Командировочные 2018

Сотрудник предприятия, который отправляется в служебную командировку, может рассчитывать на полное возмещение расходов на эту поездку. Единственный нюанс – командировка должна быть действительно рабочей, а все расходы – документально подтвержденными.

Что необходимо подготовить до отправки в командировку?

Для подтверждения делового характера поездки должностные лица предприятия готовят ряд документов еще до отправки сотрудника в поездку:

  • Приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9 или на внутреннем установленном предприятием бланке.
  • Служебное задание, на основе которого по приезду работник должен написать отчет о выполнении работы.
  • Командировочное удостоверение, в котором по ходу командировки проставляются даты о прибытии к месту назначения и отбытии после выполнения служебных заданий.

По возвращению из командировки все представленные выше документы направляются в бухгалтерскую или кадровую службу предприятия.

Какие бывают расходы на командировку?

Расходы, понесенные сотрудников во время пребывания в командировке, можно разделить на несколько видов.

Расходы на передвижение. Сюда включаются расходы на оплату стоимости передвижения к месту командировки и обратно. Это могут быть авиабилеты, билеты на поезд, пароход, автобус и т.д. Также этот пункт включает расходы на услуги общественного транспорта к месту отбытия: аэропорту, морскому порту, вокзалу или автостанции. Относятся сюда и расходы на постельное белье, на страховые взносы по страхованию пассажиров и бронирование билетов.

Возмещения затрат на такси или аренду автомобиля возможно лишь в случае наличия дополнительного коллективного договора между сотрудником и предприятием.

Первичными документами являются дорожные чеки, квитанции об оплате, проездные билеты, багажные квитанции и электронные билеты. В случае потери документов подотчетным лицом расходы компенсируются исходя из их минимально возможной стоимости. Плюс – сотрудник уплачивает в бюджет налог из доходов физического лица (НДФЛ) в размере 13% от суммы расходов на передвижение.

Расходы на проживание. Данный тип издержек компенсируется сотруднику в полном объеме в зависимости от представленных подтверждающих документов – чеков, квитанций, выписок. Стоимость проживания в отеле включает расходы на питание, на пользование телевизором, телефоном и т.д. Сумма расходов на проживание не является базой для начисления налогов.

Дополнительные расходы на питание, на пользование мини-баром, спортзалом, сауной могут быть возмещены лишь по желанию работодателя. Этот нюанс должен быть прописан во внутреннем приказе по предприятию. Такие расходы облагаются НДФЛ по стандартной ставке – 13% от суммы.

В случае потери подтверждающих документов предприятие компенсирует расходы на проживание исходя из законодательно установленной суммы – 700 р за сутки на территории РФ и 2500 р – заграницей.

Суточные расходы. Начисляются за каждый день пребывания в поездке из расчета 700р за сутки на командировки внутри страны, и 2500 р – заграницей. Эти суммы не подлежат налогообложению. Если размер суточных превышает установленные нормы (что прописано во внутреннем приказе по предприятию), то на разницу необходимо уплатить 13% налог из доходов физического лица. И в первом, и во втором случае суточные не облагаются взносами на пенсионное и медицинское страхование.

На однодневные командировки суточные не начисляются.

Иные расходы. Сюда можно отнести расходы на покупку входных билетов на мероприятия, связанные с непосредственным выполнением служебных заданий, на услуги по переводу, по копированию документов и т.д.

Если говорить о командировках за границу, то к прочим расходам относятся издержки на оформление загранпаспорта и визы, консульские сборы, оформление медицинской страховки и т.д.

Расчет командировочных затрат

В течении 3-х дней после возвращения из поездки подотчетное лицо должно предоставить в бухгалтерию подписанное и пропечатанное командировочное удостоверение, отчет о выполнении служебного задания и оригиналы всех документов, подтверждающих понесенные командировочные затраты. На их основе формируется авансовый отчет.

Согласно табелю учетного времени работнику выплачивается заработная плата за все дни поездки с учетом выходных дней. Плюс, командировочные затраты, на которые ранее не был выдан авансовый платеж. После выплаты заработной платы предприятие начисляет и оплачивает необходимые налоги, в том числе НДФЛ и страховые взносы. Вычет НДС происходит лишь в том случае, когда поездка была в пределах РФ.

