Исправления в документах

Исправление ошибок бухгалтеров: основные правила

Все основные требования к бухгалтеру, по поводу исправления записей в бухгалтерских документах, были установлены приказом Министерства Финансов Российской Федерации. Основываясь на нём можно сказать, что метод исправления зависит от:

  • Вида документа;
  • Даты его заполнения;
  • Даты обнаружения недочетов.

Всего существует 3 метода исправления, которые могут относиться ко всем видам документов:

  • Корректура. Способ применяется преимущественно в документах, распечатанных на бумаге. При допущении ошибки, неверные сведения зачеркивают таким образом, чтобы написанное можно было прочесть. Также все исправления обязательно заверяются подписью и ФИО человека, который производил запись. Обязательным пунктом является проставление даты внесения изменений и печати организации;
  • «Красное сторно». Данный метод исправления ошибок относится к бухгалтерским счетам. В таком случае, при ошибке проводка должна заново пройти, но красным цветом. Сумму, которая отмечена такими чернилами, при подсчете итогового результата нужно обязательно вычитать. После этого необходимо сделать новую проводку с правильными данными и обычными чернилами;
  • Дополнительная проводка. Если проводка бухгалтерских счетов была сделана не вовремя или в изначальной корреспонденции была отмечено неверная сумма, то необходимо исправлять ошибки именно таким методом. Так, организация должна составить новую проводку на ту сумму, которой не хватает. Если же цифра немного завышена, то проводка должна быть отмечена красным цветом. Также обязательно необходимо поставить причину данного исправления.

Стоит отметить, что не все бухгалтерские документы могут быть исправлены. Например, кассовые и банковские документы исправлять категорически запрещено.

Мы подробнее рассмотрим несколько типов бухгалтерской документации, ошибки в которых требуют обязательного исправления.

Ошибки в первичных бухгалтерских документах

К первичным бухгалтерским учетным документам относятся:

  • приходные кассовые ордера, а также квитанции прикрепленные к ним;
  • расходные кассовые ордера;
  • акты приемки сдачи;
  • договора, которые были составлены между сторонами при операции сделки или расчёта.

В том случае, если специалистом отдела бухгалтерии была допущена ошибка в первичном документе, то исправлять ее необходимо до того, как сведения не были занесены в бухгалтерский учёт.

В соответствии с Федеральным Законом «О бухгалтерском учете», были закреплены специальные правила, по которым нужно исправлять ошибки в данном документе.

Если ошибки были допущены при составлении ордеров или квитанций к ним, которые были заполнены в распечатанном варианте, то исправлять ошибки в них запрещено. Единственным решением будет являться повторное оформление документов.

Вся основная документация можете исправляться при помощи способа Корректуры. То есть в случае неправильного внесения каких-либо данных, специалист отдела бухгалтерии аккуратно зачеркивает их, и выше прописывает исправленный вариант.

Даже если ошибка была допущена в одной цифре, исправлять необходимо всю прописанную сумму.

После этого, нужно прописать дату изменения, подпись человека, который осуществлял изменения, а также поставить печать организации. Также добавить фразу «Написанному в исправлении верить».

Если документ имеет электронный вариант, то его можно исправить , а после распечатать и подписать все данные заново.

Ошибки в регистрах бухгалтерского учета: как исправить

Для исправления документа, который уже был занесен в бухгалтерский учет, нужно воспользоваться учетным регистром.

Также, как и в первичных документах, операцию необходимо выполнять корректурный способом. Исключением считается ситуация, когда недочеты напрямую связаны с корреспонденцией бухгалтерских счетов, а также, если информация была занесена в итоге бухгалтерского или налогового учета. Поэтому необходимо воспользоваться способом исправления «Красное строно».

Нередко такой метод бухгалтеры применяют для снижения начисленной стоимости в суммах по бухгалтерским счетам или же для прописания отрицательных отклонений, а также при недочетах, которые были отражены в корреспонденции счетов.

Нередко необходимо исправить ошибки, которые были занесены в регистры бухгалтерского учета, и обнаружились после отчётного периода. Так, бухгалтеру нужно исправить все данные, после откорректировать всё в форме бухгалтерской отчётности по соответствующим налоговым расчётам. Затем специалист должен уплатить в бюджет сумма налоговых платежей.

