Использование в личных целях

Использование служебных автомобилей сотрудниками организаций в личных целях запрещается. Это обусловлено тем, что компания в таком случае несет имущественные и материальные потери. В отдельных случаях допускается эксплуатация транспортирных средств в нерабочее время, если на предприятии имеется соответствующая инструкция, которая регламентирует подобные действия.

Ответственность за использование служебного автомобиля в личных целях

Использование служебного автомобиля сотрудником предприятия без соответствующего разрешения может привести к двум видами ответственности:

• имущественной
• материальной.

Имущественная ответственность на водителя возлагается вследствие того, что его действия приводят к чрезмерным тратам горюче-смазочных веществ (ГСМ), которые не учитываются в отчетности предприятия. Кроме этого, эксплуатация транспортного средства приводит к изнашиванию основных агрегатов и узлов, что в свою очередь влияет на увеличение амортизационных трат компании.

Материальная ответственность возникает только в тех случаях, когда сотрудник компании причиняет какой-либо ущерб машине, требующий проведения дальнейшего ремонта: замены лакокрасочного покрытия или же определенных деталей.

Получение разрешения на использование автомобиля компании в нерабочее время

Предоставление сотрудникам компании возможности использовать служебный автомобиль в нерабочее время должно регламентироваться соответствующим внутренним документом: политикой, порядком, инструкцией или протоколом. В нем должны быть учтены такие важные особенности:

1. осуществление компенсации расходов на ГСМ;
2. методика контроля пробега;
3. нюансы использования автомобиля;
4. способ ведения отчетности.

Стоит обратить внимание на то, что использование транспортных средств компании сотрудниками в нерабочее время не требует от них необходимости иметь с собой путевые листы. Несмотря на это, инспекторы ГИБДД могут их требовать. В подобных ситуациях защищать свои права водителю придется в судебном порядке.

Для минимизации потерь предприятию необходимо осуществлять технический контроль за своим автомобильным парком, который может использоваться сотрудниками в личных целях. Компания «ПредРейс МСК», осуществляющая свою деятельность в Москве и Московской области, может в значительной степени упростить данный процесс, сделав его менее длительным и затратным. Для получения более детальной информации, обращайтесь за помощью к нашим сотрудникам прямо сейчас!

Поделиться страницей:

Понравилась статья?! Расскажи друзьям — им полезно, нам приятно 🙂

Поделиться

Продолжаем цикл «Интеллектуальная собственность в event-бизнесе». Сегодня мы подробнее рассмотрим такой случай свободного использования результатов интеллектуальной деятельности как воспроизведение произведения в личных целях.

В соответствии со ст.1273 Гражданского кодекса Российской Федерации* (часть 4): «1. Допускается без согласия автора или иного правообладателя и без выплаты вознаграждения воспроизведение гражданином при необходимости и исключительно в личных целях правомерно обнародованного произведения, за исключением:

• 1) воспроизведения произведений архитектуры в форме зданий и аналогичных сооружений;
• 2) воспроизведения баз данных или их существенных частей, кроме случаев, предусмотренных статьей 1280 настоящего Кодекса;
• 3) воспроизведения программ для ЭВМ, кроме случаев, предусмотренных статьей 1280 настоящего Кодекса;
• 4) репродуцирования книг (полностью) и нотных текстов (статья 1275), то есть их факсимильного воспроизведения с помощью любых технических средств, осуществляемого не в целях издания;
• 5) видеозаписи аудиовизуального произведения при его публичном исполнении в месте, открытом для свободного посещения, или в месте, где присутствует значительное число лиц, не принадлежащих к обычному кругу семьи;
• 6) воспроизведения аудиовизуального произведения с помощью профессионального оборудования, не предназначенного для использования в домашних условиях.

2. В случае, когда воспроизведение фонограмм и аудиовизуальных произведений осуществляется исключительно в личных целях, авторы, исполнители, изготовители фонограмм и аудиовизуальных произведений имеют право на вознаграждение, предусмотренное статьей 1245 настоящего Кодекса».

Итак:

1. В рассматриваемом случае использование произведения без согласия автора или иного правообладателя и без выплаты вознаграждения допускается воспроизведение, осуществляемое только гражданином.

Статья 1273 ГК РФ охватывает воспроизведение произведений только физическим лицом, а не юридическим лицом любой правовой формы. Не допускается распространение за оплату.

Произведение должно стать правомерно обнародованным до осуществления воспроизведения. Любая копия должна предназначаться обязательно и исключительно для личного (частного) использования копировщика.

Копия или воспроизведение не может быть использовано в связи с предпринимательской или коммерческой деятельностью, или находиться в обращении после непосредственного использования физическим лицом, делающим копию**.

