Кем проводится инвентаризация

Содержание

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался покупатель. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин, и висит табличка «Учет». Ее цель — найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью. Разберем, как проводить переучет.

Инвентаризация пройдет быстрее с МоимСкладом — наше приложение можно установить на терминалы сбора данных. Поставьте его на ТСД и пропикайте товары, направляя устройство на штрихкоды. Инвентаризационную опись и документ расхождений с расчетным количеством составлять не понадобится: они сформируются автоматически в МоемСкладе. А еще в нашем сервисе можно скачать все документы, которые могут вам пригодиться во время переучета: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости и другие. Все это полностью бесплатно. Зарегистрируйтесь и попробуйте МойСклад прямо сейчас!

Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе переучета вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в России определяются Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Проводить переучет обязательно:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже,
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности,
  • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел),
  • при установлении фактов хищений и порчи ценностей,
  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями,
  • при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявить бракованный товар, убрать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — по качеству или количеству — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги. Потом издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации и вносятся изменения в учет. Затем принимается решение о взыскании ущерба с материально ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию.

Этап Действия Документ (форма)

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.

ИНВ-22 — Приказ о проведении инвентаризации.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

Распечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара. Данные заносят в графу «Фактическое наличие». По завершении пересчета документ подписывают все члены комиссии.

ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ.

Сверка фактического результата инвентаризации с данными учета

Формируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим данными и учетными.

Если у вас есть бухгалтер, сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3.

ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути

ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение

ТОРГ-16 — акт о списании товаров

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

Принимается решение о взыскании ущерба с виновных. Руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации — на его основании вносятся записи в бухучет.

Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации.

Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации.

ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который должны подписать руководитель или владелец торговой точки. Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально ответственное лицо, например, продавец или работник склада.

Разберем подробнее, как правильно проводить инвентаризацию. В торговых организациях, по закону, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно — работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия. После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещены. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе. Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, поэтому требуется больше времени и усилий.

Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии. Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара. В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и его качество, сроки хранения и годности. Для фиксирования результатов обязательно формируются документ — опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета. В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие.

Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе. Так вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации. Для этого отлично подойдет МойСклад — удобная система учета, которая поможет максимально ускорить проверку.

Описи необходимо составлять в двух экземплярах: на основе одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй получит материально ответственное лицо. Если опись составляется вручную, то в ней не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются корректные цифры.

Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии и материально ответственными лицами и заверены их подписью.

Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в опись.

Сверка фактических данных с учетными

По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию. Там будет проводиться сверка фактических остатков товара из описей с данными системы учета. Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему. Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает и материально ответственное лицо.

Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются документы:

  • ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути;
  • ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение;
  • ТОРГ-15 — акт о порче, бое;
  • ТОРГ-16 — акт о списании товаров.

Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, указывается в форме ИНВ-5.

На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе из-за срока годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16. Он заполняется в трех экземплярах: для материально ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация.. Подписать его должны все члены комиссии. При порче, бое, ломе товара заполняется ТОРГ-15 — на товары, которые можно уценить или списать. Оформить документ нужно в трех экземплярах, утверждает его руководитель организации.

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в бухучет.

Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли. Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.

Излишки и недостача при инвентаризации

Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам. Существенную для организации недостачу оплачивает материально ответственное лицо. Подробнее о списаниях читайте в нашей статье.

При инвентаризации иногда выявляется пересортица — это одновременный излишек и недостача товаров одного наименования, но разного сорта. Например, по данным учета в остатках числятся 6 коробок риса «Басмати» и 4 риса «Кубанский». При проведении инвентаризации выяснилось, что фактически есть 3 «Басмати» и 7 «Кубанский». Такая ситуация означает, что произошла пересортица. В этом случае надо разобраться, одинаковы ли товары по цене.В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика. В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных. Подробнее о пересортице при инвентаризации.

Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов

Мы уже говорили, что автоматизация учета упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть недостачи и излишки: как в штуках, так и в деньгах.

Но закрывать точку или отдел на инвентаризацию — значит все равно на время останавливать продажи, поэтому важно провести ее как можно быстрее. Эту проблему можно решить, если сделать переучет автоматическим. Для этого нужно нужно связать программу, в который вы ведете учет — например, МойСклад — с с терминалом сбора данных. Во время инвентаризации просто сканируйте штрихкоды товаров на складе. Проверять расхождения будет система — автоматически, без вашего участия. В конце МойСклад выдаст готовую инвентаризационную опись. Настроить этот автоматический процесс очень просто — читайте инструкцию. Не понадобится даже носить с собой ноутбук и огромное количество бумаг: достаточно просто смартфона — у МоегоСклада есть удобные и бесплатные мобильные приложения, в которых можно проводить инвентаризацию товаров.

При приемке товара кладовщик может неправильно его оприходовать, кассир — ошибиться, отпуская товар покупателю, или при поставке никто не проверит комплектацию заказа. Из-за этого возникает пересортица, лишняя бумажная волокита, а товар приходится возвращать поставщикам. Выход — сделать так, чтобы комплектация проверялась автоматически. Это возможно в МоемСкладе: сервис сам найдет расхождения в заказах покупателей и поставщиков или, например, при перемещении товара со склада в торговый зал. Можно сверять не только количество, но и коды маркировки с документами. Как это сделать — читайте .

А еще в МоемСкладе можно скачать или заполнить онлайн все документы для инвентаризации: бланки ИНВ-3, ИНВ-5, ТОРГ-16, образцы приказа, товарной описи, сличительной ведомости ИНВ-26 и другие. Все это бесплатно — попробуйте прямо сейчас!

Инструкция о порядке проведения инвентаризации удаленного регионального склада ООО

Настоящая Инструкция определяет порядок подготовительных мероприятий, порядокпроведения инвентаризации и требования к формированию товарной отчетности по итогам инвентаризации удаленного регионального склада ООО «_______».Полная инвентаризация проводится на основании приказа Директора предприятия иорганизовывается при участии постоянно действующей инвентаризационной комиссии. Результаты полной инвентаризации оформляются согласно Инструкции по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и счетов, утвержденной Приказом Министерства финансов Украины от 11.08.1994г. ?69.Внутренняя инвентаризация для контроля достоверности данных товарного учета и сверки данных учета с фактическим наличием товара на складе проводится в соответствии с настоящей инструкцией. Периодичность проведения внутренних инвентаризаций определяется внутренними документами ООО «_____».Утвержденные результаты инвентаризации отображаются в бухучете Предприятия в том месяце, в котором была закончена инвентаризация, но не позднее (по состоянию) 31 декабря месяца отчетного года.
1. Подготовительные мероприятия (проводятся до начала инвентаризации)

Инструкция о порядке проведения инвентаризации удаленного регионального склада ООО «_____»

