Корректирующие мероприятия по результатам аудита

Ничто так не способствует успешному внедрению новшеств, как отсутствие проверок

(Закон Муэнча)

В статье была описана система управления документацией, действующая в отделе анализа и экспертиз Гохрана России (далее Отдел). В данной статье обсуждаются процедуры и документация, связанные с внутренним аудитом, который проводится в Отделе в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО/МЭК 17025-2000 (п. 4.13) . Отдел в 2000 г. получил аккредитацию в Немецкой системе аккредитации в области контроля качества драгоценных металлов. Результаты инспекционного контроля, проведенного Немецким органом по аккредитации в области химии (Deutsche Akkreditierungsstelle Chemie GmbH DACH GmbH), показали, что действующая в Отделе система качества соответствует требованиям указанного стандарта. Поэтому мы полагаем, что специалистам, ответственным за организацию и проведение внутреннего аудита в испытательных лабораториях, будет полезно познакомиться с опытом нашего Отдела.

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «аудит (проверка) это систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита (проверки) и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита (проверки)». Внутренний аудит в испытательной лаборатории проводится с целью определить соответствие ее деятельности требованиям системы качества и ГОСТ Р ИСО/МЭК 17025-2000. Определение «внутренний» подчеркивает, что испытательная лаборатория проводит аудит собственными силами, без привлечения специалистов сторонних организаций. Никакой аудит, проведенный внешней организацией (заказчиком, органом по аккредитации и др.), не может заменить внутреннего аудита (за исключением случая, когда штат лаборатории состоит из одного сотрудника).
Все аккредитованные испытательные лаборатории России проводят внутренний аудит, но редкая лаборатория проводит его в духе приведенного выше определения и документирует эту процедуру надлежащим образом.
В соответствии с п. 4.13 ГОСТ Р ИСО/МЭК 17025-2000 внутренний аудит (внутренняя проверка) является обязательной процедурой системы качества испытательной лаборатории. В этом пункте стандарта определены цели внутреннего аудита и достаточно четко очерчен круг вопросов и процедур, которые должны быть описаны в Руководстве по качеству лаборатории. В связи с этим возникают проблемы:

• как с минимальными затратами времени и сил разработать, описать в Руководстве по качеству и проводить процедуры внутреннего аудита, чтобы они действительно соответствовали требованиям ГОСТ Р ИСО/МЭК 17025-2000;
• как эти процедуры документировать.

Ниже описаны процедуры планирования, проведения и документирования внутреннего аудита, которые разработаны и используются в Отделе в течение 3-х последних лет и показали эффективность при небольшой трудоемкости. Следует отметить, что при организации внутреннего аудита мы пользовались рекомендациями органа по аккредитации DACH GmbH.

Планирование и организация внутреннего аудита

По способу организации внутренний аудит может быть горизонтальным и вертикальным. Горизонтальный аудит предполагает детальную проверку элемента системы качества (например, «Кадры и повышение квалификации», «Работа с заказчиком», «Методы испытаний» и др.) для всех объектов области аккредитации лаборатории. При вертикальном аудите проверяют все элементы системы качества в отношении одного или некоторых объектов области аккредитации (от процедуры приема образца до выдачи документа по испытаниям).

Решение относительно выбора типа внутреннего аудита принимает менеджер по качеству, который также несет ответственность за планирование, организацию и проведение внутреннего аудита. В нашем Отделе проводится горизонтальный внутренний аудит.

Внутренний аудит проводится в соответствии с планом, который ежегодно разрабатывает менеджер по качеству. План предусматривает детальную проверку деятельности Отдела в области аккредитации. Все виды деятельности Отдела проверяются не реже одного раза в год.

В дополнение к плановому аудиту в отдельных случаях может быть проведен внеплановый аудит, например:

в результате рекламации заказчика, когда возникает сомнение в том, что деятельность Отдела согласуется с его политикой в области качества и ГОСТ Р ИСО/МЭК 17025-2000;
повторно, после планового аудита, для подтверждения того, что корректирующие действия проведены и дали результат.

