Когда составляется первичный документ

Когда составляется первичный документ?

Согласно ст. 5 Закона о бухгалтерском учете к объектам бухгалтерского учета экономического субъекта относятся факты хозяйственной жизни (ранее — хозяйственные операции). В свою очередь, каждый такой факт должен быть оформлен первичным учетным документом в силу п. 1 ст. 9 указанного Закона. В связи с этим Минфин России в Информации N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Информация) подчеркнул следующий момент: не должны приниматься к бухгалтерскому учету документы, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Если такой документ все-таки будет принят к бухгалтерскому учету, в учете и отчетности, по сути, будет допущена ошибка. (Порядок исправления ошибок установлен ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности», утвержденным Приказом Минфина России от 28.06.2010 N 63н.)

Определение. Факт хозяйственной жизни — сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона о бухгалтерском учете).

Предположим: руководитель организации настаивает на отражении в учете данных, подтвержденных «сомнительным» первичным учетным документом. В этом случае главный бухгалтер, иное должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязаны принять к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета данные, содержащиеся в первичном учетном документе, только при наличии письменного распоряжения руководителя. Ведь именно руководитель единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию (пп. 1 п. 8 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете). Ранее применялся такой же принцип: в случае возникновения разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могли быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.
Первичный учетный документ подлежит оформлению в момент совершения факта хозяйственной жизни. Если данное требование выполнить не представляется возможным, документ оформляется сразу же после окончания сделки, события, операции (п. 3 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Формы первичных учетных документов

Вспомним: по старым правилам первичные учетные документы принимались к учету при условии, что они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В случае если в альбомах необходимые формы отсутствовали, документы должны были содержать обязательные реквизиты, перечисленные в Законе.
Теперь обязанность по утверждению форм первичных учетных документов возложена на руководителя экономического субъекта (организации) (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Таким образом, с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными для применения (Письма Минфина России от 06.03.2013 N 03-03-06/1/6700, от 28.02.2013 N 03-03-06/1/5971), а вот документы, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами (например, кассовые документы), продолжают оставаться обязательными для применения. При этом экономическим субъектам не запрещено использовать формы первичных учетных документов, которые предусмотрены рекомендациями в области бухгалтерского учета, принятыми органами негосударственного регулирования бухгалтерского учета, и содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (Информация).

Разработкой своих форм может заняться должностное лицо организации, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, например главный бухгалтер (именно он представляет документы для утверждения руководителю). Необходимо учитывать, что первичные учетные документы, как и раньше, должны содержать обязательные реквизиты, а именно:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  • подписи вышеприведенных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации таких лиц.

Перечисленные обязательные реквизиты по составу и содержанию тождественны обязательным реквизитам первичного учетного документа (включая документы, составленные по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации), которые были предусмотрены старым Законом о бухгалтерском учете.

Обратите внимание: законодательством РФ о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на включение в первичные учетные документы дополнительных реквизитов. Организация включает их по необходимости (например, в связи с характером факта хозяйственной жизни, оформляемым этим документом, требованиями нормативных правовых актов, потребностями управления, технологией обработки учетных данных) (Информация).

Бумажный носитель или электронный документ?

Решение данного вопроса важно не только для бухгалтерского, но и для налогового учета. Например, в целях налогообложения прибыли можно учитывать соответствующие расходы при условии, что они документально подтверждены, в частности подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ). Налоговая база по налогу на прибыль исчисляется на основе данных налогового учета, подтверждением которых являются среди прочего первичные учетные документы (ст. 313 НК РФ).

В соответствии с п. 5 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичный учетный документ должен быть составлен на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Определение. Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона об электронной подписи (Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»)).

Составлять ли документы на бумажном носителе, или в виде электронного документа, или и в той, и в другой форме, организации решают самостоятельно. С учетом того, что ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета осуществляет руководитель экономического субъекта (п. 1 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете), соответствующее решение должен принять руководитель организации.

Об электронной подписи

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, совершении иных юридически значимых действий регулируются Законом об электронной подписи. Кроме того, до 01.07.2013 продолжает действовать Закон об электронной цифровой подписи (Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»).

