Содержание
1. Общие положения
1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании.
1.3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору.
1.4. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица.
1.5. Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия (болезнь, отпуск) начальника отдела кадров.
1.6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера начальник отдела кадров.
1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
-законодательными актами РФ;
-Уставом Компании;
-Положением о внутреннем распорядке рабочего времени;
-Положениями об отделах Компании;
-приказами руководства;
-нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
-настоящей Должностной инструкцией.
1.8. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики.
1.9. Офис-менеджер должен знать:
— организационно-штатную структуру и сотрудников Компании;
— положения, приказы и внутренние процедуры Компании;
— функции и задачи подразделений Компании;
— функциональные обязанности сотрудников административного отдела Компании;
— свои функциональные обязанности и права;
— свои действия при внештатных и аварийных ситуациях.
2. Должностные обязанности
Цель работы офис-менеджера – максимально эффективное организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
Исходя из этого, офис-менеджер:
1. Выполняет функции секретаря Компании:
1.1. Документационное обеспечение управления:
— приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;
— фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;
— работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
— работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
— организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
— работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
— ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;
— оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
— по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;
— по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;
— по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;
— формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.
1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.
1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании.
1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:
2.1. Заказ воды по мере необходимости.
2.2. Заказ канцелярии ежеквартально. Обслуживание оргтехники: заправка картриджей, поддержание работоспособности принтеров, копиров, факсимильных устройств и т.д.
2.3. Осуществление подписки на периодические издания.
2.4. Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.
2.5. Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.
3. Координирует и контролирует работу:
— водителя: (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);
— курьеров;
— уборщицы.
4. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:
— добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;
— качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;
— поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;
— эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;
— соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;
— не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации, как в России, так и за рубежом, сведений, полученных в силу служебного положения, определенных специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.
3. Права
Офис-менеджер имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.302003).
3.3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании.
3.5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности Компании.
3.6. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.7. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с Генеральным директором.
4. Ответственность
Офис-менеджер несёт ответственность за:
4.1. Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба Компании и/или ущерба её имиджу.
4.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».
4.4. Игнорирование правами, предусмотренными настоящей инструкцией.
4.5. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, производственной и трудовой дисциплины.
28 февраля компания AHConferences провела 14-й Форум Административных директоров. По традиции гостей форума — административных управляющих из ведущих организаций банковской и страховой отраслей, ритейла и FMCG, торговых и телекоммуникационных компаний – принимал столичный отель Sheraton Palace.
Первая сессия форума была посвящена инновационным решениям для организации офисного пространства. Заместитель директора департамента интеллектуальных зданий КРОК Александр Ласый рассказал о том, что делает офис «умным», познакомил участников с инженерными решениями для сбережения ресурсов (тепла, электроэнергии) и современными системами обеспечения комплексной безопасности здания. В центре внимания Марата Тимирясова, директора по развитию бизнеса Solo Office Interiors, — офис будущего. Марат представил Philips Luminous Textile – энергоэффективные световые панели, позволяющие архитекторам и дизайнерам не только оживлять пространство, но и создавать уникальную атмосферу интерьеров с помощью света и материи.
Наталья Цельт, директор по административным вопросам компании МТС, остановилась на программе «эко-офис», рассказала об эко-мероприятиях, в числе которых сбор макулатуры, отработанных батареек, корпоративные субботники и творческие инициативы. Цель программы – не только формирование у сотрудников МТС экологических знаний, этики и культуры, но и создание и поддержание в офисе здоровой обстановки.
Далее последовала панельная дискуссия, в ходе которой обсуждались наиболее актуальные вопросы: оптимизация бюджета и способы сокращения издержек. Вместе с Григорием Анцыгиным, управляющим директором Группы Ренессанс Страхование, участники искали пути повышения операционной эффективности административного блока. Руководитель АХО компании Вимм-Билль-Данн Напитки Александр Алехин, в свою очередь, поделился собственным опытомпродажи б/у мебели региональному представительству: такой подход существенно компенсирует затраты на приобретение новой мебели и техники.