Настоящая Инструкция определяет порядок подготовительных мероприятий, порядокпроведения инвентаризации и требования к формированию товарной отчетности по итогам инвентаризации удаленного регионального склада ООО «_______».Полная инвентаризация проводится на основании приказа Директора предприятия иорганизовывается при участии постоянно действующей инвентаризационной комиссии. Результаты полной инвентаризации оформляются согласно Инструкции по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и счетов, утвержденной Приказом Министерства финансов Украины от 11.08.1994г. ?69.
Внутренняя инвентаризация для контроля достоверности данных товарного учета и сверки данных учета с фактическим наличием товара на складе проводится в соответствии с настоящей инструкцией. Периодичность проведения внутренних инвентаризаций определяется внутренними документами ООО «_____».Утвержденные результаты инвентаризации отображаются в бухучете Предприятия в том месяце, в котором была закончена инвентаризация, но не позднее (по состоянию) 31 декабря месяца отчетного года.
1. Подготовительные мероприятия (проводятся до начала инвентаризации)
1.1. Административные мероприятия
1.1.1.Для подготовки к проведению инвентаризации склада издается приказ Директора предприятия,в котором указываются (назначаются):− сроки/график проведения инвентаризации;− уточняется состав инвентаризационной комиссии;− режим работы склада во время проведения инвентаризации;− сроки оформления результатов инвентаризации ТМЦ, передачи на рассмотрение и утверждение Директору предприятия;− сроки отображения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете Предприятия.Для проведения внутренней (ежеквартальной) инвентаризации, приказ по Предприятию издается не позднее чем за 2 недели до начала проведения инвентаризации и с расчетом на ее проведение в последних числах отчетного периода.
1.1.2. В течение 3-х рабочих дней с момента издания приказа Председатель (заместитель)инвентаризационной комиссии обязан обеспечить выполнение:− в соответствие с разделами утвержденного Плана подготовки и проведения инвентаризации организовать выполнение указанных мероприятий;− деление склада на зоны/участки счета;− определение состава групп счета, ввода информации, обработки информации;− закрепление за каждым участком счета счетной группы и специалиста-провизора;− проведение вводных инструктажей со старшими счетных групп, групп ввода информации, групп обработки информации, с руководителями структурных подразделений.
1.1.3. Ответственное должностное лицо за формирование фонда счетных атрибутов (маркеры, ручки, калькуляторы, писчая бумага) оформляет и подает на утверждение форму ТМЦ-4 соответственно.
1.2. Складские мероприятия:
1.2.1. В срок не позднее 3-х дней от издания приказа, заведующий аптечным складоморганизовывает передачу товара на ГП (вместе с сопроводительными документами), подлежащего списанию в отчетном месяце для оформления и утверждения.
1.2.2. Утвержденные Директором к списанию товары (по оформленным накладным) должны быть надлежащим образом обособлены на складе. Данные товары в инвентаризации не участвуют.
1.2.3. Не позднее чем за 2 рабочих дня до начала проведения инвентаризации коммерческий директор организовывает внутренним Распоряжением прекращение обработки торговыми представителями заявок клиентов на даты проведения инвентаризации на складе, с одновременным прекращением отправки товара u1085 на клиентов в указанные дни. Имеющиеся/собранные заявки клиентов по состоянию на 16-00 час. за день до начала инвентаризации расформировываются1, товар размещается поместам хранения.
1.2.4. Заместители председателей инвентаризационных комиссий складов соответственно, являются должностными лицами, ответственными за проверку базы данных на факт отсутствия пассивных документов в неконечных статусах и/или с датой более поздней, чем дата формирования учетного остатка перед проведением инвентаризации.
1.2.5. Поступившие до начала инвентаризации партии товара должны быть оприходованы и размещены по местам хранения.
1.2.6. Возвраты от клиентов должны быть надлежащим образом оформлены, товар также должен быть размещен по местам хранения.
1.2.7. Товар, находящийся на особом хранении (излишки), должен быть обособлен (в инвентаризации участвует по отдельной ведомости);
1.2.8. Заведующий аптечным складом на начало проведения инвентаризации дает письменную расписку по форме N инв 3 (Приложение 1) о том, что все документы, фиксирующие факт движения ТМЦ, переданы в бухгалтерию, а значит отражены в бухгалтерском учете, что исключает возможность возникновения в процессе проведения инвентаризации отклонений, связанных с несвоевременным предоставлением документов.
1.2.9. Для контрольной сверки отклонений по результатам инвентаризации, на дату, указанную в «Плане мероприятий по подготовке к инвентаризации», заведующим аптечных складов распечатать и сохранить электронные формы заявок (по резервам аптечного склада) с указанием кода товара, кода серии, серии товара и предоставить Председателю инвентаризационной комиссии перед началом проведения инвентаризации.
1.3. Мероприятия в ПО (программное обеспечение складского учета товара).
1.3.1. Заведующий складом по состоянию на 16-00 час за день до начала проведения инвентаризации, контролирует в ПО данные на предмет отсутствия всех электронных форм расходных накладных на отгружаемый товар (за исключением статуса «Товар отпущен»).
1.3.2.Все поступившие до начала инвентаризации партии товара (в т.ч. новые товары, по которым необходимо ввести новую позицию в справочник товаров) принимаются на склад по качеству и количеству, раскладываются на стеллажи и приходуются до 16-00 час. за день до начала проведения инвентаризации.1 Примечание: на момент проведения инвентаризации заявки/накладные в неконечных статусах должны отсутствовать!
1.3.3. Партии, поступившие после 16-00 час. за день до начала проведения инвентаризации, разгружаются, но не приходуются до ее окончания.1.3.4. Возвраты товара поставщику должны быть оформлены надлежащим образом в ПО.
1.3.5. Товар, поступивший в качестве возврата от клиентов проводится в ПО до началапроведения инвентаризации с выполнением п.п.1.2.4., 1.3.2., 1.3.3. согласно Временного порядка оформления и приема возврата товара от клиентов на склад.
1.3.6. Товар, поданный на списание по Актам, но не отгруженный, должен бытьобособлен на складе и подан (номенклатурным списком) для формирования отдельной номенклатурной ведомости в ПО. Ответственный за организацию – заведующий аптечным складом. Конечный срок перевода списываемого товара в соответствующий раздел ПО до 16-00 час. за день до начала проведения инвентаризации. Не переведенный товар в срок на списание подлежит инвентаризации общим списком в инвентаризационных ведомостях.
1.3.7. Формирование накладных на отпуск товара с реальной отгрузкой товара во времяпроведения инвентаризации – запрещено.
1.3.8. Доступ в базу данных ПО «____» закрывается программным способом в разделескладского учета аптечного склада соответственно на период инвентаризации. Ответственный – начальник ИТО.
1.3.9. Для формирования учетных цен в программном модуле «Инвентаризация»используются цены инвентаризационного прайс-листа, утвержденного финансовым директором.
1.3.10. Документов, резервирующих товар в ПО быть не должно.
1.4. Подготовка инвентаризационных ведомостей.
1.4.1. Начальник ИТО обеспечивает формирование ПО «Инвентаризация» по обработке электронных форм инвентаризационных ведомостей. Печатные формы инвентаризационных ведомостей распечатываются ресурсом группы обработки информации (при условии выполнения мероприятий в соответствии сп.п. 1.2. и 1.3.) в срок с 16-00 до 18-00 час. за день до начала инвентаризации.Инвентаризационная ведомость имеет следующий электронный (печатный) вид:Для счетных групп:
Примечание: при заполнении ведомостей счетными группами, в столбцы 7 и 8 проставляется:Знак «―» в случае отсутствия товара (товара) в адресной ячейке;Запись (ссылка) на ? ведомости (сплошной) соответствующего специалиста-провизора:»См. #__» в случае если товар по Ведомости не соответствует наличию фактическоготовара в ячейке;»См. #__ (пересортица)» в случае если серия товара по ведомости не соответствуетфактической серии товара в ячейке.Для специалистов-провизоров (сплошная ведомость):
Примечание: Ведомость заполняется специалистом по столбцам 7, 8 и 9 только по товарам, данные на которые в ведомостях счетных групп отмечены знаками «См. #__» и «См. #__ (пересортица)».
1.4.2.Инвентаризационные ведомости (счетные) распечатываются из расчета:1 участок счета – 1 ведомость.
1.4.3. Начальник ИТО обеспечивает:
1.4.3.1. Закрытие любого вида доступа к БД (в разделах касающихся аптечного склада, на котором будет проводиться инвентаризация), на период с 16-00 час. (за день до начала проведения инвентаризации) до полного формирования Инвентаризационной описи
1.4.3.2. Сформировать электронную копию ПО «Лев» по состоянию на 16-00 час. за день до начала инвентаризации с соответствующей архивацией учетных данных по состоянию на начало инвентаризации.
1.4.3.3. Программную обработку данных ввода в ПО «Инвентаризация» с печатных формведомостей и автоматизированное формирование результатов счета в виде Инвентаризационной описи ТМЦ (форма N инв-3).
