Конфиденциальность информация

В деятельности компании неизбежно образуются документы, требующие особых условий для их учета и последующей сохранности. Речь идет об организации работы с конфиденциальными документами, безопасность которых является одной из важнейших задач для любого руководителя.

В деятельности компании неизбежно образуются документы, требующие особых условий для их учета и последующей сохранности. Речь идет об организации работы с конфиденциальными документами, безопасность которых является одной из важнейших задач для любого руководителя. Как обеспечить базовые условия хранения такой документации и правильно наладить работу с ней?

Со времени поступления в организацию конфиденциальных документов и до момента их полного уничтожения уполномоченные сотрудники обязаны обеспечить все необходимые условия хранения в соответствие с требованиями законодательства.

Порядок организации работы с конфиденциальными документами регламентирует Инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной информации. Она содержит основные положения о хранении конфиденциальных документов, хранящихся как в электронном, так и в бумажном виде. Также она устанавливает обязанности сотрудников, работающих с конфиденциальными сведениями и правила доступа к ним.

Сегодня многие компании с целью обезопасить себя от рисков, возможных на территории их собственного офиса, отдают документы в руки архивных компаний. Это объясняется тем, что внеофисное хранение конфиденциальных документов позволяет обеспечить дополнительный уровень защиты в случае несанкционированного доступа или форс-мажорных обстоятельств (потопа, пожара и др.).

Обычно архивные компании предлагают на выбор несколько видов хранения. Высокую степень безопасности гарантируют обособленные архивные ячейки (сейфы) и специально оснащенные архивные хранилища. Во всех случаях короба маркируются штрихкодом, что позволяет сотруднику компании без труда узнавать о его местоположении. Но если вы решили организовать архивное хранение собственными силами, не забудьте несколько важных правил.

Охрана конфиденциальности информации

Согласно ст. 10 Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 11.07.2011) «О коммерческой тайне»:

1. Меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые ее обладателем, должны включать в себя:

  • определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;
  • ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;
  • учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;
  • регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;
  • нанесение на материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, или включение в состав реквизитов документов, содержащих такую информацию, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации (для юридических лиц — полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей — фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

(п. 5 в ред. Федерального закона от 11.07.2011 N 200-ФЗ)

2. Режим коммерческой тайны считается установленным после принятия обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, мер, указанных в части 1 настоящей статьи.

3. Индивидуальный предприниматель, являющийся обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, и не имеющий работников, с которыми заключены трудовые договоры, принимает меры по охране конфиденциальности информации, указанные в части 1 настоящей статьи, за исключением пунктов 1 и 2, а также положений пункта 4, касающихся регулирования трудовых отношений.

4. Наряду с мерами, указанными в части 1 настоящей статьи, обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, вправе применять при необходимости средства и методы технической защиты конфиденциальности этой информации, другие не противоречащие законодательству Российской Федерации меры.

5. Меры по охране конфиденциальности информации признаются разумно достаточными, если:

  • исключается доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, любых лиц без согласия ее обладателя;
  • обеспечивается возможность использования информации, составляющей коммерческую тайну, работниками и передачи ее контрагентам без нарушения режима коммерческой тайны.

6. Режим коммерческой тайны не может быть использован в целях, противоречащих требованиям защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.

Работа с конфиденциальными документами

Первое, что необходимо сделать при создании (поступлении) конфиденциального документа, провести его регистрацию. Это является частью учетной процедуры, которая бывает трех видов:

  • учет изданных документов;
  • учет поступивших документов;
  • учет документов выделенного хранения.

Учет изданных документов относится к тем документам, которые были созданы в организации машинным или рукописным способом вне зависимости от того, остаются ли они для внутреннего пользования или отправляются в другие компании.

При учете поступивших документов производится регистрация входящей документации, то есть поступившей от других организаций.

Учет документов выделенного хранения необходим для работы с конфиденциальными документами, которые не будут подшиваться в дела. Это могут быть, например, чертежи и иные графические документы, которые в силу физических особенностей (формата, вида носителя, брошюровки и др.), невозможно или непрактично подшивать в дело.

Для любого вида учета конфиденциальных документов подойдут журналы или карточки. Если таких документов в организации скопилось много, то лучше прибегнуть к карточному способу, поскольку он позволяет сократить время поиска благодаря рубрикатору картотеки.

