Как создать шаблон письма

Вы установили Word, в котором уже имеется несколько шаблонов- документов. Они не только могут служить образцом для создания собственного шаблона, но позволяют использовать их для быстрого создания документов. Чтобы создать документ на базе стандартного шаблона Word, выполните следующее.

  1. Выберите команду Файл>Создать.

В области задач Создание документа можно работать со стандартными шаблонами Word.

  1. Найдите необходимый вам шаблон.

Существует две области, в которых выбирают шаблоны. Первая — это Web-страница Microsoft. Невероятно интересное место, однако его обычно посещается только тогда, когда нечем больше заняться.

Вторая область обозначена на панели задач ссылкой На моем компьютере. Она соответствует папке с шаблонами, сохраненными в вашем компьютере.

  1. Выберите из списка необходимый шаблон.

Если вы видите необходимый шаблон в списке, то выберите его— и дело с концом. В противном случае вам придется воспользоваться диалоговым окном Шаблоны (см. п. 4).

  1. Щелкните на кнопке На моем компьютере.

Откроется диалоговое окно Шаблоны (рис. 17.1), в котором вы увидите большое количество вкладок (причем в каждой из содержится ряд шаблонов, мастеров и т.д.). На рис. 17.1 открыта вкладка Общие (в ней вы сможете увидеть все шаблоны, которые будете создавать сами).

Рис. 17.1. Диалоговое окно Шаблоны

  1. Выберите необходимый шаблон.

Все шаблоны в диалоговом окне Шаблоны сгруппированы по типу документа, который вы хотите создать, и помещены в соответствующие вкладки. Для примера щелкните на ярлычке вкладки Письма и факсы. Вы увидите шаблоны и мастера, с помощью которых можно быстро написать письмо или факсимильное сообщение.

Мастера — это такие программы, которые берут вас за руку и проводят через весь процесс создания нового документа.

Шаблоны — это особые документы Word, в которых собраны различные стили, может содержаться текст и даже графические элементы — все, что необходимо для работы с новым документом. Например, шаблон Изысканное письмо, который содержится во вкладке Письма и факсы, включает всевозможные графы, не заполненные в определенных позициях. Заполнив или отредактировав их, вы получите образец делового письма.

Шаблон Новый документ на вкладке Общие— не что иное, как шаблон NORMAL.DOT. Word предлагает его всякий раз, когда вы открываете новый документ. Ну и зануда этот Word!

  1. Щелкните на кнопке ОК.
  • Word начнет новый документ, полностью подготовленный к работе: к нему подсоединены различные стили, шрифты и все, что ваша фантазия включила в шаблон. Вы имеете возможность использовать любой стиль из этого шаблона, просматривать текст, который находится в шаблоне, использовать его в своем документе и редактировать, если это необходимо.
  • Когда вы открываете документ с шаблоном, последний не изменяется; новый документ просто «использует» стили шаблона и текст, который в нем уже содержится. Как изменить шаблон, вы узнаете из следующего раздела.
  • Получить подробную информацию о мастерах можно в главе 18.
  • Word может использоваться в качестве редактора вашей электронной почты, если вы применяете встроенную программу Microsoft Outlook или Outlook Express. Создайте новое электронное сообщение, выбрав в диалоговом окне Шаблоны (на вкладке Общие) шаблон Сообщение электронной почты (см. рис. 17.1). Еще один способ создания электронного сообщения — щелчок на кнопке Конверт на панели инструментов. В этом случае Word просто является редактором электронных сообщений. Поскольку в данной книге собраны только основные сведения о работе текстового процессора, вы не найдете в ней информации о работе Word с программой Outlook или Outlook Express. Такого рода сведения ищите в других источниках.
  • Некоторые собственные шаблоны Word можно использовать при разработке Web-страниц. Но, положа руку на сердце, следует отметить, что редактором Web-страниц Word можно признать с большой натяжкой. Иначе зачем было фирме Microsoft разрабатывать и продвигать на рынок программного обеспечения свою программу Front Page?

Если вы часто отправляете одинаковые электронные письма, в которых меняются только некоторые данные (например, имя клиента, сумма сделки и пр.), создайте шаблон письма с помощью удобного конструктора.

В нужный момент система быстро сгенерирует тему и тело письма на основе шаблона, автоматически подставив переменные значения из карточки контакта, компании заявки или сделки. Вам останется только отправить e-mail.

Обратите внимание! В S2 можно создавать шаблоны для документов, sms- и email-сообщений.

Шаблоны документов доступны из карточек объектов, шаблоны sms-сообщений — из модуля sms-рассылки, а почтовые шаблоны — только при отправке писем. Убедитесь, что вы указали нужную категорию для своего шаблона и верно настроили её назначение.

Чтобы добавить новый шаблон письма, перейдите в «Настройки» — «Шаблоны» — «Документы». Создайте новую категорию документов (например, «Электронная почта» или «Шаблоны писем») и установите назначение шаблона.

1. Если вы добавляете HTML или DOCX шаблон, то установите назначение шаблона «Документы»;

2. Для шаблонов, которые будут отправляться по электронной почте установите назначение «Почтовые сообщения»;

3. Если шаблон будет отправляться по СМС, то установите назначение «СМС сообщения».