1.5. Создание счетных групп и групп ввода информации.Счетные группы создаются из сотрудников склада и должностных лиц других подразделений числом, достаточным для проведения полной инвентаризации склада.Количество счетных групп соответствует количеству участков счета. Каждая счетная группа должна осуществлять счет только на закрепленном за ней участке склада.В состав счетных групп включают одного сотрудника склада и одного сотрудника другогоподразделения.Группы ввода информации создаются из наиболее квалифицированных сотрудников, владеющих программными средствами. Основная задача групп — ввод результатов пересчета (счета).Группа обработки информации создается из сотрудников ИТ-отдела и финансового отдела. Основные задачи группы — обработка данных ввода по инвентаризационным ведомостям; подготовка и распечатка итоговой описи по форме N инв-3, анализ результатов инвентаризации (уровней материальности отклонений).
2. Проведение инвентаризации
При инвентаризации проводится «слепой» пересчет товаров (сотрудники не знают учетного количественного остатка товара и не имеют доступа к такой информации) следующим составом счетной группы: 1). Специалист склада;2). Специалист др. подразделения (не материально ответственное лицо склада).При проведение пересчета запрещено производить перемещения товара/товаров из одной адресной ячейки/полки/паллеты в другую (см. приложение 2).
2.1. 1-й счет
Первый счет осуществляется по следующей методике:
1. Сбор членов счетных групп
2. Короткий инструктаж по проведению инвентаризации.
3. Выдача каждой счетной группе одной инвентаризационной ведомости и атрибутов счета.
4. Пересчет и сверка серий всех имеющихся в наличии товаров только на участке, закрепленном за конкретной счетной группой.
5. Заполненная счетная инвентаризационная ведомость (ее части, каждый лист) подписывается всеми членами счетной группы перед передачей в группу ввода информации.По окончании счета каждого листа Ведомости – передача заполненной части ч/з представителя комиссии в группу ввода информации для уменьшения времени на начало обработки данных).
6. Группа ввода информации заносит данные счета в электронную ведомость «Инвентаризация».
2.2. 2-й счет
Второй счет осуществляется сразу же по окончании первого счета, получения новой ведомости (частей) и смена мест счета в соответствии с # ведомости:
1. Выдача счетным группам новых инвентаризационных ведомостей.
2. Перераспределение счетных групп по другим участкам счета (в соответствие с # Ведомости).
4.-6. См. по разделу 2.1.Дальнейшее количество счетов не ограничено и производятся до тех пор, пока не совпадут результаты двух из них.На заводские короба, участвующие в инвентаризации, в обязательном порядке наноситсямаркировка (в правом нижнем углу) без нарушения товарного вида, позволяющая определить факт участия данного короба в пересчетах и количество пересчетов. Маркировка наносится цветными маркерами (соответственно номеру счета) на видимых сторонах короба (желательно на полиэтиленовой части) по следующей схеме (цифры должны легко читаться и обозначаются в кружочке):Цифра » » цвет синий – короб участвовал в первом счете;Цифра » » цвет красный – короб участвовал во втором счете;Цифра » » цвет зеленый – короб участвовал в третьем счете.На следующую инвентаризацию цвета номеров счета меняют по договоренности (см. Памятку, прилагается).По адресным местам хранения (ячейкам) где был проведен пересчет, участником счетной группы наклеивается стикер, цвета соответствующего номеру счета для внешнего обозначения окончания внесения данных пересчета в счетную ведомость по указанной адресной ячейке и дальнейшей возможностью проведения контроля внешним аудитором.
Группа специалистов производит пересчет (с соответствующей записью в сплошную ведомость) только товаров, отсутствующих в ведомостях счетных групп по местам хранения и/или имеющих расхождения по сериям (см. примечания в разд. 1.4.). Каждый специалист закрепляется за определенными участками счета.
Группа ввода информации после получения инвентаризационных ведомостей счета производит ввод обозначенных счетных данных в электронную ведомость «Инвентаризация» без искажения.
Группа обработки информации по окончании ввода данных каждого счета обеспечивает анализ вводимых данных счета в учетные системы «Инвентаризация», регистрирует столбцы ошибок по наличию (недостача, излишки, пересортица) с учетными данными, своевременно распечатывают счетные ведомости для проведения следующего счета, выводит инвентаризационную опись на печать по окончанию окончательного счета. По завершении введения и анализа счетных данных 1-го и 2-го сплошных пересчетов, для 3-го и дальнейших пересчетов выбираются только те товарные позиции, по которым есть ошибки/расхождения.
Контрольный пересчет проводится группой материально-ответственных лиц склада вприсутствие представителя инвентаризационной комиссии. Ведомость контрольного пересчёта формируется в соответствии с приложением 12 Методики (рег. ?М-03). Контрольный пересчёт проводится с использованием/оформлением ведомости контрольного пересчёта в соответствии с рекомендациями, изложенными в памятке для счётных групп (в зависимости от зоны счёта – адресная, коробочная и паллетная). Ввод данных осуществляется в соответствии с описанием программы «Инвентаризация».Таблицу ведомости контрольного пересчета оформлять по разделам: «Код товара»,»Наименование», «Единица измерения», «Код серии», «Серия», «Величина отклонения», «Адреса учетные», «Адреса фактические», «Количество».Пересчет должен проводиться по всем учетным адресам ведомости и фактическим в томчисле; количество товара указывать по каждой позиции отдельно (по каждому адресу). Каждый лист Ведомости контрольного пересчета подписывается лицами, проводившимипересчет, совместно с представителем инвентаризационной комиссии и участником группы ввода, который осуществил регистрацию данных в ПО.
3. Обработка и предоставление результатов инвентаризации
Данные по расхождениям, оформленные группой обработки информации в виде Инвентаризационной описи ТМЦ (форма N инв-3), предоставляются инвентаризационной Комиссии для дальнейшего анализа полученных результатов. В сводную инвентаризационную опись не вносятся никакие идентификационные метки. Должностные лица склада составляют письменные объяснения по выявленныминвентаризационным расхождениям товарных остатков ТМЦ и предоставляют их (объяснения) инвентаризационной Комиссии.Объяснения по расхождениям необходимо предоставлять в печатном виде с подписью МОЛ, одновременно предоставлять электронную копию для ускорения проверки, а причины расхождений оформлять в виде объяснительной записки с приложением таблицы в формате EXCEL (за основу брать сличительную ведомость). Объяснение излагать кратко по каждой товарной позиции (для быстрой обработки данных с помощью фильтра).
Расхождения, выявленные в результате инвентаризации комментироватьстандартными объяснениями (причины расхождений) следующего содержания:
1) внутритарные недостача/излишек;
2) товарная пересортица;
3) ошибка счёта/ввода попредыдущей инвентаризации;
4) ошибка счёта;
5) ошибка ввода;
6) товарное недовложение контрагенту (претензия контрагента по недостаче в поставке);
7) товарный излишек в поставке контрагенту (претензия контрагента);
8) ошибка склада;
10) претензии между складами предприятия;
9) без объяснений;
11) прочее.
Внесение корректирующих записей в учётные системы осуществляется посредством ПО»Инвентаризация» одним из представителей инвентаризационной комиссии и при непосредственном участии заведующего складом соответственно;Сроки обработки (расценки) приходных документов по излишкам установить следующие: в течение 3-х рабочих дней с момента создания документов в БД, если иное не определено Планом проведения инвентаризации Начальник отдела маркетинга в срок с 17-00 до 18-00 час. первого рабочего дня от даты окончания инвентаризации обеспечивает (при содействии заведующего склада соответственно) перевод в статус «АКТИВ» приходных документов по излишкам, с одновременным формированием заявки.
Удаление указанных заявок проводится после проведения расценки товара, оприходованного по излишкам, в срок, установленный Планом проведения инвентаризации.По результатам проведеннях инвентаризационных мероприятий на аптечных складах Предприятия каждый председатель рабочей инвентаризационной комиссии обязан предоставить в срок до одного рабочего дня комплект оформленной документации (см. «Перечень инвентаризационной документации, предоставляемой в Головное предприятие по результатам инвентаризации склада», прилагается).
Инвентаризационная Комиссия на основе результатов инвентаризации и изученных письменных объяснений МОЛ готовит предложения по урегулированию выявленных недостач и излишков, что фиксируется в Протоколе постоянно действующей Инвентаризационной комиссии (форма ПРТ-1). Протокол, рассмотренный и утвержденный Директором предприятия в 5-дневный срок предоставляется главному бухгалтеру для составления сличительной ведомости.
Постоянно действующая инвентаризационная комиссия анализирует причины выявленных отклонений фактических данных от данных бухгалтерского учета и передает документ в течение рабочего дня главному бухгалтеру предприятия для составления сличительной ведомости. Утвержденные результаты инвентаризации отображаются в бухучете Предприятия в том месяце, в котором была закончена инвентаризация, но не позднее (по состоянию) 31 декабря месяца отчетного года. Документация, подтверждающая результаты инвентаризации хранятся в бухгалтерии Предприятия.

