Контроль исполнения бюджетов

Секция «»Современное состояние бухгалтерского учета, анализа и аудита»

— привлечение к проведению проверки специалистов аудируемой организации, ассистентов, других аудиторов и экспертов; координирование и контроль выполняемой ими работы и др. .

Выводы аудитора по каждому разделу аудиторской программы являются основанием для составления аудиторского отчета и аудиторского заключения, а также для формирования объективного мнения о бухгалтерской отчетности клиента .

При планировании аудита аудитору следует в случае необходимости корректировать планы и программы проведения аудита с учетом изменений в финансово хозяйственной деятельности предприятия и результатов промежуточных аудиторских проверок.

Библиографические ссылки

2. Планирование аудита : федеральное правило (стандарт) № 3, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации № 696 от 23.09.2002 (в ред. Постановлений Правительства РФ от 27.01.2011 № 30). Доступ из справ.-прав. сист. «КонсультантПлюс».

© Турова Ю. С., 2011

УДК 65.290

Ю. С. Турова Научный руководитель — М. В. Полубелова Сибирский государственный аэрокосмический университет имени академика М. В. Решетнева, Красноярск

СИСТЕМА ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ БЮДЖЕТА

Рассматриваются значение системы внутреннего контроля исполнения бюджетов, а также процедуры входящие в эту систему.

Затраты в области ракетостроения очень велики. При разработке продукции формируется различная документация, на основе которой составляются бюджеты (схема доходов и расходов на определенный период времени).

Все бюджетные показатели в разрезе центров ответственности (сегментов, руководитель которого отчитывается за определенный участок работ) делятся следующим образом:

— централизованно устанавливаемые аппаратом управления;

— устанавливаемые самим структурным подразделением.

Для реализации бюджетного задания необходимо установить персональную ответственность руководителей структурных подразделений за выполнение бюджетных показателей. Распределение ответственности за выполнение различных подбюджетов определяется существующей организационной структурой и системой управления, т. е.:

— распределением функциональных обязанностей по обеспечению хозяйственной деятельности организации в разрезе отдельных стадий финансового цикла, производственных линий и т. п.;

— регламентом соподчиненности и координации различных подразделений организации, закрепленным в соответствующих внутренних нормативных документах (должностные инструкции руководите-

лей, положения о подразделениях, положение о планировании и пр.).

Учет ответственности — обязательная составляющая внутрифирменного бюджетирования на всех стадиях бюджетного процесса: составление сводного бюджета, контроль исполнения, анализ исполнения.

Деление организации на центры ответственности позволяет:

— использовать специфические методы управления с учетом особенностей деятельности каждого подразделения организации;

— увязать планирование с организационной структурой;

— децентрализовать планирование, осуществляя его на всех уровнях управления;

— установить ответственных за возникновение затрат, выручки, прибыли.

Выбор способа деления организации на центры ответственности определяется спецификой конкретной ситуации. При этом необходимо учитывать следующие требования:

— в каждом центре ответственности должен быть показатель для измерения объема деятельности и база для распределения расходов;

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

— во главе каждого центра должно быть ответственное лицо — менеджер;

— необходимо четко определить сферу полномочий и ответственности менеджера каждого центра ответственности;

Актуальные проблемы авиации и космонавтики. Социально-экономические и гуманитарные науки

— степень детализации должна быть достаточной для анализа, но не избыточной, чтобы ведение учета не было чересчур трудоемким;

— для любого вида затрат предприятия должен существовать такой центр затрат, для которого данные затраты являются прямыми;

— поскольку деление предприятия на центры ответственности сильно влияет на мотивацию руководителей соответствующих центров, необходимо учитывать социально-психологические факторы .

Любая система жизнеспособна, если имеет в своем составе элементы обратной связи, предусматривающие анализ сделанного и текущую корректировку поведения системы по мере поступления сигналов о ее состоянии. Роль обратной связи в бюджетировании играет контроль исполнения бюджета .

Система внутреннего контроля исполнения бюджета — это логическая структура формальных и (или) неформальных процедур, предназначенная для анализа и оценки эффективности управления ресурсами, затратами, обязательствами организации в течение бюджетного периода (периодический мониторинг текущей деятельности, сравнение объемов и затрат с бюджетными нормативами, избежание чрезмерных расходов). Она включает в себя:

— текущее принятие управленческих решений на различных уровнях организационной иерархии исходя из критерия выбора оптимальных альтернатив в рамках установленного бюджетного задания. Эта работа выполняется в течение бюджетного периода структурными подразделениями — объектамиплани-рования (центрами ответственности) организации;

— поступление от центров ответственности (объектов планирования) управленческим службам (субъектам планирования) соответствующей информации о ходе выполнения бюджетного задания;

— анализ текущей информации о выполнении бюджета управленческими службами и подготовка рекомендаций высшему руководству (директору по экономике) по корректировке оперативной деятельности в разрезе различных центров ответственности .

Итак, мониторинг исполнения бюджета осуществляется одновременно:

— самими подразделениями, отвечающими за исполнение бюджетного задания. Здесь контроль текущих показателей необходим для самостоятельной корректировки оперативной деятельности подразделения с целью наилучшего исполнения бюджета;

— управленческими службами аппарата управления, ответственными за разработку тех или иных показателей сводного бюджета. Управленческие службы на основе анализа текущей информации разрабатывают рекомендации руководству организации для централизованной корректировки оперативной деятельности подразделений с целью наилучшего исполнения бюджетного задания. Контроль исполнения сводного бюджета осуществляется различными управленческими службами организации в течение всего бюджетного периода (для краткосрочного бюджета, как правило, в течение квартала помесячным подведением промежуточных итогов).

Подводя итоги, хотелось бы отметить, что в области ракетостроения контроль исполнения бюджетов играет особо важную роль, так как выявление причин отклонений по статьям затрат позволит найти пути их сокращения.