План имеет очень простую и наглядную форму (рис. 1). В нем отражены все области деятельности, подлежащие аудиту (объекты аудита), сроки проведения и результаты аудита. Из плана сразу видно, что предстоит выполнить, какие проверки уже проведены, по каким объектам аудита не выявлено существенных несоответствий и какие проверки следует провести повторно в связи с обнаруженными существенными несоответствиями. Любая лаборатория может взять этот план за основу, внеся изменения в соответствии с собственными требованиями и особенностями организации.

Рис. 1. План внутреннего аудита

Проведение внутреннего аудита

В нашем Отделе внутренний аудит проводится, как правило, менеджером по качеству. Он может поручить проведение части работ специально обученному сотруднику, знакомому с системой качества Отдела и с требованиями ГОСТ Р ИСО/МЭК 17025-2000. Аудитор не должен проверять области деятельности, за которые он несет ответственность, поэтому если менеджер по качеству одновременно имеет еще и другие обязанности (например, является руководителем группы, отвечает за работу с заказчиком и др.), то внутренний аудит этой деятельности проводит другой специалист, имеющий соответствующую подготовку. Технический руководитель Отдела обеспечивает условия для обучения и консультации аудитора, а также дает ему соответствующие полномочия, необходимые для проведения данной работы.

В процессе проведения внутреннего аудита составляются протоколы. Бланк протокола состоит из одного листа, лицевая сторона которого заполняется аудитором и содержит следующую информацию:

ФИО аудитора;
дата аудита;
объект аудита;
ссылка на соответствующий раздел ГОСТ Р ИСО/МЭК 17025-2000, в котором изложены требования к данному объекту аудита;
перечень требований, выполнение которых подлежит проверке;
выявленные несоответствия;
подпись аудитора.

Обратная сторона протокола заполняется менеджером по качеству и содержит:

корректирующие действия, ФИО сотрудника, ответственного за их проведение, и сроки выполнения;
подписи менеджера по качеству и технического руководителя.

Форма протокола разрабатывается менеджером по качеству и утверждается техническим руководителем. Перечень требований, выполнение которых подлежит проверке, по каждому протоколу составляет менеджер по качеству без утверждения у руководства.

Мы считаем такую форму протокола очень удобной, так как для его оформления не требуется много времени, кроме того, в этом же протоколе содержатся все сведения о необходимых корректирующих действиях.
На рис. 2 в качестве примера приведена лицевая сторона протокола внутреннего аудита оборудования. Аналогичные протоколы составляются для каждого объекта аудита (следовательно, в данном случае всего 10 протоколов).

Рис. 2. Бланк протокола внутреннего аудита
Испытательная лаборатория часто имеет несколько рабочих групп, которые располагаются в разных помещениях. Нет необходимости проверять все рабочие группы по всем объектам аудита (т.е. для каждой рабочей группы заполнять 10 протоколов аудита). Можно делать выборочные проверки таким образом, чтобы каждая область деятельности была проверена один раз в какой-либо одной рабочей группе (на усмотрение менеджера по качеству).

Документирование

При проведении внутреннего аудита по предложенной схеме оформляются только два вида документов: план аудита и протоколы аудита. В нашем Отделе эта документация хранится у менеджера по качеству в течение 5 лет.

Некоторые выводы

Предложенная процедура внутреннего аудита пригодна для испытательной лаборатории, имеющей достаточно большой штат, несколько различных методов испытаний и несколько помещений, в противном случае, внутренний аудит может быть организован значительно проще.
Результаты внутреннего аудита дают объективную информацию о соответствии деятельности лаборатории требованиям ГОСТ Р ИСО/МЭК 17025-2000. Эта информация может быть использована непосредственно при проведении еще одной обязательной процедуры системы качества, которая в указанном стандарте называется «Анализ со стороны руководства» (Management review).