Инвентаризация – один из способов обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности. Ее цель – не только установить фактическое наличие имущества предприятия, но и определить залежалые активы, проверить расчеты с контрагентами, начисленные обязательства и пр. В консультации рассмотрим порядок проведения инвентаризаций, а также приведем образец приказа о проведении инвентаризации.

Виды инвентаризации

Инвентаризация может быть обязательной или добровольной. Основное различие между ними состоит в том, что порядок проведения обязательной инвентаризации (в частности, сроки и случаи ее проведения, охват) предусмотрен нормативным актом – Положением № 879, а вот порядок проведения добровольной инвентаризации устанавливается руководителем предприятия или уполномоченным органом.

Также инвентаризация бывает плановой и внезапной. Плановая предусматривается распорядительными документами руководителя и нормативными актами, внезапная проводится в случае выявления кражи, факта неучтенной продукции и прочих нарушений.

Кроме того, инвентаризация может различаться по охвату инвентаризуемых активов, а именно:

  • выборочная затрагивает только часть имущества (обязательств) предприятия. Например, при установлении факта кражи имущества инвентаризация является обязательной, но объем охваченных проверкой активов определяет руководитель;
  • сплошная подразумевает полную инвентаризацию всех активов предприятия, расчетов, обязательств, к примеру, перед составлением годовой финотчетности.

Когда проводится обязательная инвентаризация

Случаи, когда инвентаризация проводится в обязательном порядке, установлены п. 7, 9 Положения № 879 (см. таблицу).

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/34730-0


п / п

Случаи проведения обязательной инвентаризации

Сроки/дата проведения

Вид инвентаризации по охвату активов

Перед составлением годовой финансовой отчетности

Установлены п. 10 Положения № 879

Сплошная

При передаче в аренду имущества госпредприятия или бюджетного учреждения, приватизации имущества госпредприятия, передаче госпредприятия в сферу управления другого органа управления и т. п.

На дату передачи

В соответствии с решением органов управления предприятием

При смене материально ответственных лиц, а при коллективной материальной ответственности – при смене руководителя коллектива (бригады), выбытии из коллектива больше половины его членов или по требованию хотя бы одного члена коллектива

На день приемки-передачи дел

Выборочная. Инвентаризуются активы, которые находятся на ответственном хранении

В случае установления фактов кражи и злоупотреблений, порчи ценностей

На день установления таких фактов

Выборочная. Объем определяется руководителем предприятия

Согласно судебному решению или на основании документа, оформленного органом, который в соответствии с законом имеет право требовать проведения инвентаризации

Сроки/даты устанавливаются решением суда или соответствующим документом, но не раньше дня получения документов

Объем устанавливается решением суда или соответствующим документом

В случае техногенных аварий, пожара или стихийного бедствия

На день после окончания события

Объем определяется руководителем предприятия

В случае прекращения предприятия

На дату ликвидационного баланса

Сплошная

При переходе на составление финотчетности согласно МСФО

На дату перехода

Сплошная*

В случае получения отказа поставщика удовлетворить претензию о недогрузе товаров или получения такой претензии от покупателя

На дату получения отказа/претензии

Выборочная. Сверяется объем тех товаров, на которые выставлена претензия

В других случаях, предусмотренных законодательством

Сроки и вид инвентаризации определяются нормативными актами

* Обратите внимание: целью инвентаризации, проводимой при переходе на МСФО, является не только выявление фактического наличия активов, сравнение учетных данных, но и анализ критериев признания элементов финотчетности, формирование отношения к имеющимся активам, элементам капитала и обязательствам, оценка их стоимости с точки зрения адекватности МСФО. Например, в отношении запасов устанавливается их соответствие критериям, предусмотренным МСФО (IAS) 2, наличие признаков обесценения, формирование резерва, сравнение их себестоимости с чистой стоимостью реализации и т. п.

Сроки проведения годовой инвентаризации

Согласно п. 10 Положения № 879 инвентаризация проводится:

1. До даты баланса в период трех месяцев (начиная с 1 октября):

  • необоротных активов (кроме незавершенных капитальных инвестиций, объектов основных средств, находящихся на момент проведения инвентаризации за пределами предприятия, например, транспорт, находящийся в длительных рейсах);
  • запасов (кроме незавершенного производства, полуфабрикатов и ТМЦ, находящихся за пределами предприятия);
  • текущих биологических активов;
  • дебиторской и кредиторской задолженности;
  • расходов и доходов будущих периодов;
  • обязательств (кроме неиспользованных обеспечений, расчетов с бюджетом и отчислений на социальное страхование).

2. До даты баланса в период двух месяцев (начиная с 1 ноября):

  • незавершенных капитальных инвестиций;
  • незавершенного производства, полуфабрикатов;
  • финансовых инвестиций;
  • денежных средств;
  • средств целевого финансирования;
  • обязательств в части неиспользованных обеспечений;
  • расчетов с бюджетом и отчислений на социальное страхование.

3. До временного выбытия с предприятия:

  • объектов основных средств (в частности, транспорта, находящегося в дальних рейсах);
  • других материальных ценностей, находящихся во время инвентаризации за пределами предприятия.

Сроки проведения инвентаризации и охват инвентаризуемых активов утверждаются приказом по предприятию (см. образец в конце консультации).

Обратите внимание на некоторые особенности, установленные Положением № 879:

  • инвентаризация земельных участков, зданий, сооружений и других объектов недвижимости может проводиться раз в три года (кроме недвижимого имущества госпредприятий);
  • инвентаризация инструментов, приборов, инвентаря, мебели может проводиться ежегодно в объеме не менее 30 % таких объектов при условии полного охвата всех этих объектов за 3 года;
  • инвентаризации подлежат и драгметаллы, содержащиеся в приборах, оборудовании и других изделиях. Они инвентаризуются одновременно с этими активами.

Особенности проведения инвентаризации в зоне АТО

Порядок проведения инвентаризации предприятиями, имущество которых находится на временно оккупированной территории и в зоне проведения АТО, регламентируется п. 8 Положения № 879.

Обязательную инвентаризацию (в случаях, определенных данным положением и другими законами) предприятия проводят, когда у них появляется безопасный доступ к активам, первичным документам и регистрам бухучета, находящимся на указанных выше территориях. Эти предприятия проводят инвентаризацию по состоянию на 1-е число месяца, следующего за тем, в котором появился такой доступ. В этом же периоде данные инвентаризации должны быть отражены в бухгалтерском учете.

Порядок проведения инвентаризации, а также документального оформления ее результатов такой же, как и для других предприятий, работающих на территории Украины (см. ниже и консультацию «Документальное оформление инвентаризации: все формы»).

Процедуру инвентаризации можно разделить на несколько этапов. Рассмотрим подробнее каждый из них.

Этап 1. Создание инвентаризационной комиссии

В соответствии с п. 1 разд. ІІ Положения № 879 инвентаризационная комиссия создается распорядительным документом руководителя предприятия (обычно – приказом). В состав этой комиссии входят:

  • представители аппарата управления предприятием;
  • бухгалтеры (специалисты аудиторской фирмы, физлицо-предприниматель, если бухучет на предприятии ведется не штатными бухгалтерами);
  • специалисты предприятия, компетентные в проведении инвентаризации тех или иных видов активов (инженеры, технологи, механики, товароведы, маркетологи, экономисты).

Председателем комиссии является руководитель предприятия или уполномоченный им руководитель структурного подразделения. Если бухучет на предприятии ведется самим руководителем, то возглавляет ее только он.

Если на предприятии создана служба внутреннего аудита или ревизионная комиссия, то по решению руководителя представители таких служб также могут быть включены в состав инвентаризационной комиссии.

В случаях, когда инвентаризация проводится согласно решению суда или документу органа, имеющего право требовать проведения инвентаризации, должностные лица таких органов могут присутствовать при ее проведении.

Важно! Инвентаризация проводится в присутствии материально ответственного лица и полным составом инвентаризационной комиссии.

Однако если на предприятии большой объем работ, то одна комиссия может не обеспечить проведение инвентаризации вовремя и в полной мере. Поэтому руководитель такого предприятия может издать приказ о создании нескольких рабочих инвентаризационных комиссий для проведения инвентаризаций в разных местах хранения активов и производства. В их состав включаются те же специалисты, что и в основную инвентаризационную комиссию. Помимо этого, одни и те же члены комиссий могут входить и в основную, и в рабочую комиссию. Председатели таких комиссий и их состав также утверждаются распорядительным документом руководителя.

Обратите внимание на два важных запрета, касающихся создания инвентаризационных комиссий:

1. Нельзя назначать председателем рабочей инвентаризационной комиссии одного и того же человека у одних и тех же материально ответственных лиц в течение двух лет подряд.

2. Нельзя включать материально ответственных лиц в состав рабочей инвентаризационной комиссии для проверки активов, которые находятся у таких лиц на ответственном хранении.