О том, от каких элементов корпоративного стиля можно и нужно отказаться в кризис, поговорили вместе с модератором форума, директором по административным вопросам БНП Париба Верой Челенк.
Не остался без должного внимания аудитории и вопрос корпоративных поездок. Юлия Мануйлова, генеральный менеджер CITY TRAVEL Business Travel Solutions, сосредоточилась на вариантах сокращения затрат на бизнес-трэвел услуги. Юлия рассказала об особенностях проведения тендера по выбору провайдера, а также дала советы по грамотному формированию SLA во избежание типичных ошибок при работе с поставщиками.
В ходе заключительной сессии форума говорили об управлении досугом. Наталья Новикова, заместитель директора по административным и корпоративным вопросам компании Стрим, поделилась опытом включения спортивного инвентаря в офисное пространство. С практическими советами по организации питания выступили Алена Кулаченкова, директор по административным вопросам Совкомбанка, и Елена Рейзентул, административный директор компании Яндекс.Деньги. Были рассмотрены плюсы и минусы нескольких вариантов организации питания в офисе, среди которых оборудование кухни и кофе-зоны, вендинг и доставка еды, собственная столовая и «внешнее питание» на территории бизнес-центра.
В рамках деловой программы форума состоялась выставка. Партнеры мероприятия — Solo Office Interiors, City Travel, Комус, ОСГ Рекордз Менеджмент, Деликатный переезд – знакомили участников с технологическими решениями для оптимизации работы административного департамента и дарили подарки.Компания AHConferences благодарит всех участников, докладчиков и партнеров 14-го Форума Административных директоров.
Обновлённые HR-Сообщества:
hr.superjob.ru
Вопросы карьеры | 07.11.2007 16:41
Офис — менеджер
Щур Д. Л.,
Труханович Л. В.
Опубликовано в номере: Кадры предприятия №3 / 2002
Сфера работы
Офис-менеджер – это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса. Вряд ли это обоснованно, так как и секретарь, и администратор лишены (или почти лишены) властных полномочий. Напомним, что все должности, содержащие в своем наименовании слово менеджер (англ. manager – управляющий, заведующий, директор) так или иначе предполагают наделение работника руководящими полномочиями.
В России возложение на секретаря или администратора обязанностей офис-менеджера объясняется помимо различных особенностей нашего менталитета (общеизвестно, что в советское время аналогом данной должности был(а) секретарь с «некоторыми полномочиями» своего руководителя – чем «выше» был руководитель, тем «выше» были полномочия его секретаря), также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы. Но поскольку эта должность пришла к нам из-за рубежа, то, судя по «тамошним» тенденциям, такая практика уже «отмирает».
Итак, офис-менеджер – один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса. Под офисом в данном случае понимается обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого персонала и осуществляющая взаимодействие с клиентами. Отсюда, в перечень обязанностей офис-менеджера входят такие, которые и обеспечивают выполнение вышеназванных функций.
Условно их можно разделить на пять групп:
1. Управленческие. Эти обязанности подразумевают:
построение организационной структуры офиса;
планирование работы офиса;
руководство персоналом офиса – администратором, секретарями, курьерами, телефонными операторами и др. (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала, планирование его карьеры и т.д.);
разработку и внедрение в офисе корпоративной культуры в соответствии с принятой на предприятии в целом;
разработку политики общения с клиентами.
2. Административные. Под административными обязанностями понимаются организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.
3. Хозяйственные обязанности. Они начинаются с организации закупки офисной техники, комплектующих, расходных материалов и заканчиваются руководством по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание, обеспечением взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.
4. Контрольные обязанности. Здесь подразумевается проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, аттестация персонала, организация внутренней отчетности и осуществление иных мероприятий по контролю.
5. Отчетные. Они включают в себя организацию подготовки отчетов перед вышестоящим руководством для контроля со стороны последнего.
Как видно из перечисленных обязанностей, офис-менеджер – работник, от которого зависит если не половина, то довольно значительная доля успешного функционирования офиса. Это «ключевая» должность, вот почему и требования к ней – повышенные (см. «Личные характеристики» в разделе «Требования» настоящей статьи).
