Контроль кассовых операций

Проверка соблюдения установленного порядка ведения кассовых операций

Работа налоговых органов по контролю за применением контрольно-кассовой техники (ККТ) в денежных расчетах направлена на обеспечение полного учета выручки, поступившей в форме наличных денег или с использованием платежных карт, и уплаты налогов в бюджет с этой части выручки. Эти проверки не являются налоговыми, т.е. их проведение регламентировано не НК РФ, а КоАП РФ. Проверки применения ККТ по удельному весу в общем количестве проверок, проводимых налоговыми органами, стоят на втором месте после налоговых проверок.

Объектами проверок являются организации и их обособленные подразделения, индивидуальные предприниматели, осуществляющие продажу товаров или оказание услуг за наличный расчет или с использованием платежных карт. Индивидуальные предприниматели– этофизические лица, зарегистрированные в установленном порядке и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, а также частные нотариусы, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты. Работа по организации проверок законодательства о применении ККТ осуществляется на плановой основе. В проверке, как правило, участвует не менее двух сотрудников инспекции.

Перед началом проверки выписывается поручение на ее проведение, в котором указываются:

— наименование налогового органа;

— номер поручения и дата его вынесения;

— наименование проверяемого налогоплательщика или место проведения проверки;

— фамилии, должности и классные чины сотрудников инспекции, входящих в состав проверяющей группы; если в проверке будут участвовать представители правоохранительных и контролирующих органов, то указываются их фамилии, должности и звания.

Поручение на проверку подписывается руководителем налоговой инспекции или его заместителем и заверяется печатью налоговой инспекции.

Бланки поручений на проверку и протоколов об административных правонарушениях, используемые сотрудниками налоговой инспекции при проведении проверок применения ККТ, изготавливаются типографским способом. В большинстве субъектов Российской Федерации они имеют индивидуальные номера и являются для сотрудников налоговой инспекции бланками строгой отчетности. Использование в ходе проверки налоговыми инспекторами нестандартных, ксерокопированных или неправильно оформленных бланков, бланков с повторяющимися номерами категорически запрещено.

Проверки применения ККТ в местах массовой торговли, как правило, проводятся во взаимодействии с органами внутренних дел, местной администрацией и другими государственными контролирующими органами. Такие проверки проводятся «перекрестным», «челночным» и рейдовым способами.

В рамках «перекрестных» проверок допускается проведение сотрудниками одной налоговой инспекции проверок организаций и индивидуальных предпринимателей, состоящих на учете у них, но осуществляющих свою деятельность на территориях, контролируемых другими налоговыми инспекциями.

«Челночная» проверка заключается в периодическом контроле за соблюдением требований законодательства о применении контрольно-кассовых машин (далее — ККМ) в местах массовой торговли (рынках, ярмарках и т.п.) в течение дня. Периодичность повторения проверки конкретного места массовой торговли определяется налоговой инспекцией.

Рейдовая проверка проводится на основе отдельных специально разработанных и взаимосогласованных межведомственных оперативных планов с широким охватом торговых точек, предварительно отобранных по какому-либо признаку. Осуществляется в ограниченный отрезок времени силами работников одного или нескольких налоговых органов с одновременным участием других контролирующих и правоохранительных органов.

Проверка соблюдения налогоплательщиком законодательных и нормативных актов о применении ККТ при осуществлении расчетов наличными деньгами или с использованием платежных карт проводится методами:

— визуального наблюдения за продажей товаров покупателям;

— приобретения проверяющими товаров в личное пользование;

— приобретения товаров сотрудниками органов, наделенных правом контрольной (проверочной) закупки, участвующих в проведении проверки;

— анализа порядка реализации товаров, работ и услуг за наличный расчет или с использованием платежных карт в ходе выездной налоговой проверки.

По результатам наблюдения за продажей товаров или оказанием услуг клиентам, соблюдением порядка применения ККТ, выдачей покупок проверяющие делают предварительную оценку соблюдения законодательства о применении ККТ при осуществлении расчетов на конкретном объекте проверки. Особое внимание обращается на выдачу вместе с покупкой кассового чека или приравненного к нему документа строгой отчетности. Для оформления протокола об административном правонарушении действующего законодательства достаточно выявить один случай нарушения.

С учетом оснований, полученных в результате визуального наблюдения, проверяющие приступают к проведению проверки. В ходе нее проверяющие приобретают товар для собственных нужд либо сотрудники правоохранительных органов, участвующие в проверке, производят контрольную закупку, которая оформляется соответствующим актом. После этого проверяющие предъявляют руководителю или другому должностному лицу организации (представителю индивидуального предпринимателя) поручение налогового органа, служебные удостоверения и приступают к более детальной проверке соблюдения законодательства о применении ККТ и документальному оформлению ее результатов.

