Методические рекомендации росархива по делопроизводству

Для делопроизводителей государственных организаций подготовили новую инструкцию по работе с бумажными и электронными документами, начиная от их приема и подготовки, заканчивая передачей в архив.

Новая примерная инструкция должна заменить действующие сейчас Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Приказ Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»).

Ключевые новшества:

● уточнен состав реквизитов документов, а также порядок их оформления;

● установлены общие требования к изготовлению документов, в частности, определены требования к полям, шрифтам, абзацному отступу;

● изменены положения по организации документооборота.

Иллюстрация:
Проект «100 раритетов российской государственности»
Первый в истории России устав государственной гражданской службы.
Составлен при личном участии Петра I.

Что предусматривает новая инструкция

В Росархиве решили, что делопроизводителям нужен отдельный документ, который бы регламентировал их работу. Несмотря на действие положений ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р 6.30-2003 (с 01.07.2018 вместо него будет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016), ГОСТ Р 54471-2011, чиновники подготовили еще примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях.

После публикации этот документ станет обязательным при работе с официальными бумагами в делопроизводстве государственных организаций, независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности. В инструкции чиновники: описали документы, которые должны быть в организации; привели бланки приказов и распоряжений на разные случаи; уточнили правила заполнения официальных бумаг и состав реквизитов в них; объяснили, как писать тексты в различного рода документах — деловом письме, акте, резолюции, служебных и объяснительных записках; разъяснили случаи привлечения к ответственности делопроизводителей — за порчу и потерю официальных бумаг, разглашение их содержания без разрешения руководства.

Большой раздел инструкции посвящен организации документооборота. В нем представители Росархива предлагают делопроизводителям проверять целостность упаковки поступивших документов, оценивать вес, размер, форму, запах и цвет почтовых отправлений. При любых подозрениях о нестандартных посылках придется сообщать в службу безопасности.

Определенные требования есть и к электронным документам. В частности, их перечень должен будет определить работодатель, но получать и проверять — непосредственно делопроизводители. Так, им нужно будет убедиться в подлинности ЭЦП, заниматься первичной обработкой, в том числе сортировкой полученных по интернету копий, документов, сообщений.

Согласно примерной инструкции, делопроизводители обязаны следить за сроками исполнения распоряжений. Эти сроки могут быть установлены в законе либо в решении руководителя. Например, документы (поручения) без указания конкретной даты исполнения, у которых в тексте имеется пометка «срочно», должны быть исполнены в 3-дневный срок, а если никаких пометок нет, то в срок не более 30 дней. Реагировать на парламентские запросы в организации должны в течение 15 дней со дня их получения, а предоставлять информацию или документы по межведомственным запросам в целях предоставления государственных и муниципальных услуг — в течение 5 рабочих дней со дня получения запроса. Чтобы не пропустить сроки, рекомендуется наладить автоматическое напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения поручений. Кроме того, установлено, что в каждой госкомпании ежегодно должен готовиться отчет об объеме документооборота за год с разбивкой на группы. Его придется сдавать руководству организации.

Зачем нужен документ и когда он вступит в силу

Чиновники подчеркивают, что инструкция поможет усовершенствовать делопроизводство и повысить эффективность работы с документами, поскольку вводит правила подготовки официальных бумаг, уточняет технологии работы с ними, вводит требования по текущему хранению и подготовке к передаче в архив.

От себя добавим, что инструкция написана четким понятным языком, что называется, по существу. Возможно, в ней нет каких-то специализированных форм и рекомендаций, но наиболее распространенные ситуации описаны. Поэтому она вполне может пригодиться не только сотрудникам государственных компаний, но и частных. Что касается делопроизводителей из организаций с государственным участием, то им пора не только знакомиться, но и привыкать к новым требованиям.

6 марта 2018 г. проект примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях был размещен на портале Федеральном портале нормативных правовых актов http://regulation.gov.ru/. Замечания и предложения принимались до 25 марта. Утверждающий ее приказ Росархива планировалось принять в течение 2-3 месяцев. Но в данный момент он не опубликован.


Новости > Стена рухнула. ЦАМО РФ проиграл суд 1 инстанции рядовому исследователю Галиничеву А.В.

Стена рухнула. ЦАМО РФ проиграл суд 1 инстанции рядовому исследователю Галиничеву А.В.

