Изменения в графике отпусков

Содержание

Можно ли внести корректировки после его утверждения?

Несмотря на то, что график утвержден руководителем и обязателен для всех, в него при необходимости можно вносить изменения после утверждения.

Более того в бланке Т-7 предусмотрена отдельная графа, где можно отразить перенесенные даты отпусков.

Главное при внесении изменений – это правильно задокументировать процесс. То есть чтобы внести новые даты начала и окончания отпуска или его продолжительности, нужно иметь обосновывающие документы.

Важно! Без документов корректировать график после его утверждения запрещается.

Изменять форму Т-7 можно только при согласии обеих сторон, одностороннее изменение не разрешается.

Инициатива по корректировки исходного документа может исходить как от работника, так и от работодателя.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

По инициативе работодателя

Основания для внесения изменений в график отпуск по инициативе работодателя:

  • прием на работу нового сотрудника;
  • производственная необходимость, под которой понимается обширный круг причин.

Изменить действующий график после его утверждения работодатель может по своей инициативе, но необходимо уведомить об этом работника, объяснить ему причину, убедить в необходимости переноса отпуска, получить его согласие в письменном виде.

Указанный выше порядок предусмотрен для случаев, когда причиной внесения изменений в порядок ухода в ежегодный отпуск выступают внутренние обстоятельства в организации, связанные с рабочим процессом, а сами корректировки касаются работников, отраженных в графике.

Под понятием «производственная необходимость» может подразумеваться любая причина, связанная с деятельностью организации:

  • внеплановая проверка деятельности – в этом случае возможен перенос отпуска бухгалтеров, ответственных, руководящих лиц;
  • срочное задание, которое может выполнить только конкретный работник;
  • болезнь человека, которого необходимо временно заместить, или иные причины отсутствия;
  • незапланированные командировки, которые невозможно перенести на другой срок;
  • большой заказ, который нужно срочно выполнить во избежание проблем с заказчиком;
  • реорганизация компании и т.д.

Обособленно стоит процедура изменения формы Т-7 при приеме нового сотрудника. В этой ситуации получать согласие работника не нужно, при желании работодатель может по собственной инициативе либо изменить действующий документ, либо предоставить работнику отпуск без внесения сведений о нем в текущий график отпуск. Данная ситуация подробнее рассмотрена ниже.

Если необходимо внести изменения в утвержденный график отпуск в связи с производственной необходимостью, то работодатель должен составить уведомление для работника.

Уведомление должно содержать причины необходимости изменений и сроки, на которые планируется перенести отпускное время. Работник вправе согласиться или отказаться.

В первом случае составляется приказ о переносе отпуска и внесении изменений в действующий график Т-7.

По желанию работника

Наиболее частые причины изменений по инициативе работника:

  1. перенос в связи с болезнью;
  2. семейные непредвиденные обстоятельства, под которые может попадать широкий круг причин;
  3. отсутствие уведомления о начале отпуска от работодателя;
  4. невыплата в срок отпускных.

При этом две последние причины являются особо уважительными, так как они означают нарушение руководством трудовых обязанностей. Право перенести отпуск в отпуск в этих случаяхе закреплено за сотрудником ТК РФ.

Что касается изменений в предоставлении отпуска в связи с болезнью или по иным семейным обстоятельствам, то такое решение принимается по согласованию с работодателем.

О своем намерении изменить время ухода в ежегодный отпуск работник должен сообщить письменно в виде заявления. В нем указываются причины изменений и даты, на которые работник хочет перенести даты отдыха.

Примеры отражения изменений в бланке Т-7

Корректировать график отпуск нужно правильно. Существует два способа внести в него изменения:

  1. На основании приказа в действующей форме Т-7 указать новые даты ухода в отпуск.
  2. Составить дополнение к существующему документу в виде графика, в котором будут отражены только данные, в отношении которых вносятся изменения.

Вносить корректировки в действующий график после его утверждения можно в том случае, если изменения не массовые, а работник, в отношении которого вносятся сведения, уже внесен в форму Т-7.

Создавать отдельное дополнение к графику можно в случае, если внесение изменений связано с приемом нового сотрудника, фамилии которого нет в текущем документе.

