполнять его обязанности.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Оставьте комментарий