12 января 2017 г.

Решение по гражданскому делу

Мотивированное решение составлено 16.12.2016г.

№ 2а-10332/16

РЕШЕНИЕ ИМЕНЕМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

13 декабря 2016 года г.Подольск

Подольский городской суд Московской области в составе:

председательствующего судьи Новиковой А.А.,

при секретаре судебного заседания ФИО3,

рассмотрев в открытом судебном заседании административное дело по иску ФИО2 к ФГКУ «Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации» о признании незаконным запрета на использование собственных технических средств на копирование при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, обязании разрешить использование собственных технических средств на копирование при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним,

УСТАНОВИЛ:

Галиничев А.В. обратился в суд с иском к ФГКУ «Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации» о признании незаконным запрета на использование собственных технических средств на копирование при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, обязании разрешить использование собственных технических средств на копирование при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним.

Свои требования мотивировал тем, что как следует из письма ФГКУ «Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации» от ДД.ММ.ГГГГ. № ему (истцу) запрещено использовать при работе с архивными делами и документами собственные технические средства для копирования. В том же письме указано, что вопрос о разрешении пользователям читального зала архива самостоятельно копировать подлинные архивные документы не рассматривается. В связи с чем, нарушаются права пользователей читального зала архива на использование собственных технических средств для копирования при работе с подлинными несекретными архивными документами в читальном зале ЦА МО. О запрете использования собственных технических средств для копирования ему (истцу) сообщил ЦА МО, ссылаясь на нормативный правовой акт — Приказ Министра обороны России № от 31.08.2005г. и на локальный акт — Инструкцию, утвержденную приказом начальника ЦА МО № от ДД.ММ.ГГГГ. В указанном приказе Министра обороны в п.255 дается указание о том, что работа пользователей читальных залов архивов Министерства обороны регламентируется, в том числе, Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ, утвержденных приказом Минкультуры России № от 03.06.2013г. Вступившим в законную силу решением Верховного Суда РФ от 28.03.2016г. по делу №АКПИ16-23 признан частично недействующим п. 3.1.12. Положения о порядке работы пользователей в государственных и муниципальных архивах РФ в части ограничения прав пользователей на использование собственных средств для копирования при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним. В связи с чем, правовых оснований у ответчика для запрета использования пользователями читального зала ЦА МО собственных технических средств для копирования не имеется.

Административный истец Галиничев А.В. в судебном заседании требования поддержал в полном объеме по основаниям, изложенным в исковом заявлении.

Представитель административного ответчика ФГКУ «Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации» Перегудова В.А., действующая по доверенности, в судебном заседании требования не признала в полном объеме по основаниям, изложенным в отзыве.

Суд, выслушав участников процесса, исследовав материалы дела, находит требования подлежащими удовлетворению по следующим основаниям.

Согласно ч.1 ст.218 Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации гражданин, организация, иные лица могут обратиться в суд с требованиями об оспаривании решений, действий (бездействия) органа государственной власти, органа местного самоуправления, иного органа, организации, наделенных отдельными государственными или иными публичными полномочиями (включая решения, действия (бездействие) квалификационной коллегии судей, экзаменационной комиссии), должностного лица, государственного или муниципального служащего (далее — орган, организация, лицо, наделенные государственными или иными публичными полномочиями), если полагают, что нарушены или оспорены их права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к осуществлению их прав, свобод и реализации законных интересов или на них незаконно возложены какие-либо обязанности. Гражданин, организация, иные лица могут обратиться непосредственно в суд или оспорить решения, действия (бездействие) органа, организации, лица, наделенных государственными или иными публичными полномочиями, в вышестоящие в порядке подчиненности орган, организацию, у вышестоящего в порядке подчиненности лица либо использовать иные внесудебные процедуры урегулирования споров.

В соответствии с ч.1 ст.219 КАС РФ, если настоящим Кодексом не установлены иные сроки обращения с административным исковым заявлением в суд, административное исковое заявление может быть подано в суд в течение трех месяцев со дня, когда гражданину, организации, иному лицу стало известно о нарушении их прав, свобод и законных интересов.

Судом установлено, что Галиничев А.В. является пользователем читального зала Центрального архива Министерства обороны РФ.