Чтобы правильно изменить график Т-7, нужно заполнить 3 графы:

  • 8 – приводятся реквизиты документа, который служит основанием для корректировки данных;
  • 9 – обновленная дата начала ежегодного отпуска;
  • 10 – поясняющая информация.

Конкретные примеры изменения графика отпусков после его утверждения руководителем в различных ситуациях можно посмотреть ниже.

Как правильно оформить при переносе в связи с больничным?

Часто причиной переноса выступает больничный работника. Он может начаться до начала отпуска или во время него.

Если больничный лист оформлен во время нахождения в ежегодном отпуске, то не обязательно переносить отпускные дни, совпавшие с болезнью, можно просто продлить период отдыха на количество дней нетрудоспособности.

В случае продления никаких изменений в график Т-7 не вносится, отдых продляется автоматически на основании листка временной нетрудоспособности. Никаких дополнительных документов не нужно.

Если же по инициативе работника или работодателя нужно перенести отпуск, то необходимо заявление от работника и приказ от работодателя. На основании этих документов в график вносятся изменения в следующем порядке:

При приеме нового сотрудника

Факт принятия на работу нового работника не обязывает работодателя вносить сведения о предоставлении ему отпуска в график. В трудовом кодексе не содержится указания на обязательное выполнение данного действия.

На практике мнение разделяется: часть работодателей создает дополнение к существующему графику, в котором прописывает, когда вновь принятых сотрудник пойдет отдыхать, другая часть предоставляет отпускное время на основании заявления.

По сути оба вариант имеют право на существование.

Если компания желает документально запланировать день начала отпуска нового сотрудника, то по аналогичной форме Т-7 составляется дополнение к графику. Его отличие только в том, что будет стоять пометка «дополнение» с указанием той формы, которую он дополняет.

Пример заполнения дополнения к графику:

При производственной необходимости

Не имеет значение, какая именно причина кроется под понятием «производственная необходимость». Если работодатель предложил работнику перенести время его отдыха, и последний согласился, то необходимо внести изменения в утвержденный график отпусков.

Изменения вносятся также в графы 8-10.

Образец заполнения графика с учетом изменений:

При досрочном отзыве

Возможна ситуация, при которой появляется необходимость переноса отпуска не заранее, а в момент нахождения работника в нем. В этом случае с письменного согласия сотрудника оформляется приказ о досрочном отзыве.

В приказе обычно указывается, когда будут предоставлены неотгулянные дни работнику. На основании этого распоряжения оформляется внесение изменений в форму Т-7.

Пример заполнения графика при этом выглядит так:

График отпусков

Составление графика отпусков является обязательной процедурой для работодателей. Она предусмотрена положениями ст. 123 ТК РФ, которая указывает на него как на основной документ, определяющий порядок направления сотрудников в ежегодные оплачиваемые отпуска. При этом для работника указанный документ является таким же обязательным к исполнению, как и для работодателя.

Подробнее о внесении изменений в график отпусков читайте в статьях:

  • Переносим отпуск в связи с производственной необходимостью
  • Получат ли работники с детьми право на отпуск в удобное время
  • Когда нужно продлить или перенести отпуск из-за болезни

Необходимость составления графика обусловлена в первую очередь потребностью организации в грамотном планировании производственного процесса с тем, чтобы избежать серьезных сбоев в нем при одновременном уходе в отпуск ключевых сотрудников.

Скачайте документы по теме:

Кроме того, при составлении графика отпусков необходимо учесть следующие факторы:

  • технологические особенности производства;
  • характер распределения обязанностей между работниками и степень интенсивности их участия в различных фазах производственного процесса;
  • наличие сезонности в работе организации;
  • иные специфические характеристики ее деятельности.

Помимо этого, работодатель также может учесть пожелания сотрудников в части дат предоставления отпуска. При этом, однако, действующее законодательство не обязывает его принимать во внимание эти сведения. А вот если в компании имеется действующая профсоюзная организация, мнение ее членов нужно учесть при составлении графика отпусков.

Отпуска, отражаемые в графике

Планируя составление графика отпусков, работодателю необходимо иметь в виду, что в нем отражаются только следующие виды отдыха, предоставляемого работнику:

  • очередной основной оплачиваемый отпуск;
  • дополнительный оплачиваемый отпуск, предусмотренный статьями 116-119 ТК РФ и другими нормативно-правовыми актами;
  • оплачиваемый отпуск, не использованный сотрудником в прошлом году и в связи с этим перенесенный на следующий календарный год (при необходимости).