Кроме того, учетные карточки помогают вести ручной контроль исполнения документов, так как при этом не требуется изготовление специальных карточек контроля. Это, безусловно, повышает качество проведения контрольных проверок.

Журналы или картотеки для учета изданных и поступивших документов необходимо вести погодно. Учет документов выделенного хранения ведется непрерывно, так как обычно его составляют документы постоянного и долговременного хранения.

Важно: при работе с конфиденциальными документами запрещается вносить исправления с применением корректора. Если вам необходимо внести правку в журнал или картотеку, то просто зачеркните ошибку одной чертой и поставьте подпись сотрудника, ответственного за конфиденциальное хранение документа.

Правила хранения конфиденциальных документов

Защита от несанкционированного доступа. Ни в коем случае нельзя допустить, чтобы в хранилище с конфиденциальными документами попали посторонние люди, которые не уполномочены заниматься их обработкой или хранением. Даже уборка помещения (ремонтно-строительные и др. виды работ) должны производиться в присутствии сотрудника, ответственного за хранение конфиденциальных данных (руководитель компании и круг строго обозначенных лиц).

Профессиональное оснащение хранилища. Работа с конфиденциальными документами имеет ряд технических особенностей, выполнение которых необходимо для обеспечения их безопасности. Конфиденциальные сведения должны храниться в сейфе или металлических шкафах. Двери и окна должны иметь защиту от взлома (защитные пластины, жалюзи, сетку и др.), а вход – надежно закрываться и опечатываться. Нужно позаботиться об обеспечении сигнализационной системы и системы пожарной безопасности. В нерабочее время ключи необходимо оставлять на посту охраны или в специальном сейфе у уполномоченного сотрудника.

Регистрация конфиденциальных документов. Прежде чем попасть на архивное хранение, конфиденциальный документ проходит несколько этапов учета, а данные заносятся в учетный журнал. На стадии текущего хранения документу присваивается исходящий номер, пометка о котором вносится в журнал. С этого момента документ официально начинает свое существование в организации.

Примеры употребления слова конфиденциально в литературе.

Я конфиденциально вернулся в Египет и доложил своим начальникам, что Мекку защищал не Рабег, а Фейсал в Джебель Субхе.

Ввиду этого, Министерство Колоний послало Джона Клейтона в Африку, предоставив ему новый пост, причем конфиденциально ему было поручено сосредоточить все свое внимание на жестоком обращении офицеров дружественной европейской державы с чернокожими британскими подданными.

Лолита, держа трубку в горсточке и конфиденциально сгорбившись над ней, взглянула на меня прищуренными глазами и отвернулась со своим кладом, после чего торопливо повесила трубку и вышла из будки с пребойким видом.

Он сказал, что передаст полученные сведения конфиденциально примерно десяти самым образованным и влиятельным гражданам Провиденса, выслушает их мнение и последует любым их указаниям.

Я тоже, — объявил мистер Альфред Джингль, одной рукой беря под руку мистера Пиквика, а Другой — мистера Уордля и конфиденциально нашептывая на ухо первому джентльмену: — Чертовски хороший обед — — холодный, но превосходный — — утром заглянул и зал — — птица и паштеты и всякая всячина — чудесные ребята — — вдобавок хороший тон — — воспитанные — — весьма!

Хотя мне и пришлось отвергнуть его возражения, я все же старался конфиденциально встречаться с профсоюзными руководителями для обсуждения насущных проблем.

Эти быстрые и поверхностные наблюдения подтвердились еще внезапным появлением из-за грот-мачты корпусного товарища, гардемарина Касаткина, маленького, худенького, востроглазого брюнетика, который, пожимая руку Ашанина и озираясь на ют, быстро и конфиденциально шепнул: — Глазастый черт взъерепенился.

Помните, что к вашей исповеди будут иметь доступ лишь священник и врач-психолог, все это конфиденциально, и в ваших интересах быть абсолютно искренним и добросовестным в ответах.

Поэтому мне нельзя рассказывать Трэггу ничего, что моя клиентка сообщила мне конфиденциально.

И еще я могу сказать вам — но это строго конфиденциально — что в течение последних сорока восьми часов Джордан Баллард сообщил полиции, что вспомнил номер еще одной купюры, украденной из Коммерческого банка — тысячедолларовой.