Библиографические ссылки

© Турова Ю. С., Полубелова М. В., 2011

УДК 657.1

Н. Н. Филина Научный руководитель — Т. Г. Тарасова Сибирский государственный аэрокосмический университет имени академика М. Ф. Решетнёва, Красноярск Аэрокосмический колледж, Красноярск

ВНЕДРЕНИЕ ЭЛЕМЕНТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА НА ПРЕДПРИЯТИИ

В режиме постоянной инфляции и жестких рыночных отношений (конкуренция) работа предприятий в России сопряжена со значительным предпринимательским и финансовым рисками. В этих условиях учет на предприятиях становится не только важнейшим и единственным пока источником сверх важной информации, но и главным инструментом планирования и прогнозирования деятельности . Что выводит на первое место значение системы управленческого учета.

Внедрение управленческого учета следует осуществлять постепенно. Особая роль при внедрении управленческого учета принадлежит одному из его элементов — рабочему плану счетов, так как на счетах

управленческого учета создается информация для внутрифирменного оперативного управления. Поэтому именно данный элемент надо внедрять в первую очередь.

Бюджетирование является одним из важнейших элементов управленческого учета, основными задачами которого является составление предварительных бюджетов, оперативное выявление отклонений, факторный анализ полученных результатов и поиск оптимальных вариантов управленческих решений.

Дашборд руководителя в системе «WA: Финансист».

Анализ исполнения бюджета компании — это сопоставление фактических результатов с плановыми и выявление причин отклонений в натуральных, абсолютных и относительных величинах.

Компания, которая хочет преуспеть в конкурентной борьбе, особенно в условиях экономической нестабильности должна уделять особое внимание анализу исполнения бюджета, так как это позволяет вскрыть многие проблемы в управлении, усилить контроль над расходами, определить ответственных за результаты деятельности.

Анализ бюджета включает в себя три этапа:

Предварительный этап. Анализ проводится на этапе формирования бюджета с целью обоснования данных.

Приглашаем на бесплатный вебинар 08 октября в 11:00 (Moskva g.) 1 час

Текущий (промежуточный) этап. Анализ проводится на этапе исполнения бюджета. Свод превентивных мер для выявления необоснованных расходов и отклонений. Принятие решений о необходимости осуществления корректировки бюджета или ужесточения контроля за исполнением бюджета.

Заключительный этап. Анализ отклонений и причин их возникновения проводится по итогам периода. Разработка мероприятий по минимизации влияния негативных факторов и закреплению положительных в будущем. Формирование выводов и рекомендаций на следующий планируемый период

Рисунок 1. Анализ отклонений на примере программного продукта «WA: Финансист».

Анализ отклонений, направленный на выработку управленческих решений и тактик, предполагает детальный анализ, отражающий определение степени влияния различных факторов на результативные показатели. Методика проведения факторного анализа заключается в следующем:

  • Определяется общее отклонение итогового показателя от запланированного;
  • Формируется прямая зависимость между факторами и итоговым показателем;
  • Моделируется взаимосвязь между факторами и итоговыми показателями;
  • Факторы ранжируются по степени влияния;
  • Производится анализ и оценка роли каждого из них на изменение итогового показателя.
  • Формулируются выводы и рекомендации относительно управленческих решений, направленных на исполнение или корректировку бюджета.

Анализ отклонений на всех этапах должен учитывать, как текущие, так и стратегические планы компании. План факт анализ исполнения бюджета доходов и расходов может производиться к примеру, как в целом по компании, так и по отдельным структурным подразделениям, регионам, проектам.

Рисунок 2. Анализ отклонений на примере программного продукта «WA: Финансист».

План-фактный анализ бюджета на примере системы WA: Финансист позволяет провести оценку отклонений в абсолютном и относительном выражении путем сопоставления запланированных в бюджетах показателей с фактическими результатами в любых аналитических разрезах.

Таким образом, анализ бюджета помогает выявить проблемы, подчеркивает имеющиеся возможности, способствует принятию решений и координации деятельности между подразделениями компании.

ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО
Книги по бюджетированию
CD-решение по бюджетированию
Программа для автоматизации бюджетирования
Семинар-практикум по бюджетированию:
— открытый семинар
— корпоративный
— интернет-семинар
Консалтинг по бюджетированию

Бюджетирование — это ответственная система финансового планирования бизнеса, которая должна предусматривать соответствующую обратную связь. Роль обратной связи в данном случае играет контроль выполнения бюджета.

Бюджетирование без обратной связи бессмысленно. Любая система является жизнеспособной, если имеет в своем составе элементы обратной связи, которые предусматривают анализ того, что сделала система, и текущую корректировку поведения системы по мере поступления сигналов о ее состоянии. Система контроля выполнения бюджета на предприятии является своеобразным мониторингом финансового состояния предприятия. Важность этой системы не вызывает сомнений. Говоря о путях практической реализации системы контроля, следует принимать во внимание стратегическое позиционирование предприятия.
Процесс контроля выполнения бюджета естественным образом начинается еще с разработки бюджета, которому предшествует работа по сбору и анализу необходимых данных. Дело в том, что при разработке бюджетных форм следует предусматривать их максимальную совместимость с отчетами, чтобы процедура контроля была максимально удобной: после реализации бюджета вместо плановых форм (основных бюджетов) появляются соответствующие отчеты, которые должны наследовать формат бюджетных таблиц. Важно произвести гармонизацию между системой учета и системой бюджетирования, в противном случае, бюджет останется только планом, а проверить его фактическое выполнение будет невозможно. Сопоставление плановых и фактических значений является ключевым элементом системы контроля выполнения бюджета. Такое сопоставление наиболее наглядно и информативно производить в относительном выражении. Затем наступает стадия анализа результатов контроля, которая приводит к кульминации всего процесса. При этом выяснится, кто и что не так сделал и кого надо наказать, а кого — поощрить. Но на этом управляющая функция системы контроля не исчерпывается: необходимо выяснить, когда должны быть устранены негативные результаты, обнаруженные в процессе контроля, и, наконец, сколько еще надо продать, получить деньгами и т. д., для того чтобы исправить положение.