Carlabella представляет удобный онлайн-инструмент для расчета и сокращения командировочных расходов Carla Travel. Оставьте заявку на сайте и наши специалисты проконсультируют вас о продукте Carla Travel.

Что такое суточные и на что они выдаются

Чтобы легче было разобраться в выплатах, попытаемся ответить на вопрос: суточные и командировочные — в чем разница? По ст. 167 ТК РФ:

  • командировочные — это денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на необходимые расходы. Что входит в командировочные расходы? Проживание, проезд, питание. Данная выплата является подотчетной;
  • суточные расходы — это компенсация работнику за время пребывания в командировке (календарные дни). Что включают в себя суточные расходы в командировке? Траты на дополнительные услуги или товары без предварительного согласования с работодателем. По этим деньгам бухгалтерские отчеты сдавать не придется.

ВАЖНО! Обратите внимание: вопрос «что входит в суточные командировочные расходы?» некорректен по сути. Суточные — часть командировочных расходов наряду с оплатой проезда, наймом жилого помещения, стоимостью проезда и т. д. За них работник должен отчитаться в пределах 3 дней с момента приезда, предоставив подтверждающие документы и составив авансовый отчет.

Пункт 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, регулирует оплату времени, проведенного в рабочей поездке. Согласно данному документу, оплата суточных осуществляется не только за рабочие дни, но и за выходные, праздничные дни, время, затраченное на дорогу, возможные остановки и задержки в пути. При этом работнику обязаны начислять среднюю заработную плату.

Размер суточных в 2020 году

Что такое суточные в командировке, разобрались. Но размер именно таких расходов работодатели определяют самостоятельно и вносят во внутренние локально-нормативные акты, в том числе в Положение о командировках.

Если размер суточных при командировках в 2020 году не превышает 700 рублей — для России и 2500 рублей — для зарубежных поездок, то НДФЛ с данных сумм не уплачивается. Но такие минимальные расходы не являются обязательными, и размер денежной суммы может быть любой. Например, при назначении компенсационной выплаты при рабочей поездке по России в размере 3500 рублей НДФЛ будет удержан с суммы 2800 (3500 — 700 = 2800) рублей. Также удержанию подлежат и страховые взносы.

Напоминаем, что в 2020 году страховые взносы регулируются пунктом 2 ст. 422 Налогового кодекса РФ.

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Выплата суточных при командировках в 2020 году должна быть произведена за весь срок, начиная со дня начала служебной поездки, которым считается день отъезда, до дня прибытия включительно. В том числе, если отъезд и прибытие выпадают на выходные и праздничные дни. Для подтверждения нахождения командированного по месту назначения используются проездные документы.

Если для выполнения задания руководства, вернувшись из одной служебной поездки, работник в этот же день отправляется в другую, то компенсация за этот день производится по одной из поездок. Если внутренние нормативные акты организации предусматривают компенсацию сразу по обоим выездам командированного лица, то это не является нарушением, такие расходы признают оправданными.

При расчете сумм компенсации необходимо учитывать, что день отъезда — это день отправки транспортного средства, на котором происходит выезд сотрудника к месту назначения из населенного пункта, где расположено его место работы. А день прибытия — день приезда из служебной поездки, т. е. возвращение обратно к месту основной работы.

Пример расчета расходов

При отправке транспортного средства до 00 часов днем отъезда считаются текущие сутки, в случае отъезда после 00 часов — следующие сутки. Выплаты за день отъезда производятся в полном объеме. Также происходит расчет дня прибытия сотрудника. Если прибытие произошло до 00 часов, то днем прибытия определяются текущие сутки, если после 00 часов, то следующие. Выплата также производится в полном объеме. Например, если сотрудник был командирован руководством 31.12.2019 в 23:58, а прибыл 14.01.2019 в 00:15, то днем отъезда считается 31 декабря, а днем прибытия 14 января, и за эти дни оплата производится в полном объеме. Общий срок командировки составил 15 дней, за которые необходимо произвести оплату.

Суточные в командировке (что это такое и примеры — выше) могут выплачиваться как в рублях, так и в иностранной валюте. Но их размер в 2020 году оказывает влияние на налогообложение — на расчет налога на прибыль и на исчисление НДФЛ. В некоторых организациях величина неподотчетных компенсационных сумм при заграничных рабочих поездках может быть разная, в зависимости от страны пребывания сотрудника. Это касается коммерческих предприятий. Для бюджетных организаций размеры командировочных расходов при заграничных поездках установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.