Использование произведения в личных целях означает последующее некоммерческое использование соответствующего экземпляра для удовлетворения собственных потребностей или потребностей обычного круга семьи этого гражданина (который определяется судом с учетом конкретных обстоятельств рассматриваемого дела)***.

В частности, использование напечатанной (воспроизведенной) книги в процессе повседневной трудовой преподавательской деятельности для чтения лекций, для проведения вебинаров, тренингов, мастер-классов нельзя считать личным использованием, поскольку в данном случае книга как литературное произведение используется не для собственных потребностей****. Литературные материалы используются не для собственных (семейных, бытовых) потребностей и не для решения своих личных дел в процессе работы, а для потребностей обучающихся, слушателей вебинаров (тренингов, мастер-классов). Проведение вебинаров, тренингов, мастер-классов не является личной сферой преподавателя, так как в процессе обучения между преподавателем/ ведущим вебинара (тренинга, мастер-класса) и обучающимися (слушателями) складываются не личные связи, а отношения по обучению, конечным результатом которых является передача знаний.

Под личными целями рассматривается некоммерческое использование экземпляра для удовлетворения собственных потребностей или потребностей обычного круга семьи гражданина. Обычный круг семьи определяется судом, с учетом конкретных обстоятельств дела.

Под использованием произведения при необходимости в личных целях понимается использование в единичных экземплярах, количество которых оправдано и необходимо для удовлетворения собственных потребностей гражданина***.

Свободное использование произведений в личных целях разрешено только путем его воспроизведения: изготовление одного или более экземпляров произведения или его части в любой материальной форме, запись произведения на электронном носителе и в памяти ЭВМ (подп. 1 п. 2 ст. 1270, подп. 5 п. 2 ст. 1317 ГК РФ и другие), в том числе запись при помощи различных технических устройств теле- и радиопередач, изготовление ксерокопий произведений, скачивание произведений и фонограмм из Интернета.

Произведение к моменту личного использования должно быть правомерно обнародованным. В отношении необнародованных произведений не допускается свободное воспроизведение в личных целях. Воспроизведение не является нарушением исключительных прав на произведение только в том случае, если в момент изготовления экземпляра само произведение используется правомерно.

Например, нарушением исключительного права на произведение будет являться изготовление одного экземпляра произведения или более, осуществленное с контрафактного экземпляра либо при неправомерном доведении до всеобщего сведения (в том числе при неправомерном размещении в сети «Интернет»)***.

Свободное воспроизведение произведения в личных целях, электронная копия которого неправомерно размещена в Интернете, считается нарушением исключительного права на это произведение.

Для защиты исключительных прав автора не имеет юридического значения то обстоятельство, что у пользователя произведения может отсутствовать гонорар за неправомерное воспроизведение *****.

Преподавательская деятельность, деятельность по проведению вебинаров, тренингов, мастер-классов, в которой в том числе при чтении лекций, предоставлении материалов слушателям используется воспроизведенное произведение (например, литературных произведений), сопровождается получением пользователем (например, организатором вебинара, тренинга) вознаграждения с слушателей, заказчиков, что составляет его доход (выгоду). Оплачиваемая деятельность не является благотворительной некоммерческой деятельностью. То обстоятельство, что у конкретного преподавателя, ведущего вебинара, тренинга мог отсутствовать гонорар за участие в вебинаре, тренинге, мастер-классе для возникших между сторонами по делу правоотношений юридического значения не имеет. Для заказчика тренинга, вебинара, мастер-класса или слушателя такая деятельность организатора является возмездной.

Законом не предусмотрено воспроизведение правомерно опубликованного произведения для удовлетворения профессиональных потребностей без согласия автора или иного правообладателя и без выплаты вознаграждения******. Является незаконным воспроизведение аудиовизуального произведения с помощью профессионального оборудования, не предназначенного для использования в домашних условиях.

Каждый раз намереваясь использовать произведение в личных целях рекомендуется анализировать будут ли соблюдены все условия, необходимые для свободного воспроизведения результата интеллектуальной деятельности, и не приведет ли использование произведения к привлечению к ответственности.

В следующей статье мы рассмотрим такой случай свободного использование результатов интеллектуальной деятельности как использование произведения являющимся общественным достоянием.