КОНТРОЛЬ ОТКЛОНЕНИЙ

Ключевым элементом системы контроля является «отклонение». При этом предполагается использование метода исключения, в соответствии с которым менеджер сосредотачивает внимание только на значимых отклонениях и не обращает внимания на показатели, которые выполняются удовлетворительно. Общая схема бюджетного контроля по отклонениям представлена на рис. 1.

Рис.1. Общая схема контроля

В процессе контроля исполнения бюджета планируемые и фактические данные детализируются до исходных составляющих, чтобы определить, что именно привело к расхождению. Пример детализации данных в процессе контроля показан на рис. 2.

Рис.2. Пример детализации данных в процессе анализа исполнения бюджета

Следует различать четыре подхода к реализации системы контроля бюджета предприятия:

  1. простой анализ отклонений, ориентированный на корректировку последующих планов;
  2. анализ отклонений, ориентированный на последующие управленческие решения;
  3. анализ отклонений в условиях неопределенности;
  4. стратегический подход к анализу отклонений.

Простой анализ отклонений производится в соответствии со схемой (рис. 3). Суть подхода состоит в том, что система контролирует состояние выполнения бюджета сопоставлением бюджетных показателей и их фактических значений. Если отклонение носит существенный характер, то финансовый менеджер принимает решение о необходимости вносить соответствующие коррективы в бюджет последующего периода. В противном случае никакие корректирующие действия не производятся.
В этой связи важным является вопрос о существенности издержек. Представляется, что в качестве критерия для определения важности издержек следует использовать итоговые бюджетные показатели, например, величину суммарного денежного потока (или сумму чистой прибыли). Имея соответствующую компьютерную программу, финансовый менеджер рассчитывает последствия конкретного отклонения фактических показателей от плановых значений на величину суммарного денежного потока. На основании отклонения фактического суммарного денежного потока от планового значения делается вывод о необходимости производить корректировку плана следующего периода.

Рис.3. Схема простого анализа отклонений

Анализ отклонений, ориентированный на последующие управленческие решения, предполагает более детальный факторный анализ влияния различных отклонений параметров бизнеса на прибыль или денежный поток. По существу, производится декомпозиция влияния всех, вместе взятых, отклонений на величину итогового показателя. Технология проведения такого контроля выглядит следующим образом:

Шаг 1. Установление факторов, которые влияют на величину итогового показателя.
Шаг 2. Определение суммарного отклонения итогового показателя от бюджетного значения.
Шаг 3. Определение отклонения итогового показателя в результате отклонения каждого отдельного фактора.
Шаг 4. Установление приоритетов влияния отдельных факторов на величину итогового показателя.
Шаг 5. Составления окончательных выводов и рекомендаций в части управленческих решений, направленных на выполнение бюджета.

В таблице приведен пример контроля исполнения бюджета с элементами факторного анализа отклонений годовой прибыли предприятия.

Наименование статьи Сумма Отклонения Пояснения
Чистая прибыль по бюджету 3 575 +
Чистая прибыль по факту 3 100
Отклонение -475
Факторы , повлиявшие на отклонение :
Невыполнение объема продаж -550 -550 капремонта
Влияние отпускных цен на продукцию 335 335 Анализ по ассортименту прилагается
Влияние закупочных цен на сырье и материалы -650 -650 В основном мировое удорожание целлюлозы , леса , импортируемых химикатов , повышение цен на ГСМ
Экономия производственных норм расхода сырья и материалов 300 300 В связи с рацпредложениями с середины года
Экономия эксплуатационных издержек ( ремонты и обслуживание оборудования ) 400 400 Анализ по цехам прилагается
Перерасход по ЗП производственного персонала -150 -150 Законодательное увеличение мин . зарплаты с ноября бюджетного года
Экономия административных и сбытовых затрат 200 200 Расшифровка прилагается
Экономия финансовых затрат (% банкам ) 80 80 Перекредитовка кредитов под более низкие проценты
Не запланированные расходы -400 -400
В том числе :
премии за рацпредложения -30
штрафы и пени -50 по итогам неплановой налоговой проверки
спонсорские помощи по указанию собственника -320
Прочие незначительные экономии / перерасходы -40 60 -100 соцсфера , профсоюзы , пр .
Итого : отклонение чистой прибыли -475 1 375 -1 850

Как видно из таблицы, отклонение фактической величины годовой прибыли существенно отличается от плановой. Проведенный в таблице анализ позволяет объяснить это отклонение. Во-первых, компания не выполнила план продаж в натуральном выражении, что привело к недополучению 550 тыс. долларов чистой прибыли. В то же время отпускные цены в целом увеличились, что позволило компенсировать снижение прибыли за счет невыполненного объема продаж. Наиболее существенным фактором явилось значительное подорожание сырьевых ресурсов. За счет увеличения цен на сырье компания потеряла 650 тысяч долларов чистой прибыли.
Хорошей новостью в отчете является экономия компании на нормах расхода сырья, производственных накладных издержках и административных расходах. Очевидно, что текущая ситуация на рынке заставила руководство компании «затянуть пояса» в части этого вида затрат. Были и незапланированные расходы, в числе которых основную долю составляет спонсорская помощь.

Анализ отклонений в условиях неопределенности предусматривает несколько другую схему принятия решений в отношении существенности отклонений. Согласно ей, все параметры бизнеса (цены, объемы, расходные коэффициенты и т. д.) признаются неопределенными значениями и задаются не в виде отдельных чисел, а в виде интервалов неопределенности. Так, в рамках предыдущего примера цена задается в виде интервала $19-21, а не в виде числа — $20. Такое же предположение делается в отношении всех параметров бизнеса, подверженных отклонениям.
Неопределенность в отношении параметров бизнеса порождает неопределенность результирующего годового денежного потока или/и прибыли, если последняя также является предметом анализа. Оценить неопределенность денежного потока можно с помощью статистического моделирования. Есть программы, которые позволяют производить многократное статистическое моделирование всего множества неопределенных параметров бизнеса (в соответствии с заданными интервалами неопределенности) и построить интервал неопределенности для прибыли или годового денежного потока.
Программа может моделировать заданное пользователем число итераций значений параметров бизнеса (цены, объемы, расходные нормативы и т. д.), соответствующих заданным интервалам. Каждый из смоделированных наборов значений подставляется в модель бюджета, и рассчитывается величина результирующего параметра — чистой прибыли или годового чистого денежного потока. Результаты расчета программа «выдает» в виде соответствующей гистограммы, представленной на рис. 4.