При этом проверяется весь комплекс документов, характеризующих статус плательщика, устанавливаются личности и должностное положение персонала, наличие у них соответствующих квалификационных документов; документов на право осуществления той или иной конкретной деятельности; документов, подтверждающих регистрацию организации или индивидуального предпринимателя и постановку его на учет в налоговом органе и т.п. Одновременно проверяется соответствие применяемых моделей ККТ требованиям Государственного реестра ККТ, соответствие паспортных и регистрационных данных ККТ фактическим, исправность ККТ, наличие договора на техническое обслуживание, карточки регистрации ККТ, средств визуального контроля, пломб, наличие прошитого и скрепленного печатью (штампом) налогового органа журнала кассира-операциониста и т.д. При проверке организаций и индивидуальных предпринимателей, которые могут осуществлять расчеты без применения ККТ в связи с тем, что используют в расчетах бланки строгой отчетности, сотрудники налоговой инспекции проверяют правомерность применения таких документов и соблюдение требований к их форме, заполнению и учету.

Целью проведения проверки является выявление и пресечение нарушений законодательства о применении ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт. Перечень таких нарушений установлен в КоАП РФ об административных правонарушениях.

Так, в соответствии со ст. 14.5 КоАП РФ продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг в организациях торговли либо в иных организациях, а равно гражданами, зарегистрированными в качестве индивидуальных предпринимателей, без применения в установленных законом случаях ККМ наказывается штрафом:

— для граждан — в размере от 15 до 20 МРОТ;

— для должностных лиц — в размере от 30 до 40 МРОТ;

— для юридических лиц — в размере от 300 до 400 МРОТ.

Несмотря на то что действующая редакция КоАП РФ была принята до вступления в силу Федерального закона № 54-ФЗ, формулировка состава правонарушения дает возможность привлекать к ответственности лиц, нарушающих законодательство о применении ККТ не только в расчетах с населением, но и в других установленных законодательством случаях.

В соответствии с п.1 ст. 4 Федерального закона № 54-ФЗ требования к ККТ, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, порядок и условия ее регистрации и применения определяются Правительством РФ. В настоящее время действует Положение по применению ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 № 745. Пунктом 1 данного Положения определено, что на территории Российской Федерации допускается применение ККМ моделей, включенных в Государственный реестр ККМ и зарегистрированных в налоговых органах.

В соответствии с п. 4 Положения организации и предприниматели, осуществляющие денежные расчеты с населением с применением ККМ, обязаны выдавать покупателям чеки или вкладные документы, напечатанные контрольно-кассовой машиной. На выдаваемом чеке должны обязательно отражаться следующие данные:

— наименование организации (Ф.И.О. предпринимателя);

— ИНН налогоплательщика;

— заводской номер контрольно-кассовой машины;

— порядковый номер чека;

— дата и время покупки (оказания услуги);

— стоимость покупки (услуги);

— признак фискального режима.

Чеки, контрольные ленты и другие документы, предусмотренные техническими требованиями и печатаемые с помощью ККМ в фискальном режиме, должны иметь отличительный признак, указанный в технических требованиях к фискальной памяти. Применение при осуществлении денежных расчетов с населением ККМ с фискальной памятью в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти приравнивается к неприменению ККМ.

Пунктом 7 Положения определено, что допускается применение только исправных контрольно-кассовых машин с долговременным и энергонезависимым хранением информации в фискальной памяти, которые:

— соответствуют техническим требованиям к ККМ;

— допущены к использованию в соответствии с классификатором ККМ;

— имеют прикладные программы, допущенные к использованию с конкретной моделью ККМ;

— оснащены средствами визуального контроля (голографическими наклейками) «Государственный реестр» и «Сервисное обслуживание»;

— находятся на техническом обслуживании в центре технического обслуживания ККМ;

— зарегистрированы в налоговых органах.

Не допускаются к применению ККМ, на которых отсутствует либо повреждена пломба центра технического обслуживания, отсутствуют маркировка предприятия-изготовителя или одно из средств визуального контроля.

В соответствии с п. 8 Положения неисправной считается ККМ, которая:

— не печатает, печатает неразборчиво или не полностью печатает на чеке необходимые реквизиты;

— не печатает, печатает неразборчиво или не полностью печатает контрольную ленту или другие документы, предусмотренные техническими требованиями к ККМ и их фискальной памяти;

— не выполняет или выполняет с ошибками операции, предусмотренные техническими требованиями к ККМ и их фискальной памяти;

— не позволяет получить данные, содержащиеся в фискальной памяти, необходимые для осуществления контроля налоговым органом;

— применяет прикладные программы, не допущенные к использованию с конкретной моделью ККМ.

В соответствии с Положением организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечить наличие единообразно и четко оформленных в установленном порядке ценников на реализуемые товары или прейскурантов на оказываемые услуги.

Таким образом, если в ходе контрольных мероприятий налоговой инспекцией будет выявлено нарушение действующего порядка применения ККМ в денежных расчетах с населением в виде:

— использования ККМ в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти;

— применения неисправной ККМ;

— применения ККМ, на которых отсутствует либо повреждена пломба центра технического обслуживания, отсутствуют маркировка изготовителя или одно из средств визуального контроля, возникают основания для привлечения виновных лиц к административной ответственности по ст. 14.5 КоАП РФ.

