Можно ли вносить изменения в унифицированную форму?

Чаще всего о необходимости тех или иных документов организации задумываются к началу года: какие заявления взять с работников, как составить приказы (распоряжения), утвердить регламенты и согласовать документы. Давайте поговорим о формах первичных учетных документов по учету труда и его оплаты.

Унифицированные формы для ведения кадрового делопроизводства были утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1).

Согласно п. 2 документа их применение носило обязательный характер. Но с 01.01.2013 вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ). В нем не содержатся требования о необходимости составления первичных учетных документов по унифицированным формам.

Теперь согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен определять руководитель организации.

Возможность самостоятельной разработки форм первичных учетных документов подтвердил Роструд в Письмах от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1, от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1, от 09.01.2013 N 2-ТЗ. Однако запрета на использование унифицированных форм в Законе N 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять.

Таким образом, организация может принять одно из следующих решений в отношении использования учетных кадровых форм:

— продолжать использовать унифицированные формы, не внося в них ничего нового;

— отказаться от их использования, заменив вновь разработанными;

— продолжать использовать унифицированные формы, внеся в них изменения и/или дополнения, отражающие специфику работы организации и взаимоотношений с персоналом.

Организация использует унифицированные формы

Вот уже два года формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

…без изменений

Даже если руководитель решил, что организация продолжит использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1, необходимо издать приказ об утверждении форм первичных учетных документов.

Срок издания приказа законодательно не установлен. Однако следует помнить, что согласно п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н, формы первичных учетных документов утверждаются руководителем совместно с учетной политикой организации. А делается это в конце года. Альбом первичных учетных документов лучше всего оформить приложением к учетной политике. Если первичные учетные документы не были утверждены вместе с учетной политикой либо новая учетная политика на следующий год не утверждалась, то альбом первичных учетных форм можно утвердить путем внесения изменений в действующую учетную политику (в силу п. 10 ПБУ 1/2008).

…с изменениями и/или дополнениями

Внесение изменений и/или дополнений в унифицированные формы производится по правилам, установленным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» (далее — Постановление N 20). Согласно документу, если организация решила продолжить использовать унифицированные формы, внеся в них некоторые изменения, данные изменения должны быть закреплены приказом.

Сроки внесения изменений и/или дополнений Постановлением N 20 не установлены, поэтому полагаем, что дата этого приказа может быть любой, и не обязательно должна приходиться на конец года (см. также п. 10 ПБУ 1/2008, где указаны случаи, когда может производиться изменение учетной политики).

Организация решила разработать собственные унифицированные формы

Отметим, на что необходимо обратить внимание кадровикам, чтобы не допустить ошибок в связи с разработкой собственных унифицированных форм.

1. Само по себе Использование первичных учетных кадровых документов обязательно, их состав остается прежним, послабления касаются только форм.

Отсутствие кадровых документов может повлечь риск привлечения организации и ее должностных лиц к ответственности, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ. Обращаем внимание, что с 01.01.2015 размеры штрафов по данной статье значительно увеличены.

Кроме того, отсутствие первичных учетных кадровых документов может повлечь налоговые риски, в частности непризнание расходов на оплату труда затратами при исчислении налога на прибыль, и, как следствие, доначисление налога, начисление пени, а также привлечение к налоговой ответственности в виде штрафа согласно НК РФ.

2. При разработке собственных форм следует учитывать, что первичный учетный документ должен содержать Обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ:

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Нарушение требований к форме кадровых документов может также повлечь риск признания их не соответствующими действующему законодательству и привлечению к ответственности.

3. Согласно Информации Минфина России б/д N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» Остаются обязательными к применению формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на основании таких законов.

Так, рассматривая вопрос об оформлении первичных документов при направлении работника в служебную командировку, Минтруд России в Письме от 14.02.2013 N 14-2-291 отметил, что соответствующие документы (в частности, командировочное удостоверение) должны быть составлены по формам, утвержденным Постановлением N 1.

Роструд в Письме от 04.03.2013 N 164-6-1 также разъяснил, что при оформлении командировочного удостоверения следует использовать унифицированную форму N Т-10 и руководствоваться Указаниями по ее заполнению, утвержденными Постановлением N 1.

При разъяснении вопроса учета рабочего времени в случае работы сотрудников по сменному графику Министерство труда и социальной защиты РФ (п. 3 Письма от 24.05.2013 N 14-1-1061) отметило, что ч. 4 ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя по ведению учета отработанного работниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени N N Т-12 и Т-13, утвержденные Постановлением N 1.