Страна служебной поездки Размер компенсации в долларах США
Белоруссия 57
Украина 53
США 72
Германия 65
Великобритания 69
Франция 65

Валюта, в которой выплачиваются данные суммы при заграничных командировках, может быть установлена организацией. Например, начисление может быть произведено в долларах США, но деньги выдают работнику на руки в рублевом эквиваленте. Выплата производится согласно п. 17, 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749:

  • при отбытии в загранкомандировку за день пересечения границы суточные выплачиваются как за время пребывания за границей;
  • при прибытии на территорию РФ день пересечения границы оплачивается как командировка внутри РФ.

Порядок расчета выплачиваемых неподотчетных сумм может быть установлен внутри компании и закреплен в соответствующих внутренних документах организации. Также компания самостоятельно определяет размер денежных компенсаций. При зарубежных выездах с суммы, превышающей норму в 2500 рублей, уплачивается НДФЛ, поскольку эти деньги считаются доходом работника.

Однодневная командировка и расходы

Законодательство не устанавливает минимальный срок служебной поездки, поэтому она может быть однодневной. Ее оформление производится так же, как и многодневной: выпускается приказ, ставится отметка в табеле учета рабочего времени. После окончания поездки происходят выплаты за проезд и другие оговариваемые суммы.

При однодневных рабочих поездках компенсация не положена, но любая отправка сотрудника в рабочем порядке требует определенных трат от него, поэтому оставлять командированного работника без оплаты не является хорошим решением. В данном случае выдавать компенсацию при зарубежных поездках обязательно. Она может начисляться в размере 50 % от установленной суммы в локальных документах компании. При выездах внутри РФ сумма начислений может быть установлена компанией самостоятельно по желанию руководства.

НДФЛ и другие удержания с суточных

Пункт 3 ст. 217 НК РФ регулирует суммы начислений, которые не подлежат обложению налогом. Для служебных поездок по России сумма составляет 700 рублей, для заграничных — 2500 рублей.

В некоторых случаях руководство компании принимает решение об увеличении суммы оплаты. В этом случае разница сумм между назначенной руководством и определенной государством облагается НДФЛ и обязательными страховыми выплатами, определяемыми НК РФ.

Неподотчетные суммы, выплаченные сотруднику, должны быть отображены в авансовом отчете. При этом сотруднику нет необходимости отчитываться за расходование этих денег. Это учитывается во всех видах служебных поездок как по России, так и зарубежных.

Образец авансового отчета 2020

Скачать

Рассмотрим на основании норм законодательства и конкретных ситуаций порядок выплат возмещений по командировочным расходам и их обложения подоходным налогом с учетом особенностей 2018 г.

Гарантии и компенсации при направлении работников в служебные командировки установлены ст. 95 Трудового кодекса (далее – ТК). Так, за работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и зарплата в течение всего срока командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы. При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы: по проезду к месту командировки и обратно; по найму жилого помещения; за проживание вне места жительства (суточные); иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Кроме того, дополнительно определены особенности направления работников в служебные командировки и возмещения расходов при таких командировках:

– в пределах РБ:

Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утв. постановлением Минфина от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35);

– при командировании за границу:

Положением о порядке направления в служебные командировки за границу, утв. Указом Президента от 13.06.2005 № 274;

Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115).

Однако нередко встречаются ситуации, которые вызывают вопросы правомерности определенных выплат, признания их в целях налогообложения, а также применения отдельных льгот.

Освобождение от подоходного налога

От подоходного налога освобождаются все виды предусмотренных законодательными актами, по­становлениями Совмина компенсаций (за исключением компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, компенсации за износ транспортных средств, оборудования, инструментов и приспособлений, принадлежащих работнику), в том числе связанных с возмещением работникам расходов, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей (включая возмещение расходов, выплачиваемое в связи с переездом на работу в другую местность, возмещение расходов при служебных командировках) (подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК).

Указанная льгота может быть применена организацией при соблюдении следующих условий.

1. Выплаты физическим лицам выплаты связаны с направлением их в служебные командировки.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. При этом не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель (ст. 91 ТК). Кроме того, следует учитывать, что работником признается лицо, состоящее в трудовых отношениях с нанимателем на основании заключенного трудового договора (абз. 8 ч. 1 ст. 1 ТК). Поэтому в командировку может быть направлен только работник организации, заключивший с нею трудовой договор.