Частью 2 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ установлено, что организации и индивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, определяемым Правительством РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности. Неисполнение этого условия также является основанием для привлечения виновных организаций (предпринимателей) к ответственности за осуществление денежных расчетов без применения ККТ в соответствии со ст. 14.5 КоАП РФ.

В соответствии с ч. 1 ст. 28.3 КоАП РФ протоколы об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 14.5 КоАП РФ, составляют должностные лица налоговых органов. Кроме них таким правом наделены должностные лица органов внутренних дел. Если сотрудник милиции составил протокол об административном правонарушении в виде продажи товаров без применения ККМ, то такой протокол направляется в соответствующую налоговую инспекцию для рассмотрения и вынесения постановления по нему.

Статьей 23.5 КоАП РФ установлено, что дела об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 14.5 (в части продажи товаров, выполнения работ и оказания услуг без применения ККМ), рассматривают налоговые органы.

Статьей 5 Федерального закона № 54-ФЗ установлена обязанность организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих ККТ, выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные ККТ кассовые чеки. В соответствии с п. 21 Правил продажи отдельных видов товаров, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 19.01.1998 № 55, расчеты с покупателями за товары осуществляются с применением ККТ, за исключением предусмотренных законодательством Российской Федерации случаев.

Таким образом, невыдача кассового чека является нарушением Правил продажи отдельных видов товаров и влечет за собой привлечение виновных лиц к административной ответственности в соответствии со ст. 14.15 КоАП РФ. Указанной статьей установлена ответственность за нарушение правил продажи отдельных видов товаров в виде наложения административного штрафа:

— на граждан — в размере от 3 до 15 МРОТ;

— на должностных лиц — в размере от 10 до 30 МРОТ;

— на юридических лиц — в размере от 100 до 300 МРОТ.

Особенностью административного производства по этой статье является то, что протоколы об административных правонарушениях по ней вправе составлять органы государственной инспекции по торговле, качеству товаров и защите прав потребителей (ч. 1 ст. 28.3 и ст. 23.49 КоАП РФ) и должностные лица органов внутренних дел (п. 1 ч. 2 ст. 28.3). На основании ст. 23.49 КоАП РФ дела об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 14.15 КоАП РФ, рассматривают органы государственной инспекции по торговле, качеству товаров и защите прав потребителей. Налоговые органы в этом перечне отсутствуют.

В то же время ст. 7 Федерального закона № 54-ФЗ обязанность по проведению проверок выдачи организациями и индивидуальными предпринимателями кассовых чеков возложена на налоговые органы. Поэтому выявленные налоговыми органами правонарушения, предусмотренные ст. 14.15 КоАП РФ, фиксируются в акте проверки, который затем направляется в орган, полномочный составлять протоколы и рассматривать дела об административных правонарушениях, т.е. в соответствующий орган государственной инспекции по торговле, качеству товаров и защите прав потребителей.

Необходимость проверок полноты учета выручки, полученной с применением контрольно-кассовой техники, обусловлена тем, что неприменение ККТ и другие нарушения законодательства о ККТ, как правило, приводят к занижению налогооблагаемой базы по многим налогам. Проверка полноты оприходования выручки позволяет определить, имело место занижение налоговой базы в каждом конкретном случае или нет.

Проверки полноты учета выручки проводятся, как правило, по окончании проверки соблюдения законодательства о применении ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт.

Перед подсчетом наличных денежных средств в денежном ящике кассового аппарата налоговый инспектор обязан взять расписку у проверяемого об отсутствии в кассе его личных денег и иных, не оприходованных денежных средств, а также о представлении всех квитанций приходных кассовых ордеров по сданной выручке.

В ходе такой проверки в обязательном порядке составляется акт проверки наличных денежных средств. При наличии излишков или недостатков денежных средств в кассе проверяющим необходимо взять объяснения у представителей объекта проверки по данному факту. Проверяющие сопоставляют размер фактической выручки за рабочий день или смену, полученный путем пересчета наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике ККТ, и данных сменных отчетов («X» и «Z» отчетов) ККМ, а также данных журнала кассира-операциониста.

В случае несоответствия данных выручки по фискальному отчету данным бухгалтерского учета проводится выяснение причин имеющихся расхождений. В результате этой работы проверяющие определяют характер допущенного нарушения. Результаты проверки полноты оприходования денежной выручки, полученной с применением ККТ, оформляются актом проверки полноты учета выручки, полученной с применением ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт.

После снятия показаний счетчиков, проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операциониста, которая скрепляется подписями проверяющих, кассира и должностного лица предприятия.

Материалы проверки полноты учета выручки направляются в отделы выездных и камеральных проверок налоговых органов для осуществления контроля за полнотой исчисления налогов. При выявлении в ходе проверки полноты учета выручки серьезных нарушений руководителем налоговой инспекции может быть принято решение о проведении выездной налоговой проверки плательщика.

Ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов установлена ст. 15.1 КоАП РФ. Указанные правонарушения влекут за собой наложение административного штрафа:

— на должностных лиц — в размере от 40 до 50 МРОТ;

— на юридических лиц — в размере от 400 до 500 МРОТ.

Протоколы об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 15.1 КоАП РФ, составляют должностные лица налоговых органов. Ст. 23.5 КоАП РФ установлено, что дела об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 15.1, рассматривают налоговые органы.

При решении вопросов о привлечении к административной ответственности за правонарушения, связанные с неприменением ККТ и нарушением порядка учета выручки, не относятся к нарушениям налогового законодательства. Соответственно, по ним действует общий срок давности привлечения к административной ответственности, установленный ст. 4.5 КоАП РФ, — два месяца со дня совершения (обнаружения) административного правонарушения.

>Кассовые операции банка и их контроль

Кассовые операции коммерческого банка

Определение 1

Кассовые операции коммерческого банка представляют собой такие операции, которые непосредственно связаны с инкассацией, приемом, хранением, а так же выдачей наличности, государственной валюты и иностранной валюты, а так же и других ценностей.

Для осуществления кассовых операций, каждому банку необходимо сформировать так называемый кассовый узел.

Определение 2

Кассовый узел – это специализированное помещение, оборудованное всем необходимым для осуществления кассового обслуживания клиентов банка.

Кассовый узел в обязательном порядке содержит в себе следующие помещения:

Рисунок 1. Помещения кассового узла. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Основным помещением является зал с операционными кассами, а так же кассовый зал, предназначенный для клиентов банка (зачастую для физических и юридических лиц в банке предусмотрено два отдельных зала).

Немаловажное значение отдается помещению, необходимому для хранения ценностей банка, так же сейфовая комната или кладовая, помещение для выполнения действий с инкассированной выручкой.

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Помимо этих помещений, предусмотрено наличие кассы пересчета, вечерней кассы, а так же другие необходимые для кассового обслуживания помещения.

Замечание 1

Руководство коммерческого банка самостоятельно определяет количество, а так же назначение каждого помещения кассового узла.

Важным принципом создания кассового узла является создание всех необходимых и комфортабельных условий для автоматизации кассовой работы банка.

Руководителем кассового отделения коммерческого банка назначается заведующий кассой. Данный сотрудник должен нести материальную ответственность за сохранность ценностей кассового помещения, осуществляет руководство над работой других работников кассового узла, осуществляет четкую организацию в обслуживании клиентов банка.

Выполнение операций с денежной наличностью должны осуществлять кассовые и инкассаторские работники, которые так же несут полную материальную ответственность за сохранность кассовых ценностей, а так же обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций согласно действующему законодательству.

Контроль кассовых операций банка

Внутренний контроль – это процесс, который постоянно осуществляется на каждом из уровней банковской деятельности.

Осуществляется такой контроль высшими руководящими должностями коммерческого банка. Такой вид контроля дает возможность формировать систему, обеспечивающую полную и качественную проверку деятельности коммерческого банка на всех участках.

Ответственность за создание и ведение системы внутреннего контроля банка так же возлагается на высший руководящий состав банка.

Замечание 2

Контроль над выполнением кассовых операций в банке является одним из основных направлений деятельности коммерческого банка.

Назначение системы внутрибанковского контроля состоит в следующем:

  • Проверка соответствия действующему законодательству;
  • Соответствие развития коммерческого банка его существующей стратегии;
  • Проверка уровня соответствия и точности финансовой информации кредитной организации;
  • Проверка целесообразности мероприятий по поддержанию и увеличению уровня ликвидности банка, а так же его рентабельности.

Уровень эффективности организации внутреннего контроля зависит от факторов: внешних и внутренних.

К внешним факторам относят наличие в банке необходимой нормативной базы, которая будет являться основой для создания системы внутреннего контроля в банке.

К внутренним факторам относят наличие соответствующего квалификационного уровня специалистов, которые могут точно и в короткие сроки оценить ситуацию, сложившуюся в коммерческом банке, а так же сформировать методы по минимизации или устранению рисков.

Виды внутрибанковского контроля

Существует два вида внутрибанковского контроля.

Рисунок 2. Виды внутрибанковского контроля. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Текущий внутрибанковский контроль должен осуществляться ежедневно, в процессе выполнения банковских операций, затрагивая каждый участок, причастный к осуществлению операций.

В ходе осуществления текущего внутрибанковского контроля, специалист должен полагаться на нормативные документы, а так же правила осуществления банковских операций.

Ответственным за исполнение кассовых операций, лицам, в коммерческом банке необходимо выполнять контроль над правильностью и точностью заполнения всех необходимых для выполнения операции документов.

Все документы, которые предоставляются специалисту для выполнения той или иной операции, должны быть проверены на предмет целевого назначения денежных средств клиента по этому документу.

Довольно таки особое внимание уделяется организации текущего внутрибанковского контроля, при осуществлении операций с денежной наличностью клиентов. Более значительное место уделяется расходным операциям банка в сторону клиента.