Таким образом, по мнению государственных органов, при оформлении некоторых кадровых документов работодателю необходимо продолжить использование унифицированных форм, в частности, в отношении командировочного удостоверения, табеля учета рабочего времени.

4. При самостоятельной разработке учетных форм необходимо учитывать иные нормативные правовые акты, содержащие требования к учетным кадровым формам. Рассмотрим, что следует принять во внимание при разработке формы личной карточки работника.

Пример 3. При разработке организацией собственной формы личной карточки следует учитывать, что требования о применении разд. II унифицированной формы N Т-2 для ведения воинского учета установлены п. 27 Положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719.

Кроме того, наряду с обязательными реквизитами, указанными в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, личная карточка должна содержать графы, в которые необходимо вносить сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей <1>, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»). Таким образом, при самостоятельной разработке формы личной карточки необходимо сохранить разд. II в соответствии с Постановлением N 1 и предусмотреть графы в соответствии с требованиями Правил ведения и хранения трудовых книжек.

5. Возможность самостоятельной разработки учетных кадровых документов касается только унифицированных форм, утвержденных Постановлением N 1, и не распространяется на кадровые документы, формы которых определяются иными нормативными правовыми актами.

Пример 4. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не является унифицированной формой, утвержденной Постановлением N 1. Форма указанной книги была утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Таким образом, изменения в использовании унифицированных форм не касаются формы трудовой книжки.

Разрабатываем учетные формы

Если организация решила разрабатывать свои учетные формы (причем не только в части кадровых документов, но и для бухгалтерского учета в целом), то весь процесс займет некоторый период времени и потребует согласования различных отделов — финансового, бухгалтерии, отдела кадров, юридического, службы безопасности. Для слаженной работы всех этих отделов лучше создать специальную рабочую группу и установить порядок и сроки ее работы над учетными формами.

По результатам рассмотрения проекта названного альбома необходимо издать приказ об утверждении разработанных форм в составе учетной политики.

Приложение

К положению

Альбом форм первичных учетных документов ООО «Открытый мир»

<…>

Первичная учетная форма N 5 «Штатное расписание»

Общество с ограниченной ответственностью «Открытый мир»

Штатное расписание от ____________ N _____

Наименование подразделения	Наименование должности	Количество штатных единиц	Номер грейда	Сумма оклада, руб.	Сумма премии, руб.	Всего сумма оплаты труда, руб.
1	2	3	4	5	6	7
Итого

Генеральный директор ___________________________

(И. О. Фамилия, подпись)

Начальник отдела кадров ___________________________

(И. О. Фамилия, подпись)

Учетная политика и большинство первичных учетных документов касаются работников бухгалтерии, поэтому заботы по ее разработке и утверждению ложатся на их плечи; отдел кадров же больше волнуют формы, касающиеся кадровых вопросов. Если в течение года (не обязательно в момент утверждения учетной политики) будет принято решение их поменять, это можно будет сделать путем внесения изменений и/или дополнений в действующую учетную политику (п. 10 ПБУ 1/2008).

С 3:00 7 сентября вводится новое расписание электричек Ярославского направления. Обновление расписания связано с вводом в эксплуатацию 4 пути на перегоне Мытищи — Пушкино. Ранее также открылось движение по 5 пути участка Москва Ярославская — Мытищи и 3 пути перегона Подлипки-Дачные — Мытищи.

Новое расписание предусматривает увеличение размеров движения, в том числе в «часы пик». Дополнительные электрички поедут до станций: Лосиноостровская, Мытищи, Пушкино, Софрино, Болшево, Щёлково, Монино.

В связи с вводом нового расписания частично изменится схема движения поездов. Основные изменения:

1. Некоторые поезда из Москвы вновь поедут по 3 пути. Это путь, по которому до января текущего года следовали все поезда из Москвы, кроме ускоренных; ранее он имел номер 2. В настоящее время он используется лишь для отдельных поездов, и только на Москву.

Основное движение на участке Москва — Мытищи останется, как и в настоящее время: по 1 пути — на Москву, по 2 пути — из Москвы, по 4 пути — ускоренные из Москвы, по 5 пути — ускоренные на Москву. Но некоторые электрички (в основном, дополнительные, но не только они) будут курсировать по 3 пути.

С 6:00 до 10:00 3 путь будет использоваться только в направлении на Москву, с 17:30 до 20:40 — только в сторону области. Но отдельные поезда (в обе стороны) будут курсировать по нему и в другое время.