Освобождение от подоходного налога по основанию, предусмотренному подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК, может быть применимо при возмещении командировочных расходов работникам организации, в т.ч. не по месту основной работы, т.е. совместителям, а также к выплатам членам органа управления организации.

Поездки по служебным делам лиц, выполняющих работы в организации по гражданско-правовым договорам, командировками не признаются. Поездки работников, связанные с выполнением таких работ, должны быть предусмотрены в составе общей стоимости договора и дополнительно организацией не компенсируются.

Ситуация 1. В строительную организацию (заказчик), находящуюся в. Гродно, в марте 2018 г. по договору подряда в составе бригады принят гражданин (подрядчик), не являющийся индивидуальным предпринимателем (ИП), для выполнения работ по отделке помещений в строящемся объекте, находящемся в Гродненском районе. Организация (заказчик), согласно представленным физическим лицом документам, компенсирует его расходы на проезд и проживание в места расположения строительного объекта в период выполнения работ в соответствии с нормами, установленными законодательством, при направлении работников в служебные командировки.

В рассматриваемой ситуации расходы возмещаются организацией лицу, не состоящему с ней в трудовых отношениях. В связи с этим указанная компенсация не является возмещением командировочных расходов и не может быть освобождена от подоходного налога по основанию, предусмотренному подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК. Такая компенсация также не предусмотрена иными законодательными актами и постановлениями Совмина.

В случае если эта компенсация выплачивается в виде материальной помощи при ее налогообложении организация (заказчик) вправе учесть льготу, предусмотренную абз. 3 ч. 1 подп. 1.19 п. 1 ст. 163 НК, согласно которому от подоходного налога освобождаются доходы, не являющиеся вознаграждениями за выполнение трудовых или иных обязанностей доходы, в т.ч. в виде материальной помощи, подарков и призов, оплаты стоимости путевок (за исключением путевок, указанных в подп. 1.101 п. 1 ст. 163 НК), получаемые от организаций и ИП, за исключением доходов, полученных от профсоюзных организаций, не являющихся для получателя дохода местом основной работы (службы, учебы), с учетом норм Указа Президента от 25.01.2018 № 29 «О налогообложении (далее – Указ № 29) в размере, не превышающем 122 BYN, от каждого источника в течение налогового периода;

2. Расходы за проживание вне места жительства (суточные) возмещаются в пределах установленных законодательством норм.

Нормы возмещения расходов за проживание вне места жительства (суточные) определены постановлениями Минфина от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» (далее – постановление № 48) (при командировании в пределах РБ) и от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (далее – постановление № 7) (при командировании за границу). Размеры возмещения расходов при командировках могут устанавливаться в коллективном договоре, соглашении или нанимателем. Однако эти расходы не могут быть ниже размеров, установленных для бюджетных организаций (ст. 95 ТК).

Наниматель может закрепить в локальных нормативных правовых актах (коллективном договоре, соглашении, положении о командировках и т.п.) дополнительную гарантию для работников наряду с предусмотренными законодательством, а именно возмещение командировочных расходов сверх размеров, установленных законодательством (ч. 3 ст. 7 ТК). Вместе с тем при оплате нанимателем плательщику расходов на служебные командировки как на территории РБ, так и за ее пределы от подоходного налога могут быть освобождены только суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных законодательством (ч. 3 подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК). Суточные, выплаченные в размере, превышающем установленные законодательством нормы, в т.ч. в соответствии с локальными нормативными правовыми актами, облагаются подоходным налогом.

Ситуация 2. Руководитель отдела организации с 13 по 15 марта 2018 г. направлен в командировку в Таллинн. Ему выдан аванс в евро, рассчитанный в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными приказом руководителя предприятия, согласно которым нормы расходов за проживание вне места жительства (суточные) для руководителей структурных подразделений организации на 50% превышают нормы, установленные законодательством РБ.

С учетом ст. 95 ТК организация вправе предусмотреть в локальном нормативном правовом акте более высокие нормы командировочных расходов по сравнению с нормами, предусмотренными законодательством. Вместе с тем от подоходного налога могут быть освобождены только суммы суточных, выплачиваемые в пределах норм, установленных законодательством (ч. 3 подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК).