* Гражданский кодекс Российской Федерации

** Протокол о присоединении Российской Федерации к Марракешскому соглашению об учреждении Всемирной торговой организации от 15 апреля 1994 г. (Женева, 16 декабря 2011 г.), Российская Федерация ратифицировала Протокол Федеральным законом от 21 июля 2012 г. N 126-ФЗ

*** Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 23 апреля 2019 г. N 10 «О применении части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации» (пункт 97)

**** Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации от 24 мая 2011 г. N В-11-32; Апелляционное определение СК по гражданским делам Владимирского областного суда от 19 июня 2013 г. по делу N 33-1840/2013

***** Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации от 24 мая 2011 г. N В-11-32; Апелляционное определение СК по гражданским делам Владимирского областного суда от 19 июня 2013 г. по делу N 33-1840/2013

****** Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации от 24 мая 2011 г. N 5-В11-32)

Понравилась статья?! Расскажи друзьям — им полезно, нам приятно 🙂

25 декабря в правительстве приняли положение о нормах положенности автотранспортных средств, определяющее количество транспортных средств для центральных и местных органах госуправления, за исключением министерства обороны, МЧС и МВД.

Кабмин установил предельную стоимость транспортного средства для руководителей центральных органов госуправления, для их заместителей и иных сотрудников указанных органов.

«У нас много учреждений, госорганов, в которых много заместителей, но не у всех трудовая деятельность связана с разъездами – приехать на работу и на работе находиться не может считаться разъездным характером», – подчеркнул руководитель аппарата кабинета министров Давид Сангулия.

Он отметил, что до конца марта 2020 года центральным и местным органам госуправления необходимо представить в кабмин согласованный акт, в котором будет указано количество транспортных средств действительно необходимых каждому органу и обосновать для чего.

Кабинет министров также принял постановление о порядке выплат компенсаций за использование личного автотранспорта в служебных целях.

По словам Сангулия, на сегодняшний день в данной сфере действует акт кабинета министров 1999 года, который устанавливал придельные ставки выплат компенсаций за использование личных авто для служебных поездок. В связи с тем, что суммы в акте очень низкие, работники отказывались и отказываются использовать свой личный транспорт для служебных целей.

«В этой связи по поручению кабмина был разработан нормативно правовой акт в новой редакции, который устанавливает более экономически обоснованные ставки для того, чтобы стимулировать работников использовать личное авто в служебных целях», – сказал руководитель аппарата кабинета министров.

Сангулия пояснил, что количество транспортных средств будет регулироваться министерством финансов, нельзя будет брать свыше определенного количества транспортных средств в аренду у своих сотрудников.

Размер компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях для легковых машин с объемом двигателя до 2 литров составит 2400 рублей, а для машин с объемом двигателя свыше 2 литров составит 3 000 рублей. Ранее размер компенсаций составлял 200 рублей.

Размер компенсации включает возмещение работнику всех затрат по эксплуатации используемого для служебных целей личного автотранспорта, в том числе затраты по его ремонту и техническому обслуживанию. Компенсация указанных затрат за счет средств бюджетной системы сверх установленного лимита не допускается. Возмещение расходов на топливо и смазочные материалы работнику производятся по фактическим затратам, согласно установленным законодательством нормам.

При этом, согласно постановлению, государство не будет нести расходы на компенсацию последствий ДТП.

«Сначала урегулируем, какое количество машин каждому органу положено. Если государство не может купить эти машины, тогда нужно брать в аренду у своих работников», – сказал Давид Сангулия

Если автомобиль фирмы используется не только в служебных, но и в личных целях, нужно оформить правильные путевые листы. От того, по какой форме они составлены, зависит учет расходов на ГСМ при расчете налога на прибыль.

Все расходы, принимаемые в расчет при исчислении базы по налогу на прибыль, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Расходы на обслуживание легкового автотранспорта не являются исключением. Но в ситуации, когда автомобиль используется не только для служебных, но и для личных целей, могут возникнуть сложности с налоговым учетом расходов на ГСМ. Как фирме подстраховаться от претензий при налоговой проверке?

Путевой лист: выбираем удобный вариант

Расходы на приобретение топлива в налоговом учете списываются не сразу.

Исходя из разъяснений налоговиков*(1) стоимость приобретенного, например, по топливным картам бензина нельзя включить в состав расходов ни в момент уплаты авансовых платежей (т.е. на дату приобретения карты), ни в момент фактической заправки бензина и списания с топливной карты его стоимости. Это связано с тем, что заправка бензина в топливный бак на основании чека терминала АЗС подтверждает только факт его приобретения, но не доказывает его целевое использование. Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, по мнению чиновников, является путевой лист, который предназначен для учета и контроля работы транспортного средства и водителя*(2).
Перевозка пассажиров и багажа, грузов, в частности, легковыми автомобилями без оформления путевого листа запрещается.

Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты*(3):
1) наименование и номер;
2) сведения о сроке действия;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе.

При оформлении путевых листов имейте в виду, что унифицированные формы*(4) этого документа, утвержденные Госкомстатом России, обязаны применять только автотранспортные организации.

Все остальные компании могут выбирать, какую форму путевого листа им использовать: унифицированную или разработанную самостоятельно. При выборе последнего варианта учтите, что такой бланк путевого листа должен быть утвержден в качестве приложения к учетной политике и содержать все обязательные реквизиты (указаны выше).