В данном случае три специалиста будут ответственными за проведение таких операций:

  • исполнитель операции,
  • контролер,
  • кассир.

Главная задача организации контроля на участке кассового узла банка сводится к тому, чтобы предупредить исполнение расчетов по неправильно заполненным расчетным документам, до момента проверки их ответственным за исполнение данных операций лицом.

Контролер здесь выполняет задачу осуществления проверки достоверности и точности оформления каждого кассового документа.

Не маловажное место в процессе осуществления внутрибанковского контроля в банке отводится точной организации второго вида контроля – последующего контроля.

Главной целью последующего контроля является постоянная проверка всех имеющихся направлений учетно-операционной работы в период уже после совершения банковских операций.

Организация последующего контроля в банке должна выполнять следующие задачи:

  • Осуществление проверки бухгалтерского учета операций, а так же проведение самого документооборота;
  • Подтверждение точности осуществления специалистами банка учетно-операционного аппарата, обязанностей, возложенных на них;
  • Осуществление проверки верности и законности осуществления и оформления операций.

Контроль кассовых операций банка. Обзор систем контроля кассовых операций

Касса — огромный сектор налогового и бухгалтерского учета, регулируемый множеством положений и обширными сводами правил. Соблюдать их обязаны все организации и индивидуальные предприниматели, ведущие расчеты с контрагентами с использованием наличных денежных средств. Так как в этой области учета частенько встречаются различного рода махинации, с каждым годом контроль кассовых операций все больше усложняется, ужесточается и модернизируется. В этой статье рассматривается роль кассы на предприятии, правила ведения, а также способы и системы контроля за операциями.

Роль кассы в организациях и банках

Касса предприятия необходима для организаций, которые осуществляют прием и выдачу денежных средств в наличной форме. Назначение этих операций может быть любое: выдача зарплаты сотрудникам, командировочные, расходы на содержание офиса, прием оплаты от покупателей, расчет с поставщиками. Все эти действия должны осуществляться через кассу. Контроль кассовых операций возложен на Налоговую службу.

Когда в обычном рутинном диалоге используется слово «касса», перед глазами возникает сам кассовый аппарат. На самом деле в организациях это не только контрольно-вычислительная техника. Касса физического или юридического лица — это целая система, включающая в себя обустроенное рабочее место кассира, программное обеспечение, сам аппарат, наличие отчетности, соблюдение лимита и правил инкассации. Специалист, работающий на этом участке, также должен быть правильно оформлен.

Правила, предъявляемые к оборудованию помещения

Контроль кассовых операций начинается с требований, предъявляемых к помещению, в котором находится сама касса. Без должного оснащения и оборудования, каких требуют правила и положения Центробанка, касса функционировать не должна. Безусловно, не все организации соблюдают предписания. Такой подход, во-первых, может повлечь штрафы, во-вторых, опасен для денежных средств и сотрудника, несущего за них материальную ответственность. Банковские организации должны соблюдать все требования в обязательном порядке, иначе они могут быть лишены лицензии. Ниже представлены общие требования к оснащению кассового помещения:

  • Наличие всего одной двери, которая закрывается изнутри. Дверной замок должен быть надежным, в некоторых случаях используют железные щеколды и засовы, а также навесные замки, чтобы снаружи невозможно было взломать дверь.
  • В помещении присутствует окошко для контакта с клиентами, приема и выдачи денежных средств. Окошко также должно плотно закрываться и быть оборудованным навесным замочком. К слову, размеры двери и окошка четко регламентированы. Отступ от установленных размеров допускается, если на предприятии имеется охранное подразделение.
  • Помещение должно быть оборудовано металлическими шкафами. Крепиться они должны к несущим конструкциям здания, чтобы их невозможно было вынести вместе с деталями интерьера, к которым прикручены. В конце рабочего дня шкафы закрываются на замок и опечатываются.
  • Вентиляция и окна должны быть надежно закрыты и оснащены металлическими решетками.
  • В помещении должны находиться два огнетушителя.
  • Касса должна быть под охраной сигнализации, подающей сигналы с различных контуров защиты в местное отделение полиции или охранной организации.

Порядок работы с кассой

Контроль кассовых операций подразумевает определенный порядок работы. По приходу на свое рабочее место первоочередной обязанностью кассира является проверка целостности печатей на ящиках и сейфе, а также осмотр, нет ли каких-либо признаков взлома и несанкционированного проникновения в помещение. Если никаких настораживающих признаков не обнаружено, можно приступать к работе. Если имеются признаки чужого присутствия, необходимо немедленно вызвать правоохранительные органы и до приезда сотрудников обеспечить неприкосновенность документов, техники и мебели, находящихся в кассовом помещении. Проверять, что пропало с места происшествия можно только в присутствии сотрудников полиции. При них же пересчитывается содержимое сейфа. После осмотра помещения составляется акт в четырех экземплярах: один предназначен для сотрудников полиции, второй — для страховой компании, третий — для самой компании. Четвертый экземпляр нужен, если существует вышестоящая головная организация.