Рис.4. Гистограмма результатов имитационного моделирования чистой прибыли

В соответствии с результатами моделирования устанавливаем интервал неопределенности . Контроль выполнения бюджета производится следующим образом. Если фактическое значение результирующего параметра попало в интервал неопределенности, полученный в результате статистического моделирования, то выполнение бюджета можно считать успешным. В противном случае необходимо произвести дополнительный анализ, направленный на уменьшение неопределенности параметров бизнеса. Это в свою очередь вызовет необходимость применения соответствующих управленческих решений. Не исключено, что финансовый менеджер примет решение использовать второй подход к контролю бюджета.

Стратегический подход к анализу отклонений базируется на убеждении, что оценка результатов деятельности предприятия, в частности, выполнения бюджета, должна осуществляться с учетом стратегии предприятия и поставленных целей. В соответствии с данным подходом, финансовый менеджер при проведении контроля выполнения бюджета должен анализировать степень соответствия фактической деятельности поставленным долгосрочным целям (например, степень выполнения стратегических и долгосрочных целей в формате сбалансированной системы показателей). В случае значительных отклонений фактических данных от запланированных в бюджете (и если установлено, что отклонение произошло вследствие планирования) корректируется не только бюджет, но и стратегия компании, а также долгосрочные целевые показатели.
Данный подход не предлагает какую-либо новую вычислительную технологию контроля. Он устанавливает отправную точку процедуры контроля бюджета. Другими словами, проанализировав стратегию предприятия, финансовый менеджер выбирает соответствующую этой стратегии вычислительную процедуру контроля.
Стратегия предприятия может рассматриваться в двух измерениях: ориентиры стратегической направленности (расширение, поддержание достигнутого уровня и использование достижений); стратегическое позиционирование, поддержание конкурентных преимуществ (низкие затраты и дифференциация продукции).
С этой точки зрения можно заключить, что система контроля выполнения бюджета является критическим по важности элементом для предприятия, которое ориентируется на стратегию использования достижений (частично, поддержание достигнутого уровня) при стратегическом позиционировании конкурентных преимуществ в направлении лидерства по издержкам. В такой ситуации предприятие вынуждено «считать каждый доллар» своих издержек и поступлений, детально выясняя причину отклонения от ранее спланированных сценариев. Отражением этого стремления является метод контроля бюджета, сфокусированный на управленческие решения (второй подход в рамках используемой классификации).
С другой стороны, предприятию, ориентированному на расширение и, следовательно, диверсификацию продукции, вряд ли следует рекомендовать строить детализированную систему контроля издержек, использующую факторный анализ. Здесь более показано построение бюджета предприятия в рамках базовой технологии, но с агрегированными показателями, и проведение контроля выполнения бюджета по простейшей схеме анализа отклонений. Следует подчеркнуть перспективность использования в данном случае третьего подхода, который базируется на представлении параметров бизнеса с помощью интервалов неопределенности. Интервальный метод контроля бюджета достаточно прост, поскольку работает в рамках дуальной схемы: если результирующий параметр попал в интервал, то это «хорошо», если нет, бюджет считается не выполненным. При этом не следует бояться сложностей, связанных с имитационным моделированием бюджета. При наличии определенного типа програм исчезают методические сложности проведения моделирования, остается только обосновать интервалы неопределенности параметров бизнеса.

СВЯЗЬ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ С МОТИВАЦИЕЙ СОТРУДНИКОВ

Для того чтобы система контроля исполнения бюджета была полноценной, необходимо разработать систему мотивации сотрудников за выполнение запланированных показателей. Система не должна быть излишне усложненной, поскольку сотрудники, ответственные за достижение планируемых показателей, должны иметь возможность самостоятельно определять, что им необходимо сделать, чтобы получить желаемую сумму вознаграждения. Еще одной важной особенностью является необходимость разработки системы стимулирования до начала процесса планирования деятельности на бюджетный период. Сотрудники, вовлеченные в процесс планирования, должны быть заинтересованы составлять бюджеты, приближенные к действительности, а не заносить первые пришедшие в голову цифры, чтобы от них поскорее отстали. Кроме того, система бонусов должна быть разработана таким образом, чтобы у работников не возникало желания намеренно занизить план, чтобы перевыполнить его и получить большую сумму вознаграждения. Финансовый менеджер, отвечающий за весь процесс планирования, должен четко отслеживать соответствие бюджетов поставленным долгосрочным планам и пресекать все попытки намеренного занижения прогнозных данных.
Система стимулирования должна охватывать по возможности весь персонал компании, как основной, так и обслуживающий, поскольку каждый сотрудник, заинтересованный в повышении результатов своей работы, будет в той или иной степени повышать эффективность работы компании в целом. На рис. 5 показан пример системы стимулирования торгующих сотрудников компании, занимающейся оптовой торговлей.

Рис.5. Показатели для стимулирования торгующих сотрудников

В качестве элемента системы стимулирования предприятий, имеющих сеть центров прибыли (например филиалов), можно разработать механизм соревнования между филиалами. Для оценки результатов работы каждого филиала необходимо разработать комплекс показателей в рамках контроля исполнения бюджета, и определенный размер вознаграждения сотрудников лучшего филиала.
Разработать систему стимулирования можно следующим образом:

  1. определить основные блоки планируемых исходных данных для каждого подразделения и сотрудников, отвечающих за составление и выполнение бюджетов;
  2. определить шкалу вознаграждений/взысканий для каждого сотрудника за выполнение отдельных бюджетов;
  3. определить шкалу бонусов для руководителей и финансовой службы (ориентация на выполнение результирующих бюджетов и эффективность работы системы);
  4. определить сумму вознаграждений всех сотрудников и рассчитать ее долю в планируемой чистой прибыли.