В случае создания рабочих комиссий инвентаризационная комиссия осуществляет такие функции:

  • организует проведение инвентаризаций, осуществляет инструктаж членов рабочих комиссий;
  • проводит контрольные проверки, а также выборочные инвентаризации по решению руководителя предприятия;
  • проверяет правильность определения инвентаризационных разниц, обоснованность зачета пересортицы;
  • при выявлении грубых нарушений при проведении инвентаризации проводит повторную инвентаризацию (по решению руководителя);
  • выясняет причины выявленных недостач, потерь от порчи активов, а также вносит предложения по их предотвращению с отражением соответствующей информации в протоколе.

Функции рабочих инвентаризационных комиссий таковы (п. 2.5 разд. ІІ Положения № 879):

  • проверяют наличие активов в местах хранения и производства;
  • совместно с бухгалтерской службой участвуют в определении результатов инвентаризации, разрабатывают и вносят предложения о зачете пересортицы, предотвращении недостач и потерь от порчи;
  • оформляют протокол с информацией, необходимой для составления протокола инвентаризационной комиссией.

Этап 2. Подготовительный

До начала инвентаризации выполняются такие действия (п. 5 разд. ІІ Положения № 879):

  • проверяется исправность всех весоизмерительных приборов;
  • завершается обработка всех документов о движении активов и формируются последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении активов;
  • устанавливаются остатки на дату инвентаризации;
  • группируются, сортируются и раскладываются активы по названиям, сортам, размерам в порядке, удобном для подсчета. Если инвентаризация внезапная, то это делается в присутствии рабочей инвентаризационной комиссии.

После выполнения этих действий председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы с пометкой «До инвентаризации на ____ (дата)». Такие документы являются для бухгалтерии основанием для определения остатков на начало инвентаризации.

Материально ответственные лица в инвентаризационных описях дают расписки в том, что до начала инвентаризации все приходные и расходные документы на активы сданы в бухгалтерию, все ценности, находящиеся у них на ответственном хранении, оприходованы, а выбывшие – списаны.

Этап 3. Проверочный

На данном этапе проводятся подсчеты, замеры, взвешивание активов. В ходе проверки составляются инвентаризационные описи, акты инвентаризации (см. «Документальное оформление инвентаризации: все формы»).

Положением № 879 определен ряд правил проведения инвентаризации:

1. Взвешивание, обмеры, подсчеты проводятся в помещении, где такие активы хранятся. Если материалы хранятся навалом, то подсчеты можно осуществлять на основании технических расчетов и обмеров. Акты обмеров и расчеты прилагаются к инвентаризационным описям.

2. Если инвентаризация активов в помещении не закончена за один день, ее необходимо завершить на следующий рабочий день. В этом случае после окончания проверки председатель комиссии пломбирует помещение.

3. Во время перерыва в инвентаризации описи должны храниться в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

4. Если у материально ответственного лица проверяется несколько изолированных друг от друга помещений, то члены комиссии должны проводить инвентаризацию последовательно в местах хранения активов.

Если после окончания проверки материально ответственные лица выявляют ошибки в инвентаризационных описях, они должны немедленно сообщить об этом комиссии. После проверки данного факта комиссия вносит необходимые исправления.

После завершения инвентаризации у материально ответственного лица может быть проведена контрольная проверка. Ее цель – подтвердить наличие наиболее существенных по стоимости активов предприятия и тех, которые пользуются наибольшим спросом.

Этап 4. Заключительный

Окончание инвентаризации подтверждается оформлением сличительных ведомостей (при выявлении расхождений между фактическими и учетными данными) и протокола инвентаризационной комиссии.

В протоколе фиксируются результаты инвентаризации. Протокол утверждается руководителем предприятия, а указанные в нем результаты отражаются в бухгалтерском учете и финансовой отчетности.

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/34730-1

Образец 1

ООО «Календула»

Приказ
от 20.09.17 г. № 115

О проведении инвентаризации
в 2017 году

В целях обеспечения полноты и достоверности отражения данных в годовой финансовой отчетности и на основании Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Минфина от 02.09.14 г. № 879, Порядка подачи финансовой отчетности, утвержденного постановлением КМУ от 28.02.2000 г. № 419, а также других нормативных документов, регулирующих вопросы проведения инвентаризации и составления годовой финансовой отчетности, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести полную инвентаризацию основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, документов и расчетов с проверкой их фактического наличия и документального подтверждения.

2. Организацию инвентаризации и контроль за ее проведением возложить на постоянно действующую инвентаризационную комиссию, утвержденную приказом от 05.01.15 г. № 7.

3. Инвентаризацию провести силами рабочей инвентаризационной комиссии, утвержденной приказом от 05.01.15 г. № 8.

4. Инвентаризацию провести в присутствии материально ответственных лиц:

  • кладовщика склада № 1 (подпись) О. А. Загорулько
  • кладовщика склада № 2 (подпись) Г. р. Нечипорук
  • кассира (подпись) Е. В. Маркова

5. Отдельные объекты инвентаризовать в следующие сроки:

  • товарно-материальные ценности на складах, основные средства, нематериальные активы – 2–6 октября 2017 года;
  • незавершенное производство и готовую продукцию – 1–10 ноября 2017 года;
  • денежные средства в кассе и на счетах, ценные бумаги, бланки строгой отчетности – 1–10 ноября 2017 года.
  • расчеты с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – 1–7 декаб­ря 2017 года.

6. Постоянно действующей инвентаризационной комисии в пятидневный срок после окончания инвентаризации передать материалы инвентаризации на утверждение руководителю.

Контроль за выполнением приказа оставляю за собой.

Директор (подпись) И. Н. Голобородько

С приказом ознакомлены:

кладовщик склада № 1 (подпись) О. А. Загорулько

кладовщик склада № 2 (подпись) Г. р. Нечипорук

кассир (подпись) Е. В. Маркова

Выводы

В зависимости от требований законодательства и выявленных нарушений инвентаризация бывает: обязательной и добровольной, плановой и внезапной, выборочной и сплошной.

Обязательной является инвентаризация, проведение которой предусмотрено нормативными актами. Добровольная инвентаризация проводится по распоряжению руководителя предприятия, ее порядок утверждается распорядительными документами предприятия.

Плановая инвентаризация осуществляется в сроки, установленные внутренними документами пред-приятия и законодательными актами, внезапная – в случае выявления фактов кражи, неучтенных акти-вов, обмана покупателей.

Выборочная инвентаризация проводится, когда нужно подтвердить наличие определенных видов ак-тивов (например, при выявлении недостачи), сплошная – например, перед составлением годовой фи-нансовой отчетности и в других установленных законодательством случаях.

Порядок проведения таких инвентаризаций установлен либо Положением № 879, либо распоряди-тельным документом предприятия.

Инвентаризация: шаг за шагом

Инвентаризация – это «фотография» товарного запаса. Мероприятие трудоемкое, масштабное, но преследующее очень важную цель – убедиться в правильности и точности учета имущества предприятия в складской системе

Количество инвентаризаций в отчетном году и даты их проведения определяются руководителем организации. Однако вне зависимости от принятой учетной политики, согласно пункту 2 статьи 12 Закона «О бухгалтерском учете», проведение инвентаризации является обязательным (см. врезку «Нормативные документы»).

В соответствии с пунктом 1.6 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира) или увольнении более 50% сотрудников бригады, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Таким образом, в течение года на складе должна быть проведена как минимум одна инвентаризация – перед составлением годовой отчетности. Естественно, чем чаще проводятся инвентаризации, тем точнее данные учета и четче «фотография» имущественного положения предприятия. Тем не менее стоит иметь в виду, что процесс этот дорогостоящий, связанный с напряженной и монотонной работой большого количества сотрудников (и не только работников склада). Более того, зачастую проведение инвентаризации очень затрудняет, а то и вовсе парализует работу склада. Поэтому, хотя эффективность инвентаризации как инструмента товарного учета никем под сомнение не ставится, применять ее все же следует с осторожностью.

Нормативные документы

Статья 12 Закона «О бухгалтерском учете». Проведение инвентаризации является обязательным в следующих случаях:

· при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

· перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

· при смене материально-ответственных лиц;

· после выявления фактов хищения, злоупотребления или порчи товара;

· в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

· при реорганизации предприятия.