При планировании поездки в область от Москвы-3, Яузы, Ростокино, Лосиноостровской внимательно смотрите платформу и путь, с которого уходит поезд! Помните, что на этих остановочных пунктах 3 путь находится у другой платформы (а не у той, с которой обычно отправляются поезда в область)! Информация о платформе и пути отправления указана на Туту.ру.

2. На участке Мытищи — Пушкино вводится в эксплуатацию новый путь.

Все поезда в область, кроме ускоренных, в основном, поедут по новому (боковому) пути, он получит номер 2. Это означает, что в Строителе и Челюскинской отправление в область будет с новых платформ (№ 3). Исключение — период времени с 19:00 до 22:05 — в это время отправление будет как со 2, так и с 3 платформ.

В направлении на Москву пассажирам Строителя и Челюскинской также стоит быть внимательным — часть поездов на Москву станет отправляться со 2 платформы 3 пути!

Информация о платформе и пути отправления указана на Туту.ру.
3. У некоторых поездов изменится платформа отправления на станции Мытищи.

Это связано с описанными выше изменениями, а также тем, что часть поездов в сторону Болшево будет отправляться на 3 путь перегона Мытищи — Подлипки-Дачные.

По большинству поездов предварительная информация о платформе отправления указана на Туту.ру, но рекомендуем перед поездкой сверяться с электронным табло станции.

4. В Пеловской, Тайнинской и Маленковской больше не будет традиционного дневного перерыва по рабочим дням.

По платформе Лось перерыв останется, но только в направлении от Москвы.

Новое расписание доступно на Туту.ру. Для просмотра указывайте дату поездки. Обращаем внимание, что на отдельные дни сентября, в том числе на 7, уже внесены временные изменения. Если Вы хотите посмотреть базовое расписание без учёта изменений, нужно указывать даты октября.

Документ показан в сокращенном демонстрационном режиме!

Получить полный доступ к документу

	Вход для пользователей			Стань пользователем Доступ к документу можно получить: Для зарегистрированных пользователей:
			Тел.: +7 (727) 222-21-01, e-mail: info@prg.kz, Региональные представительства

Для покупки документа sms доступом необходимо ознакомиться с условиями обслуживания
Я принимаю Условия обслуживания
Продолжить Данный материал выражает мнение автора и носит рекомендательный характер. Материал основан на нормативных актах, действующих на момент публикации

• Поставить закладку
• Посмотреть закладки

Г. Жуманова, юрист

по вопросам трудового и гражданского права

КАК ЧАСТО МОЖНО ВНОСИТЬ ИЗМЕНЕНИЯ В ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ?

Как часто можно менять штатное расписание, регламентируется ли это какими-либо документами? Можно ли, допустим, изменить оклад сотруднику 2 раза в месяц — изменив при этом штатное расписание — сначала повысить оклад на 3 дня, а потом вернуть прежний?

Законодательными актами Республики Казахстан не предусмотрено утвержденных форм штатного расписания, его структуры, штатной численности, а также порядка внесения изменений в штатное расписание для субъектов частного предпринимательства.

В связи с чем, штатное расписание (перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, месячном фонде заработной платы), а также порядок внесения изменений в штатное расписание регламентируются внутренними актами субъектов частного предпринимательства.

В Трудовом кодексе Республики Казахстан от 15 мая 2007 года № 251 (далее — ТК РК) отсутствует понятие «штатное расписание». Однако, ТК РК предусмотрены случаи сокращения численности или штата работников, что косвенно указывает на необходимость наличия у работодателя штатного расписания.

С учетом вышеизложенного, субъект частного предпринимательства самостоятельно принимает решение о внесении изменений в штатное расписание. Однако, данные изменения не должны противоречить нормам ТК РК.

Так, согласно пункту 1 статьи 11 Трудового кодекса РК работодатель издает акты в пределах своей компетенции в соответствии с ТК РК и иными нормативными правовыми актами, трудовым договором, соглашениями, коллективным договором.

Согласно пункту 2 статьи 11 Трудового кодекса РК в случаях, предусмотренных Трудового кодекса РК, коллективным договором, работодатель издает акты по согласованию или с учетом мнения представителей работников.

Пунктом 3 статьи 11 Трудового кодекса РК установлено, что акты работодателя, ухудшающие положение работников по сравнению с ТК РК, коллективным договором, соглашениями либо изданные без соблюдения процедур, указанных в пункте 2 статьи 11 Трудового кодекса РК, являются недействительными и не подлежат применению.