Обратите внимание: перечень обязательных реквизитов не требует вписывать маршрут следования автомобиля. То есть в собственную форму путевого листа компания может не включать эту информацию, что особенно важно, если автомобиль используется не только для служебных, но и для личных целей.
Эти же выводы подтверждает и судебная практика.

Например, интерес представляет одно из решений ФАС Северо-Западного округа, которое было принято в пользу компании*(5).

Налоговый орган указывал на то, что в ежемесячно составляемых фирмой путевых листах и отчетах по расходу ГСМ отсутствуют сведения о маршруте следования служебных легковых автомобилей, ежедневном количестве рейсов, номерах водительских удостоверений. Также не указаны дата, время выезда и возвращения в гараж автомобилей, показания спидометра, остатки топлива в баке на начало и конец каждого дня и его ежедневный расход.

Но фирма в обоснование своих затрат представила следующие документы: инструкции по использованию служебных легковых машин, утвержденные приказами директора, приказы о порядке использования служебного транспорта, ведомости выдачи талонов на топливо, регистры бухгалтерского учета талонов, путевые листы.

Судьи сделали вывод, что при решении вопроса о документальном подтверждении расходов для определения базы по налогу на прибыль принимаются любые, даже косвенные доказательства. Содержащиеся в путевых листах сведения (пробег автомобиля, расход горючего, остатки ГСМ в баке автомобиля при выезде и возвращении) позволяют определить произведенные расходы и в совокупности с иными первичными документами, оформленными надлежащим образом, подтверждают их экономическую оправданность.

Еще одно положительное для фирм судебное решение было принято ФАС Московского округа*(6). Налоговики пытались доказать, что если в путевых листах не указан маршрут следования автомобиля, то такой документ не может подтверждать расходы на приобретение ГСМ.

Обосновывая произведенные расходы, фирма представила первичные документы на получение топлива от поставщиков, их отчеты об объемах произведенных заправок автомобилей, платежные поручения, нормы расхода топлива, утвержденные приказом руководителя. Кроме того, путевые листы с указанием всех обязательных реквизитов, подтверждающие ежедневный пробег автомобиля, с информацией о получении и расходовании топлива, ежемесячные акты на списание топлива, оформленные должным образом.

Выводы суда были следующими: налоговым органом не доказано, что расходы на ГСМ являются необоснованными, а отсутствие в путевых листах данных о маршруте следования автомобиля не может являться основанием для отказа в подтверждении произведенных расходов.

Как видим, организации имеют полное право включать затраты на бензин в состав налоговых расходов на основании документов, подтверждающих факт приобретения бензина, и самостоятельно разработанной формы путевого листа, в которой отсутствует маршрут следования. При этом путевой лист можно оформлять на любой срок — от одного дня до одного месяца*(7).

И если из каких-либо других документов не следует непроизводственный характер поездок (например, из должностной инструкции водителя или письменных поручений директора), то компания вправе полностью учесть затраты на бензин (в т.ч. и израсходованный в поездках для личных целей) в составе расходов при исчислении налога на прибыль.

Минусы унифицированного путевого листа

Если же фирма применяет унифицированную форму путевого листа, то необходимо заполнять графу «Место отправления и назначения» и все остальные реквизиты данной формы, ведь удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается*(8).

Поэтому следует тщательно проверять, чтобы в качестве мест отправления и назначения не были указаны «подозрительные» адреса, которые могут послужить для налоговиков сигналом, что поездка не связана с исполнением директором своих обязанностей.

Если сведения о маршруте не указаны или пункты назначения говорят о непроизводственном характере поездки, фирма не сможет принять в состав расходов для целей исчисления прибыли эти затраты на бензин.
Кроме того, в такой ситуации у сотрудника возникает доход в натуральной форме в виде стоимости топлива, с которого организация, будучи налоговым агентом, должна исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ, а также уплатить обязательные страховые взносы*(9).

НДС, принятый к вычету со стоимости непроизводственного бензина, тоже может быть признан налоговым органом необоснованным*(10).

Списание топлива — строго по норме

Также следует помнить, что расходы на бензин являются нормируемыми. И хотя в Налоговом кодексе не предусмотрено ограничений по учету расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль, нормы расхода содержатся в Методических рекомендациях «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте»*(11).

Эти нормы расхода топлива обязаны применять не только автотранспортные предприятия, но и все фирмы, которые эксплуатируют автомобили. Они предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению.
Следовательно, во избежание претензий налоговиков количество фактически израсходованного топлива компании необходимо сопоставлять с нормами, которые содержатся в Методических рекомендациях*(12).
В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, фирме следует руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля*(13).