Доступ к помещению, в котором находится касса, должен быть только у кассира, оформленного по всем требованиям Центробанка и ТКРФ, и у начальства. Комплект ключей, предназначенный для начальства, должен быть опечатан и храниться в надежном месте. В помещении кассы не должно быть личных вещей кассира. Там располагается только то, что принадлежит хозяйствующей организации.

Также существуют требования к количеству наличных денежных средств, которые могут храниться в кассе организации. Необходимо заранее просчитать и документально зафиксировать в соответствующих актах лимит средств, свыше которого денежных средств на конец рабочего дня в кассе быть не должно. Для поддержания лимита проводится специальная операция — инкассация, означающая, что специализированный транспорт с надежной охраной транспортирует денежные средства в банк. Мелкие отделения банка инкассируют свои средства в главные хранилища, а организации — в тот банк, с которым у них заключен договор обслуживания и сопровождения. Нарушен лимит денежных средств может быть только в течение трех дней, когда выдается зарплата сотрудникам организации.

Порядок выдачи денежных средств из кассы

Контроль кассовых операций банка и организаций базируется на четком регламенте фиксации всех действий с наличными денежными средствами. Все операции должным образом документируются и отражаются в различных видах учета хозяйственной деятельности.

Система контроля кассовых операций предполагает отражение всех манипуляций с денежными средствами с помощью приходных и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов, чеков и актов по использованным денежным средствам, выданным под отчет. Все операции записываются в кассовую книгу. В конце рабочего дня составляется отчет с приложенными итоговыми фискальными чеками, распечатанными с кассового аппарата.

Все операции по выдаче денежных средств должны подтверждаться расходными кассовыми ордерами с подписью лица, которому они были выданы. В бухгалтерской программе в комментариях вбивается назначение выдачи. Авансовые платежи и выплаты под отчет должны затем подтверждаться чеками, актами выполненных работ или полученных услуг. Выдача заработной платы также подтверждается расходным кассовым ордером, а также ведомостью по заработной плате.

Контроль кассовых и расчетных операций категорически запрещает выдачу денежных средств, предназначенных для одного лица, под роспись другого.

Правила работы кассира

Учет и контроль кассовых операций в первую очередь возложен на специалиста, именуемого «кассир». В организациях с маленьким штатом его роль могут выполнять следующие должностные лица:

  • Главный бухгалтер.
  • Бухгалтер определенного участка.
  • Любой сотрудник, имеющий специальные знания и навыки.

Обязательное условие для всех должностных лиц, исполняющих функции кассира (даже по совместительству) — это договор о полной материальной ответственности. Если решено сделать кассовым работником менеджера или бухгалтера, то это должен быть постоянно один и тот же человек. В случае если он уйдет на больничный или в отпуск, его замещает другой сотрудник, указанный в приказе руководителя, и также подписавший новый договор о материальной ответственности. Помимо этого, необходимо составить акт приема-передачи материальных ценностей. В процессе его составления проводится подсчет наличных денежных средств, проверяется состояние техники, наличие всех документов в присутствии комиссии. Комиссия — это группа людей минимум из трех человек. Чаще всего в нее входят главный бухгалтер и руководство. Акт составляется в трех экземплярах.

При оформлении кассира, в обслуживающий банк организации или головное отделение банка передается образец его подписи. Именно она должна стоять на всех документах, касающихся работы кассы.

Соискателя, претендующего на должность кассира, перед приемом на работу необходимо тщательно проверить на наличие неприятных прецедентов в работе. Его документы и фотографию передают в службу безопасности или запрашивают информацию в органах правопорядка. Сейчас хорошим помощником для работодателя в этом вопросе служит интернет. Существует множество баз данных, в которых организации делятся информацией об уволенных сотрудниках, совершавших неправомерные деяния на рабочем месте.

К работе с кассой не рекомендуется допускать людей с алкогольной и наркотической зависимостью, судимостями в прошлом, нарушителей общественного порядка, а также с различными психическими заболеваниями.

Контроль оформления кассовых операций

Правильность оформления и наличие всех документов — непреложное требование Центробанка, обслуживающего банка, налоговой службы и других органов контроля. Финансовый контроль кассовых операций может проводиться внепланово, с предупреждением, с изыманием документации и кассовой техники. Многие организации, особенно финансовые структуры, практикуют плановый внутренний аудит кассы. В этом случае собирается комиссия, состоящая из собственных компетентных в этом вопросе работников, или нанимается специальная аудиторская компания, которая на профессиональном уровне проводит все проверки и выдает отчет о неполадках, расхождениях в операциях с кассой и документации.

Выездные и другие виды проверок могут затрагивать договора о приеме на работу, материальной ответственности, личные данные работников, состояние кассовых документов, правильность и регулярность их ведения, фискальную память кассового аппарата, оборудование и оснащение помещения кассы, отражение проводок, их обоснованность в бухгалтерском, хозяйственном и налоговом учетах.