Таким образом, в рассматриваемой ситуации суммы денежных средств, выданные работнику организации, в части расходов за проживание вне места жительства (суточные), превышающие установленные законодательством РБ нормы, являются его доходом, подлежащим обложению подоходным налогом.

Ситуация 3. Сотрудник организации в марте 2018 г. направлен в служебную командировку на 4 дня в Санкт-Петербург. По возвращению из командировки этому сотруднику сверх норм суточных, установленных законодательством, согласно представленным подтверждающим документам нанимателем возмещены расходы по аренде автотранспортных средств для передвижения в пределах пункта командирования.

Транспортные расходы в пределах пункта командирования оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат (п. 12 Инструкции № 115).

С учетом изложенного и того, что в рассматриваемой ситуации сумма расходов по аренде автотранспортных средств для передвижения в пределах пункта командирования возмещена сверх установленных постановлением № 7 норм, эта сумма признается доходом физического лица, подлежащим обложению подоходным налогом.

Ситуация 4. Согласно приказу руководителя организации (находится в Могилеве) работник этой организации 12.03.2018 г. направлен в однодневную служебную командировку для участия в совещании в головной организации, находящейся в Минске. Принимающая сторона в день проведения данного мероприятия обеспечивает командированного работника двухразовым питанием. Этому работнику до отъезда в служебную командировку выдан аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно и суточных в размере 3,50 BYN.

На основании подп. 4.3 п. 4 Инструкции № 35, если командированному работнику принимающая либо направляющая сторона оплачивает питание, суточные выплачиваются в размере 50% от установленной нормы. С учетом того, что принимающая сторона в день проведения совещания обеспечивала командированного работника двухразовым питанием, сумма излишне выданных ему суточных составила 1,75 BYN.

С учетом того что указанная сумма превысила соответствующие нормы, установленные постановлением Минфина № 53, эта сумма признается доходом работника, подлежащим обложению подоходным налогом (при условии, что работник в установленные сроки не возместит ее или она не будет удержана из его зарплаты).

(Продолжение следует)

Автор публикации: Отдел налогообложения «ЭГ»

Статья доступна для бесплатного просмотра до: 01.01.2028

Зачем вообще платят суточные

Сотруднику, который отправляется в деловую поездку, положены суточные. Это деньги, которые позволят ему оплачивать расходы, возникающие потому, что какое-то время он будет вынужден выполнять работу не в своем городе.

Сколько суточных платить при загранкомандировках

Правил, регламентирующих выплату суточных определенного размера, не существует. То есть компания-работодатель самостоятельно может определять сколько суточных платить в поездках по России и за рубежом и в какой валюте. Можно даже установить размер суточных при заграничной командировке в валюте определенной страны, а выплату сделать в рублях по текущему курсу.

Не стоит забывать о том, что после определенного лимита возникает необходимость уплаты НДФЛ. По правилам на 2020 год, в случае зарубежной командировки размер суточных, которые не будут облагаться налогом, составляет 2500 рублей. Поэтому, если компания решит платить сотруднику 6000 рублей, то с 3500 рублей свыше лимита будут удержаны налоги.

Как рассчитать суточные при пересечении границы

Расчет суточных по «заграничной» ставке начинается со дня пересечения границы. Здесь действует принцип страны прибытия – если после дороги сотрудник оказывается вне России, то и платить ему нужно по ставке, установленной для страны пребывания. Для учета факт пересечения государственной границы осуществляется по штампам пограничников в заграничном паспорте.

В том случае, если деловая поездка охватывает несколько стран, то суточные при таких командировках выплачиваются по ставкам, установленным для каждой из стран. День прибытия в новую страну должен оплачиваться по ставке для этой страны или региона, в который она входит.

Согласно трудовому кодексу России, работодатель обязан выплачивать суточные за каждый день командировки. Чтобы верно рассчитать суточные нужно следовать простым правилам:

  • Суточные по «зарубежной» ставке нужно рассчитывать по принципу прибытия – деньги нужно выплатить по ставке для той страны, где сотрудник окажется в конце дня.
  • Во избежание необходимости уплаты НДФЛ размер суточных для зарубежных поездок не должен превышать 2500 рублей.
  • Для разных стран размер суточных может быть разным, платить нужно исходя из того, где сотрудник будет после завершения пути в конкретный день.