Таким образом, другие виды отпусков, включая отпуск по беременности и родам, отпуск за свой счет или отпуск по уходу за ребенком не подлежат включению в график. А вот для работников, которые в очередном календарном году планируют использовать разные виды отпусков, предусмотрен особый порядок фиксации соответствующих сведений в этом документе.

Составление графика отпусков

Разработка графика отпусков осуществляется целиком на следующий календарный год в конце предыдущего. Окончательно утвердить указанный документ необходимо не позднее 17 декабря завершающегося года. Такой график утверждается лично руководителем организации, а вот подписывать его должен руководитель кадровой службы. Оформление графика в компаниях, которые в своей работе используют унифицированные формы документов, осуществляется с использованием бланка № Т-7. Остальные предприятия могут применять собственные формы для этого документа.

Справка

Ознакомление с содержанием графика отпусков

Что касается ознакомления с содержанием графика, то здесь не все так просто. Это связано с тем, что его правовой статус в действующем законодательстве не определен. Некоторые работники кадровых служб считают, что он не относится к локальной нормативной документации, а представляет собой организационно-распорядительный документ. Другие все же рассматривают его именно как локальный нормативный акт, из чего вытекают требования к порядку ознакомления с ним сотрудников. Прочтите наш материал, чтобы понять, какой вариант вам ближе.

Направление сотрудника в отпуск по графику

Работника, у которого приближается очередной оплачиваемый отпуск, необходимо в письменной форме предупредить о конкретной дате его начала не позже, чем за две недели до ее наступления. Такой порядок установлен ст. 123 ТК РФ. Порядок такого уведомления определяется работодателем самостоятельно, и спектр возможных вариантов для этой ситуации достаточно широк. Например, можно использовать для этих целей унифицированные формы, утвержденные Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.:

для формы № Т-6 — заранее составить приказ о направлении работника в очередной оплачиваемый отпуск и ознакомить с его содержанием за две недели до начала отпуска; для формы № Т-7 — дополнить стандартный бланк графой, в которой сотрудник расписывается в том, что его в должном порядке уведомили о приближающемся начале отпуска, и проставляет дату такого уведомления.

О том, какие варианты могут использовать компании, отказавшиеся от применения унифицированных форм, мы рассказываем в этой статье.

Изменение графика отпусков

Тем не менее, опытные работники кадровых служб знают, что на практике неукоснительное соблюдение принятого графика отпусков в течение всего года — большая редкость. В списке причин, которые приводят к необходимости внесения изменений в график отпусков, наиболее популярными можно назвать следующие:

  • изменение дат ухода в отпуск по инициативе работника;
  • необходимость внесения изменений в график отпусков в связи с особенностями производственного процесса.

Во всех этих случаях изменения в графике отпусков потребуют правильного документального оформления. Строгий порядок этой процедуры в актуальном законодательстве не прописан, поэтому работодатели определяют его по своему усмотрению. Для формирования четкого алгоритма, понятного как для кадровой службы, так и для самих работников, направляемых в отпуск, целесообразно отразить механизм утверждения графика отпусков и внесения изменений в график отпусков в локальном нормативном документе — например, положении об отпусках.

Перенос отпуска по инициативе работника

Действующее трудовое законодательство предусматривает ряд ситуаций, в которых сотрудник может потребовать перенести отпуск. В перечисленных случаях удовлетворение такого требования является обязанностью, а не правом работодателя:

во время ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудник исполнял государственные обязанности, если по закону на время выполнения этих обязанностей он освобождается от работы; сотруднику несвоевременно выплатили отпускные или предупредили об отпуске менее чем за две недели до его начала; в ходе нахождения в отпуске сотрудник заболел, что подтверждается выдачей ему листка временной нетрудоспособности; сотрудник обратился к работодателю за досрочным предоставлением отпуска на основании ст. 122 ТК РФ. Такая возможность, в частности, предоставляется беременным женщинам, сотрудникам, усыновившим ребенка или детей в возрасте до трех месяцев, работникам, не достигшим восемнадцатилетнего возраста, и некоторым другим категориям сотрудников в соответствии с действующим законодательством.