Помимо самой инвентаризации проводятся и контрольные проверки ее результатов. Необходимость в этой не менее сложной процедуре возникает, когда кто-то из заинтересованных лиц не согласен с результатами инвентаризации или когда инициатива проверки исходит со стороны (к примеру, по требованию головной организации холдинга).

Очень часто под инвентаризацией подразумевают оперативную, выборочную проверку товара, например, при разборе претензии клиента о недостаче при поставке. Такого рода инвентаризации – не менее интересная тема, требующая особого внимания. Однако в нашей статье нас будут интересовать только инвентаризации товара, которые проводятся по распоряжению руководителя, и проверки по результатам такой инвентаризации.

Подготовка к инвентаризации

В ходе организации инвентаризации и контрольных проверок запасов необходимо учитывать структуру складского хозяйства, поскольку склады подразделений предприятия могут быть самостоятельными учетными единицами или входить в состав других учетных единиц. Отнесение складов к самостоятельным учетным единицам определяется руководителем организации по представлению главного бухгалтера (или бухгалтера – при отсутствии в штате должности главного бухгалтера). В подразделениях, чьи склады не являются самостоятельными учетными единицами, инвентаризация на складах производится одновременно с инвентаризацией незавершенного производства.

Для справки

Инвентаризация – это способ проверки соответствия фактического наличия числящихся на балансе организации ценностей, их сохранности и правильности хранения, обязательств и прав на получение средств данным бухгалтерского учета. Цель проведения инвентаризации – обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. Кроме того, это один из наиболее действенных механизмов внутреннего контроля за сохранностью имущества организаций, полнотой и своевременностью осуществления расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам по уплате налогов и сборов, соблюдением требований законодательства при осуществлении и учете финансово-хозяйственной деятельности, своевременным выявлением ошибок в учете и внесением исправлений в данные бухгалтерского учета и отчетности.

Порядок проведения инвентаризаций в организации предполагает создание инвентаризационной комиссии в составе руководителя предприятия или его заместителя (председателя комиссии), главного бухгалтера, начальников структурных подразделений (служб), представителей общественности. Также в состав комиссии включаются представители службы безопасности, технологи (логистики) и другие специалисты. Как вариант, к проведению инвентаризации могут быть приглашены сотрудники службы внутреннего аудита предприятия либо же независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена инвентаризационной комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Работает такая комиссия постоянно, в том числе и в межинвентаризационный период, обеспечивая полноту и точность отражения данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, внесенных в инвентаризационные описи и акты. В задачи комиссий входит и определение конкретных наименований, видов, групп запасов товаров, подлежащих проверке, а также сроки проведения проверки.

Персональный состав постоянно действующей инвентаризационной и рабочих (счетных) комиссий утверждает руководитель предприятия, о чем издается распорядительный документ по форме ИНВ-22 – Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируется в Журнале учета контроля над выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации по форме ИНВ-23.

На плечи руководителя организации также ложится обязанность создать условия для точного и полного подсчета фактического наличия товара в установленные сроки, предоставить в распоряжение комиссии сотрудников и технику для перевешивания, пересчета и перемещения товаров. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена, а результаты годовой инвентаризации – в годовой бухгалтерской отчетности.

Проведение инвентаризации

До начала проверки фактического наличия имущества комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении товара и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков товара к началу инвентаризации по учетным данным.

Составляем сличительные ведомости

На заметку

Составляем сличительные ведомости

Сличительные ведомости составляются по товару, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных (ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей»). В таких ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и по данным инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

На товарные ценности, не принадлежащие предприятию, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.

Согласно все тем же Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, материально-ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товар сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и весь товар, поступивший на их ответственность, оприходован, а выбывшие ценности списаны в расход. Форма расписки должна быть приложена к формам описей. Проверка фактического наличия товара производится только при непосредственном участии материально-ответственных лиц.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов рабочей (счетной) комиссии и материально-ответственное лицо (формы ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей» или ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение»). Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых товаров, их количество и срок годности указывают в описях по номенклатуре, причем в единицах измерения, принятых в учете.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Все сделанные исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами счетной комиссии и материально-ответственными лицами. Обратите внимание, что в описях ни в коем случае нельзя оставлять незаполненные строки (на последних страницах такие строки прочеркиваются).

Нормативные документы

При подготовке и проведении инвентаризации руководствуйтесь следующими документами:

1. Приказ Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов».

2. Приказ Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

3. Постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

4. Постановление Госкомстата России от 27 марта 2000 г. № 26.

Описи подписывают все члены счетной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку в том, что они подтверждают:

· проверку комиссией имущества;

· отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии;

· принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Форма расписки должна быть приложена к формам описей.

Если инвентаризация товара проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранится товар, при уходе инвентаризационной или рабочей (счетной) комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных или счетных комиссий описи необходимо оставлять в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация. Если материально-ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. На основе этих заявлений будет проведена проверка указанных фактов и, в случае их подтверждения, производится исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

На заметку

Проводим контрольные проверки

По окончании инвентаризации могут осуществляться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально-ответственных лиц обязательно до открытия склада, где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом ИНВ-24 «Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей». Они регистрируются в книге ИНВ-25 «Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций».

Перемещение товара во время проведения инвентаризации

Во время проведения инвентаризации запрещается перемещать товар между складами и переставлять на другие ячейки хранения. Товарно-материальные ценности, поступающие в ходе работы комиссии, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов этой комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Такие товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации» (форма ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей»). В этой описи указываются:

· дата поступления;

· наименование поставщика;

· дата и номер приходного документа;

· наименование товара, его количество, цена и общая сумма.

Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по поручению председателя либо члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера компании в процессе проверки товар может отпускаться клиентам в присутствии членов комиссии. На этот товар должна быть заполнена форма ИНВ-2 «Инвентаризационный ярлык», в которой отмечается количество товара до и после отпуска. Более того, после отгрузки на отпущенный товар составляется форма ИНВ-4 «Акт инвентаризации товаров отгруженных». В расходных документах делается отметка за подписью председателя комиссии или, по его поручению, члена комиссии.

Как проводить инвентаризацию?

Шаг 1. Руководителем предприятия издается приказ о создании инвентаризационной комиссии.

Шаг 2. Комиссия готовит план проведения инвентаризации, в котором указывает:

зоны инвентаризации;

сотрудников, которые будут проводить пересчеты в указанных зонах;

временные рамки проведения пересчетов в каждой указанной зоне.

Шаг 3. Руководителем предприятия утверждается план проведения инвентаризации.

Шаг 4. Руководителем предприятия издается приказ о прекращении на время проведения инвентаризации:

перемещений товара внутри складских подразделений;

перемещений товара на другие предприятия;

отгрузки товара клиентам.

Шаг 5. Руководителем предприятия издается приказ о составе рабочих (счетных) комиссий, согласно плану проведения инвентаризации.

Шаг 6. Инвентаризационной комиссией готовятся инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей.

Шаг 7. Председатель инвентаризационной комиссии получает у материально-ответственных лиц расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товар сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ТМЦ, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход.

Шаг 8. Инвентаризационной комиссией проводится инструктаж сотрудников, назначенных приказом в рабочие (счетные) комиссии по проведению пересчетов и заполнению инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей.

Шаг 9. После проведения пересчета инвентаризационной комиссией проверяется правильность заполнения инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей. При отсутствии замечаний данные вносятся в программу обработки инвентаризации. Если же обнаружены какие-то недочеты, члены счетной комиссии совместно с членами инвентаризационной комиссии проводят повторный пересчет товара.

Шаг 10. В случае обнаружения расхождений между данными пересчета и учетными данными определенных позиций товара инвентаризационной комиссией готовятся инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей для повторного пересчета.

Шаг 11. Согласно инвентаризационным описям товарно-материальных ценностей рабочей (счетной) комиссией проводится повторный пересчет товара.

Шаг 12. Инвентаризационная комиссия проверяет правильность заполнения инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей. При отсутствии замечаний по заполнению данные вносятся в программу обработки инвентаризации. Иначе проводится повторный пересчет товара.

Шаг 13. По итогам проведения второго пересчета инвентаризационной комиссией готовятся сличительные ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Шаг 14. Все документы по инвентаризации передаются инвентаризационной комиссией в бухгалтерию предприятия для дальнейшей обработки.

Шаг 15. В случае обнаружения расхождений между результатами инвентаризации и данными бухгалтерского учета сотрудники бухгалтерии могут выступить с инициативой проведения контрольной проверки результатов инвентаризации.