Использованная литература
1. Житенко Л.П., Обрезумов В.П. Управление документацией в испытательной лаборатории // Партнеры и конкуренты. 2001. 10, с. 27-30.
2. ГОСТ Р ИСО/МЭК 17025-2000. Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий.
3. ГОСТ Р ИСО 9000-2001. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.

«Контроль качества продукции» Июль 2002

Рубрика: Испытания, измерения, анализ Автор(ы): Житенко Л.П., Завельева Е.Л. 01.07.2002 448 Поделиться:

Л.Р. Фионова, Ю.Г. Кирюхин, М.А. Катышева, Пензенский гос. университет

Краткая характеристика отдела качества ОАО «СКБТ»

Документы, сопровождающие процедуру проведения внутреннего аудита

На многих российских предприятиях для обеспечения стабильности качества продукции внедрена система менеджмента качества (СМК). Выявлению возможностей повышения эффективности деятельности предприятия служит один из действенных инструментов СМК – внутренний аудит. Сегодня развитию и совершенствованию внутреннего аудита во всем уделяется огромное внимание.

Рассмотрим процедуру проведения внутреннего аудита на примере открытого акционерного общества «Специальное конструкторское бюро турбонагнетателей» (ОАО СКБТ).

ОАО «СКБТ» было создано в 1962 году как специализированная организация по разработке турбокомпрессоров для наддува дизелей и газовых двигателей всех назначений. Предприятие успешно прошло сертификацию международной СМК стандарта ISO 9001.

Организацией работы по достижению высокого качества и надежности изготавливаемой продукции в ОАО «СКБТ» занимается ОК (ОК). Возглавляет данное подразделение начальник ОК, в подчинении которого находятся: заместитель начальника ОК; заместитель начальника ОК по основному производству; специалист по лицензионно-сертификационной работе ОК; инженер по качеству ОК.

К одним из функций ОК относятся: разработка программ и организация проведения внутреннего аудита СМК; участие в проведении внутренних проверок; проведение анализа качества проведения внутреннего аудита; оценка работы экспертов внутренних проверок.

Планирование и организацию внутренних аудитов СМК, порядок их проведения и документирование, а также подготовку аудиторов ОК ОАО «СКБТ» осуществляет в соответствии с СТО СКБТ 823-2010 «Мониторинг и улучшение. Внутренние аудиты».

Внутренний аудит в ОАО «СКБТ» рассматривают как параллельный другим видам мониторинга канал получения независимой информации о степени реализации политики, выполнении процедур и требований СМК для повышения достоверности и обеспечения полноты информации и последующего принятия решений по улучшению.

Внутренние аудиты ОК проводит с целью установления того, что СМК:

• соответствует запланированным мероприятиям, требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001 и требованиям нормативной документации организации;

• внедрена результативно и поддерживается в рабочем состоянии;

• имеет возможности постоянного улучшения.

Результаты внутренних аудитов СМК в ОАО «СКБТ» используются как основание для улучшения:

• процедур и деятельности подразделения;

• методов и средств управления процессами СМК и организации в целом;

• программ внутренних аудитов, их результативности и эффективности;

• методов и средств управления качеством оборонной продукции.

ОК для результативного проведения аудита использует следующие принципы:

• этичное поведение – основа профессионализма;

• добросовестное исполнение – обязательство правдиво и точно представлять наблюдения, заключения и отчет;

• профессиональное внимание – приложение усердия и рассудительности при проведении аудита;

• независимость – основа беспристрастности аудитора и объективности заключений по результатам аудита;

• подход, базирующийся на доказательствах – рациональный метод достижения надежных и воспроизводимых заключений по результатам аудита в процессе систематического аудита.

Рассмотрим последовательность и содержание действий при внутреннем аудите, а также документы, его сопровождающие.