Во всех этих случаях работодатель переносит ранее запланированный отпуск на новые даты с учетом пожеланий работника. Вместе с тем, в некоторых случаях перенос отпуска, даже по инициативе работника, запрещается.

Основание для внесения изменений в график отпусков

Как правило, первым этапом этой процедуры является документальное оформление причины изменения действующего графика отпусков на предприятии. Конкретный вариант такого оформления определяется в зависимости от того, произошло ли изменение графика отпусков по инициативе работника или работодателя:

в случае, если даты очередного отпуска переносятся по инициативе работника, основанием для изменения графика будет соответствующее заявление с его личной подписью; если перенос отпуска вызван производственной необходимостью, работник должен быть уведомлен об этом в письменном виде и согласен на перенос отпуска. В этом случае основанием для внесения изменений в график отпусков по образцу, утвержденному в организации, является это письменное уведомление. На нем в обязательном порядке должно быть зафиксировано согласие работника на такие изменения, подкрепленное его личной подписью.

Компаниям, которые в своей работе достаточно часто сталкиваются с такими ситуациями, можно посоветовать использовать удобные механизмы оптимизации документооборота. О них мы рассказываем в этой статье.

Внесение изменений в график отпусков при приеме нового сотрудника

Вопрос о том, как внести изменения в график отпусков при приеме на работу новых сотрудников, актуален для многих работодателей. В рамках актуального трудового законодательства работодатель может сделать это двумя способами:

  • оформить приложение к действующему в организации графику, в котором будут отражены дополнительные сведения об отдыхе, запланированном для новых работников;
  • внести информацию об отпуске в личную карточку работника, не вписывая ее в общий график отпусков.

Если сведения об отпуске новых сотрудников оформляются в виде приложения к графику, эти обновления необходимо согласовать с представителями профсоюза. При этом в обоих случаях все кадровые документы, включая записку-расчет и приказ о предоставлении отпуска, оформляются в обычном порядке — даже если работодатель предпочел не вносить изменения в график, ограничившись отметкой в личной карточке работника. Нужно ли в этой ситуации получать от работника заявление на отпуск — узнайте из нашего материала.

Оформление приказа о внесении изменений в график отпусков

Вне зависимости от того, по какой причине даты отпуска того или иного сотрудника подверглись изменениям, работодателю потребуется оформить приказ о переносе отпуска. Стандартизованная форма такого документа действующим законодательством не предусмотрена, поэтому составьте приказ по образцу, принятому в организации.

Справка

В обязательном порядке необходимо отразить:

  1. прежние планируемые даты отпуска сотрудника;
  2. новые даты предоставления отпуска этому работнику;
  3. основания для переноса отпуска со ссылкой на реквизиты документа, в котором они зафиксированы;
  4. указания для сотрудников предприятия, например, работников кадровой службы, в связи с изданием данного приказа.

Удобная форма приказа о внесении изменений с пояснениями относительно порядка ее заполнения приведена в этом материале. Работника необходимо в установленном порядке ознакомить с его содержанием не позднее, чем в течение трех дней с момента подписания.

Обратите внимание! Поскольку приказ о внесении изменений в график отпусков относится к приказам по личному составу, его необходимо хранить в компании в течение пяти лет.

Внесение изменений в действующий график отпусков

На основании подписанного приказа о переносе отпуска работники кадровой службы вносят изменения в действующий график отпусков. В случае, если для ведения этого графика в компании применяется форма № Т-7, это делается следующим образом:

  • в графе 8 отражаются реквизиты приказа о переносе дат отпуска для работника;
  • в графе 9 отражается новая дата начала отпуска;
  • в графе 10 указывается причина переноса отпуска. В случае, если работник уже успел использовать часть положенного ему отдыха и был отозван из отпуска по инициативе работодателя, в рассматриваемой графе фиксируется дата его досрочного возвращения к работе. Здесь же прописываются прочие примечания относительно порядка предоставления отпуска конкретному сотруднику.

Компании, которые ведут график отпусков по самостоятельно разработанной форме, вносят изменения в этот документ в соответствии с его содержанием. Не забудьте также указать сведения о переносе отпуска в личной карточке работника. В нашей статье мы приводим конкретный пример работы кадровика в случае необходимости внесения изменений в график отпусков.

Оставьте комментарий