В разговоре с капитаном Лэйярд буквально обворожил своего собеседника, и тот, проникшись к нему доверием, конфиденциально сообщил ему, что работал последние две ночи вместе со своими солдатами не покладая рук: они перебрасывали по приказу паши надгробные камни и могильные плиты из близлежащих поселений к Нимруду.

В 1980 году я конфиденциально пригласил лидеров малайской общины на встречу, чтобы открыто обсудить с ними деликатную проблему плохой успеваемости малайских студентов.

В связи с этим представитель здешней эстонской миссии конфиденциально сообщил, что целью его визита является подписание торгового соглашения между Советской Россией и Эстонией, которое предусматривает увеличение перевозок и гарантии сохранности советских товаров при транзите через Эстонию, а также аналогичные условия перевозок эстонских товаров в Советском Союзе.

Леди Кемпбелл поначалу предположила, что, быть может, это и послужило причиной раннего визита зятя, но тот вскоре объявил, что желает переговорить с губернатором конфиденциально.

Если вы нашли сверток, — сказал он, — я хотел поговорить с вами, конфиденциально и как можно быстрее.

Источник: библиотека Максима Мошкова

8.4. В случае если Исполнитель входит в сеть аудиторских организаций, Исполнитель имеет право с согласия Заказчика раскрывать представителям (руководителям, должностным лицам, сотрудникам, агентам и контролируемым лицам) другой аудиторской организации, входящей в одну сеть с Исполнителем, информацию, полученную в ходе оказания услуг по настоящему договору, но только в той мере, в какой это необходимо для оказания услуг по настоящему договору, для проведения проверки качества выполнения аудиторского задания, контроля соответствия нормативно-правовым и внутренним требованиям, соблюдения требований к бухгалтерской (финансовой) отчетности, координирования процедур принятия решения о сотрудничестве с Заказчиком и/или выполнении аудиторского задания, проведения проверок на предмет соблюдения требований независимости и на предмет наличия конфликтов интересов. За исключением рабочей документации по аудиту, базовые сведения об аудиторском задании и Заказчике, такие как наименование организации Заказчика, контактная информация, финансовые данные по оказываемым аудиторским услугам, может передаваться Исполнителем для обработки в информационный центр, находящийся под контролем и управлением другой аудиторской организации, входящей в одну сеть с Исполнителем, или организации, занимающейся услугами в области информационных технологий, привлеченной указанной аудиторской организацией, входящей в одну сеть с Исполнителем. Раскрытие или передача информации, указанной в настоящем пункте, может осуществляться только при условии обеспечения Исполнителем выполнения принимающими указанную информацию лицами и/или организациями тех же обязательств соблюдения конфиденциальности информации, которые применимы к Исполнителю согласно настоящему договору.

Влада СОБОЛЕВА

Информация всегда была одним из основных источников дохода и развития, по сути, это — основа всего. С идеи начинается технология, данные позволяют контролировать ситуацию, знание приносит прибыль. Информация является ценностью, которую не так уж сложно украсть, именно поэтому ее зачастую охраняют тщательней, чем любые материальные ресурсы.

Определенные тайны есть в каждой профессии. Некоторые из них охраняются негласными законами вежливости, другие же попадают под защиту государства. Молчание становится обязанностью, уклониться от которой нельзя.

Для служебного пользования

К профессиональной сфере относятся понятия «служебная» и «коммерческая тайна». Между ними невозможно провести не вызывающую сомнений, строгую границу, поскольку ни одно из этих понятий четко не прописано в законодательстве.

В целом, определение «служебная тайна» несколько шире, так как коммерческая тайна может быть частью служебной. Так, если сведения, полученные в результате служебной деятельности, имеют коммерческий характер и служат для получения дохода, речь идет одновременно о нарушении и служебной, и коммерческой тайны. Во многих странах, например, в США, понятия служебная и коммерческая тайна фактически совпадают в своем значении.

Исключением можно назвать разве что информацию, представляющую собой государственную тайну, — она служебной тайной не является.

Таким образом, можно отметить, что к коммерческой тайне относятся сведения, связанные с коммерческой деятельностью, а к служебной — полученная в результате профессиональной деятельности информация, доступ к которой ограничен органами.