Контрольно-кассовая техника

К списку оборудования контроля кассовых операций относится специализированный кассовый аппарат. Такой не купишь в обычных магазинах техники. В отличие от принтера, факса, счетной машины и прочей оргтехники, ККМ могут продавать только организации, получившие на это специальную лицензию. Как правило, обслуживают контрольно-вычислительные аппараты эти же организации. Каждый кассовый аппарат должен быть зарегистрирован в налоговой инспекции. Особое устройство памяти постоянно фиксирует все операции, производимые кассиром с аппаратом. Далее эти показания передаются в налоговую службу для сверки со сданными отчетами предприятия. Обо всех поломках, ремонтах, списании кассового аппарата также должна быть уведомлена налоговая инспекция.

Работать с кассовым аппаратом обязаны все юридические лица (предприятия), ведущие прием наличных денежных средств от покупателей. От использования ККМ могут быть освобождены только индивидуальные предприниматели. Они имеют право выписывать чеки вручную, заверяя их подлинность собственной печатью. Но и такое послабление действует не на всех предпринимателей. Некоторые виды деятельности требуют только использования ККМ.

Осуществление контроля кассовых операций

Помимо проверки внешними службами, необходима проверка внутренняя. Правила ведения кассы предусматривают следующее расписание плановых проверок: перед сдачей годового отчета, перед сдачей ежеквартальных отчетов, в случаях, когда меняется материально ответственное лицо, работавшее с данной кассой. Также проводится контроль кассы и кассовых операций, если работник был заподозрен в недобросовестности, были выявлены факты хищения или махинаций, сумма наличности не соответствует отраженной в документах.

Руководство некоторых организаций придерживается политики частых внеплановых проверок, чтобы у работников не возникало соблазна воспользоваться служебным положением и близким контактом с наличностью. Для каждой проверки назначается специальная комиссия, каждый раз состоящая из разных людей, не имеющих отношения к формированию содержимого кассы. Состав комиссии фиксируется в акте проверки. Зачастую сам процесс сопровождается видеозаписью.

Особенности банковских кассовых операций

Система контроля кассовых операций банка подразумевает более сложную конфигурацию. В отделениях финансовых организациях предусмотрено несколько уровней проверки, осуществляемые разными специалистами. Так как денежных средств проходит через банк гораздо больше, чем в рядовых организациях, усложненность и повышенные требования к системе контроля вполне оправданы. Несмотря на то что с каждым годом все операции в банках стараются автоматизировать, необходимы как минимум два работника, отвечающие за правильность ведения операций: кассир-операционист и заведующий кассой. Первый совершает операции в течение рабочего дня, второй выдает авансовую сумму, забирает и подсчитывает остатки, заполняет кассовую документацию, инкассирует средства сверх лимита кассы, ежедневно осуществляет контроль на первичном уровне.

Cash control и другие системы контроля работы кассы

Все чаще контроль за ведением кассовых операций осуществляют с помощью новейших технологий. Смысл их заключается в видеофиксации действий кассира, клиента, а также данных с фискальной памяти кассового оборудования. Эти данные позволяют доказать неправомерные действия, мошенничество, кражи и другие махинации. В суде эта видеозапись будет неоспоримым доказательством, так как изменить совмещенные показания двух источников уже нельзя.

Cash Control — система контроля кассовых операций, состоящая из кассового узла, цветных видеокамер с высоким разрешением, видеосервера, программы, которая синхронизирует отснятый камерой материал с текстовыми показаниями кассового аппарата, а также удаленного рабочего места для специалиста по безопасности. Подобных систем на данный момент на рынке много. Все они базируются на одном и том же способе работы, имея расхождения в функционале, стоимости, разработках и методах подключения и анализа. Среди них можно выделить следующие системы контроля:

  • DIT-POS — стоимость зависит от настроек сервера, подключает до 16 касс, комплексно хранит видео и текстовую информацию.
  • POS-инспектор — российская разработка, стоит около 6 000 рублей, обладает функцией поиска операции по параметрам чека.
  • POS-intellect — также российская разработка, отличается возможностью интеграции с различными торговыми системами, текст на видео не просто накладывается, а программно интегрируется, поиск фрагментов видеозаписи производится в автоматическом режиме.
  • ЧЕКТВ — еще одна российская разработка с возможностью интегрироваться с кассовыми и торговыми системами, с универсальной системой видеозаписи, программной интеграцией текста и видео, с возможностью аппаратной аналитики данных и автоматическим поиском фрагментов.