Нажмите «Добавить шаблон», введите его название, вставьте тему и текст письма. Затем подставьте в тему и письмо поля для пользовательских значений, которые система будет заполнять самостоятельно. Для этого поставьте курсор на место, куда необходимо подставить значение. Нажмите звездочку на панели инструментов и из списка выберите нужное поле. В тексте появится специальная метка.

Если необходимо, оформите текст, используя панель инструментов над рабочей областью: выберите шрифт и размер, задайте отступы и выравнивание абзацев и заголовков, добавьте списки, таблицы и изображения. Работа с конструктором похожа на работу в любом текстовом редакторе.

Сохраните изменения.

Кроме стандартных полей вы можете использовать собственные поля, которые добавили ранее.

Читайте подробнее: как добавить пользовательские поля

Отправить письмо, сгенерированное по шаблону, можно из карточки объекта или модуля «Почта». В окне отправки письма выберите нужный шаблон и объекты, из которых система должна «подтянуть» данные.

Изменение и редактирование шаблона подобно изменению и редактированию обычного документа. Разница состоит лишь в том, что необходимо открыть шаблон, а не документ. Разница невелика, но существенна, поскольку шаблон все же не является документом.

  1. Выберите команду Файл>Создать.

На экране появится область задач Создание документа.

  1. Выберите шаблон из списка или щелкните на ссылке На моем компьютере, чтобы открыть шаблон с жесткого диска.

На самом деле вы при этом не открываете шаблон, а создаете на его основе новый документ. Вы пользуетесь не самим шаблоном, а ссылкой на него.

  1. Внесите изменения.

Шаблон редактируется точно так же, как и любой другой документ. Не забывайте только, что вы имеете дело с шаблоном, а не с «настоящим» документом. Все изменения стилей или текста вызовут изменение шаблона, а потом будут сохранены на диске как тот же шаблон.

  1. Сохраните отредактированный шаблон, выбрав команду Файл>Сохранить как.
  2. Присвойте шаблону новое имя, а исходный шаблон оставьте без изменений.
  3. Выберите в раскрывающемся списке Тип файлов значение Шаблон документа.
  4. Щелкните на кнопке Сохранить.

Примечание

Изменения, внесенные вами в шаблон, не повлияют на документы, созданные с помощью этого шаблона раньше. Однако они отразятся на документах, которые вы создадите после изменения шаблона.

Загадка сохранения файлов шаблонов на жестком диске

Зачастую легче изменить существующий шаблон, как описано в этой главе, чем найти необходимый [ шаблон на жестком диске своего компьютера. Не думайте, что я преувеличиваю, но места, в которых Word сохраняет шаблоны документов, найти совсем не престо. Расположение шаблонов — это не секрет, но само место выбрано, мягко говоря, неудачно. В Windows XP в качестве хранилища всех данных пользователя используется папка Documents and Settings. В этой папке вы найдете папку Application Data, в которой многие приложения сохраняют данные, специфические для пользователей. Шаблоны следует искать таким образом: найдите папку Microsoft, а в ней папку Шаблоны. Сомневаюсь, что без посторонней помощи Сусанин смог бы найти это место.

Итак, папка с шаблонами Word в компьютере с Windows располагается по адресу:

Нередко во время работы в Microsoft Word можно столкнуться с необходимостью создания таких документов, как заявления, объяснительные и им подобные. Их оформление, по большей части, является стандартизированным, а один из выдвигаемых критериев – это наличие шапки или, как ее еще называют, группы верхних реквизитов. Далее мы расскажем о том, как ее создать.

Читайте также: Как сделать фирменный бланк в Word

Делаем шапку в документе Ворде

Существует всего два варианта создания шапки общепринятого вида в Microsoft Word, а различие между ними заключается в первую очередь в том, какой тип выравнивания необходимо придать тексту – строго по правой границе документа или по любой из них, обеим или центру.

Вариант 1: С выравниванием по правому краю

Начнем с наиболее простого метода создания группы верхних реквизитов, выполняемого буквально в несколько кликов, но ограниченного по одному из важных критериев.

  1. Откройте документ Ворд, в котором необходимо создать шапку, и установите курсор в начале первой строки.
  2. Нажмите клавишу «ENTER» столько раз, сколько строк будет содержаться в шапке.

    Примечание: Обычно шапка состоит из 5-6 строк, содержащих должность и имя того, кому документ адресован, название организации, должность и имя отправителя, а также, возможно, еще какие-то реквизиты.

  3. Установите курсор в начале первой строки, введите в нее необходимые данные. С помощью стрелки вниз на клавиатуре или мыши перейдите на следующую, заполните ее, а затем проделайте это же с оставшимися строками. В результате у вас должно получиться нечто подобное:

    Примечание: Не ставьте пробелы в конце строк – это негативно скажется на конечном отображении группы верхних реквизитов в документе.