Согласно п. 1 ст. 5 Закона об электронной подписи электронные подписи подразделяются на два вида: простую и усиленную (последняя бывает неквалифицированной и квалифицированной).

Простой является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования определенным лицом электронной подписи.

Неквалифицированная электронная подпись соответствует следующим условиям:

  • получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
  • позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
  • позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
  • создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированная электронная подпись соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

  • ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
  • для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным согласно Закону об электронной подписи.

Обратите внимание: электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью до 01.07.2013, признается электронным документом, подписанным квалифицированной электронной подписью в соответствии с Законом об электронной подписи (п. 2 ст. 19 указанного Закона). При этом сертификаты ключей подписей, выданные на основании Закона об электронной цифровой подписи, считаются квалифицированными сертификатами по Закону об электронной подписи.

В силу п. 1 ст. 6 Закона об электронной подписи информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Правда, из этого правила есть исключения. Это случаи, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Таким образом, первичный учетный документ однозначно может быть составлен в виде электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью.

Что касается информации в электронной форме, подписанной простой или неквалифицированной электронной подписью, она признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных:

  • федеральными законами;
  • принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами;
  • соглашением между участниками электронного взаимодействия (государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, а также гражданами).

Может ли первичный учетный документ, составленный в электронной форме, быть подписан простой или неквалифицированной электронной подписью? В Законе о бухгалтерском учете отсутствует указание на то, что при составлении первичного учетного документа в электронной форме должен использоваться какой-то конкретный вид электронной подписи, поэтому, по мнению автора, субъекты вправе выбирать вид электронной подписи самостоятельно, тем более что это согласуется с одним из принципов использования электронной подписи, закрепленных в ст. 4 Закона об электронной подписи. Итак, участники электронного взаимодействия вправе использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если только требование об использовании конкретного вида электронной подписи не предусмотрено федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами либо соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Однако у финансистов на данный счет совсем другая точка зрения (это то мнение, которого они придерживались и ранее, еще до вступления в силу Закона о бухгалтерском учете).

А как было?

В старом Законе о бухгалтерском учете было предусмотрено, что первичные документы можно составлять на бумажных и машинных носителях информации. Это служило основанием для вывода о том, что законом не запрещено составление первичного учетного документа в электронном виде. С этим соглашались и чиновники: положениями Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» не предусмотрена обязанность составлять первичные документы исключительно на бумажных носителях. Поэтому организация вправе подписывать данные документы электронной подписью в соответствии с положениями ст. 6 Закона об электронной подписи. Причем, по понятным причинам, в Законе о бухгалтерском учете не были определены виды электронных подписей, использование которых допускалось при составлении первичных документов.

Представленный расклад с учетом норм Закона об электронной подписи позволил чиновникам Минфина и ФНС прийти к выводу, что при определении налоговой базы по налогу можно учесть расходы, подтвержденные первичными документами, составленными в виде электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью. В отношении документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, мнения финансистов и налоговиков разделились.

Позиция ФНС России представлена в Письме от 24.11.2011 N ЕД-4-3/19693@. Если соглашением между участниками электронного взаимодействия предусмотрено подписание документов неквалифицированной электронной подписью, первичные учетные документы, подписанные такой подписью, могут быть учтены в целях налогообложения прибыли при условии соблюдения критериев п. 1 ст. 252 НК РФ.

Минфин же считает, что для целей налогового учета документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, не может быть документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (Письма от 31.07.2012 N 03-03-06/2/85, от 28.05.2012 N 03-03-06/2/67). Чиновники финансового ведомства продолжают придерживаться такого мнения, несмотря на вступление в силу с 01.01.2013 Закона о бухгалтерском учете (см. Письмо от 25.12.2012 N 03-03-06/2/139).

Представление первичных учетных документов

Если законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект по требованию другого лица или государственного органа должен изготовить копии первичного учетного документа на бумажном носителе, причем за свой счет (п. 6 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Выясним, в каком виде первичные учетные документы должны быть представлены в налоговый орган.

Согласно п. 1 ст. 93 НК РФ при проведении налоговой проверки должностное лицо налогового органа вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы (это могут быть и первичные учетные документы). Пунктом 2 указанной статьи предусмотрено, что истребуемые документы могут быть представлены в налоговый орган лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом либо переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. Если обозначенные документы составлены в электронной форме по установленным ФНС форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. (На сегодняшний день Приказом ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ утверждены рекомендуемые Форматы унифицированной формы первичной учетной документации по учету торговых операций ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, и акта приемки-сдачи работ (услуг).) Минфин России в Письме от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1 добавил: если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, он представляется на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью.

О хранении первичных учетных документов

В соответствии с п. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы наряду с регистрами бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетностью подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Такие правила (Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения) утверждены Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Правила распространяются на документы, составленные как на бумажном, так и на электронном носителе.

Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, подлежат хранению в течение пяти лет. Исчисление срока производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Помимо этого, необходимо помнить, что средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться экономическим субъектом как минимум пять лет после года, в котором документы в электронном виде использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (п. 2 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете).

* * *

В связи с вступлением в силу с 01.01.2013 нового Закона о бухгалтерском учете отчасти изменился порядок оформления первичных учетных документов. Главное изменение связано с тем, что формы этих документов экономические субъекты теперь разрабатывают самостоятельно. Правда, при этом им ничто не мешает ориентироваться на формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, тем более что реквизиты, наличие которых в первичном учетном документе обязательно, по сути, остались прежними.

Еще один нюанс: в Законе о бухгалтерском учете теперь прямо указано, что первичные учетные документы могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. При этом не уточнено, какой именно должна быть электронная подпись (бывает простой и усиленной (квалифицированной и неквалифицированной)), что позволяет участникам электронного взаимодействия использовать электронную подпись любого вида. Правда, финансисты продолжают настаивать на том, что первичный учетный документ на электронном носителе не приравнивается к документу, оформленному на бумажном носителе, если он подписан неквалифицированной электронной подписью.

Что представляет собой первичная документация, и с какой целью она составляется

Первичка представляет собой документацию, которая подтверждает осуществление хозяйственных операций. Документы должны быть оформлены в той же последовательности, что и произошедшие события.

Оформление первичных документов в бухгалтерском учете – это необходимое требование ведения хозяйственного учета. Тем не менее, на сегодняшний день требования к первичной документации предъявляются совершенно иные. Так, начиная с 2013 года, обязанность использовать унифицированные формы основных документов бухгалтерского учета отменена. Теперь у компаний есть выбор применять уже разработанные государством документы в своей деятельности или утвердить их самостоятельно с учетом потребностей организации. Однако в том случае, если применение первичного документа определено не Госкомстатом, а иными нормативными документами, например «Порядком ведения кассовых операций», данные формы являются обязательными к применению.

Значение документов первичного бухгалтерского учета организации нельзя недооценивать. Ошибки, выявленные в «первичке», не позволяют определять корректную налоговую базу, требуемую для исчисления налоговых платежей. Вследствие этого может возникнуть не только недопонимание с инспекцией, но и основание для наложения штрафных санкций.

Для того чтобы компании не пришлось отстаивать свою позицию в споре с налоговиками, необходимо уделять достаточно внимания порядку оформления бухгалтерских документов.

Требования к оформлению «первички»

Главным требованием, предъявляемым к оформлению «первички» является обязательное наличие всех реквизитов.

Все документы, которые содержатся в Альбоме унифицированных документов, уже содержат обязательную информацию. Однако в том случае, если компания использует собственные образцы бланков, необходимо проследить за тем, чтобы в них содержались все обязательные к раскрытию сведения.

В большинстве своем каждый первичный документ состоит из трех частей:

  • Заголовка;
  • Основной части;
  • Оформляющей части.

Заголовок предназначен для отражения информации о составляемом документе, организации его выдавшей и ее контрагенте, а именно:

  • Наименование первичного документа;
  • Код данной формы в соответствии с классификатором ОКУД. На практике данное поле часто остается незаполненным в связи с тем, что никаких санкций за это со стороны налоговых органов не предусмотрено;
  • Дату свершившегося факта хозяйственной жизни;
  • Наименование организации, составившей документ;
  • Код организации в соответствии с классификатором ОКПО;
  • Наименование подразделения, ответственного за совершение хозяйственной операции (Указывается при наличии);
  • Название единицы измерения в соответствии с классификатором ОКЕИ, а также валюты произведенной операции.

Основная часть первичного учетного документа может быть представлена, как в табличном, так и в текстовом формате. Этот элемент документ требует отражения следующих учетных данных:

  • Детальное содержание произошедшего факта хозяйственной жизни. Этот пункт компании потребуется прописать таким образом, чтобы в минимальное количество слов поместить максимум полезной информации;
  • Коды и показатели в денежном и натуральном выражении.
  • Суммы операции и при наличии налога отдельной строкой.

Завершающим этапом подготовки первичного документа является сбор подписей, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни, лиц. При этом помимо ФИО работника необходимо указать:

  • Должности работников, ответственных за корректное оформление документа, полноту и достоверность отраженных в нем сведений;
  • Оригинальные подписи сторон;
  • Дату составления первичного документа, должность фактического исполнителя операции, его подпись и ФИО, а также контактную информацию.

Типичные ошибки в первичной документации

В связи с тем, что на основании первичной учетной документации в компании формируется налоговая база и производится расчет налогов, налоговики пристально следят за корректностью оформления документов и достоверностью, отраженных в них сведений. Наиболее типичными ошибками при подготовке «первички» являются:

  • Использование не утвержденных компанией бланков. Когда в организацию с проверкой приходит налоговая инспекция, первым документом, который они просят предоставить является учетная политика. Именно в ней должен быть зафиксирован факт использования самостоятельно разработанных бланков документов;
  • Отсутствие в бланке обязательных к раскрытию реквизитов;
  • Отсутствие в ячейках бланка обязательной для отражения информации;
  • Арифметические ошибки при составлении. Данное нарушение зачастую имеет место возникать только в «первичке», которая заполняется не электронно, а вручную, так как формирование документа с использованием компьютерных программ позволяет предотвратить появления ошибок в расчетах;
  • Исправление вопреки требованиям законодательства произведено в кассовой документации;
  • В ячейках, которые являются обязательными к заполнению, но информация, по которым отсутствует или числовые значения показателей равняются нулю, не проставлены прочерки.
  • Документ подписан не уполномоченным на это лицом. На практике в компании должно быть распоряжение руководителя, определяющее перечень лиц, которые имеют право подписывать те или иные первичные учетные документы. Соответственно, если «первичка» подписана лицом, не имеющим такого права, документ признается недействительным и не имеющим юридической силы.

Как исправить ошибки в первичной документации

В первую очередь отметим, что исправлять «первичку» можно и нужно, так как недостоверно отраженная информация представляет для компаний большую опасность, нежели скорректированный документ. Однако разрешено вносить исправления не во все учетные формы документов.

В соответствии с требованиями, установленными для составления первичных кассовых и банковских документов, корректировки данной категории бланков находятся под запретом.

Что касается всей остальной первичной документации, вносить в них исправления разрешается.

При этом необходимо следовать простым правилам, позволяющим скорректировать документ без ущерба для его наглядного представления.

Суть сводится к следующему:

  • Неверную запись требуется аккуратно зачеркнуть,
  • Рядом с исправлением следует указать актуальную информацию.

Вносить исправления в первичные документы могут только уполномоченные на это работники. Вследствие этого заверить произведенное исправление необходимо подписью ответственного сотрудника компании.

Что такое первичные документы бухгалтерского учета

Первичными принято считать те документы, которые регистрируют определенные хозяйственные действия, уже осуществленные. Оставить запись в бухгалтерском учете и внести ее в регистр можно исключительно при наличии документации первичного учета. Она считается неотъемлемой частью системы управления предприятием. Исходя из этого можно смело утверждать, что первичные документы бухгалтерского учета — это документальное подтверждение осуществленных сделок, связанных с хозяйственной деятельностью субъекта и принесших некий экономический эффект.

Классификация

Все моменты, затрагивающие вопрос касательно первички, подчиняются положениям и нормам 402-ФЗ. В нормативе обозначено, что данные справки нужны при взаимодействии с налоговыми структурами в качестве подтверждения правильности расчетов. А это означает, что у налоговиков не возникнет никаких нареканий касательно процесса определения базы налогообложения.

В соответствии с действующими регламентами, первичная документация подлежит обязательному хранению в течение 4-х лет. В этот период налоговики могут в любой момент запросить документы для изучения и проверки. Кроме того, первичная документация часто выступает в качестве доказательной базы в судебных тяжбах.

Стоит отметить, что на законодательном уровне не закреплены конкретные формы первичной документации. По данному вопросу у хозяйствующего субъекта появляется возможность выбора того варианта, который удовлетворит его запросы и будет служить хорошим подспорьем в дальнейшей работе.

Первичные документы бухгалтерского учета: перечень

Как правило, полный список справок, выполняющих основополагающие функции, остается неизменным и утверждается на высшем уровне. На текущий момент к данной категории относят:

  1. Договора. В них оговариваются конкретные условия сделки, ответственность сторон и финансовые вопросы. В целом, тут указываются все условия, которые тем или иным образом имеют отношение к проводимой сделке. Отметим, что для некоторых операций письменная форма договора не обязательна. Так, с момента получения покупателем товарного чека, сделка признается заключенной.
  2. Счета. При помощи документов данного типа покупатель подтверждает готовность оплатить товар (услугу) продавца. А помимо того, в счетах могут быть представлены дополнительные условия сделки и зафиксированы конкретные расценки, которые продавец устанавливает на свою продукцию и услуги. Если по каким-то причинам покупателя не устроит представленный ему товар (услуга), на основании счета он имеет право требовать возврат своих средств.
  3. Товарная накладная. В ней отображается полный перечень всех товаров или материалов, которые передаются. Накладная должна быть составлена в нескольких вариантах в зависимости от количества участников сделки.
  4. Акт приема-передачи. Он составляется по итогам по итогам предоставления услуги в качестве подтверждения того, что результат труда соответствует ранее заявленным критериям и полностью одобрен принимающей стороной.
  5. Расчетные ведомости. В них отображаются все вопросы, связанные с расчетом с наемным персоналом по оплате труда. Причем здесь должна быть отображена вся информация, касающаяся премий, доплат и прочих механизмов финансового стимулирования работников.
  6. Акты приемки-передачи № ОС-1. Данный тип документации используется для фиксации любых мероприятий, связанных с вводом или выводом основных средств.
  7. Кассовые документы, к которым принадлежат приходные и расходные кассовые ордера, а кроме того, кассовая книга. В них содержатся сведения относительно финансовых, проведенных в рамках реализации, разнообразных сделках.

Классификация

Виды первичных документов в бухгалтерском учетов довольно разнообразны и прежде всего зависят от конкретной цели использования документа в обозримом будущем. Однако самый популярный классификационный признак заключается в разделении первичной документации на внутреннюю и внешнюю.

Внутренний документ является собственностью компании и выпускается ею для разрешения определенных вопросов. Он составляется специалистами фирмы и распространяет свое действие исключительно в пределах юрисдикции данной фирмы. Таким образом, указанная категория состоит из тех документов, которые необходимы для эффективного ведения хозяйственной деятельности в рамках одной компании. В то же время, если документ поступает на фирму со стороны или же составляется специалистами компании и впоследствии передается другим юрлицам (налоговым органам, клиентам и т. д.), то он будет признан как внешний.

В свою очередь, внутренние документы также имеют свои классификационные признаки, которые дают возможность сгруппировать их в три категории:

  1. Распорядительные (организационные). В них указывается информация, которая должна быть донесена до ведома сотрудников компании, структурных подразделений и филиалов и их руководителей. При их помощи компания отдает определенные распоряжения, которые должны будут тщательно выполняться. К данной группе можно отнести разнообразные приказы, распоряжения и многое другое.
  2. Исполнительные (оправдательные), в которых изначально отображаются факты, подтверждающие проведение определенных операций хозяйственного назначения и их завершение.
  3. Документы бухгалтерского оформления. Данная категория является обобщающей и нужна для систематизации сведений, содержащихся в других бумагах и их дальнейшего сбора в единый документ.

При определенных обстоятельствах документация также может быть комбинированной. В данную группу можно отнести те бумаги, которые могут одновременно содержать в себе ключевые признаки организационной и оправдательной документации. Самыми яркими примерами здесь являются различные кассовые ордера, требования, авансовая отчетность и многое другое.

Учетные регистры и их классификация

При совершении любой сделки подготавливается первичная документация. Как только она полностью оформлена, все сведения, указанные в ней, должны быть продублированы в соответствующий учетный регистр. А он являет собой своеобразный носитель, аккумулирующий основную информацию по сделке. Отталкиваясь от сути регистра, можно выделить несколько классификационных признаков. К примеру, по внешнему облику регистры предстают перед пользователями в виде книг, простых листов и учетных карт.

Исходя из механизмов ведения регистра можно выделить еще 3 группы:

  1. Хронологические, в которых все произошедшие события указываются со строгим соблюдением временных рамок. То есть сначала нужно указать те операции, которые произошли раньше и так далее. Подобные регистры наиболее сложные, так как в них содержится огромный массив информации, и довольно часто можно не учесть какое-либо действие.
  2. Систематические, в которых изначально все сделки вносятся в виде экономических показателей. Таким образом, регистры данного типа отображают экономический эффект от свершившихся хозяйственных сделок и анализируют показатели расходов и доходов. Самым ярким примером систематического регистра выступает кассовая книга.
  3. Комбинированные, которые имеют основополагающие признаки как систематических, так и хронологических регистров.

Правила оформления документов

Законодатель устанавливает определенные правила оформления документов первичного учета. Так, одним из ключевых требований считается аккуратность и отсутствие любых грамматических и пунктуационных ошибок и опечаток. Если налоговая служба обнаружит определенные недочеты, нарушителю придется заново переделывать документ, а при повторном нарушении можно попасть на штрафные санкции. В целом, по данному вопросу следует обратить пристальное внимание на следующие рекомендации:

  1. Допускается использование шариковых и чернильных ручек, специальной вычислительной техники и компьютеров.
  2. Составление можно начинать тогда, когда предполагается проведение неких хозяйственных операций, которые нужно будет отобразить. При этом, в исключительных ситуациях вполне допускается оформление документа после завершения сделки.
  3. Все расчетные данные должны быть отображены как в числовой форме, так и в письменной. Таким образом, около каждой цифры должна стоять пропись.
  4. Крайне важно заполнить все реквизиты, указанные на бланке. Если по каким-то причинам сведений нет, нельзя оставлять пустую строку. В ней должен появится прочерк.

Если не придерживаться данных рекомендаций, можно столкнуться со значительными сложностями. Так, если налоговая служба при проверке признает документ некорректным, появятся сомнения в правильности проведенных расчетов и определении налоговой базы.

Если по каким-то причинам необходимо внести определенные корректировки, ни в коем случае нельзя пользоваться корректорами и штриховкой, так как они недопустимы. Исправления можно сделать следующими способами:

  1. Контурное исправление. Если указаны неверные сведения, их необходимо перечеркнуть тонкой линией, а рядом указать правильные данные. При этом обязательно на месте каждого такого исправления должна стоять сноска «Исправленному верить» с указанием даты исправления и подписи должностного лица, который внес правку. Однако отметим, что в случае с документами, отображающими поступление и расходование денежных средств, такой способ будет нецелесообразным.
  2. Дополнительная запись. Этот способ применяют в тех ситуациях, когда суммарные значения сделок оформляются с существенно сниженными показателями. Чтобы не составлять документ по-новому, можно сделать дополнительные проводки на недостающие суммы в текущем периоде или следующим за ним.
  3. Сторнировка. Неправильная запись исправляется с применением отрицательных значений. Все неверно указанные сведения повторяются красными чернилами, а рядом указываются правильные записи.

Первичка может составляться как в письменной, так и в электронной форме. В последнее время многие компании дублируют сведения и составляют как бумажные, так и электронные версии. Первые в дальнейшем используются для внутренних интересов, а вот электронные копии передаются на проверку в ФНС по требованию.

Можно сделать несколько выводов. Государство не утверждает никаких обязательных форм для первичной документации, что дает хозяйствующим субъектам право самостоятельного определения формы документа, которая будет в дальнейшем использоваться на практике. Сразу же после оформления документа все данные из него должны быть перенесены в учетный регистр.

Оставьте комментарий