Командировка по России

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения сотрудника решает руководитель организации. При этом он должен учесть:

  • удаленность места командировки от местожительства сотрудника;
  • условия транспортного сообщения;
  • характер выполняемого задания;
  • необходимость создания сотруднику условий для отдыха.

При командировках по России в местность, откуда сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Это предусмотрено пунктом 11 Положения № 749.

В то же время при направлении сотрудника в командировку нужно возмещать ему иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ). Поэтому запрет на выплату суточных при однодневной командировке не мешает возместить сотруднику понесенные им иные расходы, связанные с выполнением трудовой функции (при условии что они подтверждены первичными документами). Главное, чтобы сотрудник получил разрешение работодателя на такие затраты, а порядок их возмещения был установлен коллективным договором или локальным нормативным актом.

Аналогичные выводы следуют из пункта 1 письма Минтруда России от 28.11.2013 № 14-2-242.

НДФЛ с суточных удерживать не нужно, если выплаты оформлены как компенсация взамен суточных. Ведь эти суммы можно рассматривать как возмещение затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (жительства). То есть денежные средства, выплаченные сотрудникам при однодневных командировках, носят компенсационный характер и не могут быть признаны экономической выгодой (доходом) сотрудников. Следовательно, указанные компенсации не облагаются НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Деньги, выплаченные сотруднику взамен суточных, не облагаются НДФЛ в пределах норм (при нахождении в командировке по России – 700 руб.). Все, что свыше этой суммы, освобождается от НДФЛ лишь при условии, что расходы подтверждены первичными документами (кассовые чеки, квитанции). При отсутствии подтверждающих документов с выплат, превышающих 700 руб., НДФЛ придется удержать.

ПРИМЕР 1

В коллективном договоре ООО «Омерта» закреплено, что при однодневных командировках по России работникам возмещаются затраты, вызванные необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (взамен суточных).

Сотрудник фирмы Кузнецов А.С. находился в командировке на территории России один день. Перед поездкой ему выдали аванс, в том числе компенсацию суточных в размере 600 руб. Поскольку указанная сумма не превышает предел в 700 руб., НДФЛ с нее удерживать не нужно. Подтверждающие документы на сумму 600 руб. сотруднику представлять также не обязательно.

В авансовом отчете бухгалтер отразил эту выплату не как «суточные», а как «иные расходы, выплачиваемые взамен суточных».

ПРИМЕР 2

В коллективном договоре ООО «Омерта» закреплено, что при однодневных командировках по России работникам возмещаются затраты, вызванные необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (взамен суточных).

Сотрудник фирмы Кузнецов А.С. находился в командировке на территории России один день. Перед поездкой ему выдали аванс, в том числе компенсацию взамен суточных в размере 1000 руб.

Вернувшись из командировки, Кузнецов не представил документов, подтверждающих расходы, в том числе на сумму, выданную ему вместо суточных. Поэтому бухгалтер не стал удерживать НДФЛ только с 700 руб. А удержал с той части выплаты, которая превышает данный лимит, он рассчитал налог в сумме 39 руб. (300 руб. × 13%).

А нужно ли начислять страховые взносы на сумму суточных, если сотрудника направили в командировку по России на один день?

Нет, не нужно. Но только если выплаты оформлены как компенсация затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции, и подтверждены первичными документами.

Аргументация такая же, как для целей НДФЛ. Формально при однодневной командировке суточные сотруднику не положены. Однако командированному сотруднику нужно возмещать также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Обратите внимание

Начислять страховые взносы на сумму суточных, если сотрудника направили в командировку по России на один день, не нужно. Но только если выплаты оформлены как компенсация затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции, и подтверждены первичными документами.

Такие суммы можно считать законодательно установленными компенсационными выплатами. И не начислять на них страховые взносы, если одновременно выполняются следующие условия:

  • выплаты оформлены не как суточные, а как иные расходы командированного;
  • расходы сотрудника подтверждены первичными документами (чеками, квитанциями и т. п.);
  • размер и порядок их выплаты установлены локальными документами организации (трудовым или коллективным договором, приказом руководителя).

Данные выводы следуют из подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ и подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Аналогичные разъяснения есть в письме Минтруда России от 06.11.2013 № 17-4/10/2-6751.