Основные принципы эффективной системы стимулирования:

  1. реальность достижения показателей, при которых начисляются бонусы;
  2. сумма вознаграждения должна быть существенной, чтобы заинтересовать сотрудников (вознаграждение в размере 5% от зарплаты вызовет негативную реакцию);
  3. сумма вознаграждений должна быть соизмерима с прибылью компании, в противном случае затраты на поощрение сотрудников превысят эффект от внедрения системы.

В заключение подчеркнем важность сочетания практического воплощения системы бюджетирования с системой стимулирования деятельности сотрудников. Считается, что 80% проблем реального внедрения бюджетирования имеют организационный характер, и только 20% — методический. Как видно из этой статьи, решение методических проблем бюджетирования достаточно хорошо формализуется. В то же время неясно, как заставить все это работать в реальном масштабе времени и ценности. Для решения этой задачи нет формальных путей. Единственная рекомендация — создание эффективной системы стимулирования деятельности сотрудников предприятия.

Контроль исполнения бюджета и анализ отклонений

Система бюджетного процесса компании определяет перечень задач бюджетирования и перечень управленческих функций при его использовании.

Одна из основных функций бюджетирования — планирование деятельности предполагает детализированный план деятельности компании. Данная функция предназначена для координации действий по достижению поставленных целей компании. При этом реализация функции планирования бюджетов позволяет формировать любые количественные показатели достижения целей компании – целевых показателей деятельности, оценить степень достижения целей на основе план — факторного анализа, проводить предварительный анализ деятельности и будущего финансового положения компании. С помощью оценки деятельности центров ответственности и степени достижения ними установленных целевых нормативов производится анализ достижения целей компании в целом и, соответственно, влияние мотивации сотрудников на степень достижения целей компании.

Анализ исполнения бюджетов тесно связан с мониторингом его исполнения. Сам мониторинг выполнения бюджетных показателей деятельности компании позволяет выявить отклонения фактических результатов деятельности и оценить их влияние на целевые показатели. Выявление отклонений очень важно соотнести с ЦФО, в которых они произошли, и определить причины данных отклонений. На основании этих данных необходимо принять управленческое решение, направленное на регулирование тех процессов, в которых они возникли и для устранения причин данных отклонений в будущем. Выявление отклонений бюджетных показателей невозможно без разработанных нормативов затрат и соответственно проведения анализа отклонение фактических затрат от нормативных. Учет должен быть ориентирован на выявление отклонений от нормы уже на этапе осуществления хозяйственной операции. Выявление отклонений является первым шаг в оценке деятельности компании и ЦФО, который помогает выявить эффективные и неэффективные виды деятельности компании или ее отдельные функции. Кроме величины отклонений важно выявить их причину возникновения и определить те центры ответственности, которые ответственны за данные показатели.

Тщательнейшее составление бюджета компании не гарантирует его исполнения. Обеспечением исполнение бюджетных показателей будет отлаженная процедура исполнения бюджета – регламент бюджетирования.

Обычно выделяют следующие основные процедуры, направленные на контроль исполнения бюджета:

  • Оперативное планирование и учет
  • Авторизация и проверка на соответствие бюджету хозяйственных операций
  • Управление платежами, финансовыми результатами и активами
  • Корректировка бюджета

Для исполнения утвержденного бюджета необходимо, чтобы руководитель ЦФО не имел права перераспределять возникающий перерасход по одной бюджетной статье за счет другой. Данные полномочия передаются финансовому директору. В противном случае невозможно выявить и проанализировать перерасходы по конкретной статье бюджета.

Плановые выплаты в компании должны проводиться на основании заявок, утвержденных финансовым директором, которые содержат:

  • ЦФО и инициатора платежа
  • Назначение платежа
  • Документ – основание
  • Срок его осуществления
  • Код статьи затрат в соответствии с бюджетной кодировкой
  • Соответствие лимита по данной статье
  • Отметка бюджетного контролера о соответствии заявки бюджету выплат на текущий период

Обычно устанавливают граничные показатели возможного отклонения от бюджета. Так например, все заявки, превышающие 10 % от утвержденного бюджета проходят через процедуру корректировки бюджета и согласования с финансовым директором.

Для авторизации хозяйственных операций необходимо четко распределить ответственность между менеджерами компании путем определения граничных расходов тем или иным ответственным лицом, которое визирует платежный документ. Распределение полномочий и ответственности в процессе бюджетирования необходимо четко закрепить с помощью бюджетного регламента – документа, устанавливающего правила бюджетной процедуры и управления для всех подразделений компании. Бюджетный регламент – совокупность документов, описывающих и регламентирующих бюджетный процесс в компании. Невозможно представить полноценное функционирование бюджетного планирования и контроля в компании без четкой регламентация процедуры бюджетированя, которая должна включать в себя следующие элементы:

  • Классификатора используемых в компании бюджетов
  • Процедуры и сроков формирования бюджетов
  • Процедуры и сроков согласования бюджетов
  • Порядка утверждения бюджетов
  • Процедуры контроля и анализа исполнения бюджетов
  • Перечня ответственных лиц за формирование и исполнение каждого бюджета

В том случае, если в компании отсутствует какой либо из элементов системы бюджетирования – функционирование системы будет малоэффективным.

Как правило, наиболее слабым звеном в процессе бюджетного управления в компании является соблюдение бюджетов. В случае, если какие – либо виды расходов или платежей в бюджете не предусмотрены – они частенько совершаются по усмотрению руководителей компании, не удосуживаясь вносить изменения в бюджет. Данная проблема становится очевидной в момент анализа исполнения бюджетов и анализа факторов, повлиявших на отклонение от плановых показателей.

Немаловажной проблемой является отсутствие взаимосвязи бюджетирования и управленческого учета. Это выражается в том, что статьи, которые присутствуют в бюджете, не выделены для анализа в системе управленческого учета, что приводит к сложностям проведения план – факторного анализа.