Как составить бухгалтерскую справку

Если ошибка была допущена при фиксировании хозяйственных операций в счетах бухучета, специалисту необходимо оформить бухгалтерскую справку, которая свидетельствует об исправление проводок. Причиной этому действию является то, что все данные, которые отражаются в учетных регистрах, производятся на основе первичных учетных документов. Данный факт зафиксирован в Федеральном законе «О бухгалтерском учете».

Такая справка является необходимой для реализации исправления данных, а также факты допущения ошибки. После этого на основании ее сведений правильный вариант и переносится в учетные регистры. Стоит отметить, что бухгалтерская справка переносится в них обособленно от других документов.

Оформляется она в свободной форме, но при этом обязательным критерием является прописание всех реквизитов, которые закреплены в федеральном законе «О бухгалтерском учете».

Однако в бюджетных организациях документ имеет особую форму — ф. 433.

Также нужно прописать:

  • Описание ошибки, допущенной при оформлении хозяйственной операции;
  • Полное название, а также местонахождение документа, в котором необходимо провести исправление данных;
  • Подробное содержание ошибки;
  • Объяснение причины, по которой была допущена она;
  • Способ коррекции неправильно внесённой информации.

Юридическая ответственность

Если бы специалист отдела бухгалтерии пропустил ошибку и занес в бухгалтерский учёт, после чего неё обнаружили сотрудники Налоговой Службы при проведении проверки, то данная ситуация может повлечь за собой штрафные санкции.

Так, по статье 120 Налогового кодекса Российской Федерации их размер составляет от 10 000 до 30 000 рублей, а также это может быть штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога или же страховых взносов. При этом его сумма должна быть более 40 000 рублей.

Зачастую документы с ошибками принимаются за поддельные бумаги. Поэтому к ответственности привлекаются именно по данной статье.

За использование поддельного документа человек или организации привлекаются к уголовной ответственности по статье 327 Уголовного кодекса Российской Федерации. За такое преступление человек или организация могут получить:

  • Штраф до 80000 рублей;
  • Штраф в размере зарплаты за период до шести месяцев;
  • Исправительные работы до 2 лет или обязательные работы до 480 часов;
  • Арест до 6 месяцев.

Если судом будет доказано, что сотрудник бухгалтерии заведомо подделал документ, то ему грозит либо административная, либо уголовная ответственность.

Например, компания, которая изготавливала поддельные бланки или печати, будет привлечена к административной ответственности по статье 19.23 КоАП РФ. Наказанием будет штраф, в размере от 30 000 до 40000 рублей и конфискация подделок.

Способы исправления ошибок в бухгалтерских документах

Ошибки в регистрах бухгалтерского учета могут быть опасны для компании налоговыми финансовыми потерями. Чтобы этого избежать, компания должна вовремя обнаружить их и исправить. О том, какими способами можно исправить ошибки в бухгалтерских документах, читайте в статье.

Ошибки в регистрах бухгалтерского учета могут быть опасны для компании налоговыми финансовыми потерями. Чтобы этого избежать, компания должна вовремя обнаружить их и исправить. О том, какими способами можно исправить ошибки в бухгалтерских документах, читайте в статье.

Исправление бухгалтерских ошибок регламентируется Федеральным законом от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее —Закон № 402-ФЗ) и Положением по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (ПБУ 22/2010). Для того чтобы исправить ошибки, у бухгалтеров, существует несколько способов это сделать:

  1. Одним из способов корректировки является «красное сторно». Этот способ внесения исправлений применяется в том случае, если в учете дана неправильная корреспонденция счетов. Суть данного способа в том, что вначале неверная проводка повторяется красными чернилами (или красным цветом в компьютерной программе). При подсчете итогов в регистрах суммы, которые записаны красным цветом, вычитаются из общей суммы. Таким образом, неправильная запись аннулируется. После этого нужно составить новую проводку с правильной корреспонденцией счетов или правильной суммой.
  2. Корректурный способ. Этот способ применяется для исправления ошибок в первичных документах и регистрах бухучета. Неправильное слово или сумму необходимо зачеркнуть тонкой линией так, чтобы можно было прочитать первоначальный вариант, а сверху аккуратно написать правильное значение. Исправление должно заверить подписью лицо, которое ответственно за ведение регистра. Кроме того, нужно проставить дату и печать компании (ст. 9 и 10 Закона № 402-ФЗ, разд. 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105, и письмо Минфина России от 31.03.09 № 03-07-14/38). Таким образом, исправления в регистры учета вносятся до подсчета итогов. Этот метод используют при «ручном» ведении учета, без применения компьютерных программ;
  3. Способ дополнительной проводки. Его используют, когда операция не была отражена своевременно или при правильной корреспонденции счетов сумма операции оказалась меньше реальной. В этом случае компания должна составить дополнительную бухгалтерскую проводку на сумму операции или на разницу между правильной и отраженной суммой. Обратите внимание, что необходимо составить бухгалтерскую справку, в которой нужно пояснить причины исправления. Таким образом, исправляются ошибки, выявленные как в текущем, так и в прошлых периодах.

Исправление в первичных документах

Важно! Бухгалтер может совершить ошибку при составлении первичных учетных документов, регистров бухучета, различных форм бухгалтерской или налоговой отчетности и расчетах. При этом следует помнить, что исправить можно не всякий документ. В определенных случаях составить его потребуется заново.

В соответствии с законом №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (часть 7 ст. 9), исправления в первичных документах возможно только в том случае, «если иное не установлено федеральными законами и нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета».

К документам, в которых не допускается вносить исправления относят:

  1. Кассовые документы (расходные и приходные кассовые ордера). Другие документы, которые составляются при ведении кассовых операций, исправлению подлежат. Например, исправления допускаются в кассовой книге.
  2. Бланки строгой отчетности. Этот документ должен заполняться разборчиво, четко и исправления вносить в него не допускается. Испорченный БСО должен быть перечеркнут и приложен к книге учета бланков документов за ту дату, в которую он был заполнен.
  3. Банковские документы. Исправления и ошибки в банковских документах недопустимы. Исправления будут восприниматься в качестве нарушения целостности распоряжения в переводе средств. Исправлению такие ошибки не подлежат.

В какие документы можно вносить исправления

Теперь разберемся в какие документы могут вноситься исправления. Во всех случаях, не относящихся к перечисленным выше, первичные документы можно исправлять. При этом исправление должно содержать дату исправления, подпись лиц, которые составили этот документ и указание фамилии и инициалов, а также иных реквизитов, позволяющих идентифицировать личность. При этом основными вопросами относительно исправлений в первичных документах относят: Как правильно исправить ошибку, можно ли ее просто замазать корректором? Кто подписывает исправление, если работник, допустивший ошибку, отсутствует? (Читайте также статью ⇒ Форма Т-2. Личная карточка работника)

Порядок, по которому происходит исправление ошибок в первичных бумагах устанавливается Положением о документах и документообороте №105. В соответствии с данным положением устанавливаются следующие требования:

  • как в тексте, так и в цифровых значениях первички подчистка или несогласованные исправления недопустимы;
  • исправление ошибок в первичке происходит следующим образом: неправильный текст или сумму зачеркивают и над сверху записывается верный текст или сумма;
  • неверный текст или цифра зачеркивается одной чертой, при этом сделать это нужно таким образом, чтоб исправленное можно было прочитать;
  • исправление ошибки сопровождается надписью «исправлено».

Данный порядок на сегодня является актуальным, это подтверждает письмо Минфина №03-07-14/38.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Если лицо, ответственное за ведение документа отсутствует, то может ли внести за его исправления сотрудник по доверенности?

Ответ: Дело в том, что доверенность является инструментом гражданско-правовых отношений. Согласно трудовому законодательству, трудовая функция должна выполняться работником лично и в ТК РФ такой термин, как «доверенность» и вовсе не употребляется. При составлении доверенности, в ней должен быть указан конкретный человек, но в том случае, если трудовой договор с работником прекращен, сделать это невозможно. Порядок, по которому в компании ведется бухгалтерский учет утверждается руководителем, поэтом только он может принять решение о том, кем будут пописываться исправления в случае отсутствия нужного сотрудника.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Юридическая Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик
Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Оставьте комментарий