Подтверждает такой подход и судебная практика (cм. определение ВАС РФ от 14.06.2013 № ВАС-7017/13, постановления ФАС Поволжского округа от 22 января 2013 г. № А65-27465/2011, Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 07.08.2014 г. № Ф04-7426/2014, Уральского округа от 22.09.2014 № Ф09-6539/14 и др.).

В то же время представители ФСС России считают иначе. По их мнению, выплаты взамен суточных при однодневной командировке не являются компенсациями, установленными законодательством. Это доход сотрудника. Соответственно, на сумму такого дохода необходимо начислить страховые взносы (см. письмо ФСС России от 02.07.2013 № 15-03-14/05-6357).

С учетом более поздних разъяснений Минтруда России данная позиция представляется неактуальной. И даже если проверяющие из фондов предъявят претензии, суд будет на стороне организации.

Учесть при расчете налога на прибыль суточные по однодневной командировке по России можно. Но не в составе командировочных, а в составе других расходов, связанных с производством и реализацией.

Поскольку суточные при однодневной командировке не положены, квалифицировать выплаченные сотруднику суммы в качестве командировочных расходов при расчете налога на прибыль нельзя. Указанные выплаты можно рассматривать как возмещение затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (жительства). Следовательно, их можно учесть при расчете налога на прибыль на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ – в качестве других расходов, связанных с производством и реализацией. Но при условии, что они закреплены локальным нормативным актом организации (например, коллективным договором) и подтверждены документально (ст. 252 НК РФ).

Зарубежная командировка

При зарубежных командировках суточные выплачивают, даже если сотрудник выехал из России и вернулся обратно в один и тот же день. Размер суточных составляет 50 процентов от норм работодателя для зарубежных командировок (п. 20 Положения № 749).

НДФЛ с суточных не удерживайте в пределах установленных норм (2500 руб.).

ПРИМЕР 3

В коллективном договоре ООО «Омерта» предусмотрена норма суточных при направлении сотрудников в командировку за границу в размере 6000 руб. в день.

Сотрудник организации находился в зарубежной командировке один день. Организация выплатила ему суточные в размере 3000 руб. (6000 руб. × 50%). Подтверждающие документы на эту сумму требовать с сотрудника не обязательно.

При этом с суммы 2500 руб. удерживать НДФЛ не нужно. А с 500 руб. (3000 руб. – 2500 руб.) – нужно.

Таким образом, бухгалтер фирмы рассчитал НДФЛ в размере 65 руб. (500 руб. × 13%).

Есть еще один вариант – оформить компенсацию дополнительных расходов, связанных с командировкой, не как суточные, а как иные затраты, выплаченные взамен суточных.

Компенсационные выплаты взамен суточных в полном объеме не облагаются НДФЛ, при условии что они подтверждены первичными документами (п. 3 ст. 217 НК РФ). Если же подтверждающих документов не будет, то выплаты взамен суточных не будут облагаться НДФЛ только в пределах 2500 руб. в день. А все, что свыше этой суммы, облагается налогом.

ПРИМЕР 4

В коллективном договоре организации закреплено, что при однодневных командировках за рубеж сотрудникам возмещаются затраты, вызванные необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (взамен суточных).

Сотрудник организации Кузнецов А.С. находился в зарубежной командировке один день. Компенсационная выплата взамен суточных составила 4000 руб. Вернувшись из командировки, сотрудник представил подтверждающие документы (чеки, квитанции) на всю сумму. Поэтому компенсация, выданная взамен суточных, не облагается НДФЛ в полном объеме (4000 руб.).

Однако вариантом, когда организация выплачивает сотруднику компенсацию взамен суточных, лучше не злоупотреблять. Такой подход рискован. Ведь в пункте 20 Положения № 749 четко сказано: сотруднику, выехавшему в командировку за границу и вернувшемуся в Россию в тот же день, платят именно суточные.

Таким образом, безопаснее всего при однодневных командировках за границу выдавать именно суточные. А вариант с выплатой компенсаций взамен суточных использовать, только если вы уверены, что налоговые инспекторы вашего региона придерживаются по данному вопросу позиции Минфина России и Президиума ВАС РФ.

В плане налога на прибыль при зарубежной однодневной командировке вопросов нет – суточные учитываются именно по статье «суточные». Со страховыми взносами также все стандартно.

Налоговый консультант Тамара Петрухина

электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ

Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
7 выпусков издания доступно подписчикам бератора бесплатно.

Получить издание

Оставьте комментарий