Для правильного и однообразного ведения учета как плановых, так и фактических показателей деятельности компании в разрезе бюджетных статей необходимо создание классификаторов (справочников):

  • Бюджетов
  • Затрат
  • Нормативов

Более того, необходимо четкое описание какие операции относятся к данной статье затрат. Так например, статья затрат «офисные нужды» должна иметь перечень операций, которые могут быть отнесены к данной статье затрат. Статья «общефирменные расходы» должна быть четко «раскрыта» и не предполагать двоякой трактовки при проведении бухгалтером хозяйственной операции с отнесением той или иной операции к данной статье расходов.

При выявлении отклонений при анализе исполнения бюджета необходимо понимание того, что отклонения могут быть нескольких видов:

  • Контролируемые
  • Частично контролируемые
  • Неконтролируемые

Ответственность за отклонения даже контролируемых затрат не всегда может быть установлена. Предел контроля конкретного вида отклонения зависит от норматива затрат и факторов, в результате которых происходит отклонения от норматива. Нередко отклонения вызваны ошибками планирования, которые вызваны невозможностью точности планирования некоторых факторов, например, таких как закупочные цены поставщиков, уровень инфляции и т.д. В том случае, когда отклонения вызваны факторами, которые находятся вне контроля ответственного лица, соответствующие отклонения относятся к ошибкам планирования.

Процедура контроля исполнения бюджета занимает центральное место в системе бюджетирования компании.

В системе бюджетирования обязательной является обратная связь, связанная с контролем исполнения бюджета. Без существования обратной связи система бюджетирование теряет всякий смысл. То есть данная управленческая технология будет иметь смысл только в том случае, если будет предусматривать анализ того, что сделано с последующей корректировкой деятельности компании. Система контроля исполнения бюджета является фактическим мониторингом финансового состояния компании.

Контролю исполнения бюджета предшествует сбор и анализ необходимых для контроля данных. Разработка бюджетных форм должна предусматривать абсолютно идентичные формы как для плановых показателей бюджетов так и фактических для контроля исполнения бюджетов. Также очень важно привести существующий управленческий учет к потребностям в необходимой информации и ее срезах для бюджетирования компании, в противном случае невозможно будет осуществить оценку исполнения бюджета и выявить отклонения от бюджетных показателей.

По факту проведения анализа и выявления результатов исполнения бюджетов необходимо определить, кого необходимо поощрить, а кого наказать. Также план-факт анализ должен быть завершен принятием управленческого решения о том, когда и кем должны быть устранены негативные показатели, обнаруженные в процессе контроля исполнения бюджета.

В процессе контроля отклонений фактических результатов бюджета от плановых необходимо сосредоточить внимание только на значительных отклонениях. Значительность отклонений определяется каждой компанией самостоятельно и обычно он находится в пределах 5 -10 % от плановых показателей. При анализе отклонений очень важно определить, в результате чего произошли данные отклонения – вследствие деятельности или они стали результатом погрешности планирования.

Существует четыре подхода к реализации системы бюджетного контроля в компании:

  1. анализ отклонений ориентированный на корректировку последующих планов
  2. анализ отклонений, ориентированный на выработку дальнейших управленческих решений
  3. анализ отклонений в условиях неопределенности
  4. стратегический подход к анализу отклонений

Книга «Бюджетирование от стратегии до бюджета: пошаговое руководство»
Авторы: Немировский И., Старожукова И.
При использовании материалов статьи обязательа ссылка на сайт «Академия развития Лидеров» http://beleader.com.ua

1.Общие положения.

1.1. Настоящие Методические рекомендации разработаны для практического их применения при организации и проведении внешней проверки годового отчета об исполнении местного бюджета в соответствии с требованиями Положения о регулировании бюджетных правоотношений в городе Канаш Чувашской Республики, и Положения о контрольно-счетном органе г. Канаш Чувашской Республики,

1.2. Целью разработки настоящих рекомендаций является установление единых приемов и подходов к организации и проведению проверки годовой бюджетной отчётности главных распорядителей бюджетных средств, главных администраторов доходов, главных администраторов источников финансирования дефицита бюджета (далее – главные администраторы бюджетных средств), при организации внешней проверки годового отчёта об исполнении местного бюджета.

1.3. Задачей предлагаемых рекомендаций является установление соответствия нормативно правовой базы, по проведению проверки годовой бюджетной отчётности главных администраторов бюджетных средств при организации внешней проверки годового отчёта об исполнении местного бюджета в муниципальных образованиях, требованиям Бюджетного кодекса РФ, а также правильность ее проведения муниципальными контрольно-счётными органами.

1.4. Внешняя проверка годового отчета об исполнении местного бюджета включает:

— внешнюю проверку бюджетной отчетности главных администраторов бюджетных средств;

— подготовку заключения на годовой отчёт об исполнении бюджета муниципального образования.

В процессе внешней проверки бюджетной отчётности главных администраторов бюджетных средств проводится:

— анализ исполнения Решения представительного органа о бюджете муниципального образования за отчётный финансовый год;

— анализ соблюдения бюджетного законодательства при исполнении бюджета за отчётный год;

— проверка соответствия форм представленной бюджетной отчетности главного распорядителя (распорядителя) требованиям Инструкции о порядке составления и предоставления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденной приказом Минфина России от 28.12.2010 №191н (с изменениями и дополнениями);

— оценка полноты и достоверности показателей и сведений, представленных в бюджетной отчетности главных администраторов бюджетных средств;

— проверка наличия оформленных в установленном порядке документов, подтверждающих проведение перед составлением годовой бюджетной отчетности инвентаризация активов и обязательств.

1.5. В ходе внешней проверки годовой бюджетной отчётности применяются выборочные методы.

1.6. По результатам внешней проверки выражается мнение о достоверности представленной отчётности, как носителя полной и всеобъемлющей информации о финансовой деятельности главных администраторов бюджетных средств и о результативности использования ими муниципальных ресурсов.

2. Организация и подготовка к проверке.

2.1. Организация проверки начинается с изучения нормативно – правовой базы по определению порядка проведения внешней проверки годового отчета об исполнении местного бюджета утвержденного нормативным актом представительного органа муниципального образования (п.2 ст. 264.4. Бюджетного кодекса Российской Федерации).