Как правило, нормы служебной тайны являются общими для ряда государственных учреждений, тогда как условия коммерческой тайны определяются отдельно каждой фирмой. Так, ни один из ЗАГСов не может распространять сведения о записях актов гражданского состояния (регистрация рождения, смерти, тайна усыновления, перемена имени и др.), поскольку подобные сведения являются служебной тайной. Еще одним примером служебной тайны могут быть данные, получаемые налоговой инспекцией. Они являются строго конфиденциальными и не должны передаваться третьим лицам.

Подобные сведения считаются «несекретными», под этим подразумевается, что круг лиц, которым может быть предоставлен доступ к служебной информации, строго не ограничен. Данные будут предоставлены, если того требует ситуация и позволяет профессиональная деятельность указанных лиц. Так, на международных переговорах всегда присутствует переводчик, который узнает определенные тайные сведения об обеих сторонах. Эти сведения не должны распространяться — речь идет о переводческой тайне, разновидности служебной.

Информация, являющаяся служебной тайной, отмечается грифом «для служебного пользования», который лучше всего отображает ее суть. Это данные, распространение которых нежелательно, но и скрыть их ото всех невозможно. Следовательно, эти данные должны быть доступны лишь тем, кто имеет право на их получение по роду профессиональной деятельности.

Несмотря на отсутствие закона «О служебной тайне», разглашение сведений, отмеченных грифом «для служебного пользования», может повлечь за собой юридические или административные санкции.

Что может быть коммерческой тайной…

Как уже было сказано, коммерческая тайна связана с соответствующей сферой деятельности. Точного определения нет и здесь, что несложно понять: невозможно составить строгий перечень сведений, составляющих такого рода тайну. В «Положении о коммерческой тайне», утвержденном постановлением Совета Министров Республики Беларусь, указано следующее: «Коммерческую тайну составляют преднамеренно скрываемые экономические интересы и информация о различных сторонах и сферах производственно-хозяйственной, управленческой, научно-технической, финансовой деятельности субъекта хозяйствования, охрана которых обусловлена интересами конкуренции и возможной угрозой экономической безопасности субъекта хозяйствования».

Как можно увидеть, теория коммерческой тайны несколько размыта. Критерии информации, подлежащей преднамеренному сокрытию, определяются отдельно каждой компанией. Существуют лишь общие требования, которых нужно придерживаться: такая информация должна предоставлять реальную ценность и оформляться документально.

Что же на практике может стать коммерческой тайной?

Во-первых, это все, что связанно с деятельностью компании: сведения о сырье, о готовой продукции, структуре производства, данные о стратегии продаж, даже программное обеспечение, установленное на компьютерах. Все детали транспортировки продукции также могут быть объявлены коммерческой тайной. Причину этого понять несложно: разглашение таких подробностей может привести к краже не только интеллектуальной, но и материальной собственности.

Во-вторых, к тайне часто относятся все планы компании (относительно выхода на рынок нового продукта, инвестиций, закупок, продаж и т.д.); исследования особенностей рынка, проводимые компанией; детали документов, находящихся в разработке. Словом, все то, что руководство компании не объявило публично. Ведь новый продукт не будет секретом вечно — он выйдет на рынок; однако до этого момента о его существовании должно знать лишь ограниченное число людей.

В-третьих, те, с кем компания взаимодействует, также должны стать закрытой темой. Речь идет не только о партнерах, но и о заказчиках, посредниках, поставщиках, торговых агентах, клиентах, спонсорах и даже конкурентах. Все сделки, заключаемые компанией, необходимо хранить в тайне, в противном случае фирма может столкнуться с проблемами. В качестве примера можно примести подобную ситуацию: один из клиентов фирмы узнаёт, что другому клиенту предоставляется большая скидка при закупке. Вероятнее всего, первого клиента фирма потеряет, а вместе с тем ее репутации будет нанесен серьезный урон.

В-четвертых, непосредственную угрозу представляет общедоступность информации о безопасности компании: службе охраны, сигнализации, паролях, кодах и т.д. По сути, даже сведения о методах сохранения коммерческой тайны тоже являются такой тайной.

Суммы, цифры, имена, адреса, даты — коммерческой тайной может стать очень многое, но не все. Существует перечень сведений, которые такого рода тайной не являются.

…А что тайной быть не может

Прежде всего, коммерческой тайной никогда не станет информация, являющаяся общеизвестной и общедоступной по законодательству Республики Беларусь. Это кажется очевидным, и все же этот пункт включен в «Положение о коммерческой тайне». Дело в том, что разглашение тайны может стать причиной для увольнения сотрудника, поэтому, во избежание произвола, существует перечень фактов, которые не могут быть классифицированы как коммерческая тайна.