Для проведения внутренних аудитов начальник ОК составляет план-график на предстоящий календарный год (рис. 1), который включает действия по планированию, обеспечению ресурсами, организации и проведению, а также оцениванию результативности и эффективности проведенных аудитов. План составляется таким образом, чтобы после завершения всех запланированных аудитов подразделений оставалось время для анализа и проведения корректирующих и предупреждающих действий до начала очередного внешнего аудита.

План-график внутренних аудитов СМК утверждается приказом генерального директора ОАО «СКБТ». В этом же приказе утверждается состав экспертов для проведения внутренних проверок.

Начальник ОК заблаговременно, не менее чем за три недели до срока, установленного в план-графике для аудита конкретного подразделения, выбирает и после согласования назначает аудиторскую группу из двух-трех человек, один из которых назначается руководителем группы. Аудиторская группа формируется с учетом специфики проверяемого подразделения.

Аудиторская группа анализирует имеющуюся в ОК информацию (документы) о деятельности проверяемого подразделения и при необходимости запрашивает дополнительные сведения.

Рис. 1. План-график внутреннего аудита

На основании анализа документов и в соответствии с общими целями программы внутреннего аудита руководитель аудиторской группы готовит перечень проверяемых объектов (рис. 2), согласовывает его с начальником ОК и представляет на утверждение. Перечень проверяемых объектов регистрируется в Журнале перечней проверяемых объектов.

Рис. 2. Перечень проверяемых объектов подразделения

Рис. 2. Перечень проверяемых объектов подразделения (окончание)

В соответствии со сроками, указанными в план-графике внутренних аудитов, руководитель аудиторской группы готовит план проведения внутреннего аудита (рис. 3) с уточнением времени, места (участков подразделения) и мероприятий.

Утвержденный перечень проверяемых объектов и план проведения внутреннего аудита заблаговременно (за неделю до начала проверки) доводится до сведения руководителя проверяемого подразделения. При необходимости руководитель аудиторской группы дает пояснения.

Время проведения проверки и проверяемые участки подразделения руководитель аудиторской группы при необходимости уточняет с руководителем подразделения.

Рис. 3. План проведения внутреннего аудита в подразделении

Перед проверкой руководитель аудиторской группы проводит вступительное совещание, на котором присутствуют члены аудиторской группы, руководящий состав подразделения, ответственные за процессы СМК, уполномоченные подразделения в схеме управления СМК организации.

На совещании рассматривают:

• представление участников и изложение их роли;

• подтверждение целей и плана проведения аудита, перечня проверяемых объектов;

• методы и процедуры проверок;

• принципы взаимоотношений между проверяющей и проверяемой сторонами;

• критерии, по которым принимается заключение.

Непосредственно на рабочих местах члены аудиторской группы осуществляют сбор информации, используя следующие методы:

• опрос как руководителей, так и исполнителей;

• наблюдение за работой, производственной средой и условиями;

• анализ документации, включая записи сводных и других данных.

Во время сбора информации аудиторы ведут записи (свидетельства аудита), содержащие изложение качественных или количественных фактов, которые связаны с критериями аудита.

По завершении сбора информации члены аудиторской группы коллективно обсуждают и оценивают зафиксированные свидетельства аудита, формулируют наблюдения с указанием степени соответствия критериям оценки по принципу:

• соответствует полностью;

• соответствует частично;

• не соответствует.

Наблюдения они заносят в графу «Результаты проверки» утвержденного перечня проверяемых объектов подразделения.

После этого руководитель аудиторской группы проводит заключительное совещание, на котором присутствуют все участники вступительного совещания. На заключительном совещании руководитель аудиторской группы представляет наблюдения аудита и дает заключение по результатам проверки.

На основании полученной во время аудита информации руководитель аудиторской группы совместно с участниками готовит отчет о внутреннем аудите проверяемого подразделения (рис. 4). В отчете конкретные оценки и рекомендации согласовываются с пунктами утвержденного перечня объектов проверки с указанием нормативного документа и кода процесса СМК.