2.2. Нормативным актом о бюджетном устройстве и бюджетном процессе в муниципальном образовании, утвержденным представительным органом муниципального образования, должны определяться понятия внешней проверки, рассмотрение и утверждение годовой бюджетной отчетности муниципального образования, требования которых ложатся в основу проверки годовой бюджетной отчётности главных администраторов бюджетных средств при организации внешней проверки годового отчёта об исполнении местного бюджета.

2.3. Внешняя проверка годовой бюджетной отчетности должна представлять собой систему обязательных контрольных действий по проверке годовой отчетности по составу, соответствия установленным формам, достоверности отражения показателей бюджетной отчетности и их соответствие бюджетному учету.

Целью проведения внешней проверки является:

— установление полноты представленной бюджетной отчётности, её соответствие установленным требованиям;

— оценка достоверности показателей представленной отчётности.

2.4. Предметом проверки являются годовая бюджетная отчетность, состав, формы и порядок предоставления который утверждается Министерством финансов Российской Федерации, главная книга, регистры бюджетного (бухгалтерского) учета, материалы инвентаризации и другие материалы.

2.5. Объекты проверки являются главные администраторы бюджетных средств (главные распорядители бюджетных средств, главные администраторы доходов бюджета, главные администраторы источников финансирования дефицита бюджета.

2.6. Одним из основных этапов подготовки внешней проверки является разработка программы проверки. Подготовка и утверждение программы проведения внешней проверки осуществляется в порядке, установленном (или действующим) в контрольно-счётном органе.

2.7. Программа является основным руководством для проверяющих. Она утверждается Председателем контрольно-счетного органа.

2.8. Перечень вопросов подлежащих проверке, определяется на основе полученной информации и других материалов. В программе указываются исполнители и сроки исполнения.

3. Основные вопросы внешней проверки годовой бюджетной отчетности главных администраторов бюджетных средств и методы их проверки.

3.1. Анализ форм бюджетной отчётности главного распорядителя (распорядителя) средств бюджета.

При анализе форм бюджетной отчётности необходимо проверить:

— состав годовой бюджетной отчётности;

— обоснованность, достоверность, полноту отражения показателей в формах отчётности, соответствие данных о стоимости активов, обязательств в графах «На начало года», данным граф «На конец отчетного периода» предыдущего года;

— контрольные соотношения между показателями форм бюджетной отчётности.

3.2. Доходы местного бюджета.

Проверить бюджетную отчетность главного администратора средств местного бюджета на предмет:

— организации ведения бюджетной отчетности в части доходов местного бюджета;

— организации учета и контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью осуществления платежей в бюджет, пеней и штрафов по ним;

— организации работы по взысканию задолженности по платежам в местный бюджет, пеней и штрафов по ним;

— организации работы за правильностью и своевременностью принятия решений о возврате или зачете излишне уплаченных (взысканных) платежей в местный бюджет;

— организации учета доходов от использования муниципальной собственности, в том числе их отражения в отчетности об исполнении местного бюджета;

— выполнения администраторами доходов местного бюджета показателей поступлений доходов в местный бюджет в отчётном финансовом году;

— достоверности бюджетной отчетности за отчётный финансовый год в части доходов местного бюджета.

При необходимости могут быть проверены другие вопросы.

3.3. Расходы местного бюджета.

Проанализировать исполнение Решения представительного органа о бюджете муниципального образования за отчётный финансовый год главным распорядителем средств местного бюджета, в том числе проверить:

— выполнение полномочий главного распорядителя в части распределения средств местного бюджета по подведомственным распорядителям и получателям средств местного бюджета;

— своевременность утверждения бюджетных смет (для казённых учреждений), а также законность и обоснованность документов, на основании которых вносились изменения в утвержденную бюджетную смету в части распределения средств между ее статьями, соответствие бюджетных смет утверждённым объёмам ассигнований и доведённых лимитов;

— соответствие сводной бюджетной росписи утвержденному бюджету, а также своевременность утверждения и доведения уведомлений о бюджетных ассигнованиях, лимитах бюджетных обязательств и объемах финансирования расходов до главных распорядителей, распорядителей и получателей средств местного бюджета;

— проведение перераспределения средств местного бюджета между различными статьями расходов без необходимых обоснований и согласований;

— соблюдение порядка ведения реестра расходных обязательств;

— полноту и своевременность финансирования расходов местного бюджета, в том числе за счет остатков средств местного бюджета на 1 января отчётного финансового года, в разрезе разделов, подразделов, целевых статей и видов расходов функциональной классификации расходов бюджетов Российской Федерации;

— неиспользованные объемы финансирования местного бюджета, прекратившие свое действие 31 декабря отчётного финансового года;

— осуществление расходов местного бюджета, не утвержденных Решением представительного органа о бюджете, или не включенных в уточненную бюджетную роспись (в случае, если они имели место);

— соответствие объема и структуры кассовых расходов главного распорядителя утвержденным (уточненным) показателям бюджетной росписи и лимитам бюджетных обязательств;

— соблюдение порядка использования и управления муниципальной собственностью и имуществом в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, в том числе в части сдачи муниципального имущества в аренду (выборочно);

— соответствие сумм договоров, заключенных получателем средств местного бюджета, полученным лимитам бюджетных обязательств; соблюдение законодательства при заключении договоров (выборочно);

— качество планирования расходов местного бюджета — оценка объема внесенных изменений в сводную бюджетную роспись и его структура;

— качество исполнения местного бюджета по расходам – оценка объема неисполненных лимитов бюджетных обязательств и их соотношение с кассовыми расходами, отношение кассовых расходов с показателями утвержденными решением о бюджете на отчетный финансовый год и уточненной бюджетной росписью, равномерность кассовых расходов в течение финансового года (соотношение кассовых расходов IV квартала с кассовыми расходами I – III кварталов);

— объем кредиторской и дебиторской задолженности по средствам местного бюджета по состоянию на 1 января отчётного финансового года и 1 января очередного финансового года, причины их образования, а также принимаемые меры по их погашению.