Коммерческой тайной не станут сведения, являющиеся государственным секретом (это уже государственная тайна), а также защищенные патентным и авторским правом. Причина проста: такая информация уже имеет владельца и защищена отдельными законами.

Кроме того, посредством коммерческой тайны организация не имеет права скрывать любую незаконную и противоправную деятельность, способную нанести ущерб интересам государства.

Тайной не являются и некоторые документы, например, учредительные (существование самой фирмы не может быть ее же тайной), устав, документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью. Не скрываются и сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные данные, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей; документы о платежеспособности. Впрочем, этот пункт непосредственно связан с указанием о не причинении ущерба интересам государства.

Компании не позволяется скрывать информацию о численности и составе рабочих, их заработной плате, условиях труда, наличии свободных рабочих мест — такие сведения могут быть необходимы для защиты прав сотрудников.

Как «выглядит» тайна

Учитывая, что четкого определения коммерческой тайны нет, и каждая фирма обозначает тайные сведения в зависимости от своей деятельности, могут возникнуть сомнения: как угадать, что речь идет о тайне.

Однако угадывать не придется. Коммерческая тайна, пусть и разная в каждой компании, должна иметь четкую форму.

Общие положения (например, неразглашение сведений о безопасности, партнерах, внутреннем устройстве фирмы и т.д.) обычно указываются в приложении к контракту, подписываемому каждым из сотрудников, или в отдельном договоре. С этим договором, как и с любым другим документом, сотрудник должен внимательно ознакомиться до его подписания, поскольку там указаны не только тайные сведения, но и санкции за их разглашение.

В конкретном контракте нет места размытой теории, там перечисление информации, составляющей коммерческую тайну, должно быть предельно четким. Также перечень тайных сведений может быть установлен отдельным приказом или инструкцией для сотрудников. Кроме того, степень секретности должна указываться непосредственно на документах. В определенных ситуациях может иметь место отдельный, «разовый» договор о молчании.

В любом случае, сотрудник должен быть официально осведомлен о том, что имеет дело с коммерческой тайной. Например, принимая на работу нового человека, работодатель должен (под расписку) ознакомить его с уже существующими на фирме документами, касающимися не подлежащей разглашению информации. В противном случае, без подтверждения осведомленности сотрудника, ни о каких санкциях и речи идти не может — сведения о том, что вот эти конкретные данные — коммерческая тайна не должны становиться сюрпризом.

В остальных же случаях санкции могут быть самыми разными, вплоть до увольнения.

Для кого тайна — не тайна

Схема сохранения коммерческой тайны разрабатывается на уровне руководства компании, руководство берет на себя и контроль над ее выполнением.

Такая схема может включать в себя работу с коллективом, инструктаж работников, материальное поощрение за сохранение тайны, юридическую защиту сотрудников, подвергающихся давлению третьей стороны, и т.д. Отсутствие мер по созданию условий для сохранения коммерческой тайны как таковых может повлечь за собой ответственность в соответствии с законодательством.

Впрочем, при особых обстоятельствах коммерческая тайна может быть передана третьим лицам. Один из примеров — государственные органы: они могут знакомиться с тайной информацией, но только в пределах своей компетенции. После ознакомления, государственные службы не имеют права разглашать полученные сведения.

Другие организации, в том числе и средства массовой информации, не имеют никакого права на ознакомление с данными, составляющими коммерческую тайну.

С согласия руководства, тайную информацию можно не только передавать третьим лицам, но и продавать. Но при этом согласие руководства должно быть оформлено соответствующим образом, а с третьей стороной необходимо обсудить все детали дальнейшего сохранения тайны.

Любые конфликты, связанные с сохранением коммерческой тайны, могут решаться через суд. Сохранение тайной информации гарантируется государством.

В целом, информация, связанная с профессиональной деятельностью, часто оказывается закрытой для обсуждения. Со служебной тайной знакомы врачи, психологи, адвокаты и многие другие. С коммерческой тайной имеет дело подавляющее большинство компаний, прекрасно представляющих ее ценность.

Информация — тоже имущество, которое нужно сохранить. Коммерческая тайна — это один из примеров, когда молчание может стать золотом. Буквально.

Оставьте комментарий