Надо сказать, что все вышеперечисленное относится прежде всего к «идеальному» офис-менеджеру и характерно для достаточно крупных компаний.
В небольших предприятиях, офис-менеджер может быть руководящим звеном среднего уровня, обладающим, с одной стороны, урезанными, по сравнению с перечисленными, полномочиями, а с другой – дополнительными, не совсем свойственными им обязанностями, как то: непосредственное ведение делопроизводства (в том числе кадрового) или выполнение части функций менеджера по персоналу (например, таких, как поиск необходимых специалистов для офиса, проведение предварительных собеседований и т.д.). Иногда на офис-менеджера возлагаются даже обязанности по ведению первичной бухгалтерии – он сам должен работать с банковскими документами, выписывать счета-фактуры, накладные, расходные и приходные ордера и т.д. На торговых предприятиях офис-менеджеру зачастую вменяется общение с клиентами и координация продаж. Но повторимся – все это от желания универсализации персонала, непонимания сущности данной должности и не совсем верного применения терминологии.
В настоящее время существует достаточно большое количество различных курсов, дающих навыки и знания, необходимые для выполнения обязанностей офис-менеджера. Но, в основном, на эту должность назначаются лица, имеющие незаконченное высшее или высшее образование. Иногда офис-менеджеры «вырастают» из администраторов офиса. Перспектива же дальнейшего роста в крупных компаниях с иностранными инвестициями – от офис-менеджера до вице-президента по автоматизации управления.
Должностные обязанности
Синтез обязанностей, возлагаемых на офис-менеджера на российских предприятиях, позволяет сказать, что этот работник:
1. Организует структуру (зонирование) офиса, исходя из поставленных вышестоящим руководством задач и профиля предприятия.
2. Выбирает на основе рекомендаций тех- нической службы предприятия и организует закупку офисной техники (компьютеров, принтеров, факси мильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.), ее установку и ввод в эксплуатацию.
3. Разрабатывает и составляет графики проведения профилактических и текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходных материалов, а также порядок утилизации и списания оборудования, выработавшего свой ресурс.
4. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса (осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим, пр.).
5. Организует использование в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечивает взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной техники (разрабатывает схему действий персонала при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания).
6. Организует обеспечение необходимыми для работы офиса товарно-материальными ценностями (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др.; проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).
7. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, организует платежи за их поставку, оформляет доверенности.
8. Организует работу по ведению бюджета расходов на офисные нужды, по оптимизации прямых и косвенных хозяйственных затрат.
9. Обеспечивает хранение товарно-материальных ценностей (канцтоваров, расходных материалов и т.п.), необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.
10. Организует работу по инвентаризации хозяйства офиса.
11. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению документации в соответствии со стандартами делопроизводства); организует документооборот офиса.
12. Организует прием и рассылку деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет в пределах своих полномочий деловую переписку.
13. Организует:
встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
материальнотехническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
14. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловых встреч).
15. Руководит работниками офиса: распределяет обязанности между ними; доводит до сведения работников задания и принятые в отношении их решения; определяет степень ответственности работников; разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы; анализирует эффективность работы; осуществляет контроль за исполнением принятых решений.
16. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков), приему и отправке телефонограмм; контролирует культуру речи секретарей (операторов).
17. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).
18. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.
19. Обеспечивает выполнение работниками корпоративных правил и норм поведения.
20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.
21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.
22. Координирует работу офиса по подготовке к закрытию (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.) и подготовке к новому рабочему дню.
23. Обеспечивает взаимодействие офиса с другими структурными подразделениями предприятия.
24. Организует совместно со службой безопасности проведение работ по планированию и внедрению мероприятий по поддержанию внутриофисного режима и информационной безопасности.
25. Руководит подготовкой отчетной документации для вышестоящего контроля.