  4. Выделите текст в шапке документа с помощью мышки. Важно при этом не «захватить» лишние строки, идущие ниже.
  5. Во вкладке «Главная» на панели быстрого доступа, в группе инструментов «Абзац» нажмите кнопку «Выровнять по правому краю».

    Примечание: Выровнять текст по правому краю можно и с помощью горячих клавиш — достаточно нажать «CTRL+R», предварительно выделив содержимое шапки мышкой.

    Читайте также: Использование горячих клавиш в Word

  6. Совет: Если вы еще не изменили шрифт текста в шапке на курсив (с наклоном), сделайте это — мышкой выделите текст в шапке и нажмите кнопку «Курсив», расположенную в группе «Шрифт». Как вариант, можно просто нажать «CTRL+I» на клавиатуре.

    Читайте также: Как изменить шрифт в Ворд

    Возможно, вас не устроит стандартный интервал между строками в шапке. Представленная по ссылке ниже инструкция поможет его изменить.

    Читайте также: Как изменить междустрочный интервал в Word

    Это был наиболее простой и быстрый, но не единственный способ создания шапки в Ворде.

Вариант 2: С произвольным выравниванием

Недостаток рассмотренного выше варианта решения нашей сегодняшней задачи заключается в алгоритме его реализации – текст может быть выровнен только по правому краю, что далеко не всегда соответствует требованиям. Если же вам нужно, чтобы содержимое шапки выравнивалось относительно левой грани страницы, ее ширины или центра, действовать необходимо следующим образом:

  1. Повторите шаги №1-4 из предыдущей части статьи, то есть введите необходимый текст и выделите его мышкой. При этом важно, чтобы выделены были только заполненные строки, но не те, что идут за шапкой (ниже нее).
  2. Перейдите во вкладку «Вид» и включите отображение линейки в документе, установив галочку напротив одноименного пункта на ленте с инструментами.
    Читайте также: Как в Word включить линейку
  3. «Возьмитесь» левой кнопкой мышки за верхнюю направляющую на линейке и потяните ее вправо до тех пор, пока текст в шапке не упрется последними буквами строк в правую границу страницы.
  4. Таким образом вы поместите текст именно в той части документа, где он и должен находиться в случае со стандартизированной шапкой.
  5. Не снимая выделения с текста, перейдите во вкладку «Главная» и выровняйте его так, как посчитаете нужным – по левому краю, центру или ширине страницы.
    Можно выравнивать и по правому краю, но именно это мы делали в первой части данной статьи значительно более простым способом.
  6. Теперь, если есть такая необходимость, вы можете оформить текст в шапке либо просто снять с него выделение и продолжить работать с документом.

    Читайте также: Как в Ворде сделать подпись

    Такой вариант решения нашей сегодняшней задачи совсем немного сложнее предыдущего, зато он предоставляет дополнительные возможности для работы с текстом и типом его выравнивания.

    Читайте также: Как выровнять текст в Word

Теперь вы знаете, как сделать шапку в Майкрософт Ворд. При желании ее можно сохранить как шаблон – это позволит значительно быстрее создавать стандартизированные документы.

Читайте также: Как в Word сделать шаблон документа

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Добавьте сайт Lumpics.ru в закладки и мы еще пригодимся вам.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Долгое время на своей прежней работе я занимался договорной практикой — редактировал поступающие в организацию договора, составлял акты и т.п. Особых проблем с технической точки зрения эта работа не представляла. Однако, когда я начинал редактировать реквизиты сторон на последних страницах документов, мое терпение быстро испарялось и мне приходилось кардинально переделывать эти разделы.

Что же в них было не так?

Как правило, пользователями Word эта часть документа набиралась таким образом: сначала в левой части документа печаталось название одной фирмы, потом вводилось множество символов пробела или табуляторов, и в правой части печаталось название второй фирмы, после чего нажатием клавиши ENTER происходил переход на новую строку и ввод реквизитов фирм повторялся в той же последовательности.

В результате, файл документа, попадая ко мне на компьютер, во-первых терял свое первоначальное форматирование (разные настройки Word), а во-вторых, при попытке ввести или изменить какие-то данные в реквизитах, строки и символы меняли свое местоположение и их подгонка отнимала у меня много времени и сил.

Если вы сталкивались с такой ситуацией, то вы меня понимаете.

Чтобы мне было удобнее редактировать впоследствии реквизиты в таких документах, я использовал таблицу с двумя ячейками (столбцами). И потом легко и просто я заносил в ячейки реквизиты организаций — данные друг другу не мешали и редактирование происходило гораздо быстрее.

Чтобы избавиться от границ таблицы, я делал их невидимыми. И при печати документа границы не выводились. Сделать границы невидимыми очень просто: выделите всю таблицу и нажмите правую кнопку мыши. В появившемся контекстном меню выберите команду Границы и Заливка и в диалоговом окне вкладки Границы нажмите на типе границ нет. Теперь границы станут невидимыми.

Поэтому, если вы готовите какие-то документы с последующей передачей их другой стороне для редактирования, используйте таблицы для ввода реквизитов. Поверьте, вам будут благодарны, даже если вы об этом никогда не узнаете.

Оставьте комментарий