Согласно ответу от ДД.ММ.ГГГГ. № ФГКУ «Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации» установлено, что согласно требованиям приказа Министра обороны Российской Федерации № от ДД.ММ.ГГГГ и Инструкции об обеспечении доступа пользователей к архивным документам, утвержденной приказом начальника архива № от ДД.ММ.ГГГГ, копирование архивных документов в ЦА МО РФ осуществляется на основании письменных заказов пользователей и с разрешения лиц, имеющих право допуска к архивным документам. Копирование документов производится только техническими средствами архива и в определенном месте. Пользователям читального зала использовать при работе с архивными делами и документами собственные технические средства для копирования запрещается. Вопрос разрешить пользователям архива самостоятельно копировать подлинные архивные документы в читальном зале не рассматривается (л.д. 15).

Приказом Министра обороны РФ от ДД.ММ.ГГГГ № утверждено Наставление по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации (далее — Наставление), которыми определены основные правила организации и ведения архивного дела в Вооруженных Силах Российской Федерации, обязанности работников делопроизводств по подготовке документов для сдачи в архивы.

Пунктом 255 Наставления предусмотрено, что порядок работы пользователей с документами в читальном зале архива, их права и обязанности определяются Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденными Приказом Росархива от 06.07.1998 г. № 51 «Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации».

Данные Правила утратили силу в связи с изданием Приказа Минкультуры России от 03.06.2013 г. № 635, утвердившего Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах.

В связи с чем, в настоящее время порядок работы пользователей с документами в читальном зале архива, их права и обязанности, в том числе, в Центральном архиве Министерства обороны РФ, регламентируется Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах (далее — Порядок).

Согласно п. 3.1.12 Порядка пользователь вправе использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, за исключением копирования, собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива или арендовать технические средства архива. Использование собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей.

Решением Верховного Суда Российской Федерации от 28.03.2016г. по делу № АКПИ16-23, вступившим в законную силу, п. 3.1.12 Порядка признан частично недействующим в части ограничения прав пользователя на копирование при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним.

Пунктом 2 Наставления предусмотрено, что архивное дело в Вооруженных Силах организуется, в том числе, в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

В решении Верховного Суда Российской Федерации от 28.03.2016г. по делу № АКПИ16-23 указано, что Федеральный закон от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» не устанавливает ограничения на использование при работе с архивными документами собственных технических средств для копирования.

При таких обстоятельствах, суд находит административные исковые требования подлежащими удовлетворению в полном объеме и признает незаконным запрет истцу ФИО2 со стороны ФГКУ «Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации» на использование собственных технических средств на копирование при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, также обязывает ФГКУ «Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации» разрешить ФИО2 использование собственных технических средств на копирование при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним.

Доводы представителя ответчика о том, что Центральный архив Министерства обороны РФ является ведомственным учреждением Министерства обороны, следовательно, не обязан в своей работе руководствоваться Приказом Минкультуры России от ДД.ММ.ГГГГ №, решением Верховного Суда Российской Федерации от 28.03.2016г. по делу № АКПИ16-23, суд находит несостоятельными, поскольку данные доводы опровергаются нормами действующего законодательства.

На основании вышеизложенного, руководствуясь ст.ст.175-180,227-228 КАС РФ, суд

РЕШИЛ:

Административные исковые требования ФИО2 удовлетворить.

Признать незаконным запрет ФГКУ «Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации» от ДД.ММ.ГГГГ №ФИО2 на использование собственных технических средств на копирование при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним.

Обязать ФГКУ «Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации» разрешить ФИО2 использовать собственные технические средства на копирование при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним.

Решение может быть обжаловано в Московский областной суд в течение месяца через Подольский городской суд Московской области.

Председательствующий: Новикова А.А.

Вид лица, участвующего в деле Лицо, участвующее в деле (ФИО, наименование)
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ИСТЕЦ Галиничев А.В.
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ОТВЕТЧИК ФГКУ «Центральныq архив Министерства обороны РФ»

Источник информации: сайт Подольского городского суда Московской области.

И.И. Ивлев.

Именно из-за этого декабрьского решения суда руководство ЦАМО РФ 10.01.2017 убрало из вестибюля читального зала архива все столы, кресла, диван, стулья и даже зеркало, дабы исследователям не только присесть в ожидании приёма или пообедать-перекусить, но и даже в зеркало взглянуть на себя было нельзя. «Нечего по судам шастать» — так это можно расценить.


Оставьте комментарий