При необходимости могут быть проверены другие вопросы.

При выявлении фактов нецелевого использования средств местного бюджета указать сумму по разделу, подразделу, целевой статье, виду расходов и коду классификации операций сектора государственного управления, на которые следует отнести данные расходы.

При выявлении иных нарушений бюджетного законодательства указать сумму по разделам и подразделам классификации расходов бюджетов Российской Федерации.

3.4. Источники финансирования дефицита местного бюджета.

Проверить исполнение Решения представительного органа о бюджете за отчётный финансовый год и бюджетную отчетность органа исполнительной власти как администратора источников, в части:

— соответствия нормативных правовых документов, применяемых в ходе исполнения местного бюджета за отчётный финансовый год, Бюджетному кодексу Российской Федерации (с изменениями), Решению представительного органа о бюджете;

— достоверности бюджетной отчетности об исполнении местного бюджета за отчётный финансовый год, ее соответствия показателям, установленным решением представительного органа о бюджете, сводной бюджетной росписью и уточненной бюджетной росписью;

— изменения (увеличение, уменьшение) остатков средств местного бюджета на счетах администратора источников в Банке России и иных кредитных организациях, уполномоченных осуществлять операции со средствами местного бюджета, в том числе:

— установить перечень лицевых счетов администратора источников, действующих в Банке России и иных кредитных организациях в отчётном финансовом году, остатки на которых включены в состав остатков средств местного бюджета, проверить основание и законность их открытия (закрытия);

— установить сумму изменения (увеличения, уменьшения) остатков средств, включенных в состав остатков средств местного бюджета за отчётный финансовый год, отраженную на счетах администратора источников, а также сумму остатков средств местного бюджета, неиспользованную им в течение отчётного финансового года;

— сопоставить данные, полученные по результатам проверки в части изменения (увеличения, уменьшения) остатков средств местного бюджета в отчётном финансовом году на счетах администратора источников, с данными бюджетной отчетности главного администратора средств местного бюджета, при наличии отклонений проанализировать их причины;

— проанализировать причины увеличения (уменьшения) остатков средств местного бюджета за отчётный финансовый год на счетах администратора источников.

3.5. Другие вопросы.

1) Анализ исполнения текстовых статей Решения представительного органа о бюджете отчётного финансового года.

2) Анализ финансирования и фактического исполнения муниципальных программ в отчётном финансовом году.

3) Комплексная оценка состояния и эффективности системы внутреннего финансового контроля.

3.6. Проверка проводится методом сравнения, с целью установления достоверности показателей бюджетной отчетности и регистров бюджетного учета.

3.7. Проверка проводится по каждой форме бюджетной отчетности раздельно путем сопоставления показателей, содержащихся в соответствующей форме с остатками и оборотами по счетам главной книги.

В тех случаях, когда показатели, содержащиеся в форме отчетности, не могут быть проверены по данным главной книги, то проверяющие используют соответствующие регистры аналитического учета.

3.8. Проверка достоверности позволяет определить:

— согласуется ли между собой результаты операций, финансовые положение и другая информация в бюджетной отчетности;

— должным ли образом раскрыта необходимая информация и правильно ли квалифицированны и представлены данные в бюджетной отчетности;

— соответствует ли бюджетная отчетность всем требованиям законодательства и других нормативных актов, применяемых к деятельности муниципального образования.

4. Оформление результатов проверки.

4.1. Проверка бюджетной отчетности главных администраторов бюджетных средств оформляется отдельным документом (актом, справкой, заключением), в соответствии с порядком, действующим в контрольно-счётном органе.

4.2. По всем расхождениям, выявленным в ходе проверки, необходимо получить пояснения ответственных лиц.

4.3. В заключении (акте, справке) выражается мнение о достоверности, не достоверности бюджетной отчетности или производится отказ от выражения мнения о достоверности бюджетной отчетности. При наличии не достоверных данных, указать причины и следствия, которые привели к не достоверности бюджетной отчетности.

Отказ от выражения мнения о достоверности бюджетной отчетности производится в случаях непредставления необходимых данных для подтверждения достоверности бюджетной отчетности (не представления соответствующих форм бюджетной отчетности, отсутствие необходимых показателей в одной форме по взаимоувязанным показателям другой формы отчетности и т.п.).

4.4. В заключение (акте, справке) должна быть раскрыта информация по всем вопросам внешней проверки бюджетной отчётности главных администраторов бюджетных средств, а так же четко указаны:

— основные принципы и методы ведения бюджетного учета и подготовки бюджетной отчетности;

— тождественность показателей бюджетного учета;

— соответствие показателей бюджетной отчетности показателям синтетического и аналитического учета;

— оценка показателей по исполнению средств местного бюджета и др.

4.5. В заключении (акте, справке) в обязательном порядке указывается наличие расхождений показателей бюджетного учета и отчетности, их причины и предложения об исправлении.

4.6. Заключение (акт, справка) должно быть подписано исполнителями.

4.7. Срок представления заключения (акта, справки) Контрольно-счетной палаты муниципального образования о результатах проверки бюджетной отчетности главных администраторов бюджетных средств устанавливается правовым актом контрольно-счётного органа.

В случае установления отклонений по результатам проверки показателей годового отчета об исполнении бюджета муниципального образования за отчётный финансовый год от показателей по результатам проверки по главному администратору средств местного бюджета, у главного администратора средств местного бюджета проводится дополнительная проверка, в ходе которой анализируются причины и условия, повлиявшие на указанные несоответствия, в том числе:

— анализ отклонения показателя по результатам проверки главного администратора средств местного бюджета, по которому было установлено отклонение от показателя годового отчета об исполнении местного бюджета за отчётный финансовый год;

— анализ первичных документов, на основе которых были внесены соответствующие изменения в бюджетную отчетность главного администратора средств местного бюджета.

Результаты дополнительной проверки учитываются в заключение Контрольно-счётного органа муниципального образования на отчет об исполнении бюджета муниципального образования за отчётный финансовый год в срок, установленный правовым актом Контрольно-счётного органа.

Оставьте комментарий