Организация текущего контроля в банке

Текущий банковский контроль осуществляется в процессе ежедневного проведения банковских операций на каждом из участков организации работы учетно-операционного аппарата. Так, при организации документооборота основное предназначение текущего контроля состоит в проверке законности операций, соблюдении установленных правил их совершения и правильности оформления документов. Значительное внимание при организации текущего контроля отводится проведению проверки регистров аналитического,и синтетического учета при закрытии операционного дня. Этим занимаются ответственные исполнители, бухгалтеры операционного отдела, работники, контролирующие их деятельность, а также начальники подразделений банка. В процессе осуществления текущего внутрибанковского контроля они руководствуются действующими нормативными документами и правилами проведения тех или иных банковских операций.
Ответственные исполнители при приеме от клиентов денеж- но-расчетных документов осуществляют контроль правильности заполнения всех необходимых реквизитов, проверяют наличие средств на расчетном счете организации. Представленные к оплате документы проверяются и с точки зрения законности совершаемой операции. По существу, на этом этапе работник банка определяет целевое назначение использования средств клиента. Большая ответственность ложится на бухгалтерского работника при осуществлении различных форм безналичных расчетов, выбор которых клиент делает самостоятельно вместе со своим контрагентом. Задача ответственного исполнителя И контролера банка состоит в проверке соблюдения принципов организации безналичных расчетов. Например, при использова
нии в расчетах платежных требований работник банка проверяет наличие топарно-транспортных документов, подтверждающих отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг. При отказе клиента от акцепта того же платежного требования необходимо удостовериться в его правомерности, правильности оформления и соблюдении срока, установленного для этой процедуры. Такой же тщательной проверке подвергаются и другие формы расчетов, которые применяет клиент в своем платежном обороте. Особого внимания требует проверка соблюдения всех требований при аккредитивной, чековой и вексельной формах расчетов. При недостаточности или отсутствии средств на расчетном счете клиента на работника банка ложится ответственность за своевременное оприходование расчетных документов в картотеку № 2 и их оплату по мере поступления средств в соответствии с установленной законодательством очередностью платежей.
При зачислении денежных средств, поступающих в адрес клиента, ответственный исполнитель должен убедиться в наличии на копии поступившего от плательщика документа подписи работника банка-плательщика, т.е. проверить подлинность документа. Особому контролю подвергаются операции, связанные с безналичными перечислениями средств физических лиц во вклады. Это необходимо во избежание ошибок в зачислении средств владельцам счетов. При открытии и ведении ссудного счета клиента проверяется правильность составления срочных обязательств на погашение кредита и осуществляется повседневный контроль за своевременностью его погашения.
Отдельные виды банковских операций подвергаются двойному текущему контролю. Тдк, заявления на выдачу чеков и чековых книжек, акцепт платежных поручений помимо ответственного исполнителя заверяются подписью контролера. Проверяются и подписываются контролирующими работниками все денежно-расчетные документы и записи в аналитическом учете по счетам военнослужащих и граждан, основным средствам банка, прочим материальным ценностям, взысканию штрафов с клиентов за нарушение правил проведения расчетных операций, по расчетам с хозрасчетными предприятиями банка, по формированию операционныхдоходов и расходов банка и т.д. Двойного контроля требуют и операции по транзитным и текущим субсчетам, по лицевым пенсионным счетам, по счетам государственного бюджета, по ссудным счетам индивидуальных заемщиков. В отдельных случаях по решению банка контролируются в аналогичном порядке и другие операции.
Особое внимание обращается на организацию текущего контроля н процессе проведения операций с наличностью. Значительное место здесь отводится предварительному контролю при совершении расходных кассовых операций. В этом случае проведение контроля возлагается на трех работников кредитной организации, участвующих в этой операции: ответственного исполнителя, контролера и кассира. Задача организации контроля на этом участке сводится к тому, чтобы предупредить оплату неправильно оформленных документов без предварительной проверки их ответственным исполнителем. Задача контролера заключается в проведении проверки правильности оформления каждого расходного кассового документа.
При получении клиентом наличных денег по именному денежному чеку контролирующий работник должен удостовериться в наличии на чеке отметки о предъявлении получателем средств паспорта или другого документа, удостоверяющего его личность. Кроме того, на чеке или расходном ордере должна быть его расписка в получении средств. При поступлении денежного чека происходит сличение подписи лиц, правомочных подписывать его, оттиска печати клиента с имеющимися у ответственного исполнителя и контролера образцами, указанными в соответствующей карточке. Контролер и кассир сопоставляют также подпись ответственного исполнителя с имеющимся образцом. Тщательному контролю подвергаются все расходные кассовые документы и со стороны кассового работника.
За организацию текущего контроля несет ответственность главный бухгалтер банка. Он непосредственно контролирует правильность оформления операций по открытию расчетных и текущих счетов клиентов, организует текущий контроль и ежедневное наблюдение за его проведением на всех участках учетно-операционной и кассовой работы банка. В обязанности главного бухгалтера и его заместителя входит осуществление контроля за внесением исправлений в лицевые счета, открытием и закрытием счетов, начислением процентов по ним, движением бланков строгой отчетности и квитанций о приеме наличных денег. Главный бухгалтер банка ежедневно проводит проверку заключения кассовых операций; полноту оприходования денег как инкассированных, так и поступивших в вечернюю кассу; правильность формирования и хранения всех денежно-расчетных документов и другой учетной документации. Ежедневно им контролируется своевременность и качество составления сводки оборотов банковского баланса за день.

Оставьте комментарий