Требования
Знание: назначения и задач работы офиса, принципов его зонирования; структуры и оборудования офиса; правил пользования оргтехникой; основ менеджмента; сферы деятельности и видов ответственности работников офиса; принципов организации снабжения офиса; методов стратегического планирования; целей, способов и методов проведения контрольных мероприятий; мотивационных методов и мотивационных стратегий; основ психологии; делового этикета; основ делопроизводства и стандартов дело-производства; основ этики и эстетики; основ трудового законодательства; правил внутреннего трудового распорядка; правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; основ бухучета и отчетности.
Стаж и опыт. От претендентов на должность офис-менеджера высшего уровня в крупных компаниях, как правило, требуется опыт работы не менее 3-х лет на руководящих должностях. Средние и малые предприятия обычно снижают эту «планку» до 1 года, а то и вообще не требуют опыта руководящей работы.
Личные характеристики. Возраст — как правило, от 25 лет и старше. Претендент на должность офис-менеджера должен быть эрудированным; обладать высокой степенью самоорганизации, хорошими организаторскими способностями, устной и письменной коммуникацией; иметь высокую стрессоустойчивость; уметь руководить персоналом в «проблемных» ситуациях.
Прочее. Отдельные предприятия желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.
Образование
Высшее, предпочтительно — экономическое. Приветствуется повышение квалификации на курсах, в т.ч. — профильных.
Правовые и социальные гарантии
Общие гарантии, предусмотренные трудовым законодательством.
Основной правовой документ
Трудовой договор и должностная инструкция.
Заработная плата
Уровень оплаты определяется размером компании, в которой работает офис-менеджер, а также тем, к какому звену (высшему, среднему или младшему) относится данный служащий в соответствии со штатным расписанием предприятия.
Офис-менеджер (другое название — секретарь-референт) — это сотрудник, который обеспечивает бесперебойную работу офиса и следит за всеми процессами, связанными с его функционированием. Профессия офис-менеджера сравнительно новая, но, тем не менее, достаточно востребована — эту вакансию часто открывают даже фирмы с малым количеством сотрудников.
Места работы
Должность офис-менеджера востребована во многих коммерческих и государственных организациях с самыми разными направлениями деятельности.
Обязанности офис-менеджера
Функции офис-менеджера могут отличаться в зависимости от компании, но основные из них таковы:
- Встреча посетителей офиса.
- Организация совещаний и брифингов.
- Снабжение сотрудников офиса всем необходимым для их работы.
- Контроль расходов на офисные нужды.
- Прием звонков, регистрация корреспонденции.
- Распределение документации по отделам.
К дополнительным должностным обязанностям офис-менеджера можно отнести выполнение мелких, часто личных, просьб и поручений руководства.
Требования к офис-менеджеру
Главные требования к офис-менеджеру:
- Навыки административно-хозяйственной деятельности.
- Знание основ делопроизводства.
- Знание деловой этики.
- Знание ПК и офисной техники.
- Грамотная речь.
- Презентабельная внешность.
Также очень желательно наличие высшего образования и знание иностранного, чаще английского, языка.
Образец резюме офис-менеджера
Образец резюме.
Как стать офис-менеджером
Специального образования для офис-менеджера нет. Чаще всего работодатели, выбирая сотрудника на эту должность, отдают предпочтение претендентам с высшим гуманитарным образованием и высокой коммуникабельностью.
Зарплата офис-менеджера
Заработная плата офис-менеджера варьируется от 25 до 50 тысяч рублей в месяц. Оклад данного специалиста во многом зависит от объема работ, перечня выполняемых им функций и статуса компании-работодателя. Средняя зарплата офис-менеджера составляет 35 тысяч рублей в месяц.
Где пройти обучение
Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от недели до года.
Межрегиональная Академия строительного и промышленного комплекса и ее курсы направления «Кадровое делопроизводство».
ПРОФЕССИЯ ОФИС-МЕНЕДЖЕРА
Булычёва А.С.
Тамбовский государственный университет им. Г.Р.Державина
Должность «офис-менеджер» появилась сравнительно недавно. С развитием рынка и ростом числа частных российских и крупных зарубежных компаний эта профессия становилась все более востребованной. Офис-менеджер — это первый сотрудник, которого видят клиенты и партнеры, приходя в офис, и по впечатлению от которого они формируют первое представление о компании, об уровне ее культуры, об отношении к клиентам и даже успешности.