На выявленные несоответствия составляют протокол несоответствия на каждый отдельный случай (рис. 5).

Возникшие при опросе работников подразделения вопросы и разногласия аудиторская группа также включает в отчет.

В отчете дают следующие рекомендации:

• проверяемому подразделению – по проведению коррекции, по корректирующим и предупреждающим действиям, а также по более полному использованию имеющихся ресурсов как интеллектуальных, так и материальных;

• отделу качества – по совершенствованию программы аудита, а также по использованию на предприятии положительного опыта проверяемого подразделения.

Отчет готовят в двух экземплярах, представляют для ознакомления руководителю подразделения, а после утверждают у начальника ОК. Один экземпляр отчета остается в ОК, другой передается руководителю подразделения, который на его основе разрабатывает план мероприятий в сроки, оговоренные в отчете, но не позднее 10 дней.

С протоколами несоответствия знакомят руководителя подразделения и вместе с отчетом передают для проведения анализа причин несоответствия и разработки корректирующих действий и согласовывают с главным аудитором и начальником ОК.

Рис. 4. Отчет о внутреннем аудите

Рис. 4. Отчет о внутреннем аудите (окончание)

Рис. 5. Протокол несоответствия

На основании справки-отчета проверяемого подразделения начальник ОК делает заключение о выполнении плана мероприятий, либо решает провести перепроверку на месте, либо включить проверку выполнения мероприятий в план очередного аудита.

После каждого проведенного аудита начальник ОК оценивает работу аудиторской группы: организацию работы, проявленную компетентность и личные качества. Результаты оценки он заносит в личную карточку эксперта внутренних аудитов и в таблицу регистрации участия в аудитах.

Аудиторы в ОАО «СКБТ» проходят обучение по программе СТО СКБТ 823-2010 «Мониторинг и улучшение. Внутренние аудиты», которая содержит минимальные требования.

Обучение проводится в учебных заведениях или организациях, имеющих соответствующую лицензию, а также в ОАО «СКБТ» сотрудниками организации или приглашенными специалистами – преподавателями, имеющими соответствующую квалификацию, подтвержденную документально.

Ответственные в ОК за организацию и проведение аудита, а также руководители аудиторских групп проходят обучение минимум 72 часа и получают удостоверение или свидетельство государственного образца о краткосрочном повышении квалификации.

Аудиторы поддерживают и повышают свои знания и умения, личные качества. Повышение квалификации обеспечивается систематическим участием в аудитах, семинарах (конференциях), краткосрочных или других формах повышения квалификации. Аудиторы проходят переаттестацию не реже одного раза в три года.

В ОАО «СКБТ» поступает информация о местах, где можно пройти повышение квалификации в виде писем-приглашений. На основании этих приглашений издается приказ генерального директора о направлении на обучение сотрудников ОАО «СКБТ» на данное мероприятие, и отправляется заявка на участие в обучении в виде письма.

После прохождения обучения кандидат в аудиторы проходит аттестацию комиссией, назначенной приказом по представлению начальника ОК. Результат аттестации оформляют протоколом и при положительном исходе аттестации кандидату присваивают статус эксперта-стажера внутренних аудитов организации и заводят личную карточку, которая хранится в ОК.

После участия эксперта-стажера в трех аудитах, сдачи тестовых экзаменов и при положительных оценках руководителей аудиторских групп и начальника ОК аттестационная комиссия присваивает эксперту-стажеру статус эксперта внутренних аудитов, что утверждается приказом.

Таким образом, как видно из вышеописанного, процедура проведения внутреннего аудита является трудоемким процессом и сопровождается большим количеством различного вида документов. К проведению этой процедуры допускаются высококвалифицированные специалисты-эксперты, которые постоянно повышают свою квалификацию.