Шаг 16. Руководителем предприятия издается приказ о создании комиссии по проведению контрольной проверки результатов инвентаризации.

Шаг 17. Комиссия составляет акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей и проводит контрольные пересчеты товара. Результаты согласуются со всеми членами инвентаризационной комиссии и заносятся в журнал учета.

Для отгруженных, не оплаченных в срок, хранящихся на складах других компаний или находящихся в пути товаров составляются отдельные описи. В описях каждой отдельной отправки все еще «путешествующего» товара указываются наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета (форма ИНВ-6 «Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути»). В описях на отгруженный и не оплаченный в срок товар по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, перечисление товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа (форма ИНВ-4 «Акт инвентаризации товаров отгруженных»). Товары, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в опись на основании документов, подтверждающих их сдачу на ответственное хранение. В описях на такие ТМЦ указываются наименования товаров, количество, сорта, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов (ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, сданных на ответственное хранение»).

Дмитрий Медведев

Ведущий специалист по анализу бизнес-процессов ЗАО «ЦВ «Протек”»

На что обратить внимание при проведении инвентаризации

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При отсутствии хотя бы одного члена комиссии результаты инвентаризации могут признаны не действительны.

Материально ответственные лица инвентаризационной комиссии дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Результаты проведенной инвентаризации обязательно должны быть оформлены документально. На практике продолжают использовать формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

При проведении инвентаризации на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц составляется инвентаризационная опись. Данный документ составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии.

Согласно п. 4.1 Методуказаний на расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей оформляется сличительная ведомость. Этот документ нужен для отражаются результатов инвентаризации в случае отличия фактических данных от учетных. Суммы излишков и недостач имущества в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете (ф. ИНВ-18 и ф. ИНВ-19).

На основании результатов работы комиссии, оформленных протоколом, сличительной ведомостью или актом, работодатель принимает решение о возмещении ущерба. Для этого издается приказ о результатах инвентаризации и удержании недостач с виновных лиц.

В случае существенных нарушений при проведении инвентаризации удержания недостач с работника могут быть признаны неправомерными.

Поэтому во время инвентаризации следует обратить внимание на следующие обстоятельства:

— отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Методических указаний);

— участие материально ответственного лица является обязательным. В случае отказа от участия составляется соответствующий акт членами комиссии (п. 2.8 Методических указаний);

— описи должны содержать подписи всех членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц (п. 2.10 Методических указаний).

Помимо надлежащего оформления инвентаризации работодатель обязан создать все условия для сохранности имущества, а также должным образом оформить трудовые отношения с работником и договор о полной материальной ответственности.

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей (п. 1 ч. 1 ст. 243 ТК РФ).

Если работодатель нарушил трудовое законодательство, не заключив с работником трудовой договор, не ознакомив его с должностной инструкцией, то он тем самым не проинформировал работника о его трудовых обязанностях, его ответственности.

Таким образом, в случае, если работник был допущен к работе без оформления трудовых отношений в законодательно установленном порядке, работодатель не имеет права взыскивать с работника материальный ущерб, который возник при исполнении работником своих трудовых обязанностей ненадлежащим образом (Определение Ленинградского областного суда от 28.06.2012 по делу N 33а-2646/2012).

В трудовом законодательстве закреплены правовые нормы, предусматривающие материальную ответственность работника перед работодателем. Нанесенный работником ущерб должен быть возмещен, при чем не зависимо от того, привлечен ли он к дисциплинарной, административной, уголовной ответственности, или нет. На это указывает ст. 248 Трудового кодекса РФ.

При проведении инвентаризации могут быть выявлены недостачи товарно-материальных ценностей у материально ответственных лиц, вверенных ему на основании договора о материальной ответственности. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли в соответствии с п. 5.1. Методуказаний по инвентаризации относятся на виновных лиц.

По общему правилу в ходе инвентаризации определяется размер ущерба путем выявления расхождений между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). А для того чтобы определить виновных лиц и причины возникновения недостач, необходимо провести служебное расследование. На такой порядок указывает правовая норма трудового законодательства, приведенная в ст. 247 ТК РФ.

Комиссия для расследования выявленных недостач

Для проведения служебного расследования, руководитель имеет право создать комиссию и утвердить ее приказом. В приказе, также устанавливаются сроки служебного расследования и порядок оформления и представления результатов.

Порядок проведения расследования желательно урегулировать локальным нормативным актом организации. Однако и отсутствие такого документа не может помешать расследованию. При этом комиссией изучаются документы, в том числе акты, описи, первичные документы по учету, фактически проводится пересчет, берутся объяснения от различных работников, изучаются докладные (служебные) записки и пр.

Результатом работы комиссии должен стать акт служебного расследования, в котором нужно указать состав комиссии, дата составления и период проведения расследования, предпосылки проведения и установленные комиссией факты, сделанные ею выводы с обоснованием (наличие или отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника; противоправность поведения работника; вина работника в причинении ущерба; причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба работодателя, размер ущерба и т.д.).

Отдельно может составляться заключение по результатам расследования. В нем обычно отражается краткая информация по результатам расследования. Акт и заключение в обязательном порядке должны быть подписаны всеми членами комиссии. После этого с актом и заключением должны быть ознакомлены под личную подпись материально ответственные лица, которые признаны виновными в недостаче.

И еще один документ, который может быть составлен по результатам расследования — это акт, которой оформляется в случае отказа от ознакомления или от проставления личной подписи в ознакомлении материально ответственным лицом.

Работник должен написать объяснительную

В соответствии с требованиями ч. 2 ст. 247 ТК РФ у материально ответственного работника, у которого обнаружена недостача, должно быть затребовано письменное объяснение. Отказ от предоставление объяснительной нужно отразить в акте.

На практике, для выполнения данной процедуры привлечения к ответственности, можно поступать следующим образом.

Необходимо уведомить работника об истребовании у него объяснения по факту недостачи товаро-материальных ценностей.

Если работник отказывается их давать, то ему следует направить письменное уведомление с запросом объяснений и потребовать, чтобы он расписался в получении уведомления.

Если же работник отказывается подписать уведомление, следует зачитать его работнику вслух в присутствии свидетелей.

Если же и после этого работник отказывается давать письменное объяснение, то в этом случае оформляется акт об отказе или уклонении работника от дачи объяснений. С актом работник тоже должен быть ознакомлен под роспись, в случае отказа об этом делается соответствующая отметка.

Пленумом ВС РФ в Постановлении N 52 фактически установлена презумпция вины по отношению к материально ответственным лицам, то есть если работодателем доказаны правомерность заключения с работником договора о полной материальной ответственности и создания условий для сохранности вверенных ценностей, то в случае возникновения у этого работника недостачи, последний обязан самостоятельно доказать отсутствие своей вины в причинении ущерба. Таким образом, не работодатель должен доказывает вину работника, а работник доказывает, что недостача произошла не по его вине. Однако мы все же не рекомендуем наказывать материально ответственных лиц без проведения расследования и соответствующего документального оформления.

Взыскание ущерба

Перед принятием решения о взыскании недостач с работника у работодателя должны быть следующий пакет документов:

— документы, подтверждающие результаты проведенной инвентаризации (инвентаризационные описи, сличительные ведомости, акт о выявленных расхождениях);

— письменное объяснение работника о причинах недостач (либо акт об отказе от дачи объяснений);

— Акт (заключение) комиссии по результатам служебного расследования, в котором фиксируются вина работника, противоправность совершенных им действий, а также причинно-следственная связь между его действиями и возникшим у работодателя ущербом.

Со всеми материалами служебной проверки работник (его представитель) вправе ознакомиться.

По результатам расследования, руководитель должен принять решение о взыскании ущерба с виновного лица или о не взыскании. Трудовое законодательство (ст. 240 ТК РФ) предоставляет работодателю право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника. В любом случае данное решение должно быть оформлено в виде приказа (распоряжения) по организации. Для взыскания суммы ущерба с виновного сотрудника руководитель организации должен издать приказ об удержании. Приказ нужно выпустить не позже чем через месяц после того, как комиссия установит размер ущерба.

На основании приказа с дохода сотрудника удержите стоимость ущерба, не превышающую его среднемесячного заработка. С учетом этого правила нужно взыскивать ущерб и в тех случаях, когда сотрудник несет ограниченную материальную ответственность, и в тех случаях, когда материальная ответственность наступает в полной сумме ущерба.

Хотелось бы обратить внимание на один существенный момент. В соответствии со ст. 239 ТК РФ материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.

Неисполнение работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику. Данный факт может служить основанием для отказа в удовлетворении требований работодателя, если это явилось причиной возникновения ущерба. Для примера приведем Решение Головинского районного суда г. Москвы от 11.04.2012 по делу N 2-1170/12. Суд посчитал, что работодателем не были созданы надлежащие условия, необходимые для обеспечения полной сохранности имущества, вверенного как работнику, так и коллективу (бригаде), не были приняты меры по выявлению и устранению причин, препятствующих обеспечению сохранности вверенного имущества. В связи с этим в иске было отказано. Кроме этого судьи так же указали на то, что инвентаризация проходила с нарушением требований, содержащихся в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

При принятии решения о возмещении размера ущерба работником, нужно учесть следующее. Размер ущерба должен определятся по фактическим потерям, рассчитанным исходя из рыночных цен, действующих в данной местности, на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета, принимая в расчет степень его износа. Причем, в случае, если невозможно установить день причинения ущерба, работодатель вправе исчислить размер ущерба на день его обнаружения (п. 13 постановления Пленума Верховного суда РФ от 16 ноября 2006 г. № 52).

Обратите внимание, материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника только в тех случаях, которые указаны в статье 243 Трудового кодекса РФ. В частности, это могут быть ситуации, при которых:

— такая ответственность возложена в соответствии с действующими законами;

— выявлена недостача ценностей, вверенных работнику на основании договора о полной материальной ответственности или полученных им по разовому документу;

— ущерб причинен в результате преступных действий работника, установленных приговором суда или в результате административного проступка;

— работник действовал умышленно или в состоянии алкогольного, наркотического опьянения, а также когда он не исполнял трудовые обязанности.

В остальных случаях размер ущерба, который можно взыскать с работника, ограничен пределами его месячного заработка. Об этом сказано в статье 241 Трудового кодекса РФ. То есть независимо от размера причиненного ущерба работник обязан возместить сумму, которая не превышает размера его средней заработной платы за месяц (определение Московского областного суда от 17 июня 2010 г. № 33-11823).

При расчете средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации. При этом расчет производится исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев ( ст. 139 Трудового кодекса РФ ).

Также нужно иметь в виду, что сумма удержания не должна превышать 20 процентов заработка, а, следовательно, взыскание ущерба может растянуться на несколько месяцев.

Ситуация, когда работник признал свою вину

В случае, если работник признает свою вину и не против возместить ущерб добровольно, с него лучше взять расписку с обязательством погасить сумму материального ущерба в оговоренные сторонами сроки. Согласно ч. 4 ст. 248 ТК РФ работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично; по соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей.

По расписке, данной работником в качестве обязательства погашения ущерба, работник имеет право погашать сумму задолженности и более среднего месячного заработка — в той сумме, которая оговорена им в расписке. Не будет нарушением и досрочное погашение долга работником в сумме регулярных платежей большей, нежели определено в расписке, — до покрытия всей суммы ущерба. Ограничений в данном случае законом не установлено. Даже если работник будет увольняться и откажется погашать остаток задолженности по возмещению ущерба, организация-работодатель на основании этого письменного обязательства сможет взыскать с него задолженность в судебном порядке.

В силу ч. 1 ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Как рассчитывать указанное ограничение: со всей начисленной суммы или после удержания НДФЛ? По мнению представителей Минздравсоцразвития России, размер удержаний из заработной платы работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов (Письмо от 16.11.2011 N 22-2-4852).

При этом, если работник соглашается на погашение причиненного материального ущерба и принимает на себя обязательство по возмещению ущерба в добровольном порядке, то это означает что он имеет право представить соответствующее заявление работодателю об удержании суммы ущерба из заработной платы свыше 20% (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 16.01.2013 N 33-303/2013, Апелляционное определение ВС Республики Башкортостан от 28.06.2012 по делу N 33-7367/2012 и др.).

Проще всего если работник разом внесет в кассу работодателя свои личные денежные средства в размере, соответствующем оценке причиненного им ущерба. Также с согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить то, что повреждено.

Возможен и комбинированный вариант – когда часть суммы ущерба работник погашает сразу (наличными деньгами, имуществом или иным способом), а остальная часть ежемесячно удерживается из его заработной платы до полного погашения задолженности.

Обратите так же внимание на следующее. Пунктом 5.3 Методических указаний по инвентаризации установлено, что взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

При этом работодатель вправе отказать виновному лицу в зачете излишков при определении материальной ответственности, так как в п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации указано, что такой зачет допускается только в порядке исключения, т.е. обязанность работодателя осуществлять зачет не установлена.

Ситуация, когда работник не признал свою вину

Если же работник добровольно возмещать ущерб не хочет, работодателю нужно издать распоряжение о взыскании с виновного суммы причиненного ущерба. На его основании можно взыскать сумму, не превышающую среднего месячного заработка. Такое распоряжение составляется в произвольной форме и может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончания мероприятий по определению размера ущерба и причин его возникновения.

Конечно же, в распоряжении (приказе) о взыскании ущерба должна присутствовать и подпись виновного работника о его ознакомлении и согласии с содержанием приказа.

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, то взыскать его можно только через суд.

В судебном порядке придется взыскивать ущерб и в случаях, когда:

— работник не согласен добровольно возместить ущерб, размер которого превышает его средний месячный заработок (ст. 248 Трудового кодекса РФ);

— работник дал письменное обязательство о возмещении ущерба, но затем уволился и отказался его исполнять (ст. 248 Трудового кодекса РФ).

При этом необходимо учитывать следующее. На основании ст. 392 ТК РФ работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. При пропуске по уважительным причинам сроков, установленных ч. 1 и 2 ст. 392 ТК РФ, они могут быть восстановлены судом (Апелляционное определение Омского областного суда от 19.09.2012 по делу N 33-5469/2012).

Отражение в учете

В соответствии с пп. «б» п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, пп. «б» п. 30, п. 128 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм покрываются за счет виновных лиц. Недостача материальных ценностей списывается со счетов учета по их фактической себестоимости и отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций расчеты с работниками организации по возмещению материального ущерба, причиненного ими организации, ведутся на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». В дебет этого субсчета с кредита счета 94 списывается сумма недостающих МПЗ по фактической себестоимости В соответствии со ст. 246 ТК РФ размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени его износа.

В силу абз. 3 п. 16 ПБУ 9/99 «Доходы организации» возмещение причиненных организации убытков признается в составе доходов в бухучете в отчетном периоде, в котором судом вынесено решение об их взыскании или они признаны должником. Это касается образующейся разницы между рыночной стоимостью МПЗ, подлежащей взысканию с виновного лица, и стоимостью, по которой эти ценности были учтены в балансе. То есть эту сумму нужно учесть в доходах на дату признания причиненного ущерба виновным лицом независимо от фактического погашения (возмещения) долга.

Выявление недостачи и взыскание ущерба с виновных лиц отражаются в бухгалтерском учете аптеки следующим образом:

Дебет 94 Кредит 41 — выявлена недостача товара на основании результатов инвентаризации;

Дебет 73-2 Кредит 94 — отражена сумма недостачи, подлежащая взысканию с виновных лиц, на основании приказа руководителя;

Дебет 91-2 Кредит 94 — отражена разница между размером недостачи и суммой, которая взыскивается с работников;

Дебет 70 Кредит 73-2 — произведено удержание из заработной платы в счет возмещения ущерба;

Дебет 50 Кредит 73-2 — отражено погашение недостачи наличными денежными средствами в кассу организации;

Дебет 94 Кредит 73-2 — отражена сумма ущерба, во взыскании которой отказано по решению суда.

Законодательство не предусматривает особой методики расчета среднемесячного заработка в таком случае. Для всех случаев сохранения среднего заработка установлен единый порядок его расчета на основании среднедневного (часового) заработка (ст. 139 ТК РФ). Поэтому при расчете суммы материального ущерба необходимо использовать именно его.

Стоимость ущерба, удерживаемого из дохода сотрудника, не должна превышать его среднемесячного заработка (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). В данном случае среднемесячный заработок следует рассчитывать на основании среднедневного (часового) заработка и рабочих дней (часов) в течение того месяца, в котором был обнаружен материальный ущерб (ст. 139 ТК РФ, п. 9 и 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Оставьте комментарий