Офис-менеджер – это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса. Помимо обычных секретарских обязанностей на него могут возлагаться координация деятельности ряда служб компании (например, автомобильной), исполнение поручений сотрудников, как руководящих, так и рядовых. Офис-менеджеры играют решающую роль в организации коммуникации и потоков информации в современном офисе. Часто они становятся первыми, с кем общаются клиенты и партнеры компании, — своего рода менеджерами по связям с общественностью на передовой .
Профессиональные требования к офис-менеджеру условно можно разделить на общие (базовые), дополнительные и специальные.
К общим требованиям относят, например, опыт работы по данной профессии (в должности офис-менеджера или в аналогичной должности – помощник руководителя, секретарь и др.) от полугода до трех лет (в зависимости от статуса должности, на которую в данном случае претендует соискатель).
В качестве дополнительныхтребований часто упоминаются следующие требования: наличие у соискателя опыта административно-хозяйственной работы и/или работы с персоналом, дополнительное образование (второе высшее, а также различные формы повышения квалификации, в первую очередь в области менеджмента), продвинутый уровень владения иностранным языком и т. д.
Специальные требования к профессиональной подготовке офис-менеджера: понимание специфики деятельности предприятия, владение соответствующей терминологией и лексиконом, профессиональное владение методами руководства в условиях, аналогичных условиям предприятия (практический менеджмент – от полугода и более), наличие некоторых специальных знаний и т. д.
Не менее строго оцениваются и деловые качестваофис-менеджера, в первую очередь, организаторские способности, то есть способность руководить подчиненными сотрудниками .
Главной целью офис-менеджера является его эффективность, но эффективность, достигаемая не ради нее самой, а ради результативности деятельности предприятия в целом. Наиболее значимы в работе офис-менеджера следующие задачи: закупки с целью обеспечения офиса всем необходимым; обеспечение пропускного режима; обеспечение офиса и сотрудников связью (интернет, телефон); управление зданием (оформление собственности) или взаимодействие с арендодателями; обеспечение ремонта офисного оборудования; организация и поддержание надлежащих условий работы в офисе в течение дня; обеспечение функционирования рабочих мест персонала офиса посредством проведения профилактических и сервисных работ, а также путем замены (восстановления) необходимого офисного оборудования, имущества и материалов (канцтоваров, оргтехники, мебели и т.п.); оперативное организационное обеспечение сотрудников в соответствии с содержанием поступающих от них заявок (на устранение неисправностей и сбоев в работе офисного оборудования и т.д.); подбор персонала и руководство им; ведение кадрового учета (ведение и учет трудовых книжек, составление приказов, трудовых договоров и пр.); создание благоприятного микроклимата в коллективе; предупреждение и разрешение трудовых конфликтов; ведение деловых переговоров, подготовка и реализация сделок; обеспечение физической безопасности сотрудников и материальных ценностей офиса путем установления и поддержания соответствующего режима охраны труда и техники безопасности, пожарной безопасности, информационной безопасности, а также надлежащей организации охраны офиса .
На данный момент отсутствуют четко прописанные профессиональные стандарты и должностные обязанности офис-менеджера, которые во многом зависят от специфики деятельности, масштаба, структурной организации компании и даже от личности руководителя. Но в любом случае, главной функцией офис-менеджера является обеспечение гармоничной и координированной работы офиса.
В небольших организациях иногда на офис-менеджера возлагаются обязанности по ведению первичной бухгалтерии. На торговых предприятиях очень часто бывает так, что офис-менеджер выполняет должность менеджера по работе с клиентами и занимается координацией продаж.
Таким образом, офис-менеджер — это специалист, отвечающий за организационное единство корпорации, за то целое в компании, что должно оставаться стабильным вне зависимости от внутриполитического контекста и других изменений. Офис-менеджер вправе выполнять определенные проекты в пределах своей компетенции (изучение новых товаров и услуг, совершенствование систем работы компании). Эта позиция требует большей самостоятельности, чем должность просто секретаря .
Список использованных источников: